INSTITUTO EDUCATIVO IFESCOL EMPRESARIAL

“Análisis y diseño de un sistema de información para una ferretería

“Ferrieléctricos EL CORTÉZ””

Alumnos: Lorena Álvarez

Daniel Orozco

Fernando Martínez

Profesor: ing. Fabio Rodríguez Castañeda

Sogamoso

Técnico laboral en sistemas

2014

Análisis de sistema

Contenido

Introducción………………………………………………….... .................................. 3

Objetivos………………………………………………….......... ................................. 4

Identificación del problema………………………………….. ................................... 5

Factibilidad técnica………………………………………….... .................................. 6

Factibilidad económica………………………………………. ................................... 7

Factibilidad operacional……………………………………… .................................. 8

Determinación de requerimientos…………….…………….. .................................. 9

Determinación de requerimientos…1.1…………………..... ................................ 10

Determinación de requerimientos…1.2……………………. ................................. 11

Análisis de necesidades del sistema………….………….. .................................. 12

Diseño del sistema…………………………………………... ................................. 13

Esquema de salida del producto……………….………….. .................................. 14

Esquema de entrada del producto………………………… .................................. 15

Modelo entidad relación………………………………...…... ................................. 16

Diagrama del sistema nivel o……………………………..... ................................. 17

Diagrama del sistema nivel 1……………………………..... ................................. 18

3

INTRODUCCION

El almacén Ferrieléctricos el Cortez es una microempresa comercializadora de

productos especializados en la electricidad, este almacén fue creado por Alfonso

Alvarado su propietario en el año 2.000, está localizado en la calle 4 No 3-22 en el

barrio Monquira.

Con el paso del tiempo este almacén se ha establecido como una microempresa

cubriendo las necesidades de los habitantes de la sociedad.

En el momento se encuentra laborando 10 personas que fueron asignadas en tres

áreas específicas según sus conocimientos (administración, comercial,

almacenista).

4

OBJETIVOS

2.1Objetivo general

Crear un sistema de información para el control de las existencias de

almacén.

2.2Objetivos específicos

Tener una plataforma que permita el manejo adecuado respecto a los

productos , empleados y proveedores

tener un sistema que identifique los productos que se deben pedir

Tener la información de las existencias que hay en el almacén.

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IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

¿Cuál es el problema?

El problema que presenta es la falta adecuada de control de los productos o

existencias de la ferretería.

El problema que tiene la empresa es el manejo de los productos o las

existencias que hay en la ferretería porque no se sabe cuántas existencias se

conocen de cada producto en bodega y cuanto en la ferretería; y no se maneja

un control de las ventas que se hace de cada producto. Igualmente no se registra

nada de lo que se compra ni nada de lo que se vende.

Para vender, los empleados se guían por lo que observan en las vitrinas y no se

dan cuenta si hay mercancía suficiente, sola cuando vienen los clientes a

comprar un producto y se dan cuenta de que no hay lo que el cliente está

pidiendo. Debido a que no se maneja un respectivo inventario para saber qué

es lo que está haciendo falta.

En esta ferretería se manejan facturas y comprobantes pero varias veces estos

papeles se pierden por que no se maneja un control adecuado de estos.

6

FACTIVILIDAD TECNICA

¿La empresa cuenta con los equipos y el personal adecuado disponible?

La ferretería no cuenta con los mecanismos necesarios para solucionar este

gran inconveniente que está haciendo que la empresa no lleve un buen control

en todas las existencias.

¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se

pide?

No existe la tecnología adecuada para solucionar el problema pero se puede

adquirir e implementar.

¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los

datos requeridos para usar el nuevo sistema?

El equipo que se va a incorporar a la ferretería tiene y cuenta con toda la

capacidad para soportar todos los datos que se van a usar en el sistema.

Si se desarrolla el sistema, ¿se puede crecer con facilidad?

Si el sistema se desarrolla ayudara y dará facilidad de crecimiento para la

ferretería porque es un sistema o mecanismo nuevo que es creado para el

crecimiento de la empresa y con este sistema informático será una gran

posibilidad de crecer con facilidad y muy rápido.

¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso

y seguridad de datos?

Este sistema se entregara con garantías técnicas de exactitud por lo que se ha

creado minuciosamente para que no posea falla.

Este sistema es confiable tiene facilidad de acceso y en el habrá seguridad de

datos para que cualquier persona autorizada pueda acceder al sistema.

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FACTIBILIDAD ECONOMICA

El costo de llevar a cabo la investigación completa del sistema

La ferretería cuenta con un presupuesto de $12000000 para la realización

completa del sistema.

