Redacción de Informes

Fuente: Centro de Potenciación Comunitaria

Por Phil Bartle, PhD. Traducción de Mª Lourdes Sada

Enlace: http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/rep-ints.htm

REDACCIÓN DE INFORMES

Guía para activistas comunitarios

Resumen: Este módulo plantea las preguntas «¿por qué deben redactarse informes?», «¿a quién tienen que llegar?», «qué hay que

incluir en ellos?», y después discute «¿cómo pueden redactarse correctamente para resultar útiles?»

Está pensado para cooperantes de desarrollo comunitario, animadores sociales, mediadores de autoayuda, instructores

de gestión comunitaria y de fortalecimiento de capacidades y a cualquier otro activista que trabaje en el estímulo y el

adiestramiento de comunidades pobres para que resuelvan sus propios problemas, identifiquen sus propios recursos y

planifiquen su propio desarrollo.

Aunque se dirige principalmente a los cooperantes o activistas, también trata cómo las OBC (organizaciones basadas en

la comunidad), cuya capacidad se está fortaleciendo, deben redactar sus informes de progreso de proyectos de

autoayuda comunitarios.

Introducción: Los cooperantes comunitarios tienen la admirable (aunque no sencilla) tarea de organizar la unión de las comunidades,

identificar sus necesidades prioritarias y prepararlas lo suficiente como para que puedan identificar y movilizar los

recursos disponibles para implementar los proyectos comunitarios.

Entre sus deberes, hay dos tipos de informes:

1. Informes sobre sí mismos como animadores, para comunicar su propio progreso, sus logros, y hacer

recomendaciones sobre su animación y trabajo de adiestramiento

2. Informes sobre los proyectos y actividades comunitarias, no escritos por los animadores sino por los

representantes de las comunidades, con el adiestramiento y la orientación de los animadores.

Este documento se dirige a los animadores, para:

Que escriban sus propios informes sobre sus actividades de animación

Que ayuden a las comunidades a escribir sus propios informes de progreso del proyecto comunitario.

También hay que hacer distinción en el contenido de sus informes. Aunque pueden combinarse, pueden ser:

Informes narrativos de progreso (en relación a los objetivos)

Informes financieros y de contabilidad.

Este documento enfatiza el «por qué» y el «cómo» de los informes narrativos, pero hace alguna referencia también a la

necesidad de los informes financieros. Este apéndice tiene cuatro partes, como sigue:

PARTE A: ¿Por qué escribir informes?

Propósito

Razón

La necesidad de los informes

¿Quién se beneficia?

¿Cómo se beneficia?

PARTE B: ¿Quién debe recibirlos?

Audiencia o destinatarios

Escriba para sus lectores

¿Por qué los necesitan?

Distribución

¿Para quién son los informes?

PARTE C: Cómo escribir informes:

¿Qué contenido?

¿Qué temas?

¿Qué incluir?

Capítulos

Énfasis (actividades y resultados).

PARTE D: Redactar mejor los informes:

Conocimientos

Consejos

Organización

Estilo

Claridad (ser simple y conciso)

PARTE A: El «por qué» de la redacción de informes: Enlace a la parte A: ¿Por qué escribir informes?

Debates con los activistas

Supervisión y redacción de informes

Informes de progreso del proyecto

Informes de rutina de los cooperantes

Por qué redactar informes: ¿Nunca se ha sentido disgustado o desanimado por tener que escribir un informe? ¿La redacción es sólo un deber

tedioso y aburrido, que parece que hay que hacer por alguna regulación burocrática? ¿Preferiría estar haciendo el

trabajo «real» de organizar reuniones, guiar a los miembros de la comunidad a tomar sus propias decisiones, adiestrar a

la gente y verles adquirir nuevos conocimientos, o orientar a una comunidad en el desarrollo de su proyecto?

Bien, tenemos una buena noticia. La redacción de informes puede ser estimulante, interesante y hasta entretenida. La

redacción de informes no está reñida con el trabajo «real» . Es una parte integrante y necesaria de él, es tan real como

el resto. La redacción de informes es útil y valiosa (especialmente cuando se hace bien). Siga leyendo, este documento le

hablará de ello.

Debates con los activistas: Hace poco, pregunté a unos activistas (1) en una sesión de adiestramiento para la gestión comunitaria en Uganda «¿por

qué hay que escribir informes?». Estas son algunas de sus respuestas:

Porque hay que hacerlo.

Para tener un registro.

Para informar a todos los ugandeses interesados.

Para contar los fracasos y los éxitos.

