Redacción Empresarial en el Contexto Contemporáneo

Dra. Juanita Rodríguez Marrero

Universidad de Puerto Rico

Recinto de Río Piedras

jurodriguez31@gmail.com

Globalización

Tecnología

Exactitud

Competencia

Eficacia Persuación

Calidad

Efectividad

CONTEXTO CONTEMPORÁNEOAlianzas Negociación

Efectividad y Eficiencia

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Comunicación

Mecánica Redacción

Éxito

Buen Producto

Buen servicio

Buena comunicación

Confianza

Simpatía

Preferencia

Comprensión

Buenas referencias

Clientes

Comunicación en el Milenio• Es y será una herramienta valiosa en un mundo dinámico,

cambiante y de alta competitividad.

• La escritura es la herramienta de comunicación más utilizada, sobre todo, en el ámbito de las corporaciones.

• Con el avance de las comunicaciones, se escribe más, pero no se hace mejor que antes.

• En ocasiones se pierden de vista las normas de redacción, que finalmente provocan que las comunicaciones no logren cumplir con sus objetivos.

Resulta fundamental que tanto el personal jerárquico, como los profesionales y técnicos

que forman parte de la empresa, sean capaces de transmitir sus ideas por escrito con eficacia.

Utiliza palabras y mensajes precisos.

Se redacta en forma correcta y coherente.

Exhibe los atributos fundamentales de la

comunicación.

Cumple con el propósito de generar una acción inmediata.

La comunicación escrita eficiente y eficaz

Sigue las normas ortográficas

Se presenta en formatos correctos y aceptables.

Hace uso adecuado de las mayúsculas y minúsculas.

Hace uso adecuado de los signos de puntuación.

La comunicación escrita eficiente y eficaz

Sigue los principios sintácticos

RedacciónLas palabras son los utensilios, la herramienta del escritor. Y como en todo oficio o profesión, es imprescindible el conocimiento -el manejo- de los utensilios de trabajo, así en el arte de escribir. Nuestra base, pues, es el conocimiento del vocabulario. El empleo de la palabra exacta, propia y adecuada es una de las reglas fundamentales del estilo. Como el pintor, por ejemplo, debe conocer los colores, así el escritor ha de conocer los vocablos.

Redacción•Aspectos más fáciles• Aspectos más difíciles

Errores más comunes que cometen las personas al redactar

Desconocer a quién se le escribe

Falta de investigación

Errores gramaticales

Yo, yo, yo, yo

Circularidad

Falta de uniformidad

Uso de anglicismos

Uso de plagio

Falta de uso de un sistema

No basta saber “de”, hay que saber “cómo transmitirlo”.

Peter Senge/Sonia González

Redacción

Comunicación

Redacción

Elaborar mensaje

Proceso que incluye el intercambio de

información a través de mensajes escritos,

orales o en señas.

Eficiente y eficaz representa la etapa inicial

del proceso de la comunicación escrita.

Constituye un recurso fundamental en el

logro de resultados eficaces.

Un mensaje con un objetivo

predeterminado y unas ideas claras y

concretas.

Proceso que permite la expresión de las ideas.

Equivale a dibujar lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita..

Redacción

Objetivos de la Redacción

Comunicar al lector ideas, decisiones, situaciones o soluciones.

Buscar información.

Ganar la voluntad de las personas.

Persuadir al lector para obtener de él una actitud o respuesta positiva..

Redacción•Real Academia Española

• Acepciones• Enfoques

•Principios Generales• objetivos principales

• Comunicar al lector ideas, decisiones, situaciones o soluciones.

• Buscar información.

• Ganar la buena voluntad de las personas.

• Persuadir al lector para obtener de él una actitud o respuesta positiva.

Redacción

•Habilidades o destrezas requeridas• Destrezas de percepción de la información

• Observar• Leer• Escuchar

• Destrezas de interpretación de la información• Analizar• Resumir• Sintetizar

• Destrezas de aplicación de la información• Escribir

Principios y valores Universales en la redacción

•Respeto

•Integridad

•Transparencia

•Confiabilidad

•Honestidad

•Amabilidad

•Cordialidad

•Humildad

•Sencillez

Redacción Efectiva

Formatos correctos

Estilos adecuados

Comunicaciones diversas

Componentes Esenciales

Voz activa vs. voz pasiva

Libre de uso de gerundios

Concordancia: número, género

y persona

Características Vitales de la Comunicación

Claridad

Cordialidad

PrecisiónCorrección

Coherencia

Concisión Integridad

-Veracidad

Naturalidad

ArmoníaTotalidad Originalidad

Recuerde…

Todo escrito consta de tres partes fundamentales.

