PROPUESTA PARA TALLERES DE INTEGRACION DE LA TECNOLOGIA, ESCANEO DE DOCUMENTOS Y SERVICIOS DE DIGITALIZACION

PARA El MUNICIPIO DE AGUADILLADr. Edgar León – TecMedic Systems, Inc.

Junio 30, 2014

Problema Actual Que Causa El Exceso de Papel:

Las agencias de gobierno actualmente tienen una cantidad enorme de papel acumulado en sus oficinas y edificios el cual es difícil de buscar, catalogar, devolver y archivar. Esto es debido a que todavía se usan documentos de papel para presentar proyectos legislativos. También es un peligro eminente en caso de fuego e inundaciones la seguridad de los documentos es otro factor determinante. También la falta de información a los departamentos que necesitan de la información archivada en papel.

Para ser eficiente, competitivo y ahorrar mucho dinero en papel se necesita obtener el acceso rápido digitalizado las 24 horas del día. Para poder ofrecer un servicio de calidad a los ciudadanos hay que digitalizar todos los papeles y convertirlos a forma electrónica. Es imperante tener a todos los empleados entrenados en tecnología para producir y adquirir los documentos e información de forma electrónica por medio de la internet.

Esta propuesta es en respuesta a la gran necesidad de servicios de entrenamiento de tecnología, escaneo y digitalización de documentos para poner a la disposición de los ciudadanos toda la información del gobierno y restaurar los documentos que por condiciones del tiempo y edad del documento los mismos han sufrido daños en su estado original. El dejarlos sin digitalizar puede llevarlos a peder toda la información por un fuego, una tormeta,

inundaciones, o animales e insectos que destruyan el papel.

TecMedic Systems es una compañía nueva del oeste con el conocimiento y equipo necesario para hacer el trabajo de forma rápida y con calidad profesional para todas las agencias del gobierno. Esto incluye entrenamientos de tecnología para personal del gobierno, transformar digitalmente documentos como récords de personal, notas, mapas, diagramas, planos, fotos, permisos, certificados,

licencias, contratos, facturas y todo documento de papel.

Proponemos:

1. Llevar a cabo entrenamientos de Tecnología para los Legisladores Municipales de AguadillaEs imperativo que todos los legisladores municipales estén altamente capacitados para leer, analizar, investigar y manejar información de forma digital. Este proceso provoca un servicio mas rápido a los ciudadanos y una alta eficiencia en el sistema de gobierno.

Esto se consigue por medio de un entrenamiento intensivo, dinámico y efectivo de cinco (5) clases y dos (2) horas cada clase. También requiere la compra de 21 tabletas electrónicas con teclado inalámbrico para uso de los legisladores y una nueva red de servicio WIFI de alta capacidad (10 Megas dedicado mínimo) para el uso especifico del área donde trabajan los legisladores del municipio. En adicion a esto requiere la compra de una tableta electronica gigante de 65 pulgadas con capacidad WIFI para poder participar de los eventos mundiales y comunicarse con el exterior.

Es recomendable tambien tener una plataforma electrónica en la nube para guardar toda la información y archivos. Tambien para que se pueda accesar de forma facil y rápida. El entrenamiento cubrirá el uso de la plataforma creada especificamente para este proposito municipal.

Al finalizar el entrenamiento, el legislador podra no tan solo leer sus documentos de forma digital sino tambien comunicarse con sus constituyentes de forma electronica en cualquier momento usando las herramientas digitales existentes.

Localización del trabajo: TecMedic Systems esta localizado en Mayagüez y es una compañía puertorriqueña creando nuevos trabajos modernos para esta área oeste de la isla.

Acceso Electrónico: TecMedic Systems les ofrecerá un acceso electrónico

continuo y seguro a los documentos digitalizados. Un precio por ese servicio estará incluido en el contrato de servicio profesionales estipulado. Esto varia por el tiempo requerido de trabajo y la condición de los documentos.

Derechos de Autor: TecMedic Systems le proveerá al contratante los derechos de autor de todos los documentos escaneados. No se le darán estos documentos a nadie excepto al contratante directamente a una cuenta la cual el contratante tendrá total control de distribuir los datos electrónicos.

Entrenamientos: TecMedic Systems ofrecerá entrenamientos y consultoría a los contratantes que deseen proveer su propio servicio de digitalización usando

las maquinas escáner Fujitsu que mejor se acomode al trabajo y presupuesto.

