Proyecto Administración de Proyectos

Universidad Autnoma de Ciudad Jurez

Instituto de Ingeniera y Tecnologa

Proyecto: CiberCop

Rascn Meza Roberto 122518

Martel Cruz Carlos Giovanni

132036

Grupo: G

Administracin de proyectos

5 de Mayo de 2015

ndice Descripcin de caso. ........................................................................................................................ 3

Misin de Construcciones ROBCAR de Mxico.......................................................................... 3

Visin de Construcciones ROBCAR de Mxico. ......................................................................... 3

Mapa mental de expectativas. ........................................................................................................ 3

Charter. .............................................................................................................................................. 4

Declaracin del alcance. ................................................................................................................. 5

WBS.................................................................................................................................................... 8

Diagrama organizacional................................................................................................................. 9

Matriz de roles y funciones. ............................................................................................................ 9

Matriz de comunicacin. ................................................................................................................ 10

Programa del proyecto. ................................................................................................................. 12

Estimados de costos. ..................................................................................................................... 13

Programa de erogaciones. ............................................................................................................ 14

Diagrama Causa Efecto con lista de verificacin (formato). ................................................ 15

Matriz de administracin de riesgos. ........................................................................................... 16

Matriz de abastecimiento. ............................................................................................................. 18

Lecciones aprendidas. ................................................................................................................... 23

3

Descripcin de caso.

El propietario intelectual de CiberCop, el seor Juan Lpez, acude a nosotros,

Construcciones ROBCAR de Mxico, con basto conocimiento sobre nuestros

trabajos de excelente calidad, para poder hacer su negocio realidad.

CiberCop ser un caf Internet dedicado a proveer servicios de datos, como

conexin a Internet, manejo, creacin, impresin y copia de documentos; siempre

buscando la satisfaccin del cliente.

Se planea edificar en un tiempo mximo de 4 meses.

Misin de Construcciones ROBCAR de Mxico.

Analizar, disear y construir un establecimiento en base a las necesidades y

capacidades del cliente.

Visin de Construcciones ROBCAR de Mxico.

Que el cliente quede ms que satisfecho y supere sus expectativas sobre el

trabajo. Servir como modelo representativo a seguir para futuros proyectos de

naturaleza similar; lo que nos permitir mejorar tanto en calidad como atencin y

atraer a posibles clientes.

Mapa mental de expectativas.

4

Charter.

Fecha: Abril, 8 Revisin: 1

Justificacin / Propsito

Basndonos en la gran importancia de la informacin hoy en da; el acceso a la misma es fundamental en el progreso humano. La zona geogrfica en la que se planea edificar no cuenta con algn negocio de similares caractersticas. El acceso a la informacin es un derecho humano; con lo que su busca impulsar su aplicacin.

Descripcin del Producto o Servicio

Requerimos adaptar en 4 meses un local de 150 m2 que cuente con una infraestructura de sistemas ptima y que cumpla con los estndares de comunicacin.

Entregables finales

Local nuevo adaptado, con los servicios bsicos funcionando, mobiliario, equipo e infraestructura de sistemas; dispositivos debidamente instalados para su fcil mantenimiento. Manta de 1.5m x 7m; como propaganda en la inauguracin del local, que incluya el nombre y logotipo de del mismo, adems de 300 volantes impresos de 15cm x 20cm con la misma informacin. Toda la documentacin del proyecto.

Supuestos

El personal presentar una actitud de colaboracin en todo momento del proyecto. El proyecto ser prioridad para cada uno de los involucrados. El presupuesto ser autorizado el 15 de abril. El equipo de sistemas no presentar ningn error en su instalacin.

Restricciones

Entregar el local con las especificaciones mencionadas en 4 meses, el 7 de agosto. El presupuesto disponible para el proyecto es de $374,609.00 pesos para adaptacin y construccin, siendo $23,600.00 para mobiliario y $57,133.00 para sistemas. Se deber tener estacionamiento suficiente. Todo el material utilizado deber ser nuevo. La conexin a Internet depender del proveedor de servicios de Internet.

