Proyecto de Simplificación Administrativa Programa de Trabajo 2009 - 2013 “Lis de Veracruz: Arte,...

Proyecto de Simplificación Administrativa

Programa de Trabajo 2009 - 2013

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”

Secretaría de Administración y Finanzas

TemaTema

1- Presentación

2- Presentación de los trámites

Dirección General de Recursos Financieros

Dirección General de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Materiales

3 – Cierre

Agenda

Objetivo de la Reunión

Presentar el proyecto de Simplificación Administrativa, y en base a sus dos primeras etapas, exponer la forma como se llevan a cabo actualmente los trámites que se realizan ante la SAF, así como los resultados preliminares del estudio de opinión, con la finalidad de obtener de viva voz los comentarios u observaciones de los usuarios del campus Orizaba-Córdoba.

Eje 1. Descentralización

Objetivo: Descentralizar las funciones sustantivas y de apoyo para proveer a las Vicerrectorías regionales de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación

Programa 2 Simplificación de los procedimientos administrativos

Principales Consideraciones

El Manual de Procedimientos Administrativos ha tenido actualizaciones parciales desde 2006, siendo necesaria una revisión integral.

La capacitación hacia los administradores se ha dado como esfuerzo aislado y esporádico.

Trámites que son obsoletos, repetitivos y asincrónicos con el trabajo académico.

Programa de Trabajo

Etapa I Julio – Noviembre 2010

La liberación del Estudio de Opinión diseñado para conocer la opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas.

Etapa II Septiembre – Diciembre 2010

Llevar a cabo reuniones de trabajo regionales con la presentación de los resultados obtenidos e intercambios de planteamientos en temas generales y específicos.

Programa de Trabajo

Etapa III Septiembre 2010 – Junio 2011

Reorganizar las atribuciones y responsabilidades de los administradores de las entidades académicas y dependencias, actualizando normas, políticas y procedimientos administrativos.

Etapa IV Permanente

Implementar un programa de capacitación para administradores y directivos.

Resultados esperados

Implementar procesos simplificados, descentralizados y construidos con la participación de toda la Comunidad Universitaria.

Tener una normatividad actualizada. Contar con un sistema de capacitación permanente que permita

conducir los procesos administrativos correctamente. Establecer un medio de comunicación permanente entre la

administración y la academia.

Presentación de los trámites

Esquema de exposición

Cada director presentará los trámites que le correspondan y los resultados preliminares del estudio de opinión.

Posteriormente dará entrada para que se emitan las opiniones que se consideren necesarias en cada trámite.

Resultados preliminares por RegiónCorte al 20 de Septiembre de 2010

www.uv.mx

Resultados preliminares del estudio de opinión:

Implementar trámites en línea/formularios electrónicos

Desburocratizar/Analizar tiempos y horarios

Mejorar la atención al usuario

Mejorar Comunicación (informar a tiempo los cambios en general)

Revisar políticas/Unificar criterios

Actividad Inicio Término

Presentación 11:00 11:15

Presentación de trámites 11:15 14:30

Descansos 10 minutos cada 2 hrs.

Comida 15:00 17:00

Continuación de Presentación de trámites

17:00 20:30

Horario General del Evento

Reglas

Respetar los tiempos programados.

El moderador cederá el uso de la palabra.

Expresar opiniones que apoyen la simplificación de trámites.

Podrán expresar su opinión en forma escrita.

Presentación de los trámitesDirección General de Recursos Financieros

Dirección de Presupuestos

Dirección de Ingresos

Dirección de Egresos

Dirección de Contabilidad

Departamento de Inventarios

Dirección de Presupuestos

1. Modificación Presupuestal

1.1 Transferencia

1.2 Reprogramación

Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros

Requisitos Documentos Tiempo atención Salida

Generales:•No cuente con tachaduras y enmendaduras.•Cumpla la justificación .

Formato(s):Modificación Presupuestal DGRF-P-FI-01

Otros:

1 a 3 días •Transferencia•Reprogramación•Reconocimiento de Ingresos

Legales:• Las necesarias de acuerdo a la Guía Contabilizadora .

Otros:Las cuentas de origen y destino no pertenezcan a la misma cuenta agrupadora.

