RD-G01-Guia Metodologica Para El Seguimiento Al SGC.pu

GUA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIN DEL DNP

Departamento Nacional de Planeacin

Bogot, 2013

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

GUIA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIN DEL DNP

CODIGO: RD-G01

PAGINA: 2 de 20 VERSIN: 5

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TABLA DE CONTENIDO

Pg.

1 OBJETIVO ................................................................................................................................ 3 2 ALCANCE ................................................................................................................................. 3 3 REFERENCIAS NORMATIVAS................................................................................................... 3 4 DOCUMENTOS ASOCIADOS .................................................................................................... 3 5 DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4 6 SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIN, EL DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA

GESTION DE LAS DEPENDECIAS ............................................................................................. 4 7 FORMULACIN DE INDICADORES ........................................................................................... 5 7.1 IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR ............................... 5 7.2 SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIN DEL OBJETIVO: ........ 5 7.3 DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL O LOS INDICADORES ......................................... 6 7.4 DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIN ................... 6 7.5 DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIN .......................................................................... 7 7.6 ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CLCULO Y ANLISIS DEL O LOS INDICADORES ... 7 7.7 DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVS DE UNA HOJA DE VIDA ............ 7 8. REVISIN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC. ................. 12 9. REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIN DEL DNP

DEL INDICADOR FORMULADO ............................................................................................... 13 10. MODIFICACIN A LA FORMULACIN DEL INDICADOR .......................................................... 13 11. ELIMINACIN DE UNO O VARIOS INDICADORES ................................................................... 14 12. IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES POR PARTE DE LOS

RESPONSABLES DEL CLCULO ............................................................................................ 14 13. MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES ............... 16 14. PRESENTACIN DE INFORMES ............................................................................................. 18 15. PUBLICACIN DE INFORMACIN........................................................................................... 18 16. ANEXO HOJA DE VIDA DE INDICADOR .................................................................................. 19



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1 OBJETIVO

Establecer las directrices para la formulacin, revisin, registro y seguimiento de indicadores que faciliten la medicin de la gestin en cuanto al cumplimiento de las orientaciones del Sistema de Gestin de calidad, el desempeo de los procesos, el seguimiento de los proyectos y la gestin de las dependencias. 2 ALCANCE

Esta gua abarca las etapas de formulacin, revisin, registro y seguimiento de indicadores y debe ser aplicado por los jefes de las dependencias, lderes de proceso, supervisores y coordinadores de proyectos de inversin, representantes MECI-SGC, administrador del Sistema de Gestin de Calidad, enlaces del Grupo de Planeacin, auditores de la Oficina de Control Interno, los funcionarios y contratistas responsables de los indicadores formulados.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 87 de 1993 Ley 152 de 1994 Ley 489 de 1998 Ley 872 de 2003 Ley 1151 de 2007 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 19 de 2012 Decreto 4110 de 2004 Decreto 1599 de 2005 Decreto 4485 de 2009 Decreto 3517 de 2009 Decreto 1832 de 2012 Decreto 1833 de 2012 Decreto 1845 de 2012 Decreto 2482 de 2012 Resolucin 758 de 2005 Resolucin 1838 2006 Resolucin 1156 de 2008 Resolucin 1601 de 2008 Resolucin 250 de 2009 Resolucin 0442 de 2009 Resolucin Interna 738 de 2012 Norma Tcnica Colombiana ISO 9000:2005 Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Modelo Estndar de control Interno - MECI 1000 Circular Externa 6 de 2005 Circular 17 de 2009

4 DOCUMENTOS ASOCIADOS

Proceso Documentacin de los sistemas de gestin-GC-DS Proceso Seguimiento a los sistemas de gestin-MC-RD. Proceso de acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-AP



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Lineamientos para la elaboracin y control de documentos de los sistemas de gestin del DNP-DS-L01 Proceso Formulacin y seguimiento a la planeacin institucional-DE-PI. Gua para la formulacin y seguimiento de la Planeacin Institucional-PI-G01 Lineamiento para la formulacin y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora - AP-L01

5 DEFINICIONES

Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.1

Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados2

Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles3.

Gestin: Grupo de acciones necesarias para transformar determinados insumos en productos en un periodo determinado y dentro del marco de una poltica, programa o proyecto en particular.

Indicador: representacin cuantitativa (variable o relacin entre variables), verificable objetivamente, a partir

de la cual se registra, procesa y presenta la informacin necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo4.

Lnea Base: datos e informacin que describe la situacin previa a una intervencin para el desarrollo y con la cual es posible hacer seguimiento y monitorear una poltica, programa o proyecto o efectuar comparaciones relacionadas5.

Medicin: actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestin de Calidad, el cumplimiento de los objetivos de proceso, el seguimiento de los proyectos y la gestin de las dependencias o los procesos a travs de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilizacin de los recursos, el logro de los objetivos propuestos y su impacto.

Oportunidad: espacio o periodo de tiempo conveniente o suficiente, establecido por la ley o por quien

ofrece el producto o servicio, para cumplir con su elaboracin y/o entrega.

Seguimiento: proceso continuo en el tiempo que genera informacin sobre el progreso de una poltica, programa o proyecto6.