Contenidoo cuerpo

Redacción eficaz

•Enfocada en •Necesidad de hacerlo• Impacto para la empresa• Fluidez de la comunicación•Corrección gramatical•Resultados

Consejos prácticos al redactar

Cuidar el aspecto externo del escrito.

Ir directamente al asunto.

Dedicar un párrafo a cada cuestión.

Exponer con claridad los hechos y los argumentos.

Ordenar los conceptos uno después del otro.

Elegir cuidadosamente el vocabulario.

Cuidar la expresión gramatical.

Revisar lo que se escribe.

Acudir a las fuentes de consulta válidas, en caso de duda.

Proceso de Redacción

• Inversión del tiempo

Propósito Tiempo

Planificar 50% del tiempo

Redactar 25% del tiempo

Corregir y editar 25% del tiempo

Proceso de Redacción

Pre Escribir

Escribir Responder

Revisar Editar Publicar

Propósito

Audiencia

Organización

selección de palabras

Organización de oraciones

Autoevaluación

Opinión de otros

Clarificar

ReorganizarCorrecciones

gramaticales

Estilo

Formato

Clientes

Internet

Tablón de edictos

Proceso de Redacción

Planeamiento del escritoFormulación de objetivo

Acción – informar, persuadir, analizar, explicar, etc.

Persona – presidente, gerentes, clientes, compañeros, etc.

Contenido – situación, nuevo producto o servicio

Finalidad – obtener respuesta, lograr acción

Recopilación de informaciónFuentes primarias

Informes

Encuestas

Opiniones

Proceso de Redacción

• Etapas• Definición de los objetivos (razón, propósito, finalidad)

• Recopilación de la información

• Identificación del receptor

• Planeamiento del escrito• Técnica de libre flujo de ideas

• Técnica de mapa de ideas

• Bosquejo

• Técnica 1-2-3

• AIDA

Proceso de Redacción

Etapas…Cont. Borrador (organización de la información)Aplicación de las características de la carta comercialEstructura gramatical, puntuación y ortografíaEl buen gustoAplicación de las relaciones humanasRevisión

Estilo

Ortografía

Modificaciones finales

Redacción

•Creación Progresiva - Técnica 1-2-3• Identificar el sustantivo focal

• Da razón de existir a toda la oración.

• Idea básica que proyecta el sustantivo focal• Está compuesta por una oración.

• Elaboración de párrafos• Ampliar con mayor número de oraciones la idea

concebida originalmente.• Las ideas pueden estar en orden cronológico,

espacial o en orden de importancia.

RedacciónOración de aperturaLa oración de apertura de una carta

deberá:Captar la atención y el interés del lector hacia el mensaje que vamos a transmitir.Comunicar calor humano en aquellas oraciones donde apliqueIdentificar el asunto que se va a desarrollar en el mensaje

Ej. 18

Redacción•Oración de cierre• La oración de cierre deberá:

• Crear una última impresión favorable a la entidad representada en el papel

• Desarrollar buena voluntad hacia los servicios que se ofrecen

• Ser breve y completa

Pre-prueba

¿Qué es un párrafo?

_____________________________________________________________________________________________________________________

Características que debe poseer un buen párrafo?

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

Características• Unidad

• Desarrollo de una sola idea. Cada una de las oraciones amplía esa idea. O sea, todas las ideas deben tratar sobre un mismo tema o asunto.

• Concisión• Decir las cosas con la

menor cantidad de palabras posible, eliminar lo que resulta innecesario

• Coherencia• Unir las oraciones, de

modo que una sea consecuencia de la otra.

• Precisión• Utilizar las palabras

exactas, evitar el uso de pronombres y palabras generales sin aclaración.

Párrafo

Conjunto de oraciones relacionadas entre sí por una misma idea. Comienzan con sangría y terminan con punto y aparte o punto final.

Características de un buen párrafoUnidadCoherenciaVariedadPrecisiónConcisión

Estructura de un Párrafo

•Con respecto a la estructura, todos los párrafos deben:• Expresar ideas completas • Estar formados por una o varias oraciones• Poseer una oración temática

•Un párrafo generalmente tiene tres partes: • Oración principal• Oraciones argumentativas• Oración concluyente

Diagrama del párrafo

Oración

principalOración

argumentativa 2

Oración

argumentativa 3

Oración

concluyente

Oración

argumentativa 1

Ejemplo de oración principalPalabra Clave: Casa

Las casas en este lugar son caras.

