PROYECTOS: INSIDE SICRES 3.0 1 N.T.I. SICRES 3.0, Doc. Y Exp. Electrónico.

PROYECTOS:PROYECTOS:INSIDE INSIDE

SICRES 3.0SICRES 3.0

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N.T.I. SICRES 3.0, Doc. Y Exp. ElectrónicoN.T.I. SICRES 3.0, Doc. Y Exp. Electrónico

InSide-D (distribuíble)InSide-D (distribuíble) InSide responde a “Infraestructura y Sistemas

de Documentación Electrónica”En su modo –D, es la abstracción de un gestor

documental que cumpla los estándares CMIS para la gestión documental de los expedientes y Documentos Electrónicos, según especificado en las normas técnicas del E.N.I.

De esta manera, mediante llamadas a servicios web, se almacenan los documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc. Así como su consulta y gestión para la integración con cualquier aplicación que desee gestionar sus documentos de acuerdo con lo especificado en las normas ENI.

G-Inside (generador de InSide)proporciona un juego reducido de estos interfaces para su uso en modo servicio sin persistencia de los datos.

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Inside-DInside-D

1 Tecnología◦ Spring 3.1◦ Apache CXF◦ Hibernate◦ Maven◦ Apache Chemistry

2 Despliegue◦ Inside requiere para su despliegue:◦ - Un servidor de Aplicaciones Java compatible con Java

1.6+ y Apache CXF.◦ - Un repositorio compatible con el estándar CMIS para

almacenar el contenido de los◦ documentos electrónicos y las firmas.◦ - Una BBDD MySQL con el esquema definido en el anexo

para almacenar los metadatos de◦ los documentos y expedientes electrónicos.

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InsideInside

Alta de Documentos

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InSideInSide

Cuando se da de alta un documento, Inside:◦Interpreta las firmas electrónicas◦Gestiona los metadatos obligatorios◦Gestiona los metadatos opcionales

Y genera la estructura XML necesaria, conservando siempre,un indicador de versión del documento.

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InSideInSide

Alta de Documentos◦ Alta de documento electrónico original◦ Copia electrónica auténtica de documento

papel◦ Copia electrónica auténtica con cambio de

formato◦ Copia electrónica parcial auténtica◦ Alta de documentos en formato ENI

Modificación de Documentos◦ Consulta de un documento◦ Consulta de un documento en formato ENI◦ Consulta de los metadatos de un documento◦ Consulta del contenido de un documento◦ Consulta de las versiones de un documento

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InSideInSide Alta de Expedientes

◦ Alta de expedientes◦ Alta de expedientes en formato ENI

Consultas relacionadas con un Expediente◦ Consulta de un expediente◦ Consulta de un expediente en formato ENI◦ Consulta de los metadatos de un expediente◦ Consulta del índice de un expediente◦ Consulta de las versiones de un expediente

Modificación de Expedientes◦ Modificación de un expediente◦ Modificación de los metadatos de un expediente◦ Modificación del estado de expediente◦ Gestión de carpetas dentro de un expediente

Asociación de Expedientes y Documentos◦ Vinculación de un documento a un Expediente◦ Vinculación de Expedientes◦ Importación de Expedientes

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InSideInSide

Vistas de un Expediente◦ Vista abierta de un Expediente◦ Vista cerrada de un Expediente

Búsqueda de Documentos y Expedientes Conversión de Documentos a formato ENI

◦ Datos para el la conversión de documentos a formato ENI◦ Tipos de firma soportados

Conversión de Expedientes a formato ENI◦ Datos para el la conversión de expedientes a formato ENI

Visualización del índice de un expediente Extracción de documento y firmas en firmas

implícitas◦ Documentos firmados con firma XaDES Internally

Detached Implicit (TF02) y XaDES Enveloped (TF03)◦ Documentos firmados con firma CaDES Implícit (TF04)◦ Documentos firmados con firma PaDES (TF06)

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Herramientas DisponiblesHerramientas Disponibles


G-Inside (Generador de Inside)◦Se trata de proveer estas

herramientas de gestión documental sin persistencia: esto es, en modo servicio.

◦https://g-inside.seap.minhap.es Herramienta visual de prueba de los

servicios de G-Inside Acceso libre desde RED SARA Más información en:

http://run.gob.es/pae-inside

Adaptación a Doc-e y Exp-eAdaptación a Doc-e y Exp-e

InSide puede servir por tantos, con ambos modos de trabajo, para la adaptación a la NTI de documento electrónico y expediente electrónico.

No sólo es válido para:◦ Interoperabilidad, todos hablamos el

mismo lenguaje.◦Archivado a largo plazo, ya que la

estructura XML junto con los metadatos, firmas, etc. Permite poder garantizar una conservación a medio y largo plazo.

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¿Sería necesario que adaptemos todos nuestros expedientes a un formato interoperable?◦ Sí, pero no en un sentido estricto. Lo necesario

es que tengamos la meta-información necesaria para poder generar los documentos y expedientes electrónicos: Contenido, que por defecto lo tenemos. Información de firmas o CSV. Metadatos Mínimos Obligatorios.

