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Protocolo de auditoría: Introducción
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Protocolo de auditoría:
Introducción
Al finalizar esta unidad didáctica será capaz de:
Seleccionar adecuadamente la opción de auditoría el
organismo de certificación y el auditor.
Realizar una autoevaluación del cumplimiento de la norma.
En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:
La selección del programa de auditoría.
La autoevaluación del cumplimiento de la norma.
La selección del organismo de certificación y del auditor.
Los acuerdos entre la empresa y el organismo de certificación
y el alcance de la auditoría.
CONTENIDOS
OBJETIVOS
SECCIÓN III: PROTOCOLO DE AUDITORÍA
1. INTRODUCCIÓN
En la presente unidad didáctica y las posteriores, desarrollaremos la Sección III de la
Norma Mundial de Seguridad Alimentaria. En esta Sección se proporciona a las
empresas varias opciones para que puedan ser auditadas y certificadas. Este enfoque
flexible es una respuesta a la demanda del mercado y permite a las empresas elegir la
opción de auditoría que mejor satisfaga los requisitos de sus clientes, los procesos de
fabricación y la madurez de sus sistemas de seguridad alimentaria.
El protocolo general de auditoría describe los requisitos de la auditoría y la certificación
que son aplicables a todos los programas de auditoría. Este protocolo deberá leerse y
entenderse en su totalidad. A continuación se resume el protocolo de auditoría para
obtener la certificación:
Protocolo de auditoría
POSTAUDITORÍA • Continuación del mantenimiento de la Norma en desarrollo y mejoras continuas
• Obtenga datos de acceso al directorio de la Norma Mundial BRC y comparta el informe
de auditoría con sus clientes cuando sea necesario
• Uso de los logotipos BRC
• Comunicación continuada con los organismos de inspección
• Programe la fecha de la nueva auditoría antes de su fecha de vencimiento
CASOS DE �O CO�FORMIDAD Y ACCIO�ES CORRECTIVAS • Acciones correctivas realizadas para casos de no conformidad identificados en 28 días
o revisión dependiendo del número y tipología
• El organismo de inspección evalúa las pruebas en 14 días
• Si la acción correctiva es considerada satisfactoria, se expide un certificado, un
informe de auditoría y se otorga la calificación correspondiente
AUDITORÍA I� SITU • Reunión de apertura
• Inspección de las instalaciones de producción
• Revisión de la documentación
• Reto de trazabilidad
• Revisión de la inspección de las instalaciones de producción
• Revisión final de los resultados por parte del auditor
• Reunión de cierre: constatación de los resultados de la auditoría y confirmación
•
PLA�IFICACIÓ� DE LA AUDITORÍA • Asegúrese de que dispone de la información y el personal necesarios para la auditoría,
incluso ante una auditoría no anunciada
• Proporcione información a los organismos de inspección para que preparen la auditoría
PREPARACIÓ� DE LA AUDITORÍA • Elija un tipo de auditoría (anunciada, no anunciada, Mercados Mundiales)
• Auto-evaluación del cumplimiento de la Norma
• Seleccione de un órgano de inspección
• ● Defina el ámbito de la auditoría
CO�SULTE • Visite www.brcglobalstandards.com
• Compruebe las directrices correspondientes
Cada una de las opciones de auditoría tiene sus propias características particulares y
éstas se describirán con detalle en la presente unidad didáctica y las posteriores. En el
apartado de “Protocolo General: Postauditoría, se establecen los procesos y
oportunidades de comercialización para todas las instalaciones tras obtener de la
certificación.
Aunque la Norma ha tratado de establecer con detalle el proceso de auditoría, éste
podría estar sujeto a pequeños cambios que se publicarán en la página web de BRC
Global Standards (www.brcglobalstandards.com).