Garantía:TecMedic Systems le dará por escrito al contratante los términos de la garantía y mantenimiento de lo datos escaseados por los siguientes servicios.Escaneo de Documentos (1 año)Restauración de Documentos (1 año)Indización de Documentos (manual) (1 año)Recuperación de Documentos (1 año)Transferencia de Documentos (1 año)

TecMedic Systems capturará todos los documentos físicos que sean considerados relevantes por el contratante. TecMedic Systems Ie dará las imágenes en formato TIFF, por lo menos en 200 puntos por pulgada en blanco y negro.

Plan de Operación/ Tabla de TiempoTrabajos Claves TiempoPlaneo e Investigación Se hará al inicio del periodo de planeo (7 días iniciales)Cartas de Compromiso Se hará al inicio del periodo de planeo (7 días iniciales)Reclutamiento del personal Se hará al inicio del periodo de planeo (7 días iniciales)Relocalización de documentos Se hará al inicio del periodo de planeo (7 días iniciales)Entrenamiento de Personal Sera ContinuoEscaneo y Clasificación El primer año para cumplir con la cantidad de documentosInformes Al final del primer año de trabajoEvaluación Se hará de forma cumulativa

BeneficiosMejorar el acceso de los récords usando la internetSimplificar el proceso de búsqueda de información valiosa para el empleado y los clientesEliminar la manera inadecuada y peligrosa de almacenar recordsSalvar los récords importantes que están en mal estado físico y por ley hay que conservarlos.Obtener un espacio nuevo de oficinas para uso de servicios a los clientes.Contribuir al servicio rápido y seguro por internetMejorar y facilitar la manera que se encuentran los récordsEstablecer una manera estándar de buscar y archivar récordsMejorar las comunicaciones entre empleados de la administración.Ayudar al ambiente de Puerto Rico.Eliminar la duplicidad de records de papelEliminar el gasto excesivo de papel y fotocopiarAhorrar en renta de fotocopiadorasAhorrar en renta de edificios de almacén de records* nota: También se pueden digitalizar grabaciones de video, grabaciones de audio, fotografías, microfichas, planos y otros materiales.

Sobre Nosotros:

TecMedic Systems, Inc., es un negocio innovador el cual entre una variedad de servicios provee los servicios de digitalización y manejo de documentos, de expedientes, y trituración de expedientes de todo tipo. Nuestro equipo consta de maquinas para escanear documentos, computadoras, servidores, equipo telefónico, equipo de trituración de documentos, equipo de reciclaje de papel y un área para almacenar cajas de documentos cuando así lo necesite el cliente.

También provee una serie de talleres continuos para todos los clientes de forma que puedan manejar sus archivos electrónicos de manera eficiente.

El negocio de digitalización de TecMedic Systems, Inc. esta liderado por el Dr. Edgar León – Vicepresidente de Tecnología, Investigaciones y Desarrollo de TecMedic Systems, Inc. El Dr. León cuenta con un doctorado en aplicaciones de computadoras y tecnología de la Educación de la Universidad de Estado de Michigan. Además ha trabajado como profesor de la Universidad del Estado de Michigan y de Puerto Rico Recinto de Aguadilla con mas de 27 años de experiencia en el campo de la tecnología e informática.

Para mas información nos puede llamar al 787-560-8719.

Cotización de Servicios

Propuesta de Tecnología Para El Municipio de Aguadilla

1. 21 tabletas electrónicas con teclado - $9,450 + IVU $661.00 = $10,111

2. Cinco clases de tecnología aplicada de dos horas cada clase - $4,500

3. Servicio de internet WIFI = $2,400 por año (vendedor externo)

4. Dos Monitores de 60 pulgadas y abrazaderas con capacidad WIFI y tacto = $6,500

5. 1 set de bocinas y amplificador digital con micrófonos inalámbricos = $3,000

6. 1 Escaner Fujitzu de alto rendimiento con garantía de un año= $1,600.00

Total = $27,600.00

Nota: La instalación de los monitores y equipo de audio será cotizada aparte.

Nota: La trituración de documentos será cotizada aparte.

Nota: El Servicio de digitalización de documentos será cotizado de acuerdo a la demanda, por fases y por acuerdo mutuo. Usualmente es a razón de 3 centavos por pagina.