Nombre Modificación Presupuestal

Áreas que participan Dirección de Presupuestos / Departamento de Control Presupuestal del Gasto

Finalidad Modificaciones al presupuesto programado en POA por alguna situación imprevista.

RESULTADOS PRELIMINARES

Trámite: Modificación Presupuestal


Dirección de Ingresos

1. Autorización de cuotas de eventos autofinanciables

2. Cobro de cuotas y aranceles

3. Expedición de recibos oficiales

4. Patronatos y Fideicomisos


Generales:•Solicitud de autorización al SAF•Mencionar nombres de: entidad acadé- mica/dependencia, clave programática, evento, conceptos de cobro, cuotas, formas de pago, periodicidad y Coordinador

Formato(s):•Escrito en papel membretado (original)

Otros:•Copia a la Dirección de Ingresos

• 5 Días hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF

• Oficio de Autorización de cuotas

Legales:• Política 245 y 249 del Manual de Procedimientos Administrativos (MPA)

Otros:• POA

Nombre Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.

Finalidad Contar con un documento oficial donde se autoricen las cuotas de su evento.


Trámite: Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables

19%

9%

18%

9%9%

9%

18%

9%

Trámite electrónico

Homologar formato

Pago a tiempo al personal de apoyo

Concientización de coordinadores a realizar el trámite

Elaborar un formato e instructivo

Mayor participación de directores de facultad

Información más fluida de directores a coordinadores

El trámite es tardado


Generales:•Apegarse al Tabulador autorizado de Cuotas por Servicios Administrativos y Académicos• Moneda de curso legal.• Cumplir con horarios de reporte

Formato:•Comprobantes Bancarios (Original, si fue en ventanilla) • Oficio y documentación soporte.

Otros:

• Por alumno: no más de 3 minutos.

• Por póliza: un día hábil.

• Recibos Oficiales de Ingresos.

• Registro contable.

Legales:•Política 39 al 42, 43 y 49 del MPA

Otros:•POA •Cajero y Supervisor capacitados en manejo del SIIU.

Nombre Cobro de Cuotas y Aranceles

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.

Finalidad Existencia de centros de cobro donde brinden este servicio a la comunidad universitaria


Trámite: Cobro de Cuotas y Aranceles

9%

17%

8%

8%8%

34%

8%8%

Pago via depósito bancario

Base de datos de cobros actualizada

Sistema de cobro Banner lento

Pago en banco de todos los aranceles

Tener una base de datos de estudiantes

Buen funcionamiento en red del SIIU-BANNER

El cobro en el SIIU-BANNER ES BUENO

Cajas en las 5 regiones para pago


Generales:•Solicitud al Director de Ingresos, •Indicar el tipo de recibo, cantidad y evento para el que se utilizarán•Indicar el tipo de recibo, monto, datos fiscales del beneficiario y concepto.• Copia del Convenio

Formato:•Escrito en papel membretado (original), o

•Medios electrónicos

Otros:

• 2 a 3 días hábiles • Recibos Oficiales de Ingresos

Legales:•Política 27 a 29 y del 33 al 36 del MPA•Ley del IVA• Reglas de Operación del CONACYT• Las del Convenio

Otros:•POA

Nombre Expedición de Recibos Oficiales

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.

Finalidad Contar con existencia suficiente de Recibos Oficiales de Ingresos, para surtir a los centros de cobro de la Universidad y realizar cobros amparados con estos comprobantes, incluyendo los derivados de Convenios.


Trámite: Expedición de Recibos Oficiales

25%

75%

Adecuación de requisitos debido a reformas del SAT

Expedición de comprobantes en dependencias


Generales:•Póliza de Registro de Movimientos diarios•AAA •10% Convenios en general •20% Convenios PEMEX •Copia original del recibo que empare el importe•Comprobante bancario

Formato:•Póliza de Registro de Movimientos diarios

Otros:

• 2 Días Hábiles • Disponibilidad financiera para el ejercicio del proyecto.

Legales:•Manual de Procedimientos Administrativos.

Otros:•Manual de navegación del SIIU BANER

Nombre Registro contable de Ingresos de Convenios

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia y Dirección de Ingresos.

