Proyecto final
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MAP- 04 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO
SUSTENTABLE
PROYECTO FINAL
AUTOR: LUZ MARINA TRIANA MEDINA
TUTOR: KARLA PALATTO TOVAR
FEBRERO, 2017
Proyecto final
Proyecto: Elaboración de mieles saborizadas a partir de la caña panelera
en el municipio de Guayabal de Síquima – Cundinamarca – Colombia
Gestión del alcance:
Entre los aspectos a tener en cuenta al gestionar el alcance del proyecto se
encuentran los siguientes procesos:
1. Planificar la gestión del alcance mediante la elaboración de un plan de
gestión que indique cómo se va a definir el alcance, cómo se va a validar y cómo
se va a controlar el alcance del proyecto.
Dentro del proceso de innovación y gestión tecnológica se planteó fabricar derivados de la agroindustria panelera que no se encuentran en el mercado y abrir así nuevos canales de comercialización. Un grupo de instructores del área de agroindustria realizaron un proyecto experimental con productores de caña en el municipio de Guayabal de Síquima (Cundinamarca), cuyo objetivo fue establecer una metodología para estabilizar mieles de jugo de caña a gran escala, aplicada a procesos productivos en la agroindustria panelera, que permitiera diversificar la agroindustria panelera y elaborar otros productos.
En el desarrollo de la etapa experimental se estandarizó el proceso productivo de
mieles invertidas, se establecieron las variables de proceso (etapa experimental),
Entradas
•Plan para dirigir el proyecto
•Documento del proyecto
•Acta de constitución
•Condiciones ambientales de las instalaciones de unidad productiva "Agrosíquima.
•Conocimiento y experiencias de los productores
Herramientas y técnicas
•Experimentación por método enzimático.
• Estandarización del proceso de estabilización de mieles.
•Grupo de profesionales de agroindustria
Salidas
•Plan de gestión del alcance
•Plan de gestión de requisitos
se seleccionó la metodología de producción de acuerdo con los resultados
obtenidos y se validó con tres repeticiones a nivel de la planta de producción de
panela del SENA CDAE Villeta. Se planteó en este proyecto implementar métodos
biotecnológicos como hidrólisis enzimática, para realizar producciones limpias y
conservar las características de naturaleza orgánica de los productos.
2. Recopilar los requisitos y las necesidades de los stakeholders, es decir de los
interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Dado que el municipio de Villeta –Cundinamarca (Colombia ) y en gran parte de la
zona de influencia del SENA – CDAE se cultiva caña de panelera y teniendo en
cuenta la problemática que enfrentan los productores de panela por la constante
fluctuación de los precios de venta, pocos rendimientos por hectárea de caña
sembrada e inconvenientes con la variación en la calidad del producto, los
productores requieren elaborar productos alternativos a la panela que les permitan
generar ingresos, mejorar la calidad y prolongar la vida útil de los mismos, evitando
su fermentación.
Requisitos del producto:
Con esta información se elabora la matriz de trazabilidad de los requisitos:
Este producto debe cumplir con la Norma Técnica Colombiana ICONTEC No. 1311 para productos agrícolas Panela, que establece los requisitos y los ensayos que debe cumplir la panela destinada para el consumo humano.
El producto debe cumplir con la norma técnica de productos alimenticios, debe estar libre de sulfitos.
Entradas
•Plan de gestión del alcance
•Plan de gestión de requisitos
•Acta de constitución
•Plan de gestión de los productores de caña
•Registro de los productores de caña vinculados.
Herramientas y técnicas
•Trabajo de campo
•Pruebas de laboratorio.
•Grupos focales de productores de panela.
•Entrevistas
•Reuniones de concertación.
• Grupo de profesionales de agroindustria
Salidas
•Documentación de los requisitos
•Matriz de trazabilidad de requisitos.
NTC 5528, Productos Alimenticios. Determinación de sulfito mediante el método calorimétrico con rosanilina en azúcar blanco y en jugos y jarabes de azúcar de caña.
Dado que es un producto alimenticio, además debe cumplir con Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de la NTC N° 1311:
NTC 512-1, Industrias alimentarias. Rotulado o etiquetado. Parte 1. Norma general.
NTC 512-2:2006, Industrias alimentarias. Rotulado o etiquetado. Parte 2. Rotulado nutricional de alimentos envasados.
NTC 4132, Microbiología. Guía general para el recuento de mohos y levaduras. Técnica de recuento de colonias a 25 °C.
NTC 5528, Productos Alimenticios. Determinación de sulfito mediante el método calorimétrico con rosanilina en azúcar blanco y en jugos y jarabes de azúcar de caña.