Pertinencia: aquello que viene a propsito, corresponde o es concerniente a la necesidad que satisface el

producto o servicio generado. 6 SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIN, EL DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA

GESTION DE LAS DEPENDECIAS

En el marco del diseo e implementacin del SGC en el DNP, de conformidad con lo establecido en el numeral 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, y con el propsito de: garantizar que la ejecucin

1 Norma ISO 9000:2005 2 Ibid

3 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP 1000:2009)

4 Gua metodolgica para la formulacin de indicadores -DNP-2009

5 Ibid

6 Ibid



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de los procesos y los productos generados por la Entidad, cumplan con los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad y las especificaciones definidas, prevenir o controlar las posibles desviaciones que se pudieran presentar durante la ejecucin de los procesos y aplicar las correcciones correspondientes cuando as se requiera, se establece que para el seguimiento de la Gestin de las dependencias, los Sistemas de Gestin, el seguimiento a proyectos y el desempeo de los procesos, se tendrn en cuenta la aplicacin de Herramientas de Seguimiento y la formulacin de indicadores. 7 FORMULACIN DE INDICADORES

Un Indicador es una representacin cuantitativa (variable o relacin entre variables), verificable objetivamente, a partir de a cual se registra, procesa y presenta la informacin necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente los resultados de las intervenciones pblicas y valorar su desempeo7. Los indicadores son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluacin, entendindose por seguimiento la verificacin continua en el tiempo de informacin que permitan conocer el progreso de un objetivo especifico, sin que conlleve al anlisis de causalidad, situacin que si se contempla en la evaluacin. Para la formulacin de los indicadores se deben surtir las siguientes actividades:

7.1 IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR

La identificacin del objetivo constituye el punto de partida para la formulacin de indicadores, la informacin que genera el indicador no tendra utilidad si no es contrastada con una meta o un objetivo. Para el caso de los indicadores de procesos, se debe tener en cuenta el objetivo del proceso relacionado y para los proyectos el objetivo establecido para cada uno de ellos.

7.2 SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIN DEL OBJETIVO

Si ha sido identificado el objetivo que se quiere medir, el paso a seguir es listar los posibles indicadores que pueden ser utilizados, sin embargo, algunos de ellos pueden tener algunas restricciones asociados con la disponibilidad de la informacin y los costos para su clculo, en este sentido, se propone utilizar alguna metodologa que permita identificar estas falencias y seleccionar los que ms se ajusten. Una de las ms utilizadas en la metodologa CREMA desarrollada por el Banco Mundial8 la cual analiza cinco criterios:

7 Ver DNP - Gua Metodolgica para la formulacin de Indicadores. Bogot, 2009. 8 Ver Kusek y Rist (2005)



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Claro: debe ser preciso e inequvoco, fcil de interpretar por quienes lo evalan, analizan y/o consultan. Relevante: apropiado al tema tratado, debe expresar claramente lo que se est evaluando. Econmico: disponible a costos razonables Medible: que se pueda expresar en nmeros, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones,

evitando subjetividad Adecuado: las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo

que se pretende evaluar. La seleccin de indicadores no necesariamente debe obedecer al cumplimiento de todos los criterios, estos solo deben ser tenidos en cuenta como apoyo para elegir o desechar algunos indicadores, de tal manera que el nmero seleccionado no sea excesivo y pueda generar cargas adicionales a las reas responsables del clculo y anlisis de la informacin. Adicionalmente la dependencia debe contemplar aspectos como:

Objetivo del proceso: los indicadores formulados a un proceso deben estar alineados con el objetivo, de manera que facilite evaluar el cumplimiento del mismo.

Puntos Crticos de Control PCC: definidos en los procesos de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboracin y control de los documentos de los sistemas de gestin del DNP-DS-L01.

Mapa de riesgos: documentado para cada proceso. Los indicadores que estn asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar informacin relacionada con la eficacia de los controles aplicados.

Requisitos de la NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008: numerales especficos de la norma que puedan ser medidos y aporten informacin para la medicin de eficiencia, eficacia y efectividad del SGC, como por ejemplo: satisfaccin del cliente, auditora interna, seguimiento y medicin del producto y/o servicio.

Objetivos de Calidad: definidos para el sistema, se encuentran incluidos en el manual de calidad. Los indicadores asociados a estos objetivos deben brindar informacin que permita establecer el nivel de cumplimiento.

Ficha de Productos y Servicios: atributos definidos en las fichas de productos y servicios generados de cada proceso.

7.3 DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR

La naturaleza o tipo de indicador depende de los aspectos a evaluar, para efectos de esta metodologa se plantean tres tipos de indicadores: Eficacia, Eficiencia y efectividad (ver capitulo 5. Definiciones)

7.4 DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIN

Todo indicador esta compuesto por una o ms variables. La variable o variables que componen un indicador pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numrica) o cualitativas (asociadas a caractersticas o cualidades del aspecto a medir. Para cada una de las variables se debe identificar la fuente de informacin que brinda los datos requeridos para la frmula matemtica. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de informacin, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen la informacin verificable, confiable y pertinente.

Verificables: cuando la informacin registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la

cual se obtuvieron los datos. Confiables: cuando la informacin suministrada refleje la realidad de la situacin u objeto analizado y

permita tomar decisiones oportunamente. Pertinentes: cuando la informacin represente o corresponda con lo que se pretende medir.