Finalidad Registrar contablemente los ingresos derivados de Convenios.


Generales:•Solicitud de autorización al SAF• Anexar acta del Comité del Patronato• Mencionar los conceptos de cobro, cuotas, periodicidad, entidad académica y clave programática.

Formato:•Escrito en papel membretado (original)

Otros:•Copia a la Dirección de Ingresos

• 5 Días Hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF

• Oficio de autorización de Cuotas de Patronato y Fideicomiso

Legales:•Artículo 17 de la Ley Orgánica•Artículos 17 y 18 del RIE•Política 267 a 271 del MPA

Otros:

Nombre Patronatos y Fideicomisos

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.

Finalidad Documento oficial con autorización de cuotas a Patronatos/Fideicomisos.


Trámite: Patronatos y Fideicomisos

8%

23%

8%

15%8%8%

15%

15%

Contar con base de datos documental

Acortar el tiempo de recuperaciones

Crear base de datos de firmas

Liberación ágil de los recusos del fondo 132

Crear un procedimiento

Normar integración del patronto

Informar creación del patronato y uso de recursos

Agilizar el procedimiento


Dirección de Egresos1. Fondo Rotatorio

Solicitud Comprobación Reposición

2. Vale Solicitud Comprobación

3. Viáticos Solicitud Comprobación Reposición

4. Pago directo a Proveedores5. Entrega de Cheques en Caja6. Reposición de Cheques

Requisitos Documentos

Tiempo atención

Salida

Generales:•Cancelar el fondo rotatorio del ejercicio anterior•Entregar el formato Registro de Firmas de Titulares•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera

Formato:Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias)

Otros:Por importes iguales o mayor a $10,000.00 aperturar cuenta bancaria mancomunada

Máximo 5 días hábiles después de presentarlo en la Ventanilla de Recepción de Documentos

• Cheque o transferencia bancaria

Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA

Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

Nombre Fondo Rotatorio - Solicitud

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos

Finalidad Trámite por medio del cual se comprometen los recursos que ejercerán las dependencias para su reposición periódica.


Tiempo atención

Salida

Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos

Formato:•Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)•Fotocopia de Vale de Fondo Rotatorio Otros:•Anexar el formato Desglose de Proveedores•Documentación original comprobatoria

Máximo 4 días hábiles

•Copia de Afectación con número de póliza


Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria•Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

Nombre Fondo Rotatorio - Comprobación


Finalidad Trámite por medio del cual se presentan los documentos que comprueban el ejercicio del fondo solicitado en el POA.

Requisitos Documentos Tiempo atención

Salida

Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documento•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera

Formato:•Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)

Otros:•Formato Desglose de Proveedores GF-GE-F-04•Documentación original comprobatoria


•Cheque o transferencia bancaria

Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA.

Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria•Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

Nombre Fondo Rotatorio - Reposición


Finalidad Trámite por medio del cual se reponen los recursos de los gastos realizados, soportados en el Fondo Rotatorio.


Trámite: Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)


Salida

Generales:•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera•No tener adeudos •Presentarse en el horario de recepción de documentos 5 días hábiles antes de la fecha del evento

Formato:Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias)

Otros:•Soporte del motivo del gasto•Presupuesto del gasto que solicita


• Cheque o transferencia bancaria

Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA.

Otros:•Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación

Nombre Vale - Solicitud

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación)

Finalidad Trámite por medio del cual se obtienen recursos de manera anticipada para la adquisición de materiales, viáticos o la realización de un evento.


Salida

Generales:•Apego a las fechas de comprobación establecidas en el Vale•Presentarse en el horario de recepción de documento

Formato:Afectación Presupuestal / Orden de Pago Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)Fotocopia de Vale GF-GE-F-03

Otros:•Anexar el formato Desglose de Proveedores•Documentación original comprobatoria. •Presentar comprobante de pago a proveedores por importes mayores a $2,000.00



Legales:•Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA

Otros:•Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar y documentación comprobatoria y Guía Contabilizadora•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

Nombre Vale - Comprobación


Finalidad Trámite por medio del cual se entregan los documentos probatorios de los gastos generados en el periodo y por el concepto solicitado.