El cumplimiento por parte de la empresa de los requisitos de la Norma Mundial de
Seguridad Alimentaria y su adecuación para conseguir y mantener la certificación serán
evaluados por una empresa auditora independiente: el organismo de certificación. La
certificación se clasificará según la opción de auditoría seleccionada y el número y tipo
de no conformidades, que influirán en la frecuencia de las siguientes auditorías. La
tercera sección de la Norma describe el proceso que debe seguir una empresa que quiera
obtener la certificación.
2. PROTOCOLO GENERAL: PREPARACION DE LA
AUDITORIA
1.1. SELECCIÓ� DE LA OPCIÓ� DE AUDITORÍA
La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria establece en su séptima edición tres
programas que las empresas pueden elegir en función de sus características y
necesidades.
1.1.1. Programa de auditoría anunciada
A este programa podrán acceder todas las empresas certificadas y todos aquellos
emplazamientos que quieran obtener la certificación por primera vez.
El programa de auditoría anunciada será programado con antelación y se acordará con
el organismo de certificación la fecha en la que se realizará la auditoría. Durante la
misma, se auditarán todos los requisitos de la Norma.
La empresas que hayan sido auditadas con resultados satisfactorios obtendrán una
certificación de grado: AA, A, B, C o D de BRC dependiendo del número o tipo de no
conformidades identificadas.
Más adelante detallaremos con más exactitud el proceso de las auditorías programadas.
1.1.2. Programa de auditoría no anunciada
Las opciones de auditoría no anunciada están disponibles para todos los
emplazamientos.
No obstante, aquellos emplazamientos que no estén certificados actualmente deberán
tener en cuenta que es posible que la auditoría no tenga lugar en el período de un año
desde la fecha de solicitud.
Existen dos opciones de auditorías no anunciadas, las cuales brindan la oportunidad de
demostrar el pleno desarrollo de sus sistemas de calidad. Por ello, los emplazamientos
que obtengan resultados satisfactorios conseguirán grados: AA+, A+, B+, C+ o D+
dependiendo del tipo y número de no conformidades identificadas en la auditoría.
La realización de una revisión independiente y no anunciada de los sistemas y procesos
siguiendo este programa proporciona a los clientes una confianza añadida en la
capacidad de la empresa para mantener normas de calidad constantes. Esto puede influir
en la frecuencia de las auditorías de los clientes (si existieran) y en otras medidas de
rendimiento aplicadas por el cliente.
Las opciones de auditorías no anunciadas permiten a las empresas escoger la que mejor
se adapta a sus necesidades de negocio. Aunque ambas opciones tienen ciertas
diferencias, la clasificación y presentación de informes es la misma para cada una de
ellas.
En la opción 1, la Norma es auditada de forma completa en una sola visita de auditoría
no anunciada, generalmente tiene una duración de 2 o 3 días.
En la opción 2, la visita de auditoría se divide en dos visitas separadas con una duración
de generalmente 1 o 2 días cada una.
En la primera visita, la cual no es anunciada, se lleva a cabo principalmente una
auditoría de buenas prácticas de fabricación, tal y como muestra el sistema de
codificación por colores en los requisitos de la Norma.
La segunda parte de la auditoría, que ha sido planeada con antelación y se encarga de
revisar principalmente los registros y sistemas documentados. Este enfoque permite que
las empresas se aseguren de que cuentan con el personal directivo adecuado para ayudar
con la auditoría de la documentación.
El proceso de auditoría no anunciada para las opciones 1 y 2 se resume en el siguiente
esquema que proporciona la Norma, no obstante, más adelante detallaremos con más
exactitud el proceso de las auditorías no programadas.
El emplazamiento decide unirse al programa de
auditorías no anunciadas
Se lo notifica al organismo de certificación en un plazo
de 3 meses a partir de la última fecha en la que tuvo
lugar la auditoría en la que escogieron el programa.
Programa de auditorías no
anunciadas (opción 1)
Parte 1 de una auditoría no anunciada
(solo buenas prácticas de fabricación)
Por lo general se produce de 6 a 10
meses después de la última fecha de
auditoría La auditoría no anunciada
completa tiene lugar de 3 a
12 meses tras la última
auditoría
Acciones
correctivas
presentadas en un
plazo de 28 días.