Para nosotros, para ir sabiendo lo que hacemos.

Para comunicar a los donantes y fundadores cómo progresa el proyecto.

Para estimular a los donantes informándoles de lo que se hace con sus donativos.

Para hacer saber a otros el desarrollo de un proyecto.

Para estimular a otros a emprender sus propios proyectos.

Para animar y mantener informados a los miembros de la comunidad.

Para que otros sepan lo que hemos hecho.

Para ayudar en su trabajo a los investigadores.

Para determinar futuras acciones.

Para utilizarlos en la evaluación.

Para el gobierno.

Nota (1): Varios activistas y ejecutores de proyectos comunitarios me han invitado a acercarme al terreno para darles

ciertos consejos de redacción de informes. El contrato de gestión comunitaria con la OBC incluye cláusulas que exigen

que la OBC escriba informes de progreso de sus proyectos comunitarios, o de otra forma las fases siguientes de sus

fondos se suprimirán. Querían estar seguros de que los informes que tenían que escribir serían «de acuerdo con los

estándares» requeridos en la gestión comunitaria, para asegurarse el pago de los futuros plazos. Mi tarea, según la

entendí, consistía en demostrar que las cláusulas que exigían los informes de la OBC eran procedentes (potenciar a las

comunidades), y no solamente un requerimiento burocrático. En este punto debo expresar mi gratitud a todos los

activistas de gestión comunitaria, asistentes de desarrollo comunitario (ADC) y miembros de la OBC que contribuyeron a

estos talleres y por tanto, al contenido de estos documentos (todos los errores son míos).

Según se desarrollaba la discusión, y los participantes añadían razones para los informes, todos nos dimos cuenta de que

éstos tienen muchas finalidades útiles y (siempre y cuando se lean) juegan un importante papel en el éxito del trabajo

comunitario.

Por lo tanto, concluimos que:

1. Debemos escribir informes.

2. Los informes deben leerse.

3. De cada informe deben derivarse acciones.

Supervisión y escritura de informes: En cualquier diseño de un proyecto factible hay pasos específicos (definición del problema, generación del objetivo,

identificación de los recursos, elección de estrategia, implementación, rectificación según las necesidades), y una de las

partes necesaria es la supervisión.

Al igual que no podemos rodar en bicicleta a menos que podamos ver por dónde vamos, tampoco podemos

mantenernos en el buen camino de un proyecto comunitario a menos que «veamos» por dónde va el proyecto. Esta

«visión» es la supervisión del proyecto, y la comunicación a los contribuyentes y a los que toman las decisiones.

Por lo tanto, la supervisión del progreso del cualquier proyecto o actividad debe estar prevista en su planificación e

implementación. Así pues, se incluye en el adiestramiento para la gestión comunitaria. La supervisión deben hacerla los

miembros de la comunidad por sí mismos, otros ejecutantes representados por los firmantes del contrato comunitario, y

alguien en nombre de los distintos donantes, es decir, todos los que contribuyen y participan en el proyecto

comunitario.

Cómo supervisar y cómo institucionalizar la supervisión y la evaluación forma parte del adiestramiento para la gestión

comunitaria. Tanto los instructores como los mediadores deben obtener de los miembros de la comunidad (por ejemplo,

a través de sesiones de tormenta de ideas) lo que se debe supervisar. Si hay un factor que pueda paralizar y cancelar

prematuramente las actividades comunitarias, es la sospecha de una mala utilización de los recursos, «sic transit

sostenibilidad».

Informes de progreso del proyecto: Un proyecto no está completo a menos que se supervise. La supervisión debe registrarse y comunicarse. Esta

comunicación es el informe.

Un informe de progreso de proyecto es el registro y comunicación de los resultados de las actividades de ese proyecto:

el grado en que se han alcanzado los objetivos, las razones o valoración de factores y las recomendaciones.

Los informes de progreso son una parte necesaria de un proyecto.

Informes rutinarios de los cooperantes: A un trabajador, voluntario o remunerado, se le asigna una tarea para conseguir unos resultados. Los resultados

esperados deben establecerse en la descripción de funciones del trabajador. ¿Cómo podemos saber si este trabajador

ha logrado los resultados esperados (o en qué grado)?

Un informe de rutina de un trabajador muestra el grado en que sus actividades han tenido los resultados deseados, las

razones o valoración de factores y las recomendaciones. En cualquier caso, un informe debe comparar lo que se desea

con lo que se ha conseguido, analizar las razones y hacer las recomendaciones necesarias.

¡Los buenos informes son indispensables!