Trámite: Vale (solicitud y Comprobación)


Generales:•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera•No tener adeudos•Cumplir con calendario y horario de recepción.

Formato:Solicitud de viáticos GF-GE-F-02 (original y 2 copias)

Otros:Oficio de comisión o invitación (original o copia) o correo electrónico.

Máximo 5 días hábiles a partir de la entrega de documentación en la "ventanilla de recepción de documentos"

• Cheque

• En caso de las regiones: Transferencia Bancaria.


Otros:•Respetar Tarifas•Respetar Políticas (generales, zonas rurales, semiurbana o al extranjero)•Utilizar las Partidas pertinentes•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación

Nombre Viáticos - Solicitud

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos.

Finalidad Obtener recursos para llevar a cabo alguna comisión


Salida

Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Apego a las fechas de comprobación establecidas en el viático

Formato:Afectación Presupuestal/ Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)

Otros:•Copia de la solicitud del viático•Documentación original comprobatoria




Otros:•Cumplir con las políticas de comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas

Nombre Viáticos - Comprobación


Finalidad Trámite por medio del cual se entregan todos los documentos probatorios de los gastos de la Comisión realizada.


Salida

Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera

Formato:Solicitud de Viático GF-GE-F-02 (Original y 2 copias)

Otros:•Documentación original comprobatoria•Autorización especial para viáticos al Extranjero


•Cheque o Transferencia Bancaria


Otros:•Cumplir con las políticas de viáticos, comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas

Nombre Viático - Reposición


Finalidad Trámite para recuperar los gastos cuando el beneficiario aportó recursos económicos para llevar a cabo la comisión.


Trámite: Viático ( Solicitud, Comprobación y Reposición)


Salida

Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documento de acuerdo al Calendario (Martes, Jueves y Viernes)•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera

Formato:Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)

Otros:•Documentación original comprobatoria•Presentar cotizaciones y cuadro comparativo por importes de $5,001.00 a $40,000.00•Tramitar mediante requisición ante Recursos Materiales por importes de $40,000.00 en adelante

•De acuerdo a programación (30 a 45 días)•Sujeto a disponibilidad financiera

•Cheque o transferencia bancaria


Otros:•Respetar políticas que le apliquen de acuerdo al MPA y Guía contabilizadora•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

Nombre Pago Directo a Proveedores


Finalidad Trámite por medio del cual se gestionan los recursos para el pago de los compromisos contraídos con proveedores por concepto de honorarios y arrendamientos.


Trámite: Pago directo a proveedores


Salida

Generales:•Presentarse en el horario de entrega de cheques.Para fechas de pago de nómina: Presentarse después de las 11:00 horas•Presentar identificación oficial vigente

Formato:Copia Afectación Presupuestal GF-GE-F-01con sello de recibido en Dirección de Egresos

Otros:Contra recibo para pago de gasto médico

De acuerdo al número de usuarios formados y documentos a recoger

• Cheque• Copia de

Afectación Presupuestal con sello de PAGADO

• Comprobante de depósito

• Reporte de PagosLegales:• Cumplir con las políticas aplicables de acuerdo al MPA

Otros:• Haber entregado formato Registro de Firmas de personal autorizado en la Dirección de Egresos

Nombre Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito)


Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia recoge los cheques impresos.


Salida

Generales:•Para su cobro, presentarse en el horario de atención de la ventanilla del Departamento de Caja•Sueldos: Visto bueno del administrador de la entidad académica o dependencia

Formato:• Ninguno

Otros:Gastos:Oficio original firmado por el interesado indicando folio a reponer

Sueldos:Reporte del Sistema Bancario donde se indique el bloqueo del cheque por robo o extravío.

• Máximo 4 días hábiles

• Cheque repuesto

Legales:•Los descritos y aplicables en el procedimiento documentado•Ley de Títulos y operaciones de crédito

Otros:

Nombre Reposición de Cheques

Áreas que participan Beneficiario, Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Contabilidad, Dirección de Egresos

Finalidad Trámite por medio del cual, se solicita la reposición del cheque que fue cancelado por extravío, maltrato, deterioro o vencimiento.