GTC 99, Guía para la selección de un plan, un esquema o un sistema de muestreo para aceptación en la inspección de ítems individuales en lotes.
GTC 125:2006, Guía de referencias de métodos horizontales de análisis microbiológicos para bebidas, alimentos y alimentos para animales.
NTC-ISO 2859-1, Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 1: Planes de muestreo determinados por el Nivel Aceptable de Calidad -NAC- Para inspección lote a lote.
NTC-ISO 2859-2, Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 2: Planes de muestreo determinados para la Calidad Limite (CL) para la inspección de un lote aislado.
NTC-ISO 2859-3, Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 3: Procedimientos de muestreo intermitentes.
Resolución N° 005109 de 2005 por la cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado que deben cumplir los alimentos envasados y materias primas de alimentos para consumo humano.
Resolución N° 333 de 2011 por la cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado nutricional que deben cumplir los alimentos envasados para consumo humano.
3. Definir el alcance, haciendo una descripción detallada del proyecto y del producto.
El resultado del proceso experimental fue un producto derivado del proceso de
producción de panela denominado mieles estabilizadas saborizadas, producto
natural, sin preservantes ni colorantes, es obtenido a partir de mieles de caña
estabilizada por métodos enzimáticos que prolongan la vida útil del producto
evitando su fermentación, mieles naturales estabilizadas, mieles saborizadas
concentradas con sabor ácido: sabor a limón, sabor a maracuyá, sabor a frutos
rojos, sabor a limonaria, se utiliza para la preparación de bebidas frías o
calientes; las mieles estabilizadas naturales pueden ser utilizadas como
endulzante enla industria de la panadería y repostería.
Las mieles saborizadas tienen la siguiente composición.
Ingredientes Jugo de Caña, Ácido Cítrico USP, Enzima, Saborizante grado alimenticio.
COMPOSICIÓN NUTRICIONAL
Azúcares Totales Aprox. 75 - 78%
Sacarosa Aprox. 1-5%
Glucosa (azúcares Reductores) Aprox. 70-72%
Agua Aprox. 23-25%
Este producto tendrá las siguientes presentaciones: Botellas PET con dosificador de 500g (350 ml) Botellas PET con dosificador de 800g (500 ml)
Entradas
•Plan de gestión del alcance
•Plan de gestión de requisitos
•Acta de constitución
•Documentación de requisitos.
•Conocimiento y experiencias de los productores y profesionales
Herramientas y técnicas
•Trabajo de campo
•Pruebas de laboratorio.
•Grupos focales de productores de panela.
• Capacitaciones
•Talleres
• Grupo de profesionales de agroindustria
Salidas
•Enunciado del alcance del proyecto
•Documentos del proyecto actualizados
4. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), descomponiendo los entregables del
proyecto en unidades más pequeñas que faciliten su manejo y la visualización de lo
que se debe entregar. (Ver anexo EDT del proyecto elaboración de mieles
saborizadas)
5. Verificar el alcance, validando y formalizando los entregables del proyecto que
se van completando.
Para ello se debe comparar con los requisitos establecidos previamente, la matriz de
trazabilidad de requisitos, dando como resultado las mieles estabilizadas aceptadas
que cumplen con los requisitos de calidad o la solicitud de ajustes al proceso, la
información del desempeño del trabajo tales como el grado de cumplimiento de
requisitos, las no conformidades, las necesidades de implementar cambios y
tecnologías al proceso y la actualización de documentos que lo requieran.
6. Controlar el alcance, monitoreando el estado y el avance del proyecto, haciendo
los ajustes requeridos en la línea base del alcance.
Entradas
•Plan para dirigir el proyecto
•Documentación de requisitos.
•Matriz de trazabilidad
•Entregables (mieles estabilizadas con control de calidad.
• Datos de desempeño del trabajo realizado
Herramientas y técnicas
•Pruebas de control de calidad en laboratorio
•Concepto de productores y profesionales de agroindustria expertos.
Salidas
•Mieles aprobadas por el laboratorio.
•Ajustes al proceso.
•Informe dedesempeño deltrabajo
•Documentos del proyecto actualizados
En este proceso se analizan las variaciones que se presentan tomando como base la
información y documentos generados en las anteriores fases para elaborar el informe
del desempeño del trabajo, documentando las pruebas realizadas y las, solicitudes
de cambios o ajustes al proceso de producción, realizando un control integrado de
cambios y actualizar los documentos del proyecto.
Entradas
•Plan para dirigir el proyecto
•Documentación de requisitos.
