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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

PROYECTO LÍDER

PROPUESTA DE UN DISEÑO DE PROTOCOLO DE ESTANDARIZACIÓN DEL PROGRAMA DE VOLUNTARIADO DE LA FUNDACIÓN COLOMBIACRECE

JUAN DAVID PERALTA MORA

TUTOR: JAIRO ANDRES ZAPATA ERASO

FACULTAD DE

CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C

21 de mayo de 2018

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Tabla de Contenidos

1. Resumen ejecutivo …………………………………………...……...……...……...……........4

2. Diagnóstico del área de práctica …………………………………………...……..........……..6

3. Planteamiento del problema ....................................................................................................10

4. Antecedentes ….......................................................................................................................11

5. Justificación ............................................................................................................................13

6. Objetivos, Metas e Indicadores ...............................................................................................14

5.1 Objetivo general ………………………………………..........…………...……………...14

5.2 Objetivos específicos …………………………………….........………………………...14

5.3 Metas .................................................................................................................................14

5.4 Indicadores ........................................................................................................................14

7. Marco teórico ..........................................................................................................................15

8. Metodología ............................................................................................................................18

9. Cronograma .............................................................................................................................20

10. Desarrollo de las actividades-Resultados ................................................................................23

10.1 Proceso actual de los programas de la fundación ...………………...…...……………...23

10.2 Puntos críticos y deficientes en el proceso …………………………......……………...24

10.3 Soluciones a los problemas detectados en el proceso …………………...……………...31

10.4 Diseño de procesos de evaluación y seguimiento en los programas …………………...34 11. Conclusiones ...........................................................................................................................36

12. Recomendaciones ...................................................................................................................37

13. Referencias bibliográficas .......................................................................................................39

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Lista de tablas

Tabla 1. Convocatorias de voluntarios fundación ColombiaCrece ……………………………..41

Tabla 2. Número de desertores del año 2018 ……………………………………………………41

Tabla 3. Matriz de riesgo ……………………………..…………………………………………30

Tabla 4. Ponderación: Probabilidad – Consecuencia ……………………………………………41

Tabla 5. Ponderación nivel de riesgo ……………………………………………………………42

Tabla 6. Formato de evaluación de desempeño 360 grados …………………………………….42

Tabla 7. Formato Modelo profesor sustituto de clases ………………………………………….45

Diagramas

Diagrama de flujo 1. Primera etapa de reclutamiento del voluntariado ………………………...46

Diagrama de flujo 2. Segunda etapa de capacitación e inducción ……………….……………...47

Diagrama de flujo 3. Tercera etapa inicio del voluntariado ………………………...……...……47

Anexos

Anexo 1. Formato de encuesta a voluntariados …………………………………………………48

Anexo 2. Carta de autorización ………………………………………………………………….51

Anexo 3. Carta Confidencialidad …….………………………………………………………….52

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Resumen ejecutivo

ColombiaCrece es una fundación que apoya a los adultos con bajos niveles académicos o no

culminados, con programas de validación y alfabetización. Por medio del uso de voluntariado

se crean espacios educativos que se desarrollan en jornadas académicas y que se llevan a cabo

los días sábados.

La escasez de información, falta de procesos, bajo control y seguimiento de los programas, y

la falta de capacitación de los voluntarios son algunas de las problemáticas necesarias para el

cambio de metodología de la fundación. Hoy en día, en ColombiaCrece desconocen el

problema de por qué los voluntarios se van de la fundación o que los desmotiva, así mismo,

desconocen que los motiva a estar en ella.

El presente proyecto líder pretende plantear una nueva metodología y nuevos procesos para

aplicar en el proceso de voluntariado. Tiene como objetivo responder a la siguiente pregunta:

¿Cómo estructurar un programa de voluntariado que logre retener a los voluntarios y a la vez

mejore la prestación de servicios en cada uno de los programas? Con el apoyo del director

general Sebastián Rosales se logró establecer los indicadores que se pretendían evaluar.

Después de analizar los resultados se creó un formato de evaluación de desempeño 360

grados acompañado de herramientas de control y motivación en los voluntarios.

El proyecto se desarrolló con un enfoque mixto, como primera etapa, se realizaron diferentes

entrevistas a voluntarios de la fundación para recolectar la información necesaria; con el

objetivo de poder determinar las variables o indicadores a evaluar. Como segunda etapa, con el

apoyo de los resultados obtenidos en las entrevistas se dio paso a la construcción de la encuesta

y el formato de la metodología.

5

De los resultados de la investigación, se identificó la necesidad de establecer una serie de

actividades y talleres que generen oportunidades de interacción entre los voluntarios,

fortaleciendo vínculos entre ellos mismos y hacia la fundación. Entre otros problemas y

falencias encontrados en los programas del voluntariado, se dan una serie de recomendaciones

entre ellas reestructurar el organigrama de la fundación.

Dando continuidad a la propuesta en el cambio de procesos se construyó un formato de

evaluación de desempeño 360 grados que ayuda a mantener un control y retroalimentación de

los procesos que van en conjunto con los objetivos de la fundación. Así mismo se entrega otro

formato de seguimiento listo para su aplicación y diferentes propuestas para fortalecer la

motivación e interacción entre los voluntarios.

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Diagnóstico del área de práctica

La organización ColombiaCrece se centra en el apoyo social a nivel educativo, uno de sus

usuarios directos está determinado por los adultos con niveles académicos bajos o no

culminados. Así mismo distribuye sus actividades académicas a diferentes usuarios sin importar

la edad, teniendo como finalidad dar educación a las personas más marginadas del país. A lo

largo de su trayectoria la organización ha logrado graduar a 146 bachilleres y logró realizar 144

alfabetizaciones.

ColombiaCrece (2018) inició como un proyecto educativo para personas de bajos recursos,

apoyándolos para alcanzar la nivelación del bachillerato, por medio de la preparación para el

examen de validación del ICFES.

En la actualidad ColombiaCrece es una organización que, haciendo uso del voluntariado, crea

espacios educativos, promoviendo el crecimiento integral y la reconciliación de las personas que

participan en sus actividades.

Entre los programas que se desarrollan en la organización, la alfabetización se ha mantenido

como proyecto líder, la actividad se desarrolla los días sábados, permitiendo a los alumnos y los

voluntarios desarrollar su labor externa sin imprevistos. Según la organización ColombiaCrece

(2018) la alfabetización es un programa dirigido a adultos que desean aprender a leer y escribir,

afianzar habilidades en lectoescritura y operaciones matemáticas básicas.

Entre otros programas la validación se desarrolla como programa alterno a la alfabetización,

permitiendo a los alumnos, con un proceso de enseñanza avanzado, culminar sus estudios, las

jornadas se llevan a cabo los días sábados en los mismos horarios de alfabetización. Según la

organización ColombiaCrece (2018), la validación es un programa dirigido a adultos que desean

culminar sus estudios de primaria y secundaria y se ofrece desde 3° hasta 11°.

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De acuerdo con la organización ColombiaCrece (2018), en la Figura 1, se presenta el

organigrama de cómo está establecida la organización. En la parte de arriba los órganos de

gobierno, seguidos por el Consejo Ejecutivo, y Áreas Administrativas, en la cual el área de

Gestión Humana se encarga de la convocatoria y bienestar de todos los miembros de

ColombiaCrece y de ejecutar cada sábado las actividades correspondientes al proyecto que hayan

escogido al iniciar el semestre.

Figura 1: Organigrama de la fundación ColombiaCrece.