Informe a la comunidad:

PARTE B: ¿Quién debe recibir los informes? Enlace a la parte B: ¿Quién debe recibir los informes?

Beneficios para el autor

¿Quién recibe los informes?

¿Cómo se benefician los receptores?

¿Escribir informes para quién? Antes de decidir quién debe recibir cualquier informe, será conveniente revisar quién se beneficia de estos informes.

Hagamos un repaso de los que pueden beneficiarse:

Los autores del informe

La comunidad involucrada en el proyecto

Cualquier otra comunidad

Donantes y gente que contribuye (incluyendo a los miembros de la comunidad)

Investigadores

Gobierno central, regional o local.

Beneficios para el (los) autor(es): A primera vista, puede suponerse que el receptor se beneficia el primero y el que más de un informe. ¡En absoluto! El

primer beneficiario es el autor (o autores).

¿Por qué? En nuestro taller, pedí a los activistas que sugirieran razones por las que los autores se beneficiarían de la

redacción de un informe. Estas son algunas de sus ideas:

Ordena y organiza la información disponible.

La información que tenemos en la cabeza está desorganizada

Se puede identificar cualquier información que se haya perdido

El autor obtiene un panorama más completo y neutral

Facilita el análisis y la evaluación

Clarifica la relación entre las distintas actividades (aportación) y los resultados (producto)

Ayuda al autor a hacer una autovaloración menos subjetiva

Proporciona información para hacer recomendaciones

Puede conducir a cambios en los objetivos, estrategias o actividades futuras

Un beneficio extra (posible, pero no garantizado) es la reacción (consejos, experiencias, recomendaciones sobre el

informe, autor y otras cosas).

Después de los autores, por supuesto, los siguientes beneficiados son los receptores.

¿Quién recibe los informes? Considere los implicados que deben recibir informes. (Cuando escriba informes, recuerde siempre quién los va a leer).

Todos pueden aprovechar los informes para obtener los mismos beneficios de la lista anterior.

Entre ellos, están la OBC (organización basada en la comunidad o la ejecutiva del proyecto comunitario), AL

(ayuntamiento local), FJD (funcionario jefe ejecutivo del distrito), CPD (coordinador del programa en el distrito), la

agencia o la sección nacional del proyecto (que a su vez puede informar a NU, gobierno, central de la agencia y

donantes).

Cuando se modifican los objetivos, estrategias o actividades (en base a los informes), el proyecto se puede refinar y

perfeccionar: en este caso se benefician las comunidades destinatarias. Las decisiones de las OBC, como la de enviar

copias de estados financieros (cuándo y a quién) y los informes verbales en las reuniones comunitarias, se obtienen en

sesiones de tormenta de ideas similares, según el instructor guía a los miembros de la comunidad a través del por qué y

cómo.

¿Cómo se benefician los receptores? ¿Cómo se benefician los receptores de los informes? hay tres beneficios principales: información, valoración, estímulo.

Tabla 1: Beneficios de los informes

¿Quién se beneficia? ¿Cómo se beneficia?

Los autores del

informe

Al escribir, los autores adquieren conocimientos (cómo organizar ideas, cómo redactar), identifican puntos débiles, fracasos y éxitos, y puntos fuertes (muchos de ellos ocultos hasta que se escriben). La escritura (por sí misma) mejora las aptitudes de valoración.

La comunidad implicada

en el proyecto

Al igual que «ver» ayuda al conductor de un coche a controlar su velocidad y dirección, una comunidad «ve» sus progresos a través de la supervisión y los informes. Obtener resultados (lograr los objetivos deseados) hace que los miembros de la comunidad se sientan contentos y animados (a hacer más) , sobre todo los informes verbales.

Cualquier otra

comunidad

Al enterarse de los progresos de una comunidad, la gente de cualquier otra se dan cuenta, se convencen, de que es posible. Cuando leen u oyen los logros de una comunidad, esto les estimula (anima) a emprender sus propios proyectos comunitarios.

Investigadores Los investigadores pueden utilizar los informes bien escritos como datos de investigación.

Donantes y

contribuyentes

Los donantes y contribuyentes pueden enterarse leyendo los informes de cómo se utilizan sus donaciones en dinero, trabajo, tierra o especies. Recuerde que todos los miembros de la comunidad son donantes. No piense que sólo lo son los forasteros.

Gobierno central,

regional y local

Los informes del proyecto comunitario y los de los activistas ayudan proporcionando la información vital necesaria para la planificación efectiva de los gobiernos central, regional y local. Como en los casos anteriores, los informes son una fuente de estímulo, útil también para los gobiernos.

