Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas

En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones:

Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector.

No existía una estandarización de procesos.

Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos.

Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados.

No se contaba con plantas físicas apropiadas.

Reorganizar y fortalecer a las secretarías de

Educación, con el fin contar con instituciones

que desarrollen la política educativa de

manera eficiente y logren ampliar su

capacidad de apoyo a las instituciones

educativas. .

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES

SECRETARÍAS MUNICIPALES

MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS

DES

AG

REG

AC

IÓN

DE R

EC

UR

SO

S CO

NS

OLID

AC

IÓN

DE R

ES

ULTA

DO

S

INSTITUCIONES EDUCATIVAS

MODELO DE

TRABAJO

Hemos llegado a las secretarías de educación de manera integral, mediante el diseño e implementación de 5 componentes:

Procesos.

Sistemas de Información y tecnología.

Gente y Cultura.

Actividades Complementarias

Estructuras organizacionales.

GENTE Y CULTURA

SISTEMAS DEINFORMACIÓNA

CT

IVID

AD

ES

C

OM

PL

EM

EN

TA

RIA

S

ESTRUCTURAPROCESOS

GENTE Y CULTURA


CT

IVID

AD

ES

C

OM

PL

EM

EN

TA

RIA

SESTRUCTURA

PROCESOS

Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que

realizan y utilizan los funcionarios de la Secretaría de

Educación para cumplir con sus objetivos y funciones y

consolidar buenas prácticas en el sector

COMPONENTE

DE PROCESOS

II. Diseño de procesosII. Diseño de procesos

Modelo Macro

Diseño Detallado

EstructuraModelo

Seguimiento

I. Planeación estratégicaI. Planeación estratégica

NormatividadConceptoEntidad

Misión / Visión

Objetivos y Funciones

III. Diseño de Sistemas de InformaciónIII. Diseño de Sistemas de Información

Sistemas de información e infraestructura tecnológica

REINGENIERÍA

DE PROCESOS

MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO

MACROPROCESOS MACROPROCESOS

DE APOYODE APOYO

Gestión Administrativa de bienes y serviciosGestión de recursos humanos

Gestión financiera

Gestión de tecnología InformáticaAsuntos legales y públicos

MACROPROCESOS MISIONALES

Gestión deProgramas y

Proyectos

Gestión dela calidad del

Servicio educativo

Gestión de la Cobertura del Servicio

Educativo

Atención al usuario

Gestión estratégica de la secretaria de educación

Administración del Sistema de Gestión de Calidad

Control Interno

Gestión de la informaciónGestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos

ESTRUCTURA

Preparación

• Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta.

• Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central.

• Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación.

• Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías.

• Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría.

• Estudio de cargas de trabajo.

• Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos.

• Costeo de la planta de cargos actual y propuesta.

• Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.

Validación y Ajuste

de Información

• Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.

• Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación.

• Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos.

• Escenarios Financieros.

• Validación de la información.

• Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación.

• Acompañamiento para la implementación.

• Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones.

Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento

METODOLOGÍA DE ESTRUCTURA

Período SE

Con Reingeniería desarrollada 78

En proceso 7

Total 85

Estructura Organizacional SE

Adoptadas por las S.E 39

Viabilizadas por el Ministerio 40

En proceso de diseño y viabilización 11

Total 90

AVANCES

ESTRUCTURA

GENTE Y CULTURA


CT

IVID

AD

ES

C

OM

PL

EM

EN

TA

RIA

SESTRUCTURA

PROCESOS

Corresponde a la infraestructura tecnológica y sistemas de

información necesarios para soportar la gestión de los

procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales,

que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el

territorial, información confiable y oportuna.

Software como servicio SAS

DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALESDESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES

Infraestructura – Física/Lógica

Port

al

Port

al

Serv

idor

WEB

/ S

eg

uri

dad

Serv

idor

WEB

/ S

eg

uri

dad

Servidores de AplicacionesServidores de Aplicaciones

Servidores de Bases de DatosServidores de Bases de Datos

Soacha

Guajira

Antioquia

Ibagué

SahagúnBuenaventur

a

INTERNET

MATRÍCULAMATRÍCULA

RRHHRRHH

G. CALIDAD EDUCATIVAG. CALIDAD EDUCATIVA

GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN FINANCIERA

SERVICIO AL CIUDADANOSERVICIO AL CIUDADANO

DWH - RRHHDWH - RRHH

Secretaría de Educación de Guainía

Secretaría de Educación

de Uribía

COMPONENTE DE TECNOLOGÍA

Software de Servicio al Ciudadano

Características SE Impacto

Transaccional

81100.000 PQRs / mes

PHP

Arquitectura de 2 capas

4 Modulos

800 a 900 operadores.

SIGRRHHSIGRRHH

S. MATRÍCULAS. MATRÍCULA

SERVICIO AL CIUDADANO


CALIDADEDUCATIVACALIDAD

EDUCATIVA

GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN

FINANCIERA

Secretaría de Educación de Cartago.

