PROTOCOLO INDIVIDUAL

IMPLEMENTACION DEL AREA DE FACTURACION

UNIDADES: 5

Presentado por:

YESENIA ZAMBRANO CARRIAZO

YILENA FERNANDEZ FRANCO

ZORELEY ESCORCIA PADILLA

GUILLERMO ACOSTA ARAGON

Tutor

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

PROGRAMA DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA

ADMINISTRACIÓN EN SERVICIOS DE SALUD

VIISEMESTRE

CARTAGENA DE INDIAS, D. T. Y C.,

OCTUBRE /2014

ACTIVIDAD

A. UBICACIÓN DEL AREA DE FACTURACION B. PLANEACION DE ACTIVIDADESC. ESTRUCTURA DEL GRUPO DE FACTURACION D. CONSECUCION Y DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

UBICACIÓN DEL AREA DE FACTURACION

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mínimo dos (2) sujetos ya sean personas jurídicas o naturales, que mediante una relación contractual se negocia un producto ya sea un bien o un servicio, valorizándolo con el objeto de convertirlo en dinero.

De acuerdo con lo anterior y por norma legal toda E.S.E. Hospital, deben facturar y por para ello se hace necesario organizar y estructurar dependencias de Facturación adecuadas que les permitan registrar y liquidar los servicios de salud prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. En primera instancia para la creación de una dependencia de Facturación se debe partir del diseño o rediseño del proceso de facturación con el fin de definir la estructura orgánica y la dinámica o funcionalidad de sus componentes en forma integral y no en forma aislada por cada uno de ellos. La dependencia, es la encargada de la gestión y operación del proceso de facturación, esta realiza actividades gerenciales como son las de organizar procedimientos de planeación, dirección, ejecución y control y seguimiento del proceso. Además realiza actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente a los copagos, cuotas de recuperación, pagos totales en la prestación de servicios y otros conceptos.

El departamento de facturación debe estar ubicado orgánicamente por dependencias el cual debe estar de acuerdo con los objetivos que se persiguen y los resultados que se esperan, para ello defina la estructura orgánica y sus funciones y determine las relaciones entre los diferentes clientes tanto internos como externos que intervienen en el proceso. Como propuesta la Dependencia de Facturación debe estar ubicada en la Unidad Funcional de Financiera, en el Área Funcional de Apoyo Logístico.

PLANEACION DE LAS ACTIVIDADES

Para el planeamiento de las actividades de la dependencia de facturación hay que realizar los siguientes puntos:

Análisis funcional de procedimientos y definición del flujo de información. Definición Estructura Orgánica del Área de Facturación. Definición del manual de funciones. Consecución y distribución de los diferentes recursos que intervienen en el

proceso. Capacitación para los actores tanto internos como externos del proceso. Definición del procedimiento de control de calidad de soportes y documentos. Definición del procedimiento de revisión de cuentas y corrección de errores. Definición del procedimiento de archivo de documentos. Definición del procedimiento de Mejoramiento continuo Definición del sistema de indicadores de gestión del proceso Consecución e interiorizar la legislación vigente, contratos y manuales de

procedimientos y tarifas. Definición de agendas para el manejo del recurso humano.

ESTRUCTURA DEL GRUPO DE FACTURACION

El departamento de facturación debe estar estructurado orgánicamente en una empresa de salud con un grupo de trabajo acorde a las necesidades, el perfil y el conocimiento necesario para la ejecución de sus funciones en el aérea en que se va desarrollar, Para ello se plantea una organización básica, con un coordinador del proceso, facturadores-digitadores que cumplan con las labores de liquidar y recaudar dinero, recolectores de información y organizadores de archivo, a partir de esta, diseñe su organización de acuerdo con la complejidad y demanda de prestación de servicios.

Objetivo de la dependencia de facturación

Su objetivo principal es el de Facturar el total de las actividades, procedimientos e intervenciones prestados a los usuarios atendidos de acuerdo con un Manual de Procedimientos y tarifas establecidos en las relaciones contractuales por la Institución. Además, producir información para toma de decisiones tanto para el nivel Gerencial como operativo de la empresa.

Objetivos específicos

Colaborar en el desarrollo e implementación del nuevo esquema de Seguridad Social en Salud.