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7.5 DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIN

Corresponde al espacio de tiempo con el cual se deben calcular y registrar los logros obtenidos tras la medicin del indicador (anual, mensual, bimestral, semestral, entre otros). Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecucin del proceso, as como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por los jefes de las dependencias, lderes de proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversin.

7.6 ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CLCULO Y ANLISIS DEL O LOS INDICADORES

Le corresponde al lder de proceso, el gerente de proyecto, el profesional asignado para el seguimiento de Plan de Accin y/o segn lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el calculo de los indicadores. En este sentido, este responsable se encargar de:

Recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la informacin de los indicadores en el formato establecido para seguimiento.

Trabajar de manera coherente y participativa con los profesionales del rea responsables de la formulacin y clculo de indicadores (proyectos, Plan de Accin, Proceso, programas, temas estratgicos, etc.)

Presentar al responsable del anlisis los resultados obtenidos y apoyar el ejercicio de anlisis. Informar al Administrador del sistema acerca de la actualizacin de la hoja de vida correspondiente. Apoyar en la aplicacin de las herramientas de seguimiento, el anlisis de los indicadores y la formulacin

de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera. De otra parte, le corresponde al Jefe de dependencia, lder del proceso o del proyecto, realizar el anlisis de los resultados de los indicadores a travs de las siguientes actividades:

Verificar que el seguimiento, el registro de logros y el anlisis de indicadores se realice de manera oportuna en el formato de hoja de vida.

Revisar y analizar los datos registrados por el responsable de clculo. Presentar los soportes que se requieren para la elaboracin de informes a la alta direccin. Socializar peridicamente con el rea responsable de los indicadores los resultados obtenidos Formular y velar por la formulacin e implementacin de las acciones preventivas, correctivas o de mejora

que se deriven del anlisis del indicador de acuerdo con lo establecido en el proceso Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-RD-AP.

Velar por la aplicacin y continua actualizacin de las herramientas de seguimiento que sean fuente de informacin de los indicadores.

Definir, validar y/o ajustar los parmetros del indicador (meta y rango). Cuando se requiera solicitar la creacin, modificacin o eliminacin de los indicadores de los procesos, proyectos, dependencia que estn bajo su responsabilidad.

7.7 DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVS DE UNA HOJA DE VIDA

Una vez identificados y seleccionados los indicadores, se hace necesario registrar toda la informacin asociada al mismo; lo ms aconsejable para realizar este ejercicio es contar con un formato de hoja de vida. El formato de hoja de vida de indicadores fue establecido por el SGC y se encuentra identificado con el cdigo FGP-26 dentro del macroproceso de Mejora Continua, este instrumento permite documentar el indicador de tal manera que cualquier persona pueda entenderlo fcilmente, programar metas y registrar los resultados y avances logrados



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de acuerdo con la periodicidad establecida. A continuacin se expone en detalle los campos que corresponde a la etapa de formulacin: Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto explicativo, se sugiere que est compuesto por

dos elementos: el objeto a cuantificar, descrito por un sujeto, y la condicin deseada, definida a travs de un verbo objeto y si se considera pertinente una parte descriptiva. Ejemplo

Eficiencia en la actualizacin de la documentacin asociada a los sistemas de Gestin

Condicin deseada el objeto a cuantificar parte descriptiva

Cdigo del indicador: corresponde al nmero que se le adjudique al indicador y que permitir identificarlo.

Objetivo y/o descripcin del indicador: constituye la razn de ser del indicador, establece el propsito o fin ltimo de la medicin. El objetivo debe estar constituido por los siguientes elementos:

Por ejemplo: Calcular el porcentaje de + documentos del SGC + que son actualizados dentro de los tiempos establecidos

Objetivo de Calidad: en esta celda se debe seleccionar y/o relacionar el objetivo de calidad que se encuentre

asociado con el indicador. Proceso relacionado: si el indicador permite verificar el cumplimiento del objetivo de un proceso, en esta celda

se debe seleccionar y/o ingresar el nombre del proceso establecido por el Sistema de Gestin de Calidad SGC-.

Objetivo del proceso: corresponde al objetivo del proceso seleccionado.

Proyecto relacionado: la formulacin de indicadores puede estar asociada no solo al seguimiento de un

proceso, sino tambin, al seguimiento de un proyecto de inversin, en este sentido, seleccione o relacione el proyecto al cual se encuentra vinculado el indicador. Si el indicador no se encuentra asociado a un proyecto seleccione la opcin NA.

Dependencia y/o rea: este campo hace referencia a una dependencia y/o rea especfica. Si el indicador se formula para medir el objetivo de un proceso, la dependencia responsable debe ser la lder del proceso. Si el indicador se crea asociado a un proyecto, la dependencia relacionada debe ser la responsable de la ejecucin del proyecto. Si el indicador no se encuentra asociado a un proceso y/o a un proyecto, se debe seleccionar y/o ingresar el nombre de la dependencia que se encarga del reporte y anlisis del indicador.

Frmula de clculo: corresponde a la operacin matemtica a realizar con las variables para obtener el resultado o logro del indicador, dentro de las opciones a seleccionar se encuentra: Suma, resta, divisin y multiplicacin.



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Identificacin de variables: en estos campos se deben relacionar el nombre o nombres de las variables a

utilizar en la formula matemtica.