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Puesto de Trabajo

La práctica se realiza desde el área de Gestión Humana, generando informes de diagnóstico en

temas de clima laboral y motivaciones de los voluntarios, teniendo en cuenta información

estadística y de trabajos previos. Así mismo, se pretende realizar los siguientes procesos durante

el semestre:

1. Entrevistas presenciales y semi-estructuradas para categorizar el clima laboral y las

motivaciones de los voluntarios.

2. Realizar una encuesta general a todos los voluntarios para contrastar los resultados de las

entrevistas.

3. Realizar un informe de resultados que resuma todos los hallazgos de los procesos anteriores

y donde se sugieran cambios y modificaciones en los procesos y estructuración en los

programas de la fundación en pro del clima laboral, la retención y la motivación de los

voluntarios.

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Análisis causa y efecto de los programas

Para hacer un análisis sobre los problemas que se presentan en la Fundación en el programa

de voluntariado, se realizó un estudio a través de la espina de pescado.

Figura 2: Análisis causa y efecto.

Personal Procesos

Falta de experiencia por parte de los voluntarios Falta estipular y completar

los pasos del proceso de desarrollo de voluntariado

Falta de compromiso y motivación por parte de

los voluntarios Falta de formación o inducción por parte de la

organización No tienen en cuenta las

proyecciones a mediano y largo plazo al momento de vinculación

No hay un seguimiento en el proceso de desarrollo de

voluntariado

Interrupción en los programas

educativos Escasa interacción con los demás voluntarios

en días laborales Falta un plan de soporte que impida la

interrupción del plan de educación cuando ocurre una deserción.

Los momentos de esparcimiento se

limitan a dos en el año Falta de procesos de motivación

para los voluntarios

Marketing interno Organización

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Planteamiento del problema

Como podemos ver en el diagrama de análisis causa y efecto se evidencian varios problemas

por parte del personal, procesos, organización y marketing interno. En el se encontró que la

deserción de los voluntarios afecta directamente el programa de educación, evidenciando una

falta de control y seguimiento por parte de la fundación hacia los voluntarios, así mismo, no se

genera motivación y no existe un manejo del clima laboral.

Los voluntarios aparentan no contar con un taller o inducción antes de iniciar el proceso como

docentes; y durante el mismo, buscando espacios formales y una coordinación o revisión previa

de contenidos; un desarrollo de logística por parte de los directivos o áreas encargadas de control

de los voluntarios.

Dichos problemas perjudican de forma directa el proceso de educación, como por ejemplo el

alto índice de deserción por parte de los voluntarios durante el periodo académico que dificulta la

secuencia de aprendizaje de los estudiantes. En la tabla 1 se encuentra el número de voluntarios

que ingresan por semestre y en la tabla 2, el número de desertores. Dicho cálculo es de

elaboración propia, ya que se desconocen datos estadísticos de años anteriores debido a la falta

de procesos de control y seguimiento.

Después de hacer el diagnóstico del problema se pretende solucionar lo siguiente:

¿Cómo estructurar un programa de voluntariado que logre retener a los voluntarios y a la vez

mejore la prestación de servicios en cada uno de los programas?

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Antecedentes

ColombiaCrece es una fundación donde su totalidad de docentes son voluntarios que se

integran cada semestre. Algunos voluntarios se quedan a participar en los siguientes semestres,

pero ColombiaCrece se ha dado cuenta de que el porcentaje de los voluntarios nuevos es mucho

mayor respecto a los voluntarios antiguos. De igual forma, ha encontrado situaciones en las que,

durante el semestre, los voluntarios tienen problemas personales y se retiran del voluntariado.

El perfil de voluntario es de estudiantes de pregrado, recién graduados o recién iniciado su

vinculación al trabajo, de edades entre los 18 a los 35 años.

El retiro de los voluntarios termina siendo un problema para los estudiantes y la fundación,

debido a que ellos se sienten abandonados en su proceso de aprendizaje y se retrasa la

programación de la educación en la fundación. Adicional a esto, la fundación tiene que realizar

un nuevo proceso de búsqueda y selección de voluntarios de manera extraordinaria o realizar una

modificación a los programas o clases de otros voluntariados.

Mediante los siguientes artículos, encontrados en ProQuest, se demuestra la anterioridad de

este problema presentado en diferentes organizaciones, el objetivo de estas citas es poder

reconocer el problema y establecer conclusiones a partir de soluciones previamente

implementadas. Ruizalba et al. (citado en Robledo, J. L. R., Arán, M. V., & Porras, J. L. G,

2014) afirman:

Uno de los factores analizados en relación con la Orientación al Mercado Interno, ha sido el

management concern o interés de la dirección que se ha demostrado tener un impacto positivo

sobre el compromiso y la satisfacción de los empleados. (p. 50).

De igual forma, Eisenberger et al. (citado en Robledo, J.et al., 2014) afirman:

Desarrollaron una interesante investigación y apuntan que, si las personas perciben que la

organización se interesa por ellas, procura su bienestar y les brinda ayuda ante problemas

personales cuando es necesario, las consecuencias son muy favorables para la organización en

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lo que se refiere a mejor desempeño y deseos de permanencia. En consecuencia, se proponen

como hipótesis:

Las empresas que potencien el interés que se toma la dirección en satisfacer las necesidades

del empleado obtendrán mayores niveles de satisfacción por parte de estos. (p. 50).

Como segunda revisión en artículos académicos se encuentran asociados en la justificación de

garantizar la motivación en los programas de voluntariado corporativo. Una teoría para apoyar el

tema es la teoría de la equidad de Stancey Adams, elaborada por Scheier (1985) que afirma:

Las recompensas y el adecuado reconocimiento también son un importante elemento

motivador. Si se adopta un sistema de incentivos este debe ser equitativo y concreto. Si los

voluntarios consideran que las recompensas no son equitativas y justas pueden provocar

rápidamente desmotivación en los grupos. (Recuperado de: http://www.iniciativasocial.net/motivacion.htm#_ftn25)

Lo cual comprueba que los esfuerzos por mantener motivados a los voluntarios son el punto

clave para que se sientan cómodos desarrollando su labor y se vean impulsados a mantener su

tarea.

Otra revisión de artículos académicos encontrado en ProQuest, donde se presentan

metodologías de competencias en la gestión humana y se utiliza la evaluación del desempeño en

investigación, la planificación, seguimiento por parte de la organización para el desarrollo y

competencias del capital humano. “Un problema inicial conceptual: necesidad de establecer

competencias en tres estratos o niveles conexos en la empresa: desorganización, de procesos

y de cargos, que debían en ese escalonamiento, estar alineadas con la estrategia organizacional”

(Santos, A. R. C, 2011, p. 302). Donde se menciona la importancia de los resultados de la gestión

y aplicación en la metodología.

Los resultados de la evaluación del desempeño, de esa formación y del control de gestión

estratégica, que constituyen elemento fundamental de retroalimentación a

13

esta metodología de gestión iniciada con la planificación estratégica. Necesario es declarar, que

este proceso … se relaciona con todos los procesos clave del sistema de GRH que se asuma.

En el caso de las brechas de las competencias organizacionales se ha realizado la evaluación

tipo feedback 360°. (Santos, A. R. C, 2011, p. 307)

Justificación

Para la administración de empresas es de gran importancia la parte de gestión humana de una

organización, debido al mal manejo de planeación, clima laboral y la motivación en los

empleados deriva en un desempeño deficiente de los mismos. Lo anterior trae consigo conflictos

en la organización y bajos rendimientos para el cumplimiento de las metas y objetivos.

