SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

ESCUELA NACIO

PROPUES

BIBLIOT

CIENTÍFICO

MÉXICO, D.F.

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

NAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

TA DE APLICACIÓN DE REINGENIERÍA EN LA

ECA ACADÉMICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS

S Y TECNOLÓGICOS NO. 2, MIGUEL BERNARD.

T E S I N A

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN BIBLIOTECONOMÍA P R E S E N T A: CAROLINA ESTRADA GARCÍA

ASESOR: LIC. RICARDO MONTES GÓMEZ

2004

TABLA DE CONTENIDO Introducción i

I. Bibliotecas de Nivel Medio Superior (B.N.M.S) 1

1.1 Biblioteca Escolar 2 1.2 Biblioteca Académica 3 1.3 Biblioteca Universitaria 4 1.4 Bibliotecas Académicas y la necesidad del cambio 7

1.4.1 Bibliotecas mexicanas y la Reingeniería 11 1.5 Reingeniería, antecedentes 15

1.5.1. Definición 17 1.5.2 Palabras claves de la definición 19 1.5.3 Principios de la Reingeniería 20 1.5.4 Metas de la Reingeniería 21 1.5.5 Metodología 22

II. Antecedentes Históricos del Sistema Bibliotecario del Instituto Politécnico Nacional 24

2.1. Biblioteca Central 24 2.1.2 Centro Nacional de Información y Documentación 25

Científica y Tecnológica (CENIDT) 2.1.3 Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología 26 2.2 Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 2 “Miguel Bernard” 31 2.2.1 Biblioteca Ing. Manuel Velázquez de León Escárcega 35

III. Diagnóstico de la Biblioteca del Centro de Estudios Científicos 38 y Tecnológicos No. 2 “Miguel Bernard”

3.1 Estructura Orgánica 38 3.2 Recursos Humanos 39 3.3 Capacitación 40 3.4 Material y Equipo 41 3.5 Presupuesto 42 3.6 Procesos bibliotecarios 44 3.7 Selección 44 3.8 Adquisición 46 3.8.1 Adquisición por compra 47

3.8.2 Adquisición por donación 49 3..8.3 Registro y Control 50

3.9 Evaluación de las colecciones 51 3.10 Descarte 52 3.11 Organización Técnica 59

3.11.1 Proceso Físico 59 3.11.2 Catalogación 59 3.11.3 Clasificación 61 3.11.4 Indización 62

3.12 Servicios 64 3.12.1 Préstamo Interno 64 3.12.2 Préstamo a Domicilio 65 3.12.3 Préstamo Interbibliotecario 65 3.12.4 Elaboración de Bibliografías 66 3.12.5 Internet 67 3.12.6 Base de Datos 68

3.13 Obtención de la muestra para el cuestionario aplicado en

la Biblioteca del Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 2 “Miguel Bernard” 70

3.13.1 Afijación Proporcional 72 3.13.2 Forma de aplicación 74 3.13.3 Resultado del cuestionario aplicado a alumnos 75 3.13.4 Resultado del cuestionario aplicado a maestros 85 3.13.5 Resultado del cuestionario aplicado al personal 95

3.14 Análisis del cuestionario aplicado a alumnos 103 3.15 Análisis del cuestionario aplicado a maestros 105

3.16 Análisis del cuestionario aplicado al personal 106

IV. Propuesta de aplicación de Reingeniería en la biblioteca Académica del 109

Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 2 “Miguel Bernard.”

4.1 Procesos Bibliotecarios (rediseño) 111 4.2 Proceso para la selección de materiales 112 4.3 Proceso de Adquisición 115 4.4 Registro y Control 122

4.5 Proceso de Evaluación y descarte de las colecciones 124 4.6 Proceso físico 126 4.7 Proceso de Catalogación 128 4.8 Proceso para la Clasificación del material 132 4.9 Proceso para la Indización del material 134 4.10 Servicios 137 4.10.1 Préstamo Interno 138 4.10.2 Préstamo Interbibliotecario 140 4.10.3 Elaboración de Bibliografías 142 4.10.4 Internet 144 4.10.5 Base de Datos 146 4.10.6 Servicio de Consulta 148 4.10.7 Actualización de Credencial 149 4.10.8 Adeudos 150 4.10.9 Renovaciones 151 4.10.10 Ordenación de la Estantería 153 4.10.11 Elaboración de Estadísticas 154

4.11 Propuesta de un Nuevo Organigrama 156

4.11.1 Jefatura 157 4.11.2 Secretaria 159 4.11.3 Coordinador de Procesos Técnicos 160 4.11.4 Auxiliar de Análisis Bibliográfico 161 4.11.5 Coordinación de Servicios al Público 162 4.11.6 Auxiliares de Servicios al Público 163

4.11.7 Personal 165 4.11.8 Actualización 166 4.11.9 Herramientas y equipo 166 4.11.10 Creación del Objetivo, Misión y Visión 167

4.12 Uso de Indicadores en los Procesos 168

4.12.1 Estructura Organizacional 169 4.12.2 Recursos Humanos 170 4.12.3 Colección Documental 171 4.12.4 Proceso Técnico 174 4.12.5 Servicios 176 4.13 Elementos de Evaluación Futuros 182

4.13.1 Indicadores Financieros 182 4.13.2 Equipo 182 4.13.3 Espacio Físico 182 4.13.4 Proceso Técnico 183 4.13.5 Adquisición de Material 183 4.13.6 Evaluación de las Colecciones 184 4.13.7 Servicios 184

Conclusiones 185 Obras Consultadas 188 Glosario de Términos 193

INTRODUCCIÓN

Este siglo se ha caracterizado por un nuevo orden económico, celebración de tratados de

libre comercio, modelos educativos tendientes a la competitividad, entre otros de igual importancia que han marcado la pauta en las organizaciones, para la creación de nuevos enfoques administrativos, que logren desafiar las necesidades que la sociedad demanda.

Las organizaciones de cualquier giro o razón social, para alcanzar el éxito han tenido que modificarse de acuerdo a los requerimientos que se han originado; de tal suerte, que la resolución a estos desafíos ha requerido nuevas habilidades, métodos, técnicas; en resumen se requiere de una nueva forma de hacer las cosas.

Las bibliotecas son organizaciones milenarias que al igual que las grandes empresas han tenido que modificarse con la finalidad de cumplir con su misión de ser el medio entre la información y el usuario.

Debido a la importancia que en la actualidad tiene la información como elemento fundamental para el desarrollo de las comunidades; la existencia de bibliotecas bien articuladas con servicios ágiles y oportunos que cubran las demandas de información dentro del sector educativo es trascendente.

Ante este panorama, se consideró que era relevante realizar un estudio que permitiera promover un cambio en la biblioteca académica del Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos (CECyT), Miguel Bernard, perteneciente al Instituto Politécnico Nacional (IPN); ya que se han detectado problemas que impiden satisfacer en buena medida, las necesidades informativas de la comunidad politécnica.

En este sentido, se pensó que el cambio debía involucrar los procesos básicos de trabajo, ya que a partir de estos es que se obtienen los productos que ofrece la biblioteca a su comunidad. Las características de almacenamiento, procesamiento, distribución y acceso a la información que se presentan en la citada biblioteca requirió de la revisión de alternativas que representaran la posibilidad de ofrecer soluciones. Fue entonces que se decidió hacer uso de la Reingeniería, técnica gerencial de actualidad.

El objetivo fue diseñar mediante la metodología de la Reingeniería, un análisis diagnóstico de cómo se encuentra la biblioteca y ofrecer un propuesta de rediseño de la misma.

Para desarrollar la presente investigación, se partió de la premisa de que si la biblioteca presentaba deficiencias en su organización, entonces la metodología de la reingeniería posibilitaría su rediseño. Se realizó este trabajo con el propósito de dar a conocer una opción para reinventar a las organizaciones bibliotecarias del Instituto Politécnico Nacional y otras que se encuentren bajo condiciones similares, a través de la aplicación de nuevos principios tendientes al cambio constante.

i

Lo anterior debido a que se ha detectado que en la biblioteca del CECyT se ha estado realizando el trabajo de manera aislada, rutinaria y a veces desorganizada, mediante la ejecución de procesos complejos con una nula perspectiva a futuro.

El presente estudio se basa en el análisis situacional, llevando a cabo la recolección de la información en la biblioteca a través del uso de técnicas documentales y de campo. Con la investigación documental se pudieron formular las bases teóricas que dieran sustento al trabajo, y con la técnica de campo se pudo recabar información para la construcción de antecedentes históricos, procesos administrativos del CECyT, opinión de la comunidad acerca de la biblioteca, así como experiencias del uso de reingeniería en bibliotecas mexicanas.

La formulación de esta propuesta se distribuyó de la siguiente manera:

En el capítulo 1 se habla sobre las bibliotecas al servicio de la educación, con la finalidad de ubicar a las bibliotecas de nivel medio superior; ya que se observó que la literatura bibliotecológica no las define con precisión. Para esto, fue necesario efectuar una revisión conceptual de los siguientes tipos de bibliotecas: biblioteca escolar, biblioteca universitaria y biblioteca académica. Al realizar este análisis nos percatamos de la heterogeneidad de conceptos, siendo el concepto de biblioteca académica quién de acuerdo a sus características presentaba mayor flexibilidad para ubicarlas dentro de esta tipología.

Asimismo, otro de los puntos que se tratan en este capítulo, dada la complejidad del tema (reingeniería), fue la formulación del marco teórico; se inició con sustentar la nuevas tendencias en las bibliotecas académicas que han orillado a estás a modificar sus esquemas de trabajo a través del uso de diversas técnicas administrativas, entre ellas, la reingeniería. Para fundamentar la factibilidad de utilizar a la Reingeniería en bibliotecas; dentro de este capítulo se expusieron casos de bibliotecas mexicanas que hicieron uso de está técnica. Entre las experiencias abordadas, tenemos a la Biblioteca de la Universidad Iberoamericana, campus Puebla y la Biblioteca de Ciencias Exactas perteneciente al Centro de Investigación y Estudios Avanzados (CINVESTAV).

La información se recopiló, a través de la visita directa a las bibliotecas, y resultó de gran ayuda para el desarrollo de este documento, ya que se obtuvieron las experiencias de estas unidades de información, con la aplicación de la reingeniería; esta tarea fue básica ya que fueron prácticas efectuadas en México; representando así un apoyo valioso para el desarrollo de este trabajo.

Este capítulo termina con la exposición de conceptos fundamentales para comprender qué es la reingeniería y cómo se aplica, así como bajo que principios trabaja y qué palabras son claves para definirla. También se plasmó de qué manera se aplicaría la metodología de la reingeniería para efectos de este trabajo, así como las herramientas que se utilizarían.

El capítulo 2, se enfocó a enmarcar el contexto histórico que dio origen y desarrollo a la hoy, biblioteca del CECyT 2 Miguel Bernard. Se empezó con la descripción de la formación del sistema bibliotecario del IPN, hasta la forma en que se encuentra hoy, resaltando la relación que guarda con la biblioteca del CECyT. Se prosiguió con los antecedentes históricos del CECyT y el contexto que se tiene con la biblioteca.

ii

iii

El capítulo tres se dedicó para aplicar el primer paso de la metodología de la reingeniería, que consistió en hacer un diagnóstico de la biblioteca, lo que permitió identificar las problemáticas y necesidades, las limitaciones y debilidades para llevar a cabo una gestión eficiente. Se describieron el flujo de los procesos bibliotecarios así como aspectos de recursos humanos, materiales, de equipo y servicios y las características generales de la estructura organizacional que presenta la biblioteca. Se presenta la aplicación de un cuestionario de manera estratificada a tres subgrupos que fueron: alumnos, maestros y personal bibliotecario, con la finalidad de conocer de los dos primeros, la opinión que se tiene con respecto a la biblioteca; y en el segundo caso, para valorar el conocimiento del personal ante su labor cotidiana; esta acción favoreció la evaluación de nuestra organización bibliotecaria a partir de los datos obtenidos por medio del cuestionario, en donde se contemplaron a los distintos actores que intervienen el funcionamiento de la biblioteca.

En el capítulo cuatro se presenta una propuesta de alternativas viables, que se recomiendan para implementar el rediseño de la biblioteca del CECyT, con el objeto, de que a partir de esas acciones, la biblioteca pueda responder a las necesidades de docentes, alumnos y comunidad en general. Esta propuesta contempla modificaciones de la estructura organizacional así como el establecimiento de perfiles y funciones idóneos para lograr un mejor funcionamiento además se contempló la construcción de indicadores que permitan evaluar periódicamente su impacto y revalorar su funcionamiento; posteriormente se estableció la diagramación de los procesos estipulando el marco normativo a que quedarían sujetos, así como el procedimiento para cada actividad, a continuación se presentaron las conclusiones emanadas de esta investigación, así como las obras consultadas, glosario de términos y anexos necesarios para la comprensión de este trabajo.

Finalmente, se agradece el apoyo proporcionado por la Universidad Iberoamericana, campus Puebla y a la Biblioteca de Ciencias Exactas perteneciente al Centro de Investigación y Estudios Avanzados (Cinvestav), quienes colaboraron compartiendo información de gran valor para el desarrollo de esta investigación.

CAPITULO I

BIBLIOTECAS DE NIVEL MEDIO SUPERIOR ( B.N.M.S.)

Las instituciones de educación en toda nación son de gran relevancia para la sociedad, ya que por medio de estas se otorga una formación profesional en alguna rama de la ciencia a los individuos. En este sentido, las bibliotecas académicas, vienen a ser un apoyo para el desarrollo de las actividades educativas.

Durante el siglo XX hemos sido testigos de una avalancha de información sin precedentes; siendo el libro uno de los vehículos de transmisión cultural más importante, ya que apoya el desarrollo intelectual de los habitantes de un país a través de los acervos contenidos en las bibliotecas de las instituciones educativas, sirviendo como interfaz para el acceso al conocimiento. Ahora bien, dicho conocimiento se obtiene a través de la información contenida en diversos soportes, la cual crece aceleradamente convirtiéndose en un elemento indispensable para la toma de decisiones: de un individuo, empresa o país. Esta producción masiva de información ha provocado que las sociedades modernas requieran con mayor prontitud y rapidez el intercambio de datos. Ante esta circunstancia, las entidades bibliotecarias a través del tiempo, han tenido que adaptarse a las nuevas demandas, de tal manera que cubran ciertos perfiles de necesidades informativas. Tal es el caso de las bibliotecas académicas, quienes se han enfrentado a retos que requieren mantener una organización sólida en sus procesos esenciales, con la finalidad de realizar constantemente acciones renovadoras para enfrentar los desafíos presentes y futuros.

Bajo esta perspectiva, las bibliotecas de Instituciones de Nivel Medio Superior

(NMS) cobran relevancia, pues los usuarios que la conforman, en su mayoría adolescentes; son jóvenes que se preparan para formar parte dentro de una actividad en el sector productivo o de servicios, o bien para continuar su formación a nivel profesional; y por lo tanto se requiere que este tipo de bibliotecas cumplan las expectativas que el sector educativo solicite.

“Ante un periodo histórico de cambios vertiginosos en todos los ámbitos sociales, una población mayoritariamente joven está más abierta a la transformación. En particular los egresados de las escuelas de nivel medio superior representan las primeras generaciones que desafían ya los primeros efectos de una economía basada en el conocimiento”1. Bajo este criterio podemos reflexionar que las instituciones de nivel medio superior en general, cobran relevancia desde el momento en que los jóvenes que las conforman se encuentran en una etapa de transición hacia una opción terminal. Constantemente escuchamos en los medios de comunicación la necesidad de diversos sectores de generar estrategias acordes a las exigencias de este tiempo, es por ello que los servicios que apoyan esta labor deben ser eficientes para coadyuvar en esta tarea y es aquí donde intervienen las bibliotecas adscritas a dichas instituciones.

1 CASTAÑÓN, Roberto y SECO, Rosa María. La educación media superior en México : una invitación a la reflexión. México : Limusa, 2000. p. 52.

1

Una vez que se abordó la importancia de las bibliotecas de Nivel Medio Superior, se consideró pertinente para el desarrollo de dicho trabajo de investigación; ubicar dentro de la teoría bibliotecológica a este tipo de bibliotecas; ya que esta investigación centrará la atención en la biblioteca de Nivel Medio Superior del Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 2 “Miguel Bernard” (CECyT 2) adscrita al Instituto Politécnico Nacional; y se optó por describir de manera general a cada uno de los diversos tipos de bibliotecas que se encuentran en instituciones educativas, como son: la biblioteca escolar, la biblioteca académica y la biblioteca universitaria; esto con el fin de unificar criterios de interpretación y generar una definición propia para este documento.

Se observó que la literatura bibliotecológica en México no define con claridad el

tipo de biblioteca a la que pertenecerían aquellas que se encuentran dentro de una institución de Nivel Medio Superior (bachillerato); por lo tanto fue necesario realizar una revisión teórica sobre estos términos como sigue:

1.1 BIBLIOTECA ESCOLAR

La biblioteca escolar es la base fundamental para el desempeño en la calidad de la enseñanza y el fomento al hábito en la lectura, ya que es el lugar donde el estudiantado empieza la interacción con catálogos manuales, así como materiales de consulta y colecciones generales tanto en papel como en medios recreativos y de esparcimiento.

Empezaremos por definir la biblioteca escolar.

En su libro titulado bibliotecas escolares, Gastón Litton comenta que el veterano bibliógrafo mexicano Juan B. Iguíniz define así este término: “una institución de trabajo para uso del profesorado y, principalmente, del alumnado de las escuelas, colegios, universidades y demás planteles educativos. Su organización ha sido muy bien estudiada hasta en sus menores detalles en los países anglosajones”2.

Pues bien, según Marzal García – Quismondo en su obra: La biblioteca de Centro y

la biblioteca de aula define a ésta como: “un centro dinámico de aprendizaje, integrado en una escuela para informar, instruir y recrear a los alumnos”3.

Por su parte Beatriz Ferroni de Sierra nos dice: “la biblioteca escolar es una

institución del sistema social que organiza materiales bibliográficos, audiovisuales y otros medios y los pone a disposición de una comunidad educativa. Constituye parte integral del sistema educativo y comparte sus objetivos, metas y fines. Es un instrumento del desarrollo del currículum y permite el fomento de la lectura y la formación de una actitud científica. Constituye un elemento que forma al individuo para la educación permanente, fomenta la creatividad, la comunicación, facilita la recreación, apoya a los docentes en su capacitación

2 LITTON, Gastón. Bibliotecas escolares. Buenos Aires : Bouker, 1974. p. 15 3 MARZAL GARCÍA-QUISMODO, Miguel Ángel. La biblioteca de Centro y la Biblioteca de Aula. Madrid : Castalia : Ministro de Educación y Ciencia, 1991. p. 36.

2

y les ofrece la información necesaria para la toma de decisiones en el aula. Trabaja también con los padres de familia y con otros agentes de la comunidad”.4

Manuel Moreno señala que: “La biblioteca escolar es un servicio que una escuela

ofrece a sus maestros y a sus alumnos para: aumentar los conocimientos y la cultura de los usuarios, proporcionar distracción y esparcimiento dándoles ocasión de formarse a la responsabilidad y constancia”5.

Por otro lado, la UNESCO señala que “la biblioteca escolar es aquella que da acceso

a información e ideas que son fundamentales para un desempeño exitoso en la sociedad actual, cada vez más orientada hacia el manejo de la información y de los conocimientos. La biblioteca escolar, dice desarrolla en los alumnos habilidades de aprendizaje para toda la vida, y estimula sus capacidades imaginativas, ayudándoles de esta manera a asumir su papel como ciudadanos responsables”6. Como podemos observar no hay una definición clara de lo que es una biblioteca escolar, ya que para unos autores como el bibliógrafo mexicano Juan B. Iguíniz, considera que este tipo de bibliotecas están dentro de aquellas instituciones de educación en sus diferentes niveles, básico, medio superior y superior; sin embargo otros autores nos dicen que estas bibliotecas son aquellas que proporcionan conocimientos básicos de la enseñanza y por lo tanto su quehacer primordial es sistematizar las áreas del conocimiento que forman parte de la educación básica al mismo tiempo que apoyan a los docentes a introducir a los alumnos al hábito a la lectura como una forma de esparcimiento, por lo que se puede concluir que la biblioteca escolar en México es aquella que por su naturaleza esta dentro de las instituciones de nivel básico como son primaria y secundaria y donde sus alcances están delimitados a fortalecer el contacto inicial con la información a través de libros de texto y lecturas recreativas, ofreciendo servicios tradicionales. 1.2 BIBLIOTECA ACADÉMICA

La biblioteca académica, que a continuación describiremos, es aquella que sirve a alumnos de instituciones educativas, la cual cuenta con acervos seleccionados ampliando así los conocimientos que manejan los planes y programas de estudio . Es así como resulta imprescindible realizar el análisis de las siguientes definiciones.

El Glosario de la A.L.A de Bibliotecología y Ciencias de la Información define a la biblioteca académica como: “aquella que forma parte integral de un colegio, universitario, una universidad o de una institución académica superior, y que se organiza y administra para sus utilización por los estudiantes, facultad o personal de la institución afiliada a ella”.7

4 DROBA, Ana. La biblioteca popular pública y escolar : una propuesta para su organización. 2a ed.. Buenos Aires : CICCUS, 1997. p.271. 5 MORENO, V. Manuel. Organización de la Biblioteca escolar. México : Progreso, 1977. p.7-9 6 UNESCO. La biblioteca escolar en el marco de la enseñanza y del aprendizaje para todos : el manifiesto sobre la biblioteca escolar. s.l. : National Library of Canada, 2000. [p. 2.]. 7 HEARSTSILL, John. Glosario A.L.A : de Bibliotecología y Ciencias de la Información. Madrid : Díaz de Santos, 1988. p. 2

3

En la International Enciclopedia of Information and Library Science se refiere a la biblioteca académica como “aquella que refleja la filosofía de un instituto, diseñan sus colecciones y servicios de la educación, sus propósitos y objetivos son apegados a los de la institución a la cual pertenecen”8.