◦ Pero si queremos archivar definitivamente en formato electrónico, sí que “deberíamos” (ojo, deberíamos) guardar la información en un formato de largo plazo, como es el de la NTI, para garantizar los procesos de cambio de formato, o renovación de las firmas en los procesos de conservación a largo plazo.

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Por tanto, InSide-D y G-Inside ayuda a la conversión de nuestra información actual en formato NTI:◦ Si no queremos cambiar de gestor

documental, podemos: Usar g-Inside para convertir la información actual

en formato NTI mediante llamadas a los Web Services en Red Sara (modo servicio) Y guardarla de nuevo en nuestro gestor O sólo en el momento del intercambio.

◦ Si no tenemos gestor documental o podemos asumir una migración: Podemos empezar a plantearnos el uso de InSide-

d (Distribuíble) para tener siempre la información en formato interoperable con las garantías de gestión “online” y archivísticas.

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Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida (SICRES)

La norma Sicres 3.0 establece la información mínima necesaria para realizar el intercambio de un asiento registral, así como la estructura de dicha información y los requisitos tecnológicos mínimos que deben cumplirse durante el intercambio.

La finalidad principal de la norma es permitir el intercambio de asientos registrales entre distintas oficinas de registro de documentos de entrada y salida (incluyendo registros electrónicos). Para ello, se establece un modelo normalizado de datos que configura el fichero de intercambio y un conjunto de requerimientos básicos para la plataforma que gestione el intercambio.

SICRES 3.0 – Nuevo Modelo de Datos

Entidad de registro origen

Entidad de registro destino

Fichero de asiento normalizado según norma SICRES 3.0

Principales novedades (I): El modelo de datos SICRES 3.0, consta de dos entidades fundamentales, que se

establecen en formato XML:◦ El fichero de intercambio◦ El mensaje

Se incorpora una funcionalidad de envío de mensajes de control, que permiten confirmar recepciones, reportar errores y, en general, mejorar el control del proceso

Se permite adjuntar ficheros al intercambio (adjunto en el propio fichero de mensaje o como fichero independiente), así como incorporar sus firmas electrónicas, sellos de tiempo, hash, validación OCPS y otros mecanismos de seguridad.

Se incorporan los datos propios de los formularios de propósito general (“expone” y “solicita”), permitiendo el intercambio entre registros electrónicos.


Entidad de registro origen

Entidad de registro destino

Fichero de intercambio

Mensaje

Principales novedades (II):

Incluye información sobre la validez jurídica de los documentos electrónicos.

Se modifican los estados y se mejoran los flujos de intercambio (por ejemplo, se incorpora la posibilidad de “reenviar” asientos)

Se incorporan campos nuevos en el modelo de datos de intercambio, la mayoría de ellos opcionales, siendo obligatorios únicamente:

◦ El identificador de intercambio, el tipo de registro, la indicación sobre si acompaña documentación física y el código entidad registral de inicio.

◦ En caso de registros electrónicos con formularios genéricos también son obligatorios los campos expone y solicita

◦ En caso de documentos adjuntos, el identificador de fichero y el hash son obligatorios, garantizando su integridad.

◦ Se incorporan los datos de representación del interesado

◦ Se incluye el canal de notificación

Sicres 3.0 está abierto a trabajar con distintas tecnologías de intercambio y comunicación de datos, por lo que no restringe cuales utilizar. Indica un conjunto de requerimientos tecnológicos mínimos que debe cumplir la plataforma de intercambio utilizada.


Contenido de la Norma SICRES 3.0: La norma Sicres 3.0 contiene la siguiente información:

◦ Norma técnica (incluye modelo de datos)◦ Requerimientos de tecnología◦ Gestión de errores◦ Esquema XML de fichero de intercambio y ejemplos

Tramitación de SICRES 3.0:

La propuesta de norma SICRES 3.0 ha sido llevada al Grupo de Trabajo de Registros Electrónicos, donde se ha discutido y modificado hasta haber sido aprobada en el mes de enero de 2010 por la Comisión Permanente del CSAE.

La norma Sicres 3.0 ha sido distribuida al Comité Sectorial de Administración electrónica para su aprobación el 6 de Abril de 2010.

Actualmente está disponible en el Portal de Administración Electrónica:

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13174 Existe una guía de aplicación que detalla aspectos esenciales a tener en cuenta por

los desarrolladores de aplicaciones de registro que quieran adaptarse a la norma

http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_000021494.pdf


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Oficinas de Registro: Unidad cuyas funciones básicas son:

• Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones (presentados por el ciudadano o enviados desde otro Departamento Ministerial u otras administraciones)

• Anotación de asientos de entrada o salida en su libro de registro (regulado por OM), con fecha de entrada como garantía de presentación al ciudadano.