Esto lleva implicaciones de tiempo de trabajo, logísticas no estructuradas que derivan

problemas de tiempo limitado y la gestión de resultados. Roe (2005) afirma:

El desarrollo de recursos humanos es una función fundamental de la ARH que no solamente

consiste en la capacitación y el desarrollo, sino también en la planeación de la carrera y en las

actividades de desarrollo, en el desarrollo de la organización, así como en la administración y

evaluación del desempeño. El desempeño en un puesto de trabajo depende de la capacidad y de la

motivación de un individuo para realizar el trabajo (p.6).

Considero que el buen manejo de gestión humana y planeación y estrategias en las

organizaciones mejoran los procesos, mantienen a los empleados con un alto nivel de

satisfacción, generando un buen clima laboral, mayor eficiencia y; así mismo, facilitan el

cumplimiento de las metas propuestas por parte de la organización.

Es importante resolver el problema de organización, debido a que las interrupciones del

programa de voluntariado afectan de manera directa al programa de educación y sus estudiantes,

generando conflictos en el desarrollo de los programas. Adicional a esto, es importante tener un

control y un seguimiento de la cultura organizacional y los conflictos que se generan dentro de la

organización que afectan directamente a la misión de la organización.

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Objetivos, metas e indicadores

Objetivo General

Diseñar un protocolo de estandarización del programa de voluntariado de la Fundación

ColombiaCrece para la mejorar de prestación de servicios.

Objetivos Específicos

a) Describir y evaluar el proceso actual de los programas de la fundación.

b) Analizar los puntos críticos y deficientes en el proceso.

c) Encontrar y proponer soluciones a los problemas detectados en el proceso.

d) Diseñar un nuevo proceso optimizado de los programas.

Metas

a) Detallar claramente cada una de las partes de los procesos.

b) Encontrar los puntos críticos y las deficiencias del programa de la fundación.

c) Construir una propuesta para la solución de los problemas detectados.

d) Preparar y proyectar el diseño de la optimización de los programas de la fundación.

Indicadores

a) Indicador del número de actividades por cada fase del proceso.

b) Indicador de los puntos críticos que afectan la fundación.

c) Indicador de rotación de voluntarios.

d) Indicador del número de voluntarios nuevos y voluntarios antiguos.

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Marco teórico y conceptual

Como sustento teórico para el desarrollo del presente proyecto líder, se realizó una

investigación de artículos académicos enfocados en estrategias de gestión humana como métodos

de evaluación, motivación, clima laboral, control de procesos y metodologías de

implementación. Lo anterior se hizo con el fin de identificar aquellas teorías y estudios que

ayuden a resolver el problema y aplicar las diferentes metodologías de la teoría.

En cuanto a la planeación estratégica siendo un proceso continuo, dinámico y en constante

evolución, se deben determinar los propósitos y objetivos organizacionales generales y la manera

en la cual estos se alcanzarán.

El plan estratégico puede incluir el control unificado de un número de operaciones sucesivas o

similares. La planeación estratégica trata de posicionar a la organización en términos del

ambiente externo aplicada a todos los niveles de la organización y se puede dividir en cuatro

etapas: 1. determinación de la misión de la organización, 2. evaluación de la organización y de su

ambiente, 3. establecimiento de objetivos específicos o de la dirección y 4. determinación de las

estrategias para lograr esos objetivos (Roe, R. M., 2010, p. 104).

Como método de apoyo para el desarrollo del diseño de estandarización, se pretende utilizar

la evaluación de 360º. Esto dependerá de la necesidad y el propósito que se desea evaluar a los

voluntarios. Las evaluaciones de desempeño cuentan con dos pasos claves: valor de efectividad

evaluado, es decir, medir las competencias en este caso del voluntariado en acuerdo con las

responsabilidades y obligaciones presentadas por los coordinadores y líderes de equipo; y, como

segunda valoración que se realiza sombre las mismas competencias, pero en condiciones de

retroalimentación del desempeño y progresos de los voluntarios.

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Alles (2002) afirma

La evaluación de 360º es un esquema sofisticado que permite que un empleado sea evaluado

por todo su entorno: jefes, pares y subordinados [...] la evaluación de 360º a 360º feedback es la

forma más novedosa de desarrollar la valoración del desempeño, ya que procura la satisfacción

de las necesidades y expectativas de las personas, no solo el jefe sino de todos aquellos que

reciben los servicios de la persona tanto internos como externos. (p. 145).

Figura 3. Posibles Evaluadores en la metodología 360º Fuente: Desempeño por competencias: Evaluación de 360º, pg.147

A partir de esta metodología y la siguiente teoría se puede comprobar que los seres humanos,

según su necesidad de asociación, participación y aceptación, siguen un impulso de ayuda y

solidaridad como seres capaces de cooperar con el fin de ayudar a su misma especie. Sin

embargo, al satisfacer este nivel, el hombre se ve en la necesidad de estima, la cual puede ser alta

o baja dependiendo del medio en que se encuentre. Los estímulos correctos para un empleado

con alta estima incluyen reconocimiento y atención, lo que genera una persona motivada en el

desarrollo de sus labores. McClelland (1989) en su teoría nos dice que los tipos de motivación de

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un individuo y las consecuencias de estas motivaciones, la aplicación de esta teoría va

puntualmente dirigida al trabajador y los logros que se pueden conseguir, aplicando la

motivación correcta, McClelland enfoca su teoría hacía tres tipos de motivación: logro, poder y

afiliación.

Logro: Es el impulso de sobresalir y de tener éxito, […]. Exigiendo a las personas una necesidad de

desarrollar actividades y en un grado menor la necesidad de afiliarse con otras personas. Las

personas impulsadas por este motivo tienen deseo de la excelencia, apuestan por el trabajo bien

realizado, aceptan responsabilidades y requieren feedback constante sobre su actuación.

Poder: Necesidad de influir y controlar a otras personas y grupos, y obtener reconocimiento por

parte de ellas. Las personas motivadas por este motivo les gusta que se las considere importantes, y

desean adquirir progresivamente prestigio y status.

Afiliación: Deseo de tener relaciones interpersonales amistosas y cercanas, formar parte de un

grupo, etc., incluso ser habitualmente populares, el contacto con los demás, motivados al trabajo en

grupo y ayudar a otras personas. (McClelland, 1989, p.289).

Es claro que un buen seguimiento de las labores desarrolladas genera un feedback sobre el

trabajo desarrollado, el cual, también se configura como un importante elemento motivador. Es

importante conocer qué se está haciendo bien y qué se está haciendo mal, cómo se podría

mejorar el rendimiento, etc. Sin duda, uno de los factores que producen más desmotivación es

no conocer si se están haciendo bien o mal las cosas, si estas son valoradas y, lo que en ocasiones

es peor, no saber que tiene que hacerse.

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Metodología

Para el desarrollo de la metodología y para encontrar la información relevante e importante, se

hizo una revisión de documentos y registros de la fundación. Así mismo, se realizaron

entrevistas personales, observaciones en las diferentes sedes de la fundación y entrevistas en

grupo, en las cuales se buscó encontrar los principales problemas y diseñar un borrador del

formato de la formulación de las preguntas para las encuestas de apoyo para el planteamiento del

problema. Lo anterior pretende ayudar a establecer la necesidad de realizar correcciones en los

programas de la fundación y encontrar los factores de motivación según la teoría de las

necesidades adquiridas y; de igual manera, generar cambios en la metodología de educación

establecida por la fundación hacia los estudiantes.