Ma. de la Luz Arguinzóniz define a la biblioteca académica como “todas aquellas

bibliotecas de escuelas primarias, secundarias y las universitarias; cuyo objetivo es servir a los alumnos de las instituciones educativas antes mencionadas a través de un acervo completo el cual se vera reflejado en una amplia gama de conocimientos que satisfagan las necesidades requeridas por los programas de estudio e investigación dentro de la institución a la cual esta adscrita”.9

Finalmente el Harrod´s Librarian´s Glossary, nos dice que las bibliotecas académicas son “aquellas de universidades, politécnicos, colegios escuelas y otras instituciones educativas.”10. El análisis nos remite a plantear que las bibliotecas académicas al igual que las escolares, carecen de unificación de términos, ya que mientras unos autores mencionan que estas son las que pertenecen a escuelas de nivel superior, otros difieren mencionando que son todas aquellas que se encuentran en instituciones de educación sin importar el nivel académico. 1.3 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

La biblioteca universitaria colabora en la formación de futuros profesionistas y por ello sus características, funciones, metas y sobre todo los servicios son muy diferentes porque están encaminados al cumplimiento de tareas académicas e investigaciones que realizan docentes y alumnos de dicha institución. Lo anterior se constatará con las siguientes definiciones José Martínez de Souza la define como “biblioteca que pertenece a una universidad o institución equivalente y cuyos fondos bibliográficos están a disposición de los alumnos para el cumplimiento de los fines universitarios y bibliotecológicos”11. “La biblioteca universitaria cumple una función de apoyo directo a la vida académica: a la docencia, a la investigación y a la extensión de la cultura. Proporciona en sus materiales bibliohemerográficos y en otras múltiples presentaciones, la información que da cuerpo a la estructura curricular de los planes de estudio, programas y proyectos de investigación. Asimismo contribuye a la formación integral de universitarios, en la medida

8 FEATHER, John. International Enciclopedya of Information and Library Science. New York : Routledge, 1997. p. 254 9 ARGUINZÓNIZ, María de la Luz. Guía de Biblioteca : funciones y actividades. 2ª ed. México : Trillas, c1983. p. 33-35. 10 PRYTHERCH, Ray. Harrod`s Librarians Glossary. 8th.ed. Great Britain : Wower, 1995. p. 3 11 MARTÍNES DE SOUZA, José. Diccionario de bibliología, y ciencias afines. 2ª ed. (corr. aum.). Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. p. 100

4

que les proporciona y les pone acervos que amplían la cultura general y entrelazan diversas áreas del conocimiento”.12

Son muy importantes para la formación de los futuros profesionistas del país dice Ma. De la Luz Arguinzóniz, “estas bibliotecas deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado, ya que en ellas llegan personas que colaboran en programas de investigación.”13

Este tipo de bibliotecas tiene un campo de acción claramente definido ya que los diferentes autores concuerdan con las características, funciones y objetivos así como de la razón de existencia de la misma dentro de una institución de educación superior, en donde en comparación con las bibliotecas escolares, las universitarias tienden a la especialización de su acervo y manejan servicios con un valor agregado.

De las definiciones anteriores se desprende que la Biblioteca Escolar y la Biblioteca Universitaria así como todas aquellas bibliotecas inmersas dentro de una institución educativa pueden denominarse como Bibliotecas Académicas por el hecho de servir a la educación caracterizándose cada una de ellas por el tipo de usuario al cual sirven.

A partir del análisis de los diferentes tipos de bibliotecas al servicio de la educación

se decidió ubicara las bibliotecas de NMS como Bibliotecas Académicas debido a que los modelos educativos en bachillerato que se ofrecen en México y que mencionaremos a continuación muestran que las instituciones educativas realizan actividades no sólo formativas sino de capacitación para el campo laboral. Las opciones de bachillerato son las siguientes:

a) “Educación general preuniversitaria (bachillerato-universitario): en donde se

contribuye a la formación general en conocimientos y habilidades de quienes se preparan para continuar estudios superiores.

b) Formación profesional (profesional – técnico): contribuye a la formación de

técnicos medios especializados destinados al mercado de trabajo; esto es especializa al alumno en la aplicación técnica de conocimientos y habilidades en actividades laborales precisas, haciendo así no solo la tara formativa sino también la práctica productiva.

c) Educación tecnológica (bivalente): Esta incluye los dos tipos anteriores es una

preparación técnica y la requerida para tener acceso a la educación superior tecnológica. El tipo de educación ofrecida es propedéutica para el ingreso a licenciaturas tecnológicas, ciencias exactas, biológicas, y administrativas. También ofrece un título de técnico que posibilita al egresado a ingresar al campo laboral.

12 GUZMÁN JIMÉNEZ, Rodolfo. Bases para la racionalidad del Sistema bibliotecario universitario. México : Universidad Nacional Autónoma de México, 1984. p. 105. 13 ARGUINZÓNIZ, Op. cit. p.4

5

d) Capacitación para el trabajo.- que consiste en formar a los individuos a través de

capacitación desarrollando en los capacitados habilidades, destrezas, aptitudes y actitudes necesarias para desempeñar tareas propias de una actividad determinada, dentro del sector productivo o a manera de autoempresa.”14

Estas opciones educativas dependen de varios elementos para poder realizar sus

actividades, tal como señala Roberto Castañón y Rosa María Seco “la educación de este nivel aún no es posible evaluarla ya que está depende de varios aspectos: de las estructuras curriculares, las condiciones de operación de las escuelas, que dependen de los recursos de cada plantel, las características socioeconómicas de la población estudiantil, la disponibilidad y calidad de laboratorios, talleres, equipos, instalaciones, servicios bibliotecarios, de información y otros apoyos académicos”15. Con esta aseveración reafirmamos que las bibliotecas en este nivel son más que un lugar que resguarda libros, su función va en busca de una integración social es decir a través de sus actividades colabora de manera dinámica con la misión y visión institucionales al proporcionar el saber almacenado en diversos recursos informativos de manera oportuna. Una vez que abordamos los diferentes tipos de bibliotecas al servicio de la educación, concluimos que las bibliotecas de NMS, no podrían ubicarse dentro del tipo de bibliotecas escolares ni universitarias, ya que estas tienen claramente definido su campo de acción en nivel primaria, secundaria y superior. Por otro parte se pudo apreciar que las bibliotecas de NMS, presentan ciertas características debido a sus objetivos, misión, funciones y servicios; por lo tanto se decidió denominar a estas bibliotecas como Académicas, pues esta tipología abarca todos los niveles educativos permitiendo situarlas bajo este término.

A continuación se dará la definición de Biblioteca Académica, que se construyó para este documento.

Se concibe a la Biblioteca Académica como: Un subsistema dinámico de una institución educativa, cuya misión, visión y

objetivos están dentro del marco de la misma; orientados a la administración de recursos documentales y a la prestación de servicios articulados, que permitan a su comunidad adquirir, transmitir, incrementar y apoyar las actividades de docencia, investigación y difusión de la cultura a través de diversos procesos encaminados a consolidad su compromiso social. En el siguiente punto señalaremos los sucesos que han marcado cambios en las bibliotecas académicas, el porqué se ha tenido que utilizar nuevas técnicas administrativas, tales como la Reingeniería, con el propósito de desempeñar adecuadamente su función y así cumplir con los nuevos esquemas que este la sociedad exige.

14 CATAÑÓN, Op. cit. p. 29. 15 Ibidem, p. 99.

6

1.4 BIBLIOTECAS ACADÉMICAS Y LA NECESIDAD DEL CAMBIO

Cada periodo histórico se ha caracterizado por cambios ya sean sociales, culturales, tecnológicos, científicos y económicos; actualmente el fenómeno de la globalización es un factor que ha provocado el resurgimiento de las organizaciones a través de innovaciones que consoliden su existencia.

En el ámbito de las organizaciones con ánimo de lucro, este acontecimiento a modificado las antiguas formas de producción, los métodos de trabajo y la competencia en los mercados; si durante los siglos XVIII y XIX la producción en serie era lo más importante para el desarrollo de una empresa; actualmente la calidad y el servicio son la clave del crecimiento.

El hacer frente a los cambios y desafíos de cada época, para subsistir , trajo consigo varias técnicas administrativas en el ámbito empresarial, tal es el caso de la Teoría conocida como la Escuela de la Administración Científica de Frederick Taylor, la Escuela de las Relaciones Humanas de Elton Mayo, o bien la Teoría “X” y teoría “Y” realizada por Douglas Mc Gregor; por citar algunas, que al transcurrir de los tiempos han sido la base para formular otras que respondan a las nuevas demandas; tal es el caso del Benchmarking, TQM, y más recientemente la Reingeniería.

Como resultado las bibliotecas académicas, también han presentado una evolución en diversos periodos históricos. Sus métodos y procedimientos de almacenamiento y transferencia de información han sufrido cambios significativos y es que desde el momento en que éstas se encuentran dentro de instituciones educativas, son factor de sobra para modificar continuamente sus esquemas de trabajo según las necesidades existentes.

La biblioteca académica al igual que organizaciones con fines lucrativos ha resentido el impacto de las nuevas tecnologías, los esquemas internacionales, así como la adopción de nuevas prácticas administrativas.

En el presente para las naciones, su economía gira en torno al conocimiento, la ciencia y la tecnología; los cuales se diversifican con rapidez generando ahorro de tiempo en los procesos, mano de obra y abaratamiento en la inversiones; ocasionando de diversos sectores, la solicitud de profesionales calificados, a las instituciones educativas.

Es entonces que las bibliotecas académicas considerando está atmósfera sufren otra metamorfosis, se vuelven sistemas dinámicos y con mucho peso dentro del sector educativo; ya que están colaborando en la construcción del conocimiento dentro de las aulas; donde las necesidades de información cambian constantemente.

7

“Las compañías deben estar en capacidad de reconocer la oportunidad, diseñar una solución, determinar su impacto en la operación y a continuación ejecutar los cambios significativos en un lapso de meses y no de años. El problema radica ahora en cómo sobrevivir, en como competir de manera eficaz”16.

Bajo esta tendencia es imprescindible que las bibliotecas académicas orienten su

quehacer; es verdad que la cita se refiere a empresas lucrativas, pero debemos recordar que toda empresa produce algún producto y otras ofrecen servicios; las bibliotecas al ser un subsistema de organizaciones educativas, no van en busca de una ganancia económica sino por un bien social; y por lo tanto su actividad esta encaminada a la prestación de servicios, siendo estos el producto ofrecido a una comunidad que debido a factores externos ejerce una presión a las entidades bibliotecarias para cuestionarse sí pueden desempeñar mejor su función y de qué manera pueden ampliar beneficios.

La biblioteca como subsistema abierto recibe información externa, de tal manera que se ve obligada a generar cambios. En el siguiente esquema tratamos de representarlo. FACTORES EXTERNOS

Nuevos modelos Demandas educativos de información Acontecimientos mundiales Avances tecnológicos Competencia con las y científicos bibliotecas de la periferia

BIBLIOTECA

ACADÉMICA

1.2. Esquema de factores externos que intervienen en un subsistema

Estos factores influyen fuertemente ya que provienen directamente de la sociedad

quién demanda satisfacción de necesidades; en este caso informativas.

De esta manera los recursos informativos que poseen las bibliotecas académicas se convierten como un derecho de su comunidad a tener acceso al conocimiento acumulado por la humanidad en todas los ámbitos; pues como señala Roberto Castañón “una población educada, informada, alerta, capacitada y motivada es más eficiente que la que carece de dichos atributos”17.

16 MORRIS, Daniel. Reingeniería : cómo aplicarla con éxito en los negocios. México : Mc Graw-Hill, c1994. p. 65. 17 CASTAÑÓN, Op. cit. p. 13.

8

Sin embargo sabemos que el crecimiento de la información es acelerado y es difícil que una biblioteca pueda adquirirla y controlarla toda, de manera rápida y eficaz.

En este sentido las bibliotecas académicas deben repensar cómo están realizando los procesos que dan vida a su existencia y que generan insumos para el sector educativo; ya que se dice que el éxito de una organización depende de cuán bien puedan cumplir y satisfacer las cambiantes demandas de los clientes que para el caso de las bibliotecas son los usuarios.

Asimismo las bibliotecas académicas, en la actualidad deben evitar la perpetuación de procesos tradicionales que no se ajusten a los requerimientos existentes, revalorar su esquema de acción, empezando con la creación de una misión, visión y objetivos acordes a las perspectivas de la institución educativa en la cual se encuentren.

La diversificación educativa, en repuesta a los acontecimientos mundiales y las demandas del sector industrial, requiere apoyos para culminar su misión, uno de ellos son sin duda las bibliotecas académicas. Pero ¿cómo afrontar estas circunstancias?.

Existe dentro de la administración moderna una técnica gerencial denominada

REINGENIERIA, la cual señala Daniel Morris “se utilizará para describir cualquier organización corporativa o institucional, estén o no cambiando los procesos comerciales. Como tal, la reingeniería afectará a caso todos los estamentos en las compañías, desde las medianas hasta las grandes, incluyendo a las instituciones sin ánimo de lucro”18, en donde entran las bibliotecas académicas como productoras de servicios y como instituciones no lucrativas.

Si tomamos en cuenta los cambios en el entorno mundial; las bibliotecas deben cambiar, ir en busca del aumento de su productividad, reflexionar sobre su valor como subsistema dentro de las instituciones educativas, consolidar sus procesos de una manera más simple involucrando al recurso humano, reduciendo costos y tiempo generando servicios de calidad.

Estos aspectos son elementos que la reingeniería toma en cuenta para su aplicación y serán desarrollados con mayor profundidad más adelante; lo que ahora es importante; es resaltar que esta nueva técnica gerencial mantiene sus principios con base en la calidad, costo, tiempo y ciclo de un servicio; por lo que para las bibliotecas académicas representa una alternativa de superación

Muchos podríamos mantenernos escépticos en aceptar que está nueva técnica administrativa pudiera ser utilizada en el ámbito bibliotecario; sin embargo ya se han realizado proyectos aplicados a bibliotecas, los casos que a través de la búsqueda documental y de campo se encontraron, son principalmente en bibliotecas de los Estados Unidos; en Brasil y Cuba; en cuanto a México se logró obtener información sobre la aplicación de esta técnica en dos instituciones; que son: la Universidad Iberoamericana,

18 MORRIS, Op. cit. p. 2

9

Campus Puebla y la Biblioteca de Ciencias Exactas perteneciente al Centro de Investigación y Estudios Avanzados (CINVESTAV).

10

1.4.1 BIBLIOTECAS MEXICANAS Y LA REINGENIERÍA.

Para hablar sobre el fenómeno de la reingeniería dentro de las bibliotecas mexicanas fue necesario acudir a dos ejemplos tales como: el caso del Centro de Información Académica de la Universidad Iberoamericana, Plantel Golfo-Centro y el que se realizó en la biblioteca de Ciencias Exactas perteneciente al Centro de Investigación y de Estudios Avanzados (CINVESTAV).

En ambos casos se recurrió a la reingeniería con el objetivo primordial de crear las condiciones necesarias para el mejoramiento de diversos servicios y procesos técnicos, además de la reducción su plantilla laboral.

Habremos de iniciar con el caso del Centro de Información Académica de la Universidad Iberoamericana, Plantel Golfo-Centro (UIA) en donde la reingeniería se llevó a acabo debido que en la Universidad estaba realizando un cambio de sistematización en donde la biblioteca también fue participe.

La reingeniería se hizo con la idea de forjar una nueva organización ya que antes de

aplicarla existían estructuras jerárquicas rígidas y existían discordias y rivalidades entre el personal del área de Servicios al Público y el personal de Procesos Técnicos.

Dichos sucesos, llevaron a crear una nueva organización en el Centro de

Información Académica (CIA) por medio de una propuesta escrita que describe detalladamente el perfil de profesional que se requería y por otra parte establece y delimita las funciones de cada área de dicho Centro.

Pero, ¿cuáles fueron las áreas donde se aplicó la reingeniería?; el primer cambio fue

en el área de PROCESOS TÉCNICOS nombre que se le dio hasta el año de 1994, ya que se realizó una modificación en la estructura tradicional de funciones para cambiarla a un organigrama matricial, por lo que esta área se denominó Sistema de Servicios Técnicos (SISET), con el fin de enfatizar la idea de “servicio” que brinda a toda la comunidad que requiere información organizada y sistematizada. Dentro del nuevo SISET, se contemplaron nuevos rubros como: Desarrollo de Colecciones, Análisis Bibliográfico, Proceso Físico, Consulta y Automatización.

Asimismo, el área de SERVICIOS AL PÚBLICO, se renombró con la reingeniería como: SISTEMA DE SERVICIOS OPERATIVOS, desde el año de 1994, con dicho cambio, se pretendía automatizar los servicios y formar una verdadera vocación y disposición del personal para atender y satisfacer las necesidades de los usuarios, desde el préstamo de materiales hasta la adecuada orientación sobre los servicios ofrecidos por el CIA , como la actualización de la credencial, el acomodo de libros, la investigación de adeudos, la solicitud de préstamo interno y externo, la solicitud de préstamo reserva y la renovación de materiales .

11

Por otro lado con la creación del SISET también se contempló la formación de áreas como: desarrollo de colecciones, análisis bibliográfico, proceso físico, consulta y automatización; fue precisamente en el área de análisis bibliográfico donde con la ayuda de los avances tecnológicos, los procedimientos se agilizaron, de un 75% a un 80% de la misma manera, los materiales bibliográficos son localizados a través de los CDROM y Base de Datos del Sistema UIA; lo cual logra facilitar la búsqueda y análisis de la información documental, además de permitir establecer la identidad del documento.

Cabe Señalar que la Universidad Iberoamericana, desde los inicios de la aplicación de la reingeniería se vio en la necesidad de replantear su misión tomando como línea base la importancia que tienen los Centro de Información. Anteriormente su misión era la siguiente: La misión fundamental del Centro de Información Académica, es la de proporcionar los mejores materiales documentales, estar siempre al servicio de la comunidad, desarrollar las habilidades del pensamiento crítico, promover la actitud de búsqueda en el bibliotecario y el usuario tengan una relación más humana y coparticipe en un proceso de reflexión y diálogo.

Actualmente, dentro de su filosofía, se encuentra una nueva misión : ... Apoyar la información integral de todos los miembros de la comunidad y la difusión del conocimiento humano a través del acceso a la información documental que facilite el desempeño de las actividades de docencia, investigación, recreación, culturales y los programas institucionales en general. Para cumplir con esa misión, la CIA tiene don dos sistemas de Trabajo cuya finalidad es: “SISTEMA DE SERVICIOS TÉCNICOS: adquirir , registrar, procesar y organizar la información documental que requieren los usuarios, además de brindarles la orientación respecto al mejor manejo de la misma, todo ello con sentido de servicio. SISTEMA DE SERVICIOS OPERATIVOS: Proporcionar la información necesaria a los usuarios mediante servicios, atención, orientación y capacitación que satisfaga sus requerimientos, así como garantizar el resguardo y cuidado de los materiales y la difusión de todos los servicios que se ofrecen en el CIA.”19

Como se puede apreciar que dentro de la filosofía del CIA, nace una nueva idea de la importancia de servicios eficientes y la veracidad de la información la cual se ve lograda con la aplicación de nuevas tecnologías y la presencia de personal más capacitado para llevar cabo las diversas labores que se requieren dentro de una biblioteca, que tiene como base sólida convertir a la UIA en una universidad de prestigio. Para la licenciada Maria Eugenia Cabrera ex directora de la CIA comenta que, la reingeniería es revisar todos y cada uno de los procesos que se llevan en bibliotecas, por ejemplo revisar cual sería el proceso de lo que es circulación desde que llega el usuario, desde que es despachado, desde el tiempo que se tarda en atenderlo, revisar el catálogo en línea, en revisar la estantería; todos esos procesos deben de estarse revisando con la 19 Universidad Iberoamericana – Golfo Centro (México). Filosofía. México : s.e., 1995. p. 1.

12

finalidad de saber precisamente en donde están las debilidades o las fortalezas dentro de las diversas funciones que se llevan a cabo dentro de los centros de información o bibliotecas, hablando específicamente en este caso.

Asimismo menciona que su experiencia dentro del Centro de Información Académica de la Universidad Iberoamericana Golfo-Centro, ha dejando ver que la reingeniería significa en algunos casos un ajuste de personal, lo cual provocó que el personal de la biblioteca se mostrara renuente a cooperar con estos nuevos ajustes propuestos por el director de dicha institución.

La licenciada María Eugenia Cabrera, también explicó que este recorte de personal del que viene acompañada la reingeniería es el resultado de la tecnología como la implementación de bases de datos y la automatización de diversos procesos, los cuales permiten brindar un mejor y más eficaz servicio a los usuarios que así lo requieran. Sin embargo, indicó que nuevas modalidades como el ISO 9000, que como la reingeniería implica una revisión de los procesos y la mejora de estos, es hoy una manera de vigilar que se brinde el mejor servicio.

Cuando se le cuestionó acerca de cuando es necesario llevar a cabo la reingeniería, la licenciada Cabrera manifestó que es ineludible realizarla cuando se gestan quejas del usuario como el que no se le atiende debidamente, cuando el usuario no encuentra el material bibliográfico que requiere, entre otras, lo cual también puede solucionarse con la creación de un buzón o correo electrónico donde el usuario exprese las deficiencias dentro de la biblioteca.

Asimismo, indicó que una de las consideraciones que deben reflexionarse antes de llevar acabo la reingeniería, es informar al personal que ahí labora, la revisión que se realizará tanto de los procesos como del personal e indicarles que partir de los resultados habrá un ajuste de personal.

María Eugenia Cabrera, recalcó que uno de los principales problemas a los que se enfrenta la persona o personas que lleven a cabo la reingeniería es la resistencia al cambio ya que la reingeniería significa en un momento, requerir de personal preparado, con dominio del idioma inglés, facilidad de manejo de paquetes computacionales, entre otros perfiles que la sociedad exige para prestar un mejor servicio.

Sin embargo, entre las ventajas que ofrece la reingeniería es el ahorro de capital monetario, una contratación escasa de personal, poca infraestructura, lo cual se verá reflejado en la satisfacción de los usuarios. Por otro lado una de las desventajas es el despido de personal de edad mayor que no esta capacitado para continuar dentro de las actividades de la biblioteca .

Con las anteriores declaraciones hechas por la licenciada María Eugenia Cabrera, terminamos por citar el primer caso de reingeniería en México, a continuación explicaremos el que se realizó en el Centro de Investigación y de Estudios Avanzados (CINVESTAV).

13

Dentro el CINVESTAV, se implementó el sistema HORIZONTE, el cual trascendió en un proceso de reingeniería en el área de procesos técnicos que llevó a : simplicidad de procesos, agilidad de servicios, reducción de costos y de personal .

Dicha implementación, según el documento que registra los cambios que habría con la reingeniería, se trazó en diversos módulos como: catalogación, publicaciones periódicas, adquisiciones y acceso al público, con lo cual se cierra la primera etapa del proyecto de automatización de procesos dentro del Departamento de Servicios Bibliográficos (DSB).

La parte central de dicho proyecto giraba alrededor de la identificación de los procesos y los servicios viables de automatizar y los requerimientos de recursos humanos y computacionales necesarios para atender las demandas y transacciones de información, conformando así un nuevo Departamento de Servicios Bibliográficos, basado en una estructura jerárquica adecuada a las necesidades de todos.

Con la migración al sistema HORIZONTE y con la ejecución de sus módulos de catalogación, publicaciones periódicas , adicciones y acceso al público, se culminó la primera etapa de integración y automatización de acervos del CINVESTAV.

Los resultados se vieron reflejado en los siguientes puntos : • “COSTOS: Nómina anterior 17 personas Nómina actual 5 personal • REDUCCIÓN DE PERSONAL: De 21 a 5 personas. • RAPIDEZ: Cambio de estado de los procesos, del mecanizado al automatizado, simplicidad de los procesos, permitiendo la reducción de los tiempos. • SERVICIOS: Información disponible en línea a través del módulo de acceso al

público, acceso remoto a la información de los catálogos, transparencia en los flujos de la información en sus distintas etapas: adquisición, catalogación, registro, etc., mayor garantía en la normalización de los distintos formatos bibliográficos, por el uso de nuevas herramientas.

• RECURSOS HUMANOS: Movilidad y rotación del personal del área de procesos técnicos, ya que no fue el personal con estudios en bibliotecología ni la de mayor antigüedad en la institución, la que mejor colaboró a los procesos de transición, lo cual influyó en dar oportunidad a gente joven con menor resistencia la cambio.”20

Como último comentario y manera de conclusión, podemos vislumbrar la importancia de la reingeniería en las bibliotecas, ya que por su propia naturaleza ( la de ofrecer información veraz y oportuna), debe ir revolucionando sus procesos y recursos humanos más preparados a fin de brindar un mejor servicio a los usuario de alguna institución cómo es este caso educativa. 20 LUNA MORALES, María y COLLAZO, Francisco. El sistema Horizonte como herramienta promotora de procesos de Reingeniería : sección de procesos técnicos CSB – Cinvestav. México : s.e., 1996. p. 6-7.