Oficina de Servicio al Ciudadano

COMPONENTE DE TECNOLOGÍA

Software Recursos Humanos


Sistem Transaccional

90Bogotá, Medellí

n, Malamb

o y Soledad

301.334 Funcionario

s administrad

os

210.000 Usuarios de

consulta

.NET - (Windows, Linux)


10 Modulos

2500 usuarios - operadores.

SIGRRHHSIGRRHH




G. CALIDADEDUCATIVAG. CALIDADEDUCATIVA

GESTIÓN Y CONTROLFINANCIERO

GESTIÓN Y CONTROLFINANCIERO

Software de Gestión de Calidad Educativa


Transaccional

91 3.300 EE

Java, (Linux)


6 Modulos

3.500 usuarios.

SIGRRHHSIGRRHH





EDUCATIVA


FINANCIERA

Software de Gestión y Control

Financiero


Business Intelligence

90

Cultura de medición

Gestión por excepción

“foco en lo que está mal”

Java, OWB, OWF, BO

Arquitectura de DWH

3 Modulos

180 usuarios – 300

SIGRRHHSIGRRHH





EDUCATIVA


FINANCIERA

¿Cómo funciona?

SecretaríasSecretarías DatacenterDatacenter InternetInternet

DataWarehouse

Secretarías

MEN

Sist. heterogéneosFuentes de datos Información

Consolidada

Procesos ETL

PresupuestoPresupuesto

TesoreríaTesorería

ContabilidadContabilidad

Democratización de la Información

GENTE Y CULTURA


CT

IVID

AD

ES

C

OM

PL

EM

EN

TA

RIA

S

ESTRUCTURAPROCESOS

Es el desarrollo de actividades de intervención organizacional y

estrategias de administración del cambio para promover la

apropiación de procesos, sistemas de información y habilidades de

gestión en los funcionarios de la Secretaría.

COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA

Co

mp

rom

iso

Info

rmac

ión

Ed

uca

ció

n

Niv

el d

e co

mp

rom

iso

Tiempo

APROPIACIÓN - PROPIETARIOHacen suyo el cambio y crean

formasinnovadoras de usarlo y

mejorarlo

INSTITUCIONALIZACION - COMPRASe convierte en la forma de hacer el

trabajoNuevo Statu Quo

ADOPCIÓNDisposición a trabajar cone implementar el cambio

PERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONALEntendimiento de los impactos y beneficios personales

Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio

COMPRENSIÓN GENERALEntendimiento del impacto en la organización y en su área funcionalCONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de

cambioCONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio

COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA

Estrategia de comunicación (divulgación), motivación y sensibilización:

Consiste en las actividades que deben realizarse de manera continúa durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la participación de todos los funcionarios de la Secretaría y lograr su compromiso.

Estrategia Apropiación de Procesos

Enfoque de procesos Versus Funciones

Lenguaje y estructuración de procesos

Análisis de procesos

Conocimiento y utilización de indicadores

ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA

DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

• Estrategia Apropiación de Sistemas de InformaciónUso estratégico de la información

Confiabilidad, Oportunidad y Calidad

Uso de los Sistemas de Información

Entrada a la era de TIC´S (Conectividad-Correo electrónico institucional)

• Estrategia Apropiación de Gestión de CalidadMejoramiento Continuo (PHVA) – Planes de mejoramiento

Gestión de Calidad – Autocontrol

Equipos de Alto Desempeño

• Estrategia para el Desarrollo de Habilidades

15.Manejo del cambio (resistencia)

16.Eficiencia de gestión (Política Eficiencia – Proyecto Modernización)

17.Comunicación

18.Liderazgo

19.Compromiso

20. Innovación

21.Creatividad

22.Trabajo en equipo

23.Orientación al logro

24.Pensamiento estratégico

25.Cultura de la evaluación

26.Cultura del aprendizaje

27.Cultura del servicio

GENTE Y CULTURA


CT

IVID

AD

ES

C

OM

PL

EM

EN

TA

RIA

SESTRUCTURA

PROCESOS

Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación

de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de

procesos, como en sistemas de información.

COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Situación encontrada Resultados

Impacto Cifras

Organización física 75 SE

Historias laborales activas 280.000


Impacto CifrasEquipos de computo en 70 S.E. 1.400

Impresoras en 70 S.E. 187

Secretarías con Página WEB 70

Secretarías con conectividad 100%


Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos, Atención al Ciudadano y Calidad educativa. .

Certificación en calidad

ALCANCE

Preparación Auditoría de Diagnóstico

Acompañamiento y Seguimiento

Preauditoría de certificación

Auditoría decertificación

Sostenibilidad

FASES CERTIFICACION FASES CERTIFICACION

PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVAPROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA

Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento

Avance Avance GeneralGeneral

Secretaría de Educación de Pereira Secretaría de Educación de Cartagena

Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas

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