De la técnica de investigación se espera tener una estimación cuantitativa y cualitativa con el

desarrollo de encuestas bien estructuras de al menos el 80% de la población. Esta metodología

va a ir dirigida a los voluntarios de la fundación, para tener criterios de decisión de las

necesidades y tener la capacidad necesaria para responder con conocimiento de causa a las

preguntas planteadas en el cuestionario. Para la recolección de información, se va a utilizar el

envío de las encuestas vía email con enlace al cuestionario online con apoyo de encuestas

presenciales en la fundación por medio de un dispositivo móvil.

De acuerdo a los resultados obtenidos en las entrevistas y encuestas realizadas a los

voluntarios, se pretende medir la teoría de la motivación, por tipos o niveles de satisfacción

respecto al logro, poder y afiliación del voluntario siendo un alto o bajo grado de estima en el

reconocimiento y atención. Esto ayuda a identificar la motivación en el desarrollo de sus labores

diarias de acuerdo a la misión y visión de la fundación y dar guías de apoyo para mejorar las

mismas, dando paso a la construcción del protocolo y planeación estrategia en el programa de

19

educación. De igual manera, se busca generar un sistema de incentivos para los voluntarios

donde se incluyen recompensas, reconocimiento y promociones no remuneradas que influyan en

el crecimiento de motivación personal. Así mismo, si es necesario se debe generar una segunda

encuesta para obtener resultados para el planteamiento del diseño en la optimización de los

programas y la aplicación de la evaluación 360º para que exista un control constante y esto ayude

a una mejora de actitud y el desempeño de cada uno de los voluntarios y a reducir la deserción de

los mismos.

Es significativo mencionar que en toda organización es importante reconocer a sus

trabajadores respecto a su desempeño y resultados de la misma, con el fin de saber en qué está

fallando y poder mejorar los resultados, dar un apoyo y seguimiento durante el proceso a los

voluntarios, generando un feedback en los procesos y dando reconocimiento e importancia

dentro de la fundación. En ese orden de ideas, la fundación al no tener un sistema de control y

medición del clima laboral y la motivación ha dejado la oportunidad de encontrar oportunidades

de mejoras en los procesos internos que se llevan a cabo en los programas de educación.

En desarrollo de la solución del problema, después de haber revisado las diferentes

metodologías y realizar un estudio previo de las necesidades de la fundación respecto a los

problemas encontrados en los programas de educación y falta de conocimiento e información

sobre la rotación de empleados y motivación en la organización, se pretende revisar en conjunto

con el Director General y la Directora de Gestión Humana, el diseño del protocolo de

implementación en la optimización de los proceso del programa, en el cual se incorporarán las

variables e indicadores que se desean evaluar. Adicional a esto, se pretende replantear la forma

de comunicación entre los coordinadores o directivos y los voluntarios al momento de dar

informes-resultados y avances hacia la misión de la fundación.

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Cronograma de actividades

PROYECTO LÍDER

PROPUESTA DE UN DISEÑO DE PROTOCOLO DE ESTANDARIZACIÓN DEL PROGRAMA DE

VOLUNTARIADO DE LA FUNDACIÓN COLOMBIACRECE

COMPÀÑIA:

FUNDACIÓN COLOMBIA CRECE

ALUMNO JUAN DAVID PERALTA MORA

AREA DE PRACTICA:

RECURSOS HUMANOS

Objetivo general Diseñar un protocolo de estandarización del

programa de voluntariado de la fundación ColombiaCrece para la mejorar de prestación de

servicios.

Objetivo específico 1 Actividad 1 2 3 4 5

Describir y evaluar el proceso actual de los programas de la fundación.

Recolección de la información principal acerca de los programas de la fundación.

P

R

Realizar entrevistas semiestructuradas a los voluntarios de la Sede Suba.

P

R

Realizar entrevistas semiestructuradas a los voluntarios de la Sede Codito.

P

R

Realizar entrevistas semiestructuradas a los voluntarios de la Sede Prado.

P

R

Recolección de información de las entrevistas y datos estadísticos de la fundación.

P

R

Objetivo específico 2 Actividad

Analizar los puntos críticos y deficientes en el proceso.

Construcción del formato de encuesta hacia los voluntarios.

P R

Entrega de resultados de las entrevistas y determinar las variables e indicadores a evaluar.

P R

Realizar la encuesta vía email y presencial en las diferentes sedes.

P R

Recopilación de los resultados y correcciones pertinentes.

P R

Objetivo específico 3 Actividad Encontrar y proponer Evaluar las diferentes metodologías a usar y P

21

soluciones a los problemas detectados en el proceso.

preparación de las mismas. R

Reunión con el director general y revisión de las metodólogas y resultados.

P

R

Presentar correcciones pertinentes después de socializar con los directivos.

P

R

Objetivo específico 4 Actividad

Diseñar un nuevo proceso optimizado de los programas.

Preparar la propuesta del diseño de la optimización de los programas de la fundación

P

R

Entrega de la propuesta de diseño y sus metodologías e indicadores a evaluar.

P

R

Entregar las conclusiones evidenciadas de las encuestas y metodologías, consolidar la información y entregar un informe final el cual sea utilizado para el protocolo de los programadas de voluntariado.

P

R

6

7 8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18

22

Observaciones P Planeado o programado, cuando se definió o programó R Real Cuando se efectúo realmente

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Desarrollo de las actividades-Resultados

Proceso actual de los programas de voluntariado de la fundación

1. Etapa - Reclutamiento y selección: Los voluntarios inician su proceso de la convocatoria

que se hace previo al semestre a iniciar. El aspirante llena el formulario y el coordinador recopila

los datos y asigna los días para la entrevista. En el día de la entrevista se hace una introducción

de la fundación y se exponen las reglas de juego. Estas consisten en dos partes: una entrevista

individual y otra dinámica grupal, un ejercicio pedagógico que consiste en dictar una clase según

un tema. Así, los entrevistadores llenan un formulario con resultados y calificaciones de cada

postulado.

Se pasa a un segundo proceso en donde se hace una visita a la sede, en la cual el aspirante

entra en algunas clases y se evalúa su participación y actitud en las clases. En el diagrama de

flujo 1 se describe el proceso del sistema de reclutamiento del voluntariado, se enmarca en color

rojo el proceso en donde se encuentra un punto crítico del proceso. En el caso en el que el

coordinador de área encargado de recopilar los datos, al no tener información y análisis de

semestres pasados no puede comparar datos estadísticos para descartar voluntarios que puedan

afectar positiva o negativamente en los programas del voluntariado.

2. Etapa - Capacitación e inducción: Después de haber pasado la etapa de selección se pre-

asignan clases y sedes correspondientes a cada voluntariado según cupos disponibles. Siguiendo

este proceso se cita al lanzamiento del semestre, previo al iniciar las clases, día en el cual se lleva

a cabo la integración entre los voluntarios nuevos y antiguos; capacitación y métodos para el

inicio del programa de voluntariado, proceso que dura aproximadamente seis a ocho horas.

24

En la semana siguiente, se envía confirmación de sede y curso correspondiente y el pensum a

trabajar. En el diagrama de flujo 2 se describe cada uno de los pasos del proceso de capacitación

e inducción; y, se enmarca en color rojo el proceso de capacitación e inducción, debido a que su

metodología no es lo suficientemente efectiva y se requieren más días o más espacios para llevar

a cabo este proceso de voluntariado.