Fuente datos: para cada una de las variables se debe identificar la fuente de informacin que brinda los datos requeridos para la frmula matemtica. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de informacin, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen informacin con las siguientes caractersticas: Verificables: cuando la informacin registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la

cual se obtuvieron los datos. Confiables: cuando la informacin suministrada refleje la realidad de la situacin u objeto analizado y

permita tomar decisiones oportunamente. Pertinentes: cuando la informacin represente o corresponda con lo que se pretende medir.

Definicin de variables: es la descripcin detallada de cada una de las variables identificadas.

Periodicidad de medicin: frecuencia con la cual se recolectar, se calcular y registrar la informacin de los

logros obtenidos tras la medicin del indicador. Esta periodicidad poder ser: cuatrienal, anual, semestral, trimestral, bimestral y mensual. Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecucin del proceso, as como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por el Lder de proceso, se recomiendan seguimientos peridicos (mensual Trimestral) a fin de poder realizar acciones que permitan obtener los logros del indicador y el cumplimiento del objetivo9.

Tipo: en este campo se debe seleccionar uno de los tres tipos de indicadores identificados: Eficacia, eficiencia

y efectividad. A continuacin se presentan algunos ejemplos:

Eficacia - Capacitaciones realizados Eficiencia - Eficiencia en la actualizacin de la documentacin asociada a los sistemas de Gestin Efectividad: Nmero de inconsistencias registradas

Tendencia: corresponde al comportamiento en que se programarn las metas y se debern obtener los logros.

Tendencia creciente o incremental: los resultados esperados correspondern a buscar siempre un

mayor valor, es decir, a mayor valor, mejor comportamiento.

Creciente o incremental con lnea base: los resultados esperados correspondern a buscar siempre un mayor valor, es decir, a mayor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior el incremental con lnea base debe incluir el resultado esperado en el periodo a evaluar as como el acumulado del periodo inmediatamente anterior, de tal manera que las variables a registrar debern tener un comportamiento siempre de menor a mayor valor.

Ejemplo para el ingreso de los valores de las variables que componen un indicador incremental o incremental con lnea Base de unidad de medida porcentual:

9 Excepto para procesos que por su naturaleza no pueden ser medidos con esa continuidad, como por ejemplo el proceso Elaboracin, publicacin y socializacin del Plan Nacional de Desarrollo.



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Datos a ingresar para indicador creciente o incremental

Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable 1 20 12 80 50 Variable 2 18 11 75 50 Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 20/18=90% 12/10=91% 80/70=93.7% 50/35=100% Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100%

Datos a ingresar para indicador creciente o incremental con lnea base

Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable 1 20 32 112 162 Variable 2 18 30 108 162 Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 30/32=90.6% 108/112=96.4% 162/162=100% Logro tipo incremental con lnea base

100% 98.5% 101% 100%

Tendencia decreciente o decremental: los resultados esperados correspondern a buscar siempre un menor

valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento. Decreciente o decremental con lnea base: los resultados esperados correspondern a buscar siempre un

menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior, el decremental con lnea base debe incluir el resultado esperado en el periodo a evaluar as como el acumulado del periodo inmediatamente anteriores, de tal manera que las variables a registrar debern tener un comportamiento siempre de mayor a menor valor.

Ejemplo para el ingreso de los valores de las variables que componen un indicador decreciente o decremental con lnea Base de unidad de medida porcentual:

Datos a ingresar para indicador decreciente o decremental

Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril

Variable 1 20 39 58 76

Variable 2 1 3 2 1

Meta propuesta 4% 3% 2% 1%

Calculo Logro 1/20=5% 3/39=7,7% 2/58=3,4% 1/76=1,3%

Cumplimiento meta 80% 39% 59% 77%

Datos a ingresar para indicador decreciente o decremental con lnea base

Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril

Variable 1 20 59 117 193

Variable 2 1 3 3 4

Meta propuesta 5% 4% 3% 2%

Calculo Logro 1/20=5% 3/59=5,1% 3/117=2,6% 4/193=2,1%

Cumplimiento meta 100% 79% 117% 96,5%



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Tendencia constante: las metas o logros esperados para todos los periodos es el mismo.

Unidad de medida: corresponde a la parte indivisible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o tamao de una variable10; Ejemplo: porcentaje, talleres, personas, etc.

Fecha de Creacin: fecha en la que es aprobado el indicador e inicia la consolidacin de datos y la construccin de serie.

Lnea Base: datos e informacin que describe la situacin previa a una intervencin para el desarrollo y con la cual es posible realizar seguimiento y monitoreo. Si el indicador es un indicador existente, la lnea base corresponder al ltimo dato reportado antes de iniciarse la medicin. Si se formula un nuevo indicador y se desconoce el valor inicial se debe ingresar dato No Disponible (ND).

Responsable de clculo: de acuerdo con el numeral 7.6 le corresponde el lder de proceso, el gerente de

proyecto, el profesional asignado para el seguimiento de Plan de Accin y/o segn lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el calculo de los indicadores.

Responsable del anlisis: esta labor debe ser asumida por el Jefe de dependencia, lder del proceso o del proyecto quien asumir las funciones descritas en el numeral 7.6.

Rango: valor cualitativo que se toman como referencia para determinar si el avance y cumplimiento de metas obtenido en un periodo especfico es sobresaliente, satisfactorio o deficiente.

