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PROYECTO DE DESARROLLO ARCHIVfsTICOINSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL

2009

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"Normatividad en Materia de Administracion de Recursos, misma que en su apartado 7 est<1blecio los

criterios que en materia de Administracion de Documentos y Archivistica debian seguir los entes

publicos del Distrito Federal; por su parte, el Instituto de Acceso a la Informacion Publica del Distrito

Federal, aprobo los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, que fueron

publicados el 9 de mayo de 2007 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

E18 de octubre de 2008 se publicola Ley de Archivos del Distrito Federal, esta establece que los entes

publicos estan obligados a crear un Sistema de Archivos que permita localizar con prontitud y

seguridad los datos que se generen, procesen 0 reciban con motivo del desempeno de sus funciones,

en los terminos y condiciones que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica

Es en este contexto que se comenzo a trabajar con detenirniento en el tema, se instalo el Comite Interno

de Administracion de Documentos del Invi,. se nombraron a los responsables de los archivos de

tramite de las diferentes unidades administrativa, se emitieron lineamientos y se elaboraron diversos

instrumentos de control archivistico y, asimismo, se capacito a personal diverso en materia

En seguimiento a los trabajos hasta ahora realizados, durante el ejercicio 2009, el Invi se propone

continuar manteniendo y preservando la memoria historica de su actuacion, garantizando el derecho

constitucional de acceso a la informacion publica, mejorando la organizacion, c1<lsiiicacion, manejo,

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De conformidad con el cicIo vital de los documentos y con el articulo 13 de la Ley de Archivos delDistrito Federal, se plantea que el Sistema de Archivos del Instituto se componga de la siguientemanera:

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Actllalmente el Instituto se enCllentra en espera del dictamen de autorizacion de su nueva estructura

organizacional, apenas esta sea aprobada, comenzara Slls operaciones la Sllbdireccion de

Administracion de Documentos, que se encargara de coordinar el Sistema Instihlcional de Archivos

del Institllto, CllyO reto sera insertar la normatividad en materia archivistica con la compleja realidad

operacional del Invi. Es por ello que se trabajara can un Archivo General de Gestion, que coadyuvara

con la organizacion de 10s documentos inherentes a 105 creditos que se otorgan, manteniendolos en

condiciones de ser auditados en cualquier momenta y manteniendo un mecanismo que permita su

consulta y utilizacion expedita en el momento en que las areas operativas de 10s programas

sllstantivos 105 requieran.

Oficialia de Partes: Area encargada de brindar 10s servicios centralizados de recepcion y despacho

(turno) de la gestion de entrada de la correspondencia a nivel institucional. Actualmente depende

organicamente de la Direccion General, pero es la Coordinacion de Planeacion, Informacion y

Evaluacion la que vigila su funcionamiento; no obstante, se esta trabajando coordinadamente con esta

area a fin de mejorar 105 procesos de recepcion e insertarlos con el Sistema de Archivos. En este

sentido, se esta trabajando tambien con las areas operativas del Instituto en la mejora y definicion de

105procesos que conduciran a una mejor gestion documental; el objetivo es consolidar ala Oficialia de

Partes como area unica de recepcion y registro documental, tanto de los ducumentos administrativos

como de aqllellos que forman parte del proceso de 105 creditos. El sistema de correspondencia tendra

que alimentar a nuestro sistema de informacion (Sintev) y al Sistema de Archivos.

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del Clstrltc ;:edt:>r."lr

a) Archivos de Tramite: Son 66 las unidades administrativas (inc1uyendo a la Oficina de

Informacion Publica), las que operan en el Invi, y las que estaran realizando tr;msferenci.:lS

documentales al Archivo de Concentracion.

b) Archivo General de Gestion : Sed el encargado del resguardo de los fondos correspondientes a

los creditos de vivienda en sus diferentes aspectos (juridico, temico, social y financiero), la

integracion de estos se realizanln mediante principios archivisticos, en funcion de los requisitos

establecidos por las Reglas de Operacion y Politicas de Administracion Crediticia y Financiera

Archivo de Concentraci6n

El archivo que hasta hoy ha funcionado como Archivo de Concentracion del Invi, alberga 3,000 cajas

con un aproximado de 3 millones de expedientes. En este archivo se continuara integrando el universe

de documentos que los archivos de tramite y el Archivo General de Gestion transfieran para su

guarda, custodia, conservacion preventiva y correctiva, as! como su depuracion 0 conservacion

permanente.

Tercera edad: Hist6ricaArchivo Hist6ricoSera el area encargada de organizar, conservar y preservar, la memoria documental considerada camo

patrimonio historica, la cual tendra el caracter evidencial, testimonial e informativo con fines

culturales y sociales.

