¿QUÉ ES UN ARCHIVO? Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos

Pero la expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por archivo se entiende el espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina en donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución.

Los archivos están formados por documentos, pero ¿qué se entiende por documento? se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal

Organización de Archivos

Hay una idea que debe predominar por encima de todo, y es que los archivos se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto quiere decir que el sistema que diseñemos deberá servir para cubrir las necesidades futuras de la oficina.

Conseguir esto sólo será posible elaborando un buen plan de trabajo y adquiriendo unos conocimientos de archivo.

REUNIÓN DE TRABAJO Se comenzará con una reunión de los responsables de la oficina. Si en el Ayuntamiento existe un archivero asistirá a la reunión y dirigirá los trabajos. De esta reunión se obtendrá: * Un análisis del problema * Una fijación de objetivos * Un consenso Análisis del problema Se estudiarán cuáles son los problemas que presenta el archivo de la oficina. Estos problemas pueden ser de muy diversa índole pero los más comunes son: * Acumulación de documentos, en un breve período de tiempo, por el incremento de los asuntos gestionados. * Cambios de personal. * Traslado de dependencias. * Indefinición de tareas encomendadas a cada puesto de trabajo. * Diferentes criterios de archivo entre el personal de la oficina.

* Inexistencia de un Archivo General o falta de personal cualificado en el mismo, lo que impide una transferencia de documentos sistematizada. * Mobiliario y material incorrecto para archivar los documentos. * Mala utilización de los instrumentos informáticos en relación con los documentos en soporte papel. * Falta de normalización de los impresos. Para analizar estos problemas será de gran ayuda la utilización de un cuestionario en el que se refleje la situación actual del archivo.

La utilización de un cuestionario es de gran utilidad para reflexionar no sólo, sobre la situación de los documentos sino también sobre las funciones y actividades de las oficinas. Tan importante como analizar los problemas es el marcar los objetivos que se pretenden conseguir

La gestión y el control de la información debe ser el objetivo último en una oficina. Pero este control sólo se consigue con la suma de tres factores: * Una buena organización de los

documentos * Una perfecta organización y coordinación * Unos programas de ordenador adaptados a la realidad de cada oficina.

Necesidad de consenso

Es evidente que para organizar los documentos de una oficina todas las partes implicadas tienen que estar convencidas de esa necesidad. Un problema puede ser el que no todo el mundo acepte que el sistema existente no es el adecuado, cuando no ha sabido responder a todas las necesidades de la oficina en el actual momento de la gestión municipal, a pesar de que fuera perfectamente válido en épocas anteriores.

Cuando comenzar la organización en el segundo semestre del año.

En cuanto al material auxiliar necesario para la organización será el siguiente: * Lápiz y papel * Carpetillas o guardas * Etiquetas adhesivas móviles de diferentes colores * Bandejas clasificadoras * Cajas de archivo * Carpetas clasificadoras * Fichas de cartulina.

Una vez organizados los documentos de apoyo y la documentación informativa auxiliar se debe proceder a organizar los documentos administrativos de la oficina. Con estos documentos se formarán tres grupos: * Documentos sin vigencia administrativa * Documentos tramitados de consulta frecuente * Documentos en trámite y con vigencia administrativa.

Porque los documentos independientemente de las características ya enumeradas tienen un valor que puede venir dado por su información o como sustentador de derechos.

Valor Administrativo * Valor Legal/Fiscal * Valor Histórico.

Valor Administrativo, es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestión de sus asuntos.

Valor Legal o fiscal es el que viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administración y para los ciudadanos.

El valor histórico, viene marcado por la información que contiene el documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una institución o de una comunidad. El valor histórico de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organización de los documentos de una institución, por eso es corriente oír hablar de palabras tales como archivo activo, semiactivo y pasivo, o de manera más simplista archivos vivos y archivos muertos.

Este sistema de archivo que podemos definir como «el conjunto de órganos en donde se ubican los documentos en razón de su utilidad para la gestión administrativa, los ciudadanos y los investigadores, y que están atendidos por personal preparado y responsable», constituye el cauce por el que discurre el flujo documental de un Ayuntamiento. Este cauce debe estar debidamente canalizado y permitir la eliminación de los documentos que obstaculicen su marcha.

