Proyecto Modernización del Archivo Nacional21 AGOSTO 2018

Contexto

Dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos

Generar directrices técnicas y propuestas normativas para la gestión documental electrónica

en la Administración Pública.

Generar productos que faciliten y permitan el buen manejo de documentos electrónicos

y su transferencia al AN.

.

Implementar un sistema basado en el modelo OAIS para recibir documentación electrónica dentro del

A.N, conservarla y luego dejarla disponible en un sistema accesible para instituciones y ciudadanía.

Espacio limitado para recibir transferencias documentales en papel. El espacio físico sale caro.

Impresión de documentos generados electrónicamente para su transferencia al AN (¡alto costo!).

Nula infraestructura (y procedimientos) para recibir documentos electrónicos.

Posibilidad (real) de pérdida de información y documentos.

Alta inversión en HH para recuperar información tanto de funcionarios como de la ciudadanía.

Antecedentes

Espacio limitado para recibir transferencias documentales en papel. El espacio físico sale caro.

Impresión de documentos generados electrónicamente para su transferencia al AN (¡alto costo!).

Nula infraestructura (y procedimientos) para recibir documentos electrónicos.

Posibilidad (real) de pérdida de información y documentos.

Alta inversión en HH para recuperar información tanto de funcionarios como de la ciudadanía.

Antecedentes

Tenemosproblemas, por ejemplocon el SEA

6

Sobre el Archivo Nacional

34

Metros lineales

al año

1.200

6.5%

40.000 metros totales

54 directivos

25 profesionales

13 técnicos

30 administrativos

10 auxiliares

4 vigilantes

Iquique

Santiago

Temuco

41

Son las Instituciones

que contemplael DFL 5.200

Desafío para el Archivo Nacional

6

Desconocimiento, en

Instituciones Públicas, de

fundamentos archivísticos

mínimos

El manejo de un

documento no es lo

mismo que un libro o

publicación periódica

Los pasos para la

preservación de un

documento comienzan en

el nacimiento del mismo

La transferencia desde

las Instituciones Públicas,

una vez que comienza,

es un flujo continuo

Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar

la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que están

por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerlo

La preservación del

documento

electrónico es

compleja y cara

Desafío para el Archivo Nacional

7

Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que

están por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerloArtículo 14. Ingresarán anualmente al Archivo Nacional:

a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad;

b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de antigüedad;

c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad;

d) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales que hayan cumplido ochenta años de antigüedad;

e) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá y Antofagasta y de los Territorios de Aysén y Magallanes, que hayan cumplido treinta años de antigüedad.

En el mes de Marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, los Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Junta de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas. Los funcionarios mencionados que no den cumplimiento a esta disposición incurrirán en una multa de diez pesos por cada día de atraso. Esta multa se impondrá por el Presidente de la República, en vista del denuncio de la Dirección General, y su producido incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas.

No obstante, la documentación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva. No será aplicable a dicho Ministerio ni a las Instituciones u Organismos referidos en este inciso, el artículo 18 de esta ley.

Desafío para el Archivo Nacional

8

Crear las condiciones normativas y la infraestructura necesaria para enfrentar la transferencia electrónica desde las 1.290 Instituciones Públicas que

están por ley (DFL 5.200) obligadas a hacerlo

Artículo 14. Ingresarán anualmente al Archivo Nacional:

a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad;

b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de antigüedad;

c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad;

d) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales que hayan cumplido ochenta años de antigüedad;

e) Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá y Antofagasta y de los Territorios de Aysén y Magallanes, que hayan cumplido treinta años de antigüedad.

En el mes de Marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, los Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Junta de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas. Los funcionarios mencionados que no den cumplimiento a esta disposición incurrirán en una multa de diez pesos por cada día de atraso. Esta multa se impondrá por el Presidente de la República, en vista del denuncio de la Dirección General, y su producido incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas.

No obstante, la documentación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva. No será aplicable a dicho Ministerio ni a las Instituciones u Organismos referidos en este inciso, el artículo 18 de esta ley.

Artículo 29. Ley 21045

2. El Archivo Nacional, que tendrá como misión reunir, organizar, preservar, investigar y difundir el conjunto de documentos, independientemente de su edad, forma o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona, familia o institución en el curso de sus actividades y funciones, así como todos aquellos documentos relevantes para la historia y desarrollo del país.

