Protocolo Tecnicas de Organizacion de Actos UD 1

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº1

Formación Sin Barreras Pág. 1/23

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Unidad Didáctica Nº 1

La Presidencia de los actos y sistemas de colocación de invitados



I Introducción al Protocolo

II La Presidencia del Acto y el puesto de honor

A) La Presidencia

B) El puesto de honor

C) ¿Cómo se ordena protocolariamente la Presidencia de un acto?

D) ¿Cuál es el protocolo de acceso a la presidencia?

III Sistemas de Ordenación de invitados en presidencias y en mesas

A) Ordenación Lineal, en Alternancia y Mixta

B) Sistema Cartesiano

C) Sistema del Reloj

D) Sistema de Cabecera Única Jerárquica

E) Sistema de Cabecera Única Equilibrada

F) Sistema de Cabecera Única Simétrica

G) Sistema de Cabecera Única para Arbitraje

H) Sistema de Encuentro para Delegaciones

I) Sistema del Doble Espejo

J) Sistema Combinado

K) Sistema de Peinado

IV El protocolo de los invitados

Glosario



I Introducción al Protocolo

Se denomina Protocolo al conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales. Ésta es la definición más precisa del significado original del término protocolo, en cuanto a organización de actos se refiere. Sin embargo, su alcance se queda reducido cuando se conciben los actos oficiales como el conjunto de actividades públicas que realizan las autoridades.

Otros conceptos, prácticamente similares, como ceremonial y etiqueta sirven para

tener, junto al concepto de Protocolo, una óptica aumentada que permite abarcar la total expresión de su significado y radio de actuación. De este modo y atendiendo a la definición que el Diccionario de la Real Academia de la Lengua expresa relativo a ceremonial “...constituye una serie de formalidades para cualquier acto público y solemne, y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdad natural de los estados". Asimismo, y también según el mismo Diccionario de la R.A.L., se entiende por etiqueta “..los estilos, usos y costumbres que deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas o solemnes así como en las notificaciones externas de la vida social”.

Como se puede apreciar, los distintos significados manifestados por los conceptos de

Protocolo, Ceremonial y Etiqueta, en lo relativo a la preparación y ejecución, tanto de los actos oficiales como los privados, han sido simplificados en su manifestación en el aglutinador concepto de Protocolo.

El Protocolo oficial español es el único, de entre los distintos ámbitos protocolarios, que

está legislado por un articulado de obligado cumplimiento y que se refiere a aquellos actos que están organizados por instituciones oficiales como la Corona, el Gobierno o Administración del Estado, Comunidades Autónomas, o corporaciones locales. El resto de los actos organizados por instituciones, entidades o personas distintas a las anteriormente citadas, serán privados. La ordenación y desarrollo de estos debe ser establecida por el que los organiza (anfitrión).

Las disposiciones protocolarias vigentes al respecto, no sólo deben de ser un recurso

prioritario a la hora de organizar un acto oficial, sino que deben ser el punto de referencia más importante a la hora de confeccionar un acto de carácter privado. Igualmente, cualquier autoridad que sea invitada a un acto no oficial deberá tener la preeminencia que el Real Decreto 2099/83 establece al respecto.

De este modo, hay que señalar que las instituciones privadas terminan asumiendo las

pautas que rigen el protocolo oficial, porque el ceremonial y la etiqueta no son sólo fruto de la acción legislativa del Estado, sino también de la experiencia de las tradiciones y costumbres arraigadas en las distintas culturas que enriquecen el panorama político-institucional español.

II La Presidencia del acto y el puesto de honor

En este apartado se va a tratar todo lo relativo a la formación de las presidencias en los distintos actos posibles que pueden llevarse a acabo. La Presidencia de un acto es el espacio protocolario más definido y diferenciado con respecto al resto de invitados que convergen en un acto. Asimismo, y si la Presidencia es lo más destacado de un acto, dentro de la Presidencia también debemos de hablar de un espacio o lugar preeminente que ocupa la persona o personas que presiden el acto y al que se le asigna el concepto de Puesto de Honor.