El sentido de la oración es demasiado general.

La casa del Señor Ramírez costó diez mil dólares.

El sentido de la oración es demasiado estricto.

La casa de mi vecino tiene algunas características sorprendentes.

El sentido de la oración es apropiado. Permite explicar, a continuación, lasrazones de las características sorprendentes de la casa, en otras palabras,desarrollar a continuación las características a las que se hace referencia.

Desarrollo de párrafos

Métodos de desarrollo de párrafosPárrafos de narraciónPárrafos de descripciónPárrafos de ejemplosPárrafos de clasificación y divisiónPárrafos de comparación y contrastePárrafos de procesoPárrafos de causa y efectoPárrafos de definiciónPárrafos de argumentación y persuasión

Cómo escribir un buen párrafo

Escoja un tema sobre el cual escribir.

Escriba una buena oración principal.

Para sustentarla, busque los detalles apropiados.

Descarte los detalles irrelevantes.

Construya y enlace las oraciones coherentemente.

Concluya con una oración apropiada.

Revise y corrija.

Elementos a considerar al elaborar un párrafo• Unidad

• Precisión

• Coherencia y conexión

• Claridad

• Orden

• Variedad

• Concisión

• Estética

Sugerencias para la efectividad en la redacción de documentos• Planificar el documento a escribir

• Usar oraciones cortas

• Evitar párrafos largos

• Usar verbos en tiempo activo

• Evitar gerundios

• Eliminar las frases trilladas

• Asegurarse que el mensaje tiene todo lo necesario para ser entendido

• Conocer con seguridad el significado de las palabras que se utilizan en el escrito

Reglas básica para redactar comunicados empresariales firmes y efectivos

• Emplear palabras simples

•Utilizar construcciones sencillas con lo esencial al principio

•Construir oraciones independientes

•Utilizar una oración para un solo concepto clave

• Escribir en voz activaEj 7

Expresiones que no se utilizan en la redacción moderna

• Acusamos recibo

• El suscrito, el suscribiente, nos suscribimos

• El susodicho, el infrascrito

• Debidamente firmado

• El caso de epígrafe, la cuenta de epígrafe

• Tenemos el gusto

• Quedo de usted

Sugerencias para la efectividad en la redacción de documentos

• Planificar el documento a escribir

• Usar oraciones cortas

• Evitar párrafos largos

• Usar verbos en tiempo activo

• Evitar gerundios

• Eliminar las frases trilladas

• Asegurarse que el mensaje tiene todo lo necesario para ser entendido

• Conocer con seguridad el significado de las palabras que se utilizan en el escrito

La mayor parte de la comunicación de la empresacon sus públicos internos y externos se canaliza através del e-mail.

Gracias a esta herramienta llevamos a cabo todotipo de tareas: comerciales, de gestión, deorganización y de relación.

Estos mensajes actúan de forma determinante en lasrelaciones con los destinatarios: inciden en susatisfacción con el servicio y crean imágenes ypercepciones que influirán en sus comportamientoshacia la organización.

En el ambiente laboral, el correo electrónico se ha expandido de tal modo que amenaza con hacer desaparecer cualquier otra forma de comunicación interna. Justificación El mismo mensaje se puede enviar simultáneamente

a todas las personas interesadas. Se puede atender el correo electrónico en cualquier

rato libre, ya sean las tres de la tarde o las tres de la madrugada.

Combinación de la inmediatez de la comunicación oral con la permanencia de la comunicación escrita.

Correo electrónico• El correo electrónico es hoy una de las formas de

comunicación mas común y efectiva.•No es lo mismo escribir en el tiempo que en eltiempo.com• La expresión escrita contemporánea, transmitida por

sistemas digitale y virtuales, está ligada a la globalización y en forma acelerada.

• En el lenguaje virtual los textos son muchos mas sencillos, con oraciones mas simples.

• Todo se centra en un párrafo con los elementos centralesde la información. Luego se utilizan los enlaces para destacar los elementos mas importantes de la comunicación.

Mensaje electrónico

• Ha remplazado el memorando

• Se recomienda formato bloque extremo

• Debe incluir lo siguiente– Dirección electrónica del destinatario

– Asunto

– Mensaje claro y conciso

– Dirección del remitente

– Dirección de WEB

RedacciónVirtual

La red de Internet cambiaron todo el panorama de la escritura a nivel

global.