Sobresaliente: calificacin cualitativa que obtendr cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o superior al establecido.

Satisfactorio: calificacin cualitativa que obtendr cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea menor al valor establecido como superior y mayor al establecido como deficiente.

Deficiente: calificacin cualitativa que obtendr cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o inferior al establecido.

Estos rangos se encuentran establecidos en el formato F-GP 26 Hoja de Vida de Indicador.

Meta: corresponde al valor esperado de un indicador en un periodo especifico, este debe ser coherente con la lnea base y la tendencia del indicador (creciente, decreciente y constante); de tal manera que si el indicador es de tendencia decreciente, el valor de las metas debe ser inferior a la lnea base y/o a la meta inmediatamente anterior; si el indicador es creciente la meta debe ser superior a la lnea base y/o a la meta inmediatamente anterior; y si el indicador es constante la meta para todos los periodos debe ser la misma..

Ejemplo

Tipo

Indicador Lnea Base

Meta 1er Trimestre

Meta 2do Trimestre

Meta 3er Trimestre

Meta 4to Trimestre

Decreciente 16 15 14 13 12 Creciente 65% 70% 75% 80% 85% Constante 100% 100% 100% 100% 100%

10 Gua metodolgica para la formulacin de indicadores DNP (2009)



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Para la formulacin de metas se recomienda contemplar el comportamiento histrico del indicador y los recursos financieros, tcnicos, humanos, etc., que se requieran para lograr cada uno de los resultados propuestos. Para la definicin de la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Indicador nuevo Verificar si existen datos histricos. Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias. Indicador existente Revisar los datos histricos del indicador y el anlisis de tendencia. Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias. Analizar el comportamiento del proceso o cambios que lo afectan considerablemente y, por

consiguiente, pudieran afectar la formulacin de la meta Las metas establecidas (menores al 100%) se han alcanzado continuamente durante los periodos

analizados, razn por la cual se debe contemplar un incremento en la meta. Las metas (igual al 100%) se han alcanzado durante periodos continuos, razn por la cual se debe

replantear la reformulacin del indicador.

8. REVISIN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC.

Una vez recibidos el formato F-GP-26 Hoja de Vida de Indicadores, el administrador del SGC, apoyado por el enlace del Grupo de Planeacin responsable de asesorar a la dependencia que formul el indicador, revisarn:

Que el indicador formulado no exista o haya existido en el formato FGP-31 Tablero de Indicadores de Gestin del DNP

Que la formulacin de indicador corresponda con las directrices estipuladas en el numeral 7 de este documento.

Que el ciclo de medicin del indicador es corto (inferior a un ao), razn por la cual no se considerar el registro de este indicador en el tablero de control.

La relacin del indicador con la matriz de productos y servicios generados por los procesos del SGC Si la solicitud de creacin del indicador es pertinente, el administrador del SGC, adelantar el registro correspondiente en el formato FGP-31 Tablero de Indicadores de Gestin del DNP y adicionalmente por cada indicador formulado se asignar un cdigo conformado por ocho (8) dgitos en mayscula. Los dos (2) primeros hacen referencia a la Hoja de Vida (HV) seguidos de un guion, los dos (2) siguientes hacen referencia al macroproceso seguidos de un guion, los dos (2) siguientes hacen referencia al proceso al cual est asociada la hoja de vida y los dos (2) ltimos hacen referencia al consecutivo de las hojas de vida de los indicadores asociados a un mismo proceso, por ultimo se asignara el nmero de la versin. Si el Grupo de Planeacin considera que deben realizar ajustes a la formulacin del indicador, solicitar a travs de correo electrnico la correccin del respectivo formato FGP-26 Hoja de vida de indicadores. Si se considera que no es pertinente la formulacin del indicador el Grupo de Planeacin informara a travs de correo electrnico las razones por las cuales no procede la solicitud



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9. REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIN DEL DNP DEL INDICADOR FORMULADO

Una vez aprobado y codificada la hoja de vida del indicador el administrador del sistema de Gestion de Calidad ingresa la informacin en el formato F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIN DEL DNP y verifica que ste haga parte de los reportes generados para medir la Gestin del DNP (gestin por dependencias, procesos, proyectos, tipo indicador, entre otros).

10. MODIFICACIN A LA FORMULACIN DEL INDICADOR

Las modificaciones a la formulacin de indicador, se solicitan a travs del diligenciamiento del Formato FGP-13 Solicitud para la actualizacin, creacin o eliminacin de documentos y posterior envi al administrador del SGC al correo electrnico [email protected], con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, lderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversin y/o representantes MECI-SGC. La solicitud ser revisada por el administrador del Sistema de Gestin de Calidad, el cual verificar que el campo a modificar cumpla con las siguientes condiciones:

Para modificacin del nombre: que sea claro, corto, en lo posible auto explicativo y que tenga el mismo propsito del inicialmente formulado.

Para modificar el objetivo del indicador: que corresponda con el nombre del indicador y establezca el propsito o fin ltimo de la medicin.

Para modificar los campos de objetivo de calidad, proceso relacionado, objetivo del proceso, proyecto relacionado y dependencia: que corresponda con los nombres definidos por le Sistema de Gestion de calidad y en el Sistema Unificado de Inversin y Finanzas Pblicas - SUIFP.