Advertir que hay tantas presidencias como actos y que por lo tanto, no se está delante de una ciencia basada en el racionalismo y ecuaciones de los conceptos, sino que los aspectos



subjetivos (políticos, económicos,..) cobran, muchas veces, una vital importancia para la confección de esta presidencia.

A) La Presidencia

En términos protocolarios se entiende como Presidencia de un acto al espacio señalado donde el anfitrión y sus invitados principales, si se trata de un acto de carácter oficial, se colocan de acuerdo a las normas oficiales de protocolo, y si se trata de un acto privado, según los criterios del anfitrión que es la persona que organiza el acto.

Para diferenciar la Presidencia de un acto del resto de las zonas donde se van a ubicar

el resto de los invitados se suele recurrir a diferencias en la decoración, separación del resto de los espacios por tarimas logrando una elevación con respecto del resto de la sala, reposteros, señales institucionales, posible uso del atril en caso de que el acto sea llevado por un speaker, uso de banderas oficiales e/o institucionales, decoración floral, distinto tipo de sillas,...

Normalmente, la Presidencia se sitúa en frente de los invitados, y si por las

circunstancias especiales que concurran en la confección de ese acto no pudiera ser de este modo, las personas que ocuparían ese destacado lugar de preeminencia se ubicarían en un espacio donde todos los invitados pudieran apreciarlo. Esta última situación suele darse cuando las personas que presiden el acto no participan directamente en el acto, sino que están como meros espectadores, así, se podría estar hablando de actos deportivos, escénicos, religiosos (en este caso, la persona que preside la celebración eucarística es el sacerdote, y en el caso de asistencia de autoridades, éstas se ubicarían en el primer banco de la derecha, orientando desde la puerta de acceso. Esta excepción se cumple con la asistencia de la Familia Real Española que se sitúa en el lado derecho del presbiterio (ubicación del Evangelio), colocándose sus miembros de forma lineal sin alternancia).

La Presidencia de un acto puede ser de pie o sentada, según las características

propias del acto. La Presidencia de pie suele utilizarse para actos en espacios cerrados o que se

celebran al aire libre, que se caracterizan sobre todo por la brevedad en la duración del acto y por su tono informal, ya que por motivos de resistencia física, los invitados terminarían cansándose y perderían el interés por el desarrollo y motivo del acto. Este tipo de Presidencia suele utilizarse para actos como las inauguraciones de obras, actos de colocación de primeras piedras, visitas a las obras, apertura de un tramo ferroviario o de comunicación, descubrimiento de placas,... Lógicamente, la presidencia en un tipo de actos de estas características donde todos los invitados están de pie, debe resaltarse o bien alejando significativamente la presidencia del resto de invitados, o elevándola con una tarima por cuestiones de una adecuada visibilidad por parte de todos.

La Presidencia sentada es aquella en la que todos sus miembros se encuentran

sentados, ante una mesa que debe tener el suficiente espacio para que quepan todos sus ocupantes, teniendo enfrente a los invitados. Esta presidencia se utiliza para actos cuya duración supera, por lo menos, los 20 o 25 minutos.

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En ciertos actos puede llegar a utilizarse una presidencia sentada sin la presencia de

una mesa como intermediario físico entre el anfitrión y sus invitados de honor con respecto al resto de los invitados. En este caso, las personas que ocupasen la presidencia no mirarían directamente al resto de los invitados, sino que se colocarían un poco ladeados.

Si la presidencia es sentada, los invitados al acto también estarán sentados y en este caso puede organizarse el acto con un protocolo libre de los invitados, donde cada cual se sienta sin ningún tipo de criterio protocolario en el asiento que quiera, o bien, los invitados se sientan según un criterio protocolario establecido de ordenación de invitados.

B) El Puesto de Honor

Cualquier acto, sea de las características que sea, tiene un puesto de honor. Este puesto de honor se sitúa, usualmente, en la presidencia del acto siendo de esta manera el sitio ocupado por la persona que preside el acto y que, en principio, es quien organiza el acto. Sin embargo, el puesto de honor también puede estar fuera de la propia presidencia, llegando a ser plural (caso de la concurrencia de autoridades de muy alta jerarquía al mismo acto).