Patrocinador y Gerente del Proyecto

Roberto Rascn Patrocinador

Carlos Martel Gerente del Proyecto

5

Declaracin del alcance.

Entregable final 1

Descripcin Criterio de Aceptacin

1. Adaptacin del local

Local con un rea mnima de 150 m2 con los siguientes requisitos:

Espacios amplios, funcionales y agradables para los empleados y los clientes; que generen un ambiente tranquilo y seguro.

Mobiliario adecuado para posicionar y resguardar el equipo de sistemas, adems para asegurar la comodidad de empleados y clientes del local.

Equipo de sistemas para la comunicacin local y externa. Datos, servidor, switches, routers y sistemas de gestin de datos.

Entrega definitiva del local el 7 de agosto.

Cumplir con los criterios y las especificaciones de los estndares de calidad, tanto de diseo, comunicacin y mantenimiento de equipo.

Todos los sistemas y servicios operando al 100% para el 7 de agosto.

Cumplir el presupuesto definido.

Sub-entregable Descripcin Criterio de Aceptacin

1.1 Programa de necesidades

Anlisis y descripcin de cada uno de los requisitos de construccin y abastecimiento para cada zona interna del local.

Anlisis profundo y detallado de todas las reas; que especifique de manera clara los requerimientos y las recomendaciones de personal calificado.

1.2 Diseo arquitectnico e ingeniera

Solucin a los puntos planteados en el programa de necesidades con nfasis en la actitud profesional.

Planos detallados, completos y terminados a tiempo. Identificados y con buena estructura; adems contienen especificaciones y estimados de costos en base a una normatividad aplicable.

1.3 Diseo de interiores

Especificaciones tcnicas para la correcta distribucin y ubicacin de los muebles y componentes tecnolgicos dentro del local; en sentido de que su mantenimiento sea simple y que adems presente una estructura ordenada y visualmente atractiva para los usuarios.

Planos detallados, completos y terminados a tiempo, con base en el diseo arquitectnico.

Maqueta detallada a escala que representa la visin del diseador; que facilite la comprensin de los trabajadores.

1.4 Construccin Aplicacin del diseo arquitectnico Cumplimiento de los

6

planteado utilizando las herramientas y equipo provistos en el mismo.

estndares y especificaciones aprobadas en el inicio del proyecto.

Tanto las entregas parciales como la entrega final se dan en las fechas que se autorizaron.

El monto invertido se encuentra dentro del presupuesto definido.

La edificacin se encuentra lista para recibir mobiliario y la instalacin de equipo de sistemas.

1.5 Mobiliario Muebles ptimos y adecuados para los espacios que se definieron en el programa de necesidades; tanto para colocacin de equipo como para comodidad de usuarios.

Mobiliario ergonmico.

Apego a las especificaciones del programa de diseo de interiores.

Garanta del material por 2 aos.

1.6 Sistemas Sistema de datos. Red de rea local para la administracin interna; que incluye routers, switches, cableado, computadoras y un servidor. Conexin a Internet proporcionada por el ISP.

El sistema y los servicios deben operar al 100%.

La comunicacin local funciona correctamente entre todos los dispositivos de la red, est asegurada y cumple con los estndares.

El cableado est hecho profesionalmente y no es visible para los usuarios.

Entregable final 2


2. Propaganda Material grfico para promocionar al local con la informacin bsica del mismo, de manera que pueda incursionar en el negocio.

Material visualmente atractivo para los clientes; con una combinacin de colores armnica y tipo de fuente profesional con un tamao adecuado.


2.1 Manta Manta de 1.5m x 7m; que incluya el nombre y logotipo del local.

Se cumple con las medidas aprobadas y el diseo est autorizado; por lo que no infringe ninguna ley.

2.2 Volantes 300 volantes impresos de 15cm x 20cm, que incluyan el nombre y

Se cumple con las medidas aprobadas y el diseo est

7

logotipo del local, la direccin del mismo y los servicios que ofrece.

autorizado; por lo que no infringe ninguna ley.