Esta tabla indica que muchos implicados diferentes se benefician de los informes bien escritos, y por lo tanto, cuando se

escriben, debe tenerse presente quién los va a leer.

Informe de progreso a la ejecutiva comunitaria:

PARTE C: Cómo escribir informes: Enlace a la parte C: Cómo escribir informes.

Objetivos diferentes, informes diferentes

Informes en general

Informes mensuales de progreso

Informes de proyecto comunitario

Informes rutinarios de los activistas

Informes de misiones sobre el terreno

Informes de las reuniones

Informes de los talleres

¿Qué temas se deben incluir?

Cómo redactar informes: Estas orientaciones están escritas de forma que sean útiles para cualquier cooperante que trabaje en proyectos con

fondos externos, que estén diseñados para estimular a las comunidades locales a gestionar su propio desarrollo.

Objetivos diferentes, contenidos de informes diferentes: Hemos notado que los objetivos de los activistas son diferentes a los de los proyectos comunitarios que apoyan. Esto

implica que sus informes serán diferentes, porque la esencia de un buen informe es la comparación de los resultados

logrados con los esperados.

Informes en general: Un principio fundamental que debe tener presente al redactar cualquier informes es relatar los resultados de sus

actividades. Ésto requiere cierto análisis por su parte y va más allá de una mera descripción de esas actividades.

Está trabajando para un proyecto que tiene varios donantes, cuyos fondos se canalizan a través de una agencia que

necesita estar informada sobre algunas cosas específicas que suceden en el lugar. Sus informes son los principales

canales de información para la gente que decide sufragar este proyecto u otros similares.

Cada informe individual debe identificarse correctamente. Al principio del todo están los identificadores principales, por

lo menos el título (periodo y ubicación que cubre el informe) y el autor. Al final del todo, hay una serie de identificadores

que deben aparecer en cada documento. Todos los informes deben incluir lo siguiente:

El nombre del autor (o autores) y es tema general del informe deben estar claramente determinados al principio. El «tema general» incluye el área geográfica y el periodo de tiempo sobre los que está escribiendo. Debería indicar su cargo y cometido además de su nombre como autor.

Cierta información identificadora necesaria debe colocarse al pie de la última página.

Ponga el nombre de archivo de ordenador (y la ruta) en la esquina inferior izquierda. Ponga la fecha de impresión en el centro. Ponga también las iniciales del autor (en mayúsculas), un guión y las iniciales del mecanógrafo (en minúsculas) en el ángulo inferior derecho de la última página.

Éstos son algunos elementos importantes comunes a todos los informes. Los activistas deben estar familiarizados con

cinco tipo de informes, distintos entre sí:

Informes mensuales de progreso.

Informes del proyecto comunitario.

Informes rutinarios del activista.

Informes rutinarios del activista.

Informes de las reuniones.

Examinemos los cinco tipos diferentes de informes.

Informes mensuales de progreso: Nos referimos a cualquier informe rutinario de progreso: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Un informe

de progreso es distinto a un informe de situación (IS), en el sentido de que el IS simplemente establece lo que ha

ocurrido y cómo se reaccionó durante el periodo del informe. Un informe de progreso, por el contrario, relaciona

actividades y objetivos.

La fuente más importante de información de cualquier proyecto pueden ser los informes rutinarios mensuales de

progreso, si se hacen en la forma correcta. Los donantes, las centrales de las agencias implementadoras, los líderes del

grupo de destino y las agencias que supervisan el proyecto y administran los fondos de los donantes necesitan saber

cómo y cuántas de las actividades del proyecto han llevado a lograr los objetivos de éste.

Sin embargo, la distinción más importante que puede hacer es entre:

1. Sus actividades (aportación)

2. Los resultados de estas actividades (rendimiento) o efectos en el grupo de destino.

Aunque los informes de progreso pueden corresponder a varios formatos diferentes, debe hacerse esta distinción de

alguna forma.

Diseñe su informe con dos secciones principales: (a) actividades y (b) resultados, y para cada objetivo del proyecto

incluya un apartado en (a) actividades y otro en (b) resultados. Un error que cometen a menudo los principiantes es

pensar que todo lo que tienen que reflejar son sus actividades. En absoluto.

Un buen informe de progreso no es un mero informe de descripción de actividades, sino que debe analizar los

resultados de las actividades de las que informa. El análisis debe responder a la pregunta «¿hasta qué punto se han

alcanzado los objetivos?». Puesto que no somos principiantes, sino profesionales, podemos demostrar nuestra

profesionalidad yendo más allá de la descripción de actividades en los informes de progreso.