1. Puesto de honor. Presidencia del acto por parte del anfitrión, sin invitados de honor Normalmente, el puesto de honor se sitúa a la derecha del anfitrión, pasando éste a la

izquierda de quien ha cedido, con la intención de ofrecerle su derecha que, de acuerdo a la teoría tradicional, es el puesto de honor. Sin embargo, de este modo, y en una presidencia en alternancia, el anfitrión pasaría a ceder dos puestos en la presidencia, quedando bastante descolocado con respecto a su rango de organizador. Por esta misma razón, actualmente, y para este tipo de presidencias en alternancia, en caso de cesión por parte del anfitrión, en vez de ceder su derecha, cede su izquierda, quedando de este modo a la derecha de la persona que ocupa el puesto de honor. De este modo, cede sólo un puesto y no dos como obliga la teoría tradicional.

Cesión tradicional 1. Puesto de honor 3. Anfitrión

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Cesión moderna 1. Puesto de honor 2. Anfitrión De esta manera, el puesto de honor puede ubicarse en el puesto número uno si el

anfitrión cede la presidencia, o en el puesto número dos, si el anfitrión no hace cesión. El puesto de honor suele reservarse cuando al acto está invitada una alta autoridad o

un invitado en cuyo honor se va a realizar el acto y que, por su rango o preeminencia, contribuye a dar más fuerza y a realzar el acto. Como se comentaba con anterioridad, cuando los invitados de honor son varios y para evitar el devaluar su tratamiento en la mesa presidencial, puesto que uno o unos ganarían en preeminencia con respecto a otro u otros, lo que se suele hacer es disponer de una zona lateral de honor donde se ubicarían a este tipo de invitados. Esta zona de honor se colocaría al margen derecho de la presidencia y su protocolo sería lineal dando más importancia a los asientos más cercanos a la mesa presidencial que los más alejados a la misma. Este tipo de solución suele ser habitual en actos como entregas de premios, donde los galardonados, si son numerosos, se ubicarían al margen derecho de la mesa presidencial, y el margen izquierdo a la mesa presidencial correspondería a los miembros del jurado o a invitados de carácter especial.

C) ¿Cómo se ordena protocolariamente la Presidencia de un acto?

La presidencia de un acto puede corresponder a una única persona (caso citado del sacerdote que oficia una celebración eucarística) o a un grupo de personas que se sitúan, normalmente, detrás de una mesa. Para este segundo caso, que suele ser el más usual, el sistema de ordenación que prima a la hora de protocolarizar la presidencia es el de alternancia. Es decir, aquel en el que la persona que preside se sitúa en el centro de la presidencia y en el que de derecha a izquierda, de forma correlativa, se van ubicando el resto de los invitados atendiendo al orden de precedencias oficiales, en caso de ordenar autoridades, o atendiendo al propio criterio del anfitrión para actos de carácter privado.

Cuando la presidencia se constituye por el sistema de alternancia y el número de

miembros que la componen es impar, el anfitrión, o en su lugar, el invitado de honor ocupará el puesto central de la misma.

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Cuando el número que componga la presidencia sea par, de los dos puestos centrales,

el de la derecha (izquierda del espectador) tendrá mayor preeminencia que el de la izquierda. El resto de los invitados se ubicarán en alternancia de derecha a izquierda con respecto a estos dos.

En el caso de que la presidencia estuviese compuesta por consortes, la pareja principal

ocuparía los dos asientos preeminentes de la presidencia, y el resto se alternaría de derecha a izquierda de manera que los matrimonios nunca se sienten juntos. Lo ideal, a la hora de realizar este tipo de mesa, es que no queden señoras en los extremos y a ser posible, que tampoco se sienten juntas, de tal forma y por intentar evitar lo anteriormente enunciado, se puede llegar incluso a poder quedar un invitado de mayor rango por debajo de otro que sea inferior.