3. Etapa: Inicio del voluntariado: El voluntariado inicia el período académico, durante todo el

ciclo académico se llevan a cabo cuatro espacios: dos interacciones entre voluntariados

(Lanzamiento de semestre y Valentine’s Day o Halloween, según ciclo académico), uno de

control y seguimiento a mitad de semestre aproximadamente, siento este la jornada académica y;

por último, cierre de semestre, siento el día de la clausura.

En el diagrama de flujo 3 se describe el proceso de inicio del programa de voluntariado, se

enmarca como punto crítico los espacios de interacción, ya que los voluntarios consideran que

estos son muy escasos y los existentes no son los suficientemente efectivos.

Puntos críticos y deficientes en el proceso

Para encontrar los puntos críticos del proceso de voluntariado, se realizo una encuesta a una

muestra de 96 voluntarios entre las sedes (Prado, Suba, Codito) de un total de 113 voluntarios,

obteniendo un nivel de confianza de 99% y margen de error del 5% con la cual se pretendió

conocer más acerca de los procesos de la fundación y la perspectiva de cada voluntario. De esta

manera, se pudo entender su motivación, satisfacción y como ha sido su experiencia y opiniones

de los procesos actuales dentro de la fundación. En el anexo 1 se encuentra el formato de la

encuesta.

25

Variables evaluadas a través de la encuesta

Las variables necesarias para la evaluación del clima laboral, la motivación y nivel de

satisfacción de los voluntarios fueron determinados después de diferentes entrevistas a los

voluntarios antiguos, coordinador, líderes y voluntarios iniciando semestre en las diversas sedes.

Lo anterior ayudó en la construcción de las encuestas para encontrar las principales

problemáticas y encontrar las necesidades a mejorar desde el área de talento humano.

Los ítems a evaluar fueron los siguientes:

1. Comunicación

2. Métodos de Enseñanza

3. Dificultad para desarrollar la labor de voluntariado

4. Expectativa de la fundación

5. Motivación

6. Espacio y lugar de trabajo

7. Capacitación

8. Ideas y propuestas – Lluvia de ideas (Desarrollado en el objetivo de solución de

problemas)

Los siguientes resultados son tomados de las encuestas, en donde se hacen citaciones

textuales y se toman ideas principales para dar explicación a cada una de las variables analizadas

dando paso para destacar los puntos críticos.

1. Comunicación

En cuanto a la forma como los voluntarios deben comunicarse con los estudiantes, se encontró

que algunos voluntarios se encuentran inconformes, ya que no se establece unas guías en la

forma de expresarse ante este tipo de comunidad. La fundación ha hecho énfasis en expresarse de

manera sencilla y muy entendible a los contextos de los estudiantes, pero se limitan a consejos y

no se hace seguimiento y control para mantener una buena relación entre estudiante y voluntario.

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Siendo un punto crítico y dando como resultado la falta de una metodología educativa para el

proceso de validación. En algunos casos el voluntario tiene miedo en la forma de expresarse

estas personas adultas ya que pueden sentirse agredidas y se pueden generar conflictos entre

voluntario y estudiante.

2. Métodos de enseñanza

En métodos de enseñanza, la mitad de los encuestados no recuerda o dice no haber tenido

algún método implementado y los demás voluntarios mencionan algunos casos, como inducción

del primer día, el plan de clases, creación de exámenes, ejemplos cotidianos o teorías en

contexto, educación comunitaria, pedagogía social y métodos por periodos de atención, entre

otros. No obstante, no se evidencia ningún método de enseñanza efectivo que sirva como guía en

el proceso de validación de los voluntarios hacia los estudiantes, más allá de que sean creativos y

tengan presente el ambiente y la comprensión de la vida cotidiana.

3. Dificultad para desarrollar la labor de voluntariado

La mayoría de los voluntarios, por parte de las diferentes sedes, se sienten limitados a los

tiempos de las clases, lo que complica el desarrollo de estas, afectando el pensum, ya que se

manejan clases muy cortas y temas muy extensos. Adicional a eso, las clases son cada 8 días, lo

que implica que los estudiantes olvidan muchos de los temas ya entendidos, debido a que su

memoria funciona diferente por ser adultos mayores y les resulta más difícil aprender y recordar

algunos conceptos y temas de alta dificultad.

27

Otro factor son los imprevistos a última hora, donde los voluntarios no asisten a dictar la clase

y genera doblar turnos a otros voluntarios, lo que causa pausas en las temáticas y distracción para

los estudiantes, puesto que son más de 15 días sin continuar con el tema de clase.

Así mismo, otra dificultad que encuentran los voluntarios es la falta de experiencia al dictar

temas que no saben cómo prepáralos o explicarlos por su dificultad y profundidad. Adicional a

esto, el seguimiento a los estudiantes en cuanto al pensum no es muy efectivo en el sentido de

que en ocasiones un estudiante puede avanzar de curso, pero no tener el nivel necesario para que

eso suceda. Como resultado de nuevo se encuentra una evidente falta de metodología

especializada para este tipo de pedagogía.

4. Expectativa de la fundación

Algunos comentarios de los voluntarios son: (Entrevista realizada por Juan David Peralta,

2018):

• Apoyar y compartir con personas que tienen las ganas de aprender. Asimismo, aprender

de ellos.

• Brindar ayuda a través de lo que mis conocimientos a las personas que quieren aprender,

así mismo, aprender de esas mismas personas para mejorar a nivel personal.

• Contribuir a la formación de personas adultas que desean realizar sus estudios,

compartiendo experiencias con otros voluntarios y como estudiante contribuir a la

educación de los niños, pero de igual manera también aprender de ellos.

• Esperaba transmitir ciertos conocimientos a personas con la intención de alcanzar su

educación superior, aunque nunca esperé encontrar un vínculo tan fuerte entre voluntarios

y el profundo agradecimiento que recibí de mis estudiantes.

28

En general la mayoría de los voluntarios tienen las mismas expectativas, el poder aportar a la

sociedad, enseñando y aprendiendo al mismo tiempo, generando un vínculo más fuerte en la

comunidad aportando al desarrollo del país.

La fundación requiere establecer espacios en lo que los voluntarios puedan enriquecer su

aprendizaje y así mantener la motivación del querer compartir y seguir enseñando. Dando paso a

fortalecer la motivación en cuanto al nivel de satisfacción de afiliación de tener relaciones

interpersonales amistosas y cercanas, formar parte de un grupo.

5. Motivación

Algunas de las justificaciones que los voluntarios explicaron de su motivación es el poder

ayudar y aportar a la educación y la calidad de las personas, generando un cambio en la

educación como motor de transformación.

Otra motivación es aprender sobre pedagogía, educación comunitaria y crecimiento docente

para ellos mismo y su futuro. El aprendizaje que adquieren los estudiantes, ver su evolución y

gratitud, genera en muchos, una gran satisfacción de ayudar a los demás, una labor invaluable y

que se evidencia en el impacto de la educación y en la vida de las personas.

En el análisis de las encuestas también se encontró como crítico la falta de una adecuada

selección de los voluntarios. Por lo tanto, se encuentran casos donde se aceptan personas con

poca responsabilidad y compromiso en la fundación. Adicional a esto, no se toman en cuenta

planes a futuro donde los voluntarios abandonan el proceso por compromisos personales, lo cual

genera desmotivación y frustración por parte de los voluntarios.

