ALCALDIA DE POPAYAN I-GD-07

INSTRUCTIVO MANEJO DE ORFEO Versión: 01

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PROYECCIÓN DE OFICIOS Y/O DE RESPUESTAS INTERNAS O EXTERNAS I) PROYECTAR UN OFICIO

1. Para proyectar un oficio o una respuesta a interna o externa se usa el formato de plantilla de oficio, circulares o

constancia F-GD-01 que se encuentra aprobado por la oficina MECI-Calidad el cual se puede encontrar en el link: http://www.popayan.gov.co/funcionarios/gestion-documental/formatos-transversales.

Nota: Es de tener en cuenta que este formato se encuentra en formato .ODT el cual permite que el programa ORFEO realice automáticamente la asignación de fecha de creación y número de radicado, por lo tanto esta información no debe ser diligenciada por el usuario. 2. Llenar la información solicitada en la plantilla como:

ENCABEZADO: En el cual se le da el nombre de la unidad administrativa productora y el código que le corresponda

NOMBRES COMPLETOS DE DESTINATARIO

DIRECCIÓN

CODIGO POSTAL

BARRIO

TELEFONO

ASUNTO (En el que se describe el motivo del oficio O SI SE TRATA DE UNA RESPUESTA A UN RADICADO SE COLOCA EL N° DEL RADICADO AL QUE ESTA DANDO RESPUESTA)

CONTENIDO

QUIEN PROYECTA, QUIEN REVISA, SI LLEVA ANEXOS O COPIAS

ARCHIVADO SEGÚN TRD: Serie PQR internas o externas II) PASOS PRELIMINARES PARA GENERAR UN RADICADO

1. Abrir el programa ORFEO

2. Identificar si el oficio es INTERNO (en el caso de que sea una proyección o una respuesta a un radicado al interior de la Alcaldía de Popayán) o SALIDA “EXTERNO” (en el caso de ser para un ciudadano o ente externo)

3. Pulsar en el tipo de documento que va a generar (ejemplo: interno o externo)

Nota: tener en cuenta que el número del radicado termina según es su clase: SALIDA (1), ENTRADA (2), INTERNO (3), RESOLUCIONES (4), DECRETOS (5), CIRCULRES (6) o CONTRATOS (7). III) GENERAR UN NÚMERO DE RADICADO

1. Pulsar en BUSCAR

2. Escribir el NOMBRE del destinatario y pulsar BUSCAR

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3. Una vez se encuentre el nombre del DESTINATARIO

pulsar en PASAR DATOS AL FOMULARIO

4. Llenar los datos solicitados:

DIGNATARIO: Persona que firma el documento

ASUNTO: Debe ser el mismo asunto del oficio

DOC ANEXO: En caso de remitir un anexo o un CD

5. Pulsar en RADICAR

IV) GENERAR EL DOCUMENTO RADICADO

1. Ubicarse en el radicado que acaba de generar

2. Si el usuario va a informar algo o a solicitar algo no

hago una asociación inicial.

3. En el caso de ser una respuesta a una petición pulsar en DOCUMENTO Anexo/Asociado y colocar el radicado al que va a dar respuesta.

4. Pulsar en Tipo – ASOCIADO, colocar el número del

radicado al que se le esta dando respuesta y pulsar en GRABAR CAMBIO

5. De esta forma (si es el propósito del radicado que usted genera) se puede dar respuesta a una solicitud. Luego se selecciona el botón TRD.

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6. Seleccionar la SERIE, SUBSERIE y TIPO DE DOCUMENTO que se está generando, luego plsar en INSERTAR y

luego en CERRAR

7. Ubicarse en la pestaña DOCUMENTOS y pulsar en

ANEXAR ARCHIVO

8. Pulsar en SOLO LECTURA, en DESTINATARIO y escribir en el recuadro el asunto del documento

9. Luego de eso, en la parte inferior de esta pantalla en ADJUNTAR ARCHIVO, pulsar en EXAMINAR, buscar el archivo en el computador del usuario y darle en ABRIR, pulsar en ACTUALIZAR y pulsar en CERRAR.

10. VERIFICAR el oficio que usted está radicando, en caso de que no corresponda al deseado entonces BORRAR el radicado y volver al paso anterior, en el caso de que este acorde al documento deseado pulsar en ASIGNAR RADICADO

11. Pulsar en ACEPTAR

12. Pulsar en VER ARCHIVO e imprimir el documento

Se firma el documento producido y se lleva al Archivo Central para ser escaneado. En caso de que se necesite enviar al destinatario se solicita en el mismo sitio el “envío al destinatario”.

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NOTA: Una vez escaneado el documento, este quedará en formato .TIFF y será inmodificable, en caso de que el documento haya quedado mal se debe seguir las instrucciones para SOLICITUD DE ANULACIÓN DE UN RADICADO POR PARTE DEL USUARIO V) ARCHIVAR O REASIGNAR UN RADICADO

1. Una vez se halla escaneado el documento, este aparecerá en formato .TIFF, el último paso que el usuario debe hacer es reasignarlo o archivarlo, para ello primero se debe seleccionar el documento. Se escoge ARCHIVAR (en el caso de que el usuario haya generado la respuesta a un radicado) o REASIGNAR (en el caso que el usuario haya generado una PQR interna o externa)

2. Sea que se ARCHIVE o se REASIGNE, se debe

escribir en el recuadro la novedad de la acción que el usuario está tomando y se pulsa en REALIZAR

3. De esta forma se ha completado las acciones.

SOLICITUD DE ANULACIÓN DE UN RADICADO POR PARTE DEL USUARIO I) SOLICITAR ANULACIÓN DE RADICADO

1. Ubicarse en el radicado a solicitar anulación y copiar el número del radicado que va a solicitar anulación

2. Ubíquese en la barra y pulse ANULACIÓN, luego de ello digite en la barra el número del radicado a eliminar y pulse BUSCAR

3. Seleccionar el radicado y pulsar SOLICITAR

ANULACIÓN

4. Escribir en el recuadro la novedad por la cual se solicita anulación y se pulsa en REALIZAR

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5. De este modo queda realizada la solicitud de anulación por el usuario

II) DIGITALIZACIÓN DE RADICADO A ELIMINAR 1. El usuario debe informar a Gestión Documental (mediante un oficio) que se ha realizado la solicitud de anulación de

un radicado (mencionándolo), de esta forma se puede digitalizar y pasar a formato .TIFF dicho radicado por parte de Gestión Documental

2. Gestión Documental le informará al usuario mediante oficio que el documento que usted ha solicitado eliminar ha quedado en formato .TIFF y puede ser ahora archivado por el usuario

III) ARCHIVAR RADICADO

1. El usuario se ubica en el radicado que ha solicitado eliminación, verifica que ya este digitalizado en formato .TIFF, le da la TRD a la cual pertenece y pulsa en ARCHIVAR

2. En el recuadro se coloca la novedad y se pulsa en REALIZAR

3. Se verifica que el radicado haya desaparecido de la bandeja del usuario y de esta forma se ha eliminado un radicado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Javier Bernal Nombre: Fabián Figueroa Nombre: Andrés Satizabal

Cargo: Contratista Cargo: Técnico operativo Cargo: Secretario General

Fecha: 07/07/2016 Fecha: 11/07/2016 Fecha: 11/07/2016