1. REDACCIN DE INFORMES APLICACIN A RCA MSc Ing. Vctor D. Manrquez, CMRP. 25 de septiembre de 2013

2. "Estimadas seoras, no se olviden de la venta de beneficencia! Es una buena ocasin para liberarse de aquellas cosas intiles que estorban en casa. Traigan a sus maridos." Vctor D. Manrquez 2 3. "Para cuantos entre y ustedes tienen hijos y no lo saben, tenemos en la parroquia una zona arreglada para nios." Vctor D. Manrquez 3 4. "Recuerden que el jueves empieza la catequesis para nios y nias de ambos sexos." Vctor D. Manrquez 4 5. Hermano, hermana, he venido a decirte..." Vctor D. Manrquez 5 6. problemas con la forma de trabajo y el ordenamiento del Taller, la forma de que esta programando el mantenimiento de las mquinas de Molienda, y otras zonas, en todo caso se explique cual es el objetivo que se quiere obtener con el cambio pero que este no sea modificado nuevamente Vctor D. Manrquez 6 7. que ha mi empresa le representa mucho dinero para cada embaracion y simplemente me dices que haga un trabajo de gestion de logistica cuando no es el camino adecuado para mi empresa en el a cual laboro, porque no tiene sentido donde yo no laboro, y ni el fin al que me ha enviado la empresa al curso Con respeto, al trabajo que ya estaba por concluir y lamentablemente de casualidad lo he borrado, estoy en nada Vctor D. Manrquez 7 8. y me indicaron que no saban motivo por el cual esperamos y no llego, por eso se la entregamos hasta que regrese pero en la reunin que asisti dijo que no vino pero que lo otro era enviarle por correo; esto no se hizo ya que no existe un procedimiento o evidencia que sino asista a su centro de labores se le enviara por electrnico sin embargo el Jefe de Mantenimiento regreso y sostuvimos una reunin donde le mencione lo mismo y me dijo que para esto no era necesario un procedimiento sino algo moral y yo le mencione que no puede amonestar por algo que si se hizo Vctor D. Manrquez 8 9. PREGUNTA: Buenos das : En el archivo adjunto en el punto 5.2. se lee lo siguiente: "5.2 Identificacin de Aspectos M A B. El contratista NO cuenta con metodologa para la identificacin de aspectos ambientales significativos" RESPUESTA: : Est correctamente escrita, ya que en el momento no de la evaluacin no se realizaba la evaluacin de aspectos ambientales" Vctor D. Manrquez 9 10. Vctor D. Manrquez 10 .. Concuerdo contigo que este tipo de eventos se ha vuelto crtico por la frecuencia de ocurrencias y por no encontrar la causa causas que lo originan. Favor pido el apoyo de todas las reas para encontrar la causa. Cuanto ms informacin tengamos ms enriquecido ser el anlisis a realizar. Como dice no podemos determinar si la falla proviene de mantenimiento (elctricoelectrnico, mecnico) u operaciones por la poca informacin obtenida, las deficiencias en los recursos que contamos y el pobre soporte tcnico brindado a la fecha. Por nuestra parte en la parada se program la revisin y ajuste de todos los circuitos electroelectrnicos de este equipo. Por nuestra parte el da de hoy de ha coordinado una conversa telefnica con el vendor para analizar la falla, as como estamos evaluando la factibilidad de adquirir un soporte remoto soporte en situ por un tiempo hasta que el personal de operaciones y mantenimiento adquiera experiencia en la operacin y mantenimiento de este equipo. Nuevamente solicito el apoyo de todos para determinar las posibles causas que nos originan esta frecuencia de interrupciones no programadas en este equipo Slds 11. El proceso de la comunicacin Vctor D. Manrquez 11 Problemas de comunicacin e informacin Definicin de comunicacin Formas