Se define cuatro tipos de archivos: * Archivo de Oficina * Archivo Central * Archivo Intermedio * Archivo Histórico

Gestión de Documentos Dicho de manera más clara «es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las Administraciones».

CICLO DE VIDA de los documentos, que en su versión más radical consiste «en que la información registrada tiene una vida similar a la de un organismo vivo, en el sentido que nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de conservación histórica o eliminación»

PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS que podríamos definir como una actuación sobre los documentos destinada a asegurar la economía y la eficiencia en su gestión y que permita su identificación, su conservación y la utilización de los archivos de forma sistemática

fases representativas del ciclo de vida de los documentos: Fase de creación de documentos: Se estudiará el diseño de los formularios, la preparación y la gestión de la correspondencia, el desarrollo de sistemas de gestión de la información y la aplicación de las modernas tecnologías a estos procesos.

Fase de mantenimiento y uso de los documentos: En esta fase se desarrollará un completo sistema de archivos y recuperación de los documentos, gestión de archivos de oficina, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres, creación de archivos intermedios y aplicación de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos. Fase de disposición de los documentos (conservación o eliminación): incluye la identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de valoración con el fin de eliminar o transferir los documentos al Archivo Histórico.

Estos grandes grupos serían: * Correspondencia * Expedientes

Documentos de Enlace * Documentos de Notificación * Documentos de apoyo a la gestión * Documentación informativa auxiliar

Transferencias documentales

El primer paso será su separación física del resto de los documentos de la oficina.

El segundo será la eliminación del material de oficina inservible. Carpetas clasificadores, legajos y cajas en mal estado se destruirán. El material de oficina que pueda ser reutilizado se conservará para su empleo en la creación del sistema de archivo.

En tercer lugar se retirarán los clips, post-it y gomas elásticas. Los documentos nunca se deben archivar con clips. La función de estos elementos es unir documentos de forma provisional, pero nunca de forma definitiva. Los clips tienden a engancharse unos con otros alterando el orden de los documentos e inclusos separándolos. otra característica de los clips metálicos es

que tienden a oxidarse manchando el documento. En cuento a las gomas elásticas podemos decir que causan más daño que los clips, ya que tienden a descomponerse y adherirse al papel en contacto con ellas.

El siguiente paso es la eliminación de notas manuscritas, borradores y copias. Es frecuente archivar los expedientes con el manuscrito y la copia mecanografiada cuando la primera es innecesaria. La documentación de carácter personal de los funcionarios queda traspapelada entre los documentos administrativos con más frecuencia de lo que sería deseable, por ello, no es extraño encontrar entre los expedientes tarjetas postales, facturas y documentos menos intrascendentes. Toda esta documentación ha de ser retirada. El quinto paso será la ordenación e instalación de los documentos. Los documentos se instalarán en cajas de cartón de archivo definitivo del tamaño folio prolongado. Las cajas deben llenarse pero nunca tanto como para impedir su cierre. Los documentos se instalarán en las cajas por años respetando el orden original que tuvieran en la oficina.

A continuación se procederá a la numeración de las cajas. Por último los documentos serán transferidos al Archivo Central mediante un formulario que servirá de control y garantía de la transferencia, tanto para la oficina como para el Archivo Central. Este formulario recibe el nombre de Hoja de Remisión o Relación de Entrega20. Los datos que refleja son los siguientes: * Identificación de la oficina remitente. * Descripción de las unidades documentales. * Año o años de los documentos * Firmas de los responsables. * Fecha del envío. * Y datos técnicos sobre las características de los documentos, que suele cumplimentar el Archivo.

Sistema documental

IDENTIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES Una buena organización de un archivo sólo es posible si se identifican correctamente las series documentales, o lo que es lo mismo, los sistemas de archivo que se implanten en la Administración estarán abocados al fracaso sin un buen conocimiento de lo que es una serie documental.