E6 M5 E4 M3 E2 A Aa M2 E3 M4 E5 M6 A = Anfitrión Aa = Esposa del Anfitrión E = Esposa M = Marido (En este caso preciso y atendiendo estrictamente a la correcta ordenación protocolaria

de los invitados, cerraría la mesa en el puesto número 11, a la izquierda del espectador, una mujer. Se intente lo que se intente al reubicar E6 del puesto 11 al 9 y pasando a M5 del asiento 9 al 11 para cerrar la mesa, provocaríamos inevitablemente el que se sentasen juntas dos mujeres, en los puestos 9 y 7. En protocolo, lo que se gana por un lado, se pierde por otro).

Sea cual sea la organización de la presidencia, ésta nunca debe de dar la espalda al

resto de los invitados. Si hasta el momento se han visto ejemplos de presidencia en alternancia, otra de las

presidencias muy usuales, recurridas para otro tipo de eventos o actos puntuales protocolarios, es la presidencia lineal. Este tipo de presidencia es utilizada, sobre todo, para los actos de recibimiento a autoridades, bien sea en el acceso a edificios, en el aeropuerto, a pie de coche,

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recepciones,.. En estos casos, el protocolo que sigue es que la persona de mayor rango es la primera en recibir y la de menor rango es la última que recibe.

Veamos un ejemplo explicativo de recibimiento a unas altas autoridades como SS.MM.

los Reyes en un acto oficial de carácter general, con asistencia de autoridades estatales como el Presidente del Gobierno, el Presidente del Congreso de los Diputados, el Presidente del Senado, el Presidente del Tribunal Constitucional y el Presidente de la Comunidad Autónoma de Madrid.

D) ¿Cuál es el protocolo de acceso a la Presidencia?

La lógica protocolaria establece que las personas que se sientan en la presidencia son las últimas en acceder a la sala donde se va a desarrollar el acto. De esta forma, cuando todos los invitados han ocupado sus respectivos asientos, personal de protocolo indicará a la presidencia el acceso al salón. Este acceso se realiza, normalmente, formándose una pequeña comitiva (que será más estricta cuanto de más alta preeminencia sea el acto) y que incluso puede estar acompañada de música, como bien sucede en los actos oficiales con presencia de miembros de la Familia Real donde se escuchará de pie el himno nacional español, o en los actos universitarios como por ejemplo de entrega de Títulos y Distinciones o nombramiento de Doctor Honoris Causa, donde se acompañará el acceso del claustro universitario con el himno Veni Creator. Esta comitiva se inicia con la persona de menor rango presente en la mesa presidencial, y finaliza con el anfitrión y su invitado de honor.

Una vez que las personas que integran la presidencia han llegado a sus respectivos

asientos en la mesa presidencial, permanecerán de pie hasta que la persona que preside el acto no tome asiento.

Finalizado el acto, la salida se realizará a la inversa, primero saldrá la presidencia en

comitiva y una vez que han salido del salón, saldrá el resto de invitados asistentes al acto. La salida de la presidencia también se realiza a la inversa de cómo han entrado al salón: primero saldrá el anfitrión y su invitado de honor, y después les seguirán el resto de las personas que han integrado la mesa presidencial de acuerdo a la jerarquía de rango.

Cómo se ve, si el anfitrión y su invitado de honor han entrado los últimos y salen los

primeros, ¿cuándo pueden departir con sus invitados?. Pues bien, la respuesta, o mejor dicho,

Pte. Gobierno Pte. CC.AA. de Madrid Alcalde de Madrid Delegado del Gobierno Pte. Asamblea Legislativa de la CC.AA. de Madrid



la solución está en el acto posterior que acompaña todo acto de estas características y es el vino de honor o vino español que se desarrolla posteriormente y que se utiliza como momento donde todos los invitados al acto pueden relacionarse.

III Sistemas de Ordenación de invitados en presidencias y en mesas

Los criterios de ordenación de los invitados varían dependiendo del tipo de acto en el

que nos encontremos: para ordenación de autoridades oficiales se utilizaría la normativa oficial vigente, y para el resto de los actos, primaría el criterio de la persona que organiza y ejerce el rol de anfitrión. Sin embargo, la ordenación numeral de los asientos responde a unos sistemas de ordenación que son comunes a nivel mundial, de los cuales, los más usuales son los siguientes:

A) Ordenación Lineal, en Alternancia y Mixta

El sistema lineal es cuando los invitados se colocan correlativamente a partir de la persona que preside el acto. Es el sistema que se ha utilizado para explicar el acto de recibimiento a SS.MM. los Reyes. Otro ejemplo podría ser el siguiente:

Se entiende por sistema de ordenación en alternancia, cuando los invitados se

colocan correlativamente a derecha e izquierda de quien preside. Veamos un ejemplo ya visto con anterioridad, nominando los asientos:

1 = S.M. el Rey

Pte. Gobierno

Pte. CC.AA. de Madrid

Alcalde de Madrid

Delegado del Gobierno

Pte. Asamblea Legislativa de

la CC.AA. de Madrid

Acceso invitados

Salida invitados

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2 = S.M. la Reina 3 = S.M. la Reina de Inglaterra 4 = S.M. el Rey de Bélgica 5 = Pte. de la República de Francia 6 = Pte. de la República de Méjico 7 = Pte. de Brasil Puesto que en precedencias internacionales los Jefes de Estado tienen el mismo

rango, la ordenación protocolaria que se ha seguido en esta mesa es el de la antigüedad en el ejercicio de su cargo, teniendo presente que el acto es organizado en el Reino de España por Sus Majestades los Reyes.

Se entiende por sistema de ordenación mixta, aquel en el que se combinan los

sistemas de ordenación en alternancia y lineal. Veamos un ejemplo: Premiados Premiados B) Sistema Cartesiano

Es el sistema que ordena alternativamente a los invitados de derecha a izquierda de cada una de las dos presidencias, colocando primero las derechas y después las izquierdas.

Este sistema se suele utilizar para comidas en mesa imperial, rectangular o redonda.

La diferencia entre la mesa imperial y rectangular estriba en que aquella cierra los lados en forma redondeada.

El sistema cartesiano, también denominado en equis, prima las derechas de las

presidencias frente a las izquierdas, y la cercanía frente a la lejanía. De este modo, la

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Alternancia

Lineal



ordenación comenzaría por la derecha del puesto 1,siguiendo por la derecha del puesto 2, la izquierda del puesto 1, la izquierda del puesto 2, ..., y así sucesivamente.

Con presidencia Francesa : Con presidencia inglesa: La presidencia francesa se utiliza para concentrar a los invitados más importantes en

la parte central de la mesa, mientras que la presidencia inglesa distribuye a los invitados de mayor rango a ambos lados de la mesa.

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C)Sistema del Reloj

Este sistema es utilizado también para las mesas rectangular e imperial y se realiza colocando primero la derecha e izquierda de la primera presidencia (los puestos 3 y 4), luego la derecha e izquierda de la segunda presidencia (puestos 5 y 6), colocando de nuevo a derecha e izquierda de la primera presidencia (puestos 7 y 8), así sucesivamente y siguiendo la dirección de las manecillas del reloj.

Con presidencia francesa Con presidencia inglesa

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3 7

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D) Sistema de Cabecera Única Jerárquica

Este sistema es utilizado en reuniones presididas por una alta autoridad situada en la cabecera de la mesa y quedando el resto de las personas, a lo largo de la mesa, ubicadas de derecha a izquierda con respecto a esta autoridad.

La ordenación en este tipo de mesa marca mucho las diferencias protocolarias ya que quedan los de mayor rango junto al que preside dejando a los de menor rango bastante alejados. Es el utilizado, a modo de ejemplo, en las reuniones del Consejo de Ministros.

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E)Sistema de Cabecera Única Equilibrada

Este sistema ordena a personas de un rango similar presididas por su más alto representante. Se ordena linealmente empezando por la derecha del que preside en forma circular, siguiendo por la izquierda, de tal manera que el primero queda a la derecha del que preside y el último a su izquierda. Con este tipo de ordenación se pretende dar una imagen de equipo.

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F)Sistema de Cabecera Única Simétrica

Este sistema es utilizado para la ordenación de dos grupos de igual número de miembros presididos por una tercera persona que actúa de árbitro, o por un invitado de honor. Cada grupo o delegación se ubica de forma lineal desde el sitio que ocupa la presidencia en una de las cabeceras hasta el otro extremo de la mesa.

Este sistema jerarquiza mucho las propias delegaciones, ya que los miembros de

mayor rango quedan más cercanos a la persona que preside, situándose los de menor rango alejados. Este sistema suele ser utilizado en mesas de negociación en las que media un tercero.

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G) Sistema de Cabeza Única para Arbitraje

Este sistema de ordenación es el apropiado para reuniones de negociación directa entre dos delegaciones a las que se invita a un tercero que por su rango, cargo o experiencia actuará como mediador o árbitro.

Se trata de una mesa rectangular en la que en una de sus cabeceras se ubica el árbitro, y a los dos lados largos de la mesa se colocan las delegaciones, ubicándose en el centro los representantes más importantes, quedando el resto de miembros de cada delegación ordenados por mayor rango de derecha a izquierda con respecto a su primer representante (sistema en alternancia).

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H) Sistema de Encuentro para Delegaciones

Este sistema es igual que el sistema de ordenación anterior, solo que en este caso desaparece la figura del moderador y en su lugar cada delegación puede utilizar cada una de las cabeceras de la mesa.

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I) Sistema del Doble Espejo

Este sistema de ordenación es igual que el anteriormente desarrollado, pero con la diferencia que una de las delegaciones de la negociación en vez de ordenarse en alternancia de derecha a izquierda, se ordena de izquierda a derecha, con lo que se consigue que los miembros del mismo rango de cada delegación queden sentados de forma paralela, facilitando la conversación entre ambos.

J) Sistema Combinado

Este sistema de ordenación se utiliza cuando teniendo varias listas de invitados que concurren a un mismo acto, para marcar su diferencia porque son de ámbitos distintos, se opta por no mezclarlos.

Se recurre a este tipo de ordenación, por ejemplo, en actos oficiales a los que asiste

jerarquía militar y autoridades civiles. 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 Autoridades Civiles Autoridades Militares SS.MM. los Reyes

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K) Sistema de Peinado

También conocido como sistema de ordenación mixto, se fundamenta en ordenar individualmente varios grupos de listas de invitados diferentes (autoridades, empresarios, religiosos, militares,..), procurando la alternancia de un individuo por cada lista. Veamos un ejemplo en el que se utiliza el sistema de ordenación en alternancia de los invitados:

Autoridades oficiales Autoridades militares Empresarios

IV El Protocolo de los Invitados

Si en apartados anteriores se ha establecido el protocolo a seguir para la colocación de la presidencia, en este nos referiremos al protocolo que se ha de seguir con el resto de los invitados que asisten a un acto.

Aunque lógicamente, las personas que se ubican en la presidencia, así como el

invitado o los invitados de honor, tienen un trato preferencial por las circunstancias que concurren en sus personas, el resto de los invitados también deben de ser atendidos en parecida medida, ya que su presencia se debe a motivos de lazos familiares, amistades, laborables, de negocios,… De este modo, los invitados permanecerán de pie o sentados conforme se sienten o permanezcan de pie los miembros de la presidencia. Sería una falta de respeto absoluta el que la presidencia esté sentada y los invitados aguanten de pie el desarrollo del acto..

A la hora de sentar a los invitados, suele ser preferible utilizar el criterio de ordenación

libre, ya que es el que menos impone y los invitados pueden sentarse donde quieran y con quien quieran. Este sistema de protocolarización, aunque siempre es el más apetecible tanto para el invitado como para el Gabinete de Protocolo que se ahorra una labor bastante ardua,

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no suele ser utilizado férreamente para todo los invitados en general, ya que siempre existirán personas que por su rango necesitarán un protocolo en los primeros asientos.