Verificado en la
parte 2 de la
auditoría
Parte 2 de una auditoría anunciada
(sistemas/ documentación) en un
plazo de 28 días de 11 a 12 meses
desde la última fecha de auditoría
Programa de auditorías no
anunciadas (opción 2)
Se presentan acciones correctivas o se realiza una nueva visita revise en un plazo de 28 días
Informe de auditoría y certificado de calificación expedidos en función del número y tipo de no
conformidades halladas
Calificación AA+,
A+, B+, C+, D+ o
sin certificado
Calificación AA+,
A+, B+, C+, D+ o
sin certificado
Tras la parte 1 y la parte 2 de las auditorías
1.1.3. Programa de Mercados Globales BRC
Este programa de tres pasos se inspira en el programa GFSI de Mercados Globales BRC
y es más adecuado para las empresas que hayan adoptado la Norma recientemente, y
que están en procesos de desarrollar sus sistemas de seguridad alimentaria. Muchas
empresas necesitan tiempo para desarrollar sus sistemas de inocuidad de alimentos y
habituarse a cumplir todos los requisitos de certificación BRC.
El Programa de Mercados Globales BRC, también es aplicable a empresas pequeñas,
sobre todo para aquellas empresas en las que el hecho de cumplir o no con todos los
requisitos de la certificación no contribuye al aumento de su valor comercial ni es
práctico para dicha empresa.
El programa permite que las empresas sean auditadas en base a los requisitos
específicos de la Norma. Estos pueden ser de nivel básico o de nivel intermedio. Una
vez alcancen dichos niveles satisfactoriamente podrán optar a obtener la certificación
completa. Esto permite que las empresas o emplazamientos desarrollen sus procesos de
gestión de la seguridad alimentaria de una manera progresiva y de manera que puedan
demostrar el compromiso con sus clientes.
La inscripción al programa lo llevará a cabo el organismo de certificación en BRC y en
nombre de la empresa. La inscripción permite acceder a información sobre las normas
facilitada por BRC. La auditoría se lleva a cabo conforme al nivel adecuado en una
fecha que se ha acordado con el organismo de certificación y los resultados
satisfactorios conforme a un nivel determinado serán reconocidos en el Directorio
Mundial BRC.
Ampliaremos la información sobre el Programa de Mercados Globales BRC más
adelante.
1.2. AUTOEVALUACIÓ� DEL CUMPLIMIE�TO DE LA �ORMA
Como un primer paso previo a la auditoría, la empresa debe realizar una autoevaluación
preliminar de basándose en la Norma. Para ello, debe leerse y ser comprendida a la
perfección, para que las áreas en las que existan no conformidades, sean tratadas por el
emplazamiento previamente.
Con el fin de facilitar a las empresas el proceso de autoevaluación, BRC incluye un
documento de autoevaluación, accesible desde su página web
www.brcglobalstandards.com. Además, incluye nuevas directrices y materiales de
apoyo así como el servicio de suscripción BRC Participate.
Se podrá realizar una preevaluación opcional in situ como fase de preparación para la
auditoría por medio de un organismo de certificación, el cual asesorará al
emplazamiento sobre el proceso de certificación. No obstante, teniendo en cuenta las
normas sobre certificación acreditada, no está permitido efectuar consultas durante la
fase de preevaluación a cargo del organismo de certificación que luego llevará a cabo la
auditoría de certificación.
Los nuevos emplazamientos, bien sean de reciente funcionamiento o de nueva
construcción, deberán asegurarse de que cumplen los sistemas y procedimientos
establecidos antes de realizar una auditoría inicial BRC. Se pone a criterio de la empresa
la decisión del momento en que desea realizar una auditoría mediante un organismo de
certificación. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es poco probable que la
empresa pueda demostrar pleno cumplimiento de los requisitos en una auditoría si ésta
se realiza en los tres primeros meses de funcionamiento del emplazamiento. Es probable
que esto ocurra aunque el emplazamiento que opta a la certificación utilice sistemas de
calidad desarrollados por otras empresas certificadas del sector.