14

1.5 REINGENIERÍA, Antecedentes

La expansión industrial del siglo XX trajo consigo una gran cantidad de factores que darían paso a un nuevo entorno para la administración empresarial, generando así un cambio en los enfoques administrativos, tal es el caso de la reingeniería en donde agentes como el crecimiento de los mercados, la competencia por los mismos, la introducción de la tecnología así como el flujo de información producida por esta, trajo como consecuencia la nuevas demandas individuales y sociales.”Mientras que anteriormente la gente sólo se interesaba en los aspectos de precio y cantidad, en la actualidad centran su interés en la calidad y el servicio”21. Es entonces cuando las organizaciones comienzan a observar que solo aquellas instituciones que asimilen los cambios suscitados serán aquellas que logren el éxito que es una tendencia en el mundo actual y que puede ser alcanzado por medio de una reestructuración en sus sistemas.

Al ser evidente que las organizaciones se trasforman por medio de cambios, surge la Reingeniería. En un principio empresas dedicadas a la electrónica y las telecomunicaciones como Yamaha, y AT & T fueron quienes comenzaron a instrumentar en su organización la reingeniería, teniendo éxito en su aplicación. Asimismo compañías en el ramo automotriz como, Chrysler y Ford, no solo lograron el éxito de los procesos sino la calidad en los productos al utilizar la reingeniería. Posteriormente otras organizaciones con giros totalmente distintos han adoptado esta metodología con el fin de mejorar y repensar su organización y tener así posibilidades de competencia y evitar de esta manera la ineficacia en la organización.

De dichas empresas, las que obtuvieron ventajas considerables con la aplicación de

la reingeniería y son las más citadas en la literatura, son: la Ford Motor Co, de Estados Unidos, quién al iniciar su proyecto de reingeniería pretendía reducir costos y agilizar sus procedimientos. Esta empresa se enfocó al rediseño del departamento de Cuentas por pagar, donde se ocupaban 500 personas para desarrollar las actividades competentes a está área; al rediseñar su proceso, se redujo el personal en un 80%, se obtuvo el control de inventarios así como la simplificación financiera. Asimismo se tiene el éxito de Chrysler Corporation, quien al utilizar la reingeniería, formó grupos interfuncionales para crear el diseño de un automóvil que le ayudaría a lograr una apertura en su mercado. Es así que organizaciones como estás, fueron quienes recibieron e hicieron visibles, el éxito de la reingeniería.

Esta nueva corriente de ideas ha sido entonces el resultado de la introducción de nuevas tecnologías así como la reestructuración de mercados, lo cual formó una nueva actitud en las organizaciones que les permitió asumir los desafíos, planteando como alternativa, la reinvención de las viejas formas de trabajo para dar paso a otras que den respuesta a la culminación de sus objetivos; tal como afirma Daniel Morris en su obra titulada: Reingeniería: como aplicarla con éxito en los negocios, “la meta es siempre la misma: aumentar la capacidad para competir en el mercado, mediante la reducción de

21 WARREN, Bennis. La organización del siglo XXI : reinventando la empresa a través de la reingeniería. México : Panorama, 1996 p. 39.

15

costos. Este objetivo es constante y se aplica por igual a la producción de bienes o a la prestación de servicios”.22

Los párrafos antes enunciados sugieren establecer que la reingeniería es aplicada en

las organizaciones, entendiendo como organización a las “estructuras que se desarrollan para que la sociedad, o partes de ella, alcancen cosas que de otra manera no podrían obtenerse del todo, o al menos no en forma tan sencilla o económica. Así las organizaciones son elementos intermediarios entre lo que desea la sociedad y la satisfacción de tales deseos.”23

Las organizaciones escolares ofrecen servicios educativos a través de diversas áreas

o subsistemas que las componen (Departamento de Control Escolar, Orientación Juvenil, laboratorios, biblioteca, etc), los cuales están interrelacionados entre sí para logran un fin común. De acuerdo a esta concepción se deduce que cada uno de esos subsistemas pueden ser considerados por sí mismos como sistemas los cuales formaran parte de una organización.

Es decir que las bibliotecas académicas al formar parte de una organización

educativa, se vuelven subsistemas necesarios para la culminación de los objetivos institucionales, ya que se convierten en proveedoras de recursos y servicios de información que garanticen el apoyo necesario para el ejercicio de la docencia, investigación científica, tecnológica y de cultura general.

Quizá el ámbito en el cual se comenzó a aplicar la reingeniería, no es el caso de las

bibliotecas; sin embargo hemos visto en el punto anterior que sí es factible de utilizarla, ya existen experiencias; además se debe considerar, que está metodología no solo puede ser útil en la producción de bienes sino que también es aplicable a todas aquellas instituciones y organizaciones que prestan servicios; por ejemplo el rubro bibliotecario, con el fin de generar progresos en cuanto a la prestación de sus servicios.

La reingeniería ha traído consigo resultados satisfactorios para diversas

organizaciones, de ahí que se considere que puede ser una alternativa de aplicación en la biblioteca del CECyT 2 “Miguel Bernard Perales”, quien es un mecanismo de apoyo, en la institución de educación a la que pertenece, y por esa razón se requiere dar una opción que favorezca su funcionamiento ahora que el IPN pretende encausar un Nuevo Modelo Educativo que permita reiterarlo como rector de la educación tecnológica en México; además esta transición conlleva a requisitos tales como la acreditación de sus programas de estudio en donde la Biblioteca deberá trabajar en paralelo con la visión institucional.

Es por ello que sería deseable revisar los procesos fundamentales de su organización

a fin de agilizarlos permitiendo al usuario llegar a la información que realmente necesita rápida y eficientemente.

22 MORRIS, Daniel. Reingeniería : cómo aplicarla con éxito en los negocios. México : Mc Graw – Hill, 1994. p. 7. 23 LOWENTHAL, Jefrey N. Reingeniería de la organización : enfoque sistemático para la revitalización corporativa. México : Panorama, 1995. p. 18.

16

Al ubicar a esta institución frente a los retos nacionales e internacionales tales como

recortes presupuestarios, nuevos modelos educativos, acreditación de carreras, entre otros, resulta inevitable revalorar los procesos bibliotecarios, pues de estos depende ofrecer un buen soporte informativo que contribuya a la preparación de jóvenes que se harán cargo en un futuro de puestos en diversos giros; de tal manera que la biblioteca impulse su crecimiento.

Superar las limitaciones y potenciar fortalezas es una actividad que la biblioteca del

este CECYT debe afrontar, una manera de hacerlo es utilizando la reingeniería, ya que nos permitirá revisar su funcionamiento a partir de sus procesos y rediseñarlos para su beneficio.

1.5.1 DEFINICIÓN

Una vez que hemos expuesto de manera breve cual fue el inicio y aplicación de la reingeniería en diversos ámbitos, pasaremos a señalar cual es su definición:

Para Daniel Morris la reingeniería se entenderá como: “El rediseño de procesos de

trabajo de negocios y la implementación de los nuevos diseños”24 sin embargo este autor afirma que debe existir un posicionamiento o reposicionamiento el cual se dirigirá a elevar la visión en el nivel de intereses para implementar directrices, en donde el posicionamiento consistirá en ubicar en qué lugar o a qué factor se aplicara la reingeniería. Como podemos observar la reingeniería es la prevención, planificación y control del cambio que se pretende realizar en una organización.

Asimismo, Nereo Roberto Parro nos dice que algunos autores como Hammer,

Michael y Champy, James mencionan que la reingeniería “Consiste en la revisión y rediseño radical de procesos de negocios para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento tales como costos, calidad, servicio, y rapidez”.25 Por lo tanto aquí se manifiesta la idea de que con la reingeniería se efectúan acciones totalmente renovadoras visualizando lo que se quiere y cómo se quiere hacer.

Por su parte Carlos Ruiz, la define como “El acto de repensar lo fundamental y rediseñar radicalmente los proceso de negocios para lograr mejoras asombrosas en medida de rendimiento, como costo, calidad, servicio y velocidad”.26

McKeen y Parent señalan que “Reingeniería significa repensar en los procesos, actividades y estructura de una organización o unidad con la finalidad de lograr mejoras importantes en los resultados de la organización.”27

24 MORRIS, Daniel. Op. cit. p.10. 25 PARRO NEREO, Roberto. Reingeniería : empezar de nuevo. Argentina : Machi, c1996. p. 19. 26 RUIZ GONZÁLEZ, Carlos. Reingeniería ¿modo o concepto crucial?. En expansión, no. 630, diciembre, 1999. México : Expansión,1999. p. 17. 27 KHOURI, Anastassia. Reingeniería de los servicios en las bibliotecas universitarias. En : Investigación Bibliotecológica, vol. 11, no. 22, Enero/Junio, 1997. México : UNAM, 1997.p. 65.

17

De acuerdo a las definiciones anteriores podemos ver que la Reingeniería se puede definir para este trabajo, como el estudio detallado de los procesos bibliotecarios a través del análisis constituido en dos etapas que son: el diagnóstico organizacional y la reformulación de la organización; que garantice la labor social de las entidades bibliotecarias.

El objetivo de la reingeniería consiste en redescubrir los procesos existentes para

otorgarles un valor agregado dentro de la organización mediante el posicionamiento de la misma, para posteriormente rediseñarlos y obtener un mejor aprovechamiento. Es ineludible entonces plasmar qué se entiende por proceso. Jeffrey Lowenthal define al proceso como: “Un conjunto de actividades interrelacionadas de trabajo, cada cual con insumos y rendimientos prescritos. Una serie de actividades convierte los insumos, que pueden ser materiales, equipo, otros objetos tangibles o diversos tipos de información, en un rendimiento que se proporciona al receptor”28. Stoner concibe al proceso como “un plan permanente que contiene lineamientos detallados para manejar las acciones de la organización que se presentan con regularidad.”29 Para Krank Juran el proceso es “una combinación única de máquinas, herramientas, métodos, materiales y hombres comprometidos en la producción.”30

Así es posible definir al proceso como una serie de actividades entrelazadas con otras mediante la esquematización de un orden lógico de principio a fin, que delimita responsabilidades y tiempos de ejecución evitando la duplicidad proporcionando un producto a una comunidad determinada. Dentro de las organizaciones existen varios procesos los cuales llevan un flujo que en ocasiones resulta ser muy controlado; de tal manera que para culminarse tiene que atravesar varias fronteras favoreciendo la inversión de mayor tiempo para su ejecución. La reingeniería es una técnica que favorece analizar dichos procesos para identificar cuáles poseen un valor agregado que beneficie a la organización y a sus clientes.

La reingeniería trata de lograr que los procesos sean más eficientes, eliminando, combinando o reestructurando las actividades sin tomar en cuenta la manera actual en que se este trabajando.

La capacidad de definir con claridad los procesos y rediseñarlos es una acción

netamente de la Reingeniería, a la cual es preciso recurrir en la biblioteca del CECyT 2 como opción para asumir un mayor rendimiento.

28 LOWENTHAL, Jefrey N. Op. cit. p.97. 29 STONER. Administración. 6ª ed. México : Pearson Education, 1996. p. 687. 30 JURAN, M., et. al. Manual de Control de la Calidad. 2ª. ed. México : Reverté, p. 1509.

18

La reingeniería es un proceso de cambio total en cualquier sistema en vías de

mejores resultados, teniendo contemplado claramente el problema a modificar así como las acciones para poder hacerlo, desafiando los sistemas existentes a través del convencimiento motivacional de los individuos que interactúan en dicho sistema.

En este sentido la biblioteca del CECyT 2 al utilizarla tendrá la posibilidad de repensar sus procesos de trabajo, crear objetivos, misión y visión afines con los institucionales.

Como lo señala Anastassia Khouri, en su artículo titulado Reingeniería de los servicios en las bibliotecas universitarias, “las bibliotecas académicas enfrentan y continuarán enfrentando una espiral de cambios que significarán enormes desafíos para la planeación y puesta en practicas de soluciones racionales”31, por lo que se ha valorado su utilización en la biblioteca del CECyT 2 como una posible alternativa de mejoramiento en procesos valiosos como: el desarrollo de colecciones, proceso técnico y servicios al público.

Es así que con lo expuesto en párrafos anteriores se reafirma la viabilidad de

utilizar a la reingeniería en la biblioteca del CECyT 2, Miguel Bernard Perales del Instituto Politécnico Nacional.

1.5. 2 PALABRAS CLAVES DE LA DEFINICIÓN En las definiciones anteriores podemos observar que hay palabras como:

fundamental, radical y espectacular que son elementos decisivos en la reingeniería, por los motivos siguientes:

Fundamental: Porqué cuando una organización ha decido utilizar la reingeniería,

debe entonces formularse preguntas sobre ¿cómo esta funcionando su empresa?, ¿porqué se hace lo que se esta haciendo?, ¿porqué se hace de una determinada forma? , siendo estos cuestionamientos la base para examinar a fondo en que situación se encuentra y cómo se desearía que estuviera.

Radical: proviene del latin radix, significa raíz. Es así que la reingeniería ofrece

cambios radicales, es decir el rediseño de los procesos comienza desde la raíz de los mismos; trata de generar algo nuevo.

Espectacular: Se refiere a que las mejoras que se pretenden con la utilización de está

técnica sean enormes y con un buen rendimiento.

De los elementos anteriores podemos deducir que la reingeniería no es reoganizar ya que esta tarea se enfoca básicamente a realizar reformas administrativas cuando existen 31 KHOURI, Anastassia. Op. cit. p. 65.

19

problemas en la estructura organizacional; mientras que la reingeniería citábamos en párrafos anteriores se enfoca a los procesos. La reingeniería tampoco es lo mismo que una organización y métodos, ya que la segunda tiene la finalidad de aumentar la rentabilidad y eficacia primordialmente en procesos burocráticos, así como, mantener un control dentro de las empresas. La reingeniería es un enfoque equilibrado de mejoramiento continúo más ambiciosa, es decir, enfoca varias metas a la vez, no sólo se enfoca a aumentar rentabilidad sino también pretende obtener beneficios en cuestiones como costos, calidad y servicios, superando estancamientos a través de la innovación, no mejorando lo que se hace, sino rediseñando cosas nuevas. Finalmente la reingeniería no se debe confundir con gestión de la calidad, aunque las técnicas encaminadas a ello comparten temas comunes, no son iguales; los programas de calidad trabajan dentro del marco de proceso existentes, mientras que la reingeniería busca avances totalmente nuevos, es decir no se corrige sino se empieza nuevamente.

1.5.3 PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA a) Organizar por objetivos, no por tareas

Consiste en que todas las fases de un proceso, queden bajo la responsabilidad de una persona y sea esa misma persona quién establezca el diseño de su trabajo en relación con el objetivo del mismo. Aquí se pretende evadir el aislamiento.

b) Los usuarios de los resultados de un proceso ejecutan dicho proceso

A través de este principio de pretende disminuir la utilización de supervisores, ya se pretende aplicar sobre las actividades la autoridad necesaria, sin llegar a ser redundantes, es decir que varias áreas tengan que supervisar la misma actividad.

c) Unificar las tareas de procesamiento de la información con el trabajo que realmente produce la información

Se refiere a que los niveles inferiores de la organizaciones a través de la información que generen tomen decisiones acertadas y no adjudiquen esta tarea a otro sector de la misma organización.

d) Tratar recursos geográficamente dispersos como si fueran centralizados

20

Considera que es necesario efectuar acciones que favorezcan el intercambio de información a través de bases de datos, redes de telecomunicaciones, etc, con la finalidad de generar ventajas.

e) Vincular actividades paralelas en lugar de integrarlas en sus resultados Este principio sugiere la vinculación de funciones que se llevan a cabo entre dos áreas de manera coordinada durante el desarrollo del proceso mediante la utilización de tecnología. f) Asignar poder de decisión donde se ejecute el trabajo y establecer controles en el proceso Consiste en la persona que realice una actividad debe a su vez tomar decisiones y ejecutar controles obre dicho trabajo.

g) Capturar información sólo una vez y en su fuente original Considera la necesidad de utilizar medios de transmisión de la información de manera rápida y evitando errores. 1.5.4 METAS DE LA REINGENIERÍA Autores como Warren Bennis y Michel Mische, señalan cinco metas primordiales que persigue la reingeniería: 1.Aumentar la productividad.- Se refiere a la creación de procesos veloces, que tengan el menor grado de obstáculos para ser concluidos por medio de una estructura interfuncional. 2. Optimiza el valor de la empresa para los accionistas.- Esta meta se logra mediante el compromiso de los empleados ante la organización, los servicios que ofrece y los clientes (usuarios); también se procura la cooperación interna por medio del trabajo en equipo así como el aporte de cada persona dentro de la organización para lograr un mejor desempeño. 3. Lograr resultados cuánticos.- La reingeniería busca siempre obtener resultados alentadores y muy significativos. 4. Consolidar funciones.- Tiene como propósito consolidar una organización más horizontal y eficiente. 5. Eliminar niveles y trabajos innecesarios.- A través de la reingeniería se pretende analizar qué actividades no producen beneficios a fin de rediseñarlas o bien eliminarlas. Como se puede vislumbrar la reingeniería es una opción para que las organizaciones que decidan adoptarla puedan ver cómo están realizando su trabajo y encontrar de qué manera acrecentar su valor para lograr un desempeño óptimo.

21

1.5.5 METODOLOGÍA

Entre las diferentes metodologías para hacer reingeniería, destaca de manera importante para los propósitos del presente estudio, el que señala Nereo Roberto Parro en su libro Reingeniería: empezar de nuevo, debido a que explica de manera sencilla y sintética, el seguimiento para la instrumentación de la Reingeniería.

Los pasos que seguiremos para aplicar la reingeniería en el caso específico de la

biblioteca del CECYT 2 Miguel Bernard serán los siguientes:

1. Planteo Estratégico.- Consiste en realizar un análisis de la situación actual del sistema (biblioteca), con la finalidad de identificar, cómo se están realizando los procesos y cuáles serian susceptibles de rediseñar.

2. Rediseño de los procesos.- Esta etapa es muy importante ya que a partir del análisis

de la situación actual, identificada en la fase anterior, se definirá cómo se realizaran los procesos ya rediseñados, es decir, el siguiente paso es establecer los modelos sugeridos para un mejor funcionamiento dentro del sistema llámese en este caso, biblioteca.

3. Implementación.- Como su nombre lo indica es poner en marcha los procesos

rediseñados para así alcanzar los objetivos establecidos y verificar como señala Nereo Roberto Parro: el análisis y evaluación del impacto inicial del proyecto, objetivos, identificación y descripción de funciones y procesos, generación de alternativas y evaluación de las mismas bajo un criterio de prioridad y factibilidad. Es preciso señalar que este trabajo pretende abarcar, solo la primera y segunda fase de la reingeniería; las cuales consisten en el análisis del funcionamiento actual de la biblioteca académica del CECyT 2, Miguel Bernard Perales así como la propuesta del sistema ya rediseñado, sin descartar la posibilidad de realizar la implementación en un futuro.

Para llevar una secuencia y comprensión de este trabajo, mencionaremos de qué

manera estará estructurado a partir del capítulo dos, siguiendo la metodología anterior. Se empezará en el capítulo dos, con una breve reseña de antecedentes históricos que

consideramos importantes para resaltar la formación de nuestro objeto de estudio (biblioteca del CECyT 2).

Posteriormente continuaremos en el capítulo tres con: • El Planteo estratégico (diagnóstico)

22

23

En donde realizaremos un diagnóstico de la situación actual en que se encuentra la biblioteca considerando procesos como: desarrollo de colecciones, organización técnica, servicios y divulgación; asimismo detallaremos aspectos como: edificio, mobiliario, equipo, presupuesto, y recursos humanos.

Para llevar a cabo la propuesta, se decidió, en este capítulo utilizar las siguientes

herramientas metodológicas como son: CUESTIONARIO • El levantamiento de información a través de la aplicación de un cuestionario

dirigido a tres grupos que fueron:

1. alumnos

2. maestros, y

3. Personal que labora en la biblioteca. El objetivo de aplicar dicho cuestionario a los dos primeros sectores, fue el conocer la

opinión que estos tienen acerca de los servicios, la distribución de las áreas dentro de la biblioteca, así como los recursos humanos y materiales con que esta cuenta. Por otra parte el cuestionario aplicado al personal fue básicamente para evaluar el nivel de conocimiento de los empleados sobre sus actividades y de la biblioteca en general.

ENTREVISTA Se formularon entrevistas estructuradas a personas que pudieran otorgar información

para el desarrollo de esta investigación es aspectos como: La aplicación de reingeniería en bibliotecas mexicanas, datos históricos y manejo de recursos financieros del CECyT 2.

DIAGRAMAS: Que reflejaran la manera en que se realizan los procesos actualmente

en el CECyT y el cómo se pretende modificarlos. El Rediseño de los procesos. En el capítulo cuatro, se finalizará, con una

propuesta de cómo aplicar la reingeniería en los procesos en la biblioteca del CECyT 2. Una vez que en este capítulo se estipuló la conceptualización de la biblioteca

académica para este trabajo, así como las definiciones y antecedentes de la reingeniería tema central del mismo, su aplicación en el ámbito bibliotecario y la estructura que tendrá este documento, proseguiremos con el capítulo siguiente, concerniente a los antecedentes históricos relevantes, que enmarcaron el desarrollo de la hoy biblioteca del CECyT 2.

CAPITULO II

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Sin duda, uno de los aciertos en el período cardenista, fue la creación del Instituto

Politécnico Nacional como parte de la reforma educativa que se genero en ese período y la necesidad inherente al proceso industrial que iniciaba y demandaba técnicos profesionales. Para ello fue necesario la creación de instancias que apoyaran dicha actividad, entre ellas las bibliotecas, quienes en congruencia con el Instituto Politécnico Nacional tienen un largo antecedente para iniciar sus actividades.

El I.P.N, se formó a través de la fusión de planteles denominados “institución

politécnica”, así como otros que posteriormente se unieron como la Escuela Superior de Homeopatía, Escuela Nacional de Ciencias Biológicas, así como, preparatorias técnicas las cuales ocuparon locales acondicionados, adaptados y reparados, fue en 1937 cuando se construyó el primer apartado de escuelas, talleres, instalaciones deportivas, etc., que permitieran lograr un correcto funcionamiento. Sin embargo el Instituto a través del tiempo sufrió importantes cambios estructurales que dieron origen a la creación de nuevas dependencias y organismos vinculados a él que demandaban la construcción de nuevas instalaciones que apoyaran las exigencias académicas. Junto con la creación del Politécnico, las bibliotecas comienzan sus operaciones en cada una de las escuelas que lo integraban en ese momento; estas eran administradas por el Departamento de Bibliotecas de la Secretaria de Educación Pública (SEP) y se denominaban, bibliotecas anexas. Cabe mencionar que tanto su personal, como el material bibliográfico pertenecían a dicha Secretaria. Posteriormente por el año de 1976, se desincorporan y pasan a depender de los Departamentos de Difusión Cultural de cada escuela. Fue entonces cuando el instituto empezó a crear sus propias bibliotecas iniciando con la Biblioteca Central, de la Escuela Superior de Físico Matemáticas (ESFM) y de la Escuela Superior de Ingeniería Química e Industrias Extractivas (ESIQUIE). 2.1 BIBLIOTECA CENTRAL

En apoyo a las nuevas tareas y con la finalidad de cumplir con los objetivos establecidos por el Instituto, la Biblioteca Central, “Salvador Magaña Garduño” ubicada en la Unidad Profesional “Lázaro Cárdenas” frente al Casco de la Antigua Hacienda de Santo Tomás, tuvo un papel preponderante en la evolución del sistema bibliotecario ya que impulsó a las bibliotecas del Instituto para contar con un mejor control del acervo, mediante el uso de catálogos, tanto internos, como externos, capacitación del personal, suministro de herramientas y equipo de cómputo; desarrollando así una visión más amplia de los objetivos del quehacer bibliotecario. Entre sus principales tareas se encuentran las siguientes:

• Apoyar a las bibliotecas del Instituto a la organización documental cuando en ellas se presentaban rezagos,

• Fungir como intermediaria entre las bibliotecas para el ejercicio del presupuesto,

24

• Promover y actualizar cursos para el personal bibliotecario, y • Orientar a los bibliotecarios sobre cuestiones de su quehacer diario. Como podemos ver a partir de aquí se tiene mayor control sobre las funciones

bibliotecarias, y empezaba a existir una preocupación y normalización de las actividades.