¿Qué es una serie documental? De las varias definiciones existentes hemos elegido la establecida en el Diccionario de Terminología Archivística que dice lo siguiente: «Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento». Hay que destacar las palabras «misma competencia y misma norma de procedimiento» ya que aquí está el quid de la cuestión.

Ley de acceso a la información publica

promueva la participación ciudadana, la eficiencia de la administración pública, la lucha contra la corrupción y la generación de una cultura de transparencia.

Art. 1.- La presente ley tiene como objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a lainformación pública, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las instituciones del Estado.

Art 4 principios siguientes:a. Máxima publicidad: la información en poder de los entes obligados es pública y su difusiónirrestricta, salvo las excepciones expresamente establecidas por la ley.b. Disponibilidad: la información pública debe estar al alcance de los particulares.c. Prontitud: la información pública debe ser suministrada con presteza.d. Integridad: la información pública debe ser completa, fidedigna y veraz.e. Igualdad: la información pública debe ser brindada sin discriminación alguna.f. Sencillez: los procedimientos para la entrega de la información deben ser simples yexpeditos.g. Gratuidad: el acceso a la información debe ser gratuito.h. Rendición de cuentas. Quienes desempeñan responsabilidades en el Estado o administranbienes públicos están obligados a rendir cuentas ante el público y autoridad competente, por el uso y la administración de los bienes públicos a su cargo y sobre su gestión, deacuerdo a la ley.

Divulgación de InformaciónArt. 10.- Los entes obligados, de manera oficiosa, pondrán a disposición del público, divulgarány actualizarán, en los términos de los lineamientos que expida el Instituto, la información siguiente:

Lineamientos para la Administración de ArchivosArt. 40.- Corresponderá al Instituto elaborar y actualizar los lineamientos técnicos para laadministración, catalogación, conservación y protección de información pública en poder de los entes obligados, salvo que existan leyes especiales que regulen la administración de archivos de los entes obligados.Los lineamientos tomarán en cuenta las normas, estándares y prácticas internacionales en lamateria.Los lineamientos serán orientaciones generales para la administración más eficaz y eficiente delos archivos.Contenido de los LineamientosArt. 41.- Los lineamientos que el Instituto emita para la creación o generación de datos y archivos,así como para la conservación de los mismos, contendrán los siguientes aspectos:a. Criterios sobre la identificación y seguimiento a los datos y documentos desde el momentoen que sean creados o recibidos.

b. Mecanismos que permitan la adecuada administración, catalogación, conservación yprotección de la información de acuerdo con su naturaleza.c. Mecanismos para la conservación y mantenimiento de la información que obedezca aestándares mínimos en materia de archivología.d. La capacitación a funcionarios en técnicas de archivología.e. La organización de la información, de manera que facilite la consulta directa de losparticulares.f. El uso de tecnologías que permitan el resguardo eficiente y eficaz de la informaciónpública.Los lineamientos deberán tener en cuenta las capacidades materiales y de recurso humano delas instituciones a las que se dirijan.

Funcionamiento de ArchivosArt. 42.-Los entes obligados, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurarel adecuado funcionamiento de los archivos, con tal fin:a. Crearán un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datosque genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función, el cual deberámantenerse actualizado.b. Establecerán programas de automatización de la consulta de archivos por medioselectrónicos.c. Se guiarán por los lineamientos y observaciones que sobre el particular emita el Instituto.

Responsable de ArchivosArt. 43.- Los titulares de los entes obligados designarán a un funcionario responsable de losarchivos en cada entidad, quien será el encargado de la organización, catalogación, conservación y administración de los documentos de la entidad; además, elaborará y pondrá a disposición del público una guía de la organización del archivo y de los sistemas de clasificación y catalogación.

Características de los ArchivosArt. 44.-La información en poder de las instituciones públicas deberá estar disponible en losarchivos correspondientes, los que deberán satisfacer las siguientes características:a. Cuando se trate de información correspondiente al año que esté en curso, impresos enpapel, digitalizados o en cualquier medio de soporte electrónico.b. La información oficiosa del año inmediato anterior al que se encuentre en curso deberáestar disponible de manera electrónica para su consulta y organizada de acuerdo con losprincipios archivológicos.c. Los archivos deberán estar clasificados por períodos, áreas o rubros.