1.3. SELECCIÓ� DEL ORGA�ISMO DE CERTIFICACIÓ�
BRC es la entidad encargada de aprobar y reconocer los organismos de certificación
acreditados para la realización de las auditorías. De este modo, solo los organismos que
están reconocidos por BRC pueden realizar este tipo de auditorías.
BRC no puede recomendar ningún organismo de certificación pero ofrece un programa
exhaustivo para evaluar órganos de certificación. Este programa se basa en indicadores
de control de servicios cuyos resultados se expresan en un sistema de puntuación de 5
estrellas.
Rating Significado
5 estrellas Excelente
4 estrellas Bueno
3 Estrellas Satisfactorio
2 Estrellas Se requiere una mejora del servicio
1 Estrella Insatisfactorio
Rating Pending El Organismo de Certificación no ha realizado suficientes auditorías en el período para ser evaluado.
El listado de organismos de certificación aprobados por BRC es publicado en la página
web www.brcdirectory.com
1.4. ACUERDOS CO�TRACTUALES E�TRE LA EMPRESA Y EL
ORGA�ISMO DE CERTIFICACIÓ�
La empresa y el organismo de certificación deberán formalizar un contrato entre la de
acuerdo con los requisitos de la Norma ISO/ IEC 17065. En el contrato se especificará
el alcance de la auditoría y los requisitos de presentación de informes, además deberá
incluir cláusulas que permitan la gestión eficaz del programa BRC y la propia
acreditación del organismo de certificación.
Estas cláusulas son fundamentales para garantizar la confianza con la cual se gestiona y
se regula el programa, de modo que beneficie a todos los emplazamientos certificados.
Es necesario cumplir las siguientes condiciones para la certificación conforme al
programa:
• Deberá facilitarse una copia del informe de auditoría y del consiguiente
certificado o resultado de la auditoría a BRC así como al organismo de
acreditación en el formato acordado utilizado en la Norma Mundial BRC. El resto
de documentos en relación con la auditoría se pondrán a disposición de BRC
cuando así se solicite.
Todos los documentos que se envíen a BRC deberán ser copias de los documentos
originales. Los documentos proporcionados a BRC serán tratados con
confidencialidad.
• Los auditores pueden ser acompañados por otros profesionales cuando sea
necesario para fines formativos, de evaluación o calibración. Estas actividades
podrán incluir:
� Formación de nuevos auditores por parte del organismo de certificación.
� Programas rutinarios de auditoría supervisados de organismos de certificación.
� Auditorías de evaluación realizadas por organismos de acreditación.
� Auditorías de evaluación realizadas por BRC.
Una vez que un emplazamiento obtenga el certificado, BRC podrá realizar su propia
auditoría o visita de manera anunciada o no anunciada, bien cuando se produzcan quejas
bien como parte de las actividades rutinarias de cumplimiento BRC. El objetivo es
asegurar la integridad del sistema.
Asimismo, BRC podrá ponerse en contacto directamente con el emplazamiento en
relación con su status de certificación, para conocer su opinión y comentarios sobre la
labor del organismo de certificación o para investigar problemas de los que se haya
informado.
BRC establece los requisitos para los emplazamientos que deseen solicitar ser auditados
en base a la norma y para aquellos emplazamientos que dispongan de un certificado.
Los contratos entre el organismo de certificación y el emplazamiento deberán incluir
una cláusula que reconozca estas obligaciones. El organismo de certificación será el
responsable de formular este contrato.
El incumplimiento con cualquiera de estas obligaciones contractuales puede afectar al
estatus de certificación del emplazamiento.