•Matriz de trazabilidad
• Datos de desempeño del trabajo realizado.
•Conocimiento y experiencias de los productores y profesionales
Herramientas y técnicas
•Análisis de variaciones
Salidas
•Informe de desempeño del trabajo
•Ajustes al proceso.
•Documentos del proyecto actualizados
• Ajustes al plan para dirigir el proyecto.
Gestión de tiempos:
En la gestión de tiempos de un proyecto se consideran los siguientes procesos:
1. La definición de las tareas necesarias para producir los diferentes entregables del proyecto.
2. La secuencia de las actividades, mostrando y documentando las relaciones de dependencia entre las tareas en el cronograma del proyecto.
3. Estimación de los recursos requeridos para las actividades del proyecto, indicando cuáles son las personas, materiales y equipos, cantidad y disponibilidad.
4. Duración de las tareas, para ello se debe estimar la cantidad de recursos, el período laborado, el esfuerzo de trabajo requerido.
5. Desarrollo del cronograma, donde se establecen las fechas de inicio y finalización de las actividades programadas.
6. Control del cronograma, gestionando los cambios reales a medida que se presentan.
Estos procesos se relacionan entre sí, por eso cuando se cometen errores en algunos de los pasos anteriores, se incrementa el tiempo que ha sido planeado, generando reprocesos que a su vez incrementan los costos del proyecto.
Una herramienta que permite realizar una programación y control de la ejecución de las actividades es el Diagrama de Gantt, que de forma gráfica muestra la distribución de actividades, la secuencia, el inicio, la duración y la finalización de las mismas de acuerdo a un calendario, a la vez facilita monitorear el avance o el atraso y el grado de cumplimiento, con respecto al plazo previsto. Sin embargo, esta herramienta no posibilita el cálculo de cantidades o estimación de recursos requeridos, éstos se deben hacer previamente utilizando información lo más real y exacta posible para evitar hacer ajustes que retrasen las tareas, aumenten el costo del proyecto y pongan en peligro la continuidad del mismo.
Cronograma y estimación de costes
Una vez definidas las tareas a realizar, la secuencia y la duración de las
mismas se estiman los recursos requeridos para las actividades del proyecto,
indicando cuáles son las personas, materiales y equipos, cantidad y
disponibilidad.
Para la duración de las tareas se debe estimar la cantidad de recursos, el
período laborado, el esfuerzo de trabajo requerido.
Todos estos elementos se plasman en el cronograma, gestionando los
cambios reales a medida que se presentan.
A continuación se muestra una de las múltiples vistas que ofrece el programa
Project, donde se aprecian las actividades del proyecto con sus diferentes
tareas, duración estimada, porcentaje completado, duración real, costos
estimados y costos reales, así como las variaciones presentadas, la ruta
crítica, por cuanto permite monitorear el avance del proyecto y realizar los
ajustes requeridos a medida que se ejecuta el proyecto.
Conclusiones
El alcance de un proyecto es un aspecto clave para su exitosa gestión, dado que
allí se establece qué se quiere lograr con el proyecto, cuáles son las
características y especificaciones técnicas de los entregables que se espera
cumplan las expectativas del cliente o de los interesados.
Debe ser una declaración comprensible para todos los involucrados en los mismos
términos, dejando claro qué se va a entregar y que no abarca el proyecto, con
tiempos y presupuesto definidos, estableciendo fechas para entrega de
compromisos y las restricciones que se pueden presentar.
Cuando no establece correctamente el alcance de un proyecto, se generan
distorsiones en la ejecución del mismo, dificultando que se logren los objetivos
propuestos, generando reprocesos y sobrecostos, se presentan diferentes
interpretaciones de los entregables que realmente se quieren obtener y el
proyecto fracasa, por esta razón todo el proceso de gestión del alcance se debe
concertar con los involucrados, verificando y confirmando la información, además
de documentar todos los planes, los ajustes y cambios también se deben
documentar y ser aprobados; a pesar de existir una buena planeación del trabajo
no es garantía de que funcionará como una receta estándar, de ahí la importancia
de un control y monitoreo permanente al proceso para detectar desviaciones y
tomar las acciones y los correctivos necesarios.
El diagrama de Gantt brinda información de las actividades del proyecto, su
secuencia y las dependencias entre las tareas, las tareas críticas, es decir,
aquellas que no se pueden retrasar porque influyen de forma directa en el avance
o atraso del proyecto, además de los costos acumulados por cada uno de los
EDT, los costos presupuestados comparados con los costos reales, porcentajes
de cumplimiento, entre múltiples herramientas que facilitan la gestión y el control
de cualquier proyecto.