Revise siempre los objetivos del proyecto antes de redactar cualquier informe mensual de progreso. Habitualmente se

encuentran en el «documento del proyecto». En el componente analítico de su informe, puede listar estos objetivos,

cada uno en una sección separada con un subtítulo, y escriba un análisis sobre la facilidad con la que se ha movido hacia

la consecución de cada objetivo. En el caso de que el objetivo no se haya logrado o cualquiera de sus aspectos

cualitativos estén por debajo de lo esperado, debe incluir una explicación del porqué.

Informes de proyectos comunitarios: Un informe narrativo detallado mensual debe incluir el punto hasta el que se han logrado los objetivos pretendidos, las

razones por las que no se han completado, las experiencias adquiridas y las sugerencias y razones para cambiar los

objetivos si se comprueba que hay que hacerlo.

El informe narrativo puede incluir información sobre los eventos y aportaciones (las acciones que se han emprendido,

ver más abajo), pero debe enfatizar los rendimientos (los resultados de esas acciones por cuanto llevan a lograr los

objetivos establecidos). Se debe prestar atención al número y ubicación de los beneficiarios. El informe mensual estará

mejor organizado en secciones correspondientes a las secciones de la propuesta.

Además del informe narrativo, está el informe financiero. Un informe financiero mensual detallado debe incluir qué

dinero se ha recibido y de dónde (1), qué sumas se han gastado, listadas línea a línea de acuerdo a las categorías del

presupuesto, razones por las que se ha gastado de más o de menos, y una valoración de cómo estos desembolsos han

contribuido a alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto.

Nota (1): Recomendamos que una OBC obtenga recursos (fondos) de varias fuentes. No permita que la organización o

grupo se hagan dependientes de un sólo donante.

Informes de rutina del activista: Observe la diferencia entre un informe de proyecto comunitario y un informe de activista comunitario, recuerde que sus

objetivos son diferentes. Los objetivos del proyecto comunitario deben ser simples, como «construir una escuela» o

«rehabilitar un suministro de agua». ¿Cuáles son los objetivos del activista (para reflejar en progreso)? Los objetivos de

un activista son diferentes de los objetivos de un proyecto basado en la comunidad, así que el informe de progreso

(sobre el logro de los objetivos) será diferente.

En términos sencillo, el resultado esperado del trabajo de un activista es una comunidad movilizada. La descripción del

trabajo de un activista es movilizar, y ésto abarca varios elementos (como unión de la comunidad, asegurarse de la

participación de grupos vulnerables y marginales, establecimiento de las prioridades comunitarias, adiestramiento para

la gestión, estímulo, liderazgo sin políticos) (2).

Nota (2): Esta intervención implica tres elementos importantes: (a) toma de conciencia, luego (b) movilización, y luego

(c) adiestramiento para la gestión. El adiestramiento para la gestión comunitaria primero conciencia sobre la necesidad

de una administración transparente, las formas en las que los miembros pueden ver por sí mismos que los recursos

recibidos han ido verdaderamente al proyecto y no se han desviado a otras cosas. Después el adiestramiento estudia el

«cómo» conseguir una administración financiera transparente, el mantenimiento de libros de contabilidad de doble

entrada exactos, la relación entre los recibos y las entradas, la producción de balances financieros y productos

presupuestarios exactos y válidos.

La siguiente tabla relaciona los objetivos habituales de los activistas con lo que éstos deben incluir en los sus informes.

Tabla 2: Informes sobre los objetivos de los activistas

Resultados

esperados

Acciones

emprendidas

Porcentaje

alcanzado

Razones (por

qué)

Factores que

afectan Obstáculos

Unificar una

comunidad

Reuniones para

explicar los

beneficios. Talleres

(estímelo y

escríbalo)

¿Lo desea la

comunidad? ¿Qué

aptitudes tiene el

activista?

Grado de

concienciación.

Facilidades de

reunión. Educación.

Cismas sociales,

facciones, falta de

aptitudes de

animación

Ayudar a la comunidad

a autoevaluarse

Taller de

adiestramiento

sobre evaluación

"

¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

tiene el activista?

" "

Ayudar a la comunidad

a determinar su

problema prioritario

Reunión de

animación para

establecer las

prioridades

"

¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

tiene el activista?

" "

Ayudar a la comunidad

a definir su meta y

deglosarla en objetivos

Adiestramiento para

la gestión, tormenta

de ideas

" ¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

" "

específicos tiene el activista?