Garantizar a sus clientes tanto internos como externos información oportuna y veraz sobre los servicios prestados a un usuario y los costos de la atención.

Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad económica del Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas.

Retroalimentar con información a las diferentes dependencias que participan en el proceso de facturación en la Institución.

Diseñar e implementar los instrumentos básicos para la captura de información de los diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboración de una factura producto de la atención brindada.

Crear mecanismos de control en las diferentes etapas del proceso de prestación de servicios y cruces de información con las demás dependencias de la Institución.

Efectuar el análisis de la participación y colaboración de cada una de las áreas dentro del proceso de facturación.

Suministrar información estadística y contable como documentos de análisis y soporte de las áreas financieras y asistencial, lo cual apoyará la toma de decisiones de la alta gerencia.

La Cuantificación y participación de las Unidades de Producción en los ingresos de la Institución por venta de servicios.

Colaborar en la determinación del estado de cartera por servicios prestados a la dependencia de Cartera.

Liquidar servicios prestados, generar facturas y cobro de dinero.

Cierres de facturación y cajas por periodos establecidos

Además para la estructura del grupo de facturación hay que los siguientes criterios y la experiencia que se tenga en este campo, existen diferentes formas de estructurar el equipo de trabajo para el proceso de facturación. Dependiendo del número de personas que conforma el área de facturación recomendamos la siguiente estructura, como parámetro general, siempre se debe tener en cuenta factores importantes para determinar la conformación del grupo de facturación, como son:

Nivel de complejidad de la Institución

Número de camas

Unidades Funcionales

Portafolio de servicios

Contratación para venta de servicios

Capacidad física instalada

Capacidad en Sistemas (hardware, red, software, etc.)

Estadísticas reales

GRUPO DE FACTURACION

En esta estructura encontramos un Coordinador del área como responsable del proceso de facturación del Hospital. Un Auditor Médico para soporte de la facturación y auditoría previa a la entrega de cuentas, un grupo de auditoría técnica previa y armado de cuentas, este grupo es el responsable de la elaboración y entrega de las cuentas de cobro a cartera. Se establecen los liquidadores de cuentas dependiendo de los tipos de servicios que tenga el Hospital, quien después de realizar las liquidaciones se encargaría de armar las cuentas por paquetes para entregarlas al grupo de cuentas. La secretaria seria responsable de la correspondencia, comunicaciones e informes que el área requiera, estaría encargada de recibir y archivar todos los papeles que llegan a facturación. Contaría ocasionalmente con el soporte de un patinador quien se encargaría de entregar los documentos a las demás dependencia al interior y exterior del Hospital.

CORDINADOR DE FACTURACION AUDITORIA MEDICA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO- SECRETARIA

FACTURADORES LIQUUIDADORES

GRUPO ARMADO CUANTASINGENIERO SOPORTE

CORDINADORES DE AREA

CONSECUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS

La consecución y distribución de los diferentes recursos que intervienen en el proceso:

Construir un instrumento que le permita realizar un plan de obtención de recursos que necesita para operar el proceso de una manera óptima y realizar el seguimiento y control a los mismos. Los recursos que intervienen en el proceso de facturación los podemos clasificar:

Recursos de Información.Legislación vigente

Contratos y convenios

Manual de procedimientos y tarifas

Manual de procesos y flujos de información

Normas y políticas del hospital

Bases de datos de afiliados a las aseguradoras

Recursos de Suministros.Elementos de papelería y útiles de oficina.

Equipos y muebles de oficina.

Línea directa de teléfonos.

Equipos de computación y programas aplicativos (software).

Recursos Humanos.El recurso humano necesario para la facturación y recaudo de los servicios prestados a los pacientes determínelo teniendo en cuenta el esquema establecido en la Institución, los parámetros antes mencionados y por las siguientes variables:

Determine el volumen de solicitud de servicios.

Determine el horario de atención.

Determine el tiempo promedio de atención en la Central de Facturación.

Determine el Número de turnos de atención en la Central de Facturación.