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La consolidacion del Sistema, con todo 10 que ello implica, es el objetivo primordial para el ejercicio2009 del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, para ello es necesario:

o Mejorar los procesos administrativos internos que nos facilitaran la gestion de 105

documentos;

o Continuar con el Program a de Capacitacion en materia archivistica y de transparencia

para el personal responsable de los archivos, y ampliarlo al personal directivo y de

o Mejorar las condiciones fisicas de cada uno de 105 archivos de tramite, as! como las del

Archivo de Concentracion;

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Para alcanzar la consolidaci6n del Sistema, se plantea trabajar en eLIda uno de los siguientes

aspectos:

Durante el ejercicio 2008 se llevaron a cabo ocho cursos de capacitacion en materia archivistica,

un diplomado de 210 horas y se invito al personal a participar en seminarios y conferencias

especializadas.

Para el ejercicio 2009 se preven nuevas formas de capacitacion, aquellas que iran dirigidas alas

necesarias tareas de sensibilizacion y conformacion de una cultura institucional de

transparencia, y aquellas que pasaran del aula al area de trabajo del personal encargado del

manejo de los documentos; esto, se llevara a cabo en funcion del presupuesto asignado a la

institucion en materia de capacitacion. En este sentido, se pretende llevar a cabo talleres y

cursos bajo el siguiente esquema:

, Mandas medias Oefes de Unidad DepartamentaI yI

, Lideres Coordinadores de Prayectas)

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Ley de Proteccion a Datos Personales del. Mandos medios (Jdes de unidad Departamental y 1

Distrito Federal Lideres Coordinadores de Proyectos)

/1 El Invi tiene en su estructura 18 subdirecciones de area, 26 jefes de unidad departamental y 85

lideres coordinadores de proyecto, en virtud de 10 cual, aqui nos referimos a que estos tendran un

curso obligatorio en el ana respecto de estos temas; sin embargo, el numero de cursos a impartir para

atender esta estructura, se determinara en el Prograrna Anual de Capacitaci6n.

Talleres sobre el manejo del documento

Se pretende que estos talleres se.:m presenciales, directamente en las areas de trabajo, el objetivo es que

el personal pueda aplicar la teCl:Jicaarchivistica directamente a sus insumos cotidianos.

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l"" • 4

Se llevaran a cabo brigadas de verificacion para determinar avances en la organizacion de los

archivos, asi como de las condiciones fisicas de estos, y con ello, realizar un programa de mejoras que

permita avanzar en el cumplimiento de 10 establecido en el Capitulo II de la Ley de Archivos del D.F.

Una vez detectadas las necesidades se procedera a determinar la estrategia a seguir, su cuantificaci6n,

y en su caso, la calendarizacion de la ejecucion de 10s trabajos y adquisiciones que resulten

Cabe destacar que el objetivo primario de esta tarea es establecer un diagnostico del estado general

que guard an los 66 archivos de tramite de la institucion; sin embargo, los recursos financieros que se

puedan aplicar en las eventuales mejoras de estos espacios dependeran del presupuesto que la

Institucion tenga asignado en las partidas correspondientes, asi como del calendario para el ejercicio

Las visitas de verificacion se realizaran a partir del 16 de febrero, bajo el calendario y metodologia que

se presentara para su eventual autorizacion ante el pleno del Comite Tecnico Interno de

Administraci6n de Documentos del Invi, que sesionara el 12 de febrero de 2009.

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Se realizara 10 relativo a la elaboracion del rvIapa de Ordenacion Topografica que sei1ala el articulo 35

de Ia Ley de Archivos del D.F., asi como con los trabajos de rescate documental y depuraci6n que

procedan atendiendo a nuestros catalogos de disposicion documental.

Cabe destacar que el lnstituto esta trabajando en determinar el espacio fisico definiti\'O que se

destinara para albergar este archivo; sin embargo, mejorar sus condiciones 0 mudarlo de edificio,

tambien estara en funcion a 10 dispuesto por los recursos asignados; no obstante, ya se estudiandiversas alternativas.

Hasta el momenta, el lnstituto ha emitido diversos lineamientos e instrumentos de controlarchivistico, estos se encuentran publicados en nuestro sistema de informacion (Sintev) para que todo

el personal pueda acceder a eIIos de forma sencilla. No obstante 10 anterior, durante el presente

ejercicio, y como resultado de las acciones que se han descrito antes, se continuara trabajando para

que podamos con tar can cada uno de los instrumentos senalados en el articulo 35 de la Ley.

• Una vez se emita el Reglamento de la Ley de Archivos, se procedera con la elaboraci6n del

Manual de Normas, Politicas y Procedimientos del Sistema lnstitucional de Archivos (0

Manual Especifico de Operaci6n y Manual de Procedimientos) del Sistema de Archivos del

Invi.