29

6. Espacio y lugar de trabajo

Algunos de los estudiantes encuentran como dificultad el lugar de trabajo, casos como falta de

materiales académicos (libros, textos, utensilios) y, en el caso de Suba, se realizan muchas clases

en el mismo espacio, lo que genera ruido y distracción en los estudiantes, causando dificultades

en el aprendizaje de los mismos.

7. Capacitación

La gran mayoría de los voluntarios, aproximadamente el 80%, expresan falta de planeación y

logística de las jornadas de inducción y capacitación de los profesores. Así mismo, la falta de

espacios para relacionarse y sentirse más a gusto con el voluntariado y con los compañeros que

mejore o fortalezca la relación entre los mismos, desean tener espacios de interacción, diálogo y

retroalimentación entre ellos.

30

Como complemento en la identificación de los problemas se hizo una matriz de riesgo, Tabla

3 la cual consiste en destacar los principales problemas encontrados en las diferentes etapas del

voluntariado y analizar la probabilidad y consecuencia para calcular el nivel de riesgo de cada

uno de los problemas encontrados.

Tabla 3

Matriz de riesgo

Etapas Problemas Probabilidad Consecuencia Nivel de riesgo

1. Etapa - Reclutamiento y selección

No se tienen informes para determinar una buena selección de voluntarios

1 2 2 MEDIO

No se tienen preguntas estructuradas en la entrevista para una eficiente pre-selección

1 2 2 MEDIO

2. Etapa - Capacitación e inducción

Baja capacitación de los estudiantes 3 3 9 ALTO

Falta de metodologías 2 3 6 ALTO

3. Etapa - Incido del voluntariado

Pocos espacios de interacción entre los voluntarios

3 1 3 MEDIO

Bajo control y seguimiento de los voluntarios

3 2 6 ALTO

No se existen espacios de aprendizaje y aplicación de metodologías

3 2 6 ALTO

Nota. Fuente: De elaboración propia, datos estadísticos de la fundación. Los datos en la tabla se utilizan para calcular la

magnitud de riesgo para los problemas detectados en las tres etapas del voluntariado. Destacando en mayor nivel de riesgo

problemas en la capacitación y durante el inicio del proceso de voluntariado a los programas de la fundación. Las tablas 4 y 5 se

usaron como complemento para el desarrollo de la matriz de riesgo.

31

Soluciones a los problemas detectados en el proceso

De los resultados de 96 encuestados entre las diferentes sedes de la fundación de acuerdo a los

resultados obtenidos, es considerablemente notorio que los voluntarios piden más espacios de

integración ya que el 80% estuvo de acuerdo en esta necesidad, así como su falta de

capacitación, seguimiento y control durante el voluntariado, por lo cual se formularán formatos y

guías para dar paso a la estructuración del voluntariado, para mejorar la retención y prestar un

mejor servicio en cada uno de los programas.

Así mismo, se recomienda implementar capacitaciones y evaluación de la metodología

durante todo el ciclo académico, de al menos dos a tres veces en el semestre. Siendo espacios

donde todos puedan compartir sus experiencias, ideas y casos de éxito en la enseñanza con los

estudiantes, el poder dialogar y replantear los temas del pensum, todo con el fin de mejorar el

bienestar, motivación y capacidad de los voluntarios.

Propiciando espacios de acompañamiento, control y seguimiento, logrando así, que los

voluntarios no se sientan abandonados y se logre mantener un clima organizacional adecuado

para el desarrollo de los procesos de la fundación.

Otro factor crítico es el proceso de selección del voluntariado, se ha encontrado gran

desconformidad por parte de los voluntarios por personas poco comprometidas, por lo tanto, se

recomienda que la coordinación de recursos humanos genere un base de datos y analice qué

porcentaje de los voluntarios nuevos se han retirado y con esta información generar perfiles para

encontrar variables que se repitan. Por otra parte, se va a generar un formato de apoyo para dar

soluciones a clases sin profesores por fallas de los voluntarios con el fin de no detener el proceso

de validación y tener siempre un plan de acción previo al problema.

32

Del resultado de las encuestas se sacó una lluvia de ideas para los puntos críticos, en la cual se

proponen actividades de apoyo para generar motivación y un buen clima laboral. Los voluntarios

proponen: (Entrevista realizada por Juan David Peralta, 2018):

• Crear nuevamente la coordinación de bienestar. Esta idea podría funcionar si la fundación

apoyara las ideas que surgen y escogiera personas que estuvieran dispuestas a ayudar y

comprometidas.

• Antes de iniciar el semestre sería bueno que se diera un espacio para conocerse con los

otros compañeros de la sede.

• Generar espacios en donde los voluntarios se puedan reunir entre ellos y compartir sus

experiencias.

• Que hayan capacitaciones enfocadas en las áreas dictadas, para continuar con el proceso

de aprendizaje de cada estudiante, sin salirse o desviarse de su proceso.

• Sugeriría talleres o espacios de refuerzo desarrollados en un día o jornada especial, de tal

modo que sea la oportunidad para que los conocimientos transmitidos no se queden en el

olvido o desaparezcan en una sesión.

• Siendo que la mayoría son universitarios, podrían desarrollar una jornada de donación de

libros semestralmente en cada una de las respectivas universidades para darles a los

estudiantes.

• Más talleres y charlas de capacitación, en especial en lo referente a métodos de

enseñanza.

33

De la lluvia de ideas, los voluntarios en su mayoría sugieren tener más espacios en donde se

pueda relacionar entre ellos y así mismo compartir ideas y experiencias. Por lo tanto, para dar

solución a los pocos espacios de esparcimiento se debe implementar un plan de marketing

interno, para realizar una serie de actividades que generen valores y aumenten la motivación,

promoción y desarrollo de cada voluntario.

Se debe destacar la libertad que se le da al voluntario en los programas de la fundación y dar

a conocer su importancia y responsabilidad ante la comunidad, todo esto para lograr niveles de

satisfacción respecto al logro, poder y afiliación del voluntario. Buscando personas felices,

motivadas que dan como resultado de un buen desempeño.

Por lo tanto, de acuerdo a la encuesta y los resultados encontrados, propongo crear una serie

de actividades de medidas de control enfocadas en generar capacitación, retroalimentación y

motivación en los voluntarios, todo esto manejado desde el área de bienestar y educación el cual

por sede se debe establecer un líder comprometido para el desarrollo efectivo de las mismas. Se

propone realizar estas actividades cada 15 días y pueden ser por fuera o dentro del espacio

académico de los días sábados.

• Talleres de capacitación (Dinámicas o teóricas)

• Jornadas de donación (Recolecta de materiales)

• Fechas de premiación (Reconocimiento a los mejores voluntarios)

• Actividades de cocina (Temáticas especiales por país o por región)

• Jornadas de liderazgo (Excursiones de día de campo, con actividades espirituales y de

unión del grupo)

34

Diseño de procesos de evaluación y seguimiento en los programas

En el diseño de nuevos procesos se pretende dar control y seguimiento a los puntos críticos de

comunicación, métodos de enseñanza, nivel de motivación y nivel de capacitación. Es

importante para que exista un control constante el cual ayude en el desempeño de cada uno de

los voluntarios y así reducir la deserción de los mismos.

La construcción de este formato esta basado en el método de evaluación de 360º, en el cual se

pretende evaluar a los voluntarios en dos pasos claves: valor de efectividad evaluado, es decir,

medir las competencias en este caso del voluntariado según las responsabilidades y obligaciones;

y, como segunda valoración respecto a la retroalimentación del desempeño y progresos de los

voluntarios.