Entregable final 3


3. Administracin Profesional del Proyecto

Proyecto completo a tiempo, en costo y en calidad.

Involucrados satisfechos.

Informacin de todo el proceso del proyecto, bases de datos y reporte final.

Lecciones aprendidas

Documentacin completa de todo el proceso.

Reporte final del proyecto.

Evaluacin final del proyecto con ms del 85% del total de puntos.

Documentacin de lecciones aprendidas.


3.1 Charter del proyecto

Documento de inicio del proyecto. Documento completo, actualizado y firmado por el Director General.

3.2 Plan del proyecto

Documentos de planeacin de todo el proyecto, integracin de las nueve reas de la Administracin Profesional de Proyectos.

Documento con la informacin de la planeacin de las nueve reas de la Administracin Profesional de Proyectos, actualizado con la firma del Director General.

3.3 Archivos y reportes del proyecto

Documentacin de todo el proyecto. Estatus semanales, reportes mensuales y reporte final debidamente presentados y con contenido verdico.

8

WBS.WBS

1 Adaptacin del local

1.1 APP

1.1.1 Inicio

1.1.1.1 Mapa mental de expectativa

1.1.1.2 Charter

1.1.2 Planeacin

1.1.2.1 Plan del proyecto

1.1.2.1.1 Declaracin del alcance

1.1.2.1.2 WBS

1.1.2.1.3 Diagrama organizacional

1.1.2.1.4 Matriz de roles y funciones

1.1.2.1.5 Matriz de comunicacin

1.1.2.1.6 Programa del proyecto

1.1.2.1.7 Estimados de costos

1.1.2.1.8 Programa de erogaciones

1.1.2.1.9 Diagrama Causa Efecto con Lista de verificacin

1.1.2.1.10 Matriz de administracin de riesgos

1.1.2.1.11 Matriz de abastecimiento

1.1.3 Ejecucin

1.1.3.1 Listas de aseguramiento de calidad

1.1.3.2 Administracin de concursos y cotizaciones

1.1.3.3 Matriz de evaluacin de alternativas

1.1.3.4 Administracin de contratos

1.1.4 Control

1.1.4.1 Reportes de avance

1.1.4.2 Control de cambios

1.1.4.3 Lecciones aprendidas

1.1.5 Cierre

1.1.5.1 Reporte final

1.1.5.2 Actas de recepcin

1.1.5.3 Cierre contractual

1.1.5.4 Lecciones del cierre

1.1.5.5 Cierre administrativo

1.2 Prediseo

1.2.1 Programa de necesidades

1.2.2 Trmites y permisos

1.3 Diseo

1.3.1 Ingeniera

1.3.1.1 Elctrica

1.3.1.2 Aire acondicionado

1.3.2 Sistemas

1.3.2.1 Site

1.3.2.1.1 Datos

1.3.2.1.1.1 Switch

1.3.2.1.1.2 Router

1.3.2.1.1.3 Mdem

1.3.2.1.1.4 Impresora

1.3.2.1.1.5 Copiadora

1.3.2.1.1.6 Access point

1.3.2.1.1.7 Cableado de datos

1.3.2.1.1.8 Equipo de cmputo

1.3.2.1.1.9 Servidor

1.3.3 Arquitectura

1.3.4 Interiores

1.4 Construccin

1.4.1 Albailera

1.4.2 Acabados

1.4.2.1 Muros

1.4.2.2 Cielos

1.4.2.3 Pisos

1.4.3 Instalaciones

1.4.3.1 Elctricas

1.4.3.2 Aire acondicionado

1.4.4 Mobiliario

1.4.4.1 Mostrador

1.4.4.2 Cubculo

1.4.4.3 Mesa

1.4.4.4 Silla

1.4.5 Sistemas

1.4.5.1 Site

1.4.5.1.1 Datos

1.4.5.1.1.1 Switch

1.4.5.1.1.2 Router

1.4.5.1.1.3 Mdem

1.4.5.1.1.4 Impresora

1.4.5.1.1.5 Copiadora

1.4.5.1.1.6 Access point

1.4.5.1.1.7 Cableado de datos


1.4.5.1.1.9 Servidor

1.5 Imprevistos

2 Propaganda

2.1 Manta

2.2 Volantes

9

Diagrama organizacional.