La dependencia de Facturación independientemente que el esquema establecido sea centralizado, descentralizado o mixto, debe cubrir tanto los servicios de tipo ambulatorios como los servicios de tipo hospitalarios, por lo cual se sugiere como mínimo un total de tres (3) funcionarios para las actividades de liquidación y generación de facturas y un (1) para las actividades de recaudo. A partir de esta distribución tenga en cuenta la complejidad de su Institución y la demanda de servicios. Para cubrir el Área de Urgencias debe existir como mínimo un funcionario que realice las actividades de facturación y/o recaudo, un funcionario de admisiones de urgencias, entre otros puestos de facturación que se deben contemplar.

El área física para la Central de Facturación está establecida por el número de estaciones de trabajo, dependiendo del número de funcionarios en la actividad en un mismo periodo de tiempo. Debe cumplir con las normas establecidas de Salud Ocupacional, haciéndose especial énfasis en lo relacionado con iluminación, ventilación, ruidos, temperatura y humedad; su ubicación será en proximidad al área de recaudo de dineros y equidistante al área de prestación de servicios.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD DE SOPORTES Y DOCUMENTOS.

Construir un mecanismo de control que le permita realizar chequeos y verificaciones sobre él flujo, diligenciamiento y oportunidad para cada uno de los soportes.

CONTROL DE SOPORTES Y DOCUMENTOS

SOPORTES ADECUADOS

EN CONTENIDO INFORMACIÓN

LEGIBLES OPORTUNOS ADECUADOS

EN SU FLUJO DE INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE FACTURAS Y CORRECCIÓN DE ERRORES.

En este punto se debe verificar que todos los servicios y procedimientos realizados sean registrados y liquidados según las relaciones contractuales establecidas. Realice actividades como:

Verifique que el total de NOTAS DE CARGO DE SERVICIOS E INSUMOS se encuentren adecuadamente registradas y liquidadas dentro de la factura.

Llamar a los diferentes servicios para verificar si existen NOTAS DE CARGO que no han sido reportados a facturación.

Preparar los soportes que deben acompañar la factura (si se requieren), con la que se elaborará la cuenta de cobro, de acuerdo con lo pactado contractualmente.

Registre las facturas en un libro de control, antes de su envío a los encargados de preparar las cuentas por cobrar.

REFLEXIONES

El deficiente flujo de caja de los hospitales públicos del país es consecuencia de la dilatación de pagos que algunas entidades administradoras de los regímenes de salud, EPS y ARS, han adoptado como respuesta a la ineficacia en el proceso de facturación llevado a cabo por los mismos hospitales. Al subsanarse este factor interno, las administradoras de los regímenes de salud no tendrán motivo alguno para objetar las cuentas y, por lo tanto, la gestión de cobranza hospitalaria podrá adoptar medidas tendientes a recoger la cartera morosa de la institución, sin ningún reparo por parte de la entidad contratante del servicio de salud.

Existe un problema estructural determinante en las Empresas Sociales del Estado (ESE), prestadoras de servicios de salud, que se traduce en que suministran un servicio por anticipado y reciben muy diferido el pago correspondiente, aproximadamente 180 días en promedio.

Aunado a la demora en el recaudo de las cuentas por cobrar, la administración financiera de los hospitales tiene que recurrir al financiamiento externo con proveedores o acreedores financieros, lo que conlleva a acrecentar el índice de endeudamiento y los gastos por intereses, deteriorándose finalmente la rentabilidad financiera de la organización hospitalaria, factor determinante de nuevas inversiones, tales como mejoramiento o creación de planta física, adquisición de nuevas tecnologías, aumento de la cobertura en salud pública, investigación y desarrollo, entre otras opciones.

Se considera que si continúa la situación actual en la cual los proveedores cobran a precios más altos en virtud del retraso en el pago y hay incumplimientos de todo tipo con contratistas y empleados, los hospitales pueden enfrentar a largo plazo paro de trabajadores, tutelas y demandas; proveedores que no ofrecen más sus servicios o insumos y, finalmente, cierre parcial o total de la entidad.

La propuesta de mejoramiento que se presenta en este artículo permite un manejo eficiente de las facturas y otros procesos administrativos de las Empresas Sociales del Estado, de otros hospitales públicos y de los hospitales privados del país. Esta propuesta se considera una contribución al Sistema de Seguridad Social de Colombia, porque estudia el problema financiero de las instituciones prestadoras de servicios de salud, como efecto de una gestión ineficiente en los procesos de facturación y cobro.