PropuestaPosa’s Video Club

30 de marzo de 2004

Presentadores

Margarita Ortíz Quirindongo, Gerente

Ramiro Goitía Cobian, Analista

Wilfredo Romero Torres, Analista

Jessika Ruiz Aragonés, Documentalista

Richard Muñoz Rodríguez, Apoyo Técnico

Frank Bayrón Rodríguez, Apoyo Técnico

Héctor Ortíz Hernández, ApoyoTécnico

Nuestra Misión

Desarrollar soluciones eficientes para empresas que busquen la mejor herramienta para desarrollo de sus sistemas con el fin de disminuir costos, aumentar ganancias y reducir riesgos.

Nuestra Visión

Que todos nuestros clientes cuenten con información clara, completa y segura para tomar decisiones.

De esta forma logramos que el nivel de productividad en el manejo de la información de la empresa se incremente sustancialmente.

Introducción

Las computadoras y los sistemas de información ocupan ahora un sitio importante en las empresas donde facilitan la operación eficiente.

Los sistemas proporcionan información tanto para la solución de problemas como para identificar oportunidades.

Más que desarrollar un sistema, nosotros presentamos soluciones con el propósito de maximizar ganancias y minimizar costos.

Introducción (Cont.)

Posa’s Video Club, empresa la cual está comprometida en servir a todos sus clientes utilizando los más modernos recursos tecnológicos en el mercado para ofrecer un servicio eficiente y de alta calidad.

Este proyecto tiene como meta desarrollar una aplicación que automatice las operaciones de Posa’s Video Club, con el propópito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.

Organización Operacional

Calendario del Proyecto

Organización Operacional (Cont.)

Entregas del Proyecto Aspectos de este sistema que se entregarán, tanto al cliente como al patrocinador del proyecto, son:

Presentación al patrocinador del proyecto de la fase de planificación.

Presentación al cliente sobre Solutions Inc. Presentación al patrocinador del proyecto sobre la

fase de análisis y diseño. Presentación al cliente sobre la fase de análisis y

diseño del sistema. Entrega del proyecto al cliente y al patrocinador

del proyecto.

Análisis de Requisitos

Meta General Este proyecto consiste en la creación de un

sistema automatizado para la compañía Posa’s Video Club. La meta general de nuestro sistema es la creación de una aplicación que automatice las operaciones del video, con el propósito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.

Esto permitirá un manejo eficaz sobre la información de la compañía.

Hallazgos

Breve Historia de la Compañía El video fué adquirido por medio de una

sociedad entre Juan Cruz y Miguel Cruz en mayo de 1998. Al cabo de varios meses, en agosto Juan Cruz salió de la sociedad y le vendió su parte a Miguel Cruz convirtiéndose éste en propietario único del video.

El negocio empezó con 149 socios y ahora consta de 926 socios activos.

Los dueños del negocio contemplan la posibilidad de abrir otra sucursal del video en el pueblo de Ciales ó de Manatí.

Hallazgos(Cont.)

Hallazgos (Cont.)

Política y Cultura Organizacional Posa’s Video Club es un negocio familiar, donde el

dueño es el jefe de la familia, la gerente es la esposa y los hijos y familiares cercanos son los empleados.

El contable y el analista financiero son consultores externos que brindan un servicio temporero a la empresa. La misión de la empresa es expandir su mercado de ventas en diferentes puntos de la isla convirtiéndose en una franquicia.

Hallazgos (Cont.)

Proceso Actual Posa’s Video Club actualmente no posee un

proceso automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.

Esto hace que el proceso sea uno totalmente manual e ineficiente y propenso a perder información.

Hallazgos (Cont.)

El proceso que llevan a cabo los empleados de Posa’s Video Club es el siguiente:

Cliente Nuevo:

1. Cliente solicita entrar al club.

2. Empleado busca la solicitud para nuevos socios.

3. Siguiendo una numeración manual le asigna un número de socio.

4. El empleado escribe la información básica del cliente.

5. Se prepara un expediente y se coloca en un archivo físico.

Hallazgos (Cont.)

CLIENTE

EMPLEADO

EMPLEADO ASISTE AL CLIENTE Y SOLICITA

INFORMACIÓN

ARCHIVO

TODA LA INFORMACIÓN ES DOCUMENTADA

EN PAPEL

CLIENTE NUEVO

CLIENTE LLEGA POR PRIMERA

VEZ Y COMPLETA FORMULARIO

Hallazgos (Cont.)

Alquiler o Compra:

1. Cliente desea alquilar una película o comprar algún artículo.

2. El empleado busca en el archivo el expediente del socio.

3. El empleado verifica si tiene la cuenta al día y de tener algún retraso calcula manualmente el recargo.

4. El empleado busca en los estanes la película deseada por el cliente.

5. El empleado anota el récord del cliente las transacciones pertinentes.

Hallazgos (Cont.)

6. El empleado verifica si le corresponde alguna de las ofertas.

7. Anota en el expediente del cliente el día que deberá ser entregada la película.

8. Se le cobra al cliente la cantidad indicada.

Hallazgos (Cont.)

$

$

$

CLIENTE RENTA PELICULA

EMPLEADO

CLIENTE SE IDENTIFICA CON SU

NÚMERO SOCIO PARA RENTAR UN

VIDEO

PERSONA QUE ASISTE AL CLIENTE

PUEDE SER UN EMPLEADO O EL

DUEÑO

ARCHIVO DE LOS SOCIOS DEL CLUB

ARCHIVO DE OFERTAS

BUSQUEDA MANUAL EN

ARCHIVOS DE LOS SOCIOS DEL

VIDEO CLUB

OFERTAS VARÍAN SEGÚN

LA RENTA

APUNTES DE LA RENTA

ALQUILER DE PELICULAS SE ANOTA EN UNA

LISTA SEPARADA

RENTAR VIDEO

Hallazgos (Cont.)

Al momento de entrega:

1. El empleado busca el expediente.

2. Verifica la fecha de entrega.

3. Calcula la cantidad del recargo(si aplica).

4. Procede a cobrarle al cliente.

Proceso de Inventario:

Al recibir mercancía, clasifican las películas por medio de prefijos:

Hallazgos (Cont.)

DISTRIBUCIÓN

RECIBO

ARCHIVOS

EMPLEADO

MOSTRADOR

CORREO

ORDEN Y RECIBO DE MERCANCIA

ORDEN POR CORREO

ENTREGA DE PELICULAS

ENTRAR INFORMACIÓN A LOS ARCHIVOSRECIBIENDO

PELICULAS

Necesidades y Áreas de Crecimiento

Actualmente Posa’s Video Club no cuenta con un sistema automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.

Todas las operaciones de éste negocio son completamente manuales. El negocio necesita automatizar sus funciones para lograr agilizar los procesos y brindar un servicio eficiente y de alta calidad.

Algunas áreas de crecimiento en éste negocio son las siguientes:

OperacionalTécnicaAdministrativa Inventario Punto de VentaClientesEmpleados

Solución Propuesta

La solución recomendada de acuerdo a las necesidades presentadas consiste en la construcción de una herramienta que permita a los dueños y empleados del negocio Posa’s Video Club llevar un control automatizado sobre las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.

Le proponemos el desarrollo de un sistema que automatice las operaciones diarias de la empresa para tener un manejo eficaz sobre la información de las operaciones de la compañía.

Solución Propuesta (Cont.)

El sistema utilizará una base de datos que contenga: Clientes Empleados Inventario Ofertas Historial de Ventas

“Video Sales System” (VSS) es un sistema de información distribuído el cual se centra en la automatización de un video club.

Para la creación del sistema se usará SQL y Visual Basic.Net.

Solución Propuesta (Cont.)

El sistema VSS cuenta con cinco sub-sistemas:Mantenimiento de clientes.Mantenimiento de empleados.Mantenimiento de inventario.Mantenimiento de ofertas.Punto de venta.

1Client

Manteniance

2Employee

Manteniance

3Inventory

Manteniance

4Offer

Manteniance

5Point

OfSale

Solución Propuesta (Cont.)

Punto de VentaDeberá estar conectado a la caja

registradora.Tendrá un sistema de rastreo: Pistola

y Código de Barras.Estará capacitado para generar

reportes básicos de ventas e inventario.

Solución Propuesta (Cont.) Diagramas de Relaciones entre Entidades

Seguridad

MstEmployeeOptions

PK,FK1 k_nEmployeeIDPK,FK2 k_nMenuID

MstMenuOptions

PK k_nMenuID

FK1 k_nCompanyID sMenuDescription

MstCompany

PK k_nCompanyID

sCompanyName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone

MstEmployee

PK k_nEmployeeID

FK1 k_nCompanyID sFirstName sSecondName sMiddleName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone dContractedDate sUserName sPassword sSocialSecurity bRecordStatus sTerminationDate dAddDate dChangeDate dInactiveDate

Security

Solución Propuesta (Cont.)

Inventario

mstActor

PK k_nActorID

sRealActorName sArtisticName dBirthDate

mstProduct

PK k_nProductID

FK2 k_nCompanyIDFK1 k_nActorID sProductName sProductDescription bRecordStatus dAddDate dChangeDate dInactiveDate bNewReleaseFlag nSellingPrice nCost nCategory

productDetail

PK k_nCopyID

FK1 k_nProductID bRentedStatus nQtyOfItems

Inventory

Solución Propuesta (Cont.)

Punto de Venta

TransactionDetail

PK k_nTransactionDetailID

FK2 k_nTransactionIDFK1 k_nCopyID cTransactionAmount bOfferFlag bDelinquencyStatus

mstClient

PK k_nClientID

FK1 k_nCompanyID sFirstName sSecondName sMiddleName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone dRecordStatus sLicenseNumber sSocialSecurity dAddDate dChangeDate dInactiveDate

mstSituation

PK k_nSituationID

FK1 k_nTransactionID dSituationDescription

mstOffer

PK k_nOfferID

FK1 k_nCompanyID sOfferName sOfferDescription nDayOfWeek nNumberOfReqTransaction nNumberOfReqTransactionNR bRecordStatus

Transaction

PK k_nTransactionID

FK2,FK3 k_nCompanyIDFK1 k_nClientID k_nEmployeeID dTransactionDate cTransactionTotalFK4 k_nOfferID bTransactiuonStatus

Point of Sale

Solución Propuesta (Cont.)

Interfaz del Usuario El diseño seleccionado para la interface del

sistema permite al usuario seleccionar la base de datos a la cual tiene acceso, de acuerdo a su nivel de seguridad, y ejecutar las opciones disponibles.

La interface está diseñada para proveer una imágen consistente en todas las pantallas.

Diseño de Pantallas