Construcción del formato de evaluación

Después de determinar las diferentes variables que harían parte del formato de evaluación de

desempeño, se estableció́ que la forma de calificar seria por medio de una escala de medición

tipo Likert, la cual consiste en determinar el grado de calificación siendo 5 ̈totalmente de

acuerdo o perfecto” y 1 “totalmente en desacuerdo o insuficiente”. Lo que se busca con este tipo

de escala es que la persona trabaje desde su opinión y punto de vista a una variable determinada.

Este formato de evaluación va dirigido a los voluntarios, el cual lo deben realizar los líderes,

coordinadores, y docentes del núcleo voluntarios. La primera evaluación se debe realizar entre

las octava y novena semana de clases la cual nos dará una visión de la situación actual y adquirir

nuevas medidas de control y se debe realizar otra evaluación a las siguientes ocho o nueves

semanas, es importante recordar que los evaluadores deben dar retroalimentación después de

35

cada proceso y que, junto al acompañamiento del director de la Fundación, esto se traduzca en

acciones de mejora en la metodología de enseñanza.

En la tabla 6 se presenta el formato a utilizar para dar apoyo al seguimiento y control a los

problemas detectados anteriormente y así llevar una medida de control de cómo van los procesos

de la Fundación. Cada voluntario será evaluado por sus propios compañeros, solo podrán evaluar

aquellas personas que hayan tenido contacto con el evaluado durante al menos mes y medio a

excepción de los directivos o líderes de la fundación.

Modelo profesor sustituto de clases

Este formato está diseñado para apoyar al punto crítico de interrupción de las clases por

inasistencia de los voluntarios. Este consiste en construir un modelo de horarios por clase por

cada profesor titular y profesor sustituto. En la tabla 7 se encuentra el formato en el cual la

planeación y aplicación se recomienda aplicar por parte de cada rector de sede. Este formato

debe ser un apoyo en la planeación de las clases; y, se debe comunicar al inicio de semestre a los

voluntarios para que cada uno tenga la información y la disposición de los horarios.

Cada profesor sustituto debe ser del mismo grupo académico y las inasistencias deben ser

reportadas mínimo 24 horas antes del día de la clase, del mismo modo, se debe entregar con

anticipación el plan de clases correspondiente a la materia. Con este modelo se pretende suplir el

problema de la interrupción del pensum debido a la inasistencia de algún profesor, sin

interrumpir el ciclo académico y contenido de educación de los estudiantes.

36

Conclusiones

Después de desarrollar los objetivos del trabajo líder se encontraron las siguientes

conclusiones: Se hizo un excelente trabajo en equipo con el director general de la Fundación y

los voluntarios para poder determinar las variables que se necesitaban para poder evaluar a los

voluntarios de la Fundación. Las personas participantes competen a todos los niveles de la

organización (docentes, coordinadores, líderes y rectores) que fueron de gran ayuda en la

construcción del formato de evaluación. De los resultados se encontró que los voluntarios

requieren de una guía de apoyo y acompañamiento durante su proceso, así mismo, se requieren

metodologías de educación para el desarrollo de la clase y sus contenidos.

De los elementos identificados en el proyecto y que responden a la pregunta ¿Cómo

estructurar un programa de voluntariado que logre retener a los voluntarios y a la vez mejore la

prestación de servicios en cada uno de los programas?

En el proceso de la estructuración de los programas, se diseñó un formato para la realización

de la evaluación de desempeño 360° teniendo en cuenta el método de calificación requerida para

contar con una forma sencilla pero concreta. Se le recomendó a la dirección implementar esta

evaluación de desempeño 360 grados dos veces por semestre, para mantener un control y

seguimiento de los voluntarios. De igual manera se debe revisar el formato cada seis meses para

ir actualizando e incorporando nuevas variables a medida que las necesidades de la fundación

varíen con el tiempo. Por otra parte, se construyó un formato modelo de profesores sustitutos,

que consiste en siempre tener un profesor de respaldo para cada clase, con el objetivo de prestar

un mejor servicio en los programas del voluntario y no detener las clases cuando algún

voluntario no pueda asistir a la misma.

37

Finalmente, se propuso una serie de actividades y talleres que pretenden ayudar en la

generación de satisfacción y motivación en los voluntarios y la retención del los mismos. Es

importante resaltar la importancia de esta implementación, para lograr mejorar la retención de los

voluntarios y aumentar la motivación la cual conlleva la construcción de un buen clima laboral

dentro la fundación.

Recomendaciones

Se sugiere a la Fundación, reestructurar el organigrama, se evidencia un desconocimiento

entre las diferentes entes de control y sus funciones, muchos de los voluntarios desconocen las

obligaciones entre líderes y coordinadores. Buscar un equipo de trabajo con habilidades y

conocimientos específicos para cada sede o área académica.

En los cargos de coordinador y líderes de área, las responsabilidades se reparten entre los

voluntarios, los cuales no poseen el conocimiento necesario y pueden no cumplir y satisfacer las

necesidades esenciales de la Fundación. Frente a la falta de un plan de motivación de los

voluntarios se debe diseñar e implementar un plan de incentivos donde se pueda relacionar la

retribución de los voluntarios y generarles beneficios emocionales.

Igualmente, se debe realizar un plan de bienestar donde se contemplen actividades de

esparcimiento, capacitaciones y talleres para que todos los empleados puedan seguir creciendo

en el ámbito profesional y personal.

Este tipo de espacios son necesarios para el buen desempeño del personal dentro de cualquier

sitio de trabajo, por tanto, que ayudan a incrementar la motivación y la actitud positiva de los

mismos.

38

Finalmente, se recomienda implementar una encuesta de salida a voluntarios para obtener

ideas de mejora para los programas de validación y alfabetización, así mismo, diseñar perfiles

estandarizados para cada rol y área de conocimiento: que permita validar en los candidatos, no

solamente su habilidad disciplinar; sino también empatía, comunicación y compromiso con el

programa que ayudaran en las futuras etapas de selección y reclutamiento.

39

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McClelland, D.C. (1989). Estudio de la motivación Humana, Madrid: Narcea

41

Tablas

Tabla 1

Convocatorias de voluntarios fundación ColombiaCrece Total 2018.i 2017-II 2017-I 2016-II 2016-I 2015-II 2015-I

Aplicantes nuevos 2415 285 156 321 363 397 470 423 Renovación antiguos 854 106 119 116 155 120 119 119

Entrevistas 398 126 85 87 - - 100 -

Rechazos 116 39 23 24 - - 30 - Aceptados 282 87 62 63 - - 70 -

Total voluntarios 1136 193 181 179 155 120 189 119 Nota. Fuente: De elaboración propia, datos estadísticos de la fundación. Los datos en la tabla anterior evidencian una reducción en la cantidad de voluntarios antiguos que permanecen en el programa, el índice de aceptados es significativamente mayor al número de rechazados después de cumplir el proceso de la entrevista, lo que indica que un alto índice de voluntarios aspirantes nuevos por cada semestre.