Matriz de roles y funciones.

E ejecuta, P participa, C coordina, R revisa, A autoriza

WBS Matriz de roles y funciones

Co

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res

1.1 APP

1.1.1 Inicio

1.1.1.1 Mapa mental de expectativas P A C / E

1.1.1.2 Charter P A C / E

1.1.2 Planeacin

1.1.2.1 Plan del proyecto P A C E P P P

1.1.2.1.1 Declaracin del alcance P A C / E P R R

1.1.2.1.2 WBS A E R R R

1.1.2.1.3 Diagrama organizacional del proyecto

A R E

1.1.2.1.4 Matriz de roles y funciones P A E P P P P

1.1.2.1.5 Matriz de comunicacin P A E P P P P

1.1.2.1.6 Programa del proyecto P A E P P P P

1.1.2.1.7 Estimados de costos P A E P P

1.1.2.1.8 Programa de erogaciones P A E P P

1.1.2.1.9 Diagrama Causa Efecto con lista de verificacin

P A E

1.1.2.1.10 Matriz de administracin de riesgos P A E

10

1.1.2.1.11 Matriz de abastecimiento P A E

1.1.3 Ejecucin

1.1.3.1 Listas de aseguramiento de calidad R/A E P P P


P A R/C E P P


P A R/C E P P

1.1.3.4 Administracin de contratos A C E P P P

1.1.4 Control

1.1.4.1 Reportes de avance P A R/C E P P P

1.1.4.2 Control de cambios P A R/C E P P P

1.1.4.3 Lecciones aprendidas P R/C E P P P

1.1.5 Cierre

1.1.5.1 Reporte final A R/C E P P P

1.1.5.2 Actas de recepcin R A R/C E P

1.1.5.3 Cierre contractual A R/C E P

1.1.5.4 Lecciones del cierre A R/C E P P P

1.1.5.5 Cierre administrativo A R/C E P P P

Matriz de comunicacin.

Matriz de comunicacin

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Involucrado Rol en el proyecto

Sem. Men. Sem. Sem. Otro Quin. Men. Men. Otro Men.

Juan Lpez Cliente @ # @ # # #

Roberto Rascn

Patrocinador @ # @ # # # @ @ #

Carlos Martel

Gerente del proyecto

I @ I @ @ # # # @ I @ I #

Mario Snchez

Staff interno @ # I @ I @ I I I I @ @ #

Joaqun Salgado

Responsable de sistemas

@ @ @ #

Eduardo Ramrez

Diseo arquitectnico

@ #

Deyanira Jurez

Diseo de interiores

@ #

11

@ - Email # - Impreso I Genera la informacin

Contratistas y proveedores

Diseo e implementacin

@ #

Gabriel Orozco

Responsable de acabados

# #

Rosa Salgado

Responsable de mobiliario

@ @ # @ #

Manuel Rodrguez

Electricidad @ #

Jos Luis Castillo

Obra civil # @ # @ @ # #

12

Programa del proyecto.

13

Estimados de costos.

14

Programa de erogaciones.

15

Diagrama Causa Efecto con lista de verificacin (formato).

Cla

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Concepto

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1 Diseo

1.1 Apego al programa de necesidades.

1.2 Apego a criterios de aceptacin.

1.3 Paquete completo de informacin por parte del arquitecto para evaluar opciones.

2 Seleccin de Mobiliario

2.1 Proveedor acreditado.

2.2 Adaptabilidad al proyecto.

2.3 Sistema de calidad del proveedor.

3 Entrega

3.1 Orden de compra completa y a tiempo.

3.2 Anticipo y contrato a tiempo.

3.3 Verificacin de avance en el taller.

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4 Instalacin

4.1 Materiales y equipo completos.

4.2 Coordinacin con otros trabajos.

4.3 Instaladores calificados con herramientas y equipo adecuados.

5 General

5.1 Comunicacin efectiva respecto a cambios e imprevistos.

Matriz de administracin de riesgos.