Otro paso significativo en este ámbito, fue la creación de la Unidad Profesional Zacatenco, la cual comprendía espacios destinados a exposiciones, una biblioteca general, filmoteca y dos auditorios como ejes de manifestaciones culturales siguiéndole la anexión del Centro de Documentación Científica y Técnica de México al Cinvestav en 1961, así como la creación de una hemeroteca científica en donde ambos tenían como objetivo incorporar la investigación científica y tecnológica en las escuelas del Instituto, así como apoyar las actividades académicas. El papel del Instituto Politécnico Nacional fue cobrando importancia y el número de su matrícula escolar fue en aumento generando una demanda de nuevos servicios. La necesidad fue crear un centro editorial que proporcionara materiales de apoyo a la docencia, investigación y difusión de la cultura, para esto se crearon los talleres gráficos del I.P.N los cuales fueron la base para consolidar la Dirección de Publicaciones (1981) que para 1985 se denominaría Dirección de Bibliotecas y Publicaciones.

2.1.2 CENTRO NACIONAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA (CENIDT)

Fue en 1986 cuando por decreto, el Politécnico, dados los avances informáticos y la urgencia de organizar, clasificar, difundir, y procesar las grandes cantidades de información que se iban generando se dio a la tarea de elaborar un proyecto de automatización de bibliotecas en labor conjunta con el Centro Nacional de Cálculo (CENAC). Esta iniciativa tuvo como resultado la creación del Centro de Información y Documentación Tecnológica (CENIDT) 1986, con el objetivo de: “prestar un servicio moderno de información a alumnos, profesores e investigadores del instituto, así como a la comunidad educativa y científica nacional, los sectores social, privado y público que lo soliciten; y coadyuvar a la formación de un sistema nacional de información científica y tecnológica.

Las funciones de este Centro fueron:

Dirigir, controlar y evaluar la selección, adquisición, conservación, preservación, organización y divulgación de los documentos académicos bibliográficos, hemerográficos, y audiovisuales; así como los servicios de información del I.P.N. Reunir, conservar y preservar el patrimonio documental histórico, académico

y administrativo del propio Instituto. Adquirir los documentos académicos bibliográficos, hemerográficos y

audiovisuales con el presupuesto que para el efecto de estime, el Instituto y distribuirlo entre las bibliotecas y centros de documentación del mismo.

25

Recibir los documentos académicos bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales que por donación sean entregados al Instituto. Adquirir, conservar y preservar los catálogos e índices de documentos

bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales, generados a nivel nacional e internacional, de carácter científico y tecnológico relativos a las ramas del conocimiento que se imparten en el Instituto. Coordinar, al interior del Instituto, y ser el conducto del intercambio o canje

de información con otros centros similares nacionales, extranjeros o internacionales, mediante la celebración de los convenios respectivos.”32

Con la presencia del CENIDT, el sistema bibliotecario del Politécnico, desarrollo

normas, lineamientos y objetivos para la integración y funcionamiento de los servicios de información y las bibliotecas fueron trasformándose en entidades más dinámicas y eficientes. Se puede apreciar que este centro paso a dirigir las actividades que en un tiempo la Biblioteca Central tenía a su cargo solo que de manera más armoniosa.

Uno de los avances que tuvo el CENIDT fue en1994, cuando inicia la operación del sistema de automatización integral local para cada biblioteca y este fue el de la Universidad de Colima (SIABUC), generando así dos años más tarde un catálogo colectivo de las bibliotecas del I.P.N, en discos compactos.

La presencia del CENIDT forjó una visión más clara sobre el papel trascendental de

los servicios bibliotecarios, para la satisfacción de necesidades de información de su comunidad. Fue así que el Instituto en su programa de desarrollo institucional 1995 – 2000, consolida aún más su sistema bibliotecario, mediante la inauguración de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología en 1998. 2.1.3 BIBLIOTECA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA (BNCyT) Considerando las nuevas perspectivas del Instituto hacia una reorientación y ampliación del quehacer educativo, y considerando que es una institución de vanguardia en la educación tecnológica en México, se comienzan a generar estrategias que coadyuven a dicha labor. Es así que en el Programa de Desarrollo Institucional 1995-2000, se establece un proceso de actualización para las bibliotecas con la finalidad de que ofrezcan un mejor apoyo a las tareas de docencia, investigación, y difusión de la cultura, para ello se realizaron una serie de actividades como: actualización del acervo, desarrollo de los servicios bibliotecarios, mejoramiento de instalaciones de bibliotecas, hemerotecas y centros de información y documentación así como la conformación de una Biblioteca Nacional Tecnológica, que posteriormente se denominó Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología (BNCT).

32 Instituto Politécnico Nacional (México). Acuerdo por el que se crea el Centro Nacional de Información y Documentación Tecnológica dependiente del I.P.N. En : Gaceta Politécnica. Año 1, no. 2, Julio – Agosto, 1986. México : I.P.N.,1986. p.15-16.

26

A partir de este proyecto lo que fuera el CENIDT, paso a ocupar el edificio de la nueva Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología (BNCT) bajo una nueva conceptualización del manejo de la información. La inauguración de la (BNCT) fue en 1998 con el objetivo de: “mantener un sistema bibliotecario eficiente, con centros de información actualizados tecnológicamente y con los acervos adecuados y suficientes para responder cualitativa y cuantitativamente a las necesidades y características propias de la educación tecnológica y la investigación científica moderna.”33

A la par de la BNCT, se autoriza la formación de la Coordinación General de

Bibliotecas y Servicios de información (CGBSI), cuyo objetivo central es “crear y operar un sistema institucional de bibliotecas y servicios de información organizando los recursos disponibles para contribuir a la satisfacción de las necesidades de las comunidades: institucional, científica y la tecnológica nacional, así como de los usuarios en general. Está Coordinación cambia de nombre durante el año 2000 a Dirección de Bibliotecas y Servicios de información.

Las funciones de está Dirección están previstas como sigue, en la Ley Orgánica, el

Reglamento interno y las disposiciones jurídicas y administrativas del Instituto Politécnico Nacional, y son los siguientes:

“Planear y dirigir servicios de información orientados a los alumnos,

personal académico e investigadores tanto del instituto como a la comunidad en general que los solicite; Planear y dirigir los programas de modernización de los diversos servicios

institucionales basados en acervos documentales y tecnologías de la información, orientados a satisfacer las demandas de los usuarios; Integrar la Red Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información a

través de redes de comunicación interconectadas a la red institucional de telecomunicaciones, incorporando los correspondientes índices y catálogos, así como el acceso local a los materiales disponibles; Establecer criterios y procedimientos para seleccionar y actualizar el

material bibliográfico del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información que en sus distintas modalidades satisfagan las necesidades institucionales; Establecer el intercambio con otros sistemas bibliotecarios y de información

de los sectores público, social y privado en el ámbito nacional e internacional;

33 Instituto Politécnico Nacional (México). Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información. En : Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología , no. 0, junio, 1999. México : I.P.N., 1999. p.4-5.

27

Llevar a cabo, en coordinación con las unidades académicas y

administrativas, las gestiones ante autoridades competentes para la dotación de instalaciones, acervo equipo y bienes que se requieran para la prestación de servicios de la operación del sistema; Proponer a las unidades académicas y administrativas proyectos y programas

editoriales, culturales de difusión del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información; Proponer al Director General los proyectos de normas, políticas, programas,

objetivos y metas para la planeación, desarrollo y operación y evaluación del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información, conformado por la s Bibliotecas: Nacional de Ciencia y Tecnología, Central, de la Unidad Lázaro Cárdenas así como las de escuelas, centros y unidades y las que se creen en un futuro. Organizar, promover y supervisar las actividades de actualización,

especialización y capacitación en material de servicios y sistemas de información; Difusión de la información especializada que fortalezca la participación en

eventos nacionales e internacionales; Diseñar y operar un sistema de conservación y mantenimiento de los

elementos que integran la infraestructura bibliotecaria institucional, que asegure un adecuado y eficiente servicio; y Establecer, difundir y evaluar los lineamientos y criterio para el desarrollo y

operación del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información, de conformidad con la normatividad aplicable;

Informar a los directores de las ECU´S sobre el resultado de la operación y

situación de los acervos en las bibliotecas de la red; y

Levar a cabo un seguimiento de la operación del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información, a fin de garantizar en la calidad en sus servicios a los usuarios.”34

Esta Dirección representa uno de los avances más grandes en el desarrollo del

Sistema Bibliotecario del Instituto, ya que representa el órgano rector de las bibliotecas del Instituto Politécnico Nacional que a partir de Noviembre 2002 cambio de Coordinación a Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información, mediante una estructura orgánica bien definida y que podemos apreciar en el siguiente organigrama.

34 Instituto Politécnico Nacional (México). Informe de actividades 1998 – 2000. México : I.P.N., Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información : I.P.N., [2000]. p.8

28

Fig. 2.1 Organigrama de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información

DIRECCIÓN GENERAL DE

BIBLIOTECAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

SECRETARIAPARTICULAR

DIRECCIÓN GENERAL DE

BIBLIOTECAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

UNIDAD DEASISTENCIA TÉCNICA

SECRETARIAPARTICULAR

DEPTO. DE APOYO TÉCNICO

DEPTO. DE DESARROLLONORMATIVO Y SUPERV.

DEPTO. DE ADQUISICIONES

DEPTO. DE SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS

DIVISIÓN DE OPERACIÓNDE BIBLIOTECAS

ENCARGADO DE ACUERDOS

INTERNET 2

DIVISIÓN DE INFORMACIÓNY DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECA NACIONALDE CIENCIA Y TECNOLOGIA

DEPTO. DE SERVICIOSTÉCNICOS

DEPTO. DE SERVICIOSESPECIALES

......

......

...

DEPARTAMENTODE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

......

29

Para esclarecer el diagrama anterior empezaremos por describir de manera general la estructura orgánica desde los niveles más altos es decir del IPN; está institución esta dirigida a la cabeza, por una Dirección General quién se encarga de hacer cumplir su Ley Orgánica, así como reglamentos, mediante actividades encaminadas a la mejora continúa de la institución y que son realizadas en común acuerdo con el Consejo General Consultivo. Su organización presenta órganos de consulta e instancias auxiliares para una mejor consecución de los objetivos, posteriormente se subdivide en cinco secretarias que se encargan de aspectos técnicos, académicos, de apoyo académico administrativos, de extensión y difusión . La Secretaria de Apoyo Académico es quien mantiene un vinculo más directo con los procesos educativos, mediante la gestión y distribución de equipamiento y recursos que colaboren en el quehacer académico con calidad y eficiencia. Uno de esos apoyos es la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información quién regula el sistema bibliotecario del instituto, abarcando los niveles: medio superior, superior, de postgrado y centros de investigación locales y foráneos. Es aquí donde encontramos los niveles de autoridad desde la Dirección General hasta la Dirección de Bibliotecas, quien regula las actividades bibliotecarias.

En la fig. 2.1. se presenta la estructura orgánica de dicha Dirección cuyas funciones van dirigidas a ofrecer una infraestructura informativa capaz de satisfacer las necesidades de la comunidad politécnica. La Dirección cuenta con el apoyo de tres áreas que son: la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología, la División de Información y Documentación y la División de Operación de Bibliotecas; quienes se subdividen en diversos departamentos que se ocupan de asuntos más específicos.

La División de Operación de Bibliotecas tiene una función muy importante ya que está a cargo de la supervisión, integración, desarrollo y operación del buen funcionamiento del sistema bibliotecario en todas las Escuelas, Centros y Unidades del instituto, en todos sus niveles educativos, entre ellos la biblioteca del CECyT Miguel Bernard Perales (MBP) de quién hablaremos en el siguiente punto haciendo énfasis en sus antecedentes históricos del plantel así como de su biblioteca así como de la relación que guarda con la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información del IPN.

30

2.2 CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS NO. 2 “MIGUEL BERNARD”

Las escuelas de nivel medio superior (ENMS), en el Politécnico, surgieron, por la fusión de varias escuelas que en la actualidad constan de 15 Centros de Estudios Científicos y Tecnológicos (CECYT´s) y un Centro de Estudios Tecnológicos (CET), quienes forman a técnicos profesionales en áreas como: la de Ingeniería y Ciencias Físico – Matemáticas, Ciencias Médico – Biológicas, y Ciencias Sociales y Administrativas.

El CECyT 2 “Miguel Bernard Perales”, motivo de esta investigación tuvo sus

antecedentes de la siguiente manera: Este CECyT presentó varios cambios de domicilio ya que primero estaba instalado

en un local contiguo a la cárcel de Belén Niños Héroes no. 28), denominándose como Escuela de Pequeñas Industrias, la cual era un centro de enseñanza dependiente del Departamento de Fomento Industrial de la Secretaria de Industria y Comercio y Trabajo. En ese plantel se impartían materias como la : fundición, carpintería, herrería, modelado, cerámica, relojería, confección de pieles, dibujo de aplicación entre otras carrera técnicas, estos son antecedente para lo que en un futuro ofrecería el CECYT, como opciones técnicas.

Cuando inició sus operaciones la Escuela de Pequeñas Industrias, se mostró interés

por la clase proletariada, motivo que dio paso a la creación del Centro Industrial Obrero (CIO), el cual fungió actividades en 1926 en el Edificio 26 de las calles de Humboldt, que posteriormente cambiaría de domicilio a Casa no. 9 de la Plaza de la Concepción y dependía directamente del Departamento Técnico de la Secretaria de Educación Pública.

Para 1933 el CIO, fue trasladado al Instituto Técnico Industrial el cual se ubicaba en

lo que se conoce como el “Casco de Santo Tomás”. Esta movilidad de locales, demandó con el tiempo un lugar fijo, para su establecimiento y fue cuando, la Secretaría de Educación Pública otorgo nuevas instalaciones ubicadas en las calles de Tolsá y Tres Guerras, cambiando de nombre a Escuela Prevocacional, Vocacional y de Artes y Oficios.

Posteriormente en 1959 se dejó de impartir la educación Prevocacional,

modificando su nombre a Vocacional, así como su plan de estudios, ya que ahora sería Preparatoria técnica en la rama Físico – Matemáticas.

En ese mismo año se realizó un proyecto donde se planteaban modificaciones al

ciclo vocacional. Después los programas de estudio y asignaturas fueron revisadas por el Consejo Técnico Consultivo del I.P.N, siendo aprobados. Con las nuevas modificaciones en la estructura de su plan educativo, la vocacional se traslada en 1969 a la dirección que actualmente ocupa: Avenida Nueva Casa de Moneda No. 133, delegación Miguel Hidalgo.

31

Sin embargo los cambios seguían suscitándose y en 1972 se amplía la duración del

ciclo escolar a tres años y se le asigna el nombre de Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos. Es así como hoy se denomina al Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos en la rama Físico – Matemáticas, que para 1976 se agrega el nombre de un personaje distinguido del I.P.N, que es el Ing. Miguel Bernard Perales.

Hoy el CECYT 2 es una institución perteneciente al Instituto Politécnico Nacional,

organismo desconcentrado del estado. Cuenta con aproximadamente 3291 alumnos y cerca de 313 profesores de tiempo completo; tiene como misión:

“Coadyuvar a que la institución mantenga su rectoría en la educación tecnológica

del país, mediante la generación de profesionistas técnicos de elevados valores humanos altamente competitivos y con una producción de servicios de enseñanza, difusión de la cultura e investigación acordes a las necesidades de México.”35

Esta institución funciona por semestres, y cubre las siguientes carreras técnicas:

Técnico en Máquinas con Sistemas Automatizados: Carrera donde el alumno egresado tendrá la posibilidad de preparar, poner en marcha y dar mantenimiento a maquinaria, equipo y sistemas automatizados que el sector empresarial demande.

Técnico en Metalurgia: El alumno egresado en esta especialidad estará en

disposición de colaborar en los procesos de fundición, transformación y tratamiento de metales ferrosos y no ferrosos en las diversas áreas de la Metalurgia.

Técnico en Dibujo Asistido por Computadora: El egresado estará en disponibilidad de apoyar procesos de elaboración y supervisión de planos y dibujos técnicos, artísticos y publicitarios a través de métodos manuales y computarizados en ramas industriales, comerciales y de servicios.

Con el propósito de consolidar los objetivos y misiones institucionales, el IPN ha

generado estrategias en sus diferentes niveles académicos; el CECyT 2 partiendo de está postura busca, impulsar la calidad en la educación, para el bienestar social a partir de la Reforma Académica que contempla consolidar al Politécnico como rector de la educación tecnológica en México. En este sentido el CECyT 2 actualmente promueve la educación basada en competencias que consiste en la conjunción de la práctica y la teoría que mantenga en el alumno un pensamiento activo y propositivo. Es por ello que la vinculación entre el CECyT 2 y los apoyos académicos como la biblioteca, son elementos que no se pueden aislar durante esta reforma educativa.

35 Instituto Politécnico Nacional, Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos Miguel Bernard Perales (México). Agenda politécnica. México : I.P.N., [2001], p.6.

32

Todo proceso de cambio que impere en la institución impacta a la biblioteca, ya que

como subsistema de apoyo debe mantener la flexibilidad a los retos que se presenten, ya que estos cambiaran constantemente las necesidades académicas. El saber porqué se hace lo que se hace dentro de la biblioteca es esencial para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que existen, es primordial que esto se logre a través de la esencia misma del quehacer bibliotecario, el cual se enmarca por medio de procesos que le dan sentido a su existencia.

Es la reingeniería una opción que favorece con su manejo, el análisis de los

procesos más importantes dentro de un sistema que requiera una mayor funcionalidad en el ejercicio de sus operaciones, razón por la cuál se ha considerado como propuesta para esta investigación.

En consecuencia, es imprescindible conocer la estructura orgánica de dicha

institución , a fin de ver la relación se presenta entre el CECyT 2 y su Biblioteca. En la fig. 2.2 podemos observar la estructura orgánica, la cual representa un

esquema semejante al del IPN, es decir cuenta con un Director como mando superior, un Consejo Técnico Consultivo Escolar, así como tres subdirecciones, siendo la Subdirección de Extensión y Apoyo Académico, quién supervisa las actividades del Departamento de Difusión Cultural y Servicios Bibliotecarios.

33

Fig. 2.2 Organigrama del Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos “Miguel Bernard”

34

2.2.1 BIBLITOTECA ING. MANUEL VELÁZQUEZ DE LEÓN ESCARCEGA

La creación de los antecedentes históricos de la Biblioteca de está escuela, fue un trabajo de investigación principalmente de campo, ya que no habían documentos donde se hiciera mención de su desarrollo; se tuvo que realizar una entrevista con el Decano del plantel así como indagar en el archivo de la institución, logrando encontrar lo siguiente.

El establecimiento de la Escuela de Artes, Industrias y Oficios No.2, es el punto de

partida para la creación de la Biblioteca del hoy Cecyt 2 MBP, ya que en 1935, el entonces Jefe del Departamento de Enseñanza Técnica Industrial y Comercial, Ing. Juan de Dios Batíz, gira un Oficio con carácter de “urgente”, al director de la Escuela de Artes, Industrias y Oficios, señalando que el Departamento de Bibliotecas de la SEP, autoriza la adquisición de materiales de consulta para la formación de la biblioteca de esa escuela, la cual al ser creada, cambia en diversas ocasiones de domicilio así como de nombre, hasta que en 1969 se le dota de instalaciones fijas con domicilio en Av. Nueva Casa de Moneda No. 133 (antes Río Sn. Joaquín o Av. de las Torres, Lomas de Sotelo). Es así que se tiene a través de está acción el antecedente directo para la formación de una biblioteca en dicho plantel.

Esta biblioteca lleva el nombre de Ing. Manuel Velázquez de León Escárcega

Director de este plantel durante el período de 1970 a 1981 en reconocimiento a su desempeño. Durante su gestión se llevaron a cabo modificaciones en el Plan de Estudios, incrementado de 2 a 3 años el ciclo de enseñanza técnica, lo cual propicio que la biblioteca en este período tuviera un incremento y mejoramiento en su acervo bibliográfico para satisfacer las necesidades de información de su comunidad.

La biblioteca fue sufriendo modificaciones en su local, recursos humanos y forma

de trabajo. Con la creación de áreas centrales se empezó a normar la actividad bibliotecaria, la cual era aplicable a la biblioteca en cuestión, adaptándose así a las disposiciones de los órganos reguladores.

Después de este período, la biblioteca obtenía apoyo directo de la Biblioteca Central

para llevar a cabo el control de la organización documental, cursos de actualización al personal y asesoría para el ejercicio presupuestal.

Con la finalidad de incrementar el acervo, la biblioteca recibe donaciones, a través

de la Dirección de Bibliotecas y Publicaciones. Ya con el surgimiento del CENIDT (Centro Nacional de Información y Documentación Científica y Tecnológica), esta biblioteca empieza a apegarse a políticas y objetivos definidos por este Centro, uno de ellos lograr una mejor prestación de los servicios bibliotecarios.

Por disposiciones de este Centro la biblioteca del CECyT 2, comienza su proceso de

automatización, específicamente en el área de los procesos técnicos con la implementación del Sistema Administrador de Bibliotecas denominado, SIABUC versión 4, generando un mejor tratamiento y organización de los materiales.

35

También a través del CENIDT, se logra ofrecer cursos de formación técnica en biblioteconomía, así como el asesoramiento técnico del software mencionado, aunando a esto se dota a la biblioteca de equipos de computo para la agilización de los servicios y como apoyo a los usuarios en sus búsquedas de información, así como de las actividades en general.

En el año 2000, la Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información

cambia al Sistema Automatizado de Bibliotecas, llamado Unicornio, con la finalidad de agilizar y ampliar la cobertura de los servicios, creando así un catálogo colectivo conformado por todas las escuelas centros y unidades del I.P.N.

Esta actividad trajo consigo la dotación de equipo de cómputo y la conexión de las

bibliotecas del sistema a la Internet; también se cambio de Sistema de Clasificación Dewey al los esquemas de la Libray of Congress (LC) es así que las bibliotecas del Instituto contaron con tres elementos importantes que son:

• El sistema de clasificación LC, • el software unicornio con el equipo optimo para su implementación • Y la contratación de personal profesional en Biblioteconomía,

Con esto se da el gran paso para conformar la Red Bibliotecaria Institucional e

incursionar al mundo de la Internet, favoreciendo la difusión de los servicios bibliotecarios el intercambio de información mediante la adaptación del Formato MARC (Machinne Redable Catalogin), utilizado a nivel nacional e internacional, permitiendo así la evolución de las bibliotecas.