1.5. CUOTA DE I�SCRIPCIÓ�
BRC cobrará una cuota de inscripción que la empresa abonará al organismo de
certificación por cada auditoría que se realice. El certificado y el informe de auditoría
no serán válidos hasta recibir el importe de la cuota de inscripción y las tasas del
organismo de certificación, independientemente del resultado del proceso de
certificación.
1.6. ALCA�CE DE AUDITORÍA
1.6.1. Definición del alcance de la auditoría
El alcance de la auditoría deberá ser determinado entre la empresa y el organismo de
certificación antes de la auditoría para garantizar que se asigna un auditor con la
categoría adecuada y conocimientos sobre el producto.
En la auditoría se deberán incluir los registros correspondientes a la Norma y los
procesos de producción que se realicen sobre los productos que estén incluidos en el
alcance determinado para la auditoría.
Deberán definirse con claridad tanto el alcance de la auditoría como las exclusiones que
se permitan en el informe y en los certificados emitidos. El auditor será el responsable
de verificar la descripción del alcance durante la auditoría del emplazamiento. La
descripción de grupos de productos y tipos de envase incluidos en el alcance permitirá a
la persona que lea el informe o certificado identificar claramente si los productos
suministrados se encuentran dentro del alcance. La redacción incluirá una descripción
de las actividades de procesamiento realizadas en el emplazamiento que se encuentren
dentro del alcance de esta Norma, siempre y cuando esto ayude al usuario del informe o
certificado (p. ej. el loncheado y envasado de carnes cocinadas).
1.6.2. Exclusiones del alcance
De forma excepcional, se permite que ciertos productos estén excluidos dentro del
alcance de la certificación, ya que el cumplimiento de los criterios de certificación se
basa en el compromiso por parte de la dirección del emplazamiento para las mejores
prácticas descritas en la Norma y para desarrollar la implementación de un sistema de
seguridad alimentaria dentro de la empresa. La exclusión de productos fabricados en un
emplazamiento sólo será aceptable cuando se cumpla que:
• Los productos excluidos puedan ser claramente diferenciados de los productos
dentro del alcance y
• Los productos se produzcan en una zona separada de la fábrica.
Cuando se soliciten exclusiones éstas serán acordadas con el organismo de
certificación antes de la auditoría. Las exclusiones serán claramente establecidas en el
informe de auditoría y en el certificado y la justificación será expresada en el informe de
auditoría.
La certificación de productos debe incluir la auditoría del proceso completo desde las
materias primas hasta la expedición del producto terminado. No es posible excluir
ninguna parte del proceso realizado en el emplazamiento o partes de la Norma. En el
caso de que se acepten exclusiones, el auditor evaluará los riesgos en las zonas o en los
productos excluidos (p. ej. Riesgos relacionados con la introducción de alérgenos o
cuerpos extraños) y se podrán emitir no conformidades que afecten a la zona
excluida que suponga un riesgo para los productos dentro del alcance de la
auditoría.
El logotipo BRC sólo podrá ser utilizado por emplazamientos que no tengan
exclusiones.
1.6.3. Evaluación de áreas de fabricación adicionales y de la sede central
El alcance de auditoría debe ser específico para un emplazamiento. Sin embargo, se
pueden dar circunstancias excepcionales si se realizan actividades en más de un lugar y
si cabe la posibilidad de que éstas se incluyan en un solo informe y certificado. Entre
ellas se incluyen:
• La auditoría de la sede central para revisar procesos que se gestionen desde la
misma.
• La auditoría de más de un emplazamiento cuando se realiza un sólo proceso de
producción en ambos.
Los requisitos detallados para la aceptación y gestión del protocolo de auditoría que
abarquen múltiples emplazamientos deben cumplir con todas estas normas:
• Que todas las empresas que pertenezcan a la misma organización.
• Que todas las empresas funcionen en base a los mismos sistemas de gestión de
calidad documentados.
• Que los emplazamientos fabriquen un producto que forme parte del mismo proceso
de fabricación.
• Que los emplazamientos únicamente suministren productos entre ellos y no a
clientes adicionales.
