Proyecto de Implementación del Modelo Estandarizado de Gestión Administrativa SAP

Boletín Informativo N° 02

REUNIÓN DE INTEGRACIÓN MEGA

Reunión de Integración del Proyecto MEGA

Proyecto de Implementación del Modelo Estandarizado de Gestión Administrativa SAP

El viernes 09 de Enero, se realizó la reunión de “Integración de Procesos” con la participación de los cinco módulos: Con-trolling, Finanzas, Logística, Recursos Humanos y Tesorería, además se contó con la asistencia del Equipo TIC, que inte-gran el Proyecto MEGA.

La reunión de integración, tuvo como objetivo brindar un espacio donde cada módulo exponga un alcance de las reuniones de análisis y definición de los nuevos procesos de-finidos en lo que va en la segunda fase del proyecto (Análisis), que tienen vinculación con los otros módulos.

La participación de los Gerentes de Proyecto MEGA de las Sociedades, fue de gran aporte, quienes con sus in-tervenciones (preguntas y recomendaciones) enriquecieron la jornada de integración. También se contó con la participación de DISTRILUZ, quienes aportaron con su experiencia en la implementación y su uso actual.

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Avance de los Procesos Analizados

Unidades Organizativas FI

Plan de Cuentas

Percepciones y Retenciones

Cierre financiero de Períodos

Procesos de Cierre de Ejercicio

Comprobante de Detracciones

Reportes Financieros y de Gestión Contable

Operaciones entre Empresas Asociadas y Precisiones Adicionales

Catálogo y Datos Maestros de Activos Fijos

Movimientos de Activos Fijos

Estructura Organizativa SAP MM

Maestro de Materiales

Maestro de Servicios

Maestro de Proveedores

Requerimientos de Bienes y Servicios

Compras Directas de Bienes y Servicios

Compras de Bienes y Servicios por Proceso de Selección

Estructura Organizativas

CeCos

CeBes

Ordenes de Gasto

Estructura Presupuestaria

CEGES

Posición Presupuestaria

Clases de Coste y Valores Estadísticos

CONTROLLING (CO)

FINANZAS (FI)

LOGÍSTICA (MM)

En la reunión de “Integración de Procesos”, los cinco módulos del proyecto expusieron sus avances de los procesos revisados, analizados y definidos hasta el 09 de enero del 2015.

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Maestro de Personal: Estructura Organizativa, Estructura de Empresa, Estructura de

Personal y Datos Maestros.

Planilla—Nóminas: Nóminas de Activos, Nómina de Pensionistas, Nomina de Practi-

cantes, Calendario de Pago y Conceptos Remunerativos.

Gestión de Tiempos: Asistencia, Absentismo, Horarios y Generación de Conceptos.

Contabilidad de Deudores - Comercial

Contabilidad de Acreedores

Procesos de Contabilidad de Acreedores

Contabilidad Bancaria - Bancos Propios

Conciliación Bancaria

Informe de Posición y Previsión de Tesorería

Viáticos

Caja Chica

RECURSOS HUMANOS (HCM)

TESORERÍA (TR)

La reunión de integración...

Comunicó el alcance del proyecto y las soluciones que ofrece SAP de acuerdo a las mejores prácticas.

Destacó los factores de éxito y riesgo por módulo e integral.

Facilitó la retroalimentación entre el expositor y auditorio, quienes también transmitieron sus necesidades y recomendaciones.

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Fase 02: Análisis y Definición

Los equipos de los módulos que integran el Proyecto MEGA, vienen participando y trabajando en las sesiones de análisis y definición de los futuros procesos a implementar en el sistema ERP SAP; actividades previstas y planifica-das para la actual Fase 02.

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El objetivo de esta fase es crear el plano empre-sarial, que es la docu-mentación detallada de los resultados obtenidos durante las reuniones de análisis. El Business Blueprint detalla los requerimientos de los procesos de negocio acordados para la em-presa. En él se docu-menta el entendimiento común de cómo las em-presas desean ejecutar su negocio en el sistema SAP.

Las reuniones diarias de trabajo de los módulos (Controlling, Finanzas, Logística, Recursos Humanos y Tesorería) con sus respectivos consultores, vienen de-terminando los procesos a implementar. Estas sesio-nes se están registrando diariamente mediante actas donde reflejan el análisis y definiciones tratadas.

En esta etapa se determina la situación futura de los procesos. Al finalizar las reuniones de análisis, el equipo de con-sultores documentan las necesidades de manera integrada (BBP´s). La Fase 02, cerrará el 13 de Febrero del 2015.

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Requerimiento de BBP

Parte importante del proyecto es la documentación, por ello en está segunda fase cada módulo emitirá un documento que registra el detalle de lo identificado en el análisis como la situación actual, situación futura, desarrollos y requisitos de las transacciones. Este documento se le denomina BBP.

Una vez elaborados los BBP´s, la documentación será presentada a los Gerentes de Proyecto de las Sociedades, para su respectiva revisión y aprobación, bajo la genera-ción de las versiones que indica la planificación del Proyecto. La firma de los BBP´s se realizará el 13 de Febrero del 2015.

Definición de Procesos estables y escalables a las necesidades del sistema y de las sociedades.

Generación de las expectativas y requisitos del proyecto.

Cumplimiento del cronograma.

El éxito de esta fase...

Revisión de V1 de BBPs 23/01/15 28/01/15

Revisión de V2 de BBPs 29/01/15 02/02/15

Revisión de V3 de BBPs 03/02/15 06/02/15

Revisión por Gerencias 09/02/15 12/02/15

CRONOGRAMA

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Integración - Comunicación - Trabajo en Equipo

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Se realizó la primera actividad de integración del proyecto “GYMKANA MEGA”, como parte del proceso inicial de motivación al cambio entre el equipo (32 inte-grantes). Previo a un análisis se identifico que el que todos comparten un mismo objetivo: Afrontar el cambio con optimismo.

¿Cómo evaluaron los participantes la actividad Gymkana MEGA?

A través de la “GYMKANA MEGA”, se permitió fortalecer las habilidades y moti-var al equipo, hacia el cambio, cumpliendo con el objetivo de integrar al equipo, propiciando un clima de participación - comunicación - trabajo en equipo entre usuarios y consultores, aspectos clave y primordiales para el buen desarrollo del proyecto.

3 aspectos clave

Resultado

Próximas actividades

- Taller de Sensibilización al Cambio - Taller de Trabajo en Equipo - Taller de Comunicación Efectiva - Taller de Presentación de Alto Impacto

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