Sin embargo, aunque la Dirección de Bibliotecas ha realizado cursos de

actualización, ha creado un Círculo de Calidad en Bibliotecas para discutir problemáticas y encontrar soluciones; no ha sido posible mejorar del todo la actividad bibliotecaria, siendo la biblioteca del CECyT 2 un ejemplo.

A pesar de todo esto, la biblioteca del CECyT 2, en congruencia con las de la Red

padece deficiencias en la prestación de servicios y en la ejecución de procesos vitales como son: desarrollo de colecciones y proceso técnico, lo que desvirtúa su función dentro de la Institución. Son estas razones, las que han motivado a plantear una propuesta, que permita corregir las insuficiencias que existen y se consideró que la reingeniería era la opción más viable para lograrlo, ya hemos comentado su impacto en bibliotecas mexicanas y estamos seguros que si la aplicamos a esta unidad de información, también podremos obtener ventajas y posteriormente difundir nuestra experiencia a toda la Red Bibliotecaria.

El Politécnico esta pasando por una serie de acontecimientos que han generado

nuevas necesidades; por ejemplo: podemos citar la Reforma Académica y el Proceso de Acreditación de sus carreras a nivel medio y superior; lo que representa renovaciones en su estructura orgánica y la demanda de mayores y mejores servicios; entre los que destacan, los bibliotecarios.

36

37

Lamentablemente esta aseveración necesita ser justificada con argumentos sólidos; ya que el rubro de bibliotecas se encuentra un tanto olvidado por los mandos superiores.

Para ello en el capítulo siguiente realizaremos el primer paso que la reingeniería

marca y es precisamente el Planteo estratégico que consiste básicamente en un diagnóstico del estado actual de los procesos en la biblioteca así como la aplicación de un cuestionario que muestra la opinión que tienen los usuarios acerca de la biblioteca del CECyT 2.

CAPÍTULO III

DIAGNÓSTICO DE LA BIBLIOTECA DEL CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS NO. 2 “MIGUEL BERNARD”

Para ello, se realizará en este capítulo el primer paso que marca la metodología de la

reingeniería y que consiste en el Planteo Estratégico; donde se asentará un diagnóstico de la situación en que se encuentra la biblioteca con la finalidad de identificar cómo se llevan a cabo sus procesos y ofrecer una visión general de la problemática existente. Asimismo se consideró importante describir con qué tipo de recursos humanos, financieros y materiales se cuenta, a pesar de que la reingeniería se dirige a los procesos sin embargo requiere de los citados recursos para su ejecución.

En este apartado se pensó en la aplicación de un cuestionario dirigido a: alumnos,

maestros y personal bibliotecario por ser factores elementales, ya que las necesidades bibliotecarias no son por sí mismas evidentes, es algo que hay que indagar principalmente con los usuarios en contraparte con quién hace posible la prestación de servicios y ejecución de procesos, es decir el personal.

3.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La biblioteca de este CECyT citábamos en el capítulo anterior, se encuentra ante

desafíos derivados de la modernización educativa. Esta biblioteca para su funcionamiento carece de un organigrama, sin embargo presenta el siguiente esquema:

a

Organigrama 3.1 Estructur

Cuenta con una jefatura y dos ár

Hasta hoy no se ha procurado genpersigue de acuerdo las perspectivas ipor lógica su quehacer, ha girado en tese CECyT. Al igual que con el odocumento que el personal y la comuque algunas de esas funciones son:

1. La selección y adquisición de m2. El procesamiento del material d3. Prestación de servicios bibliotec

La biblioteca en el CECyT esta connivel de otras áreas como control escol

Jefatur

s

Proceso técnico

a orgánica de la Bibliotec

eas que son: proceso técn

erar un documento que enstitucionales y difundirloorno a proporcionar inforbjetivo, las funciones nnidad conozcan, podemo

aterial bibliográfico e reciente adquisición arios siderada como un elemen

ar, orientación juvenil, en

38

Servicio

a del CECyT 2

ico y servicios al público.

specifique el objetivo que al personal; sin embargo

mación a la comunidad de o están plasmadas en un s citar de manera general

to de apoyo académico al tre otros. A pesar de ser un

elemento de apoyo se ha carecido por parte del CECyT de acciones encaminadas a fortalecer su unidad de información; siendo la Dirección de Bibliotecas quién constantemente realiza gestiones que promuevan un desarrollo en el sistema bibliotecario del Politécnico.

Para poder observar y comprender la situación que se tiene en esta biblioteca enseguida describiremos cada uno de los elementos que la conforman.

3.2 RECURSOS HUMANOS

Los recursos humanos son elementos de gran relevancia para el ejercicio de las actividades. La plantilla laboral de la biblioteca presenta las siguientes características.

ESCOLARIDAD

Secundaria o menor 1 Nivel medio superior 2 Licenciatura en Biblioteconomía (pasantes)

3

Otra licenciatura (Arte Dramático) 1 TOTAL 7

Cuadro 3.1 Escolaridad del personal de la biblioteca del CECyT 2 La distribución de puestos es la siguiente: JEFATURA: Esta dirigida por un licenciado en actuación en ambos turnos, con carga

académica, horario variado de lunes a viernes. Su función primordial es la administración de los servicios bibliotecarios así como la promoción y difusión de la cultura, por lo que el Departamento recibe el nombre de Difusión Cultural y Servicios Bibliotecarios.

PROCESO TÉCNICO: Esta a cargo de 2 pasantes en Biblioteconomía; uno por

turno, con una jornada laboral de 7 horas diarias de lunes a viernes, estas personas son polifuncionales, llevan a cabo las actividades competentes a está área como son:

• Selección de material bibliográfico • Adquisición en dos modalidades: compra y donación • Descarte • Proceso físico del material de reciente adquisición • Catalogación descriptiva y temática • Clasificación, • Captura de registros bibliográficos en el Sistema para bibliotecas Unicornio

39

También se ocupan de:

• La ordenación de la estantería • Servicio de Préstamo Interbibliotecario • Préstamo de material de consulta • Servicio de base de datos en línea, • Internet, y • Expedición de credenciales

Asimismo hay otras tareas que desempeñan tales como:

• Apoyo en la coordinación de los eventos científico, artístico y culturales • Y desarrollo de actividades de carácter administrativo por carecer de apoyo

secretarial Esta situación ha afectado la fluidez en procesos como el desarrollo de colecciones,

proceso técnico y servicios, ya que se ve sesgado por la participación en diversas actividades de manera simultánea ocasionando queden inconclusas generando rezagos. SERVICIOS AL PÙBLICO: Cuenta con 4 personas, 2 por turno, una de ellas pasante en biblioteconomía con una jornada laboral de 7 horas de lunes a viernes. Las tres restantes presentan un nivel de estudios básico y bachillerato, la jornada laboral es la misma.

Este personal, se encarga del préstamo interno, externo, renovaciones, entrega de credenciales, actualización del módulo de circulación, reportes estadísticos, restauración de material mutilado, orientación a usuarios y ordenación del acervo.

Al igual que las personas de proceso técnico, éstas también ofrecen apoyo en la realización de eventos científico, técnico, culturales y artísticos.

Las tareas son diversas y son desempeñas por más de una persona, lo que provoca evasión de responsabilidades, mayor inversión de tiempo en los procesos, arbitrariedad en sanciones a usuarios, aumenta el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones finalizando con el bajo aprovechamiento del tiempo y recursos.

3.3 CAPACITACIÓN Incrementar la efectividad del recurso humano es asunto de la capacitación, de tal

manera que su actuación sea más fructífera dentro de los procesos. El personal de la biblioteca, según datos estadísticos correspondientes a los últimos dos años, registran que durante el 2002 se impartieron tres cursos sobre temas bibliotecarios, y uno más sobre computación, mientras que en el 2003 se ofreció un solo curso de computación, todos ellos impartidos por la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información.

40

Uno de los aspectos que se encontraron fue que la capacitación no se imparte equilibradamente, ya que según los registros consultados, la mayoría de las veces se envía a cursos al personal con estudios de licenciatura, dejando al margen a los de niveles escolares inferiores, esta práctica repercute en la inadecuada prestación y ejecución de los servicios y procesos que se llevan acabo.

¿Cómo se puede aumentar la productividad del personal sí la mitad de este no recibe capacitación?, esta es una interrogante que se debe cuidar ya que es preciso que todos lo elementos desempeñen adecuadamente su función.

3.4 MATERIAL Y EQUIPO En este cuadro podemos observar las herramientas e instrumentos auxiliares en la

coordinación y ejecución de los procesos.

Cuadro 3.2 Infraestructura Tecnológica de la biblioteca del CECyT 2 Pentium Equipo de

cómputo 486 o menor I II III IV

TOTAL

Operando 8 1 1 10 Inoperante 7 10 17

TOTAL 27

Cuadro 3.3 Principal uso del equipo

PRINCIPAL USO DEL EQUIPO TOTAL DE EQUIPOS Jefatura 1 Procesos Técnicos 1 Cosulta de OPAC 2 Préstamos y Devoluciones 1 Internet y bases de datos 3 Servicio de Cómputo 2

TOTAL 10

*Actualmente 17 computadoras destinadas a servicios de cómputo están fuera de servicio

Impresoras Inyección Láser T o t a l Operando 1 2 3 T o t a l 1 2 3

Cuadro 3.4 Impresoras

Las computadoras 486, Pentium II (8) equipos y Pentium III (1) equipo, fueron

destinadas por la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información, para uso exclusivo de las actividades bibliotecarias; las primeras ahora están fuera de servicio y las segundas carecen de mantenimiento correctivo y preventivo periódicamente, causando anomalías en

41

el hardware y software, lo que repercute en su utilidad dando como resultado, la inversión de mayor tiempo en las actividades.

Este problema persiste con las 10 computadoras restantes Pentium II, las cuales

fueron otorgadas por parte del CECyT 2, y siempre han carecido de un buen funcionamiento, ya que el software y hardware esta averiado.

En cuanto a las impresoras, solo una se ha destinado al 100% para las actividades bibliotecarias es decir; Proceso Técnico, Servicios al Público y actividades relacionadas a la correspondencia interna y externa tales como: cartas, oficios, entre otras.

3.5 PRESUPUESTO El factor económico es vital en una organización, la biblioteca del CECyT 2 recibe

insumos de manera local, es decir a través de la propia institución y de manera semicentralizada por medio de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información.

Para la obtención de datos por parte del CECyT 2, se realizó una entrevista al Subdirector Administrativo del plantel, C.P. Alberto Ruíz Galindo, quién comento lo siguiente: el presupuesto de la institución proviene de dos instancias:

1. Gobierno Federal y 2. Autogenerado;

El primero lo otorga el gobierno a fin de que desempeñen las funciones adecuadamente,

el segundo se conforma del cobro de servicios como son: el pago de exámenes a título de suficiencia, cursos sabatinos de inglés, cursos de regularización entre otros.

La captación de recursos financieros por esta vía es reportado a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, quién a su vez devuelve este recurso para que la institución haga uso de él según sus prioridades.

Para la asignación de presupuesto, el CECyT envía una programación de necesidades, todas ellas con estimaciones de costo a la Dirección de Recursos Financieros del IPN, también se envía una justificación de las metas que se quieren cumplir con el monto solicitado a la Dirección de Programación del IPN. Una vez enviado estos documentos, las instancias antes citadas se encargan de definir el monto autorizado.

La técnica presupuestal utilizada por el CECyT es por partidas y por procesos es decir cada una de las subdirecciones y jefaturas de área señala sus necesidades. Las persona responsable para la formulación del presupuesto es la Subdirección Administrativa, esta se encarga de la planeación presupuestaria de todos los departamentos, quien autoriza o hace modificaciones es el Director del plantel. Una vez autorizado se envía formalmente a través de un oficio a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Programación del IPN. El período que abarca es de un año del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

42

El porcentaje de presupuesto general de la institución que se otorga a la biblioteca es aproximadamente de 15% el cual varia cada año, según las necesidades del plantel, este porcentaje esta destinado exclusivamente a la compra de material bibliográfico.

Los gastos de mobiliario y mantenimiento, corresponde a Gastos de inversión que consiste en ampliar la infraestructura de la escuela en aspectos como son: adquisición de equipo, archiveros, laboratorios por citar algunos. También se tiene el manejo del Gasto Corriente que se utiliza para comprar insumos como hojas, lápices, pizarrones entre otros.

Para estimar el monto presupuestal a la biblioteca, se consideran, la experiencias de presupuestos anteriores. La Subdirección Administrativa es quién se encarga de supervisar el control presupuestal asignado a esta área.

Ocasionalmente, se obtiene ayuda financiera por parte de otras instancias como la Dirección de Educación Media Superior, este órgano solicita la declaración de necesidades del plantel y con base a esto determina qué porcentaje se asignará a cada plantel. No se tiene algún programa que pretenda atraer mayores recursos financieros hacia la biblioteca, en el año 2004, lo que se pretende es mejorar las instalaciones.

En lo concerniente al manejo de presupuesto por parte de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información a través de un oficio encontramos la siguiente información:

La Dirección actúa como área coordinadora de la aplicación del 100% del gasto de la partida denominada 2103 correspondiente a “Material Didáctico”, ubicados en los procesos 07 de Apoyo al Nivel Medio Superior. El seguimiento esta regido bajo los siguientes lineamientos:

La Dirección apoya el seguimiento de la partida 2103 colaborando en el ejercicio del 70% del total del monto autorizado a cada escuela, de tal manera que está realiza la recepción, integración de necesidades y generación de requisiciones con base a los materiales que la unidad seleccione.

El 30% complementario, es ejercido por cada escuela, apegándose al

calendario aprobado para cada ejercicio presupuestal, debiendo contar para ello con el visto bueno de el área coordinadora que es la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información.

43

3.6 PROCESOS BIBLIOTECARIOS

Como en toda organización, en la biblioteca, también existen actividades que requieren de una serie de procesos sustanciales que enmarcan su quehacer.

Un proceso es “un sustantivo español que indica transcurso del tiempo, serie de fases de un fenómeno, evolución de una serie de fenómenos, tratamiento de la información, conjunto de fases sucesivas de un fenómeno, procedimiento, forma método, manera, actuación, sistema, modo.”36

Para Nereo Roberto Parro el “proceso es una serie de actividades que a partir de insumos ejercen transformaciones para convertirlos en un producto o servicio”37

Estos dos puntos de vista, nos permiten concebir al proceso dentro de las entidades bibliotecarias, como todas aquellas acciones que se realizan en un periodo de tiempo de manera ordenada, para generar un beneficio y utilidad a través de servicios bibliotecarios.

Estos procesos se dividen de la siguiente manera: 1. Integración de los materiales que comprenden la selección, adquisición,

registro, control, evaluación y descarte. 2. Organización Técnica que se refiere al proceso físico, catalogación,

clasificación e indización.

Estos procesos se describirán a continuación. Por otro lado tenemos los Servicios al Público, también conformados por procesos que en el transcurso de este capítulo señalaremos. A continuación corresponde el turno a los procesos que conforman la integración de los materiales.

3.7 SELECCIÓN La selección es considerada como“un proceso complejo y supone una técnica para

facilitar el examen y valoración crítica de los libros.”38 La selección es una tarea intelectual en donde el bibliotecario elegirá los materiales que mejor respondan a las necesidades de su comunidad.

En esta biblioteca la selección se ha realizado sin apoyo de un programa de estudio de

necesidades, sin los cuales, los responsables de dicha actividad no pueden conocer las demandas más allá de donde ellos mismos las conciben. Se carece de un documento que

36 COLUNGA DÁVILA, Carlos. La administración del tercer milenio : diccionario temático. México Panorama, 1996. p. 229. 37 NEREO, Op. cit. p. 87. 38 BUONOCORE, Domingo. Diccionario de bibliotecología; términos relativos a la bibliología, bibliografía, bibliofilia, biblioteconomía, archivología, documentología, tipografía y materias afines. 2ª ed. Aum. Buenos Aires : Marymar, 1976. p. 383.

44

norme dicho proceso a través del establecimiento de políticas de carácter general que guíen la toma de decisiones en la busca del cumplimiento de un objetivo.

La selección del material se genera a través de sugerencias rescatadas en el área de servicios al público, de las sugerencias de profesores y la revisión de catálogos de editoriales. No se han establecido canales de comunicación con las academias y las pocas veces que se ha realizado, se presenta perdida de tiempo ya que la información no se obtiene oportunamente.

Esto ha provocado el desequilibrio de la colección ya que el CECyT imparte carreras

técnicas existiendo un grado de especialización de su acervo y al no contar con la colaboración de las academias se presenta la duplicidad de material o la compra de libros inutilizables.

En la actualidad, para esta actividad, la biblioteca cuenta con (2) pasantes en

Biblioteconomía, con una jornada laboral de 7 horas diarias de Lunes a Viernes, en ambos turnos, lo que dificulta la comunicación y normalización de criterios, y hasta la duplicidad del trabajo. Las tareas son distribuidas de manera desorganizada, provocando el aumento de revisiones para concluir la actividad. El control que se lleva para verificar posibles errores, es realizado por el propio personal.

El proceso para esta tarea implica por lo menos una semana de actividades y la

participación de dos bibliotecarios. Esta rutina conlleva una serie de intercambio de documentos y es aprobada por el Jefe de Biblioteca, es decir se tiene una estructura rígida, en donde el personal bibliotecario carece de autoridad para la toma de decisiones. Enseguida observaremos el diagrama 3.1, que nos muestra los pasos que se realizan con esta actividad.

Diagrama 3.1 Procedimiento de Selección de Material Bibliográfico

BIBLIOTECARIOS

JEFE DEL DEPTO. DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

SI

1

Regresa aencargado de Proceso Técnico

FIN

¿Hubo modificaciones?

Turna lista al Depto. deCompras del CECyT y/oDBySI

Revisa

Envía copia al Jefe deBiblioteca

1

Elabora listado enformato de solicitud

2

Revisa que no seantítulos existentes

Realiza selección detítulos y no. deejemplares

Verifica lista de preciosen editoriales por Internet

NO

SI

2

Realiza selección de materiales bajo su criterio

¿Existen peticiones?

Consulta formatos desolicitud de materialbibliográfico

Reciben y revisanmonto presupuestal

INICIO

NO

45

Este diagrama representa de manera sintética cada uno de las pasos que se realizan para seleccionar el material, como se puede apreciar se carece de políticas y criterios normalizados así como el intercambio repetitivo de una serie de papeleo.

Asimismo se observa que no existe una planeación presupuestal mediante un

cálculo correspondiente a cada una de las carreras técnicas, así como para el acervo; también se carece de una asignación de funciones por persona.

Sin duda este proceso presenta actualmente tendencias que van enfocadas hacia la satisfacción total del usuario de la información, y por lo tanto se observa que se requiere de la generación de elementos que coadyuven a este propósito. Tal como lo presenta el esquema siguiente:

EVALUACIÓN DE LAS

COLECCIONES

ESTUDIO DE NECESIDADES

INFORMATIVAS DE LA COMUNIDAD

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS

DE SELECCIÓN

Esquema 3.1 Factores a considerar para el desarrollo de colecciones

La colección de una unidad de información es un organismo vivo y debe, por lo tanto, cambiar continuamente como varían los objetivos que la orientan, las técnicas de organización y los usuarios que la caracterizan es así que se necesita ejecutar acciones como las del esquema, que orienten esta actividad las cuáles enunciaremos en el capítulo siguiente.

3.8 ADQUISICIÓN

“Comprende aquellas operaciones que permiten a las unidades de información hacer propios los recursos informativos en forma oportuna con calidad y cantidad requeridos y al costo más bajo”.39 En la biblioteca del CECyT 2 el proceso de adquisición se efectúa de la siguiente

manera: Una vez elegidos los materiales bibliográficos que la biblioteca requiere, se procede a

un proceso complementario que es la adquisición. Esta se efectúa por dos vías:

46

39 PINTOR ALEJANDRE, Leonor y RUVALCABA VILL, Carlos. Servicios a usuarios I (selección y Adquisición) fascículo I Desarrollo de Colecciones. México: Colegio de Bachilleres, 1995. p. 16, 17.

• Por compra semicentralizada, a través de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información, y por parte del CECyT 2 MBP

• Por donación de alumnos, profesores, personal de apoyo e instituciones

externas. Esta actividad carece de políticas y criterios que la enmarquen en documentos para

la toma decisiones y que garanticen el buen ejercicio presupuestario, para la adquisición por compra. 3.8.1 ADQUISICIÓN POR COMPRA

Cuando se realiza por compra, queda bajo la responsabilidad de la Dirección de

Bibliotecas o bien del CECyT 2, ya que sus respectivos Departamentos de Compras realizan las transacciones necesarias, el personal bibliotecario no interviene durante todo este proceso, su única función es revisar que el material al momento de su entrega sea el que se solicito.

Tanto la Dirección de Bibliotecas como el CECyT 2 tienen proveedores y editoriales ya establecidos, que en ocasiones no cubren la totalidad de material solicitado. Cuando sucede esto, en el caso de la Dirección de Bibliotecas se informa al personal de la biblioteca para que se modifique la solicitud.

En contraparte el CECyT cuando se encuentra ante esta situación, es el jefe del

departamento de compras quién decide qué hacer; la mayoría de las veces incrementa el número de ejemplares de algunos títulos a cambio del material que no fue proporcionado por sus proveedores.

De una u otra manera el objetivo de este proceso se ve afectado, por la falta de optimización del presupuesto y el retrazo de las compras generando, un desequilibrio en las colecciones, porque las decisiones se toman sin criterio y provocando el exceso de ejemplares de un título o bien la adquisición de material que no satisface las necesidades de los planes y programas de estudio.

De este, proceso se encargan los dos pasantes en Biblioteconomía, básicamente, cuando es por compra, su función es revisar lo solicitado contra lo que se entrega a fin de realizar las reclamaciones sin son necesarias o bien efectuar el papeleo establecido por los departamentos correspondientes para la entrega del material.

A continuación diagramaremos dicha actividad a fin de ofrecer un esquema más

claro y amplio, ya que como la biblioteca gestiona de manera compartida la adquisición por compra con el Departamento de Adquisiciones de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información así como con el Jefe de Compras del CECyT 2, cada uno tiene sus características. Ver Diagrama 3.2

47

DEPTO DE ADQUISICIONES DE LA DBySI

INICIO

Recibe requisicióndel CECyT 2

Realiza pedido

Recibe material

Recibe Material

4

¿Cubre requerimientos?

NO

3

5¿Corresponde a lo solicitado?

Acude a recogermaterial

ALMACÉN DE LA DBYSI

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES BIBLIOTECA CECYT 2

Verifica cotizaciones en disco magnético eimpresas

FIN

Firma De recibido SI

Revisa que todos los campos estén llenos (autor, título, etc.).

¿Es adecuado elpresupuesto?

NO

1

Turna a la Dirección de Recursos Materiales de la DBySI

SI

Diagrama 3.2 Proced

Un factor impo

racional, es decir, planeditoriales y proveedorcuanto tiempos de entr

Informa al Almacén de la DBySI

imiento de Adquisición de Mate

rtante de este proceso, es iificar el presupuesto a través es que mejores ventajas ofrez

ega y atención de solicitudes.

