“Propuesta Tecnológica:

Papelería OrtiMart”

Administración de Función Informática Trabajo Final

Mtro. Jesús Antonio Gaxiola

Presenta

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Cinthia Elizabeth Villalejos Zamora

Cd. Obregón, Sonora; Lunes 28 de noviembre de 2011

[Propuesta tecnológica: OrtiMart] Página 2

Índice

1. Introducción

1.1 Objetivo

1.2 Giro organizacional e historia

1.3 Análisis FODA

1.4 Contexto regional

2. Perfil Estratégico de la Empresa

2.1 Misión

2.2 Visión

2.3 Líneas estratégicas

2.4 Estrategias Competitivas

3. Procesos de la empresa

3.1 Procesos que se llevan en la empresa

3.2 Cadena de valor

3.3 Descripción de procesos

4. Propuesta tecnológica sugerida

4.1Estrategias para atacar el problema tecnológico

4.2 Infraestructura futura e ideal de la empresa

4.3 Lista de proyectos a realizar

4.3 Calendarización y costo de proyectos

5. Conclusión

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Introducción

En la actualidad, es importante para las empresas ser altamente

competitivas y mantenerse a la vanguardia.

No solamente para atraer nueva clientela, sino que se vuelve algo

necesario para mantener a su actual base de clientes.

Las empresas deben de hacer de una costumbre el actualizarse y

renovarse para poder ofrecer algo con que competir en el ambiente

actual frente a otras empresas.

Es por eso, que las tecnologías de información se vuelven tan

importantes. Son necesarias para apoyar los procesos productivos de las

empresas, los ayudan a ser más eficientes, amplían los alcances de las

estrategias y la rapidez de éstas, contribuyen a que la empresa se

pueda dar a conocer en ámbitos que antes no hubiera sido posible,

como por ejemplo, fuera del Estado o del País.

Con ayuda de las Tecnologías de Información, se puede convertir un

pequeño negocio familiar en un negocio que surta incluso necesidades

a nivel nacional.

Objetivo

El presente trabajo incluye un análisis de la situación actual de la

empresa “OrtiMart” y plantea una serie de mejoras con respecto al uso

de la integración de las tecnologías de información y sus procesos

productivos, llevando así a la empresa paso a paso a un camino que les

permita cumplir satisfactoriamente la misión y visión que se han

planteado.

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Giro organizacional

OrtiMart es una tienda distribuidora de diversos artículos de papelería en

la región de Guaymas, Empalme y puntos circunvecinos.

Se encarga tanto de cubrir las necesidades de grandes empresas como

Maquilas Tetakawi, diversas imprentas y también abastece algunas otras

papelerías y mercerías pequeñas.

Inicia operaciones en Septiembre de 2003 en nuestra actual ubicación,

intentando cubrir una necesidad de abastecimiento de productos en la

región.

Se han ido agregando más productos al catálogo a petición de los

clientes ya que sus necesidades han ido aumentando por lo cual

también se han agregado algunos artículos de limpieza, ampliando así

la gama de productos avanzando en convertirnos en líderes en la zona.

El objetivo primordial de la empresa es la satisfacción del cliente, la cual

se logra a través de un servicio cálido y amable en combinación con

precios competitivos y productos de altísima calidad.

Actualmente pueden encontrarnos ubicados en la calle 9 #24, colonia

centro en Guaymas, Sonora.

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Análisis FODA

Fortalezas:

Cartera de clientes ya establecida

Precios competitivos

Variedad de marcas y productos

Horario accesible

Buena ubicación

Oportunidades:

Crecimiento potencial en otros sectores (sucursales)

Nuevas maneras de satisfacer al cliente (implantar nuevos

servicios)

Implementar mejoras para agilizar los procesos

Debilidades:

No se toma la importancia debida a la tecnología

No maneja ningún tipo de promoción o publicidad

Amenazas:

Competencia

Factores externos como el aumento del dólar, cambios en las

leyes fiscales

Problemas con proveedores

Escasez de productos

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Misión

Ofrecer productos de calidad a un buen precio con excelente servicio

al cliente.

Visión

Ser la empresa líder en Sonora para encontrar cualquier artículo de

papelería convirtiéndonos en la primera y mejor opción para satisfacer

las necesidades del mercado.

Líneas estratégicas

1. Servicio al cliente.

Es necesario ofrecer un servicio amable, rápido y eficiente.

Adelantarse a las necesidades del cliente en base a los

requerimientos que éstos nos hagan.

2. Integrar los sistemas a la empresa.

Es necesario actualizar la manera en que se realizan algunos de

los procesos más cruciales que se realizan en la empresa y

algunos otros de apoyo que pueden resultarnos muy utiles tanto a

la empresa como a los clientes.

3. Cultivar relaciones con proveedores y extender dicha red de

conexiones.

De esta manera se pueden ofrecer una mayor variedad de

productos y marcas y conseguiremos que el rango de los precios

varíe.

Se puede ofrecer algún tipo de exclusividad con algún producto

o marca, buscando conseguir descuentos o promociones.

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Estrategias Competitivas

1. Servicio al cliente.

Establecer una serie de lineamientos por escrito sobre el trato

al cliente, éstos se harán llegar a los empleados, se

capacitarán en ello y se monitoreara esporádicamente su

práctica.

Establecer cierto tipo de incentivos para motivarlos a cumplir el

objetivo.