Actos de pie

Lo más práctico para este tipo de actos es no protocolizar en exceso a los invitados señalando el que puedan ubicarse según sus preferencias personales. Únicamente, se aconseja que el anfitrión conceda un espacio señalado para aquellas personas que por su carácter de invitadas de honor (autoridades, patrocinadores,..), o por otras circunstancias especiales, vea conveniente la aplicación de un protocolo. Llegado el caso, puede recurrirse a la ordenación por grupos de los invitados.

Cómo en un acto sentado, la presidencia estará diferenciada del resto de los invitados,

bien con el uso de una tarima, con la aplicación de un fondo institucional,.., y cómo en cualquier otro tipo de acto no dará la espalda al resto de los invitados. Asimismo, y por cuestiones técnicas, será necesario un buen equipo de megafonía para que se escuche bien en todo el espacio, ya que este tipo de actos en donde las personas están de pie, facilita más las conversaciones y ruidos.

Estos actos en los que los invitados se hallan de pie suelen realizarse cuando el tiempo

de duración del acto es breve o bien, porque forma parte de un programa que exige el movimiento y desplazamiento de los invitados por diversos espacios (por ejemplo, visitas de edificios, inauguraciones de tramos de comunicación,..).

Una de las principales ventajas que tiene este tipo de actos, es que la relación y

comunicación entre el anfitrión, el/los invitado/s de honor y los invitados en general es mucho más fluida ya que no existen obstáculos, como sillas, que lo impidan, favoreciendo la movilidad. Otra de las ventajas, es que la asistencia de invitados puede ser más concurrida.

Sin embargo, existen actos en los que no existe una presidencia definida por las

propias características del tipo de acto. Así, se observa en los actos de descubrimiento de placas, la firma de un documento entre la representación de varias instituciones,…, donde hay un espacio preeminente marcado por la placa, y por la mesa donde se va a proceder a la firma, respectivamente, pero no existe una presidencia entendida como tal.

Actos sentados

Los actos preparados para que los invitados al mismo estén sentados, exigen por parte del anfitrión un mayor nivel de organización que se verá facilitado si se ha realizado una exhaustiva lista de confirmación de asistencia de invitados. Aún así, siempre suele darse el que personas que no habían confirmado su asistencia al acto acudan en el último momento y quieran ocupar un asiento (en actos donde prima la seguridad, si la persona no ha confirmado su asistencia y por lo tanto, no está presente en las listas de seguridad, no podrá acceder aunque tenga la invitación. De ahí, la importancia de confirmar o no la asistencia a un acto).

De este modo, conociendo la lista de asistencia, podremos calcular exactamente el

número de sillas, evitando así el que pueda llegar a sobrar o a faltar, dando como resultado el que se ofrezca una imagen caótica que perjudicaría la imagen del acto. En cualquier caso, es mejor que sobren asientos a no que falten

En otras ocasiones, los actos pueden estar abiertos al público, por lo que no será

precisa la lista de confirmaciones y por lo tanto, no nos tendremos que preocupar del número de asientos.

No es bueno programar un acto sentado cuando no podamos ofrecer asientos a todos

los invitados. En este caso, se han de pensar soluciones alternativas que permitan el que todas



las personas puedan seguir el acto. El uso de salas aledañas con pantallas puede ser una solución.

Entre los consejos prácticos a tener en cuenta en este tipo de actos sentados, prima el

intentar evitar los asientos “ciegos”, y mucho más en zonas exhaustivamente protocolarizadas, donde da mala imagen que al lado de una autoridad se quede un asiento vacío.

Otro aspecto a tener en cuenta, es que es preferible que las personas que han llegado

ya comenzado el acto, ocupen un asiento próximo a la entrada antes que estar moviéndose por la sala buscando su asiento e interfiriendo el normal desarrollo del acto (con el caso excepcional de invitados de honor o autoridades, aunque en este caso, si la personalidad en cuestión no ha llegado a la hora indicada, el anfitrión puede hacer retrasar un poco el comienzo del acto). En ciertos actos, donde el silencio es absoluto, no se permite la entrada hasta el descanso o los primeros aplausos.

Como se comentaba en la introducción, en algunos actos es recomendable protocolizar

los asientos de todos los invitados, en otros no es necesario, y en otros, sólo será preciso protocolizar los asientos de la presidencia y de los invitados de honor (autoridades,..) que se ubicarán en las primeras filas de la sala o en zonas reservadas.

