REDACCIÓN COMERCIAL

I. DEFINICIÓN:

Del latín redactĭo, redacción es el proceso y el resultado de redactar

(plasmar algo por escrito). El término también se utiliza para nombrar al

espacio físico en el que se redacta y al equipo de periodistas que se

dedica a escribir para una determinada publicación.

Redacción comercial

Comercial, por su parte, es un adjetivo que se refiere a lo que está

vinculado a un comercio (el establecimiento que ofrece ciertos productos

a la venta o la actividad económica de compra y venta de bienes).

La noción de redacción comercial, por lo tanto, menciona la tarea que

lleva a cabo un redactor cuando crea un texto que tiene como fin

promover la venta de un producto o de un servicio.

El redactor comercial debe cuidar todos los aspectos básicos de cualquier

redacción (reglas ortográficas, estilo, coherencia interna, etc.) pero,

además, tiene que tener en cuenta que su mensaje busca persuadir al

lector acerca de las bondades de lo que está a la venta.

La redacción comercial debe ser clara: la gente tiene que poder

interpretar el mensaje con facilidad. Si en una primera lectura la persona

no comprende qué se está diciendo, lo más probable es que no vuelva a

leer el texto y que, por lo tanto, no preste atención a los productos o

servicios mencionados.

Por todo esto, resulta importante determinar a quién está dirigido el

mensaje que se pretende difundir a través de la redacción comercial.

Debido a que no todas las personas tienen las mismas capacidades para

decodificar los mensajes, lo mejor es centrarse en un cierto target y

escribir pensando en él, aún cuando se intente que el mensaje tenga el

mayor alcance posible.

II. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN COMERCIAL:

La redacción comercial es aquella que tiene por objeto la comunicación

en el mundo de los negocios y de la empresa. Las características que

paso a enumerar tienen una gran importancia, ya que cuando no se

cumplen en el escrito comercial están entorpeciendo la finalidad de éste;

es decir, la buena marcha de los negocios.

CLARIDAD

Todos los textos comerciales deben ser claros. Hay que evitar la

ambigüedad que proporcionan las fórmulas vagas e imprecisas. El texto

tiene que estar redactado de tal manera que sólo se pueda interpretar en

un sentido, y que su lectura se pueda realizar con facilidad gracias al

orden en la exposición del asunto o asuntos de que se trata.

No se deben usar palabras rebuscadas, ni tampoco abusar de

tecnicismos innecesarios, excesivas abreviaturas, siglas, ni palabras

extranjeras.

PRECISIÓN

Al redactar un texto comercial, se deben emplear frases cortas y sencillas,

pero siempre con sentido completo, abordando el asunto que se va a

tratar de una manera directa, evitando los rodeos y las repeticiones. La

carta comercial debe ser concisa, pero no incompleta.

AGILIDAD

La agilidad en la redacción sirve para que el escrito sea leído con mayor

facilidad y rapidez, de tal manera que el asunto quede expuesto con

orden y claridad.

PERSUASIÓN

Hay que tener presente en todo momento lo que se va a decir, cómo y a

quién se va a dirigir el escrito: mostrando interés por el lector, evitando el

lenguaje demasiado directo o efusivo y manteniendo siempre un tono

correcto que sea de interés para el que recibe la comunicación.

PRUDENCIA

El lenguaje empleado en la redacción comercial debe mantenerse

siempre dentro de los cauces de la prudencia y de la cortesía. Incluso en

el caso de las reclamaciones, éstas se realizarán de una manera

enérgica, pero cortés.

Ejemplo de e-mail – con prudencia:

De: José Manuel Gomez

Para: Sr. Rodrigo Santos

Referencia: Mercancia ref. pedido nº 2824

Le recuerdo la urgente necesidad de enviar la mercancía referente al

pedido de nuestro cliente de Barcelona, antes del día 26 del presente

mes. La obra está parada.

Le agradezco la atención.

……………………

Por último, hay que tener en cuenta que la carta comercial también debe

ser atractiva. Los párrafos tienen que ser cortos, cuidando el orden

expositivo y guardando una relación lógica entre ellos.

La presentación tiene gran importancia, ya que debe producir una

impresión grata. No se olvide que la carta representa a quien la envía.

En cualquier documento, sea siempre: SIMPLE, DIRECTO Y OBJETIVO.

Es mucho más fácil para quien escribe y mucho más fácil para quien lee

el documento.

III. IMPORTANCIA:

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede

afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las

empresas. La cantidad de operaciones que se maneja y resuelven

exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y cada día

son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales,

conociéndose sólo a través de ella.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso

económico, lo que hace necesario preparar el personal, así como,

secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento,

cualquier comunicación escrita.

La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente

diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la

literaria.

Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la

redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando

el respeto, cortesía, sentido común y tacto.

REDACCION COMERCIAL O EMPRESARIAL

Es el proceso mediante el cual se hace posible la comunicación en un

nivel ejecutivo comercial y empresarial.

Este tipo de comunicación surge con la necesidad de permitir una

comunicación que atrajera aun más la atención de los posibles clientes

ofreciendo una mayor confiabilidad, y aunque si bien es cierto con el

avance de la tecnología y estrategias de marketing han hecho posible su

mayor difusión este tipo de comunicación existe hace mucho pero ha ido

perfeccionándose a tal grado de ser fundamental para muchas personas

perteneciente o no del rubro empresarial.

IV. TIPOS DE DOCUMENTOS:

OFICIO

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer

comunicación entre las instituciones estatales y particulares.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las

autoridades de más alta jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir

información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos

diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad

Informar, Invitar, Pedir, Remitir.

Área de Difusión

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una

institución; y Nivel Interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la

entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección

dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima

autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en

caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución,

abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los

órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí,

sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan

cargos directivos en la institución.

Partes de un Oficio

1. Membrete: Nombre de la institución.

2. Lugar y fecha

3. Numero del oficio

4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo

5. Vocativo

6. Asunto

7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será

directo, sencillo y se evitara el tuteo.

8. Despedida

9. Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:

• Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación

externa)

• Referencia

• Anexo