Para la modificacin de frmula, variables y definicin de variables: que correspondan con el nombre y el objetivo previamente definido.

Para la modificacin de fuente de informacin de las variables: que estas sean verificables, confiables y pertinentes.

Para la modificacin de periodicidad: que corresponda a la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecucin del proceso, as como la disponibilidad de los datos.

Para la modificacin tipo: que corresponda con los previamente definidos (eficacia, eficiencia y efectividad) y tengan relacin directa con el nombre y objetivo del indicador.

Para la modificacin tendencia: que vaya en concordancia con las metas establecidas desde la formulacin inicial.

Para la modificacin de la unidad de medida: que corresponda con el resultado a obtener en la formula matemtica.

Para la modificacin del responsable del clculo y del anlisis: que el profesional asignado interacte con el proceso y tenga conocimiento de esta asignacin.

Para la modificacin de metas: que correspondan con la tendencia del indicador y no difiera en la alta proporcin de las mestas histricas. Para el caso de indicadores que miden atencin a demanda se contemplar un anlisis de reportes histricos.

Una vez revisada y aprobada la solicitud de modificacin a la formulacin del indicador, el administrador del Sistema de Gestion de Calidad procede a ajustar la hoja de vida, a actualizar el formato FGP -31 tablero de indicadores del DNP e informar a travs de correo electrnico al funcionario solicitante.



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En los casos en que no se encuentre procedente la solicitud de modificacin o la formulacin del indicador, el administrador del sistema de Gestion de Calidad informar a travs de correo electrnico al funcionario responsable, justificando la razn por la cual no procede.

11. ELIMINACIN DE UNO O VARIOS INDICADORES

La eliminacin de uno o varios indicadores, se podr realizar en alguno de los siguientes eventos:

Cuando se ajusta el objetivo del proceso y el indicador no mide el cumplimiento del mismo. Cuando en cumplimiento del indicador tenga un comportamiento recurrente del 100%.

Cuando las fuentes de informacin no se encuentren disponibles.

Cuando tras una revisin de los datos histricos del indicador, la direccin de la dependencia responsable lo considera no procedente.

La solicitud de eliminacin se debe realizar a travs del diligenciamiento del Formato FGP-13 Solicitud para la actualizacin, creacin o eliminacin de documentos y posterior envi al administrador del SGC al correo electrnico [email protected], con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, lderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversin y/o representantes MECI-SGC.

12. IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL CLCULO

Dentro de los ltimos 3 das hbiles de cada mes el administrador del SGC enva a los representantes MECI-SGC, jefes de la dependencia, lder y/o autoridad del proceso, supervisor y/o coordinador de proyecto de inversin, un correo electrnico solicitando el seguimiento y reporte de informacin de los indicadores a su cargo. Le corresponder al funcionario asignado como responsable del clculo y del anlisis, recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la informacin de los indicadores en el formato, teniendo en cuenta la periodicidad de medicin previamente formulada. El formato FGP 26 presenta una seccin en donde los responsables debern:

Registrar los valores numricos correspondientes al periodo evaluado de cada una de las variables definidas.

Consultar y validar el comportamiento de los resultados respecto a los rangos definidos por la hoja de vida. Validar el comportamiento grafico del resultado del indicador, verificando que este se encuentre acorde con

el dato ingresado para cada periodo de evaluacin. Registrar para cada trimestre la justificacin de los resultados obtenidos. Describir las diferentes acciones a tomar con el fin de mejorar el resultado del indicador, para los siguientes

periodos de medicin. Actualizar la fecha de corte de acuerdo con el trimestre analizado. Actualizar la fecha de aprobacin de la informacin suministrada en el seguimiento.

Para los indicadores provenientes de Sistemas de Informacin, el Grupo de Planeacin durante los primeros 5 das hbiles despus de culminado el trimestre, generar y/o solicitar los reportes requeridos para el clculo de indicadores e ingresar el respectivo registro de informacin en las hojas de vida. Realizado el cargue de informacin, el administrador del sistema solicitar va correo electrnico a los responsables, el anlisis de los resultados del indicador y el diligenciamiento de los campos justificacin de los resultados, acciones a tomar y fecha de aprobacin del indicador.



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12.1 ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA SEGUIMIENTO El formato FGP - 26 Hoja de vida de indicadores contempla una seccin en donde el responsable del clculo del indicador deber registrar el seguimiento del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida y teniendo en cuenta los siguientes campos:

Periodo: corresponde los doce (12) meses de ao, lo ideal sera que el responsable relacione informacin con periodicidad mensual, sin embargo el formato permite el ingreso de informacin con periodicidad mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual.

Variable 1 y variable 2: en estas celdas el responsable del clculo debe ingresar la informacin cuantitativa, teniendo en cuenta la operacin matemtica, ya que para el caso de la divisin el orden de ingreso de estas variables determina el resultado del indicador.

Resultado del Indicador: en estas celdas se calcula el resultado matemtico obtenido de la informacin ingresada en las dos variables.

Meta: en esta columna se deben relacionar las metas definidas para cada uno de los trimestres. En este sentido, para los tres primeros meses se debe ingresar la meta definida para el primer trimestre y para los ltimos tres meses la meta del cuarto trimestre.