El costo del hardware y el software para la aplicación

El costo del hardware o parte física es $8000000

El costo del software o parte lógica es $4000000

El costo si nada sucede ( si el proyecto no se lleva a cabo)

El costo si nada sucede o si el proyecto se cancela es de $4000000 por la

elaboración del proyecto.

8

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

¿Si se implementa el sistema será utilizado? ¿Habrá personal capacitado?

El sistema deberá ser utilizado ya que será la única forma de actualizar la

ferretería y hacerla crecer de una manera rápida al igual se capacitara el

personal para que pueda manejar el sistema de una manera rápida y exitosa.

¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración?

La administración ha expresado estar de acuerdo con este nuevo sistema y ha

dado apoyo total para la implementación de este.

¿El sistema propuesto causara perjuicios?

El sistema propuesto lograra muy buenos beneficios para el surgimiento de la

empresa ya que por el sistema cambiara el mal manejo de la mercancía. Esta

creado para cubrir todas las áreas de la ferretería y se ha asegurado de que

todas las áreas estén dentro de este proyecto que se ha elaborado para mejorar

esta ferretería.

¿Se perderá el control en alguna área específica?

En todas las áreas se verá el buen control debido al sistema implementado para

que todo funcione correctamente y no tenga ninguna falla en alguna área de la

empresa.

¿La productividad de los empleados será menor después de instalado el

sistema?

La productividad de los empleados será mejor después de instalar el sistema

porque todo se manejara de forma ordenada y se controlara la existencia de

todos los productos que antes no se vendían por causa de este problema.

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DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

Los métodos que actualmente se usan en la empresa, ¿Son aceptados por

los usuarios?

En la empresa actualmente se están utilizando métodos que no son los

indicados para una empresa o ferretería porque en esta empresa manejan todo

en papel y no tienen un sistema funcional que cumpla con lo que se necesita, por

lo mismo se quejan los usuarios por el mal funcionamiento de esta.

¿Qué es lo que se hace?

En el momento no se está haciendo nada porque la ferretería no lleva un control

de las existencias del almacén y por eso se está llevando a cabo un mal manejo

en esta.

¿El problema? ¿Con que frecuencia se hace?

El problema es constante ya que la ferretería desde que funciona a tenido el

mismo problema siempre ha tenido fallas con las existencias del producto y por

lo mismo pierden bastante dinero.

Como la empresa no ha presentado ningún control entonces sigue en las

mismas y no ha podido avanzar hasta que no implementen un sistema nuevo

que repare estos errores que de no solucionarlos ahora la empresa puede que

se termine.

¿Qué tan serio es el problema?

El problema es muy serio porque la ferretería está perdiendo mucho por estos

errores y de no repararlos no habrá nada que hacer después, aunque la

empresa está a tiempo de solucionar esto.

10

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS 1.1

¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?

El volumen de transacción de los productos es medio o alto

¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se cumplen las tareas?

No hay ningún grado de eficiencia porque no se ha implementado ningún

sistema para el control de las existencias de esta empresa.

¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área(s) que se

pretende desarrollar el sistema; o sea, cuantos tienen relación directa con

el proyecto que se está investigando?

En el momento laboran 10 empleados y todos tienen relación directa con este

proyecto que se está implementando en esta ferretería y para ellos es que se

está desarrollando este sistema para que tengan una mejor forma de trabajo y

puedan desenvolverse mejor en cada área de la ferretería.

¿Cuáles son las personas claves en el sistema? ¿Porque son importantes?

Las personas claves en el sistema son el administrador y el dueño de la empresa

porque son los que tienen la decisión que dará inicio a este proyecto tan

importante.

¿Existen obstáculos o influencias de tipo político que afectan la eficiencia

del sistema?

Por el momento no existe ningún obstáculo que afecte la eficiencia del sistema

porque por el momento todos han estado de acuerdo en que es la mejor manera

de darle solución a este problema y afirman que si se hace realidad todo

empezará a marchar de la forma correcta.

¿Existen manuales de procedimiento, políticas o lineamientos de

desempeño?

No existen manuales de procedimiento ni políticas de desempeño porque nunca

habían pensado en eso hasta ahora es que han caído en cuenta de que todo

tiene que empezar a cambiar para que puedan mejorar.

11

DETERMINACIONDE REQUERIMIENTOS 1.2

¿Existen métodos para evadir el sistema?

En el momento si existen métodos para evadir el sistema porque siguen con el

sistema antiguo pero la demora es instalar el nuevo sistema y todas esas fallas

serán resueltas.