de comunicacin Elementos de la comunicacin Barreras de la comunicacin 12. ACTIVIDAD 1: BRAINSTORMING Vctor D. Manrquez 12 PROBLEMAS DE COMUNICACIN E INFORMACIN 13. Problemas de comunicacin e informacin Vctor D. Manrquez 13 Mensajes mal expresados Mensajes carentes de sentido Supuestos no aclarados Diferencia de significados simblicos entre el emisor y receptor 14. Problemas de comunicacin e informacin Vctor D. Manrquez 14 Sentimientos impresiones, conocimientos y sensaciones diferentes Apreciaciones e interpretaciones errneas Complejo de superioridad Ausencia parcial o total de atencin 15. Problemas de comunicacin e informacin Vctor D. Manrquez 15 Anlisis y evaluaciones prematuros Falta de prctica, inhabilidad o desorden para comunicarse Miedo a la expresin Esperar escuchar lo que deseamos y no lo que se plantea 16. Problemas de comunicacin e informacin Vctor D. Manrquez 16 Falta de informacin adecuada Sobre informacin Se oculta informacin Falta de dilogo 17. Problemas de comunicacin e informacin Vctor D. Manrquez 17 Falta de medios adecuados de comunicacin Poca aceptacin del receptor 18. Definicin de comunicacin Vctor D. Manrquez 18 comunicar. (Del lat. communicre). 1. tr. Hacer a otro partcipe de lo que uno tiene. 2. tr. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo. 3. tr. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. U. t. c. prnl. 4. tr. Transmitir seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor. 5. tr. Establecer medios de acceso entre poblaciones o lugares. El puente comunica los dos lados de la baha. U. t. c. prnl. 6. tr. Consultar con otros un asunto, tomando su parecer. 7. tr. ant. comulgar. 8. intr. Dicho de un telfono: Dar, al marcar un nmero, la seal indicadora de que la lnea est ocupada por otra comunicacin. 9. prnl. Dicho de cosas inanimadas: Tener correspondencia o paso con otras. 10. prnl. Extenderse, propagarse. El incendio se comunic a las casas vecinas. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAOLA RAE - Vigsima segunda edicin, 2001 19. Formas de comunicacin Vctor D. Manrquez 19 ORAL ESCRITA INTERNA EXTERNA FORMAL INFORMAL VERBAL NO VERBAL 20. COMUNICACIN EMPRESARIAL INTERNA INFORMAL FORMAL ORAL ESCRITA CARTAS MEMOS MANUALES INFORMES PROCEDIMIENTOS BOLETINES EXTERNA Vctor D. Manrquez 20 21. Elementos de la comunicacin Vctor D. Manrquez 21 EMISOR CODIFICAR CANAL MEDIOS RECEPTOR DECODIFICAR TRANSMITIR RECIBIR RECIBIR TRANSMITIR RETROALIMENTACIN 22. Barreras de la comunicacin Vctor D. Manrquez 22 Semnticas Administrativas Operativas Psicolgicas 23. Barreras semnticas Vctor D. Manrquez 23 semntico, ca. (Del gr. , significativo). 1. adj. Perteneciente o relativo a la significacin de las palabras. Significado diferente Significado mltiple Contexto 24. Barreras administrativas Vctor D. Manrquez 24 Omisin de testimonios o pruebas Preparacin inadecuada del mensaje Falta de sinceridad Aumentar distancias fsicas 25. Barreras administrativas Vctor D. Manrquez 25 Aumentar niveles jerrquicos Transmitir de manera incompleta Carencia de coordinacin Planes y objetivos sin base 26. Barreras operativas Vctor D. Manrquez 26 Fsicas Fisiolgicas 27. Barreras psicolgicas Vctor D. Manrquez 27 Agrado o desagrado Juicios de valor Emociones Prejuicios 28. Vctor D. Manrquez 28 Barreras psicolgicas JUZGAR Tendencia a descalificar a las personas o sus ideas. Est equivocado" 29. Vctor D. Manrquez 29 Barreras psicolgicas SUPERIORIDAD Transmitir sentimientos de superioridad debido a la posicin, el poder o la capacidad. "Yo soy mejor que Ud." 30. Vctor D. Manrquez 30 CERTEZA Creer que se tiene todas las respuestas y no necesita o desea ms informacin. "No me confunda con hechos, ya tom mi decisin" Barreras psicolgicas 31. Vctor D. Manrquez 31 Barreras psicolgicas CONTROLAR Tratar de cambiar o restringir el comportamiento de otros imponiendo valores o creencias. "Djeme decirle cmo hacer su trabajo" 32. Vctor D. Manrquez 32 Barreras psicolgicas MANIPULACIN Utilizar a los dems para satisfacer las propias necesidades. "Se hace lo que yo quiero!" 