Ayudar a la comunidad

a identificar sus

recursos

Sesiones de

tormenta de ideas "

¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

tiene el activista?

" "

Ayudar a la comunidad

a general estrategias y

elegir una

Sesión de tormenta

de ideas "

¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

tiene el activista?

" "

Ayudar a la comunidad

a formar su comité

ejecutivo (CEC)

Reuniones

organizativas

(elección o

consenso)

"

¿Lo desea la

comunidad?

¿Qué aptitudes

tiene el activista?

" "

etc. etc. etc. etc. etc. etc.

Para más información sobre los efectos de las intervenciones de animación comunitaria, consulte la lista de elementos

de fortalecimiento comunitario: Elementos de fortalecimiento comunitario, y de los medios de medición de cambios en

cada uno de ellos: Medición del fortalecimiento comunitario.

Informes de las visitas a lugar: Aunque puede mencionar o listar las visitas al lugar del proyecto en su informe mensual, las visitas más importantes

deben reseñarse en informes de visita separados.

Un viaje al lugar del proyecto ha de tener un propósito, por lo que su informe sobre la visita empezará indicando dicho

propósito. Éste debe justificar el viaje, incluso si fracasó en conseguir lo que le impulsó a hacer la visita. El propósito

debe estar directamente relacionado al menos con uno de los objetivos del proyecto, como se listan en el documento de

éste.

Por supuesto, los detalles técnicos pueden listarse de forma ordenada, con las fechas y lugares del viaje, las personas

con las que se ha encontrado (con sus cargos, nombre de sus agencias, hora y lugar de la reunión, etc.) , sitios que se

han visitado, reuniones a las que se ha acudido. Haga sus listas fáciles de leer, fáciles de comprender, y breves pero

completas.

Un informe de visita al lugar del proyecto debe enfatizar los resultados de dicho viaje. ¿Consiguió su propósito? ¿Hasta

qué punto? ¿Por qué? ¿Qué observaciones inesperadas ha hecho? ¿Qué consecuencias tienen estas observaciones? ¿Ha

observado indicadores de actividades previamente proyectadas? ¿Deben modificarse algunos de los objetivos a causa de

estas observaciones? ¿Ha identificado algún problema nuevo? ¿Ha llegado a nuevas conclusiones, sólo, o al discutir en

las reuniones a las que ha acudido?

Asegúrese de que informa de hasta qué punto ha logrado el propósito de su viaje.

Informes de reuniones: Todas las reuniones, por supuesto, deben tener un propósito, y éste debe estar relacionado con la consecución de los

objetivos del proyecto. Por lo tanto, los informes de esas reuniones deben concentrarse en el propósito e indicar el

resultado de la reunión en términos de progreso hacia la consecución de estos objetivos.

Es precisamente en los informes de reuniones que puede resultar engorroso el uso de la voz pasiva. Evite frases como

«fue establecido que...» o «se dijo que...». Utilice la voz activa estableciendo quién dijo qué: «el Sr. Otieno (DA) sugirió

que...» o «todo el grupo (excepto la Sra. Kapia) acordó que...»

La preparación de informes escritos es parte del adiestramiento fundamental de gestión. La reproducción y distribución

de informes narrativos debe incluirse en propuestas y contratos.

Informes de talleres: Además de los informes del proyecto comunitario y de las actividades de los cooperantes, son muy valiosos los informes

sobre los talleres efectuados. Después de cada taller, el coordinador (con la colaboración de otros mediadores,

incluyendo un informe escrito del instructor principal) debe escribir un informe. El informe no debe ser una lista de las

actividades que se han llevado a cabo. Todos los informes deben ser analíticos, centrarse en el resultado de las

actividades que han tenido lugar, y en el punto hasta el que se han alcanzado los objetivos del taller.

Como sucede con cualquier informe, estos no deben terminar con una lista de actividades, sino indicar los resultados de

estas actividades (el grado hasta el que se han logrado los fines esperados) y con las lecciones aprendidas (sobre la

forma de dirigir un taller, no las lecciones incluidas en él, que en este caso son actividades).

Ver: Preparar un taller.

¿Qué temas deben incluirse? Otra vez, durante varios talleres con activistas, pregunté a los participantes qué temas deberían incluirse en los informes

de proyectos comunitarios. La mayoría de los grupos de activistas sugirieron los siguientes:

Situación, introducción.

El proyecto es un éxito ¿Por qué? (factores, causas).

El proyecto fracasa (en la consecución de objetivos) ¿Por qué? (razones).

