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Hellen Maoly RizoCarné 0810415

Licenciatura en Diplomacia y Relaciones Internacionales

Proyecto finalseminario de informática

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INTRODUCCIÓNEl siguiente trabajo de Seminario de informática tiene como objetivo general elaborar un plan estratégico sobre conocimientos, buen uso de tecnologías de información para poderlas implementar en una institución privada. Los objetivos específicos son los siguientes: 1) Analizar el problema de comunicación que actualmente existen entre embajadores que residen en Guatemala y en el extranjero. 2) Administrar la información que se genera y comparte solamente en una embajada, para uso interno y externo. 3) Evaluar la importancia de implementar cada tecnología aprendida en clase.

A través de la pregunta de investigación ¿Cómo solucionar las deficiencias de procesos de trabajo actuales del ministerio de relaciones exteriores? Se pretende implementar nuevas tecnologías de información que sirvan para llevar un mejor control de los documentos los cuales puedan ser accesibles para los embajadores que residan en los 152 países en el exterior y puedan comunicarse entre sí de una forma segura.

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DESARROLLOLa tecnología que implementaré la cual cubre y llena todas las expectativas por las funciones y aplicaciones que tiene será office 365 ya que es sinónimo de negocio porque tiene una conexión, colaboración y control con la tecnología en la nube. Tiene las aplicaciones que actualmente conocemos, siempre actualizadas y accesibles para cualquier lugar.

Office 365 lo conocemos y lo usamos todos los días, en algunos casos. Office 365 con la tecnología de nube, se puede acceder a sus aplicaciones y archivos desde cualquier lugar, a través de una, Mac, Tablet y pc. Y los documentos y aplicaciones permanecerán actualizados. Las actualizaciones de las características funcionan igual, se obtienen automáticamente.

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 ANÁLISIS DE PROCESOS

TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR SU FUNCIONAMIENTO

Comunicación entre embajadores de Guatemala residiendo en 152 países en el exterior

Videoconferencias en alta definición, pantalla compartida y mensajería instantánea. Se puede hacer llamadas de audio con Skype.

Administración de la Información y documentos generados por las 37 embajadas residentes en el exterior.

One Note, Owa, Lync Mobile y SharePoint Newsfeed se puede usar en la mayoría de los dispositivos, se puede abrir, editar, ver documentos de Word, Excel y power point en teléfonos Windows phone, iphone y Android. Con Active Directory se puede administrar permisos y credenciales de usuario, con una única sesión y sincronizada.  

Gestión de información y documentos que debe de darse a conocer de forma pública.

Los sitios de intranet para sus equipos, SharePoint proporciona lugares de trabajo con configuración de seguridad personalizada para cada equipo de la organización, se puede crear un sitio web público fácil de configurar usando el dominio de la empresa sin costos de hosting.

Administración de la información que se genera y comparte solamente en una embajada, está información es solamente de uso interno para cada embajada y se utiliza solamente entre las personas que laboran en cada embajada.

OneDrive para la Empresa ofrece a cada usuario 25 GB de almacenamiento personal a los que puede acceder desde cualquier lugar y que se sincronizan con su PC. Ellos podrán compartir archivos con facilidad, tanto de manera interna como externa, así como controlar quién los ve y los edita. Es una herramienta muy segura.

Acceso a la información generada por las 37 embajadas en el exterior y embajada local, por parte del ministerio de relaciones exteriores ubicado en Guatemala, para poder ser utilizada en informes de resultados recurrentes.

Buzones del sitioPermite almacenar y compartir el correo electrónico y los documentos en carpetas especiales para cada proyecto, lo que facilita el trabajo en equipo.

Métodos para hacer de conocimiento público los servicios y funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, fomentar la utilización de los servicios que presta el ministerio, (Visas, documentación, información de requerimientos, resolución de problemas), de tal forma que el ministerio trabaje de una forma pro activa, brindando una calidad de servicio con un valor agregado, para que esto resulte en una mayor participación y satisfacción de los ciudadanos guatemaltecos.

Sitio web públicoPermite dar publicidad a la empresa, usando el dominio del Ministerio de Relaciones Exteriores, ejemplo: @minex.gob.gt, es fácil de configurar, sin costes de hospedaje adicional.

 

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Comunicación entre embajadores

de Guatemala residiendo en 152

países en el exterior

Videoconferencias a tráves de Skype

Es una herramienta útil porque permite

tener videoconferencias en alta definición, compartir pantalla los embajadores

podrán ver simulteamente los documentos y fijar

objetivos, mensajería

instantanea.

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Administración de la Información y

documentos generados por las

37 embajadas residentes en el

exterior

Active Directory

se puede administrar permisos y

credenciales de usuario, con una única sesión y sincronizada.

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Gestión de información y documentos que debe de darse a conocer de forma

pública

Stios de Intranet

SharePoint proporciona lugares de trabajo con

configuración de seguridad personalizada para cada equipo de la organización, se puede

crear un sitio web público fácil de configurar

usando el dominio de la empresa sin costos de

hosting.

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Administración de la información que se genera y comparte solamente en una embajada, está información es

solamente de uso interno para cada

embajada y se utiliza solamente entre las

personas que laboran en cada embajada.

Share Point

se puede crear un sitio web público fácil de configurar usando el

dominio de la empresa sin costos de hosting.

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Administración de la información que se genera y comparte solamente en una

embajada, está información es

solamente de uso interno para cada

embajada y se utiliza solamente entre las

personas que laboran en cada embajada

ONE DRIVE

ofrece a cada usuario 25 GB de

almacenamiento personal a los que

puede acceder desde cualquier lugar y que se sincronizan con su

PC. Ellos podrán compartir archivos con

facilidad, tanto de manera interna como

externa, así como controlar quién los ve y

los edita. Es una herramienta muy

segura.

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Acceso a la información generada por las 37 embajadas en el exterior y embajada local,

por parte del ministerio de relaciones exteriores ubicado en Guatemala, para poder

ser utilizada en informes de resultados recurrentes

BUZONES DEL SITIO

Permite almacenar y compartir el correo electrónico y los documentos en carpetas

especiales para cada proyecto, lo que facilita el trabajo en equipo.

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Métodos para hacer de conocimiento público los servicios y funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, fomentar la

utilización de los servicios que presta el ministerio, (Visas, documentación,

información de requerimientos, resolución

de problemas), de tal forma que el ministerio trabaje de

una forma pro activa, brindando una calidad de

servicio con un valor agregado, para que esto

resulte en una mayor participación y satisfacción

de los ciudadanos guatemaltecos.

SITIO WEB PÚBLICO

Permite dar publicidad a la empresa, usando el dominio del Ministerio de Relaciones

Exteriores, ejemplo: @minex.gob.gt, es fácil de configurar, sin costes de

hospedaje adicional.

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1) Que la comunicación entre embajadores de Guatemala y los que residen en el exterior en los 152 países puedan comunicarse entre sí, de una forma segura.

2) Administrar y gestionar información y documentos para que se den a conocer en forma pública.

3) Fomentar la utilización de servicios que presta el ministerio, (visas, documentación, información de requerimientos, resolución de problemas) para que el ministerio trabajo de forma pro activa, brindando una calidad de servicio con un valor agregado.

CONCLUSIÓN

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN