Protección Datos Personales de Los Trabajadores

La Organizacin Internacional del Trabajo

La Organizacin Internacional del Trabajo fue fundada en 1919 para promoverla justicia social ycontribuir as a una paz universal y duradera. Su estructura tripartita es nica en el sistema de las NacionesUnidas y est compuesta por representantes de los gobiernos, de los trabajadores y de los empleadores.Estos tres constituyentes participan activamente en el Consejo de Administracin, en la ConferenciaInternacional del Trabajo que se celebra cada ao para debatir cuestiones sociales y del mundo deltrabajo y en numerosas reuniones.

En el transcurso de los aos, la OIT ha elaborado un cdigo internacional del trabajo, con convenios yrecomendaciones que se someten a la aprobacin de los Estados Miembros y que tratan, entre otros temas, de lalibertad sindical, empleo, poltica social, condiciones de trabajo, seguridad social, relaciones de trabajo yadministracin del trabajo.

Por intermedio de sus oficinas locales y equipos multidisciplinarios instalados en ms de cuarenta pases, laOIT suministra asistencia tcnica y asesoramiento especializado a los Estados Miembros en diferentes reas:derecho laboral y relaciones de trabajo, promocin del empleo, formacin para el desarrollo de pequeasempresas, gestin de proyectos, seguridad social, seguridad de los trabajadores y condiciones de trabajo,compilacin y difusin de estadsticas del trabajo y educacin obrera.

Publicaciones de la OITLa Oficina Internacional del Trabajo es a la vez el secretariado y el centro de investigaciones y de edicin dela Organizacin. Su Oficina de publicaciones produce y distribuye materiales diversos: anlisis de las grandestendencias econmicas y sociales, posicin de la OIT respecto de cuestiones concernientes al mundo deltrabajo, obras de referencia, guas tcnicas, monografas y estudios, repertorios de recomendaciones prcticaselaborados por expertos para promover la seguridad y la salud en el trabajo, y manuales de formacin y deeducacin obrera.

Pueden obtenerse sin cargo catlogos y listas de nuevas publicaciones solicitndolos a: Publicaciones de la OIT,Oficina Internacional del Trabajo, CH-1211 Ginebra 22, Suiza.

Proteccinde los datos personales

de los trabajadores

Repertorio de recomendaciones prcticas de la OIT

Proteccinde los datos personales

de los trabajadores

Oficina Internacional del trabajo Ginebra

Copyright Organizacin Internacional del Trabajo 1997Primera edicin 1997

Las publicaciones de la Oficina Internacional del Trabajo gozan de la proteccin de los derechos depropiedad intelectual en virtud del protocolo 2 anexo a la Convencin Universal sobre Derecho de Autor.No obstante, ciertos extractos breves de estas publicaciones pueden reproducirse sin autorizacin, con lacondicin de que se mencione la fuente. Para obtener los derechos de reproduccin de traduccin, debenformularse las correspondientes solicitudes a la Oficina de Publicaciones (Derechos de autor y licencias),Oficina Internacional del Trabajo, CH-1211 Ginebra 22, Suiza, solicitudes que sern bien acogidas.

Las denominaciones empleadas, en concordancia con la prctica seguida en las Naciones Unidas, y laforma en que aparecen presentados los datos en las publicaciones de la OIT no implican juicio alguno porparte de la Oficina Internacional del Trabajo sobre la condicin jurdica de ninguno de los pases, zonas oterritorios citados o de sus autoridades, ni respecto de la delimitacin de sus fronteras. La responsabilidadde las opiniones expresadas en los artculos, estudios y otras colaboraciones firmados incumbeexclusivamente a sus autores, y su publicacin no significa que la OIT las sancione.Las referencias a firmas o a procesos o productos comerciales no implican aprobacin alguna por laOficina Internacional del Trabajo, y el hecho de que no se mencionen firmas o procesos o productoscomerciales no implica desaprobacin alguna.

Las publicaciones de la OIT pueden obtenerse en las principales libreras o en oficinas locales de la OITen muchos pases o pidindolas a: Publicaciones de la OIT, Oficina Internacional del Trabajo, CH-1211Ginebra 22, Suiza, que tambin puede enviar a quienes lo soliciten un catlogo o una lista de nuevaspublicaciones.

Impreso en Suiza ART

Proteccin de los datos personales de los trabajadores.

Repertorio de recomendaciones prcticas de la OIT (ISBN 92-2-310329-0)Ginebra, Oficina Internacional del Trabajo, 1997

/Repertorio de recomendaciones prcticas/, /Texto/, /Vida privada/, /Confidencialidad/,/Proteccin de los datos/, /Derechos de los trabajadores/. 04.02.2

Ttulo de la edicin original en ingls: Protection of workers' personal data.An ILO code of practice (ISBN 92-2-110329-3), Ginebra, 1997

Publicado tambin en francs: Protection des donnes personnelles des travailleurs.Recueil de directives pratiques (ISBN 92-2-210329-7), Ginebra, 1997

Datos de catalogacin de la OIT

VPrefacio

Los datos que los empleadores recaban acerca de los trabajadores y de loscandidatos a un puesto de trabajo atienden varios propsitos: acatar la legislacin;respaldar la seleccin de candidatos, la formacin y la promocin del personal;salvaguardar la seguridad personal y laboral, el control de calidad, el servicio que sepresta a la clientela y la proteccin de los bienes. Hay nuevas formas de recoleccin yprocesamiento de datos que comportan nuevos riesgos para los trabajadores. Si bienvarias leyes nacionales y normas internacionales han establecido procedimientos decarcter obligatorio para el tratamiento de datos personales, existe la necesidad deperfeccionar las disposiciones especficamente dirigidas al uso de los datos personalesde los trabajadores.

La finalidad de este repertorio de recomendaciones prcticas consiste en sealarorientaciones para la proteccin de los datos personales de los trabajadores. En tantorepertorio de recomendaciones de la OIT, no tiene carcter obligatorio, sino que selimita a efectuar recomendaciones. No suple la legislacin nacional, reglamentaciones,normas internacionales del trabajo ni otras normas aceptadas. Puede utilizarse paraelaborar leyes, reglamentos, convenios colectivos, directivas y polticas laborales, ydisposiciones de orden prctico en el nivel de la empresa.

Este repertorio de recomendaciones prcticas fue adoptado por una Reunin deexpertos sobre la proteccin de la vida privada de los trabajadores de la OIT. Lareunin se efectu en Ginebra, del 1. al 7 de octubre de 1996, en cumplimiento deuna decisin tomada por el Consejo de Administracin de la OIT en su 264.a reunin(noviembre de 1995)1. En la reunin participaron veinticuatro expertos, de los cualesocho fueron designados por consulta previa con los gobiernos, ocho por consultaprevia con el Grupo de los Empleadores y ocho por consulta previa con el Grupo delos Trabajadores del Consejo de Administracin2.

1 En esta reunin se examin un proyecto de repertorio de recomendaciones prcticas sobre la

proteccin de los datos personales de los trabajadores (documento MEWP/1995/1). En el orden del da de lareunin se incluan asimismo las recomendaciones para la accin futura de la OIT, junto con la posibilidadde adoptar normas internacionales del trabajo en ese campo. El informe de la reunin (documentoMEWP/1996/5) contiene el resumen del debate, el texto del repertorio de recomendaciones prcticasadoptado por la reunin y las recomendaciones formuladas por los expertos acerca de la accin futura de laOIT en esa cuestin.

2 En la Reunin participaron los siguientes expertos:

Designados por consulta con los gobiernosSr. A. Bhattacharya, director, Ministerio de Trabajo, Nueva Delhi (India).Sr. M. H. Cheadle, consejero, Ministerio de Trabajo, Johannesburgo (Sudfrica).Sra. S. J. De Vries, Ministerio de Asuntos Sociales y Empleo, La Haya (Pases Bajos).Sr. Guillermo Escribano Dutra, director nacional de empleo, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,

Montevideo (Uruguay).Sra. K. Leigh, consejera principal, Divisin de Derecho Civil, Ministerio de Justicia, Barton (Australia).Sra. A. Neill, directora consejera principal, Ministerio de Justicia, Ottawa (Canad).Sr. O. Vidnes, director general adjunto, Real Ministerio de Administracin Municipal y Trabajo, Oslo

(Noruega).Sr. H.-P. Viethen, director, Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales, Bonn (Alemania).

Proteccin de los datos personales de los trabajadores

VI

Los expertos recomendaron que se difundiera ampliamente el repertorio derecomendaciones prcticas. Y que se publicara conjuntamente con los comentariospreparados por la Oficina Internacional del Trabajo; stos contienen explicacionesque los expertos consideraron de utilidad para la interpretacin y la aplicacin delrepertorio, y llaman la atencin a las normas internacionales del trabajo que sonaplicables.

En su 267.a reunin (noviembre de 1996), el Consejo de Administracin aprobla distribucin del repertorio de recomendaciones prcticas y los comentarios, quefueron revisados a la luz de los debates en la Reunin de expertos.

Designados por consulta con los empleadores

Sr. J. Fuller, consejero principal de trabajo, Consejo de E.U.A. para el Comercio Internacional, Illinois(Estados Unidos).

Sra. A. Knowles, directora ejecutiva adjunta, Federacin de Empleadores de Nueva Zelandia, Wellington(Nueva Zelandia).

Sra. A. Mackie, consultora, Confederacin de Industria Britnica, Londres (Reino Unido).Sr. G. Muir, director, Relaciones de Trabajo, c/o Cmara de Comercio y de Industria, Melbourne

(Australia).Sr. S. K. Nanda, secretario general, Federacin de Empleadores de la India, Bombay (India).Sr. J. M. Szambelanczyk, experto, Confederacin de Empleadores Polacos, Poznan (Polonia).Sr. A. Van Niekerk, consejero, Business South Africa, c/o Anglo American Corporation of South Africa,

Johannesburgo (Sudfrica).Sr. H. K. Werner, abogado, Confederacin Danesa de Empleadores, Copenhague (Dinamarca).

Designados por consulta con los trabajadoresSr. H. Bouchet (titular), secretario general, Confdration Force Ouvrire, Pars (Francia).Sra. V. Lpez Rivoire (suplente), Confdration Force Ouvrire, Pars (Francia).Sra. L. Cronin, consejera jurdica, Organizacin de Enfermeras de Nueva Zelandia, Wellington (Nueva

Zelandia).Sr. R. Delarue, consejero jurdico, Confdration des Syndicats chrtiens de Belgique, Bruselas (Blgica).Sr. T. Fredn, ombudsman, Departamento de salarios y condiciones de trabajo, Confederacin Sueca de

Sindicatos (LO), Estocolmo (Suecia).Sr. E. R. Hoogers, representante sindical nacional, Sindicato de Trabajadores Postales de Canad, Ottawa

(Canad).Sra. B. Kailou, SYNATREN-USTN, Niamey (Nger).Sr. M. Tshehla, coordinador de investigaciones participativas, Congreso de Sindicatos Sudafricanos

(COSATU), Johannesburgo (Sudfrica).Sr. J. H. Valero Rodrguez, Central Unitaria de Trabajadores de Colombia, Bogot (Colombia).

ObservadoresComisin de la Unin Europea para la Proteccin de DatosComisin EuropeaConfederacin General de SindicatosConfederacin Internacional de Sindicatos LibresConfederacin Mundial del TrabajoFederacin Sindical MundialOrganizacin Arabe del TrabajoOrganizacin de la Unidad Sindical AfricanaOrganizacin Internacional de EmpleadoresOrganizacin Mundial de la Salud

Representantes de la OITSra. F. J. Dy, jefe, Servicio de condiciones de trabajo y de actividades de bienestar.Sra. M. Jankanish, Servicio de condiciones de trabajo y de actividades de bienestar.Sr. S. Simitis, consultor.

IX

Indice

Prefacio ..................................................................................................................VRepertorio de recomendaciones prcticas sobre la proteccin de los datospersonales de los trabajadores ..............................................................................1

1. Prembulo ............................................................................................... 12. Finalidad ................................................................................................. 13. Definiciones ............................................................................................ 14. Campo de aplicacin............................................................................... 25. Principios generales ................................................................................ 26. Acopio de datos personales..................................................................... 37. Proteccin de datos personales ............................................................... 48. Conservacin de datos personales .......................................................... 59. Utilizacin de datos personales............................................................... 510. Comunicacin de datos personales ......................................................... 511. Derechos individuales............................................................................. 612. Derechos colectivos ................................................................................ 713. Agencias de colocacin .......................................................................... 8

Comentario del Repertorio de recomendaciones prcticas.....................................91. Prembulo ............................................................................................... 92. Finalidad ............................................................................................... 103. Definiciones .......................................................................................... 114. Campo de aplicacin............................................................................. 135. Principios generales .............................................................................. 136. Acopio de datos personales................................................................... 177. Proteccin de datos personales ............................................................. 218. Conservacin de datos personales ........................................................ 229. Utilizacin de datos personales............................................................. 2310. Comunicacin de datos personales ....................................................... 2311. Derechos individuales........................................................................... 2512. Derechos colectivos .............................................................................. 2713. Agencias de colocacin ........................................................................ 27

1Repertorio de recomendaciones prcticas sobre laproteccin de los datos personales de los trabajadores

1. Prembulo

Los datos que los empleadores recaban acerca de los trabajadores y de loscandidatos a un puesto de trabajo atienden varios propsitos: acatar la legislacin;respaldar la seleccin de candidatos, la formacin y la promocin del personal;salvaguardar la seguridad personal y laboral, el control de calidad, el servicio que sepresta a la clientela y la proteccin de los bienes. Varias leyes nacionales y normasinternacionales han establecido procedimientos de carcter obligatorio para eltratamiento de datos personales. La utilizacin de tcnicas informticas de recuperacinde datos, los sistemas automatizados de informacin relativa al personal, la vigilanciaelectrnica y los exmenes genticos y toxicolgicos ponen de manifiesto la necesidadde elaborar disposiciones para proteger los datos que se refieran especficamente a lautilizacin de los datos personales de los trabajadores con el fin de salvaguardar ladignidad de stos, proteger su vida privada y garantizarles el ejercicio de su derechofundamental a decidir quines podran utilizar determinados datos, con qu finalidad yen qu circunstancias.

2. Finalidad

La finalidad del presente repertorio de recomendaciones prcticas es sealarorientaciones para la proteccin de los datos personales de los trabajadores. Esterepertorio no tiene carcter obligatorio. No suple la legislacin nacional, las normasinternacionales del trabajo ni otras normas aceptadas. Puede ser utilizado para elaborarleyes, reglamentos, convenios colectivos, directivas y polticas laborales, ydisposiciones de orden prctico.

3. Definiciones

A efectos del presente repertorio de recomendaciones prcticas

3.1. Por datos personales se entiende todo tipo de informacin relacionadacon un trabajador identificado o identificable.

3.2. Tratamiento incluye el acopio, la conservacin, la combinacin, lacomunicacin o cualquier otra forma de utilizacin de datos personales.

3.3. La palabra vigilancia engloba, sin limitarse a ella, la utilizacin dedispositivos como computadoras, cmaras de fotografa, cine y vdeo, aparatos degrabacin sonora, telfonos u otro material de comunicacin, diferentes mtodos deidentificacin y de localizacin y cualesquiera otros sistemas de vigilancia.

3.4. La palabra trabajador designa a todo trabajador o ex trabajador y a todocandidato a un empleo.


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4. Campo de aplicacin4.1. El presente repertorio de recomendaciones prcticas se aplica:

a) a los sectores privado y pblico;b) al tratamiento manual y al tratamiento automtico de todos los datos personales de

un trabajador.

5. Principios generales

5.1. El tratamiento de datos personales de los trabajadores debera efectuarse demanera ecunime y lcita y limitarse exclusivamente a asuntos directamentepertinentes para la relacin de empleo del trabajador.

5.2. En principio, los datos personales deberan utilizarse nicamente con el finpara el cual hayan sido acopiados.

5.3. Cuando los datos personales se exploten con fines distintos de aqullospara los que fueron recabados, el empleador debera cerciorarse de que no se utilizande un modo que sea incompatible con esa finalidad inicial y adoptar las medidasnecesarias para evitar toda interpretacin errada por causa de su aplicacin en otrocontexto.

5.4. Los datos personales reunidos en funcin de disposiciones tcnicas o deorganizacin que tengan por objeto garantizar la seguridad y el buen funcionamientode los sistemas automatizados de informacin no deberan servir para controlar elcomportamiento de los trabajadores.

5.5. Las decisiones relativas a un trabajador no deberan basarse exclusivamenteen un tratamiento informtico de los datos personales que a l se refieran.

5.6. Los datos personales obtenidos por medios de vigilancia electrnica nodeberan ser los nicos factores de evaluacin profesional del trabajador.

5.7. Los empleadores deberan evaluar peridicamente sus mtodos detratamiento de datos, con el objeto de:a) reducir lo ms posible el tipo y el volumen de datos personales acopiados; yb) mejorar el modo de proteger la vida privada de los trabajadores.

5.8. Los trabajadores y sus representantes deberan ser informados de todaactividad de acopio de datos, de las reglas que la gobiernan y de sus derechos.

5.9. Las personas encargadas del tratamiento de datos personales deberan recibirperidicamente una formacin que les permita comprender el proceso de acopio dedatos y el papel que les corresponde en la aplicacin de los principios enunciados en elpresente repertorio.

5.10. El tratamiento de datos personales no debera conducir a una discriminacinilcita en materia de empleo u ocupacin.

5.11. Los empleadores, los trabajadores y sus representantes deberan cooperar enla proteccin de los datos personales y en la elaboracin de una poltica de empresa querespete la vida privada de los trabajadores, con arreglo a los principios enunciados en elpresente repertorio.

Repertorio

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5.12. Todas las personas tales como los empleadores, los representantes de lostrabajadores, las agencias de colocacin y los trabajadores que tengan acceso a los datospersonales de los trabajadores deberan tener una obligacin de confidencialidad, deacuerdo con la realizacin de sus tareas y el ejercicio de los principios enunciados en elpresente repertorio.

5.13. Los trabajadores no pueden renunciar a su derecho a proteger su vidaprivada.

6. Acopio de datos personales

6.1. En principio, el trabajador debera ser quien proporcione todos los datospersonales.

6.2. Si resultara necesario recabar datos personales facilitados por terceros, sedebera informar por adelantado al trabajador, que habr de dar su consentimientoexplcito. El empleador debera indicar la finalidad del tratamiento de los datos, lasfuentes y los medios que se propone utilizar, el tipo de datos que vayan a acopiarse, y lasconsecuencias, si las hubiere, de negar el consentimiento.

6.3. Si se pide al trabajador que firme una declaracin para autorizar alempleador o a cualquier otra persona u organizacin a reunir o comunicar informacinsobre l, esta declaracin debera estar redactada con sencillez, mencionndoseespecficamente en la misma las personas, las instituciones o las organizaciones que larecibirn, los datos personales que sern comunicados, la finalidad del acopio de datospersonales y el tiempo durante el cual su contenido podr utilizarse.

6.4. Si el empleador hubiere obtenido el consentimiento del trabajador para elacopio de datos personales, debera cerciorarse de que toda persona u organizacin a laque l solicite recoger datos o efectuar una investigacin tenga presente en todomomento la finalidad de la indagacin, con miras a evitar toda interpretacin falsa oengaosa.

6.5. 1) Los empleadores no deberan recabar datos personales que se refieran aa) la vida sexual del trabajador;b) las ideas polticas, religiosas o de otro tipo del trabajador;c) los antecedentes penales del trabajador.

2) En circunstancias excepcionales, el empleador podra recabar datospersonales relativos a las cuestiones arriba mencionadas, siempre y cuando stasguarden una relacin directa con una decisin en materia de empleo y se cumplan lasdisposiciones de la legislacin nacional.

6.6. Los empleadores no deberan acopiar datos personales sobre la afiliacin deltrabajador a una organizacin de trabajadores o sobre sus actividades sindicales, salvo sila legislacin o los convenios colectivos as lo estipulan o autorizan.

6.7. Slo deberan recabarse datos mdicos de conformidad con la legislacinnacional, el respeto del secreto mdico y los principios generales de la salud y seguridaden el trabajo, y nicamente cuando se precisen para:a) determinar si el trabajador puede ocupar un puesto de trabajo especfico;b) cumplir con los requisitos en materia de salud y seguridad en el trabajo;


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c) determinar el derecho a prestaciones sociales y su disfrute.6.8. Las respuestas inexactas o incompletas a preguntas contrarias a los

principios enunciados en 5.1, 5.10, 6.5, 6.6 y 6.7 del presente repertorio no deberanquedar sancionadas por una terminacin de la relacin de empleo ni comportar ningntipo de medida disciplinaria.

6.9. No deberan tratarse datos personales facilitados por el trabajador que vayanms all de los solicitados o que no vengan al caso, porque el interesado hubiereinterpretado mal lo que se le ha pedido.

6.10. No deberan utilizarse polgrafos, detectores u otros medios oprocedimientos similares de comprobacin de la veracidad.

6.11. Las pruebas de personalidad o exmenes anlogos deberan efectuarse deconformidad con las disposiciones del presente repertorio, con la condicin de que eltrabajador tenga la posibilidad de rechazarlos.

6.12. Los exmenes genticos deberan prohibirse, o limitarse a los casosexplcitamente autorizados por la legislacin nacional.

6.13. Los exmenes toxicolgicos deberan realizarse solamente de conformidadcon la legislacin y la prctica nacionales o las normas internacionales. Las directricesde la OIT incluyen, entre otras, el repertorio de recomendaciones prcticas sobre elTratamiento de las cuestiones relacionadas con el alcohol y las drogas en el lugar detrabajo y el documento Principios rectores para pruebas destinadas a detectar elconsumo de alcohol y de drogas en el lugar de trabajo1.

6.14. 1) Cuando los trabajadores sean objeto de medidas de vigilancia, stosdeberan ser informados de antemano de las razones que las motivan, de las horas enque se aplican, de los mtodos y tcnicas utilizados y de los datos que sern acopiados,y el empleador deber reducir al mnimo su injerencia en la vida privada de aqullos.

2) El secreto en materia de vigilancia slo debera permitirse cuandoa) se realice de conformidad con la legislacin nacional; ob) existan sospechas suficientes de actividad delictiva u otras infracciones graves.

3) La vigilancia continua debera permitirse solamente si lo requieren lasalud, la seguridad y la proteccin de los bienes.

7. Proteccin de datos personales7.1. Los empleadores deberan garantizar, mediante las salvaguardias de

seguridad que permitan las circunstancias, la proteccin de los datos personales contrasu prdida y todo acceso, utilizacin, modificacin o comunicacin no autorizados.

1 OIT: Tratamiento de cuestiones relacionadas con el alcohol y las drogas en el lugar de trabajo.

Repertorio de recomendaciones prcticas de la OIT (Ginebra, 1996); OIT: Guiding principles on drugand alcohol testing in the workplace, en Drug and alcohol testing in the workplace (Ginebra, 1993),informe de la Reunin interregional tripartita de expertos, 10-14 de mayo de 1993, Oslo (Hnefoss),Noruega (tambin reproducido como Anexo V de dicho repertorio).

Repertorio

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8. Conservacin de datos personales

8.1. La conservacin de los datos personales debera limitarse estrictamente alos acopiados de conformidad con los principios enunciados en este repertorio.

8.2. Los datos personales protegidos por el secreto mdico slo deberan serconservados por un personal obligado por este secreto y guardarse separadamente detodos los dems datos personales.

8.3. Los empleadores deberan suministrar informacin general, revisadaperidicamente, en la que se indique la ndole de los datos personales acopiados paracada trabajador y su tratamiento.

8.4. Los empleadores deberan verificar peridicamente que los datospersonales conservados son exactos, actualizados y completos.

8.5. Los datos personales deberan guardarse nicamente durante un perodoque est justificado por los fines concretos para los cuales hayan sido recabados, salvoque:a) un trabajador desee figurar en la lista de candidatos potenciales a un empleo por

un perodo determinado;b) la legislacin nacional disponga que los datos personales deban conservarse; oc) los empleadores o los trabajadores necesiten estos datos por razones legales para

presentar pruebas sobre cualquier cuestin concerniente a una relacin de empleoanterior o actual.

8.6. Los datos personales deberan ser conservados y clasificados de tal maneraque:a) el trabajador pueda comprenderlos; yb) no atribuyan al trabajador caractersticas que puedan dar lugar a discriminacin en

su contra.

9. Utilizacin de datos personales

9.1. Los datos personales deberan ser utilizados de conformidad con losprincipios del presente repertorio aplicables al acopio, comunicacin y conservacin deestos datos.

10. Comunicacin de datos personales

10.1. Los datos personales no deberan comunicarse a terceros sin elconsentimiento explcito de los trabajadores, a menos que:a) lo requiera la prevencin de riesgos graves e inminentes para la salud o la vida;b) lo requiera o lo autorice la ley;c) lo requiera la prosecucin de la relacin de empleo;d) lo requiera el cumplimiento de disposiciones penales.

10.2. Debera quedar claramente descartada toda comunicacin de datospersonales con fines comerciales y de mercadotecnia, sin el consentimiento explcito ydocumentado del trabajador.


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10.3. La comunicacin de datos personales de los trabajadores a empresas delmismo grupo que la del empleador y entre organismos oficiales diferentes deberaregirse por las reglas aplicables a las comunicaciones a terceros.

10.4. Los empleadores deberan especificar a los destinatarios de datos personalesde trabajadores que slo podrn utilizar esos datos con los Emes para los cuales debanser comunicados, y pedirles que les confirmen que han cumplido esas instrucciones; estono se aplica a las comunicaciones regulares dimanantes de la reglamentacin vigente.

10.5. La comunicacin de los datos personales en el seno de la empresa deberalimitarse a aquellos datos que han sido explcitamente sealados a la atencin deltrabajador.

10.6. En el seno de la empresa, los datos personales slo deberan ponerse a ladisposicin de usuarios especficamente autorizados, que nicamente tengan acceso alos que precisen para el cumplimiento de sus tareas concretas.

10.7. Debera prohibirse toda interconexin de ficheros que contengan datospersonales, salvo si se cumple rigurosamente lo dispuesto en el presente repertoriorespecto de las comunicaciones internas.

10.8. En el caso de los exmenes mdicos, slo deberan comunicarse alempleador las conclusiones que guarden relacin con la decisin de que se trate relativaal empleo.

10.9. Estas conclusiones no deberan contener informacin de naturaleza mdica;podran, cuando corresponda, indicar aptitud para desempear la tarea propuesta, oespecificar los tipos y condiciones de trabajo que, temporaria o permanentemente, estncontraindicados.

10.10. La comunicacin de datos personales a los representantes de los trabajadoresslo debera autorizarse en virtud de la legislacin o la prctica nacionales o de unconvenio colectivo, y limitarse a los datos personales que requiera el desempeo de lasfunciones especficas de esos representantes.

10.11. Los empleadores deberan adoptar procedimientos de inspeccin del flujointerno de datos personales y cerciorarse de que su procesamiento se conforme a lasdisposiciones del presente repertorio.

11. Derechos individuales

11.1. Los trabajadores deberan tener el derecho a ser informados con regularidadsobre los datos personales que les conciernen y sobre el tratamiento de stos.

11.2. Los trabajadores deberan tener acceso a todos sus datos personales,independientemente de que sean objeto de un tratamiento automtico o de que seconserven en un expediente manual o en cualquier otro fichero que comprenda datospersonales suyos.

11.3. El derecho del trabajador a saber cmo se tratan sus datos personales deberacomprender el de examinar y obtener copia de todos los expedientes, en la medida enque sus datos le conciernen.

Repertorio

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11.4. Los trabajadores deberan poder ejercer su derecho de acceso a los datosdurante las horas normales de trabajo. De no ser esto posible, debera encontrarse unasolucin que tenga en cuenta los intereses del trabajador y del empleador.

11.5. Los trabajadores deberan tener derecho a designar a un representante de lostrabajadores, o a un compaero de trabajo de su eleccin, para que los ayude en elejercicio de su derecho de acceso a los datos.

11.6. Los trabajadores deberan tener el derecho de acceder a sus datos mdicospor conducto de un profesional de la medicina que hayan elegido.

11.7. Los empleadores no deberan cobrar a los trabajadores el acceso a suexpediente personal o la copia del mismo.

11.8. En el caso de una investigacin de seguridad, los empleadores deberan tenerderecho a negar al trabajador el acceso a sus datos personales hasta el trmino de lamisma y en la medida en que pueda menoscabar su objetivo. Con todo, no se deberatomar ninguna decisin sobre la relacin de empleo antes de que el trabajador hayatenido acceso a todos sus datos personales.

11.9. Los trabajadores deberan tener derecho a exigir que se supriman orectifiquen los datos personales inexactos o incompletos, as como los sometidos a unaforma de tratamiento que vulnere lo estipulado en el presente repertorio.

11.10. Cuando se supriman o rectifiquen datos personales, los empleadoresdeberan dar a conocer estas modificaciones a todos aquellos a quienes hayan facilitadopreviamente los datos personales inexactos o incompletos, a menos que el trabajadorest de acuerdo en que no es necesario.

11.11. Si el empleador se niega a rectificar los datos personales, el trabajadordebera tener derecho a incluir o aadir en su expediente una nota que indique lasrazones de su desacuerdo. En toda utilizacin ulterior de los datos personales deberaindicarse que stos han sido impugnados, y adjuntarse la nota del trabajador.

11.12. En el caso de los datos personales que revistan la forma de un juicio, en loscuales no sea posible la supresin o la rectificacin, los trabajadores deberan tenerderecho a complementar los datos personales conservados con una nota que exprese supunto de vista. Esa nota debera figurar en toda comunicacin de los datos personales, amenos que el trabajador est de acuerdo en que no es necesario.

11.13. Toda ley, reglamento, convenio colectivo, directiva laboral o polticaelaborada de conformidad con las disposiciones de este repertorio debera contemplar unprocedimiento para que los trabajadores puedan poner en tela de juicio su observanciapor parte del empleador. Deberan establecerse procedimientos para recibir y atender lasquejas presentadas por los trabajadores. Estos procedimientos deberan ser sencillos y defcil acceso para los trabajadores.

12. Derechos colectivos

12.1. Toda negociacin sobre el tratamiento de datos personales de lostrabajadores debera acatar y regirse por los principios enunciados en el presenterepertorio que protegen el derecho de cada trabajador a conocer y determinar los datosque deberan utilizarse sobre su persona, en qu condiciones o con qu fines.


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12.2. Los representantes de los trabajadores, cuando los haya, y de conformidadcon la legislacin y la prctica nacionales, deberan ser informados y consultados:a) acerca de la instalacin o modificacin de sistemas automatizados de tratamiento de

los datos personales de los trabajadores;b) antes de la instalacin de sistemas de vigilancia electrnica del comportamiento de

los trabajadores en el lugar de trabajo; yc) sobre la finalidad, el contenido, la aplicacin y la interpretacin de cuestionarios y

pruebas relativos a los datos personales de los trabajadores.

13. Agencias de colocacin

13.1. Cuando el empleador recurra a los servicios de agencias de colocacin parala contratacin de trabajadores, debera exigir que dichas agencias efecten eltratamiento de los datos personales de conformidad con las disposiciones del presenterepertorio.

9Comentario del Repertorio de recomendaciones prcticas

1. Prembulo

Desde 1970, ms o menos, la proteccin de los datos personales es un temaimportante, a la vez en el plano nacional y en el internacional. El nmero creciente deleyes sobre el particular obedece al deseo de tomar en consideracin las consecuenciasde los medios de tratamiento de datos cada vez ms perfeccionados y complejos. En elConvenio del Consejo de Europa para la proteccin de los individuos en relacin con eltratamiento automtico de datos personales, de 19811, y en las Directrices de la OCDEsobre la proteccin de la vida privada y la transmisin de datos personales, de 19802, ascomo en la Directriz 95/46/CE de la Unin Europea sobre la proteccin de losindividuos en relacin con el tratamiento de datos personales3, se destaca la necesidadde completar esas normas ms generales para la proteccin de datos con unos principiosen materia de empleo que susciten una aceptacin internacional.

En los documentos citados se plasma la conviccin de que el acopio y lalocalizacin o recuperacin sistemticos de datos personales tienen grandesrepercusiones. El hecho de recoger un gran nmero de datos y las muy diferentes formasposibles de utilizarlos no solamente multiplican el riesgo de que se difunda unainformacin falsa o errada, sino que, adems, permiten vigilar a los individuos yexacerban la tendencia a influir en ellos, e incluso a manipular su comportamiento. Porconsiguiente, cuanto menos informados estn los interesados de los fines de acopio ymanejo de datos y de quienes se dedican a ello, tanto peores sern las condiciones enque se encuentren de evaluar su situacin personal y de expresar y defender susintereses: ms difcil les resultar, en suma, fijar ellos mismos el rumbo de su desarrollopersonal. La necesidad de proteger la dignidad humana obliga, pues, a intentar formularunos principios que rijan toda actividad de tratamiento de datos personales.

Ahora bien, la eficacia de un conjunto de normas o de principios depende en granmedida de que consiga solventar los problemas tpicos de una labor dada de tratamientode datos. Por lo mismo, las reglas muy generales, concebidas inicialmente en relacincon el tratamiento de todo tipo de datos, estn siendo sustituidas cada vez ms pordisposiciones sectoriales. El tratamiento de datos sobre los trabajadores esprobablemente uno de los mejores ejemplos de esa necesidad de recurrir a un mtodosectorial. Rara vez se manejan tantos datos personales, y a lo largo de tanto tiempo,como en la relacin laboral. Los empleadores recolectan datos personales acerca de lostrabajadores y de los candidatos a un puesto de trabajo por diversas razones: darcumplimiento a la legislacin; servir de ayuda en la seleccin para el empleo, laformacin y la promocin; preservar la seguridad personal; asegurar el control de lacalidad, los servicios a los clientes y la proteccin de la propiedad, y organizar eltrabajo. La aparicin de nuevas prestaciones sociales, la adopcin de normas destinadas

1 Consejo de Europa: Convention for the protection of individuals with regard to automaticprocessing of personal data (Estrasburgo, 1981), Europeas Treaty Series No. 108.

2 Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos (OCDE): Guidelines on the protection ofprivacy and transborder flows of personal data (Pars, 1981).

3 Directriz 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo del 24 de octubre de 1995, DiarioOficial de las Comunidades Europeas, vol 38. nm. 281, 23 de noviembre de 1995, pgs. 31-50.


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a reducir los riesgos en materia de seguridad y salud en el trabajo y el afn creciente deentidades oficiales, como los servicios de empleo y los fiscales de tener acceso a unainformacin personalizada, constituyen otras razones para recoger una masa cada vezmayor de datos personales sobre los trabajadores.

La diversidad de razones para procesar dichos datos, tanto como el crecientevolumen de datos que se recolectan y utilizan, dificultan el hallazgo de una solucinviable a los mltiples problemas que pueden surgir a este respecto en el lugar de trabajo,mediante la aplicacin de reglas globales de tratamientos de datos.

Ciertas leyes nacionales, como la ley nm. 82-689, de 4 de agosto de 1982, relativaa las libertades de los trabajadores en la empresa1, de Francia, la mayora de las leyes deproteccin de datos en Alemania y ciertos instrumentos internacionales, como larecomendacin nm. R(89)2 del Consejo de Europa sobre la proteccin de los datospersonales que se utilizan en relacin con el empleo2, han allanado el camino para unareglamentacin sectorial. A1 mismo tiempo, las normas simplificadas adoptadas porla Comisin Nacional de Informtica y Libertad (CNIL) francesa y la inclusindeliberada de cdigos deontolgicos en las leyes relativas a la proteccin de los datospersonales de los Pases Bajos y el Reino Unido ponen claramente de manifiesto lanecesidad de una flexibilidad mxima.

As pues, an siendo indispensables las disposiciones legales, ciertos instrumentoscomplementarios basados en un acuerdo entre los empleadores y los trabajadores puedencontribuir poderosamente a la formulacin de normas en materia de tratamiento de datospersonales. De ah que la especificacin de directrices internacionales en un repertoriode recomendaciones prcticas pueda facilitar el establecimiento de bases comunes, conmiras a adaptar las reglas de proteccin de datos a las caractersticas privativas de larelacin de trabajo y al respeto de la vida privada y la dignidad de los trabajadores en lasempresas.

2. Finalidad

El repertorio de recomendaciones prcticas tiene por objeto suministrarorientaciones para la proteccin de datos personales de los trabajadores. A diferencia deotros instrumentos de la OIT, como los convenios, que son tratados internacionales decarcter obligatorio, o las recomendaciones, que no tienen carcter obligatorio perocomportan ciertas obligaciones en cuanto a los procedimientos, los repertorios derecomendaciones prcticas son de una gran flexibilidad ya que no contienen ningunadisposicin obligatoria. En cambio, presentan las bases para que los empleadores y lostrabajadores puedan determinar reglas en funcin de sus expectativas y de susnecesidades. Sin embargo, el presente repertorio no debe confundirse con los cdigos deconducta o de prctica previstos, por ejemplo, por la Directriz de la Unin Europeasobre la proteccin de datos, ni con las leyes nacionales para la proteccin de datos,como las adoptadas en Nueva Zelandia, Pases Bajos o el Reino Unido. Adems de suutilidad en el nivel de la empresa, el repertorio puede servir tambin para elaborarlegislacin, reglamentaciones, convenios colectivos, polticas y medidas prcticas.

1 Journal Officiel, nm. 181, 6 de agosto de 1982, pgs. 2518-2520. (Traducida al espaol en laOIT: Serie Legislativa, 2/1983.)

2 Consejo de Europa: Protection of personal data used for employment purposes (Estrasburgo,1989).

Comentario

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3. Definiciones

La terminologa empleada en el repertorio es la generalmente aceptada y utilizadaen instrumentos internacionales sobre la proteccin de datos, como las lneas directricesde la OCDE, el Convenio del Consejo de Europa o la Directriz de la Unin Europea, oen legislaciones nacionales de proteccin de datos. Se han definido los trminos demodo suficientemente amplio para abarcar todos los usos que puedan hacerse de losdatos y todos los mtodos de tratamiento (3.2, 3.3).

Datos personales3.1) Por dato personal se entiende toda informacin relativa a un trabajador

identificado o identificable. Un trabajador es identificable si, mediante la reunin dediferentes datos contenidos en uno o en varios ficheros o documentos, se puededeterminar la identidad de ese trabajador. Las disposiciones del repertorio no sonaplicables al uso por el empleador de datos referidos a trabajadores que ya no pueden seridentificados o que son annimos. El trmino identificable debe ser interpretado deforma razonable. Por ejemplo, el repertorio no se aplica a los casos en los que serequerira una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para identificar al trabajador a partirde los datos utilizados.

Trabajadores3.4) En general, los instrumentos de la OIT no definen el trmino trabajador, ya

que esta definicin depende de la legislacin y de la prctica nacionales. En el repertoriose define este trmino en tanto abarca no slo los trabajadores en actividad, sino tambinex trabajadores y candidatos a un empleo, ya que el tratamiento de datos personalestiene consecuencias para estas tres categoras de trabajadores. As, por ejemplo, eltratamiento de datos no termina necesariamente cuando cesa la relacin de trabajo. Losempleadores conservan en general una parte de estos datos, por ejemplo para aportarpruebas de que han empleado a una determinada persona durante un cierto perodo opara suministrar informacin respecto de ex trabajadores. Asimismo, durante losperodos de reclutamiento, los empleadores conservan y utilizan datos referidos a loscandidatos de empleo.

Representantes de los trabajadoresEn el repertorio no se define especficamente a los representantes de los

trabajadores, pero esta expresin tiene el mismo sentido que en las normasinternacionales del trabajo (vase el recuadro 1).

Agencias de colocacinComo el repertorio abarca por igual a los trabajadores y a quienes solicitan empleo,

tanto los empleadores directos como las agencias de colocacin estn sometidos a losprincipios enunciados en l. Se aplica tambin el repertorio al tratamiento por lasagencias de colocacin de datos personales de sus propios empleados, de lostrabajadores a quienes puedan ayudar a encontrar empleo y de los trabajadorestemporales que remiten a otros empleadores.


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Ahora bien, el repertorio no da una definicin de las agencias de colocacin, porcuanto existen ya ciertas normas y porque las agencias de colocacin privadas, entreellas las de trabajo temporal o interino, fueron objeto de examen en la reunin de 1994de la Conferencia Internacional del Trabajo. En las conclusiones que adopt, laConferencia sealaba que cabe definir las agencias de empleo privadas como entidadesprivadas que prestan directa o indirectamente un servicio en el mercado de trabajo, sinabundar en el tema. Se aluda ms bien a los tipos de agencias de colocacin existentes1.La Conferencia estim til que la OIT prosiguiera su labor de clasificacin de lasagencias de colocacin, que esbozaba en su informe a la Conferencia2, pero sin descartarla posibilidad de una descripcin ms genrica de las mismas al estudiar la posibilidadde una revisin de la norma3.

Recuadro 1

El Convenio nm. 135 y la Recomendacin nm. 143 de la OITEn el Convenio (nm. 135) y en la Recomendacin (nm. 143) sobre los

representantes de los trabajadores, 1971, se especifica que stos son personas reconocidascomo tales en virtud de la legislacin o la prctica nacionales, ya se trate:

a) de representantes sindicales, es decir, representantes nombrados oelegidos por los sindicatos o por los afiliados a ellos; o

b) de representantes designados por eleccin, es decir, representanteslibremente elegidos por los trabajadores de la empresa, de conformidadcon las disposiciones de la legislacin nacional o de los contratoscolectivos, y cuyas funciones no se extienden a actividades que seanreconocidas en el pas como prerrogativas exclusivas de los sindicatos.

Consentimiento explcito y documentadoEl consentimiento tiene una importancia capital. En varias disposiciones se habla de

un consentimiento explcito y documentado, con miras esencialmente a que, cuando sepide a un trabajador su consentimiento para el acopio o la comunicacin de ciertosdatos, tenga informacin suficiente en que basar su decisin. El consentimiento explcitose dar normalmente por escrito. Si no reviste esa forma, ser preciso justificarlo. Enciertas circunstancias, puede no bastar, o no ser apropiado, el consentimiento o aviso por

1 OIT: Sexto punto del orden del da: El papel de las agencias de empleo privadas en elfuncionamiento de los mercados de trabajo, informe de la Comisin de las Agencias de Empleo Privadas,en Actas Provisionales nm. 21, Conferencia Internacional del Trabajo, 81.a reunin, Ginebra, 1994,prrafos 21-24.

2 OIT: El papel de las agencias de empleo privadas en el funcionamiento de los mercados detrabajo, Informe VI, 81.a reunin de la Conferencia Internacional del Trabajo, Ginebra, 1994.

3 En su 262.a reunin (marzo-abril de 1995), el Consejo de Administracin decidi que la revisindel Convenio sobre las agencias retribuidas de colocacin (revisado), 1949 (nm. 96) figurase en el ordendel da de la Conferencia Internacional del Trabajo en 1997. Adems, el Consejo de Administracindecidi que se celebrara una reunin martima de la Conferencia en octubre de 1996. Uno de los puntos desu orden del da fue la revisin del Convenio sobre la colocacin de la gente de mar, 1920 (nm. 9), quedio como resultado el Convenio sobre la contratacin y la colocacin de la gente de mar, 1996 (nm. 179).

Comentario

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escrito, al ser analfabeto el trabajador o porque no entienda la lengua utilizada. En talescasos ser tal vez necesario que el consentimiento y la informacin se expresen tan slode palabra.

4. Campo de aplicacin

El repertorio se aplica al tratamiento de datos por empleadores pblicos o privados,por representantes de los trabajadores o por agencias de colocacin. Las actividades detratamiento de datos a cargo de otros organismos, como los de seguridad social, dedesempleo y de sanidad, habran de regirse por las normas generales en materia deproteccin de datos, y por el repertorio en relacin con sus propios trabajadores.

4.1) En el repertorio no se distingue entre el sector pblico y el privado, dado quetodos los empleadores manejan datos personales. Puede variar el volumen y el tipo deinformacin, pero ningn empleador se abstendr de acopiar datos con objeto dedeterminar la idoneidad de un trabajador para un puesto concreto o de calificar surendimiento y actuacin. Procede salvaguardar la dignidad personal de los trabajadores,independientemente de que trabajen en una fbrica, en una compaa de seguros o en unorganismo oficial. As pues, hay que concebir las normas sobre la utilizacin de datospersonales de modo tal que queden protegidos tanto los trabajadores de las empresasprivadas como los funcionarios pblicos.

4.2) El repertorio menciona todas las formas de tratamiento de datos, porque laexperiencia muestra que es imposible establecer una distincin clara entre el tratamientomanual y el automtico. Es cada vez ms corriente combinar los mtodos de archivadotradicionales con sistemas informticos. Muchas veces, los sistemas de informacinsobre el personal slo conservan una parte de los datos disponibles y remiten a losarchivos para los dems; asimismo, los resultados de las operaciones de vigilanciaelectrnica se guardan y evalan a menudo en el expediente del trabajador. Sera, pues,contraproducente para los intereses de los trabajadores fijar normas relativas a unaforma especfica de tratamiento de datos.

5. Principios generales

5.1) La proteccin de los trabajadores depende ante todo de que haya restriccionesclaras en lo que atae a los datos recabados. Por lo mismo, el repertorio limita lafacultad de tratar datos a los que se requieran para una relacin de trabajo especfica. Elmero hecho de que est previsto firmar un contrato de trabajo, o de que ya haya sidofirmado, no autoriza al empleador a recoger cualquier tipo de informacin que leinterese. Por el contrario, procede considerar el acopio de datos personales como unaexcepcin que debe justificarse. No incumbe al trabajador indagar por qu se solicita talo cual informacin ni explicar su negativa a proporcionarla, sino que es el empleadorquien tiene la obligacin de indicar las razones y de manejar nicamente los datospersonales que sean necesarios.

Al destacar la necesidad de demostrar la idoneidad de los datos acopiados para unarelacin de trabajo individual, en el repertorio se define la condicin sine qua non paratodo tratamiento de datos personales de los trabajadores. A primera vista, el criterioelegido puede parecer demasiado vago. Pero, por muy interesante que resulte especificar


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todos los datos idneos, en la prctica todo intento de enumerarlos ser ftil, salvo si laenumeracin se limita a unos pocos datos como el nombre, la edad, el domicilio y elsexo cuyo manejo no plantea problemas, por lo menos mientras sean de usorigurosamente interno por el empleador y en conformidad con la legislacin. Lo que stenecesite saber slo podr determinarse, de hecho, en funcin de una situacin laboraldada. Tanto el volumen como el tipo de informacin que cabe legtimamente recabarvaran segn el tipo de trabajo, la posicin del trabajador o el contexto de una decisinque pueda afectar, por ejemplo, a los cambios estructurales en la empresa. En lugar deenumerar todos los datos que pueden manejarse, el repertorio enuncia reglas destinadasa garantizar la claridad de la operacin y el conocimiento de la misma por lostrabajadores. La mencin de la relacin de trabajo no es sino una indicacin del marcogeneral en el cual suele estar justificado el tratamiento de datos. La obligacin delempleador de garantizar una transparencia mxima, de modo tal que los trabajadoressepan la finalidad para la cual se someten a tratamiento los datos, fija a la prctica delacopio de datos un lmite claro y apegado a la realidad. Cuando se trate de trabajadoresque tiendan a permanecer durante toda su carrera con el mismo empleador, la referenciaa la relacin de trabajo comprende el tratamiento de datos que sean necesarios para laevolucin normal de una carrera normal en determinada empresa o administracinpblica.

5.2) De un principio subrayado en todas las normas nacionales e internacionales enmateria de proteccin de los datos se desprende una restriccin igualmente importante, asaber: el acopio de datos personales no autoriza al empleador a hacer uso de un modolibre e ilimitado de la informacin recogida. A1 detallar los fines especficos del acopiode datos, procede indicar tambin todas las formas futuras de utilizacin. Para garantizarla transparencia de la operacin y, por tanto, la posibilidad de que los trabajadorescontrolen la utilizacin de sus datos, el uso tiene que limitarse a los fines que les constany quedar inequvocamente definido antes de recabarlos. El principio de la finalidadexcluye, en particular, todo intento de aprovechar las oportunidades que ofrece lainformtica para una utilizacin plurifuncional de los datos. Pero, sobre todo cuando lostrabajadores suelen pasar ms o menos toda su vida laboral en la misma empresa, se debemitigar a veces el carcter obligatorio de la finalidad inicial, como es a menudo el casocuando se trata del perfeccionamiento de los recursos humanos. Puede ocurrir, porejemplo, que no se haya previsto la formacin en una especialidad dada en el momento dereunir los datos, y que convenga disponer de los que puedan habilitar al trabajador paraesa formacin. Por ello, el repertorio somete toda nueva forma de utilizacin de los datosa dos condiciones que la nueva forma de utilizacin sea compatible con la finalidad inicialy que el empleador adopte las medidas necesarias para evitar que la informacin quedetergiversada por haber cambiado el contexto (5.3). Sin embargo, en un caso concreto elrepertorio prohibe todo cambio de finalidad: no es lcito que las medidas adoptadas conmiras a garantizar el funcionamiento seguro y adecuado de los centros informticos y delos sistemas automatizados se utilicen para vigilar y juzgar el comportamiento y elrendimiento de los trabajadores (5.4). En consecuencia, el repertorio enuncia el principiogeneral en 5.2 y autoriza legtimas derogaciones, pero con las apropiadas garantas.

5.3) Tal como se menciona ms arriba, el repertorio autoriza el tratamiento de datospersonales para otra finalidad diferente de la prevista en su origen, con la condicin de queesa nueva finalidad sea compatible con la inicial, en cuyo caso se respeta el principio definalidad enunciado en 5.1. As, resulta perfectamente compatible con la finalidad inicial

Comentario

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que los datos personales sobre las calificaciones o el rendimiento de los trabajadores seutilicen para decisiones referidas a la introduccin de nuevas ventajas sociales. Por elcontrario, la utilizacin de los datos originariamente recabados para la facturacin yprocesados luego con fines disciplinarios vinculados al rendimiento es incompatible con eluso inicial de la facturacin a los clientes. Por ltimo, cuando el derecho de tratar datospersonales est estrictamente limitado por el repertorio (6.5), como es el caso de los datosreferidos a la vida sexual o las opiniones polticas, todo intento de ampliar las finalidadesdel procesamiento es incompatible, salvo en ciertas circunstancias excepcionales.

5.4) Para garantizar la seguridad y el adecuado funcionamiento de los sistemas deinformacin, se requieren medidas de orden tcnico y de organizacin con respecto a suuso (ver asimismo la seccin 7). Tales medidas comprenden, no obstante, una vigilanciapermanente, en particular de todas las personas que trabajan en los servicios informticos.En todas las reglamentaciones internacionales y nacionales que restringen el uso de datospersonales existen reglas que establecen estas medidas para una eficiente proteccin de losdatos y, probablemente, la introduccin de tales medidas es uno de los pocos casos en quese reconoce como indispensable la vigilancia continua de los trabajadores. Sin embargo,esta vigilancia prcticamente ilimitada debe compensarse mediante una limitacin muyestricta de los usos que se hacen de los datos reunidos por ese medio. Dichos datos debenser procesados nicamente para cumplir la finalidad por la cual se establece la vigilancia,es decir, el correcto funcionamiento del sistema. Por tanto, no deben servir para controlaro vigilar el comportamiento y los desplazamientos de los trabajadores. Esta regla no esaplicable a los casos en donde, por ejemplo, una persona que trabaje en un centro deinformtica haya infringido reglas de seguridad y los datos se procesen con finesdisciplinarios. Este uso es perfectamente compatible con los fines para los cuales se hanreunido los datos. Asimismo, dado que el propsito principal de esta disposicin es el deprohibir un control permanente por medio de medidas de seguridad, el descubrimientoaccidental de infracciones no relacionadas con el objetivo de las medidas no estara engeneral sometido a esta restriccin.

5.5, 5.6) Para evitar riesgos, no basta con que los datos que se manejan quedenrestringidos a finalidades especficas. La informacin obtenida mediante el tratamientode esos datos ha de ser situada en un contexto que permita evaluarlos correctamente. Porejemplo, el simple hecho de que, segn una lista obtenida de forma ordinaria encomputadora, ciertos trabajadores sean los de mayor ndice de absentismo no indicanada sobre las razones de su comportamiento y, por tanto, no puede justificar ni sudespido ni ninguna otra medida disciplinaria. Los procedimientos informticos nodispensan a los empleadores de consultar todos los datos necesarios para evaluar demanera acertada los resultados del tratamiento. Por lo mismo, el repertorio rechaza todaadopcin mecnica de decisiones y prefiere en lugar de ello una evaluacin claramenteindividualizada de los trabajadores. Sin embargo, debe aclararse que el acento recaesobre el trmino exclusivamente. El repertorio no rechaza la utilizacin deprocedimientos automatizados. Los empleadores tienen todo el derecho a usarlos parapreparar sus discusiones, con la condicin de que no se trate ms que de un medioauxiliar. No admitir que las decisiones se tomen nicamente sobre la base deltratamiento automatizado de datos personales es reconocer que los trabajadores tienenderecho a un trato equitativo. [Esta disposicin no ha sido concebida para un campo deaplicacin tan vasto como la Directriz de la UE.]


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5.7) Los hbitos adquiridos en materia de tratamiento de las informaciones no sonfciles de desarraigar, y una vez emprendida la recoleccin de ciertos datos, rara vez serenuncia a ella. As pues, los empleadores deberan examinar peridicamente si lainformacin buscada por ejemplo, en relacin con una evaluacin de operaciones deproduccin no podra obtenerse con otros datos, despersonalizados. Adems slo sepuede conseguir una proteccin eficaz si se tienen en cuenta los progresos constantes dela informtica. La proteccin de los trabajadores es un proceso continuo, y conviene quelos empleadores revisen con periodicidad la seguridad y las medidas de organizacinque se hayan adoptado en relacin con el tratamiento de datos personales.

5.8) Los trabajadores cuyos datos se procesen deberan estar informados y puestosal corriente acerca de las disposiciones que rigen la colecta de datos y de sus derechos alrespecto. Por tanto, el repertorio solicita que se mantenga informados a los trabajadoresy sus representantes.

5.9) Las restricciones que se imponen a la utilizacin de datos personales estndestinadas a los empleadores, pero tambin a los trabajadores que manejan esos datos enel ejercicio de sus funciones, por ejemplo, durante la negociacin y la firma de contratosde trabajo, el uso sistemtico de datos en los departamentos de personal y los centrosinformticos, los exmenes mdicos ordinarios y el acopio especial de datos paradeterminadas operaciones de vigilancia. Por consiguiente, la proteccin de los datosexige asimismo una formacin idnea de los trabajadores que los manipulanefectivamente. El repertorio dispone que las personas encargadas del tratamiento dedatos personales deberan recibir formacin peridica con el fin de estar al tanto de laimportancia y las consecuencias del tratamiento, as como de las responsabilidadesparticulares que tienen respecto de la aplicacin de los principios enunciados en elrepertorio.

5.10) Es muy importante insistir en el principio general de la no discriminacin enel empleo, con objeto de que la utilizacin de datos personales no comporte, directa oindirectamente, una discriminacin contra individuos o grupos de trabajadores (vase elrecuadro 2).

Recuadro 2

El Convenio nm. 111 de la OITLa medidas de proteccin de la vida privada de los trabajadores influyen en la

aplicacin del principio de la igualdad de oportunidades y de trato en el empleo, en virtuddel Convenio sobre la discriminacin (empleo y ocupacin), 1958 (nm. 111). LaComisin de Expertos en Aplicacin de Convenios y Recomendaciones se ocup deltema en su Estudio general de las memorias relativas al Convenio (nm. 111) y a laRecomendacin (nm. 111), desde el punto de vista de la proteccin contra ladiscriminacin en materia de acceso al empleo y la ocupacin y de las condiciones deempleo. Los ejemplos citados en el Estudio general se refieren al abuso en la utilizacinde datos de los expedientes de personal, a diversos exmenes y pruebas y ala indagacinde las creencias u opiniones de los trabajadores.

Comentario

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Las disposiciones correspondientes figuran en la seccin 6 del repertorio, queimpone restricciones al acopio de datos delicados. Se considera que ciertos datos son tanintrascendentes para el empleo, tan indiscretos o tan discriminatorios que no deberanrecabarse.

5.11, 5.12) Como otro principio general, los empleadores, los trabajadores y,cuando los hubiere, los representantes de los trabajadores deberan cooperar en laproteccin de los datos personales y en la elaboracin de una poltica de respeto a lavida privada, en conformidad con los principios enunciados en el repertorio. Adems,todas las partes deberan respetar el carcter confidencial de los datos personales.

5.13) Dada la dependencia de los trabajadores respecto de su empleo y laimportancia fundamental del derecho al respeto de la vida privada, el repertorioestablece que los trabajadores no pueden renunciar a ese derecho. No obstante, se sealaque el derecho al respeto de la vida privada no es absoluto y que es necesario tener encuenta el inters general, de acuerdo con la legislacin nacional.

6. Acopio de datos personales

6.1) Una gran parte del repertorio trata sobre el acopio de datos personales de lostrabajadores. El principio rector obedece a la concepcin comn a la mayora de lasleyes relativas a la proteccin de datos personales: los trabajadores deben ser la fuenteprimaria de toda informacin sobre su persona. nicamente en tal caso podrn sabercules son los datos que van a manejarse, tomar en consideracin sus consecuencias ydecidir si procede facilitar la informacin.

6.2, 6.3, 6.4) Por supuesto, el deber de obtener los datos directamente de lostrabajadores no excluye la posibilidad de recurrir a medios indirectos para recabarinformacin, por ejemplo, consultando a los ex empleadores del interesado. Sinembargo, los empleadores deben comunicar a los trabajadores la finalidad delprocesamiento, las fuentes utilizadas y la informacin solicitada, y pedirles suconsentimiento explcito. Para que los trabajadores puedan tomar una decisin bienfundada acerca del consentimiento, se les deber indicar las consecuencias posibles encaso de no otorgarlo. Por ejemplo, la falta de datos personales podra dar lugar a que nose otorgaran beneficios sociales. Cuando se encomiende a terceros o a una organizacinla tarea de recoger informacin, el empleador debera cerciorarse de que todas lasindagaciones se llevan a cabo cumpliendo rigurosamente las condiciones convenidascon los trabajadores. Procede, pues, indicar con claridad a esos terceros los datosnecesarios, as como los fines para los que hacen falta.

6.5-6.9) Aun siendo muy importante la participacin de los trabajadores, no se debetener un concepto exagerado de su impacto en la labor informativa. En general, el hechode que los trabajadores estn en una situacin de dependencia en el lugar de trabajo lesinducir a atender los deseos del empleador, y su participacin se limitar a un merotrmite. De ah que la mayora de los tribunales nacionales intenten impedir, sobre todoen el caso de los cuestionarios, el acopio de datos particularmente delicados. Se hacealgo parecido en muchas leyes de proteccin de datos, as como en el Convenio de 1981del Consejo de Europa y en las propuestas de la Directriz de la UE sobre datospersonales. Entre esos datos delicados se incluyen los referentes a la vida sexual de la


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persona, a su condicin de afiliado a un sindicato, a sus orgenes raciales, a susopiniones polticas, a sus creencias religiosas y a sus antecedentes penales.

No obstante, a pesar de lo delicado de esos datos, no se puede descartar pura ysimplemente su acopio. Por ejemplo, segn la legislacin nacional de que se trate, cabetomar en consideracin las ideas polticas en la contratacin de un periodista por unperidico afiliado a un determinado partido poltico, o bien la afiliacin a un sindicatoen relacin con la deduccin automtica de las cotizaciones sindicales. En resumen, elhecho de que se considere por lo general que ciertos datos son especialmente delicadosno basta para excluirlos de la tarea de acopio, pero s para que se respeten ciertosprincipios, con objeto de compensar la posicin ms dbil de los trabajadores en larelacin de empleo, que puede constreir su libertad de decisin al determinar lautilizacin de los datos que les ataen.

6.5) El repertorio precisa una serie de casos en los cuales la recoleccin de datosslo debera autorizarse con carcter excepcional y nicamente en la medida en que losdatos tengan una relacin directa con una decisin en materia de empleo. La recoleccinde esos datos siempre debe efectuarse, asimismo, en estricta conformidad con lalegislacin nacional, por ejemplo, de acuerdo con las leyes contra la discriminacin osegn las reglamentaciones sobre el tratamiento de datos delicados, comprendidas en lasleyes nacionales.

El primer caso es el de datos referidos a la vida sexual de los trabajadores. Cuandose trate de una acusacin de acoso sexual, puede necesitarse una recoleccin de datos deese tipo. Si hubiera procedimientos y obligaciones legales concernientes a una acusacinde acoso sexual y si el empleador pudiera tomar medidas sobre la base de unainvestigacin por ejemplo, mediante un procedimiento disciplinario , podranrecolectarse los datos necesarios para esa investigacin. Esos datos deben estar enrelacin con la acusacin y no ser utilizados ms que para ese fin.

En cuanto a los antecedentes penales, el acopio de datos debera limitarseexclusivamente a los que guarden una relacin manifiesta con el puesto de trabajo. Si setrata, por ejemplo, de un empleo consistente en cuidar nios o en ocuparse de ellos, lapersona interesada que hubiese estado condenada por haber importunado a un menor deedad debera tener la obligacin de declarar esta circunstancia. Anlogamente, en el casode un conductor profesional podra exigrsele que diese a conocer las sanciones penalesde que hubiera sido objeto por haber conducido en estado de embriaguez. Los datos deeste tipo deberan obtenerse directamente del interesado, para tener la seguridad de norecabar sino la informacin pertinente. Por la misma razn, no se debera permitir quelos empleadores pidan a los trabajadores que presenten una copia de sus antecedentespenales.

6.6) En lo que se refiere a la afiliacin a un sindicato, los empleadores puedenrecolectar datos sobre la afiliacin o las actividades sindicales en una organizacin detrabajadores, si es necesario, para acatar las disposiciones relativas a la deduccinautomtica de las cotizaciones sindicales, para facilitar el funcionamiento de los comitsde empresa, para cumplir con una obligacin legal de proporcionar informacin, etc.

6.7) El repertorio restringe el acopio de datos mdicos a los que sean necesariospara determinar si el trabajador es apto para determinado puesto de trabajo, puedecumplir las normas en materia de seguridad y de salud en el trabajo y puede tenerderecho a prestaciones sociales.

Comentario

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Sobre la conservacin y la comunicacin de datos mdicos tratan las secciones 8 y10 del repertorio. Se mencionan asimismo el Convenio (nm. 161) y la Recomendacin(nm. 171) sobre los servicios de salud en el trabajo, 1985.

6.8) Aunque se da por descontado que los trabajadores deben facilitar unainformacin fidedigna, el repertorio concuerda con muchos tribunales nacionales alconsiderar que, especialmente en materia de contratacin, est justificado que untrabajador se niegue a contestar preguntas incompatibles con lo previsto en el repertorio.En tales circunstancias, el empleador asume la responsabilidad de las respuestasincompletas o inexactas y, por consiguiente, no est habilitado para imponer sanciones.Adems, el empleador no debera aprovechar el hecho de que el trabajador interpretemal lo que se le pide y d una informacin adicional o que no venga al caso (6.9).

La conveniencia de que los empleadores tengan acceso a cierto tipo de informacinpersonalizada, y su obligacin de obtener datos directamente de los trabajadores, nosignifica que tengan plena libertad para escoger los medios de acopio. De acuerdo conlos principios destinados a proteger la dignidad de los trabajadores, no se puede pasarpor alto la intrusin en la vida privada de los trabajadores que entraan muchosexmenes o pruebas, como los destinados a determinar la aptitud fsica y psicolgica delos trabajadores o a comprobar su honradez. Debido a la gran diversidad de mtodosempleados y a la aparicin incesante de nuevas pruebas, el repertorio se refiereexclusivamente a unos pocos ejemplos tpicos. A este respecto, procede destacar que,conjuntamente con la Organizacin Mundial de la Salud, se ha tratado el tema de laspruebas de deteccin del VIH/SIDA1, y se imponen restricciones a la utilizacin depruebas psicolgicas en la Recomendacin sobre desarrollo de los recursos humanos,1975 (nm. 150).

6.10, 6.11, 6.12, 6.13) El repertorio se ocupa especficamente de cuatro tiposdiferentes de exmenes o pruebas:

6.10) En primer lugar, prohibe el uso de polgrafos y procedimientos similares.

6.11) En segundo lugar, indica que las pruebas de personalidad o cualesquiera otraspruebas similares deben conformarse a las disposiciones del repertorio y no puedenefectuarse en contra de la voluntad del trabajador. Los empleadores deben informar a lostrabajadores con anticipacin acerca de cualquier prueba que tengan la intencin deefectuar, as como de sus finalidades y sus consecuencias. Slo entonces los trabajadorespodrn comprender verdaderamente la importancia de la prueba y estarn encondiciones de formarse una opinin.

Asimismo, cuantas ms oportunidades se den a los representantes de lostrabajadores de influir en las prcticas de examen y prueba del empleador, tanto ms realresultar la proteccin que ofrece el requisito del consentimiento. Hace falta unalegislacin nacional que especifique en qu medida se requiere el consentimiento de losrepresentantes de los trabajadores o de los comits de empresa, y los requisitos queestablezca para la aplicacin de esas pruebas (por ejemplo, la confirmacin de suvalidez, el hecho de que corran exclusivamente a cargo de especialistas que tenganciertas calificaciones, o de que formen parte de una evaluacin global, realizada por un

1 OMS/OIT: Reunin consultiva sobre el SIDA y el lugar de trabajo: Declaracin, Ginebra, 27-29

de junio de 1988, documento WHO/GPA/INF/88.7, Rev.1.


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especialista competente) complementarn esta disposicin del repertorio. Deberadescartarse, por cierto, el recurso a la astrologa, la grafologa, etctera.

6.12) El tercer tipo de examen o prueba abordado especficamente en el repertorioes de carcter gentico, que debera limitarse a los casos enunciados explcitamente en lalegislacin. Se defienden cada vez ms estos exmenes con el argumento de queredundan en beneficio de los trabajadores al impedir los peligros derivados de suconstitucin gentica. Pero esos exmenes genticos pueden poner tambin demanifiesto una serie de datos muy personales, con graves secuelas para el futuro deltrabajador. No puede ser, pues, el empleador quien tome la decisin de someter a lostrabajadores a esos exmenes. Por el contrario, su utilizacin, si est autorizada, deberalimitarse a casos absolutamente excepcionales, cuando est justificada por razonesimperativas y cuando no haya una alternativa viable a las pruebas genticas. Incumbe allegislador zanjar esta cuestin.

A este respecto, conviene sealar que hay dos tipos de pruebas genticas: las deseleccin y las de deteccin. Las primeras se aplican una sola vez y se centran en lostrastornos o rasgos hereditarios del individuo. La deteccin gentica, en cambio, serefiere al examen peridico de las personas en relacin con cambios de su materialgentico provocados por factores ambientales (vase el recuadro 3, relativo a lavigilancia biolgica).

6.13) Por ltimo, el repertorio seala que la utilizacin de pruebas para la deteccinde drogas slo puede realizarse de conformidad con lo dispuesto en la legislacin y laprctica nacionales o en las normas internacionales. Como ejemplo de normasinternacionales, hace referencia al Repertorio de recomendaciones prcticas de la OITTratamiento de cuestiones relacionadas con el alcohol y las drogas en el lugar detrabajo y a Guiding principles on drug and alcohol testing in the workplace1.

Las tcnicas de vigilancia cada vez ms perfeccionadas suscitan problemassimilares. Los medios tradicionales de vigilancia, como la intervencin de telfonos o lavideovigilancia, se complementan de modo continuo con otros mtodos ms sutiles ytecnolgicamente adelantados, como el registro del correo electrnico y vocal. Adems

Recuadro 3

La Recomendacin nm. 171 de la OITEl subprrafo 2) del prrafo 12 de la parte B de la Recomendacin sobre los

servicios de salud en el trabajo, 1985 (nm. 171), titulada Vigilancia de la salud delos trabajadores, dice as:

Cuando exista un mtodo vlido y generalmente aceptado de vigilancia biolgica dela salud de los trabajadores para la deteccin precoz de los efectos sobre la salud de laexposicin a riesgos profesionales especficos, podr utilizarse dicho mtodo paraidentificar a los trabajadores que requieren un examen mdico detenido, sujeto alconsentimiento individual del trabajador.

1 OIT: Tratamiento de cuestiones relacionadas con el alcohol y las drogas en el lugar de trabajo,

Repertorio de recomendaciones prcticas (Ginebra, 1996); OIT Guiding principles on drug and alcohol

Comentario

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de esto, los trabajadores son objeto, en un nmero creciente de circunstancias, de unavigilancia indirecta. Por ejemplo, ciertos sistemas instalados sin duda alguna con otrosfines, como la observacin y anlisis de las operaciones, as como los dispositivos decontabilizacin de las llamadas telefnicas y de informacin sobre el personal, permitenrecabar datos que pueden transformarse con facilidad en medios de vigilancia.

6.14) El repertorio no prohibe la vigilancia de los trabajadores, pero fija lmites muyclaros. La vigilancia debe cumplir con dos condiciones. En primer lugar, slo puedeefectuarse si los trabajadores interesados han sido previamente informados acerca de lasintenciones del empleador. En consecuencia, antes de que se pongan en marcha lasactividades de vigilancia, los trabajadores deben conocer las finalidades de sta y sabercon precisin en qu perodos se efectuar. En segundo lugar, los empleadores no tienenla libertad de elegir el mtodo y los medios de vigilancia que ellos consideren como losmejor adaptados a sus objetivos. Por el contrario, deben tener en cuenta lasconsecuencias que puede tener la vigilancia respecto de la vida privada de lostrabajadores y deben dar preferencia a los medios que tengan los menores efectos en eseplano.

En cuanto a la vigilancia secreta o permanente, el repertorio adopta un enfoquedecididamente ms restrictivo. Se ha probado que una vigilancia permanente es causa deuna ansiedad constante, que a su vez puede originar enfermedades fsicas operturbaciones psicolgicas. Por tanto, se la debe limitar a los casos en donde lavigilancia es necesaria para hacer frente a problemas especficos relacionados con lasalud y la seguridad o la proteccin de los bienes. En cuanto a la vigilancia secreta, sloes aceptable en la medida en que est prevista por ciertas disposiciones de la legislacinnacional. Puede ser indispensable para efectuar investigaciones acerca de actividadesdelictivas u otras infracciones graves. No obstante, el repertorio subraya que no bastacon sospechar tales actividades o infracciones. El empleador est autorizado al uso dela vigilancia secreta nicamente cuando existan sospechas razonablemente justificadasde actividades delictivas u otras infracciones graves. Como ejemplo de infraccingrave, se menciona el acoso sexual, que puede no ser calificado necesariamente comoactividad delictiva.

7. Proteccin de datos personales

7.1) El repertorio, as como otras reglamentaciones referidas al tratamiento dedatos personales, prescribe la adopcin de medidas especficas de orden tcnico y deorganizacin con el fin de asegurar que se restrinja el acceso a dichos datos y se losproteja contra prdidas, y que se excluya la posibilidad de acceder a ellos, utilizarlos,modificarlos o divulgarlos sin autorizacin. En diversos manuales o directrices quetratan de la seguridad de los datos se presentan medidas para su adopcin. Elrepertorio destaca, no obstante, que no hay reglas generales abstractas acerca de lasmedidas, ya que stas dependen de las circunstancias del tratamiento. Los empleadoresdeberan adaptar su enfoque a las condiciones especficas con que se procesen losdatos personales.

testing in the workplace, en Drug and alcohol testing in the workplace (Ginebra, 1993), adoptado por laReunin internacional tripartita de expertos, del 10 al 14 de mayo de 1993, Oslo (Hnefoss), Noruega.


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8. Conservacin de datos personales

8.1) Slo se deberan conservar los datos personales acopiados de conformidadcon los principios enunciados en el repertorio. Asimismo, se necesitan reglasespecficas.

8.2) Tal como ya se hace en la mayor parte de los pases, los datos mdicosdeberan conservarse separadamente de todos los otros datos relativos a lostrabajadores (vase recuadro 4) Su conservacin debera confiarse de modo exclusivoa personal especializado y obligado a guardar secreto mdico. Para evitar cualquierriesgo de interpretacin inadecuada, en la seccin 6.7 se indica que la referencia adatos mdicos slo es aplicable a los datos acopiados por personas que respeten lasreglas de confidencialidad mdica.

El repertorio no prohibe la computarizacin de ciertos datos particularmentedelicados, como los de orden mdico o psicolgico, pero pueden originarse problemassi no se almacena de ese modo todo el registro completo. Por tanto, debe prestarseespecial atencin al almacenamiento computarizado de datos personales ya quepresenta varios peligros: el fichero informtico puede ser incompleto, la utilizacin depalabras claves para caracterizar los datos puede inducir a error, existe la posibilidadde traspasar ciertos datos de un fichero a otro, y puede no ser factible controlar elacceso a los datos tan fcilmente como en el caso de los archivos manuales. Estospeligros slo pueden evitarse si el almacenamiento computarizado no se limita a losdatos sino que abarca tambin el contexto en que stos se mencionan (vase elrecuadro 5).

Recuadro 4

La Recomendacin nm. 171 de la OITEl subprrafo 1) del prrafo 14 de la Recomendacin sobre los servicios de

salud en el trabajo, 1985 (nm. 171) dice as:

Los servicios de salud en el trabajo deberan consignar los datos relativos alasalud de los trabajadores en expedientes de salud personales y confidenciales.

8.3, 8.4) Para garantizar la transparencia del tratamiento de datos, los empleadoresdeberan suministrar con regularidad a los trabajadores las informaciones generalessobre el modo de tratamiento, los tipos de datos conservados respecto de los individuos,los terceros a los que se han comunicado datos sobre los trabajadores y los usos internosde los datos personales. Los trabajadores deben saber no slo a qu terceros les han sidocomunicados los datos que les conciernen, sino tambin conocer el movimiento internode los datos personales en la empresa o la administracin. Asimismo, se deber procedera verificaciones regulares para asegurarse de que los datos sean exactos y completos.

8.5) La limitacin del tratamiento de datos a usos especficos limita igualmente laduracin del mantenimiento de los datos. Una vez alcanzada la finalidad concreta dedicho tratamiento, procede destruirlos. Slo estar justificado guardarlos despus de esemomento cuando sigan siendo necesarios como medio de prueba en conexin con una

Comentario

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relacin de trabajo en curso o ya pasada. Cuando una empresa cese su actividad, losdatos personales de los trabajadores que se hayan tratado en relacin con esa actividaddebern ser destruidos, a menos que la legislacin nacional exija que se conservenciertos datos y determine las condiciones para ello (8.5 b)).

Recuadro 5

La Recomendacin nm. 171 de la OITEl prrafo 15 de la Recomendacin sobre los servicios de salud en el trabajo, 1985 (nm.

171) dice as:

La legislacin nacional, la autoridad competente o la prctica nacional basada enpautas de tica reconocidas deberan prescribir las condiciones y el perodo deconservacin de los expedientes personales de salud, las condiciones relativas a latransmisin y comunicacin de tales expedientes, y las medidas necesarias parapreservar su carcter confidencial, en particular cuando las informaciones quecontienen se hallen registradas en una computadora.

Esta regla general queda complementada con una disposicin especfica sobre losdatos que presentan los candidatos a un empleo para facilitar la decisin del posibleempleador. Una vez elegido un candidato, deberan destruirse los datos referentes a losdems candidatos, salvo cuando se guarde una lista de candidatos eventuales, previa suaprobacin.

8.6) Con el fin de evitar que la codificacin de datos personales restrinja laproteccin de los trabajadores y las posibilidades de acceso, el repertorio indica que elalmacenamiento y la codificacin de datos deben ser transparentes.

9. Utilizacin de datos personales

9.1) El trmino tratamiento se define de modo amplio en la seccin 3.2 y abarcala recoleccin, el almacenamiento y la comunicacin, as como cualquier otra forma deutilizacin de los datos personales. Por tal razn, en la seccin 9.1 se precisa que losprincipios enunciados en las secciones 6, 8 y 10 respecto de la recoleccin, conservaciny comunicacin se aplican tambin a cualquier otro uso. El propsito es garantizar quelos datos recolectados y conservados de acuerdo con las disposiciones del repertorioslo se utilicen de conformidad con dichas disposiciones.

10. Comunicacin de datos personalesEn la comunicacin externa de datos debe respetarse el principio segn el cual slo

pueden manejarse datos de trabajadores para fines referidos a una relacin de empleoespecfica. Por ello, el repertorio prohibe la transmisin de datos con fines comerciales ode mercadotecnia, a menos que los trabajadores interesados hayan dado expresamente suconsentimiento (10.2). Por fines comerciales se entiende los casos en los cuales sevenden los datos a otras empresas que los utilizan para sus propios fines, por ejemplo, demercadotecnia. Los fines de mercadotecnia no incluyen los casos en que las empresas


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usan informaciones acerca de las calificaciones particulares de sus trabajadores para suspropios fines.

Por otra parte, es evidente que los trabajadores deben aceptar la comunicacin desus datos personales cuando se rige por disposiciones legales, como las relativas a losimpuestos pblicos, a la seguridad y salud en el trabajo, al seguro de desempleo y a lasobligaciones de sustento de los hijos, o en el caso de un procedimiento judicial porterminacin del contrato de un trabajador (10.1 b)).

Asimismo, el repertorio establece que los trabajadores deben aceptar lascomunicaciones de datos personales a terceros cuando sean necesarias para prevenir unriesgo grave e inminente para la vida o la salud (10.1 a)), o si lo requiere elmantenimiento de la relacin de empleo (10.1 c)), o la aplicacin del derecho penal(10.1 d)).

En todos los dems casos, deben ser los trabajadores quienes decidan si sus datospueden ser entregados a terceros, especialmente cuando se trate de empleadorespotenciales. Por tal razn, el repertorio exige el consentimiento documentado deltrabajador (10.1), y destaca la obligacin del empleador de advertir al destinatario quelos datos slo podrn utilizarse para los fines con los que hayan sido comunicados(10.4). Los trabajadores podrn demandar a un tercero si se utilizaran indebidamente losdatos.

No siempre es fcil distinguir entre las transmisiones externas e internas,especialmente en el caso de las comunicaciones entre empresas pertenecientes a unmismo grupo. En lo referente al tratamiento de datos, el criterio determinante debe ser larelacin de trabajo existente, y no los vnculos jurdicos o econmicos entre lasempresas, ni los intereses generales del grupo. Cuando se comunican datos a unaempresa que no sea el empleador inmediato, deben aplicarse las reglas que rigen lascomunicaciones externas. El mismo principio es aplicable en el caso de organismosoficiales diferentes (10.3).

10.4) En caso de comunicaciones regulares, el empleador y el tercero podrnestablecer un protocolo para determinar los usos previstos y confirmar que eldestinatario de los datos siga las instrucciones del empleador en lo referente altratamiento. Asimismo, tambin podra indicarse que el tercero ser responsable enprimera instancia del tratamiento correcto de los datos.

Normalmente, por comunicacin de los datos se entiende su transmisin a terceros.No obstante, el requisito de que el tratamiento de datos debe limitarse a fines especficosslo puede satisfacerse si se aplica un concepto ms amplio, que englobe de maneraexplcita las transmisiones internas. Ni las empresas privadas ni los servicios estatalespueden considerarse como unidades de informacin en cuyo interior los datos personalespueden circular libremente. Adems de las informaciones generales que los empleadoresdeben suministrar respecto del tratamiento de datos personales de conformidad con laseccin 8.3, el repertorio prescribe la limitacin de las comunicaciones internas. Losempleadores deberan suministrar a los trabajadores informaciones acerca de los finescon que se tratan internamente los datos personales que les conciernen (10.5). Elrepertorio no exige, sin embargo, que los empleadores informen a los trabajadoresrespecto de cada comunicacin. En la mayor parte de los casos, bastar darinformaciones acerca de las comunicaciones que se efectan regularmente y acerca delas transmisiones particulares de datos personales. El repertorio indica asimismo que elacceso interno a tales datos debera restringirse a las personas cuya funcin especfica

Comentario

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as lo exigiera. Slo se deber

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