Tabla 2

Número de desertores del año 2018

1. Razón Número de renuncias Sede

Clases de la universidad los sábados 5 Suba: 3 Codito: 1 Sabana: 1 Trabajo 6 Suba: 5 Sabana: 1 Problemas de salud 2 suba: 2 No respondieron llamada 4 Suba: 2 Sabana: 1 Prado: 1 No tuvieron afinidad con los estudiantes 2 Suba: 1 codito: 1

No justificaron su renuncia 3 Suba: 2 Prado:1

Total desertores 22 Suba: 15 - Codito: 2 Sabana: 3 - Prado: 2

Nota. Fuente: De elaboración propia, datos estadísticos de la fundación. Los datos en la tabla anterior indican la cantidad de voluntarios desertores del presente año y sus razones.

Tabla 4

Ponderación: Probabilidad - Consecuencia

Valor Probabilidad Consecuencia 1 BAJO BAJO 2 MEDIO MEDIO 3 ALTO ALTO

Nota. Fuente: De elaboración propia, Los datos en la tabla anterior indican la ponderación de valores para la probabilidad y consecuencia desde el valor más bajo siendo uno y siendo tres el valor mas alto, para la construcción de la matriz de riesgo.

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Tabla 5

Ponderación: Nivel de riesgo

Nivel de riesgo

1 2 3

1 1 2 3 2 2 4 6 3 3 6 6

Nota. Fuente: De elaboración propia, Los datos en la tabla anterior indican la ponderación de valores para la probabilidad y consecuencia desde el valor más bajo siendo uno y siendo tres el valor mas alto para la construcción de la matriz de riesgo.

Tabla 6

Formato de evaluación de desempeño 360 grados

EVALUACION DE DESEMPEÑO 360 GRADOS

Nombre del evaluado Curso

Nombre de quien evalúa Cargo

Fecha

* De acuerdo la escala de calificación likert, por favor asigne en el número inferior de la izquierada de cada grupo la calificación que considere más adecuada.

Comunicación con los demás voluntarios.

5 = Extraordinaria comunicación, tiene una comunicación precisa con todos los miembros de la

fundación.

4 = Buena comunicación, tiene una comunicación precisa con algunos miembros de la

fundación.

3 = Comunicación aceptable, su comunicación es esporádica.

2 = Falta de Comunicación, requiere precisión y claridad además de escuchar a los demás.

1 = Comunicación prácticamente nula y es difícil de entender, además de no escuchar.

43

Capacidad para desarrollar la actividad de voluntariado

5 = Excelente desarrollo, demuestra desenvolvimiento, habilidades y soluciones precisas.

4 = Desarrollo superior, tiene habilidades y soluciones sobresalientes.

3 = Desarrollo recurrente, su desenvolvimiento y demostración de habilidades son esporádicos.

2 = Carece de habilidades y desenvolvimiento que dificultan su labor.

1 = Sus habilidades y conocimientos son nulos, no aporta soluciones.

Motivación

5 = Tiene la más alta actitud, su pertenencia y motivación diaria es la mejor.

4 = Usualmente tiene actitud positiva y motivación frente a su labor.

3 = Tiene una actitud y motivación limitada, su intención puede mejorar.

2 = Debe mejorar su actitud y sentido de pertenencia frente a la fundación.

1 = Su actitud es deficiente, le falta compromiso con la fundación.

Actitud y ambiente de trabajo

5 = Genera un excelente ambiente de trabajo a diario.

4 = Propicia un buen ambiente de trabajo, genera empatía con sus compañeros de trabajo.

3 = Ocasionalmente se percibe un ambiente de trabajo estable y tranquilo.

2 = Ha presentado altercados que han interrumpido un buen ambiente de trabajo en algunas

situaciones.

1 = No tiene actitud de servicio, provocando tensión en el ambiente laboral.

Conducta y colaboración

5 = Su solidaridad y colaboración en la comunidad son excelentes, siempre tiene disposición.

4 = Tiene una buena conducta y disponibilidad de colaboración.

3 = Su actitud de colaboración y servicio es intermitente.

2 = Le falta disposición para ayudar a los demás.

1 = Dificulta las relaciones interpersonales con sus compañeros, no muestra solidaridad ante los

demás.

44

Liderazgo

5 = Su liderazgo es excelente, motiva y guía a sus compañeros y tiene confianza de si mismo.

4 = Tiene una buena influencia en el equipo de trabajo y recibe el respeto de los demás.

3 = Tiene intenciones de liderazgo, ha demostrado convicción, requiere de mas empeño.

2 = Ha presentado dificultades en su intento de liderazgo, requiere mejorar.

1 = No presenta cualidades de liderazgo.

Solución de problemas

5 = Tiene excelentes soluciones, demuestra interés y constancia en la solución de problemas.

4 = Aporta buenas soluciones y un buen nivel de respuesta.

3 = Sus soluciones son adecuadas sin embargo debe mejorar sus niveles de respuesta e interés.

2 = Usualmente se equivoca en la toma de decisiones, requiere un nivel de respuesta superior.

1 = Sus decisiones perjudican la situación, su resolución de problemas es nula.

¿Por favor indique alguna(s) fortaleza(s) y debilidades particulares sobre la persona evaluada?

¿Qué le sugeriría a la persona evaluada para que pueda mejorar su desempeño laboral?

Firma evaluador

Fuente: Elaboración propia

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Tabla 7

Formato modelo profesor sustituto de clases

BACHILLERATO

CURSO

Asignatura Profesor Titular Profesor Sustituto Hora de Clase Matematicas Nombre 1 Nombre 4 7:30 - 8:40 Filosofia Nombre 2 Nombre 5 8:40 - 9:30 Dirección de grupo Nombre 3 Nombre 6 10:45-11:10 Ciencias Nombre 4 Nombre 1 11:10-12:00 Religión Nombre 5 Nombre 2 12:00-12:50 Español Nombre 6 Nombre 3 12:50 - 02:00

Nota. Fuente: De elaboración propia, Los datos en la tabla anterior sirven de guía para preparar un modelo de sustitución para

cada materia, así prevenir la inasistencia del voluntariado y no detener el ciclo académico.

46

Diagramas

Diagrama de flujo 1

Primera etapa - Reclutamiento y selección

Diagrama de flujo 1. Etapa - Reclutamiento y selección del voluntariado.

Primera etapa Voluntariado

Voluntario nuevo

Voluntario antiguo

¿Continua el

proceso?

No

Si

Se preguntan los motivos e

inconformidades

Continua el voluntariado en el

nuevo ciclo

El coordinador recopila los datos y asigna los días para

la entrevista

Diligencia el formulario de Voluntariado

Se realiza la entrevista

No Se descarta al voluntario por

incumplimiento

Si

-Entrevista Individual -Dinámica Grupal * Los entrevistadores llenan un formulario con resultados y calificaciones de cada postulado

Etapa 3

Pre

seleccionado

Se le informa al voluntario

No

Visita a Sede

Se evalúa: -Participación -Disposición

Si

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Diagrama de flujo 2

Segunda etapa - Capacitación e inducción

Diagrama de flujo 2. Etapa – Capacitación e inducción.

Segunda Etapa Voluntariado

Selección Final

Asignación según cupos -Clases -Sede

Capacitación e inducción

Se establece -Horario -Materia -Sede

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Diagrama de flujo 3

Tercera etapa – Ingreso al voluntariado

Diagrama de flujo 3. Etapa – Capacitación e inducción

Ingreso al Voluntariado

Inicia con el periodo académico

Interacciones entre voluntarios -Lanzamiento de semestre -Valentine’s Day o Halloween (según periodo académico)

Espacios de

Interacción

-Espacio de seguimiento (A mitad de semestre) -Cierre de semestre (Día de clausura)

49

Anexos

Anexo 1

50

51