La redacción virtual y la redacción impresa son

distintas

No es lo mismo escribir entiempo que escribir en

eltiempo.com

Redacción Virtual

• Es un Nuevo modelo de expesión textual que exige un modo de escribir mucho más práctico y de vanguardia.• Los correos no se pueden demorar más de cinco minutos.• Saludos y despedidas cortos• Párrafos concisos, breves• Redacción directa y sencilla

RedacciónVirtual

Más clara

RápidaBreve

Comunicación Virtual•Principios fundamentales•Brevedad• Exactitud•Concision•Precisión• Exactitud• Sencillez

Elementos Decisivos en la Comunicación Virtual

• Espacio• La información escrita en una página no puede ocupar más

espacio del que puede recoger la página

• Enlaces• Los enlaces de información solo se deben inserter al final de la

página, para no perder al lector

• Amenidad• Las imágenes, vídeos y sonido deben combinarse como parte

de la comunicación, ya que son herramientas claves para combiner con texto

Comunicación Virtual• Protocolo y Etiqueta

• Mantener el mensaje breve.

• Seguir las reglas de gramática, de puntuación y de lenguaje.

• Evitar el sarcasmo.

• Evitar lenguaje ofensivo.

• Revisar el mensaje antes de enviarlo.

• Utilizar línea de asunto.

• No usar todo el texto en mayúscula, representa que se está gritando.

• Nunca leer los mensajes electrónicos de otra persona.

Correos Electrónicos• Es hoy una de las formas de comunicación mas común y

efectiva.

• Uso del modelo MADE• M ensaje – resumir con un máximo de dos o tres

frases

• A cción - indicar la acción que se requiere del clienteo la acción que se tomará sobre el mensajedel cliente

• D etalle – responder a las preguntas qué, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto

• E videncia – anejos, pruebas que sustenten la información indicada.

Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico

•Fácil•No puede ser largo

•Práctico•Responder a todas las preguntas que se

reciben en el mensaje

•Limpio • Libre de errores gramaticales, de

puntuación

Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico

•Amable• Las mayúsculas sostenidas no son recomendadas.

• Sin ruidos• Evitar fondos con elementos decorativos para llamar la

atención

• Saludos sencillos• Usar saludos de bienvenida, pero breves

• Saludar con respeto y gentileza, pero de manera sencilla

• Evitar el hola para saludar

Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico

• Serie ordenada• Intercambio de varios mensajes seguidos dentro de la misma

conversación

• Sin distracción • Evite frases demasiado motivacionales

•Despedida efectiva• Evite frases largas y muy formales

• Información personal• Nombre completo, nombre de la entidad, cargo, teléfono,

dirección, página web

Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico

• Información personal• Nombre completo, nombre de la entidad, cargo, teléfono,

dirección, página web

•Revisión• Antes de enviar

Proactividad en la comunicación electrónica

• Libre de errores gramaticales

• Amable – No abusar de las mayúsculas

• Sin ruidos – evitar fondos con elementos decorativos para llamar la atención

• Saludos sencillos

• Evite el hola – invente un saludo propio, innovador, agradable, respetuoso, cálido y de alto impacto

• Sin distracciones – evitar frases demasiado motivacionales

• Despedida efectiva – gracias, espero sus comentarios, seguiremos en contacto

• Información personl – nombre completo

• Revisión – antes de enviarlo

Reglas de etiqueta al utilizar la comunicación electrónica

Mantener el mensaje breve. Comenzar con un título Seguir las reglas de gramática, de puntuación

y de lenguaje. Evitar el sarcasmo. Evitar lenguaje ofensivo. Revisar el mensaje antes de enviarlo. Utilizar línea de asunto.

Reglas de etiqueta al utilizar la comunicación electrónica

No usar todo el texto en mayúscula, representa que se está gritando..

Utilizar un saludo adecuado

No reenviar mensajes innecesariamente

Respetar los derechos de autor

No añadir diseños

Proveer debajo de la firma todos los datos necesariospara que el receptor pueda identificar al remitente.(el

nombre de la compañía, puesto que ocupa, teléfono, direcciónpostal, página Web y cualquier otra información pertinente).

La persuasión es una estrategiade comunicación que usa elemisor para influenciar alreceptor a que actúe o piensecomo él piensa.

Comunicación Persuasiva•Llama la atención de potenciales clientes, convencer

•Estar siempre enfocado en dar soluciones.

