COMPARACIÒN DE LO PRESUPUESTADO CON LO REAL

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Seguimiento

Se realiza sobre las actividades y no sobre quienes las realizan.

Se hace un seguimiento constante para hacer la comparación entre lo real y lo presupuestado. Por una parte se toma el diagrama de Gantt (Visualización Mas Adelante) y se superponen a las barras que indiquen la planificación inicial otras que muestren el comportamiento real, para poder ver así fácilmente las divergencias.

Para control de presupuesto se desarrollan las curvas de control o Curvas S.

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Es un proceso a través del cual, con base en una comparación de lo real o de unos objetivos logrados en un punto en el tiempo vs lo que se planificó u objetivos que se deberían haber cumplido para ese momento y de acuerdo a la variación, haya que tomar decisiones correctivas que permitan resolver las posibles discrepancias existentes que sean desfavorables.

Los documentos indispensables para la actuación de comparación son:  Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos. Compromisos y pagos

realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del año en curso, presentado por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin de años y hasta fin del proyecto.

Documentos que muestran el estado de avance. Documento estado de la planificación vigente

Documentos sobre personal y plantilla. Personal existente, seleccionado por especialidades y afiliación; previsiones periodificadas hasta final de año y hasta final de proyecto.

Documentos sobre características técnicas. Especificaciones y su evolución

Estos documentos deben permitir comparar las especificaciones exigidas y previstas con las realizaciones concretas. Tanto en los que se refiere a las características técnicas, como a los datos fácilmente mesurables de costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo menos normalizar la información, dándole la forma de tablas o gráficos

Diagrama de Gantt

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Curvas de Control

Estas curvas, también llamadas curvas S, permiten la visualización de la variación de costos y las variaciones del programa.• Variación de los costes: Compara la variación que

hay con respecto a los presupuestos realizados pero no establece comparación alguna entre el trabajo realizado y el programado.

• Variación del programa: Compara el trabajo planificado terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado y evalúa en donde debía haber terminado frente al momento en que realmente terminó. Se representa en dinero.

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Curvas de Control

Cada una de las curvas representa: Coste Presupuestado del Trabajo Programado –

CPTP: Coste presupuestado que tiene las actividades programadas en determinado periodo de tiempo.

Coste Presupuestado de Trabajo Realizado – CPTR: Coste que tenía presupuestado un trabajo que ha sido realizado, cuanto debería haber costado el trabajo realizado según los planes.

Coste Real de Trabajo Realizado – CRTR: Importe monetario que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un periodo de tiempo dado.

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Curvas de Control

ppi-t4

CPTP

GA

STO

AC

UM

ULA

DO

TIEMPO

CURVA PRESUPUESTAL:

Pesos

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Curvas de Control

Variación del costo: CPTR – CRTR, se compara lo que debería haber costado el trabajo realizado contra el progreso real, para establecer como ha sido el uso de recursos respecto al plan inicial.

Variación del programa: CPTR – CPTP, se compara el costo presupuestal del trabajo realizado con lo que en total se debería haber gastado y así determinar si el proyecto va de acuerdo a lo planeado.

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Curvas de Control

CPTP

CPTR

CRTR

VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

VARIACION DEL COSTOG

ASTO

AC

UM

ULA

DO

FECHA DE MEDICION DEL PROGRESO

TIEMPO

PESOS

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Curvas de Control

CPTP

CRTR

CPTR

GA

STO

AC

UM

ULA

DO

TIEMPO

FECHA

CASO 1: El programa está adelantado pero hay mayor gasto:

Pesos

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Curvas de Control

CPTP

CPTR

CRTR

GA

STO

AC

UM

ULA

DO

TIEMPO

FECHA

CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades

Pesos

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Curvas de Control

CPTP

CRTR

CPTR

GA

STO

AC

UM

ULA

DO

TIEMPO

FECHA

CASO 3: Adelantado en la programación y menores gastos$

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Curvas de Control

ppi-t4

CPTP

CPTR

CRTR

GA

STO

AC

UM

ULA

DO

TIEMPO

FECHA

CASO 4: Retrasado en la programación y mayores gastos

Pesos

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Los periodos para controles se acuerdan con la dirección del proyecto, y las variaciones se deben hacer actividad por actividad como en el acumulado del proyecto.

En ocasiones no es fácil establecer con exactitud el coste y programación del las actividades por tanto se pueden trabajar las estimaciones y las variaciones en horas, hablando entonces de Horas presupuestadas, horas reales, y horas presupuestadas reales.