• Remisión a otras oficinas de registro, si el contenido de la presentación no es competencia del órgano responsable asociado (intercambio registral).

•Si el asiento es competencia del órgano asociado, remisión a la unidad de tramitación.

• Expedición de recibos de presentación, y de copias selladas/compulsadas.

Unidades Tramitadoras: Órganos o unidades administrativas encargadas de tramitar los asuntos de su competencia de acuerdo con los procedimientos administrativos, derivados desde la oficina de registro competente. Tienen un plazo para resolver, una vez aceptados los registros.

Oficina de Registro

Oficina de Registro

Unidad de TramitaciónUnidad de

Tramitación


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Actividad de las Oficinas de Registro

Oficina de Registro

Oficina de Registro


Tramitación

Actividad de una Oficina de Registro


Tramitación

Documentos presentados

Oficina de Registro

Oficina de Registro

Ciudadano

Oficina de Registro

Oficina de Registro

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Soluciones Disponibles

Sistema de Interconexión de Registros, implantado y ofrecido desde la RED SARA.

Es una plataforma compatible con la NTI SICRES 3.0 del ENI.

Es un servicio sin interacción humana (como @firma). Para utilizarlo debe ser invocado desde una aplicación de registro compatible con SICRES 3.0.

SIR comunica las aplicaciones de registro entre sí. No almacena documentación, sólo hace de intermediador.

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ORVE es una aplicación para el intercambio de registros, que permite la interacción humana. Compatible SICRES 3.0 y está conectada con SIR.

Permite enviar asientos registrales a otras administraciones, así como recibirlos a través de SIR, y digitalizar la documentación.

ORVE evita traslados en papel entre administraciones, ya que el papel puede devolver al ciudadano.

Su uso es complementario a la Aplicación propia de registro del Departamento. Los asientos recibidos a través de ORVE deben asentarse en su propia aplicación de registro, puesto que ORVE no tiene funcionalidades para la Unidad de Tramitación.

Los asientos enviados a través de ORVE, se anotan en el Registro Electrónico Común

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SIR intercambia registros entre los organismos de la

AGE.Administración Administración General del General del

EstadoEstadoSISTEMA DE SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE INTERCONEXIÓN DE

REGISTROSREGISTROS

Escenario

A través del Registro Electrónico Común, el ciudadano puede presentar ante la Administración cualquier

solicitud, escrito o comunicación, en formato electrónico.

N.T.I. SICRES 3.0N.T.I. SICRES 3.0Oficina de Registro de la Oficina de Registro de la Entidad LocalEntidad Local

Las entidades locales pueden intercambiar registros a la AGE, a través de ORVE y el Portal de Entidades Locales

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN

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Soluciones en Desarrollo

GEISER proporciona una solución integral de Registro Oficial y gestión en las Unidades de Tramitación receptoras de los registros.

Su objetivo es evitar el uso de papel en los intercambios internos del organismo.

GEISER realiza los asientos en el Registro Oficial del organismo, y reutiliza ORVE para el intercambio de asientos con otras administraciones.

Permite el envíos de asientos entre Unidades para facilitar la tramitación de asuntos, así como la delegación de tareas a subórganos.

Adicionalmente proporciona funcionalidades de gestión de llamadas telefónicas y de gestión del archivo de las Unidades.

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OFICINA DE REGISTRO UNIDAD TRAMITADORA

Presentación del Ciudadano y Digitalización de sus Documentos

Anotación en libro de registro

Intercambio de registros entre oficinas

Aceptación y Remisión Interna a Unidades de tramitación

Gestión de los documentos propios y los enviados por la oficina de registro.

Ayuda a la tramitación (ej. petición de informes a otras unidades internas)

Gestión de llamadas telefónicas. Gestión de archivo en papel

Gestión de subórganos (delegación de tareas)

Oficina de Registro

Oficina de Registro


Tramitación

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En resumen…

ORVE produce ahorro evitando traslado de papel entre organismos GEISER produce además ahorro en gestión interna del organismo

Oficina de Registro

Oficina de Registro


Tramitación

Oficina de Registro

Oficina de Registro


Tramitación

Ciudadano

Actividad de una Oficina de Registro

El coste de mantener un organismo en GEISER es aproximadamente 3 veces más que el coste de mantener un organismo en ORVE

Documentos presentados

Oficina de Registro

Oficina de Registro

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Envío de Registros (1/7)

Toda la Administración General del Estado se encuentra integrada en el Sistema. Si el registro es competencia de la AGE, y el organismo no figura en el Directorio, podrá remitirse a “REG. ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO”, donde se atenderá el registro en todos los casos.

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La documentación entregada por el ciudadano deberá digitalizarse conforme a la normativa interna de la entidad. Esta normativa deberá contemplar determinados aspectos, que se relacionan a modo de recomendaciones en los documentos entregados por el MHAP..

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Si hay documentación “complementaria”, el papel no deberá enviarse al organismo destino hasta que éste no confirme el asiento a través de ORVE/SIR.