GratuidadArt. 61.-La obtención y consulta de la información pública se regirá por el principio de gratuidad,en virtud del cual se permitirá el acceso directo a la información libre de costos.

Entrega de Información

Art. 62.- Los entes obligados deberán entregar únicamente información que se encuentre en supoder. La obligación de acceso a la información pública se dará por cumplida cuando se pongan adisposición del solicitante para consulta directa los documentos que la contengan en el sitio donde seencuentren; o bien, mediante la expedición de copias simples, certificadas o por cualquier otro mediotecnológico conocido o por conocerse.

Consulta DirectaArt. 63.- El solicitante tendrá derecho a efectuar la consulta directa de información pública dentrode los horarios de atención general del ente obligado correspondiente.Validez de la InformaciónArt. 64. Los documentos emitidos por los órganos de la Administración Pública utilizandotecnologías de la información y comunicaciones gozarán de la validez de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y el cumplimiento de requisitos y garantías que disponga la legislación pertinente.Resolución MotivadaArt. 65.-Todas las decisiones de los entes obligados deberán entregarse por escrito al solicitantey serán motivadas, con mención breve pero suficiente de sus fundamentos, precisándose las razones den hecho y de Derecho que determinaron e indujeron a la entidad a adoptar su decisión. Dichas decisiones deberán ser notificadas por el medio que haya sido indicado por el solicitante.

Plazos de RespuestaArt. 71.- La respuesta a la solicitud deberá ser notificada al interesado en el menor tiempo posible,que no podrá ser mayor de diez días hábiles, contados desde la presentación de aquélla, siempre que lainformación requerida no exceda de cinco años de haber sido generada. Si la información requerida excedede los cinco años de haberse generado, el plazo podrá ampliarse por diez días hábiles más.

Excepciones a la Obligación de dar Trámite a Solicitudes de InformaciónArt. 74.-Los Oficiales de Información no darán trámite a solicitudes de información:a. Cuando éstas sean ofensivas o indecorosas.b. Cuando la información se encuentre disponible públicamente. En este caso, deberán indicaral solicitante el lugar donde se encuentra la información.c. Cuando la solicitud sea manifiestamente irrazonable.Efectos de la Falta de RespuestaArt. 75.- La falta de respuesta a una solicitud de información en el plazo establecido habilitaráal solicitante para acudir ante el Instituto, dentro de los quince días hábiles siguientes, para que éstedetermine si la información solicitada es o no reservada o confidencial en un plazo de diez días hábiles.Si la información es de acceso público, el Instituto ordenará conceder el acceso de la misma al interesado.De cerciorarse que hay indicios de una conducta infractora, iniciará el proceso correspondiente.

Infracciones

Art. 76.- Las infracciones a la presente ley se clasifican en muy graves, graves y leves.Son infracciones muy graves:a. Sustraer, destruir, ocultar, inutilizar o alterar, total o parcialmente, información que seencuentre bajo su custodia o a la que tengan acceso o conocimiento con motivo de suempleo, cargo o comisión.b. Entregar o difundir información reservada o confidencial.c. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por el Instituto.d. El incumplimiento por parte del funcionario competente de nombrar a los Oficiales deInformación.e. Negarse a entregar la información solicitada, sin la debida justificación.f. Tener la información bajo su custodia de manera desactualizada, desordenada, enviolación ostensible a las medidas archivísticas establecidas en esta ley y por el Instituto.Son infracciones graves:a. Actuar con negligencia en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la informacióno en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta ley.b. Denegar información no clasificada como reservada o que no sea confidencial.c. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por un Oficial deInformación.d. Proporcionar parcialmente o de manera ininteligible la información cuya entrega haya sidoordenada por el Instituto.e. Invocar como reservada información que no cumple con las características señaladas enesta ley. La responsabilidad solo existirá cuando haya una resolución previa respecto delcriterio de clasificación de esa información.Son infracciones leves:a. Pedir justificación para la entrega de información.b. Elevar los costos de reproducción de la información sin justificación alguna.c. No proporcionar la información en el plazo fijado por esta ley.