Establecer la venta por sugerencia y el incentivo a partir de

cierto número de artículos vendidos.

2. Integrar los Sistemas de Tecnologías de Información al negocio.

Hacer un análisis de lo que se requiere conseguir en la

empresa y cotejarlo con la situación tecnológica actual.

Hacer una lista de los equipos o software necesarios para

alcanzar el plan tecnológico propuesto e implementarlo

gradualmente para no desubicar a los empleados.

3. Cultivar las relaciones.

Ayudar a los productores locales ofreciendo sus productos,

apoyando así la economía local mediante a otras empresas,

que a su vez, nos estarán haciendo promoción.

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Procesos de la empresa

Compra/venta de artículos

Atención al cliente

Control de inventario

Control de pagos y proveedores

Los procesos principales son la atención al cliente y la relación de con

proveedores.

Cadena de valor

Comunicación con

proveedores

Compra de artículos

Recepción de artículos

a inventario

Exhibición en tienda

Interacción vendedor-cliente

Venta

Cliente

satisfecho

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Descripción de procesos

Compra de productos

Se hace una lista sobre los artículos fuera de stock, apoyándose de los

registros del almacén y de ventas. Se le suman a esta lista los productos

nuevos que se vayan a agregar al catálogo, se autoriza la lista por

compras y el proveedor es contactado y se inicia el proceso de

compra.

Control de pagos y proveedores

Se revisa la lista de los artículos que se desean comprar para ser

aprobada y se revisa que en efecto, los productos que se vayan a

comprar sean necesarios para así evitar mucho almacenaje de un

producto que no se venda mucho.

Se autoriza el pedido y se procede a iniciar el proceso de pago a los

proveedores.

Control de inventario

Los artículos comprados son recibidos y cotejados con la factura que

haya enviado el proveedor y la lista de compra que se realizó

anteriormente para comprobar que no exista ninguna discrepancia.

Se da de alta en el sistema la entrada del producto y posteriormente

cada uno es etiquetado con el precio y se distribuye ya sea en el

almacén o en los anaqueles de la tienda.

Atención al cliente

Se recibe al cliente de manera amable y se le pregunta por sus

necesidades. Varias veces el cliente llega sin saber exactamente las

características del artículo que desea comprar, es deber del vendedor

ofrecer varias opciones tanto en variedad de tamaños como en rango

de precio. Y en caso de ser necesario, disuadir al cliente a comprar otro

artículo que satisfaga mejor sus necesidades.

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Propuesta tecnológica: Estrategias para atacar los problemas

Se propone para empezar implementar un sistema interno, tipo punto

de venta que les permita mantener un mejor control de las

transacciones que se llevan a cabo, ya que por el momento se cuenta

solamente con la caja y se anotan en un archivo de computadora las

compras. Sería más práctico y fácil para la empresa tener un programa

que registre todo esto y les de la información sobre el corte de caja de

manera automática.

También se propone un programa que les ayude a manejar sus

inventarios, ya que últimamente se han experimentado algunas

pérdidas porque los registros tanto de entradas y salidas no están lo

suficientemente claros y esto le representa pérdidas a la empresa.

Es necesario actualizar los sistemas de facturación, ya que actualmente

se realizan facturas de manera manual. Se busca cambiar esto para

ofrecerlas de manera electrónica para evitar errores de algún tipo y

ofrecer este servicio extra a los clientes.

Una buena opción sería también empezar a recibir pedidos por medio

de una página de internet, se tienen contempladas diversas redes

sociales en las cuales se harían concursos y promociones para atraer

más mercado.

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Infraestructura futura e ideal de la empresa

Para poder realizar estos cambios se necesitaría de lo siguiente:

Dos computadoras Dell Inspiron 620 (una para el punto de venta y

otra que estaría en almacén)

Impresora para las facturas Dell 1135 Multifunción en red

Dispositivo lector de código de barras Laser Symbol

Paquete de software de punto de venta e inventario

Suscripción en redes sociales (Facebook, Foursquare)

Acceso a internet

Lista de proyectos

Hacer la compra de los equipos correspondientes

Contratación e instalación de acceso a internet

Instalación de los equipos e implementación de programas

Capacitación a los empleados en los nuevos procedimientos

Habilitar las páginas de redes sociales con información

Designar a una persona encargada que se dedique a monitorear

las redes sociales cada cierta cantidad de tiempo

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Calendarizar y establecer costos de proyectos

Proyecto Duración Costo

Compra de equipo Un día 12 mil pesos

Contratación e

instalación de internet

Un día 9, 600 pesos al año

Instalación de

paquetes de software

y equipos

Dos días 10 mil pesos

Instalación de lector Un día 1, 300 pesos

Capacitación a

empleados

Tres días 2 mil pesos

Habilitar redes sociales

y subir contenido

Una semana 4 mil pesos

Tener a una persona

encargada de

alimentar las redes

sociales

3 mil pesos mensuales.

Se estima el proyecto este a más tardar entre dos semanas o dos

semanas y media, con un costo aproximado de $41, 900 pesos.

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Conclusión

Es importante la implementación de tecnología en las empresas para

ayudarlas a sobresalir y a mantener un mejor control, con estas

propuestas se espera aumentar el volumen de ventas de la empresa y

mejorar su control interno.

De esta manera se podrá mantener un equilibrio que le permitirá seguir

creciendo y expandirse en un futuro sin ninguna dificultad y contará con

el respaldo de la comunidad y su clientela.