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El organismo destino no confirmará el registro, ni realizará ninguna operación, hasta que no reciba el papel. En cualquier caso, podrá acceder a la información del “preasiento” que se le ha enviado electrónicamente, de acuerdo a agilizar la tramitación.

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Recepción de Registros

Por las garantías de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida a través de ORVE debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla.

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Modelo de datos:

SICRES 2.0Nuevos camposSICRES 3.0

DE ORIGEN O REMITENTE• Código Entidad Registral de origen• Decodificación de Entidad Registral de origen• Número de registro de entrada (en origen)• Fecha y hora de entrada (en origen)• Timestamp de entrada • Código de la Unidad de Tramitación de origen • Decodificación de Unidad de Tramitación origen

DE DESTINO• Código Entidad Registral de destino• Decodificación de Entidad Registral de destino• Código de la Unidad de Gestión de destino• Decodificación de Unidad de Tramitación destino

DE INTERESADO• Documento de identificación de Interesado. Tipo • Documento de identificación del Interesado• Razón social del Interesado• Nombre del Interesado• Primer apellido del Interesado• Segundo apellido del Interesado• Documento de identificación del Representante. Tipo• Documento de identificación del Representante• Razón social de Representante• Nombre del Representante• Primer apellido del Representante• Segundo apellido del Representante• País del Interesado• Provincia del Interesado• Municipio del Interesado• Dirección del Interesado• Código postal del Interesado• Correo electrónico del Interesado• Teléfono de contacto del Interesado• Dirección electrónica habilitada del Interesado• Canal preferente de notificación del Interesado• País del Representante• Provincia del Representante• Municipio del Representante• Dirección del Representante• Código postal del Representante• Correo electrónico del Representante• Teléfono de contacto del Representante• Dirección electrónica habilitada del Representante• Canal preferente de notificación del Representante• Observaciones

DE ASUNTO• “Abstract” o Resumen• Código de asunto según destino• Referencia externa• Número de expediente

DE ANEXO• Nombre del fichero anexado• Identificador de fichero• Validez del documento • Tipo de documento• Certificado• Firma del documento• Timestamp• Validación OCSP del certificado• Hash• Tipo MIME • Anexo• Identificador del documento firmado• Observaciones

DE INTERNOS Y CONTROL• Tipo de transporte de entrada• Número de transporte de entrada• Nombre del usuario• Contacto del usuario• Identificador de Intercambio• Aplicación y versión emisora• Tipo de anotación• Descripción del Tipo de Anotación• Tipo de registro• Documentación física• Observaciones del apunte• Indicador de prueba• Código Entidad Registral de inicio• Decodificación Entidad Registral de inicio

OpcionalMúltiple

MúltipleDE FORMULARIO GENÉRICO• Expone• Solicita

SICRES 3.0 – Datos de Intercambio

• Se incluyen datos de la Unidad de Tramitación de origen (código y descripción).

• Los datos relativos a la Entidad Registral de origen y a la Unidad de Tramitación origen (código y descripción) se obtendrán del directorio común.

• El dato “Fecha y hora de entrada (en origen)” corresponde con la fecha y hora de presentación por parte del ciudadano.

Se incluye un “timestamp” o sello de tiempo para el registro de entrada.

DE ORIGEN O REMITENTE• Código Entidad Registral de origen (*)• Decodificación de Entidad Registral de origen• Número de registro de entrada (en origen) (*)• Fecha y hora de entrada (en origen) (*)• Timestamp de entrada • Código de la Unidad de Tramitación de origen • Decodificación de Unidad de Tramitación origen

(*) Indica que el campo es obligatorio


El campo “Número de registro de entrada (en Origen)”, se refiere al número de registro asignado en la primera entidad registral donde se crea el asiento registral (inicio), y por tanto, el número de registro que se le facilita al ciudadano, en su caso.

A lo largo del flujo de intercambio del fichero de mensaje de datos de intercambio (envío, reenvíos, rechazos…) este valor debe permanecer inalterable, independientemente de que las aplicaciones que intervienen en un ciclo de intercambio generen internamente sus propios números de registro durante el proceso.

DE ORIGEN O REMITENTE


DE DESTINO• Código Entidad Registral de destino (*)• Decodificación de Entidad Registral de destino• Código de la Unidad de Gestión de destino• Decodificación de Unidad de Tramitación destino • Los datos relativos a la Entidad Registral de destino y a

la Unidad de Tramitación destino (código y descripción) se obtendrán del directorio común.



• Se introduce la figura del representante del interesado en la tramitación administrativa.