Riesgo Posibles respuestas Plan de accin Responsable

Entrega tarda de equipos.

Plan A: Evitarlo, pedir con tiempo el equipo completo requerido, confirmando con el proveedor el trato. Plan B: recordar al proveedor, en un periodo determinado; la requisicin de equipos en la fecha especificada.

Implementar diagrama causa efecto con lista de verificacin en el proceso a evaluar.

Joaqun Salgado - Responsable de sistemas.

El ISP no suministra el servicio de Internet a tiempo.

Plan A: Evitarlo, efectuar el pedido con un mes de anticipacin y entregar anticipo a tiempo.

Implementar diagrama causa efecto con lista de verificacin en el proceso a evaluar.

Joaqun Salgado Responsable de sistemas.

Fluctuaciones en el tipo de cambio.

Plan A: Transferirlo, contratar un seguro financiero.

Aplicar de manera eficaz el plan de contingencias en imprevistos.

Carlos Martel Gerente del proyecto.

Solucin de diseo arquitectnico fuera de presupuesto.

Plan A: Evitarlo, el diseador debe tener claras las restricciones desde el comienzo de sus actividades. Plan B: Reducirlo, monitorear el flujo de efectivo y presentar propuestas en funcin de la inversin en comparacin al valor ideal.

Buscar alternativas econmicas y eficaces, an si es necesario reducir la calidad. Informar al patrocinador.


Solucin de diseo de interiores fuera de presupuesto.

Plan A: Evitarlo, informar al diseador de interiores sobre las restricciones

Buscar alternativas econmicas y eficaces, an si es necesario


17

del presupuesto. Plan B: Reducirlo, monitorear el flujo de efectivo. Plan C: Asumirlo, establecer mrgenes de imprevistos y aplicar garantas sobre los productos adquiridos.

reducir la calidad. Informar al patrocinador.

18

Matriz de abastecimiento. Paquetes de contratacin

Cve. WBS Gerencia

de proyecto.

Arquitecto Interiores Paq. obra

civil Acabados Electricidad Mobiliario Sistemas

1 Adaptacin del local

1.1 APP 1.1.1 Inicio 1.1.1.1 Mapa mental de

expectativa 1.1.1.2 Charter 1.1.2 Planeacin 1.1.2.1 Plan del

proyecto 1.1.2.1.1 Declaracin del

alcance 1.1.2.1.2 WBS 1.1.2.1.3 Diagrama

organizacional 1.1.2.1.4 Matriz de roles y

funciones 1.1.2.1.5 Matriz de

comunicacin 1.1.2.1.6 Programa del

proyecto 1.1.2.1.7 Estimados de

costos 1.1.2.1.8 Programa de

erogaciones

19

1.1.2.1.9 Diagrama Causa Efecto con Lista de verificacin

1.1.2.1.10 Matriz de administracin de riesgos

1.1.2.1.11 Matriz de abastecimiento

1.1.3 Ejecucin 1.1.3.1 Listas de

aseguramiento de calidad



1.1.3.4 Administracin de contratos

1.1.4 Control 1.1.4.1 Reportes de

avance 1.1.4.2 Control de

cambios 1.1.4.3 Lecciones

aprendidas 1.1.5 Cierre 1.1.5.1 Reporte final 1.1.5.2 Actas de

recepcin 1.1.5.3 Cierre

contractual

20

1.1.5.4 Lecciones del cierre

1.1.5.5 Cierre administrativo

1.2 Prediseo 1.2.1 Programa de

necesidades

1.2.2 Trmites y permisos

1.3 Diseo 1.3.1 Ingeniera 1.3.1.1 Elctrica 1.3.1.2 Aire

acondicionado

1.3.2 Sistemas 1.3.2.1 Site 1.3.2.1.1 Datos 1.3.2.1.1.1 Switch 1.3.2.1.1.2 Router 1.3.2.1.1.3 Mdem 1.3.2.1.1.4 Impresora 1.3.2.1.1.5 Copiadora 1.3.2.1.1.6 Access point 1.3.2.1.1.7 Cableado de