Dirección de Contabilidad

1. Recepción de la Nómina firmada con cheques cancelados definitivos

2. Constancia de sueldos y salar


Salida

Generales:Cumplir con los calendarios y horarios de entrega

Formato:•Entregar la nómina firmada •Formato de Cancelación de Depósitos por Pagomático •y/o cheque impreso•y cheques cancelados.

Otros:

•Al 3er. Día hábil de pago, entrega la región Xalapa.

•Al 5º. día hábil de pago, entrega el resto de las regiones.

•Cancelación de cheques.

Legales:•

Otros:Los cheques cancelados deberán traer el sello de cancelado.

Nombre Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias; y Dirección de Contabilidad

Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia entrega quincenalmente la nómina firmada y los formatos de cheques concentrados y cancelación de depósitos por pagomático y/o cheque impreso


Salida

Generales:Nombre, Número de Personal y Registro Federal de Contribuyentes correctos.

Formato(s):Formato de Solicitud de Constancia de Sueldos y Salarios.

Otros:En caso de realizar el tramite por primera vez o corrección de datos, anexar copia de la cédula de identificación fiscal.

•Recepción de solicitudes último día hábil de diciembre.

•Fecha de entrega de constancia a partir de la segunda quincena de febrero.

•Constancias de Sueldos y Salarios formato 37.

Legales:

• Artículo 117 fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Otros:

Nombre Constancia de Sueldos y Salarios

Áreas que participan Persona que solicita y la Dirección de Contabilidad

Finalidad Trámite por medio del cual el empleado solicita una constancia de sueldos y salarios pagados por la Universidad en un año calendario.

Presentación de los trámitesDirección General de Recursos Humanos

Dirección de Personal

Dirección de Nóminas

Dirección de Personal

1. Revisión de cargas académicas

2. Movimiento de personal académico (vía SISPER)

3. Solicitud de constancias

4. Préstamo de personal

Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos


Salida

Generales:•Cargas Académicas impresas de SISPER.•Contar con la presencia del Director de Facultad, Jefes de Carrera, Representante Sindical y Analista de Cargas Académicas.

Formatos:•Horarios para revisión de cargas ARH-I-F-10•Acta de Revisión de Cargas Académicas ARH-I-F-12•Cargas Académicas impresas.•Calendario por cambio de semestre ARH-I-Ot-01

Otros:

De acuerdo al formato de horarios para revisión de cargas.

Cargas académicas revisadas y firmadas.

Legales:•Legislación Universitaria•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Estatuto de Personal Académico• Manual de Procedimientos Administrativos

Nombre Revisión de Cargas Académicas

Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Direcciones de Áreas Académicas, Organización Sindical F.E.S.A.P.A.U.V.

Finalidad Revisar en cada región de la Universidad la carga académica y horas base de los académicos.


Trámite: Revisión de cargas académicas


Generales:Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03

Formato:•Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 (original y 2 copias)

•Solicitud de Asignación de Personal ARH-I-F-01 (en caso de ser personal de nuevo ingreso) original.

Otros:Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones.

De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas.

Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal.

Legales:•Legislación Universitaria•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Estatuto de Personal Académico• Manual de Procedimientos Administrativos

Nombre Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER)

Áreas que participan Dependencias, Áreas Académicas, Dirección de Personal y Dirección de Nóminas.

Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores


Trámite: Movimientos de personal vías SISPER

Requisitos Documentos Tiempo

atención Salida

Generales:•Llenar la solicitud•Firmar la solicitud l•Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago.

Formato:•Solicitud de Constancia ARH-P-F-10 y •Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena

•Solicitud de Constancia de Personal Académico ARH-P-F-44 y •Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena

Otros:

4 Días Hábiles Constancias

Legales:

Otros:

Nombre Solicitud de Constancias de Trabajo

Áreas que participan Dirección de Personal

Finalidad Entregar al Trabajador la Constancia


Trámite: Solicitud de constancias


Salida

Generales:•Llenar la solicitud•Firmar la solicitud el trabajador y el aval•Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago del trabajador y el aval.

Formato:•Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo ARH-P-F-23 (original y copia) • Copias de talón de cheques del trabajador y aval.

Otros:•Oficio donde los sindicatos relacionan las solicitudes de préstamos.

De acuerdo a las políticas establecidas y la disposición financiera.