• Se amplían los posibles canales de notificación

• Se normalizan los campos de dirección

DE INTERESADO• Documento de identificación de Interesado. Tipo • Documento de identificación del Interesado• Razón social del Interesado• Nombre del Interesado• Primer apellido del Interesado• Segundo apellido del Interesado• Documento de identificación del Representante. Tipo• Documento de identificación del Representante• Razón social de Representante• Nombre del Representante• Primer apellido del Representante• Segundo apellido del Representante• País del Interesado• Provincia del Interesado• Municipio del Interesado• Dirección del Interesado• Código postal del Interesado• Correo electrónico del Interesado• Teléfono de contacto del Interesado• Dirección electrónica habilitada del Interesado• Canal preferente de notificación del Interesado• País del Representante• Provincia del Representante• Municipio del Representante• Dirección del Representante• Código postal del Representante• Correo electrónico del Representante• Teléfono de contacto del Representante• Dirección electrónica habilitada del Representante• Canal preferente de notificación del Representante• Observaciones

Múltiple




Es posible informar más de un interesado

También es posible no informarlo. Esta situación aplica en registros de salida donde sólo se informe la unidad de origen que genera el registro, y no se quiera especificar un interesado concreto (la unidad de origen es origen e interesado al mismo tiempo).

El representante siempre está asociado a un interesado; no puede existir un segmento “De_Interesado” informado con los datos del representante pero sin datos de interesado.

Tanto para el Interesado como para el Representante, deberá validarse la concordancia entre el Tipo de Documento de identificación con el valor informado para dicho Documento de identificación. Si es EMPRESA (CIF), deberá rellenarse la razón social.

DE INTERESADO


Dada la pluralidad de plataformas existentes para su servicio, el contenido del campo “Dirección electrónica habilitada”, tanto para el interesado como para el representante, es un campo de texto libre. Por ello, no tiene por qué ajustarse al formato preestablecido de dirección de correo electrónico, y podrá especificarse otro valor (URL, DNI…) según los criterios del organismo emisor.

El campo “Tipo de Documento de identificación” puede tener el valor ‘O’ = Código de Origen cuando la unidad de tramitación origen actúa como interesada, y deberá informarse el campo “Documento de identificación” con el código único de la unidad de tramitación correspondiente, obtenido del Directorio Común. En este caso no es necesario informar el código de la unidad de tramitación de origen en el segmento de origen.

Los campos “Canal preferente de notificación” del Interesado o del Representante no son campos obligatorios, aun cuando se informe el Interesado o el Representante. Debe tratarse como un campo opcional.

DE INTERESADO

DE ASUNTO• “Abstract” o Resumen (*)• Código de asunto según destino• Referencia externa• Número de expediente


El campo del “Código de asunto según destino” es aplicable si se conoce o comparte el catálogo de tipos de asunto del destino.

Actualmente no existe un catálogo unificado de códigos de asunto para todas las administraciones. Este campo tiene sentido en intercambios internos o entre organizaciones que compartan un catálogo. En cualquier otro caso no debe informarse.

Se introduce el número de referencia del expediente asociado


• Se posibilita el envío del fichero de forma embebida en el asiento registral (“attached”), o por fuera, como un archivo que viaja con el asiento (“detached”).

• Permite indicar el tipo del documento anexado (Formulario, Documento adjunto al formulario, Fichero técnico interno)

Permite indicar la validez del documento anexado. La validez del documento es la categoría de autenticidad y validez jurídica del documento adjunto durante el proceso de intercambio.

Permite la incorporación de datos que garanticen la no modificación y procedencia del archivo adjunto, como es el uso de certificados, sellos de tiempo y validaciones del certificado.

Garantiza la integridad de los archivos enviados a través de la inclusión de la huella binaria del archivo (hash).

DE ANEXO• Nombre del fichero anexado (*)• Identificador de fichero (*)• Validez del documento • Tipo de documento (*)• Certificado• Firma del documento• Timestamp• Validación OCSP del certificado• Hash (*)• Tipo MIME • Anexo• Identificador del documento firmado• Observaciones

OpcionalMúltiple



DE ANEXO

El Tipo Documento ‘01’: Formulario. Se utiliza exclusivamente en los casos en los que se intercambia un asiento registral generado en un registro electrónico de propósito general (formulario genérico no cerrado a un procedimiento). Este anexo resume la información introducida por el ciudadano en el registro y permite intercambiar dicha información con oficinas

El Tipo Documento ‘02’: Documento adjunto al formulario. Se tipifica así cualquier documento presentado que acompaña al registro

En registros electrónicos, cualquier documento adjunto a la solicitud. En registros de oficinas presenciales, cualquier documento presentado por el ciudadano (sea o no un formulario).

El Tipo Documento ‘03’: Fichero técnico interno. Se tipifica así cualquier documento técnico que se haya generado a partir del registro, tales como firmas electrónicas o documentos conformes a la NTI de Documento Electrónico. Estos documentos son de interés por parte de la entidad destino, pero se tipifican específicamente para que se puedan separar de los formularios y adjuntos de forma automática, para mejorar la usabilidad del usuario.