El protocolizar los asientos tiene sus pros y sus contras. Es bueno porque asigna una

silla por individuo y el invitado siente la particular deferencia que ha tenido el anfitrión con él. Por el contrario, también tiene su cara negativa puesto que obliga a una labor de organización inmensa cuanto mayor sea el número de invitados, y puede sentar al invitado junto a personas que no conozca o no quiera estar junto a ellas.

La acción de protocolizar los asientos de los invitados o de ciertos invitados (colocando

en el asiento una tarjeta nominal con el nombre y tratamiento de esa persona. Cuando el asiento está numerado, no se colocan tarjetas nominales y en este caso, el protocolo a seguir es el denominado por taquilla, por el que los invitados que confirmen su asistencia al acto deben recoger su correspondiente ticket de asignación de asiento) viene determinada por factores tales como el deseo del anfitrión de mostrar una manifestación de distinción con ciertos invitados; porque asisten autoridades oficiales o altas personalidades; porque existen medios de comunicación interesados en asistir al acto y el anfitrión quiere que se divulgue la imagen de ciertos invitados,..

Si se decide no protocolizar los asientos por las características propias del acto, la

organización del acto deberá preocuparse en “llenar” las filas desde el principio hasta el final, ya que ofrece muy mala imagen el que se queden asientos libres entre las primeras filas.

Normalmente, a los actos le suele seguir un pequeño aperitivo, donde lo más

recomendable es no poner sillas. El protocolo de los asientos

Establecer el protocolo de los asientos depende de múltiples factores como las características de infraestructura del local, la colocación de las filas de asientos,..

Lo habitual será encontrarnos filas de asientos dispuestas frente a la presidencia. Si no existe pasillo, el protocolo a seguir es el siguiente:



Como se puede apreciar, el asiento central es el más importante y el resto distribuye su

ordenación protocolaria en alternancia de derecha a izquierda. Si entre las filas de asientos existiese un pasillo, el protocolo a seguir sería el siguiente: De los dos centrales y con respecto a la presidencia, el de la derecha es el primero y el

de la izquierda el segundo. El resto de los asientos se protocolizan con el sistema de alternancia.

Si entre las filas de asientos existiese un pasillo, el protocolo a seguir sería el siguiente:

Presidencia

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De las filas de asientos, tienen mayor preeminencia las que están más cerca a la

presidencia empezando a ordenar por la derecha del espectador (izquierda de la presidencia). De este modo, la primera fila en precedencia sería la fila A, continuando la prelación por la fila B, que es la segunda fila más cercana a la presidencia. La siguiente fila en importancia sería la fila C, y así sucesivamente siguiendo la alternancia derecha e izquierda del espectador. Con respecto a los asientos, se sigue un protocolo lineal por fila, siendo los asientos más cercanos a la presidencia los más importantes (asientos 1, 5, 9 y 13) y los más alejados los menos relevantes.

Veamos ahora otro ejemplo: De las tres filas, la fila A, por ser la que está en el centro, tiene precedencia sobre las

otras dos, y dentro de ella, es el asiento central el que prima con respecto al resto de los asientos, siguiendo el resto en alternancia de uno (si asistiesen consortes, alternancia quedaría fijada de dos en dos puestos), a partir de la derecha de quien ocupa el puesto central. En cuanto a las filas, la siguiente en importancia es la fila más cercana a la presidencia y que se sitúa a su lado derecho, siendo en este ejemplo la fila B. A continuación, la siguiente en prelación le correspondería a la fila C, situada a la izquierda de la presidencia. En las filas B y C, el protocolo a seguir es lineal.

Presidencia

8

4 2 1 3 5

6

7

11

10

9



Cuando se realizan actos con gran aforo de invitados, la mejor forma de protocolizar es de forma corporativa. En caso de concurrir al acto varias corporaciones oficiales, el orden a seguir sería el marcado por el R. D. 2.099/83.



Glosario

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Protocolo Tecnicas de Organizacion de Actos UD 1

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