48

Avisa víatelefónica alCECyT

Informa al Depto.de Adquisicionesde la DBySI

Verifica que cumpla requerimientos

rial Bibliográfico por parte de la DBySI

ncrementar el acervo de una manera de la búsqueda de elementos como las can para beneficio de la institución en

Esta diagramación presenta que la secuencia de las actividades es extensa y requiere de varios departamentos, además observamos que quienes realizan los acuerdos con editoriales, es la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información a través de su Departamento de Adquisiciones, acción que no permite visualizar sí los proveedores ofrecen mejores ventajas en precios y entrega de requisiciones, para bien de la escuela que gira su requisición.

Por otra parte, en el diagrama 3.3 correspondiente a la Adquisición por Compra por parte del CECyT 2, se observa una rutina de proceso muy extensa y repetitiva y con poca participación del bibliotecario. Ver diagrama 3.3

almacén

Autoriza compra

3Compras realizareclamación

Avisa a compras

2

4

Corrige y reenvía Regresa abibliotecarios

11

3

2¿Es correcto?

Firma y sella derecibido

Realiza vale desalida de

4

FIN

Firma y sella de recibido

Verifica que sea correcto

11

NO

¿Se ajusta a lo presupuestado?

Informa abibliotecarios

Recibe Material

Realiza cotizaciones

Recibe y revisalistadoEnvía listado al

Depto de Compras

INICIO

SI

SI

SI

2¿Es correcto?

DEPTO. DE COMPRAS ALMACÉN DEL CECyT ENCARGADO DE PROCESO TÉCNICO

NO

BIBLIOTECARIOS DE PROCESO

TÉCNICO

Diagrama 3.3 Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por parte del CECyT 2

3.8.2 ADQUISICIÓN POR DONACIÓN Presenta irregularidades semejantes a la modalidad por compra, este tipo de

adquisición ha sido realizado sin políticas internas, se recibe todo tipo de material incrementando la duplicidad y reducción de espacios en la estantería así como el desequilibrio del las colecciones, culminando con la insatisfacción de necesidades informativas de los usuarios.

49

Quien autoriza la recepción de material en donación es el Jefe de Biblioteca; durante los últimos 4 años, los dos pasantes en biblioteconomía han lidiado con este problema; de tal manera que cuando ellos reciben la solicitud de donación, verifican primero qué material es susceptible de ser donado y cuál no, desafortunadamente se sigue realizando sin la hegemonía de criterios.

La falta de criterios y funciones bien delimitadas vuelven a presentarse en este

proceso, produciendo una mayor inversión de tiempo. Es preciso entonces rediseñar cada uno de estos procesos a fin de hacerlos más sencillos y rápidos, disminuir costos y empleo de personal de manera optima así como la formación de una colección más útil. El siguiente diagrama 3.4 ejemplifica las rutinas a seguir mediante esta modalidad y reafirma la problemática descrita.

Diagrama 3.4 Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por Donación 3.8.3 REGISTRO Y CONTROL La recepción de los materiales presenta deficiencias ya que sólo se realiza la

comprobación de envíos a través del cotejo de las facturas; las cuales han recibido una organización de manera cronológica dificultando su recuperación cuando se requiere consultarlas por proveedor. El registro y control de entrada de libros se desarrolla mediante una lista que incluye fecha de recepción, título del material, autor, número de ejemplares por título y el número total de volúmenes y títulos adquiridos; las listas han sido ingresadas a carpetas por orden cronológico y no se difunden a través de una vitrina donde se exhiben los materiales adquiridos a los usuarios.

Por otra parte el control del ingreso de material se lleva a cabo a través de

estadísticas en un formato de Información Bibliotecaria Institucional emitido por la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información donde se solicita el número de títulos

50

y volúmenes adquiridos mensualmente por tipo de material (libros, revistas, Cd rom,.tesis, etc.) información que no refleja totalmente información como: las solicitudes de compra realizadas durante el mes, donaciones, canjes, monto presupuestal ejercido por período entre otros que posibiliten hacer una evaluación de lo procesos de adquisición y con ello se favorezcan la creación de indicadores que sirvan para la toma de decisiones.

3.9 EVALUACIÓN DE LAS COLECCIONES “Es la manera de identificar, a partir de las políticas de desarrollo de colecciones,

los temas principales, los puntos fuertes y débiles de las colecciones actuales en los diversos temas y por lo tanto determinar lo apropiado de las colecciones bibliográficas necesarias en relación con los programas docentes y de investigación.”40 El evaluar la utilidad de los materiales es una etapa que no se debe dejar pasar en una biblioteca, esta actividad representa la oportunidad para detectar la utilidad de los materiales.

En este aspecto, la biblioteca carece de programas de evaluación que validen sí los

materiales con que cuenta, cubren las demandas de información de los usuarios, y sí los títulos que se adquieren mantienen actualizada la colección en cantidades suficientes. A falta de esta práctica el balance de la colección se ha visto perjudicada.

El cuadro siguiente, muestra el porcentaje de crecimiento del acervo de tres años a

la fecha en donde se tomará como referencia el total de acervo registrado durante el 2001, que fue de 20,618 volúmenes.41

Cuadro 3.5. Cantidad de volúmenes adquiridos 2001 2002 2003

VOLÚMENES ADQUIRIDOS

VOLÚMENES ADQUIRIDOS VOLÚMENES ADQUIRIDOS

880 1649 1065

El crecimiento de la colección durante el 2001 fue de 4.2 %, mientras que con

respecto al siguiente año aumento considerablemente en un 7.9 %, finalizando con una baja para el 2003 con una adquisición de 5.1%. Esto indica las variantes en el crecimiento de las colecciones, el cual es muy heterogéneo, de uno con respecto a otro ratificando la falta de planeación presupuestal.

Se requiere una planeación programada para el ejercicio del presupuesto que garantice su optimización.

40 PINTOR ALEJANDRE, Leonor, Op Cit. p. 18 41 Información obtenida de Estadísticas Mensuales, emitidas a la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información, correspondiente a los periodos comprendidos del 2001 al 2003.

51

Ahora bien, el porcentaje de adquisición por donación fue el siguiente:

Cuadro 3.6 Cantidad de volúmenes adquiridos por donación anualmente

AÑO ADQUISICIÓN POR COMPRA / VOLÚMENES

ADQUISICIÓN POR DONACIÓN / VOLÚMENES

2001 0 0 2002 340 671

2003 392 414

Esta tabla muestra, que una importante cantidad de material bibliográfico ingresa a

la biblioteca por donación, las cuales como ya se mencionó, carecen de criterios y políticas bien delimitados, estimulando el crecimiento del acervo carente de utilidad en el mayor de los casos, para la comunidad politécnica.

3.10 DESCARTE

El descarte es “la operación que consiste en separar o retirar del acervo de una biblioteca, los materiales documentales superfluos, obsoletos, o que no se hallan en condiciones de buen uso”.42

En la biblioteca del CECyT 2, no hay documentos internos donde sustente los

criterios y políticas para el descarte; el personal bibliotecario se base en las siguientes características:

1. Exceso de ejemplares duplicados 2. Material ajeno a los planes y programas de estudio 3. Factor de uso 4. Vigencia 5. Daños físicos Esta actividad es efectuada por tres bibliotecarios y tres personas auxiliares de

ambos turnos, sin una programación de temporalidad para su ejecución. Primordialmente se efectúa cuando se carece de espacio en anaqueles o bien por solicitud del jefe del departamento.

El mecanismo para efectuarlo es muy deficiente, se utiliza un formato para descarte en donde se anotan datos como:

Título Autor Edición Número de adquisición

42 Cámara de Diputados (México). Comité de Biblioteca. Glosario de los términos más usados en bibliotecas : biblioteca del H. Congreso de la Unión. México : Talleres Gráficos de la Cámara de Diputados, 1992. p. 15.

52

Al culminar con este reporte se empiezan a dar de baja los números de adquisición

en el “Sistema Unicornio” y el reporte se archiva en una carpeta. A falta de catálogos de uso interno como el topográfico y de adquisiciones se vislumbra la ausencia de un control en el acervo.

Sería entonces necesario, efectuar rediseño de este proceso, con la finalidad de mantener un crecimiento equilibrado del acervo, apoyar eficazmente los planes y programas de estudio, las líneas de investigación y optimizar el espacio disponible.

El 24 de Marzo del 2004 la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información en

común acuerdo del Departamento de Control Patrimonial de IPN, realizó el procedimiento para el descarte de material bibliográfico bajo el seguimiento de las siguientes políticas. Se manejan dos grupos de material

1. Grupo de material Inutilizable: Este material se queda referido a dos rubros:

a) Condiciones físicas: Referente si el material esta deteriorado, rayado,

roto o mutilado. b) Obsoleto: Cuando el material es poco utilizado o de interés limitado,

con información desactualizada por el avance de los conocimientos

2. Grupo de material reutilizable: donde se considera el material que reúna las siguientes características:

a) Material ajeno a la biblioteca: Es decir material que no pertenezca a las

áreas del conocimiento que imparte la institución b) Número excesivo de ejemplares

Para realizar dicho descarte se toman en consideración tres conceptos que el IPN maneja para la adquisición de libros:

a) Concepto 1203 “Material Didáctico”, que se refiere a asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de artículos y los materiales utilizados en actividades educativas tales como libros, revistas, periódicos, publicaciones y todo lo relacionado

b) Concepto 5104 “Bienes Artísticos y Culturales”, son las asignaciones destinadas a la adquisición de objetos artísticos y culturales como pintura, escultura, cuadros y colecciones diversas entre otros.

c) Donaciones o canje De acuerdo a cada uno de los rubros anteriores se sigue un procedimiento distinto y que en el siguiente diagrama los explicaremos:

53

Diagrama 3.5 Procedimiento para Descarte por Medio de la Partida 2103

(Material Inutilizable)

BIBLIOTECARIO DE PROCESO TÉCNICO DE LA ESCUELA, CENTRO O UNIDAD INTEGRANTE DE LA RED DE BIBLIOTECAS

DEPARTAMENTO DE CONTROL PATRIMONIAL

INICIO

Identifica el tipo de adquisición de los libros

a descartar

Elabora Dictamen de Afectación acompañado de lista de libros

¿La adquisición se hizo con la partida 2103 ¿

¿Corresponde al Grupo de Material

inutilizable?

Oficio y lista

Elabora oficio de solicitud del

descarte

Entrega oficio de solicitud del descarte, dictamen de afectación y relación de libros al

Emite oficio a laEscuela, Centro oUnidad indicandofecha y hora para larecepción de libros

Recibe oficio de solicitud del descarte, dictamen de afectación y relación de libros

NO

Depto. Control Patrimonial

¿Hubo respuesta?

1/2

Entrega material empacado

Se acudirá en la fechaestipulada por elDepto. de ControlPatrimonial para laentrega de material

1

54

NO

SI

2

SI

BIBLIOTECARIO DE PROCESO TÉCNICO DE LA ESCUELA, CENTRO O UNIDAD INTEGRANTE DE LA RED DE BIBLIOTECAS

DEPARTAMENTO DE CONTROL PATRIMONIAL

FIN

Comunicarse al Depto de Control Patrimonial

2

FIN

Realiza proceso dependiendo de la adquisición

Determina el tipo de

adquisición

1

Registra la baja de libros descartados en el Catálogo General del Sistema de Automatización

FIN

2/2

55

DIAGRAMA 3.6 Descarte Grupo II Material Reutilizable

BIBLIOTECARIO DE PROCESO TÉCNICO DE LA ESCUELA, CENTRO O UNIDAD INTEGRANTE DE LA RED DE BIBLIOTECAS

DIVISIÓN DE OPERACIÓN DE BIBLIOTECAS DE LA DBySI

INICIO

Identifica el tipo de adquisición de los libros

a descartar

Elabora relación de libros

¿Corresponde al Grupo e Material

reutilizable?

Lista

1/2

Espera respuesta de las ECUS

Envía disquete o correo electrónico a la DBySI

Recibe disquete o correo electrónico con listado

Listado

Difunde entre elSistema Institucionalde Bibliotecas yServicios deInformación del IPN

NO

1 FIN

1

SI

FIN

Realiza el procedimiento correspondiente

56

BIBLIOTECARIO DE PROCESO TÉCNICO DE LA ESCUELA, CENTRO O UNIDAD INTEGRANTE DE LA

RED DE BIBLIOTECAS DIVISIÓN DE OPERACIÓN DE BIBLIOTECAS DE LA DBySI

Envía copia de acusedictamen, relaciónlibros y oficio transparencia a la Dy Depto. De CoPatrimonial.

Elabora dictamen dafectación

2 ¿Hubo petición de alguna ECU?

Dic

2/2

FIN

Da de baja en el Catálogo General llibros descartados

Si en 15 días no hay respuesta. Descarta con procedimiento de material inutilizable

2

SI

s d

Byntr

e

tam

os

NO

eldedeSIol

en

FIN

57

Diagrama 3.7 Procedimiento para Descarte con Partida 5104

BIBLIOTECARIO DE PROCESO TÉCNICO DE LA ESCUELA, CENTRO O UNIDAD INTEGRANTE DE LA RED DE BIBLIOTECAS

INICIO

FIN

Envía copia de la documentación correspondiente a la DBySI

Da de baja en el Catálogo General los libros descartados

Realiza baja dematerial documental

Sin duda esta labor es muy extensa por la intervención de varios departamentos y la

biblioteca que desee descartar; el intercambio de oficios, solicitudes, listados conlleva inversión de un tiempo considerable en la espera de una respuesta para continuar con un procedimiento.

58

3.11 ORGANIZACIÓN TÉCNICA Esta enmarcada por una serie de procesos encaminados a posibilitar la consulta del

material ingresado a la biblioteca. La biblioteca desde su construcción no fue diseñada para albergarla, por lo tanto la distribución de sus áreas es reducida o compartida con otras. Tal es el caso de todo el trabajo concerniente al Proceso técnico del material que es “una unidad administrativa de la biblioteca en donde se práctica la organización y control bibliográfico, catalogación, clasificación y mantenimiento de las colecciones”43

Todas la actividades inherentes a este proceso son realizadas por dos pasantes en Biblioteconomía uno por turno, su desempeño es discontinúo, debido a su polifuncionalidad.

3.11.1 PROCESO FÍSICO El proceso físico “consiste en colocar en el libro las marcas de propiedad e

identificación necesarias, los elementos requeridos para controlar su préstamo a domicilio y las señales para ordenarlo y localizarlo en la estantería”.44

Es muy austero y necesita unificación; es realizado por dos alumnos de servicio

social uno por turno, la inversión de tiempo varía según la cantidad de material recibido, al llegar el material se colocan sellos de identificación de propiedad en cantos y página clave, sello interno para anotar la clasificación y número de adquisición, esté ha sido colocado en diversas partes del libro tales como portada, contraportada o prólogo.

La asignación de números de adquisición se realiza hasta que el material va a ser procesado en el Sistema para Bibliotecas “Unicornio”; una vez sellado por carencia de espacio se coloca en cajas, para posteriormente continuar con el proceso técnico.

La difusión del material de reciente adquisición se realiza mediante su exhibición en una vitrina con la posibilidad de ser consultados por los usuarios de manera interna, antes de pasar por el proceso técnico, mediante el llenado de un formato de préstamo y credencial de biblioteca. Debido a la diversidad de criterios es que se omitió el diagrama de dicha actividad.

3.11.2 CATALOGACIÓN “La catalogación es una de las tareas que se realizan en la biblioteca para poder

facilitar el almacenamiento y recuperación de los materiales que existen en la misma en el menor tiempo posible”45 43 ANGULO MARCIAL, Noel. Terminología de automatización documental. México : CONPES, 1988, p. 145. 44 Secretaria de Educación Pública. Dirección General de Bibliotecas. (México). El libro y su preparación física. México : SEP, 1986. p. 33 45 GRANADOS XOLALPA, Eleazar. Manual de información básica en bibliotecología. México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1986. p. 55.

59

La definición anterior expresa dos elementos de gran importancia de este proceso,

uno es facilitar el almacenamiento y otro una recuperación rápida.

La biblioteca del CECyT 2 para el desempeño de este proceso, se rige mediante lineamientos establecidos por la Dirección General de Bibliotecas y Servicios de Información, en aspectos como:

1. Segundo Nivel de catalogación 2. Uso del Formato Marc y Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed. 3. Captura en el Sistema Unicornio

De manera interna, se carece de manuales de procedimientos. En lo concerniente a

la catalogación temática, no se ha procurado la uniformidad en la asignación de tópicos y la herramienta utilizada son la Lista de Encabezamientos de material para bibliotecas, editados en Santa Fé de Bogotá, por Rojas Eberhard editores; siendo a veces insuficientes, para la asignación de temas principalmente del área de Metalurgia y Máquinas con Sistemas Automatizados.

Ésta tarea es realizada por dos pasantes con formación en Biblioteconomía, uno por turno, con una jornada laboral de 7 horas diarias. Aunque se debe señalar, que estas personas, no se dedican en su totalidad a desarrollar este trabajo.

Vale la pena realizar un análisis de la cantidad de personal ocupada para esta actividad; sí tomamos en cuenta el crecimiento anual de la colección podemos notar lo siguiente.

Anualmente el crecimiento de la colección, es diversa; sí retomamos los últimos tres

años veremos que en promedio se adquieren 1,198 libros anualmente; lo que indica que a cada bibliotecario le corresponde catalogar 599 libros por año, siendo está una cantidad muy reducida sí consideramos lo que señala Garza Mercado, “un bibliotecario profesional puede catalogar y clasificar 18 títulos en una jornada de ocho horas de trabajo (aproximadamente 3,800 títulos en un año) refiriéndose solo a procesos originales.” 46

Esto quiere decir, que esta tarea no es justificable para dos personas en ambos turnos, pues una, seria suficiente para realizar esta actividad, debido a la adquisición anual que se registra.

La catalogación se realiza en un formato de captura, para llevarla acabo, se realiza el

siguiente procedimiento. Ver diagrama 3.8

46 ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Modelo para evaluación integral de las bibliotecas de educación superior en México. México : SEP, 2000. p.39.

60

CATALOGADOR

Diagrama 3.8 Procedimiento de Catalogación de Material Bibliográfico

adquisición

físicamente

4

4

Ingresa materialcon clasificaciónencontrada

Realiza búsquedaen otras bibliotecasen Internet

23

Introduce clasificación y no. de adquisición

3

Realiza y captura registro original

1

FIN

Ingresa material a estantería

Coloca no. deadquisición ensellos y páginaclave

Coloca etiquetas

Realiza etiquetas con signatura topográfica

Captura clasificación y

números de adquisición

2

SI

¿Tiene clasificación

L.C?

1

SI

NO

¿Corresponde?

Da de alta el registro

Realiza búsqueda en Catálogo

General

Verifica que el registro encontrado corresponda al que

se tiene

SI

NO

¿Se encontró en catálogo?

Realiza búsqueda de material de manera local

Envía a catalogación

Realiza listado de material de

reciente

Efectúa sellado de material

Organiza material

Recibe material

INICIO

3.11.3 CLASIFICACIÓN La clasificación en materia bibliotecológica, se define como “el arte de asignar a los

libros un lugar exacto, en el cual los distintos asuntos del saber o la descripción de la vida humana en sus varios aspectos, están agrupados de acuerdo a sus semejanza y relacionados unos con otros”47

El objetivo de la clasificación es concentrar la información de manera organizada,

de tal forma que su recuperación sea lo más acertada posible. En este sentido, la biblioteca del CECyT 2, por instrucción de la Dirección de

Bibliotecas y Servicios de Información (DBySI) y con la finalidad de normar este aspecto en toda la Red de Bibliotecas del IPN; a partir de 1998 utiliza el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso, comúnmente llamado L.C.

61

47 GRANADOS, Op. cit., p. 96

Debido a la preocupación del IPN por conformar un sistema de bibliotecas orientada a la satisfacción de la comunidad politécnica es que comienza a normar las actividades bibliotecarias y la clasificación no fue la excepción.

Sin embargo, no se procuró, la dotación de Esquemas de Clasificación a todas las

bibliotecas de la Red. Como resultado, la biblioteca del CECyT 2 a falta de este instrumento de trabajo, ha tenido que efectuar los siguientes pasos para la asignación de clasificación a un material.

Hay ocasiones en que el material por clasificar, no se es localizado en otras fuentes,

originando su rezago.

Realiza búsqueda del itemde manera local en el Sistema Unicornio

Realiza búsqueda del item OPCA´S de otras bibliotecas

en Intenet

Revisa que el itemencontrado corresponda

al que se tiene físicamente

Asigna la clasificaciónencontrada

Asigna número de clasificaciónlocalizado

Verifica que el item correponda al que se tiene físicamente

El libro permanece rezagado

¿Se encontró?

¿Se encontró?

¿Sí correponde?

¿Sí corresponde al que se tiene físicamente?

¿Sí corresponde?

BIBLIOTECARIO

Diagrama 3.9. Asignación de Clasificación

3.11.4 INDIZACIÓN Una de las fases del tratamiento técnico de los materiales es el análisis de contenido

donde uno de sus procesos es la indización que consiste en “extraer de un documento original o de su resumen unos vocablos especialmente expresivos y con una enorme carga informativa”.48

En donde su principal objetivo es el almacenamiento y recuperación de la información.

A través de la indización se pretende efectuar el análisis documental de los

materiales a fin de elegir los términos más adecuados que representen el contenido de un documento a través de un lenguaje controlado. Esta actividad es realizada en la biblioteca del CECyT 2 por dos pasantes en biblioteconomía.

48 GIL LEYVA, Isidoro. La automatización de la indización de documentos. España : Trea , 1999. p. 19.

62

La biblioteca del CECyT 2 al pertenecer a la Red Interbibliotecaria del IPN esta sujeta al sistema administrador de bibliotecas Unicornio, donde la indización no se ha realizado con uniformidad, debido a que la Red esta conformada por bibliotecas de nivel medio superior, superior, postgrado y centros de investigación, los cuales tienen bien delimitada a su comunidad y esta determina la asignación de los términos que se darán a dicho material. Es así que un mismo título, en el sistema Unicornio, se encuentra en dos o más registros con dos o tres términos diferentes en cada uno así como en idioma inglés o español.

Debido a esta problemática la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información

adoptó la utilización de lenguajes documentales controlados como son los Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, editada en Colombia por Rojas Eberthard, editores, 1998 los cuales se definen como “un lenguaje precoordinado, de estructura asociativa o combinatoria, que consiste en listas alfabéticas de palabras o expresiones del lenguaje natural capaces de representar los temas de los que trata un documento.”49 Sin embargo en el caso de la biblioteca del CECyT 2, esta herramienta es insuficiente debido al grado de especialización de las carreras técnicas (Máquinas con Sistemas Automatizados, Dibujo Asistido por Computadora y Metalurgia) que ofrece la institución y que requieren de un análisis documental con asignación de un vocabulario más especializado que favorezca la recuperación de información relevante de acuerdo a los intereses de la comunidad de está biblioteca. La recuperación se realiza a través del Módulo de consulta del Sistema Administrador de Bibliotecas Unicornio, las búsquedas se realizan a través de términos libres. El procedimiento para llevar a cabo dicha labor es el siguiente:

Recepción de MaterialBibliográfico

Búsqueda del materialen el catálogo general

Cataloga

Clasifica

Indiza

si

si

no

no

PROCESO DE INDIZACIÓN

49 GIL LEYVA, Isidoro Op. Cit.

Diagrama 3.10 Asignación de Clasificación de Material Bibliográfico

.p. 50

63

3.12 SERVICIOS

Los servicios al público son un producto de los procesos que hay en una biblioteca. Esta biblioteca abre sus puertas en un horario de Lunes a Viernes de 7:00 am a 21:00 hrs.