33. Vctor D. Manrquez 33 Conductas que facilitan la comunicacin APERTURA ORIENTACIN HACIA LOS PROBLEMAS DESCRIPCINIGUALDAD INTENCIN POSITIVA 34. Vctor D. Manrquez 34 Conductas que facilitan la comunicacin Superar diferencias de percepcin Coherencia entre comunicacin verbal y no verbal Confianza Asertividad 35. Formas de comunicacin escrita Vctor D. Manrquez 35 Carta Memorndum Solicitud Circular Correo electrnico Reporte Informe 36. Carta Vctor D. Manrquez 36 Documento destinado a cumplir una finalidad concreta de trmite. Forma de conversacin a distancia, sobre toda una conversacin meditada. 37. Carta - Partes Vctor D. Manrquez 37 Encabezado Cuerpo Pie 38. Carta Recomendaciones (1) Vctor D. Manrquez 38 Escribir fecha: Ciudad, da, mes ao. Evitar dirigirse a una entidad cuando pueda dirigirse a la persona. El asunto debe resumir en unas cuatro palabras el contenido. Saludo breve. 39. Carta Recomendaciones (2) Vctor D. Manrquez 39 Escribir en primera persona del plural. No usar negritas, maysculas o comilla para destacar texto. Despedida breve. Evitar frmulas anticuadas. 40. Carta Recomendaciones (3) Vctor D. Manrquez 40 Claridad de los conceptos. Propiedad en el estilo en el lenguaje. Breve Orden en la exposicin de ideas. Organizar adecuadamente. 41. Memorndum Vctor D. Manrquez 41 Comunicacin organizacional simple dirigida a una sola persona para transmitir una sola idea. 42. Memorndum Vctor D. Manrquez 42 PARTES MEMORNDUM Nmero Fecha Destinatario (PARA): Origen (DE): Asunto o referencia Mensaje Iniciales o firma Partes complementarias: Anexos Distribucin 43. Memorndum Recomendaciones Vctor D. Manrquez 43 Identificar destinatario y receptor como personas no como dependencias. Asunto, recomendado en cuatro palabras. Despedida breve y cordial. 44. Solicitud Vctor D. Manrquez 44 Documento escrito que dirige una persona a otra que desempea un cargo o una funcin pblica o privada, para pedir algo que, por derecho o por gracia, espera recibir. 45. Solicitud Vctor D. Manrquez 45 Partes Sntesis Tratamiento & cargo del destinatario Iniciales de las dos primeras palabras de la parte anterior Datos Personales del recurrente Texto Prrafo final precedido : Por lo tanto , Por lo expuesto Lugar y fecha Firma del recurrente 46. Circular Vctor D. Manrquez 46 Comunicacin escrita dirigida a varias personas. Usualmente las remiten las instituciones a sus miembros o asociados para darles instrucciones, impartirles rdenes o comunicarles noticias. 47. Circular Vctor D. Manrquez 47 Partes CIRCULAR Lugar y fecha, despus del membrete (si lo hay) Nmero Destinatarios Direccin del destinatario. Cuerpo Despedida. Firma cargo y sello del remitente 48. Correo electrnico Vctor D. Manrquez 48 Breve, cuatro o cinco prrafos. Asunto, resumen del contenido. Conservar reglas de la comunicacin escrita. Saludo, despedida. 49. Correo electrnico Vctor D. Manrquez 49 Copia oculta Responder a todos 50. Reporte Vctor D. Manrquez 50 Recuento, descripcin o inventario de hechos reales. 51. Informe Vctor D. Manrquez 51 Documento escrito mediante el cual se exponen con claridad, anlisis e ilustraciones suficientes, hechos o actividades pasadas, presentes o futuras. 