Cheque por anticipo de sueldo

Legales:•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico

•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual

Nombre Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo

Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad, Departamento de Caja

Finalidad Otorgar Préstamo de Anticipo de Sueldo a los Trabajadores


Trámite: Préstamo personal por anticipo de sueldo


Generales:Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03

Formato:•Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03•Propuesta-Movimiento de Beca ARH-GE-F-04•Propuesta Movimiento de Personal de Apoyo ARH-GE-F-15 (anexando copia de no impedimento laboral)•Solicitud de Retención de Impuestos ARH-I-F-06

Otros:Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones.

De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas.

• Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal.

Legales:• Manual de Procedimientos Administrativos• Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual

Nombre Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal

Áreas que participan Dirección de Presupuestos, Dirección de Personal, Dirección de Nominas, Coordinación de Integración Salarial, Dirección de Contabilidad

Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores


Trámite: Pago de sueldos y prestaciones económicas

Dirección de Nóminas

1. Entrega de la nómina para pago

2. Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomatico” para el pago de nómina

Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos


Tiempo atención

Salida

Generales:•Nómina procesada•Cumplir con el calendario de entrega •Para la nómina “mecanizada” 72 horas antes de la fecha de pago.•Eventual, apoyo y becas 48 horas antes•Archivo de dispersión 24 horas antes•Para el pago de suplencias y pensión alimenticia el día de pago.

Formato(s):

Otros:Se realiza el aviso por correo electrónico.

Es inmediato por que se consulta y se imprime directamente del sistema.

Archivos de: •Nómina•Cheques•Comprobantes de depósito•Comprobantes de descuento•Comprobantes del SAR•Reportes• Avisos

Legales:• Cumplir con el pago de salarios según los CCTs. (1).(1) Art. 52 y 54 SETSUV y FESAPAUV, respectivamente.

Otros:

Nombre Entrega de la nómina para pago

Áreas que participan Vicerrectorías, Dirección de nóminas, Dirección de egresos

Finalidad Poner a disposición la nómina, cheques y comprobantes de depósito para realizar el pago al personal en tiempo y forma.


Trámite: Entrega de la nómina para pago


Salida

Generales:• Es opcional• Hacer la solicitud vía oficio o correo o acudir a la sucursal Banamex• Aparecer en la nómina mecanizada.• Tener más de un año como eventual• Avisar a la Dirección de nóminas del número de tarjeta al obtenerla

Formato:•No se llena ningún formato. La solicitud es vía correo indicando número de personal y nombre.

•Si acude a la sucursal debe cumplir con los requisitos que establece el formato de contrato del Banco.

Otros:

Si el plástico es personalizado-cuando menos un mes. Si se acude a la sucursal - menos de 20 minutos.

Obtener el plástico

Legales:• Cumplir oportunamente con el pago de salarios según el CCT.

Otros:No aplica para personal del SETSUV y de apoyo.

Nombre Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina

Áreas que participan Dirección de Nóminas, Dirección de Egresos

Finalidad Agilizar el pago vía deposito, evitar aglomeraciones en los bancos y obtener el beneficio de pago de nómina vía deposito en una cuenta “pagomático”.

Presentación de los trámitesDirección de Recursos Materiales

Requisiciones


Salida

Generales:Suficiencia presupuestal y disponibilidad financiera.

Formato(s):Requisición (original y dos copias).

En ventanilla10 minutos por requisición.

Tiempo proceso•15 a 30 días compra directa.•45 días Invitación a cuando menos Tres Personas.•90 días Licitación Pública.

•Suministro de los materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de los bienes.

Legales:• Cumplir con las políticas por concepto de gasto del Manual de Procedimientos Administrativos.

Otros:•Anexar una cotización cuando los artículos no se encuentran en los catálogos.•Anexar oficio de justificación cuando se requiera una marca determinada .

Nombre Requisición

Áreas que participan Entidad Académica y Dependencia, Dirección de Recursos Materiales, Dirección General de Recursos Humanos, Dirección General de Tecnología de Información, Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento.

Finalidad Solicitar la compra de materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de bienes.