DE ANEXO VALIDEZ DEL DOCUENTO


DE ANEXO

El tamaño del campo “Tipo MIME” no es suficientemente amplio para algunos de los tipos MIME utilizados en la actualidad (.docx, .xlsx, etc.). Durante la vigencia de esta versión de la norma SICRES, en el caso de que el tipo MIME supere los 20 caracteres, este campo se dejará sin informar.

No debe realizarse el envío de ficheros sin extensión, para evitar incompatibilidades con los sistemas de intercambio.

El campo “Firma del documento” únicamente se debe informar cuando la firma de un documento se base en la generación de un CSV (código seguro de verificación). En este campo se informará el código CSV codificado en Base64. El resto de firmas se incluirán como un anexo Tipo de Documento ‘03’, en el que el campo “Identificador del documento firmado” hará referencia al anexo del que es firma.

El campo “Hash” debe contener el hash o huella digital del fichero del anexo codificado en Base64, no existiendo restricción del algoritmo a emplear. En la versión actual de la norma no existe un campo específico para informar del algoritmo utilizado en la construcción del hash para su validación en destino, considerándose de plena garantía las validaciones realizadas en la Administración origen.


• El proceso identifica la transacción de intercambio de forma única, a través del Identificador de Intercambio. Este Identificador será generado por la aplicación de registro de la Entidad Registral de origen.

• Se ha generado una nueva codificación para el “Tipo de Anotación” (Pendiente, Envío, Reenvío y Rechazo)

Se indica si se envía documentación física como parte del asiento registral (Acompaña documentación física requerida / Acompaña documentación física complementaria / No acompaña documentación física)

Se indica información para identificar la Entidad Registral de inicio del proceso de intercambio

DE INTERNOS Y CONTROL• Tipo de transporte de entrada• Número de transporte de entrada• Nombre del usuario• Contacto del usuario• Identificador de Intercambio (*)• Aplicación y versión emisora• Tipo de anotación (*)• Descripción del Tipo de Anotación• Tipo de registro (*)• Documentación física (*)• Observaciones del apunte• Indicador de prueba (*)• Código Entidad Registral de inicio (*)• Decodificación Entidad Registral de inicio



INTERNOS

El campo “Documentación física y/o soportes” es esencial para la gestión de la documentación física en las oficinas de registro:

Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física requerida’ (=1) es indicativo de que la documentación recibida en origen no ha podido convertirse íntegramente en documento electrónico jurídicamente válido y por tanto es el soporte físico el que tiene la validez jurídica. Esto implica que el asiento no puede tramitarse de forma íntegramente electrónica. Cualquier operación por parte de la oficina receptora sobre el registro intercambiado debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel.

Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ (=2) es indicativo de que la documentación recibida en origen ha podido convertirse íntegramente en documento electrónico jurídicamente válido y la remisión de la documentación física se hace simplemente por motivos de custodia. Esto implica que el asiento puede tramitarse de forma íntegramente electrónica, sin esperar a que llegue la documentación en soporte físico.

Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación’, la oficina receptora podrá continuar con el flujo de tramitación de forma íntegramente electrónica.


INTERNOS

Los campos “Nombre de usuario” y “Contacto de usuario” se corresponden con los datos de contacto de la entidad registral que envía el registro (usuario de registro, administrador, etc.), a los cuales acudir para resolver cualquier duda acerca del registro.

El campo “Aplicación y versión emisora” identifica la aplicación de registro y versión concreta que ha generado el fichero de mensaje de datos de intercambio.

El campo “Tipo de Anotación”, cuando toma sus valores: ‘03’ = Reenvío o ‘04’ = Rechazo, debe informar el campo “Descripción del Tipo de Anotación”.

El campo “Descripción del Tipo de Anotación” debe contener la información que el usuario de registro haya introducido a través de la aplicación de registro para explicar al registro destino el motivo de dicho Reenvío o Rechazo, por tanto deberá habilitarse en las aplicaciones de registro la posibilidad de introducir un texto libre, de tamaño máximo 80, para que el usuario explique el motivo de Reenvío o Rechazo.


INTERNOS

Los campos “Código Entidad Registral de Inicio” y “Decodificación Entidad Registral de Inicio”, hacen referencia a la primera oficina de registro que generó el Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, tal y como se muestra en la figura.

Esta oficina inicial se mantiene a lo largo de los distintos intercambios de registro ya que es la referencia para el ciudadano como creadora del registro, con código de registro recogido en el segmento de origen como “Número de registro de entrada (en Origen)”, “Fecha y hora de entrada (en Origen) y “Timestamp de entrada ”

Cuando se realiza una confirmación, ésta se hace a la oficina inicial para que conozca el fin del ciclo de vida de dicho registro que generó.

Las oficinas que hayan participado como intermediarias en un proceso de intercambio (las que han participado en reenvíos o rechazos) pueden comprobar que, en el Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio que reciben, hay concordancia entre el “Código de la Entidad Registral de Origen” contenido en el campo de “Identificador de Intercambio” recibido y el propio campo “Código Entidad Registral de Inicio”.