• Que no existan más de 30 millas/50 km entre los emplazamientos.
1.6.4 Instalaciones de almacenamiento (fuera del emplazamiento)
Aunque algunas instalaciones de almacenamiento se encuentran en el mismo
emplazamiento que las instalaciones de producción (ambas incluidas siempre dentro de
los procesos de auditorías), también es frecuente encontrarse con emplazamientos
tengan instalaciones de almacenamiento adicionales fuera del emplazamiento de
producción.
Si las instalaciones de almacenamiento adicionales pertenecen y son gestionadas por la
propia empresa y están cerca del emplazamiento de producción (p. ej. dentro de un radio
de 50 km), éstas serán identificadas en el informe de auditoría y pueden ser auditadas
como parte de la auditoría del emplazamiento o específicamente excluidas.
1.6.5 Módulos voluntarios adicionales
En la séptima edición de la Norma BRC, se han desarrollado una serie de módulos
voluntarios que se pueden aplicar a determinados tipos de actividades o que sirvan para
profundizar en un aspecto particular del mercado. En caso de que se lleven a cabo
dichos módulos voluntarios, éstos aparecerán nombrados en el alcance del informe y del
certificado. Si no se selecciona un módulo voluntario pertinente para un emplazamiento
(p. ej. transacciones de bienes), éste deberá ser identificado como una exclusión para
garantizar que queda claro para el lector del informe o certificado.
La lista de módulos voluntarios que pueden consultarse en la página web de la Norma
Mundial BRC (www.brcglobalstandards.com).
1.7 SELECCIÓ� DEL AUDITOR
El emplazamiento debe informar rigurosamente al organismo de certificación de todos
los productos que se fabrican y las tecnologías de proceso que se utilizan. De este modo
el organismo de certificación podrá seleccionar a un auditor con la formación necesaria
para realizar la auditoría. Los auditores deben ser aptos para auditar en la categoría de
productos pertinente. BRC ha creado una lista a modo de guía, para establecer los
campos de la auditoría. En la página web www.brcglobalstandards.com se publicarán
nuevos ejemplos que actualicen la guía.
El organismo de certificación, los auditores y el emplazamiento deben ser conscientes
de la necesidad de evitar un conflicto de intereses cuando se organice la visita de un
auditor al emplazamiento.
Se debe tener en cuenta que la empresa puede rechazar los servicios de un auditor
determinado ofrecido por el organismo de certificación. Asimismo, no se permite al
mismo auditor realizar auditorías en más de tres ocasiones consecutivas en el
mismo emplazamiento.
Deberá asignarse un traductor con conocimientos de terminología técnica durante la
auditoría cuando esta última no sea realizada por auditores que hablen el idioma nativo
del emplazamiento.
Resumen
La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria ofrece tres programas de auditorías que
las empresas podrán elegir en función de sus características y necesidades: Programa de
auditoría anunciada, Programa de auditoría no anunciada y Programa de Mercados
Globales BRC.
En cualquiera de los casos es conveniente realizar una autoevaluación que asegure el
cumplimiento de los requisitos que serán evaluados en la posterior auditoría por parte de
un organismo de certificación.
BRC es la entidad encargada de aprobar y reconocer los organismos de certificación
acreditados para la realización de las auditorías. De este modo, solo los organismos que
están reconocidos por BRC pueden realizar este tipo de auditorías.
La empresa y el organismo de certificación deberán formalizar un contrato entre la de
acuerdo con los requisitos de la Norma ISO/ IEC 17065. En el contrato se especificará
el alcance de la auditoría y los requisitos de presentación de informes, además deberá
incluir cláusulas que permitan la gestión eficaz del programa BRC y la propia
acreditación del organismo de certificación.
El emplazamiento debe informar rigurosamente al organismo de certificación de todos
los productos que se fabrican y las tecnologías de proceso que se utilizan para que la
selección del auditor sea la más apropiada posible.