52. Informe Vctor D. Manrquez 52 Constituye una categora superior de comunicacin escrita dentro de la empresa. Se diferencia de un reporte en que, adems de exponer un recuento, descripcin o inventario de hechos reales, el informe desarrolla un anlisis que conduce a determinadas conclusiones. 53. El Informe tcnico Vctor D. Manrquez 53 Qu es un informe tcnico? Caractersticas Estructura Informe de Pirmide Invertida 54. Qu es un informe tcnico? Vctor D. Manrquez 54 La caracterstica obvia del informe tcnico, es su contenido tcnico que para nuestros propsitos es el que cae dentro del campo general de la ciencia y la ingeniera. Un informe tcnico ser la exposicin escrita de contenidos vinculados a la ciencia y a la ingeniera. 55. Caractersticas de un informe tcnico (1) Vctor D. Manrquez 55 Utilizado, analizado y discutido por varias personas de la organizacin. Producto de un requerimiento, por los niveles superiores o entes externos. 56. Caractersticas de un informe tcnico (2) Vctor D. Manrquez 56 Elaborado conforme a un plan. Conciso. Contiene solo lo necesario. 57. Caractersticas de un informe tcnico (3) Vctor D. Manrquez 57 Facilita la comprensin de una situacin compleja. Facilita la toma de decisiones. 58. ACTIVIDAD 2: ESCRIBIENDO LO NECESARIO Vctor D. Manrquez 58 59. Planificacin de la redaccin del informe Vctor D. Manrquez 59 Anlisis grupo objetivo & demanda de informacin. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica. Estructuracin de informe. Configuracin, visualizacin y redaccin. Prueba o control. Pasos para esbozar un informe escrito 60. Grupo objetivo & demanda de informacin (1) Vctor D. Manrquez 60 A quienes llegar su informe y harn uso de la informacin. Demanda de informacin. Conocimientos & inters. Pensar en sus ideas. Informe dirigido a varias personas, el asunto es ms complejo. 61. Grupo objetivo & demanda de informacin (2) Vctor D. Manrquez 61 - - - - - Cul es el cargo del grupo objetivo? Por qu el grupo objetivo requiere informacin? Qu informaciones necesita el grupo objetivo? Cul es la motivacin del grupo objetivo con respecto al trabajo o proyecto? 62. Grupo objetivo & demanda de informacin (3) Vctor D. Manrquez 62 Cules son las informaciones o conocimientos previos que tiene el grupo objetivo? Cmo quiere el grupo objetivo que se le presente la informacin? Cmo emplear el grupo objetivo la informacin? 63. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica (1) Vctor D. Manrquez 63 OBJETIVO Presentar el punto de vista o respuesta a un problema particular. OBJETIVO Establecer datos o hechos suficientes que desde el punto de vista o respuesta son correctas. ACCIN Estipular la demanda de informacin. ACCIN Decidir su secuencia cronolgica. INFORME 64. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica (2) Vctor D. Manrquez 64 Decidir qu informacin incluir y qu informacin excluir. La comunicacin eficaz es cuestin de seleccin. 65. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica (3) Vctor D. Manrquez 65 Hacerlo comprensible sin necesidad de referirse a otro material o informacin. El informe es un documento completo y autnomo. 66. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica (4) Vctor D. Manrquez 66 La razn de fondo por la que se elabora un informe es la toma de decisiones. 67. Seleccin de la informacin & secuencia cronolgica (5) Vctor D. Manrquez 67 ORGANIZACIN PRESENTACIN 68. Estructura de un informe tcnico Vctor D. Manrquez 68 PRELIMINAR CARTULA TABLA DE CONTENIDO LISTAS ESPECIALES RESUMEN CUERPO INTRODUCCIN DESARROLLO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES COMPLEMENTOS GLOSARIO BIBLIOGRAFA ANEXOS 69. PRELIMINARES Vctor D. Manrquez 69 CARTULA TABLA DE CONTENIDO En ella aparecen los ttulos de los apartados precedidos del nomenclador correspondiente y del nmero de la pgina donde se inicia el desarrollo de cada subdivisin. 