datos


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1.3.2.1.1.9 Servidor 1.3.3 Arquitectura 1.3.4 Interiores 1.4 Construccin 1.4.1 Albailera 1.4.2 Acabados 1.4.2.1 Muros 1.4.2.2 Cielos 1.4.2.3 Pisos 1.4.3 Instalaciones 1.4.3.1 Elctricas 1.4.3.2 Aire

acondicionado 1.4.4 Mobiliario 1.4.4.1 Mostrador 1.4.4.2 Cubculo 1.4.4.3 Mesa 1.4.4.4 Silla 1.4.5 Sistemas 1.4.5.1 Site 1.4.5.1.1 Datos

22

1.4.5.1.1.1 Switch 1.4.5.1.1.2 Router 1.4.5.1.1.3 Mdem 1.4.5.1.1.4 Impresora 1.4.5.1.1.5 Copiadora 1.4.5.1.1.6 Access point 1.4.5.1.1.7 Cableado de

datos 1.4.5.1.1.8 Equipo de

cmputo 1.4.5.1.1.9 Servidor 1.5 Imprevistos 2 Propaganda 2.1 Manta 2.2 Volantes

Esquemas de contratacin Gerencia de proyectos con 7 contratos principales Tipo de contrato

Interno Precio fijo Precio fijo

Precio unitario

tornado a precio fijo

Precio unitario


Precio unitario


Diseo construccin Precio Fijo

Diseo Implementacin

precio fijo

Forma de pago Interno % Avance % Avance

Entregables parciales



Entregables finales


Importe aproximado $100,000 $49,590 $28,000 $45,000 $157,500 $100,376 $23,600 $75,133

Anticipo aproximado 0% 25% 25% 30% 30% 30% 50% 40%

Fecha de concurso Asignacin Asignacin Asignacin 11 mayo 14 mayo 8 mayo 4 mayo 10 junio

Fecha de contratacin 15 abril 15 abril 15 abril 18 mayo 28 mayo 22 mayo 25 mayo 24 junio

23

Lecciones aprendidas.

Criterio de bsqueda

Diseo / Sistemas / Alcance

Situacin

El equipo servidor slo es compatible con el servicio Active Directory de Microsoft Windows Server.

Consecuencias

Un equipo con un sistema operativo no propio de Microsoft no podr unirse a la LAN.

Evaluacin

Retrasamos la instalacin del servidor, tuvimos que autorizar un cambio al alcance de sistemas para realizar los ajustes del servicio.

Qu hara diferente? Cmo se resolvi?

Implementar un estndar de instalacin de equipos, para aceptar tanto software privativo como libre.

Remplazamos el equipo con otro compatible para varias distribuciones de Linux y Microsoft por igual.

Criterio de bsqueda

Diseo / Interiores / Alcance / Costo / Tiempo

Situacin

La solucin de diseo propuesta por el encargado de interiores sobrepas en un 10% el lmite presupuestal.

Consecuencias

El diseo propuesto no puede ser autorizado, debe ajustarse al presupuesto

Evaluacin

Una solicitud de cambio tuvo que ser presentada y autorizada para ajustar el diseo dentro del presupuesto, afectando en cierta medida la calidad del material a utilizar.

Qu hara diferente? Cmo se resolvi?

Establecer desde un principio un modelo de costos para que el diseador lo tome como base para sus ideas y actividades; los mrgenes quedan bien definidos y la calidad no se ve perjudicada en la evaluacin inicial.

Remplazamos el equipo con otro compatible para varias distribuciones de Linux y Microsoft por igual.

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