Líneas de acción

Elaborar una normativa archivística que regule la clasificación, valoración y transferencia de documentos hacia el Archivo Nacional.Entrega de estándares, procedimientos, instructivos y metodologías para el tratamiento de documentos electrónicos, incorporando mejores prácticas y experiencias internacionales.

Elaborar un plan informático que guíe el despliegue tecnológico de la solución.

Entregar el 2018 la primera componente relativa al intercambio de documentos y cumplimiento de reglas de negocio (dimensión normativa del proyecto) sobre una infraestructura tecnológica temporal.

Entregar un portal WEB de contenidos, orientado a la difusión de los contenidos que permitan habilitar a los responsables de la transferencia documental de los diferentes servicios públicos en los aspectos metodológicos y normativos que regulará la transferencia documental.

Normativo

Tecnológico

Fortalecimiento

Avance componente: Normativo

Consultoría de investigación

para apoyo en la generación

de directrices y normativas

Entregas entre agosto y octubre

Entrega 1: realizada

Iniciativa Compromiso

Instrumento de autoevaluación

Instructivo para cuadros de

clasificación

Procedimiento de valoración y

selección

Instructivo elaboración tablas

de retención

Procedimiento de expurgo

Instructivo de transferencia

Mejores prácticas y

recomendaciones

Avance componente: Tecnológico

Levantamiento de procesos

de negocio y mapa de

procesos con cadena de valor

Entregas entre septiembre y noviembre

Proyecto iniciado, calendario de

reuniones de agosto acordado

Iniciativa Compromiso

Componente de transferencia

según OAIS. Construcción

inicial

Inicio : 21 de agosto

1er intercambio (prueba): 21 de

diciembre

Durante el 2018 se entregará el plan informático (al 2020) y se trabajará en la arquitectura de referencia

Archivo Nacional

Portal

de

Acceso

Sistema gestión

documental

PR

OD

UC

TO

RE

S

Documentos

electrónicos

Planificación de la preservación

TRANSFERENCIA

Ad

min

istr

ació

n P

úb

lica

OAIS implementado Archivo Nacional

Documento

gestionado

Administración

Componente

Transferencia

Componente

Transferencia

Componente

Transferencia

Recibir

Gestión de datos

Almacenamiento

de archivos

PIA

PIAPIT

PIT

Capa de

Acceso

PIC

Consultas

Resultados

Enviar

PIT: Paquete de información de transferencia

PIA: Paquete de Información de Archivo

PIC: Paquete de Información de Comunicación

Directrices Técnicas Normativas

2018 2019 2020

CGR, SEA, AN,

SEGPRES,

SUSESO

ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN INTERCONEXIÓN, CONSULTAS. IMPACTO CIUDADANÍA

Archivo Nacional

Sistema gestión

documental

PR

OD

UC

TO

RE

S

Documentos

electrónicos

Planificación de la preservación

TRANSFERENCIA

Ad

min

istr

ació

n P

úb

lica

OAIS implementado Archivo Nacional

Documento

gestionado

Administración

Componente

Transferencia

Componente

Transferencia

Recibir

Gestión de datos

Almacenamiento

de archivos

PIA

PIAPIT

PIT

Capa de

Acceso

PIC

Consultas

Resultados

Enviar

PIT: Paquete de información de transferencia

PIA: Paquete de Información de Archivo

PIC: Paquete de Información de Comunicación

Directrices Técnicas Normativas

2018 2019 2020C

GR

, S

EA

, A

N,

SE

GP

RE

S,

SU

SE

SO

ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN INTERCONEXIÓN, CONSULTAS. IMPACTO CIUDADANÍA

Archivo Nacional

Directrices técnicas y Normativas

Sistema gestión

documental

PR

OD

UC

TO

RE

S

TRANSFERENCIA

OAIS implementado Archivo Nacional

Documento

gestionado

Componente

Transferencia

Componente

Transferencia

Recibir

PIT

PIT

Enviar

PIT: Paquete de información de transferencia

2018

CGR, SEA, AN,

SEGPRES,

SUSESO

El PIT definidoserá en una

primera version

Se busca un connjuntomínimo que permita crear

productos viables. Luego se afinará la norma en el

transcurso del proyecto

Entregascontinuas

Productosmínimosviables

Ambiente de laboratorio / certificación

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