70. PRELIMINARES Vctor D. Manrquez 70 LISTAS ESPECIALES Relacin de tablas, figuras, smbolos, abreviaturas y anexos del trabajo de acuerdo con su orden de aparicin. RESUMEN Relacin breve, completa y clara de los principales puntos del informe. En esta parte deben aparecer los objetivos propuestos y los resultados. 71. CUERPO Vctor D. Manrquez 71 INTRODUCCIN Seccin de apertura de un informe establece el alcance, el objetivo y el tono de la discusin que sigue en el cuerpo. 72. CUERPO Vctor D. Manrquez 72 Cul es el tema o problema que se va a discutir? Quin es el escritor y en qu autoridad basa sus ideas? Por qu se discute el tema o problema? Cmo o en qu orden se discutir el tema o problema? La introduccin responde a cuatro preguntas del grupo objetivo. 73. CUERPO Vctor D. Manrquez 73 Captulos o temas Divisiones mayores de todo el trabajo debern tener la informacin y la secuencia lgica sealadas en la introduccin. Identificar cada uno de los captulos del cuerpo . Identificar la presentacin de datos, tablas, figuras pertinentes. Definir trminos de aplicacin particular. Organizar la informacin de manera coherente y clara. 74. CUERPO Vctor D. Manrquez 74 CONCLUSIONES Balance final de todo el trabajo. En esta parte se demuestra su alcance y calidad; adems se presentan en forma lgica, clara y concisa los resultados obtenidos. 75. CUERPO Vctor D. Manrquez 75 CONCLUSIONES Equivalen a un resumen analtico o recapitulacin de lo informado y debatido en todo el texto. Implican una evaluacin definitiva y global de los principales hechos, datos y proyectos analizados y debatidos en el cuerpo del informe 76. CONCLUSIONES Vctor D. Manrquez 76 No incluir temas o aspectos no tratados en el desarrollo del informe. Ser lgicas y naturales. Ser firmes y francas. No deben ser vagas ni evasivas. Recordar que el informe es una herramienta que emplear el lector para tomar una decisin 77. COMPLEMENTOS Vctor D. Manrquez 77 GLOSARIO Lista de trminos con su respectiva explicacin. BIBLIOGRAFA Lista de documentos y fuentes utilizados para su escrito ANEXOS Documentos y adiciones que sirven de complemento al cuerpo del trabajo. Explican, amplan y aclaran el texto 78. Informe de Pirmide Invertida Vctor D. Manrquez 78 PLANTEAMIENTO NUDO DESENLACE ESQUEMA CLSICO 79. Informe de Pirmide Invertida Vctor D. Manrquez 79 LID (Quin, qu, cuando, dnde, por qu) CUERPO (Datos en orden decreciente de importancia) 80. Configuracin, visualizacin y redaccin Vctor D. Manrquez 80 FORMATO Hoja Mrgenes Encabezado Pie de pgina Tipo de letra UBICACIN Textos Tablas Figuras NUMERACIN Ttulos Pginas Notas al pie Frmulas Figuras Tablas 81. Configuracin, visualizacin y redaccin Vctor D. Manrquez 81 Escribir al comienzo lo ms importante. Frases cortas son ms fciles de entender que frases largas. Defina claramente el problema. Objetividad, no confunda hechos con opiniones. 82. Configuracin, visualizacin y redaccin Vctor D. Manrquez 82 Evitar contradicciones, no dejar temas incompletos. Documentar sus opiniones, use adecuadamente los datos. Ejemplos claros. Aclaraciones de lenguaje especializado empleado, si es necesario. 83. Configuracin, visualizacin y redaccin Vctor D. Manrquez 83 Suprimir informacin que no viene al caso. Evitar repeticin de palabras, expresiones o conceptos innecesarios. Destacar la informacin importante. 