Trámite: Requisiciones

Departamento de Inventarios

1. Registro de bienes muebles

2. Levantamiento físico del inventario

3. Transferencia de bienes muebles

4. Retiro de bienes en desuso



Salida

Generales: Adquisicion :•Factura Original•Copia de la orden de Compra•Copia de la afectación presupuestal

Formato(s):•No aplica

Otros:Donación:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y copia)•Oficio de solicitud

•10 días hábiles a partir de que se recibe la factura o documento soporte

• Etiquetas de Código de Barras.•Resguardo de Activo Fijo.

Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de Registro y resguardo de bienes de activo fijo.

Otros:Donacion:•Acta administrativa•Copia de convenios•Contrato de donación

Nombre Registro de Bienes Muebles

Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.

Finalidad Trámite mediante el cual se registran los bienes adquiridos o recibidos en donación.


Salida

Generales:•Realizar el levantamiento físico del inventario anual en tiempo y forma.•Solicitar el levantamiento físico del inventario por cambio de titular.

Formato:•Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia)

Otros:•Oficio de envió

• 30 días hábiles a partir de recibir la respuesta ( LFIA)•Los establecidos en el acta admva de entrega –recepción.

•Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia).•Bitácora de seguimiento al levantamiento físico del inventario anual.•Bitácora de seguimiento a los procesos de entrega recepción.• Acta administrativa de entrega-recepción•Compromisos a cumplir

Legales:•Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo

Otros:Cumplir con metodología para el levantamiento físico del inventario en las entidades académicas y dependencias

Nombre Levantamiento Físico del Inventario

Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.

Finalidad Trámite mediante el cual las entidades académicas y dependencias solicitan el inventario de bienes muebles por procesos de entrega-recepción.


Salida

Generales:•Que las características de los bienes de activo fijo a transferir sean las registradas en el SIIU.

Formato:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y 2 copias).

Otros:•Oficio de solicitud de transferencia.

•5 días hábiles a partir de que se recibe el formato .

•Etiquetas de Código de Barras.

•Resguardo de Activo Fijo.

Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento de control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo.

Otros: Cumplir con el instructivo de llenado.

Nombre Transferencias de Bienes Muebles

Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios

Finalidad Trámite que permite la transferencia de un bien mueble en buen estado entre las entidades académicas y dependencias.


Salida

Generales:•Bienes en desuso•Peticiones de donación•Acuerdo Rectoral de donación y venta

Formato:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo•Dictamen técnico.

Otros:•Oficio de retiro de bienes en desuso.

•30 días hábiles a partir de que se recibe el acuerdo rectoral .

•Retiro de bienes en desuso.

•Acta administrativa de donación y venta

•Baja de bienes del patrimonio universitario

Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y en el procedimiento de retiro de bienes en desuso.

Otros:•Cumplir con la metodología para el retiro de bienes obsoletos e inservibles.• transferir los bienes a la ubicación 103 almacén de bajas provisional.

Nombre Retiro de Bienes en Desuso

Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Departamento de Control de Inventarios

Finalidad Trámite que permite desincorporar los bienes obsoletos e inservibles del inventario de las entidades académicas y dependencias.


Trámites de Inventarios

NOMBRE PUESTO CORREO

Mtro. Salvador Tapia Spinoso Director General de Recursos Financieros [email protected]

C.P. Guadalupe Cruz Feria Directora General de Recursos Humanos [email protected]

Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales [email protected]

C.P. Antonio Ramírez Velázquez Director de Personal [email protected]

C.P. Pedro Bolaños Durán Director de Nominas [email protected]

LAE Citlali Pacheco Ramírez Directora de Presupuestos [email protected]

C.P. Bianey Hernández Andrade Directora de Egresos [email protected]

C.P. Eduardo Burgos Suárez Director de Ingresos [email protected]

C.P. Ángela Quiñones Guerra Jefa del Depto. de Afectación Contable [email protected]

LAE Jesús Contreras Guzmán Jefe del Depto. de Control de Inventarios [email protected]

Estudio de opinión: http://sapp.uv.mx/encuestasaf/

Buzón de quejas y sugerencias: [email protected]

Gracias por su participación

Proyecto de Simplificación Administrativa Programa de Trabajo 2009 - 2013 “Lis de Veracruz: Arte,...

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