•“Cualquier mensaje que intenta moldear, reforzar o cambiar las respuesta de otras personas.” (Miller 1980)

Factores que influyen en la efectividad al comunicar el mensaje

•Dominio del material

•Pasión por el mensaje

•Credibilidad

•Conocimiento de la audiencia

•Conocimiento de las reglas

Comunicación Persuasiva•Herramientas eficaces–Mensaje directo

• Las insinuaciones muchas veces son mal interpretadas, o no se llegan a comprender del todo.

–Explicación de los objetivos• El cliente tendrá en su mente una idea mas clara

sobre todo el asunto.

–Incluir fecha límite para la acción• Provocará un efecto de reacción espontánea en la

gente.

Comunicación Persuasiva•Herramientas eficaces•Hechos, evidencias y razonamiento lógico

• Convencen al lector

• Aumenta la credibilidad

•Apelar a emociones, necesidad o deseo• Hace que el receptor responda mas rápido

Redacción Persuasiva

•Requiere•Finalidad práctica (propósito)•Destrezas de redacción•Representación de la empresa•Conciencia de la audiencia

Competencias de un comunicador persuasivo•Poder persuasivo

• Sensibilidad moral

• Información adecuada

•Capacidad de análisis crítico

•Capacidad de sintetizar

•Capacidad de interpretación

•Capacidad para evaluar

•Disciplina para actuar según las normas vigentes

Diez técnicas de redacción persuasiva• Repetir: Repetir la Idea (sí, con mayúsculas) mediante varios

formatos.

• Comparar: Uso de metáforas, símiles y analogías para comparar cosas que parece y aquellas que no son tan iguales.

• Argumentar: Buscar las explicaciones obvias y las que no lo son tanto, ya que el usuario siempre tendrá alguna que hemos de descubrir. Por ser la técnica mas evidente es la mas recurrente.

Diez técnicas de redacción persuasiva

• Justificar: Aclarar los argumentos con un “porque…” es la manera mas fácil de convencer.

• Empatizar: Demostrar al usuario que sentimos lo mismo que él. Nuestra solución solo será creíble y le logrará persuadir si antes hemos demostrado que le entendemos.

• Coherencia: Es una cuestión de confianza, alineamiento con lo prometido, lo anunciado

• Pronosticar: Credibilidad para convencer o persuadir al usuario de la visión de futuro con respecto a productos y servicios.

Diez técnicas de redacción persuasiva

• Terceros (social proof): Usar las palabras de otras personas como son testimoniales de clientes o menciones sociales para convencer a los usuarios de que lo que decimos es cierto.

• Invitar: Ofrecer al usuario algo que quiere por exclusivo y limitado es una buena forma de persuadirle a que haga algo.

• Storytelling: Contar una historia es posiblemente lo mas persuasivo que hay.

¿Qué hacer en redacción?

•Háblele directamente a su cliente o prospecto. Utilice palabras como “usted” o “suyo”.

• Escriba como si estuviera conversando.

•Vaya directamente al punto y sea breve. Genere palabras específicas.

•Use palabras de acción que adecuadas.

• Sea entusiasta y contagioso.

¿Qué hacer en redacción?

•Escriba en forma precisa y realista.

•Refiérase a las soluciones a problemas.

•Haga que el texto lleve a una conclusión concreta.

•Llame a la acción. ¡AHORA!

¿Qué no hacer en redacción?

•No utilice lenguaje sin sentido para el lector, aún si suena “lindo”.

•Evite las frases “geniales” e hipercreativas.

•No intente cubrir cada característica o beneficio que usted piensa que proporciona su producto o servicio.

•No sea ni estridente ni muy vago o superficial

•Cuídese de ubicar adjetivos en exceso.

¿Qué no hacer en redacción?

•Evite entrar en complejos detalles técnicos.

•Huya de las frases (o lugares comunes) gastados.

•No critique los estilos de vida, gustos o elecciones previas de sus lectores.

•Apártese del sarcasmo o el cinismo

Dra. Juanita Rodríguez Marrero

jurodriguez31@gmail.com

Direcciones electrónicas• www.rae.es

• www.rae.es/ortografía

• http://www.auladiez.com/ejercicios/index.html

• http://www.indiana.edu/~call/lengua.html

• http://www.liu.edu/CWIS/CWP/library/workshop/citapa.htm

• http://www.slideshare.net/gerinaldocamacho/manual-de-estilo-apa-460892

• http://www.slideshare.net/eflores/introduccion-estilo-apa