84. Planificacin de la redaccin del informe Vctor D. Manrquez 84 REVISAR Contenidos Exactitud temas Objetivos Redaccin Ortografa Pedir opinin de un colega. 85. ACTIVIDAD 3: ESCRIBIR CLARO Vctor D. Manrquez 85 NDICE DE NEBULOSIDAD 86. Anlisis de Causa Raz (Root Cause Analysis RCA) Vctor D. Manrquez 86 El anlisis de causa raz (RCA por sus siglas en ingls) agrupa diferentes mtodos de solucin de problemas dirigidos a identificar las causas raz de problemas o eventos. 87. Anlisis de Causa Raz (Root Cause Analysis RCA) Vctor D. Manrquez 87 Es un proceso estructural empleado para comprender las causas de eventos pasados con el fin de evitar su recurrencia. 88. Vctor D. Manrquez 88 Cmo se escribe Fernando vila Editorial Norma 89. Metodologas para desarrollar un RCA Vctor D. Manrquez 89 Diagrama de Ishikawa rbol de fallas 5 Porqus Causa Efecto 90. Metodologas Causa Efecto Vctor D. Manrquez 90 CausaEfecto Apollo Sologic ThinkRealibillity 91. Diagrama de Ishikawa Vctor D. Manrquez 91 El diagrama de Ishikawa (tambin conocido como de espina de pescado) es un diagrama causal creado por Kaoru Ishikawa en 1968 y que muestra las causas de un suceso especfico. Las causas generalmente se agrupan en categoras principales para identificar las fuentes de variacin. 92. Diagrama de Ishikawa Vctor D. Manrquez 92 Mano de obra Materiales Mtodos Medio ambiente Mquinas Medicin CATEGORAS 6M 93. ACTIVIDAD 4: DESARROLLAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA Vctor D. Manrquez 93 94. Anlisis de rbol de Fallas (FTA) Vctor D. Manrquez 94 Anlisis de rbol de fallas (FTA) es un anlisis de fallos deductivo en el que un estado no deseado de un sistema es analizado utilizando lgica booleana para combinar una serie de eventos de nivel inferior. Este mtodo de anlisis se utiliza principalmente en el campo de la ingeniera de seguridad e ingeniera de confiabilidad para determinar la probabilidad de un accidente de seguridad o un fallo de sistema de determinado nivel (funcional). 95. 5 Porqus Vctor D. Manrquez 95 Los 5 porqus es una metodologa de preguntas utilizada para explorar las relaciones de causa y efecto subyacente a un problema particular. 96. Causa y Efecto Vctor D. Manrquez 96 Causa y efecto son una misma cosa. Causa y efecto son parte de una sucesin continua e infinita. Todo efecto tiene al menos dos causas, una activa y una pasiva. Un efecto solo existe si existen sus causas en el mismo punto del tiempo y del espacio. 97. Causa y Efecto Vctor D. Manrquez 97 ThinkRealibility http://www.thinkreliability.com/ Plantilla de RCA en Libro de MS Excel disponible gratuitamente. 98. Causa y Efecto Vctor D. Manrquez 98 Apollo http://www.apollorootcause.com/ Software RealityCharting 99. Causa y Efecto Vctor D. Manrquez 99 Sologic http://www.sologic.com/ Software Causelink 100. ACTIVIDAD 5: DESARROLLAR DIAGRAMA CAUSA EFECTO Vctor D. Manrquez 100 101. Vctor D. Manrquez 101 El anlisis Apollo de las causa raz Dean L. Gano Apollonian Publications SRL 102. El Informe de RCA Vctor D. Manrquez 102 Formatos Reporte Informe 103. Formato 5 Por qu Vctor D. Manrquez 103 104. Reportes Vctor D. Manrquez 104 Definicin del problema Resumen Soluciones Integrantes del equipo Notas Referencias 105. Informe de RCA Vctor D. Manrquez 105 PRELIMINAR CARTULA TABLA DE CONTENIDO LISTAS ESPECIALES RESUMEN CUERPO INTRODUCCIN (DEFINICIN DEL PROBLEMA) DESARROLLO (ANLISIS) CONCLUSIONES RECOMENDACIONES COMPLEMENTOS GLOSARIO BIBLIOGRAFA ANEXOS 106. ACTIVIDAD 6: INFORME DE RCA Vctor D. Manrquez 106 107. Status y seguimiento de RCA Vctor D. Manrquez 107 108. Vctor D. Manrquez 108