Qué es el SIGA
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Qué es el SIGASistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA)
Es un nuevo Sistema informático de Gestión Administrativa, robusto y confiable, desarrollado para homologar los procesos de gestión en la SHCP.
Propósito
Facilidades
NormatividadCumplir con los requerimientos del manejo
documental de acuerdo a la normatividad vigente
Plataforma robusta que permitirá el desarrollo de los procesos de gestión en todas las áreas de la
Secretaria de forma ágil, sencilla y segura
Contar con una solución integral que permita el registro, control y seguimiento de los asuntos que son turnados a las diversas áreas de la Secretaría
Roles Administrador
Supervisor Área
Recepción
Turnado
Atención
Asistente
Destinatarios Externos
Responsable de ser enlace con las entidades externas.
Control de Configuración del aplicativo
Control de Catálogos de la Unidad Admin,
Captura de Asuntos (oficios, documentos, etc)
Turnado de Instrucciones a partir de Asuntos
Atención y Respuesta de Instrucciones
Hereda las características del rol de atención al que atiende
ASUNTOS
INSTRUCCIONES
Interfases de usuario Carpetas (flujo de instrucciones)
TURNAR
Ventanilla
100%
100%
Instrucciones por Atender
DELEGAR
Instrucciones en Tramite
100%
99%
100%Instrucciones Terminadas
Interfases de usuario Entrada al sistema
Juan_perez
• • • •
Interfases de usuario Secciones generales de las páginas
Barra Superior
Datos de Usuario
Área de Carpetas
Columnas de Datos y ordenamientos
información de cada estatus en los que pueden estar las instrucciones
Interfases de usuario Semáforos y Prioridades
Los semáforos indican el tiempo restante para atender un asunto o
si este ha sido sobrepasado
La prioridad se identifica por el color del registro, los colores se
asignan a los tipos de prioridades en el catalogo de prioridades
La prioridad se define al capturar el asunto
Instrucciones por Atender Carpeta Instrucciones por atender
Folio del asunto
Descripción del asunto y Tipo de
instrucción
Fecha de recepción/compromiso de
la instrucción
Semáforo que indica el estatus de la instrucción en cuanto al tiempo que resta
para atenderla
Lista de instrucciones que se tienen por atender
Es posible ver que instrucciones tienen
por atender los subordinados
Para acceder a la instrucción de un Clic sobre el folio deseado
Instrucciones por Atender Menú para atender una Instrucción
Regresar a la pantalla Anterior
Responder una
instrucción
Habilitar delegado Múltiple
Reasignar una
instrucción
Rechazar una
Instrucción
Insertar un
Archivo
Solicitar Cambio de
Fecha
Insertar un Comentario
Cuando recibimos una instrucción, podemos ver el asunto original, (Solo si nos dieron acceso a el
cuando se genero la instrucción)
Instrucciones por Atender Detalle del asunto original
Instrucciones por Atender Anexar un archivo electrónico
Accedemos a la pantalla para anexar un documento electrónico
con esta opción del menú.
Instrucciones por Atender Anexar un archivo electrónico
Elegir el archivo y presionar la opción “Abrir”
Finalmente se mostrará el archivo en la sección de
“Documentos Anexados”.
Seleccionar para agregar el archivo
Inicia la localización del archivo a anexar
Seleccionar el tipo de documento.
Instrucciones por Atender Responder una instrucción
Accedemos a la pantalla para atender una instrucción (dar avance) con esta
opción del menú.
Instrucciones por Atender Responder una instrucción
Se indica un porcentaje de Avance
Se describe la justificación del avance
Al seleccionar este campo automáticamente se asigna el valor de 100
en el campo “Avance”
Se guarda la información
Instrucciones por Atender Rechazar una Instrucción
Accedemos a la pantalla para rechazar una instrucción con
esta opción del menú.
Instrucciones por Atender Rechazar una Instrucción
La opción seleccionada pasa el área de
descripción de rechazo
Opción para seleccionar una razón
de rechazo del catalogo
De la pantalla del catalogo seleccione
una opción
No competencia DE MI AREA
Y también puede ampliarse el contenido
de la descripción
Instrucciones por Atender Delegar una Instrucción
Crear Ruta: Con esta opción del menú accedemos a la pantalla
para asignar instrucciones.
Opción para habilitar el delegado múltiple
Instrucciones por Atender Definir instrucciones
Barra superior de menú.
Barra intermedia de menú.
Área de captura y
actualización de
instrucción
Área de instrucciones
Instrucciones por Atender Menús de Delegar
Agrega una instrucción
Regresar a la pantalla Anterior
Elimina una Instrucción
Guardar el grupo de
instrucciones
Borra en contenido de los campos para iniciar una
instrucción nueva
Aplica los cambios a una instrucción cuando esta
fue modificada
Instrucciones por Atender Capturar una instrucción
(6) Indique los días para atender la
instrucción
(1) Seleccionar el botón “Capturar nueva”
(4) Seleccione el tipo de atención para la
instrucción
(3) Seleccione quien será el responsable de atender la
instrucción
(2) Asignar o No acceso al asunto original
(7) Seleccione la opción de Agregar Instrucción
(5) Seleccione el tipo de atención que requiere la
instrucción
Instrucciones por Atender Área de instrucciones
Nombre y puesto de quien atenderá la Instrucción
Tipo de tarea a ejecutar
Tipo de atención para la gestión
Tiempo asignado para llevar a cabo la instrucción
Define el acceso al documento original
Instrucciones por Atender Modificar una instrucción
Seleccione la instrucción a actualizar dando Clic sobre el cuadro que la antecede, los datos pasan al área superior para ser editados
Para guardar los cambios realizados seleccione este botón
Observe que desaparece el botón de “Agregar instrucción”
Seleccione el botón “Modificar” para ampliar texto que describe la instrucción
Muy importante terminar en tiempo y reportar a la brevedad
Instrucciones por Atender Guardar Grupo de instrucciones
Al terminar de capturar las instrucciones necesarias se guardan en grupo con este botón del menú
Despues de confirmar el guardado, es necesario regresar a la pantalla anterior seleccionando este botón del menú
Instrucciones por Atender
Delegar las instrucciones
Después de crear las instrucciones necesarias (crear ruta), en el menú aparecerá el botón de turnar,
selecciónelo para llevar a cabo el delegado de las instrucciones
Instrucciones por Atender Reasignar una Instrucción
Accedemos a la pantalla para reasignar una instrucción con
esta opción del menú.
Instrucciones por Atender Reasignar una instrucción
De la lista desplegable seleccione el puesto a quien se le reasignara la instrucción
En comentarios detalle la reasignación
Debido a que estaré fuera, Pedro por favor atiende esta instrucción en tiempo y forma.
Seleccione Aceptar para guardar la reasignación
Término de una Instrucción
Para terminar una instrucción, selecciónela de la lista de instrucciones
en trámite
Seleccione la opción del menú “Responder”
Término de una Instrucción
Indique el 100% de avance
Complete el resto de los campo y seleccione la
opción de “Guardar Respuesta”
Ahora la instrucción se encuentra en la carpeta
de instrucciones terminadas
Preguntas y comentarios con Elizabeth Nava
Ext. 3038 o al correo [email protected]