Para la prestación de servicios, se cuenta con seis personas tres por turno, con una jornada laboral de 7 hrs. diarias de Lunes a Viernes. Están distribuidas de la siguiente manera:

Cuadro 3.7 Distribución del personal por turnos y tipo de servicio SERVICIO TOTAL DE PERSONAS

TURNO MATUTINO TURNO VESPERTINO Prestamos y Devoluciones 2 2

Préstamo Interbibliotecario, Bases de Datos, Internet y Elaboración de Bibliografías

1 1

TOTAL 3 3

Si consideramos que el CECyT durante el último año registro una población potencial de 3,760 usuarios y ofreció aproximadamente 180160 servicios; podemos concluir que se cada usuario utiliza por lo menos 48 veces anualmente los servicios ofrecidos.

Toda la plantilla laboral, a parte de otorgar servicio, esta encargada del

ordenamiento de la colección, asesoría a usuarios, entrega y recepción de solicitudes para credencial así como apoyo en labores ajenas a las bibliotecarias, que en puntos anteriores señalamos.

Los servicios llevan un procedimiento muy lento y diferente según sea el turno en

que se solicite, lo que se traduce en perdida de tiempo para el usuario. La estantería es cerrada.

3.12.1 PRÉSTAMO INTERNO

Se realiza de tres formas:

1. En sala 2. Fotocopias, y 3. Aulas

Para todos estos tipos de préstamo, se requiere presentar credencial de biblioteca y

llenar un formato, ya que la estantería es cerrada.

64

LECTOR LECTOR

Lena la solicitudde préstamo y

entrega credencial

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECARIO

Recibe solicitud y credencialy revisa Recibe libro, conulta

y devuelve

Regresa credencial

No

si

Diagrama 3.10. Servicio de Préstamo de Material Bibliográfico en sus diferentes

modalidades El automatizar el módulo de circulación en una biblioteca ofrece grandes ventajas, como

la rapidez en el ejercicio del servicio de préstamos, sin embargo en este diagrama se nota la subutilización de dicho módulo, ya que se hace recurre todavía a métodos de control ya un tanto rezagados como el llenado de papeletas que para el usuario y el personal requieren invertir mayor tiempo.

3.12.2 PRÉSTAMO A DOMICILIO

Se requiere del llenado de papeleta y mostrar credencial de biblioteca en el turno

matutino, por el vespertino se solicita alguna identificación y llenado de formato. El préstamo se ofrece por tres días, con posibilidad de realizar dos renovaciones más. El material de literatura se presta por una semana con la finalidad de que el alumno

pueda utilizar el material detenidamente; en ambos casos, la renovación depende de la demanda por parte de otro usuario.

3.12.3 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

Se realiza con todas las bibliotecas de la Red del IPN; para solicitarlo se requiere la

credencial de biblioteca y el llenado de un formato. Ver, diagrama 3.11

65

LECTOR LECTOR

Realiza su búsquedaen catálgo

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECA PRESTATARIA

Llama a la biblioteca correpondiente y solicita

el préstamo

Llena el formato de préstamo Interbiblitoecario

Solicita PréstamoInterbibliotecario

Verifica en que bibliotecade la Red del IPN esta el material

¿Se encontró?

Informa al usuariocondiciones de uso

Archiva copia de formato

Verifica que el usuario entregueoportunamente

material

Entrega al usuario

Archiva formato

Coloca sello de entregadoen formato

Avisa a biblitoeca prestataria

No

si

NO

Diagrama 3.11.Procedimiento para el Servicio de Préstamo Interbibliotecario 3.12.4 ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS Se ofrece tanto a profesores y alumnos con el objetivo de que el usuario tenga

conocimiento del acervo con que cuenta su biblioteca y pueda tener así más opciones de consulta en un tema de su interés. Ver. Diagrama 3.12.

USUARIO BIBLIOTECARIO

Entrega al usuario

Diagrama 3.12 Procedimiento para el Servicio de Elaboración de Bibliografías

66

El diagrama indica la ausencia de control de solicitudes de bibliografías de tal manera

que puedan otorgarse en el tiempo y fecha informada al usuario. 3.12.5 INTERNET

Para utilizarlo, se requiere presentar su credencial de biblioteca y recibo de pago, en

ambos turnos. Tiene un costo de $10 por hora. Este avance no ha permitido ofrecer un buen servicio

debido a diversos factores como por ejemplo: fallas con la red de telecomunicaciones, el costo, carencia de servicio de impresión y políticas de uso como: la consulta solo con fines académicos, es decir prohibiendo el uso de chats, correo electrónico entre otras.

Es importante señalar que a pesar de que esto representa un insumo para la escuela, la

biblioteca no tiene ningún beneficio de ello, ya que ese pago se realiza en el Departamento de Recursos Financieros, quienes declaran ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el monto total de recursos autogenerados, este dinero se regresa al CECyT para que lo utilice según sus necesidades, en donde no se contempla la biblioteca. Ver diagrama 3.13

USUARIO USUARIO

Solicita servicio de internet

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECARIO

Entrega coprobante de pago

Asigna equipo

Informa condicionesde uso

Archiva comprobante

Diagrama 3.13. Servicio de Internet

Internet es un recurso recurrente principalmente por alumnos y maestros, sin embargo el pago del mismo representa el traslado a otras oficinas, lo que ocasiona perdida de tiempo para el usuario, además se observa la carencia de carteles o trípticos que indiquen las condiciones de uso para este servicio y cuando se dan a conocer es el bibliotecario quien las proporciona. Asimismo se denota la inexistencia de controles de uso a través de bitácoras, que indiquen las páginas consultadas, hora de entrada, salida y equipo asignado.

67

3.12.6 BASES DE DATOS

Para su consulta es necesario presentar credencial de biblioteca en ambos turnos.

Es un servicio compartido a través de la página web de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología. Aquí lo usuarios pueden acceder sin costo alguno a bases de datos de texto completo y referencial, generalmente sobre ciencia y tecnología así como temas de interés general. La demanda de este servicio es casi nula ya que no es muy conocida. Podemos citar entre algunas: Dialog, Cambrichs, Infolatina, Infotrac entre otras.

El mecanismo para su utilización es el siguiente: Diagrama 3.14

USUARIO

Solicita servicio de Base de Datos

en línea

BIBLIOTECARIO

Informa condicionesde uso

Diagrama 3.14 Procedimiento para el Servicio de Base de Datos La orientación del bibliotecario es necesaria, sin embargo sí existieran programas

oportunos de formación de usuarios se podría lograr un mejor aprovechamiento de los recursos que oferta la biblioteca. Al igual que con otros servicios, se padece de controles y medios informativos sobre su uso.

Los servicios antes expuestos, no se rigen por un Reglamento, ocasionando evasión

de responsabilidades por parte del usuario. Se debe mencionar que el proyecto de reglamento para la biblioteca del CECyT fue presentado para su aprobación desde 1998, siendo fecha en que no se ha aprobado.

La biblioteca del CECyT 2, presenta fortalezas, debilidades, oportunidades y

amenazas, que pueden resumirse de la siguiente matriz:

68

3.1 Matriz de Fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la Biblioteca del CECyT 2

AMENAZAS

FORTALEZAS

ESTRATEGIA D2, D3, D4, D5, D6, A2,A3,A4

SITUACIÓNINTERNA

SITUACIÓN EXTERNA

Avanzar en la reingenieríade la Biblioteca

ESTRATEGIA D3, D4, D5, D6, O2, 03, D5, D6, D7

Poner en marcha un plan para la formación de personal enla biblioteca y definir funciones yp e r f i l e s p o r a c t i v i d a d

ESTRATEGIAF1,F2,F3,A1,A2,A3,A4

Edificar una nueva imagenbibliotecaria acorde a lasexpectativas del CECyT - IPN

ESTRATEGIA

Convertir a la biblioteca en un elemento estratégico en el CECyT

Potenciar el uso de los serviciosbibliotecarios.

Por medio del diagnóstico de la biblioteca del CECyT 2, se pudo realizar un

análisis de las condiciones en que se esta trabajando así como de las circunstancias externas que pudieran afectar o mejorar su funcionamiento, a través de la exposición de la matriz anterior se dedujeron algunas estrategias para aminorar las debilidades y amenazas y aprovechar las fortalezas y oportunidades en busca de la mejora de la biblioteca.

Para alcanzar, explotar y sobrellevar tanto las fortalezas, oportunidades, debilidades

y amenazas; la biblioteca debe revalorar su escenario actual, a fin de identificar los procesos críticos y darles un giro que promuevan un reajuste que satisfaga las demandas institucionales y participe así en la culminación de los objetivos.

En este sentido se consideró prudente realizar un análisis del sentir del usuarios

hacia la biblioteca a través de la aplicación de un cuestionario, para conocer la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios, conocer la opinión de ellos sobre los servicios, el personal, los equipos, las instalaciones, las colecciones, la forma de difundir la información y la tecnología utilizada; elementos de gran importancia para poder diseñar un modelo que realmente participe en el proceso educativo.

69

3.13 OBTENCIÓN DE LA MUESTRA PARA EL CUESTIONARIO APLICADO EN LA BIBLIOTECA DEL CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS NO. 2 “MIGUEL BERNARD”

Esta técnica fue aplicada con la finalidad de analizar los requerimientos, tendencias y satisfacción que tienen los usuarios; se consideró significativo conocer el sentir de la comunidad para quien se trabaja en la biblioteca del CECyT 2.

En los últimos tres años la biblioteca, ha enfrentado un proceso de cambio que dio origen a la propuesta de realizar un estudio, que permita valorar los procesos que dan origen a productos (servicios) que han de ser utilizados por su comunidad, incrementando su funcionalidad.

Para la biblioteca de esta institución educativa, un sector muy importante de la población se conforma por: alumnos y profesores, la razón es que estos grupos se encuentran en permanente formación académica y por ello requieren de servicios de información que apoyen esta labor de ahí que el tercer subgrupo trascendental es el personal bibliotecario, por ser un elemento vital en el desarrollo de los servicios y las actividades bibliotecarias. No se pretende afirmar que el personal administrativo no necesite de estos servicios, ni tampoco que son menos importantes, solo que es evidente que en esta biblioteca el uso más común de los servicios bibliotecarios es por parte de alumnos y profesores; además debemos recordar que el objetivo principal de una biblioteca académica es apoyar los planes y programas de estudio de la institución a la cual está adscrita.

La comunidad de la biblioteca, se compone de 3760 usuarios potenciales para la aplicación de está herramienta se consideraron sólo los siguientes estratos: alumnos, profesores y personal bibliotecario.

De estos, 3291 son estudiantes, 313 son académicos y 6 integran al personal bibliotecario, dando una población total de 3610 personas las cuales se consideraran para la aplicación del cuestionario.

SUBGRUPO CANTIDAD ALUMNOS 3291 ACADÉMICOS 313 PERSONAL BIBLIOTECARIO 6 TOTAL N (Población)=3 610

Cuadro 3.8 Tabla de población por estrato

Cabe mencionar que se realizaron tres cuestionarios distintos para cada sector, ya que se pretendía conocer características muy específicas de cada subgrupo.

Para llevar a cabo esta labor fue necesario seleccionar la muestra, a través de la cual se

detectarían las opiniones de estos sectores, para esto se utilizó la fórmula de Rojas Soriano (1989), que se describe a continuación:

70

Z q_______E2 p_______________________

1 + 1 Z 2 q

E2 p- 1

n =

N

“En donde : “n” = Tamaño de la muestra “Z” = Nivel de confianza requerido “E” = Precisión con que se generalizan los resultados. “p q” = Variabilidad del fenómeno N = Tamaño de la población”50

Con la formula antes descrita se estratificará a la población heterogénea, y los valores a sustituir fueron los siguientes: NIVEL DE CONFIANZA (z): El cálculo de la muestra se llevo a cabo con un nivel de confianza de 95% para que hubiera solo un 5% de probabilidad de que los datos de la muestra difieran, para ello se tipifico el valor con las tablas de áreas bajo la curva normal, cuyo resultado final fue: 1.96 NIVEL DE PRECISICIÓN (E): Para el cálculo del intervalo donde se encontrarían los verdaderos valores de la población se utilizó el porcentaje asignado en la fórmula manejada por el autor, cuyo valor es del .10%. VARIABILIDAD DEL FENÓMENO (PQ): “pq” representa la variabilidad del fenómeno y se le asignaron los valores siguientes p=.6 y q=.4, en donde “p” representa las respuestas positivas y “q” las negativas del cuestionario. Ahora bien, al sustituir los valores, tenemos lo siguiente: (1.96)2 (.4) (.10)2 (.6)

1 + 1 (1.96)2 (.4) – 1 3610 (.10)2 (.6)

n = 3.84 (.4) = 1.536 = 256 .01 (.6) .006 1 + 1 3.84 (.4) - 1 3610 .01 (.6)

n=

71

50 ROJAS SORIANO, Raúl. Guía para realizar investigaciones sociales. México : UNAM, 1989. p.163-180.

n = 256 1 + 1 1.536 - 1 3610 .006 n = 256

1 + 1 256 –1 3610

n = 256

1 + 0.000277 (256 – 1)

n =256 1 + 0.0000277 (255)

n= 256 1 +(0.070635) n = 256 1 + 0.070635 n = 256

1.070635 Por lo tanto el tamaño de la muestra será de : n= 239 3

cu

5

Muestra total: 239

.13.1 AFIJACIÓN PROPORCIONAL

Con la finalidad de establecer diferencias significativas entre cada estrato; se obtuvo del álculo total una distribución proporcional entre cada uno de los grupos antes descritos tilizando la fórmula de Rojas Soriano51 que a continuación describiré:

Nh

N Nh= Es la subpoblación o grupo N= Población total

72

1 ROJAS, Op. cit. p.178-179.

Para realizar esta fórmula, se toma el resultado total de la población que fue de 3610, y se divide entre el total de la población por subgrupo, para así obtener la fracción de los grupos Nh/N, y los valores obtenidos fueron los siguientes.

Cuadro 3.9 Afijación proporcional por estrato USUARIOS TOTAL DE ALUMNOS FRACCIÓN DE LOS

GRUPOS Nh

N

MUESTRA DE LOS GRUPOS

nh

ALUMNOS 3291 .9116 217.8

ACADÉMICOS 313 .0867 20.7

PERSONAL BIBLIOTECARIO

6 .0.001 .2

TOTAL N=3610 1 n=238.7= 239

Finalmente, para obtener el resultado de la muestra de cada grupo, se multiplican los

valores obtenidos de la fracción de grupos de la siguiente manera: Nh ( n ), que sustituyendo nuestros valores queda así: N

.9116 (239) = 217.8 = 218 .0867 (239) = 20.7 = 21 .001 (239)= 0.2 = .2

Ahora bien, con la afijación proporcional, la distribución de cuestionarios aplicados por

estrato, quedo así:

ALUMNOS 217 MAESTROS 20 PERSONAL 2

TOTAL 239

Determinado el tamaño de la muestra se llevo a cabo la aplicación del cuestionario en

forma aleatoria.

73

3.13.2 FORMA DE APLICACIÓN

El cuestionario se aplico dentro de las instalaciones de la biblioteca del 14 al 31 de Octubre del 2001.

Para llevar a cabo esta actividad se determinó hacerlo de la siguiente forma:

- A todo aquel usuario que solicitara un libro para el préstamo en sala se le otorgaba con el cuestionario y se le pedía lo entregará al mismo tiempo que el libro.

Se debe mencionar que esta técnica causó agrado en los usuarios, ya que se tuvo que

aplicar un mayor número de cuestionarios debido a que estos externaban que era la primera vez que se les pedía una opinión acerca de la biblioteca y mostraron interés en darla a conocer. Sin embargo se tomaron solo los estipulados por la muestra que fueron de 217.

En cuanto a profesores se refiere, estos se aplicaron, de dos formas: - Cuando el maestro hacia uso del servicio de préstamo a domicilio o en sala, se le

solicitaba contestar el cuestionario. - Se decidió aplicar otra parte en el Departamento de Pedagogía y Actualización

Profesional, ya que ahí la afluencia de maestros es continúa. Para el personal de biblioteca se optó:

- Que por ser un subgrupo reducido, se aplicaría el cuestionario a los seis elementos para aumentar el nivel de confianza.

Posteriormente se llevó a cabo el levantamiento de los datos obtenidos a través de los cuestionarios, dividiéndolos en los diferentes sectores de aplicación antes mencionados, para continuar así con la graficación de los mismos e interpretación de los resultados.

Enseguida abordaremos los resultados obtenidos con la aplicación del cuestionario por

sector.

74

3.13.3 RESULTADO DEL CUESTIONARIO APLICADO A ALUMNOS

Este cuestionario se formuló con 13 reactivos y un área de sugerencias como sigue:

Pregunta 1. Frecuencia de asistencia a la biblioteca

FRECUENCIA NO. DE ALUMNOS 1 vez a la semana 83 De dos a tres veces por semana 96 De cuatro a cinco veces por semana 37 No contesto 1

Gráfica 1. Frecuencia de asistencia a la biblioteca

INTERPRETACIÓN 96 afirmaron acudir a la biblioteca de dos a tres vecesa la semana, lo que representa un 45% de la muestra,un 38% acude una vez a la semana, mientras que sólo37 aseguraron asistir de cuatro a cinco veces porsemana equivalente a un 17%.

U na vez a la

sem ana

38%

D e dos a tres

veces a la

sem ana

45%

D e cuatro a

cinco veces

por sem ana

17%N o contesto

0%

Pregunta 2. ¿Cuál es su opinión acerca de los siguientes servicios?

Préstamo Interno OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 90 Regular 95 Pésimo 10 No lo conozco 19 No contestó 3

Grafica 2. Opinión acerca del Préstamo interno

No contesto1%

No lo conozco%

Pésimo5%

Regular44%

Bueno41%

Préstamo Interbibliotecario

INTERPRETACIÓN El 41% califica el préstamo interno como bueno, un44% equivalente a 95 encuestados lo consideranregular, mientras que el 9% dice no conocerlo, siendosólo un 5% que lo califica como pésimo.

75

Préstamo Interbibliotecario

Gráfica 2. Opinión acerca del Préstamo Interbibliotecario

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 56 Regular 83 Pésimo 14 No lo conozco 62 No contestó 2

N o contesto

1%N o lo

conozco

29%

P ésim o

6% R egular

38%

B ueno26%

INTERPRETACIÓN Sólo para un 26% este servicio es bueno, mientrasque para el 38% resulta regular y un 29% de losencuestados no lo conoce.

Préstamo Domicilio

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 58 Regular 75 Pésimo 37 No lo conozco 47 No contestó 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Préstamo a Domicilio

No contesto0%

No lo conozco22%

Pésimo17%

Regular34%

Bueno27%

INTERPRETACIÓN 27% de la muestra opina que este servicio es bueno; mientras el 34% señala que es regular, esta cifra equivale a 75 personas. Para el 17% resulta pésimo mientras que 47 aseguran no conocerlo, lo que representa un 22% de la muestra.

76

Internet

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 36 Regular 56 Pésimo 43 No lo conozco 77 No contestó 5

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Internet

B ueno

17%

R egular

26%P ésim o

20%

N o lo conozco

35%

N o contesto

2%

INTERPRETACIÓN 36 encuestados afirmaron que el servicio deinternet es bueno, lo que representa sólo un 17% dela muestra. Por su parte para un 26% es regular loque equivale 56 individuos. Finalmente el 35% dela población dice no conocerlo.

Elaboración de Bibliografías

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 67 Regular 67 Pésimo 23 No lo conozco 58 No contestó 2

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Elaboración de Bibliografías

B ueno

30%

R egular

31%

P ésim o

11%

N o lo conozco

27%

N o contesto

1%

INTERPRETACIÓN El 30% de los encuestados afirmaron que es bueno;mientras el 31% equivalente a 67 personas afirmaque es regular. Por su parte al 11% le parecepésimo y el 27% no lo conoce.

77

Bases de Datos

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 66 Regular 64 Pésimo 21 No lo conozco 62 No contestó 4

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Base de Datos

Bueno30%

Regular29%

Pésimo10%

No lo conozco29%

No contesto2%

INTERPRETACIÓN Para un 30% resultó ser un buen servicio, mientrasque para un 26% es regular, lo que equivale a 34personas encuestadas. El 35% no conoce esteservicio y un 2% no contestó.

3. Cuándo realiza la búsqueda de un material bibliográfico, ¿Se dirige a?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS El bibliotecario 111 Catálogo 92 Otro ¿Cuál? 13 No contesto 1

Gráfica 3. Búsqueda de material bibliográfico

No contesto 0%Otro6%

Catálogo 42%

Bibliotecario 52%

INTERPRETACIÓN 111 de los encuestados se dirige al bibliotecariocuando realiza una búsqueda de materialbibliográfico, lo equivale al 52% de la población.El 42% recurre al catálogo y un 6% hace uso deotros medios.

78

4. ¿El acceso a las colecciones, le parece?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 73 Regular 111 Pésimo 29 Otro 3 No contestó 1

Gráfica 4. Acceso a las colecciones

Bueno 34%

Regular 52%

Pésimo13%

Otro1%

No contesto0%

INTERPRETACIÓN Para el 34% de la población el acceso a lascolecciones es buena; mientras que para el 52%afirma que es regular, lo que representa a 111personas que comparten esta opinión. Para el13% es pésimo.

5. ¿La disponibilidad del material bibliográfico que usted necesita, frecuentemente es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 74 Regular 110 Pésima 29 Otro 4 No contestó 0

Gráfica 5. Disponibilidad del material bibliográfico

No contesto0%

Otro2%Pésima

13%

Regular51%

Buena34%

INTERPRETACIÓN Para el 34% es buena; para el 51% es regular loque representa a 110 individuos. El 13% contestóque es pésima y el 2% hizo mención de otrasopiniones.

79

6. ¿Nuestro acervo bibliográfico, conforme a sus necesidades de información, es?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 73 Regular 117 Pésimo 26 Otro 1 No contestó 0

Gráfica 6. Acervo Bibliográfico conforme a necesidades de información

Bueno34%

Regular54%

Pésimo12%

Otro 0%

No contesto 0%

INTERPRETACIÓN Solo para el 34% el acervo bibliográfico con quese cuenta satisface sus necesidades deinformación; sin embargo para el 54 %equivalente a 117 personas opinan que es regularla satisfacción en este punto. Finalmente para un12% es pésimo.

7.¿Cómo es la atención que recibe del personal de la biblioteca?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 125 Regular 65 Pésima 24 Otro 1 No contesto 2

Gráfica 7. Atención por parte del personal

Buena58%

Regular30%

Pésimo11%

Otro 0% No contesto

1%

INTERPRETACIÓN El 58% de la muestra opina que es buena aatención que reciben por parte del personal;para el 30% es regular, mientras que para el11% es pésimo.

80

8. ¿La orientación del personal, cuando la información que busca no está disponible es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 88 Regular 95 Pésima 31 Otro 2 No contestó 1

Gráfica 8. Orientación del personal

Buena41%

Regular44%

Pésima14%

Otro1%

No contesto0%

INTERPRETACIÓN Para un 41% de la muestra resulta buena laorientación que reciben por parte del personal;para 95 personas es regular, lo que equivale al44% de la población. Para un 14% es pésima ysólo un 1% mencionó hizo mención de otrosaspectos.