Avance % Meta Trimestre: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente

a la meta programada para el trimestre evaluado. Es decir se debe dividir el resultado del indicador en la meta programada para el periodo evaluado.

Cualificacin trimestre: corresponde a la calificacin cualitativa del resultado del indicador, de acuerdo con los rangos establecidos en la definicin de metas.

Avance % Meta ao: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la

meta programada para el ao evaluado. Es decir se divide el resultado del indicador en la meta programada para el ao.

Cualificacin ao: corresponde a la calificacin cualitativa del resultado del indicador, de acuerdo con los rangos establecidos en la definicin de metas.

12.2. ESTRUCTURA FORMATO FGP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA ANLISIS DE RESULTADOS

El anlisis de indicadores se realizar con periodicidad trimestral para lo cual se debern consultar y diligenciar los siguientes campos de la hoja de vida: Para consulta:

Cuadro de Rangos: este cuadro permite conocer cuantos de los reportes realizados se encuentran en rango sobresaliente, satisfactorio y deficiente.

Grficos: el formato presenta dos grficos en el primero se presentan los resultados del indicador por cada periodo registrado y en el segundo el logro del indicador con respecto a la meta programada.

Para diligenciamiento:

Anlisis de resultados: por cada trimestre los responsables de anlisis del indicador con base en la

informacin registrada en las variables y el clculo del indicador, deben validar el comportamiento de los grficos y registrar la justificacin de los resultados obtenidos.



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Acciones tomadas: el responsable del anlisis del indicador deber relacionar las acciones que realizaron para obtener los resultados del indicador y/o las acciones preventivas, correctivas o de mejora que formularan para mejorar su desempeo.

Fecha de corte: corresponde a la fecha que se tomo para realizar el clculo del indicador. Fecha aprobacin: indica la fecha en la cual el Lder del proceso aprob el clculo del indicador, esta fecha

le permite al Grupo de Planeacin identificar si el indicador esta actualizado y es informacin confiable. Como ejercicio de anlisis y validacin del indicador es importante que el responsable contemple algunos aspectos como: El indicador no permite medir el desempeo del proceso o las variables no pueden ser controladas por el DNP. La fuente de datos no se identific adecuadamente. Se requiere ajustar los parmetros establecidos: periodicidad, rango y metas debido a que fueron

sobrestimados. El rango y/o meta pueden ser ajustados debido a que se han alcanzado peridicamente y se ha mantenido dicho

comportamiento. Surgieron cambios que afectan la ejecucin de los procesos y por consiguiente afectan las variables del

indicador. Para el caso de los procesos transversales, los ajustes o modificaciones generados por la revisin, deben ser efectuados por el Lder del proceso. Una vez aprobados, se actualiza la hoja de vida del indicador y los documentos en los cuales se haga referencia al mismo, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboracin y control de los documentos de los sistemas de gestin del DNP-DS-L01. Una vez actualizada esta informacin y de acuerdo a las directrices del Sistema de Gestin de Calidad, el Lder del proceso revisar los resultados a fin de establecer las acciones a seguir:

Reportar e informar al Administrador del SGC la actualizacin del indicador. Realizar la respectiva correccin segn el AP-L01 Lineamiento para la formulacin y seguimiento de

acciones preventivas, correctivas y de mejora, si el indicador presenta un comportamiento deficiente. Formular acciones correctivas segn el AP-L01 Lineamiento para la formulacin y seguimiento de

acciones preventivas, correctivas y de mejora cuando el indicador presenta un comportamiento deficiente.

Formular acciones preventivas cuando el resultado del indicador se encuentre prximo a obtener un comportamiento deficiente. segn por el AP-L01 Lineamiento para la formulacin y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Solicitar la eliminacin o modificacin del indicador o la creacin de uno nuevo, de acuerdo con lo establecido en los numerales 10 y 11 a travs del Formato FGP-13 Solicitud para la actualizacin, creacin o eliminacin de documentos y posterior envi al administrador del SGC al correo electrnico [email protected], con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, lderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversin y/o representantes MECI-SGC.

13. MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES

Esta medicin tendr como objetivo medir la gestin del DNP y de cada una de las dependencias, a travs de la informacin contemplada en del formato FGP -31 tablero de indicadores del DNP, en trminos de cumplimiento de metas de indicadores asociados a objetivos de calidad, procesos, proyectos, dependencias, tipo de indicador, etc. La verificacin del cumplimiento de metas se podr realizar de acuerdo con la periodicidad establecida por cada una de las hojas de vida de los indicadores, sin embargo, para efectos de elaboracin de reportes e informes el Grupo de Planeacin verificar y/o realizar una medicin trimestral.