¿Qué áreas necesitan control específico?

Todas las áreas de la empresa necesitan un control específico pero la que más

lo necesita es el área de las existencias porque es la más afectada en estos

momentos y es el principal problema que debemos solucionar.

¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?

En estos momentos no se evalúa el desempeño de los empleados debido a que

no tienen un sistema para que solucione estos problemas.

¿Existen actividades que considere podrían mejorarse?

Todas las actividades se pueden mejorar con el debido proceso pero todo se

debe manejar poco a poco creando el nuevo sistema que corrija estos errores.

¿Tienen alguna idea de actividades implementarse para mejorar el

rendimiento del sistema en general?

La nueva idea que se está implantando es instalar un nuevo sistema que

controle las fallas de las existencias de los productos y el mal manejo que se le

ha dado a esta empresa.

12

ANALISIS DE NECESIDADES DEL SISTEMA

¿Cuáles son los datos que se van a manejar?

Los datos que se van a manejar son de tipo texto que serán los nombres de los

productos que se van a vender en la ferretería y de tipo numérico para todos los

códigos de los productos y las claves de los empleados ocupados con la caja

registradora.

¿Cuál es la función del sistema?

La función del sistema es controlar el problema de existencias que posee el

almacén y lograr un buen manejo de los productos que ingresen a el por medio

de los proveedores.

¿Cuáles son los interfaces requeridos?

El sistema utiliza interfaces tecnológicos

Internet

2 servidores

Cableado

Planta eléctrica

¿Cuál es el rendimiento esperado?

El rendimiento que se espera lograr debe ser rápido para que se pueda cumplir

con la meta que se ha propuesto que es solucionar el problema de las

existencias de los productos que se administran en este almacén y hacer cada

uno de los empleados cumpla con una función específica.

Se cree que debe ser de un muy buen rendimiento por el tiempo que se le ha

dedicado para que esto salga muy bien sin error alguno y tiene que ser muy

eficaz para que cumpla el objetivo por el que fue creado.

13

Diseño del sistema

Diseño lógico del sistema

Se implementaron 2 servidores uno para la ferretería para que cumpla con todo

el registro de los productos asignados y el otro para la oficina del administrador

para que maneje el control total de la empresa y pueda corregir cualquier falla

que le llegue al sistema.

¿Cómo funciona?

Producto que no se ingrese al servidor no podrá salir del almacén debido al

código que maneja al tratar de sacar el producto sin ser ingresado se activara

una alarma de acuerdo al código que tiene al respaldo del mismo.

Producto

Producto Servidor

Teclado Ingreso

código

Facturación

cantidad

V . total

Empleado

Se cancela el

valor del

producto

Sale del

almacén

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ESQUEMA DE SALIDA DEL PRODUCTO

EMPLEADO SERVIDOR TECLADO

INGRESA

CODIGO DE

BARRAS

EL

SISTEMA

TOMA

LECTURA

DEL

EXPIDE LA

FACTURA

SALE EL

PRODUCTO

15

ESQUEMA DE ENTRADA DEL PRODUCTO

EMPLEADO SERVIDOR

TECLADO

INGRESA CODIGO

DE PRODUCTO

INDRESA CANTIDAD

DE PRODUCTOS

PAGO

PRODUCTO

LLEGA DEL

PRODUCTO

ALMACENAMIENTO

16

MODELO ENTIDAD RELACION

CLIENTE #Código

*Nombre

*Apellido

*Documento

*Dirección

*Teléfono

FACTURA

*N.factura

*Teléfono

*Fecha

*Ref_Cliente

*Valor total

*IVA

FACTURA_PRODUCTo #Factura_codigo #Producto_Codigo

#valor total

PRODUCTO #Código

*Nombre

*Cantidad

*Precio

Ref_ proveedor

PROVEEDOR#Codigo

*Nombre

*Apellido

*Documento

*Dirección

*teléfono

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DIAGRAMA DE CONTEXTO

DIAGRAMA DEL SISTEMA (NIVEL 0)

SOLICITUD

INFORMACION ORDEN PEDIDO

I INFO PEDIDO

PRODUCTO 0

GESTION DE

CONTROL DE

PRODUCTOS

PROVEED

OR

18

DIAGRAMA SISTEMA (NIVEL 1)

ORDEN

INFORMACION

SOLICITUD

FACTURA

1

ENTRADA

A1 PRODUCTO

A2 CLIENTE

2

ALMACEN

INVENTARIO

3

FACTURACION