Pensado para el intercambio de datos en formularios electrónicos (ej. REC)

Es obligado incluir los campos de este segmento en el XML, aunque no es obligatorio informarlos.

Si se informa el campo “Expone”, es obligatorio informar el campo “Solicita”.

Cuando se reciba un segmento de “Formulario Genérico” con sus campos informados, puede optarse por mostrar al usuario de registro el contenido de estos campos “Expone” y “Solicita” .

DE FORMULARIO GENÉRICO• Expone (*)• Solicita (*)



• Identifica el tipo de error, en su caso, que se ha producido durante el envío del fichero de intercambio.

DE CONTROL• Código Entidad Registral de origen (*)• Código Entidad Registral de destino (*)• Identificador de intercambio (*)• Tipo de mensaje (*)• Descripción del mensaje• Número registro de entrada en destino• Fecha y hora de entrada en destino• Indicador de prueba (*)• Identificador de fichero (opcional y múltiple)• Código de error


SICRES 3.0 – Datos de Control


Tipo de mensaje. ‘01’ = ACK (aceptación), siempre que una aplicación de registro reciba correctamente, tanto en estructura como en la validación funcional de los datos, un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, sea cual sea su Tipo de Anotación.

Este tipo de mensaje, por tanto:

i.Se emite automáticamente desde la aplicación de registro, sin necesidad de intervención por parte del usuario de registro. Esta validación permite al extremo origen confirmar que se ha recibido correctamente el registro y ha ingresado en la aplicación de registro destino, y por tanto no deben realizarse reintentos adicionales de envío.

ii.No implica que la oficina de registro destino acepte a nivel de negocio que el registro es de su competencia.


Tipo de mensaje. - ‘02’ = (Error), siempre que se detecte algún error, tanto en la estructura como en la validación funcional de los datos, en un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, sea cual sea su Tipo de Anotación.

Este tipo de mensaje, por tanto se emite automáticamente desde la aplicación de registro, sin necesidad de intervención por parte del usuario de registro


Tipo de mensaje. - ‘03’ = (Confirmación), cuando un usuario de registro indique expresamente que la tramitación del asiento registral corresponde a su ámbito de competencias.

Este tipo de mensaje, por tanto:

i. No se emite automáticamente desde la aplicación, sino que requiere de una actuación expresa por parte del usuario de registro. ii. Cierra el flujo de intercambio de cualquier registro y por tanto no podrá volverse a reenviar o rechazar. iii. Se notifica a la Entidad Registral de Inicio y no a la de origen, tal y como especifica la norma. iv. Es el único que debe llevar informados los campos de número de registro en destino y fecha y hora en destino, y siempre que la confirmación haya generado una entrada en registro.

Eliminar el PapelEliminar el Papel

Reflexiones sobre

◦La no entrada de papel

◦La destrucción de papel

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La no entrada de papelLa no entrada de papel

Reglamentación asociada: Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para

la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos

Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos

Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales

Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE 31 de octubre) , de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.

Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas

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Los escenarios tenidos en cuenta, en los que la digitalización de un documento originalmente en papel da lugar a una “Copia electrónica auténtica de documento en papel” son los siguientes:◦ Documentación en papel que ha sido generada por el

Ciudadano y que se encuentra en poder del Ciudadano, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículo 30.3 de la Ley 11/2007., Artículo 50 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD

4/2010.

◦ Documentación en papel que ha sido generada por el Ciudadano y que se encuentra en poder de la Administración, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículo 30.3 de la Ley 11/2007. Artículo 44 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD 4/2010.

◦ Documentación que ha sido generada por la Administración y se encuentra en poder de la misma, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículos 30.2 y 30.4 de la Ley 11/2007. Artículo 44 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD

4/2010.

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La Ley 11/2007 en su artículo 30 ‘Copias electrónicas’ establece que:2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas,

utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

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Artículo 46. Validez y eficacia de documentos y copias.◦ 1. Cada Administración Pública determinará

reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.

◦ 2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

◦ 3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.

◦ 4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

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ii. El RD 1671/2009 en su artículo 44 “Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico” establece que:

“1. Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización realizadas por la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, ya se trate de documentos emitidos por la Administración o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarán de acuerdo con lo regulado en el presente artículo.”

“3. Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas, con el alcance y efectos previstos en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

a. Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.b. Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando

los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

c. Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

d. Que la copia electrónica incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados.

e. Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención automatizada.”

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iii. El RD 1671/2009 en su artículo 50 ‘Obtención de copias electrónicas a efectos de compulsa’ establece que:◦ Cuando los interesados deseen ejercer el derecho regulado en

el artículo 8.1 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, sobre aportación de copias compulsadas al procedimiento, y siempre que los originales no deban obrar en el procedimiento, la oficina receptora, si cuenta con los medios necesarios, deberá proceder a la obtención de copia electrónica de los documentos a compulsar mediante el procedimiento regulado en el artículo 44 de este real decreto, siempre que se trate de uno de los lugares de presentación mencionados en el artículo 2.1.a), b) y d) del citado real decreto.