La participación comunitaria (toma de decisiones).

La contribución comunitaria (donaciones, aportaciones como trabajo o dinero).

Cambios necesarios (como los de estrategia).

Problemas imprevistos.

Lecciones aprendidas.

Recomendaciones (especificar a quién).

Esto forma la base de una buena lista de comprobación, y puede convertirla en ella para revisar cualquier informe que

escriba o enseñe a escribir a un comité de implementación comunitario. No obstante, en general, recuerde que todos

los informes deben comparar lo que se esperaba o deseaba con lo que sucedió. Enfatice los resultados de las acciones

emprendidas sobre la descripción de las propias acciones.

Para información sobre un modelo de formato de informes, que indica dónde colocar cada uno de estos temas,

ver: Modelo de formato de informe. Así que estos son los temas que los distintos tipos de informes deben contener. Por

fin, llegamos a algunos consejos y pistas para hacer buenos informes. Un informe es bueno (a) si se lee y (b) si provoca

una acción. ¿Cómo podemos escribir buenos informes? Ver Mejores informes.

Supervisión del adiestramiento comunitario:

PARTE D: Escribir mejor los informes: Enlace a la parte D: Escribir mejor los informes.

¿Qué es un buen informe?

Un informe debe ser sencillo de leer

Consejos para escribir mejor los informes

¿Qué hace que un informe sea bueno?

Escribir mejores informes: informes utilizando un esquema y subtítulos. Escriba varios borradores antes del informe definitivo.

Los informes que se archivan sin leerse, o se tiran a la papelera, o se utilizan para envolver el bocadillo son inútiles. Un

buen informe es un informe que se lee. Así surge la cuestión «¿cómo podemos estimular la lectura de nuestro

informe?».

Aprender a escribir mejores informes puede ser divertido. La redacción de informes no tiene por que ser una tarea

aburrida, fatigosa o incómoda que teme encarar cada vez que hace falta que escriba uno. Cuando haya adquirido

algunos conocimientos y trucos, la redacción de informes será un reto.

Puede convertir la redacción de informes en un elemento esencial de la profesionalidad de su trabajo, y en una

herramienta para supervisar lo que está haciendo. No hay magia ni misterio en esto, y este documento le enseñará

algunos de estos conocimientos y trucos que puede aprender y usar fácilmente. Escriba informes para que puedan

leerse, no sólo archivarse. Para hacerlo, debe escribirlos de forma que sean fáciles de entender, e inviten al lector a

leerlos hasta el final. Debe saber quién es su lector (su audiencia de «destino»), por qué el lector querrá leer su informe,

y lo que necesita y quiere saber por él.

Hay muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo tanto, sobre lo que quieren leer en su

informe), y probablemente sabe ya más del 80%. Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por cada frase

que haya escrito pregúntese «¿les interesará esto a mis lectores?».

Nadie debería intentar escribir un informe de progreso comunitario por sí mismo. El mediador debe hacer de ello una

actividad de grupo de los representantes de la comunidad, en nombre de toda ella, para que sean sus miembros quien

lo aprueben en primer lugar. Estimule a los miembros a pedir ayuda a amigos y colegas, programador, gerente, personal

y cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos como en estilo. Piense en la preparación del informe como una

forma escrita de «diálogo» en el que cada borrador sucesivo es una continuación del proceso.

¿Qué es un buen informe? Un buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones (no sólo se archiva e ignora). ¿Cómo puede

aumentar las probabilidades de que su informe se lea? Seguidamente le damos una serie de consejos para hacer

mejores informes. Un informe efectivo es el que se lee, y esto estimula alguna acción como resultado de su lectura.

Muy importante, sus informes deben ser «concisos». Ser conciso significa que deben ser tanto breves como completos.

Los informes breves tienen más probabilidades de ser leídos que los largos. Pero los informes que omiten información

importantes son decepcionantes. Una forma práctica de acortar sus informes es prescindir de frases innecesarias (como

«durante el periodo del informe...») y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya en otra parte del informe.

Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras

conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmático o frases largas y enrevesadas.

Utilice frases cortas y simples, y use subtítulos para separar secciones (como en este documento). Haga párrafos cortos.

Evite la voz pasiva (passive voice, en inglés). Recuerde que muchos de los que leerán su informe tienen el español como

segunda lengua. Tenga siempre presente el famoso principio «KISS» («Keep It Simple, Sweetheart», que significa «hazlo

sencillo, cariño») cuando escriba cualquier informe.