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La medicin de la gestin del DNP se realizar teniendo en cuenta todos los avances porcentuales de las metas de los indicadores que hacen parte del tablero de indicadores, es decir, corresponder a un promedio simple del cumplimiento de las metas establecidas por cada hoja de vida: El clculo ser el siguiente: GESTION DNP: % cumplimiento metas de indicadores. nmero de indicadores

Ind. Var. 1 Var. 2 Logro Meta %

cumplimiento

Ind. 1 8 10 80% 100% 80%

Ind. 2 45 50 90% 90% 100%

Ind. 3 24 24 25 96%

Ind. 4 85 89 96% 98% 97%

Ind. 5 1480 1500 99% 100% 99%

Ind. 6 26 26 100% 99% 100%

Ind. 7 24% 25% 96% 98% 98%

Ind. 8 85% 85% 100% 98% 100% GESTION DNP: 770% . = 96% 8 Adicionalmente, estos resultados sern presentados de la siguiente manera: Por Objetivos de calidad: definidos por la alta Direccin y alineados con la misin, visin y poltica de calidad. Para el clculo de la gestin por objetivos, se tomaran los indicadores que fueron asociados en las hojas de vida a cada uno de ellos y el clculo ser el siguiente:

Gestin DNP por Objetivo: % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Objetivo. nmero de indicadores del Objetivo Por proceso: los procesos del DNP estn definidos por el Sistema de Gestin de Calidad SGC, cada uno de ellos con un objetivo especfico medido a travs de uno o ms indicadores, la gestin del cumplimiento de metas de cada uno de estos procesos se calculara de la siguiente manera:

Gestin DNP por Proceso: % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Proceso. nmero de indicadores del Proceso Por proyectos: algunos indicadores asociados a proceso, hacen parte tambin del banco de indicadores de proyectos de SUIFP, la gestin por proceso se calcular teniendo en cuenta estos indicadores y los creados especficamente para cada uno de los proyectos, en este sentido el clculo ser el siguiente:

Gestin DNP por Proyectos: % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Proyecto. nmero de indicadores del Proyecto Por dependencias: todos los indicadores estarn asociados a una dependencia encargada de calcular y analizar el indicador, para medir la gestin por dependencia se tomarn todos los indicadores asociadas a la misma y se realizar un promedio simple del cumplimiento de las metas asociados a los mismos, de la siguiente manera:



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Gestin DNP por Dependencia: % cumplimiento metas Ind. que hacen parte de la dependencia.

nmero de indicadores de la dependencia Por tipo de indicador: todo indicador debe estar tipificado, a travs de este clculo se podr identificar como se encuentra el DNP en el cumplimiento de metas asociadas a eficacia, eficiencia y efectividad.

14. PRESENTACIN DE INFORMES

El Grupo de Planeacin es el encargado de preparar y presentar a la Alta Direccin los informes de seguimiento a la gestin, esta informacin se realizar segn lo establecido en el proceso Seguimiento a los sistemas de gestin-MC-RD o cuando el Administrador del sistema, la Alta Direccin o su Representante lo soliciten.

15. PUBLICACIN DE INFORMACIN

Con el propsito de facilitar las consultas y el reporte peridico de los indicadores, los resultados trimestrales de la gestin del DNP se publicar trimestralmente en la pgina web del DNP y en la red en el disco, de igual manera sern enviados a las dependencias para su correspondiente revisin.



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16. ANEXO HOJA DE VIDA DE INDICADOR

COD. INDI:

Variable 1

Variable 2

PERIODICIDAD DE

MEDICIN:TIPO: TENDENCIA

LNEA BASE (LB)

Menor a Mayor a

AO

META AO:

AO

Periodo Variable 1 Variable 2CALCULO

INDICADOR Meta

Avance % Meta

Trimestre

Cualificacin

trimestre

Avance % Meta

AO Cualificacin ao

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL AO

Validador ingreso datos

SEGUIMIENTO

PROGRAMACIN DE METAS

META 1ER TRIMESTRE META 2DO TRIMESTRE META 3ER TRIMESTRE META 4TO TRIMESTRE

Rangos en el

cumplimiento de la

meta:

Sobresaliente Satisfactorio Deficiente

Mayor igual a Menor igual a

UNIDAD DE MEDIDA FECHA DE CREACIN

RESPONSABLE CALCULO: RESPONSABLE ANLISIS:

DEFINICION DE

VARIABLES

0

0

DEPENDENCIA

FORMULA DE CLCULOIdentifiacin de

variables

FUENTE DE

DATOS

PROCESO RELACIONADO

OBJETIVO DEL PROCESO:

PROYECTO RELACIONADO

DATOS GENERALES

NOMBRE DEL INDICADOR:

OBJETIVO Y/O DESCRIPCIN DEL INDICADOR:

OBJETIVO DE CALIDAD

HOJA DE VIDA DE INDICADORESCODIGO: HV-SG-EV-01

VERSIN: 2



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Avance Trimestral Avance anual

Sobresaliente

Satisfactorio

Deficiente

AO

AO

FECHA DE CORTE FECHA APROBACIN:

Tercer trimestre

Cuarto trimestre

Primer Trimestre

Segundo Trimestre

COMPORTAMIENTO MENSUAL

Los resultados obtenidos por encima de la lnea verde se encuentran en el rango de sobresalientes, por debajo de la lnea roja Deficiente y en medio de las dos lneas en rango Satisfactorio.

ANALISIS - REPORTE DE LOGROS

ANALISIS DE RESULTADOS ACCIONES TOMADAS

GRFICO DE RESULTADOS

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL AO

Resultado mensual indicador

CALCULO INDICADOR

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Resultado mensual indicador

Avance % Meta Trimestre Sobresaliente Deficiente

Fecha de aprobacin: 3/09/2013 Revis: ______________________________ Martha Adriana Amzquita Crdenas Coordinadora Grupo de Planeacin Aprob: ______________________________ Tatiana Milena Mendoza Lara Secretaria General


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