◦ Estas copias digitalizadas serán firmadas electrónicamente mediante los procedimientos previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y tendrán el carácter de copia compulsada o cotejada previsto en el artículo 8 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, sin que en ningún caso se acredite la autenticidad del documento original, no siéndoles de aplicación el procedimiento de comprobación previsto en el artículo 35.2 de dicha ley”.

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El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, en sus artículos 21 y 23, establece que la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones Públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente

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Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.

Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

La copia auténtica puede consistir en la transcripción del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos.

Los documentos públicos presentados por un Ciudadano y que sean digitalizados por la Administración en su presentación en cualquier oficina de registro integrada en la plataforma SIR, tienen la consideración de “Copia electrónica auténtica de documento papel” siempre que la autenticidad quede reflejada a través de su firma electrónica y la meta-información asociada a los mismos.

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Las imágenes electrónicas aplicarán los estándares de formatos establecidos para ficheros de imagen en la Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.◦ El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles

por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.

◦ La imagen electrónica será fiel al documento origen, para lo cual:

◦ a. Respetará la geometría del documento origen en tamaños y proporciones.

◦ b. No contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen.

◦ c. Su generación atenderá a un proceso que incluirá: digitalización por un medio fotoeléctrico, optimización automática de la imagen (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros análogos), asignación de metadatos al documento digitalizado y si procede firma de la imagen electrónica, de acuerdo con lo previsto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración y en la política de firma electrónica que sea de aplicación.

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Formatos de firma electrónica de transmisiones de datos.

1. La firma electrónica de transmisiones de datos estará basada en estándares recogidos en la NTI de Catálogo de estándares, siendo responsabilidad del emisor y gestor de la política la definición de las consideraciones concretas a aplicar por cada organización.

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En relación con la gestión de los documentos electrónicos en el intercambio de asientos registrales cabe tener en cuenta lo que sigue.◦ La Resolución de 19 de julio de 2011, de la

Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, en el apartado VII.4 referente al Intercambio de documentos electrónicos, establece que: b) Si el documento electrónico forma parte de un

asiento registral, éste será tratado como documento adjunto al mensaje de datos de intercambio según lo establecido en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

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En este caso señalado en el citado VII.4 b), el contenido del documento electrónico es el propio XML que se intercambia de acuerdo con la especificación SICRES, y que como tal, construiría su propio conjunto de metadatos, en relación a su custodia, junto con los anexos que conforman el asiento registral, y que constituye el documento electrónico a archivar con los siguientes metadatos mínimos obligatorios:◦ Versión NTI: http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e.◦ Identificador: Normalizado.◦ Órgano que captura: DIR3 de la oficina que captura.◦ Fecha de Captura: Fecha.◦ Origen: Administración.◦ Estado de Elaboración: Otros.◦ Nombre del formato: XML.◦ Tipo Documental: Acuse de recibo.◦ Tipo de Firma: Según el Organismo que genera y custodia el documento electrónico.

En cuanto al almacenamiento de los ficheros anexos, dado que las oficinas de registro en origen no pueden hacer las funciones de almacenamiento y clasificación de los documentos que escanean y aportan en formato SICRES para una oficina de destino, deberán ser los Organismos competentes de destino los que deban almacenar sus propios documentos.

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Destrucción de PapelDestrucción de Papel

Normativa Asociada◦ Artículo 30.4, de la Ley 11/2007, de 22 de junio◦ Artículo 46 del RD 1671/2009, de 6 de noviembre

Objetivo:◦ La eliminación del papel en la tramitación de los

procedimientos en las oficinas públicas y la progresiva transformación de la Administración tradicional a una Administración cien por cien electrónica. Es decir, en qué medida y de qué manera, a la vista de la legislación vigente, se podría proceder a la eliminación de la documentación en papel aportada por el ciudadano una vez ésta hubiera sido sometida al proceso de copiado auténtico en formato electrónico de acuerdo con las NTI de documento electrónico y de procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

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Artículo 46. Destrucción de documentos en soporte no electrónico.◦ 1. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier

otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos: La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano

responsable del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, en el que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso.

Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción regulados en el artículo 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, requerirán informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y posterior dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, sin que, en su conjunto, este trámite de informe pueda ser superior a tres meses. Una vez superado este plazo sin pronunciamiento expreso de ambos órganos, podrá resolverse el expediente de eliminación y procederse a la destrucción.

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Esta resolución deberá ir acompañada de un análisis de riesgos relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de documentos electrónicos, establezca el ENS.

Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción requerirán, previamente:◦ Informe previo de la comisión calificadora

ministerial, en su caso, y dictamen favorable de la CSCDA (plazo total 3 meses - silencio positivo)

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PROYECTOS: INSIDE SICRES 3.0 1 N.T.I. SICRES 3.0, Doc. Y Exp. Electrónico.

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