Un informe debe ser fácil de leer: Una vez más, en talleres con cooperantes, pedí a los participantes que me dijeran qué aumentaba las probabilidades de

que un informe se leyera. Usted es un gerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va a archivarlo sin haberlo

leído? ¿Le va a echar un vistazo en lugar de leerlo con cuidado?

¿Tiene intención de leerlo cuidadosamente y pensar en lo que dice lo suficiente como para tomar algunas decisiones?

¿Qué características del informe es más probable que le impulsen a leerlo con atención?

Los participantes me dieron las siguientes sugerencias. El informe debería:

Ser corto pero completo (conciso).

Contener sólo lo que es necesario.

Ser simple, escrito correctamente.

Sin repeticiones, sin redundancias.

Sin sermones ni discursos.

Contener información interesante y relevante.

Estar bien estructurado y organizado.

Ser limpio y ordenado (mecanografiado, impreso o con buena letra).

Esto también puede ser una lista de comprobación para usted cuando esté (a) escribiendo informes o (b) adiestrando a

los líderes de la comunidad para hacerlo.

Consejos para escribir mejores informes: Una vez, unos músicos jóvenes le pidieron a un famoso músico africano consejos para llegar a saber tanto como él.

«Puedo daros tres consejos ─les dijo─ El primero es: practicad. El segundo es: practicad. El tercero es: practicad». El

mismo consejo puede darse para la escritura de cualquier tipo: escriba varios borradores. Revise cada uno de ellos. Pida

a un amigo que los «examine» (que los revise y haga sugerencias). Pida respuestas y consejos: sea su propio profesor.

Los tres consejos son: «¡Corrija, corrija y corrija!»

No crea que volver a escribir su documento es una pérdida de tiempo y esfuerzo. En absoluto. Los escritores

profesionales llegan a escribir hasta siete borradores antes de dejar editar un documento con su nombre. Usted puede

escribir tres: un primer borrador general, un segundo más refinado y su borrador final. Prepárese a volver a escribir

incluso el borrador final. La repetición le da cierto tiempo entre los escritos para adquirir una visión más objetiva e

incluso crítica del documento, eliminar muchos de los errores más evidentes y evitar escribir un documento que puede

lamentar más tarde.

Otro truco es escribir primero un esquema. Antes de comenzar con la primera frase, escriba un esquema de los temas

que quiere reflejar. Haga una lista corta de notas de tres palabras. Utilice cualquier papel, es sólo para usted. A lo mejor

decide reordenar los temas en cuanto los vea sobre el papel. Puede utilizar ese esquema como guía personal mientras

escribe su primer borrador.

Unas palabras sobre la voz pasiva. Es la enfermedad de muchos burócratas. Es una forma de ofuscar, o sea, escribir

palabras como si estuviese informando, pero realmente ocultando parte de la información importante. Los lectores

experimentados reconocerán su uso de la voz pasiva inmediatamente. La voz pasiva, como las estadísticas, se compara

con un bikini: lo que revela es interesante, pero lo que oculta es vital.

¿Qué hace que un informe sea bueno? ¿Qué hace que un informe sea bueno? Y otra vez pedí a los participantes del taller que me dijeran lo que convierte a un

informe en un buen informe. Estas fueron sus sugerencias:

Atractivo

Directo, honesto, veraz (sin mentiras)

Ilustraciones interesantes, dibujos (en color si es posible)

Breve, corto

Limpio y legible (con buena letra)

Explícito

Español simple (o inglés, o . . .)

Bien espaciado

Con título y subtítulos

Organizado y estructurado.

Al igual que las listas anteriores, esta puede combinarse con ellas para hacer una revisión general de cualquier informe

que escriba, y para organizar un taller de redacción de informes con los miembros de la comunidad. Ver «Errores», una

lista de errores comunes de escritura que puede evitar.

Conclusión: Recuerde que escribir informes no tiene por qué ser aburrido, considere la tarea como un reto. Enfatice los resultados

sobre las actividades. Vaya más allá de la descripción, sea analítico. Conozca a sus lectores y sus necesidades. Escriba de

forma sencilla, con lenguaje simple. Evite la voz pasiva. Escriba concisamente (breve pero completo). Organice sus

informes utilizando un esquema y subtítulos. Escriba varios borradores antes del informe definitivo.

Utilizando estos consejos y orientaciones, puede aprender, y enseñar a su comunidad de destino a mejorar su redacción

de informes. Recuerde, no es necesario ser malo para mejorar.

Taller de redacción de informes:

© Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle

Diseño web de Lourdes Sada

Última actualización: 14.04.2011