9. La entrevista por parte de nuestros bibliotecarios, para conocer sus necesidades de

información, ¿la considera?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 109 Regular 79 Pésima 28 Otro 1 No contestó 0

Gráfica 9. Entrevista por parte de los bibliotecarios

Buena51%Regular

36%

Pésima13%

No contesto0%

Otro0%

INTERPRETACIÓN Para 109 personas equivalente al 51% de lamuestra la entrevista por parte de losbibliotecarios para conocer sus necesidades deinformación les parece buena. El 36% opina quees regular; finalmente para un 13% es pésima.

81

10. ¿El mobiliario con que cuenta la biblioteca (mesas, sillas, estantería, etc.) es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 77 Regular 97 Pésimo 41 Otro 2 No contestó 0

Gráfica 10. Mobiliario

Bueno35%

Regular45%

Pésimo19%

Otro1%

No contesto0%

INTERPRETACIÓN Sólo para el 35%, el mobiliario con que secuenta es bueno, para el 45% equivalente a97 encuestados, es regular, el 19 % opinaque es pésimo y el 1% restante hizomención de otros aspectos.

11. ¿En cuanto a cantidad, considera que el equipo informático (software y hardware)

es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 50 Regular 96 Pésima 57 Otro 14 No contesto 0

Gráfica 11. Cantidad de equipo informático

B ueno

23%

R egular

45%

P ésim o

26%

O tro

6%

N o contesto

0%

INTERPRETACIÓN Un reducido 23% señala que el equipoinformático es bueno, mientras que para el 45%es regular. El 26% afirma que es pésimo y el6% señaló otros puntos de vista.

82

12. ¿Considera que la distribución de las diferentes secciones de la biblioteca, para el

estudio e investigación, son:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 81 Regular 96 Pésima 35 Otro 5 No contestó 0

Gráfica 12. Distribución de las secciones de la biblioteca

Buena37%

Regular45%

Pésima16%

Otro2%

No contesto0%

INTERPRETACIÓN Para el 37% la distribución que presenta labiblioteca es buena, para el 45% resulta regular,mientras que para un 16% es pésima. Finalmenteun 2% añadió otras opiniones.

13. ¿Dé qué manera cubre la biblioteca sus necesidades de información?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 80 Regular 112 Pésima 20 Otro 4 No contestó 1

Gráfica 13. Satisfacción de necesidades de información

B uena

37%

R egular

52%

P ésim a

9%

O tro

2%

N o lo conozco

0%

INTERPRETACIÓN Para 80 encuestados la biblioteca satisface enbuena manera sus necesidades de información, loque representa un 37% de la muestra. Sinembargo para el 52% de la población, lasatisfacción conforme a sus necesidades esregular, para el 9% es pésima, el 2% señalo otraopinión.

83

SUGERENCIAS

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Mayor de equipo de cómputo 22 Mayor número de títulos y ejemplares 25 Mejor atención por parte del personal 15 Cambiar mobiliario 14 Ampliar instalaciones de la biblioteca 16 Mejorar y ampliar servicios 100 No contestó 25

Gráfica 13. Sugerencias

Mayor número de equipo de cómputo

10%

Mayor número de títulos y ejemplares

12%Mejor atención porparte del personal

7%

Servicio de mobiliario

6%

Ampliación de la biblioteca

7%

No contesto46%

Mejorar servicios12%

INTERPRETACIÓN 12% de los encuestados solicitan mejorar los servicios, al igual que otro 12% que denuncia la adquisición demayor número de ejemplares. Por otro lado un 10% demanda el incremento de equipo de cómputo. Otro 7%demanda una mejor atención por parte del personal, otro 7% ampliar las instalaciones y 6% mejorar elmobiliario. Finalmente el 46% se abstuvo de manifestar alguna sugerencia.

84

3.13.4 RESULTADO DEL CUESTIONARIO APLICADO A MAESTROS 1. Frecuencia de asistencia a la biblioteca

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS 1 vez a la semana 7 De dos a tres veces por semana 2 De cuatro a cinco veces por semana 4 Otro 7

Gráfica 1. Frecuencia de asistencia a la biblioteca

Otro 35%

De cuatro a cinco veces por semana

20%

De dos a tres veces por

semana 10%

Una vez a la semana 35%

INTERPRETACIÓN El 35% de la población encuestada, asiste porlo menos 1 vez a la semana, mientras que el10% sólo acude de dos a tres veces por semana.El 20% asiste de cuatro a cinco veces porsemana y el restante 35% esporádicamente.

2. ¿Cuál es su opinión acerca de los siguientes servicios?

Préstamo Interno OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 13 Regular 4 Pésimo 1 No lo conozco 2 No contesto 0

Grafica 2. Opinión acerca del Préstamo interno

Bueno 65%Regular20%

Pésimo 5%

No lo conozco

10%

INTERPRETACIÓN Para el 65% de los maestros, el servicio depréstamo interno es bueno, para un 20% resultaregular, mientras que para un 5% es pésimo.

85

Préstamo Interbibliotecario OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 2 Regular 4 Pésimo 1 No lo conozco 13 No contesto 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Préstamo Interbibliotecario

No lo conozco 65%

Pésimo 5%

Regular 20%Bueno 10%

INTERPRETACIÓN El 10% lo considera bueno, mientras que un20% opino que es regular, para el 5% espésimo. Finalmente un 65% dice no conocerlo.

Préstamo domicilio

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 8 Regular 7 Pésimo 0 No lo conozco 5 No contestó 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Préstamo a Domicilio

No lo conozco 25%

Pésimo 0%

Regular35%

Bueno 40%

INTERPRETACIÓN Para un 40% es bueno el servicio de préstamo adomicilio, para otro 35% es regular, mientrasque un 25% lo desconoce.

86

Internet OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 4 Regular 3 Pésimo 1 No lo conozco 12 No contestó 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Internet

No lo conozco

60%

Regular 15%

Bueno 20%

Pésimo 5%

INTERPRETACIÓN Sólo para el 20% es considerado como bueno; parael 15% es un servicio regular, para un 5% espésimo. Finalmente el 60% de los profesoresencuestados, lo desconoce.

Elaboración de Bibliografías OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 6 Regular 7 Pésimo 3 No lo conozco 4 No contesto 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Elaboración de Bibliografías

No lo conozco

20%

Pésimo 15%

Regular 35%

Bueno 30%

INTERPRETACIÓN Para un 30% este servicio es bueno; sin embargopara el 35% de los encuestados es regular, paraun 15% es pésimo, mientras que un 20% no loconoce.

87

Bases de Datos OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

Bueno 9 Regular 3 Pésimo 1 No lo conozco 7 No contestó 0

Gráfica 2. Opinión acerca del Servicio de Base de Datos

No lo conozco

35%

Pésimo 5%Regular 15%

Bueno 45%

INTERPRETACIÓN 9 de los encuestados equivalente a un 45%aseguran que es bueno, para un 15% es regular,mientras que para un 5% es pésimo. Finalmentepara el 35% de los maestros encuestados esteservicio no es conocido.

3. ¿Nuestro acervo bibliográfico se adapta a las necesidades de sus programas de estudio; en una forma?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 6 Regular 12 Pésimo 2

No lo conozco 0 Gráfica 3. Opinión sobre adaptación del acervo bibliográfico con los planes y programas de estudio

INTERPRETACIÓN El 30% de la población de maestrosencuestada, opino que el acervo de la bibliotecase adapta de buena manera a los programas deestudio. Para el 60% de ellos se adapta demanera regular, y para un 10% es pésimo.

Pésima 10%

Regular 60%

Buena 30%

88

4. ¿El acceso a los materiales (estantería cerrada), le parece?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 9 Regular 7 Pésimo 4 No contestó 0

Gráfica 4. Opinión acerca del acceso a los materiales

Pésima 20%

Regular 35%

Buena 45%

INTERPRETACIÓN 9 de los encuestados opinaron que el acceso alos materiales es bueno lo que equivale a un45% de la población encuestada. Por otrolado, para el 35% es regular, siendo sólo un20% opina que es pésima.

5. ¿La biblioteca ha tomado en cuenta sus sugerencias para la selección y adquisición de material bibliográfico, de una manera?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 2 Regular 9 Pésima 4 Otro 5 No contestó 0

Gráfica 5. Opinión acerca del seguimiento de las sugerencias para la selección y adquisición de material bibliográfico realizadas por maestros.

Otro 25%

Pésima 20%Regular

45%

Buena 10%

INTERPRETACIÓN Sólo un 10% de los encuestados manifestaronque la biblioteca ha tomado en cuenta sussugerencias para la selección y adquisición demateriales. Un 45% señaló que sus sugerenciasson tomadas de manera regular. Para un 20%han sido escuchadas de manera pésima,mientras que el 25% manejo otrascircunstancias.

89

6. ¿La disponibilidad del material bibliográfico que usted necesita, frecuentemente es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 9 Regular 10 Pésima 1 Otro 0 No contestó 0

Gráfica 6. Opinión acerca de la disponibilidad de material bibliográfico

Otro 0%Pésima

5%

Regular 50%

Buena 45%

INTERPRETACIÓN Para un 45% de la población encuestada, ladisponibilidad del material bibliográfico esbuena; para un 50% es regular y sólo para un5% es pésima.

7.¿Cómo es la atención que recibe del personal de la biblioteca?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 9 Regular 7 Pésima 2 Otro 2 No contestó 0

Gráfica 7. Opinión acerca de la atención que se recibe por el personal

Otro 10%Pésima

10%

Regular35%

Buena 45%

INTERPRETACIÓN Un 45% opino que la atención por el personal de labiblioteca es buena; mientras que otro 35% señalóque es regular; un 10% dice que es pésima,finalmente el 10% restante anoto diversoscomentarios.

90

8. ¿La orientación del personal, cuando la información que busca no está disponible es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 11 Regular 6 Pésima 3 Otro 0 No contestó 0

Gráfica 8. Opinión acerca de la orientación que se recibe por parte del personal

Otro 0%Pésima 15%

Regular30% Buena 55%

INTERPRETACIÓN Para el 55% de los encuestados, laorientación que reciben del personal esbuena, para un 30% es regular, y para el15% restante resulta pésima.

9. ¿La entrevista efectuada por parte de nuestros bibliotecarios, para conocer sus necesidades de información, ¿la considera?:

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 10 Regular 6 Pésima 3 Otro 1 No contestó 0

Gráfica 9. Opinión acerca de la entrevista que realiza el personal para conocer las necesidades de información

91

Buena 50%

Regular 30%

Pésima15% Otro5%

INTERPRETACIÓN El 50% de la población considera que laentrevista que los bibliotecarios realizanpara conocer sus necesidades deinformación es buena; para un 30% esregular, mientras que el 15% la calificacomo pésima.

10. ¿El mobiliario con que cuenta la biblioteca (mesas, sillas, estantería, etc.) es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Bueno 5 Regular 12 Pésimo 3 Otro 0 No contestó 0

Gráfica 10. Opinión acerca del mobiliario de la biblioteca

Otro 0%Pésimo 15%

Regular 60%

Bueno 25%

INTERPRETACIÓN Un 25% de la población encuestada opinó queel mobiliario de la biblioteca es bueno; para un60% es regular, mientras que el otro 15% opinaque es pésimo.

11. ¿En cuanto a cantidad, considera que el equipo informático (software y hardware) es:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 6 Regular 9 Pésima 5 Otro 0 No contestó 0

Gráfica 11. Opinión acerca de la cantidad de equipo informático

Otro 0%Pésimo 25%

Regular 45%

Bueno 30%

INTERPRETACIÓN Un 30% señaló que la cantidad de equipoinformático es bueno; para el 45% esconsiderado como regular, finalmente un 25%lo califica como pésimo.

92

12. ¿Considera que la distribución de las diferentes secciones de la biblioteca, para el estudio e investigación, son:?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 6 Regular 12 Pésima 2

0 No contestó 0 Otro

Gráfica 12. Opinión acerca de la distribución de las secciones de la biblioteca

otro 0%Pésima 10%

Regular 60%

Buena30%

INTERPRETACIÓN 30% de los encuestados señalaron que ladistribución de áreas que tiene la biblioteca esbuena; para el 60% es regular, mientras que el10% opino que es pésima.

13. ¿Dé qué manera cubre la biblioteca sus necesidades de información?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Buena 5 Regular 13 Pésima 2 Otro 0 No contestó 0

Gráfica 13. Opinión acerca de la satisfacción de necesidades de información

Buena25%

Regular 65%

Pésima 10% otro 0%

INTERPRETACIÓN Sólo para el 25% de los profesores, la bibliotecacubre en buena manera sus necesidadesinformativas, para un 65% se cubren de maneraregular, mientras que para el 10% restante demanera pésima.

93

SUGERENCIAS

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Mayor número de libros (títulos y ejemplares)

2

Ampliar el local de la biblioteca 1 Incrementar el número de computadoras 2 Mejorar los servicios 1 Mejorar al personal 4 No contestó 10

Gráfica 14. Sugerencias

Mayor número de

libros10%

Ampliar local 5%Incremetar equipo

10%

Mejorar servicios5%

Mejorar personal 20%

No contestó 50%

INTERPRETACIÓN El 20% de los maestros rugiere que el personal debe mejorar; para un 10% es necesario incrementar elnúmero de libros, para otro 10% es importante aumentar el número de equipo. El 5% señaló la necesidad deampliar las instalaciones, otro 5% comento que sería necesario mejorar los servicios. Finalmente el 50% de lapoblación no sugirió.

94

3.13.5 RESULTADO DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL

1. ¿La biblioteca cuenta con objetivos bien definidos?

Gráfica 1. Objetivos de la biblioteca

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 5

NO 1

NO 17%

SI 83%

INTERPRETACIÓN El 83% del personal señala que los objetivos dela biblioteca están bien definidos, para el 17%no lo están.

2. ¿El personal, tiene conocimientos sobre la organización bibliotecaria?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 5

NO 1

Gráfica 2. Conocimientos de organización bibliotecaria

SI 83%

NO 17%

INTERPRETACIÓN El 83% del personal tiene conocimientosde organización bibliotecario, mientrasel 17% no los posee.

95

3. ¿Están asignadas las actividades del personal con claridad?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 5

NO 1 Gráfica 3. Asignación de actividades

SI 83%

NO 17%

INTERPRETACIÓN El 83% del personal considera que lasactividades están asignadas con claridad,mientras que un 17% señala lo contrario.

4. La distribución de las áreas que conforman la biblioteca ¿fueron planificadas?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 2

NO 4

Gráfica 4. Distribución de áreas que conforma la biblioteca

SI33%

NO 67%

INTERPRETACIÓN El 67% del personal señala que no hubo unaplanificación en la distribución de la áreas queconforman la biblioteca. El 33% señaló que sí fueplanificada su distribución.

96

5. ¿Se lleva un control de los requerimientos y suministros de equipo?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 5

NO 1

Gráfica 5. Control de requerimientos de equipo

SI 83%

NO 17%

INTERPRETACIÓN El 83% aseveró que sí existe un controlen los requerimientos y suministros deequipo, para el 17% no existe.

6. ¿Considera que el equipo informático (Software y Hardware), cumplen con las

expectativas requeridas por el usuario?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 2

NO 4

Gráfica 6. Opinión acerca del equipo informático

SI 33%

NO 67%

INTERPRETACIÓN Un 67% opina que el equipo informáticode la biblioteca, no cumple con lasexpectativas de los usuarios, mientrasque el 33% opinó que sí las cubrían.

97

7. ¿Considera que el mobiliario es funcional para el buen aprovechamiento de los usuarios?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 3

NO 3

Gráfica 7. Opinión acerca del Mobiliario

SI 50%NO 50%

INTERPRETACIÓN 50% señaló que el mobiliario de la esfuncional , mientras que el 50% restanteconsidera lo contrario.

8. ¿Se cuenta con un manual de descripción de tareas, para el personal?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 2

NO 4

Gráfica 8. Manual de descripción de tareas

SI 33%

NO 67%

INTERPRETACIÓN El 67% señaló la carencia de un manualde descripción de tareas; mientras el33% dijo que si existía tal documento.

98

9. ¿Continuamente, se procura la capacitación del personal para perfeccionar su actuación en las actividades bibliotecarias?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 2

NO 4

Gráfica 9. Capacitación

SI 33%

NO 67%

INTERPRETACIÓN El 67% señaló que no se procura lacapacitación en el personal, mientras que el33% opinó que si se procura por estaactividad.

10. ¿Se dispone de boletines y anuncios para divulgar los servicios bibliotecarios?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 3

NO 3

Gráfica 10. Difusión de los servicios

SI 50%NO 50%

INTERPRETACIÓN El 50% señaló que se tienen boletines y anunciospara dar a conocer los servicios bibliotecario,mientras que el 50% dice que no existen.

99

11. ¿Se organizan y conducen, visitas en la biblioteca?

OPCIÓN DE RESPUESTAS NO. DE RESPUESTA SI 1

NO 5

Gráfica 11. Visitas guiadas

NO 83%

SI 17%

INTERPRETACIÓN El 63% señaló que no se organizan vistas en labiblioteca, mientras que el restante 37%asegura que sí las hay.

12. ¿Se aplican criterios de selección para la adquisición de materiales?

OPCIÓN DE RESPUESTAS NO. DE RESPUESTA SI 3

NO 3

Gráfica 12. Criterios de selección y adquisición

SI 50%NO 50%

INTERPRETACIÓN El 50% dice que sí existen criterios parala selección y adquisición de materiales;mientras que el 50% restante aseguraque no los hay.

100

13. ¿Se aplican las Reglas de Catalogación y sistemas de clasificación bibliotecarios, para el procedimiento del material?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS

SI 6 NO 0

Gráfica 13. Uso de herramientas para el procesamiento del material

0% No

100% Si

INTERPRETACIÓN El 100% de los encuestados señaló quesí se aplican las Reglas de catalogación ysistemas de catalogación para elprocesamiento del material.

14. ¿Existe un reglamento de biblioteca?

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS SI 5

NO 1

Gráfica 14. Reglamento de biblioteca

SI 83%

NO 17%

INTERPRETACIÓN Un 83% señaló que sí existe un reglamentode biblioteca mientras que el 17% diceque se tiene dicho documento.

101

15. De su opinión de manera general, acerca de la biblioteca

OPCIÓN DE RESPUESTA NO. DE RESPUESTAS Incremento de equipo de cómputo y material bibliográfico

2

No contestaron 4 Gráfica 15. Opinión general sobre la biblioteca

Incrementar equipo33%

No contestaron67%

INTERPRETACIÓN Dentro de las sugerencias por parte del personal, un 67% se abstuvo de realizar algunaopinión, mientras que el 33% señaló la necesidad de incrementar el equipo de cómputo.

102

3.14 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A ALUMNOS El análisis gráfico, nos permitió observar datos muy representativos de cada estrato, como a continuación describiremos: Los datos muestran; que los alumnos acuden generalmente de dos a tres veces a la semana a la biblioteca, o bien una vez a la semana, lo que indica que la población estudiantil recurre por lo menos alguna vez a los servicios bibliotecarios. En cuanto a los servicios ofrecidos por la biblioteca se pudo apreciar lo siguiente: Préstamo Interno: Solo un 45% lo considera bueno, mientras que el resto lo concibe como regular o pésimo lo que muestra que una buena parte representativa del alumnado ha percibido situaciones que ocasionan que califiquen dicho servicio como no totalmente aceptable. Préstamo Interbibliotecario: Fue importante ver que más de la mitad de la población encuestada señaló al este servicio como regular y pésimo y un 29% no lo desconozca. Esto demuestra que el usuario no esta del todo a gusto, con la forma en que se le ofrece dicho servicio, además de que un 26% dijo no conocerlo. Préstamo a Domicilio: La mitad de los encuestados opinaron que dicho servicio es regular y pésimo, mientras que 22% dicen no conocerlo, lo que reafirma la existencia de irregularidades en el servicio que no satisfacen en su totalidad a los alumnos. Servicio de Internet: Es un recurso desconocido por el 35% de la comunidad, mientras que el resto que lo ha utilizado, lo considera regular o pésimo. Fue sin duda muy poca la población que lo califica como un buen servicio. Elaboración de Bibliografías: Si efectuamos la sumatoria de aquellos que calificaron al servicio como regular y pésimo, podremos observar que una parte representativa de la comunidad estudiantil no ha tenido experiencia totalmente buenas con este servicio. Base de Datos: Son un recurso que un 29% de la población desconoce y que otro 29% lo califica como regular, lo que reitera que al igual que con el resto de los servicios hay deficiencias que se deben atacar sino para satisfacer plenamente a la comunidad de alumnos, sí para reducir el porcentaje de usuarios no totalmente satisfechos de los servicios. La muestra dejó ver que la mayoría la población acude con el bibliotecario para realizar la búsqueda de algún material siendo el uso del catálogo electrónico la segunda opción a la que recurren. Asimismo una muestra significativa opina que el acceso a las colecciones y la disponibilidad del material bibliográfico es regular. También se apreció que la mayor parte de los encuestados mencionaron que el acervo bibliográfico satisfacía de manera regular sus necesidades, lo que indica que no se esta cubriendo en su totalidad los requerimientos de la comunidad estudiantil.

103

En cuanto al personal, la balanza se inclino hacia la buena atención que ofrece la

plantilla laboral, siendo un 30% que la calificó como regular y un reducido 11% como pésima, aquí los alumnos manifestaron inconformidades como la falta de vocación de servicio principalmente en el turno matutino, sin embargo la mayoría dice estar conforme. En cuanto a la orientación que ofrece el personal se observo que existen sesgos, ya que un 44% la calificó como regular y un 11% como pésima siendo muy pocos los que opinan que el personal los orienta adecuadamente. Sin embargo se obtuvo un buen resultado en la entrevista que el personal efectúa para conocer las necesidades informativas de los usuarios. Por otro lado, se manifestó, por la mayoría de la población encuestada, que el mobiliario y el equipo informático son regulares o pésimos. La mayoría de la muestra coincidió en que la distribución de las áreas que conforman la biblioteca son regulares.

Finalmente la mitad de la población estudiantil encuestada, señaló que la biblioteca cubre de manera regular su necesidades de información; sugirieron incrementar el acervo, equipo de cómputo, mejor atención del personal y servicios, así como la ampliación de las instalaciones. Este cuestionario permitió reafirmar, que la biblioteca es un instrumento de apoyo al que regularmente acuden los alumnos; que los servicios que se ofrecen satisfacen en cierta medida las demandas de la comunidad; sin embargo es necesario realizar cambios que ofrezcan un mayor alcance en la satisfacción de los usuarios. También se pudo apreciar, el papel tan importante que juega el recurso humano en la prestación de los servicios. El análisis a través de datos numéricos, dejo claro que esta biblioteca debe reforzar su quehacer a través de acciones que favorezcan cumplir ampliamente su cometido, de resguardar, organizar y articular servicios que faciliten el acceso a la información, para beneficio de su comunidad.

104

3.15 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO DEL CUESTIONARIO APLICADO A MAESTROS

La mayoría de los maestros de esta institución, asisten a la biblioteca por lo menos una vez a la semana. Consideran que el servicio de préstamo interno es bueno; a su vez, un 24% de ellos, no conocen el servicio de préstamo a domicilio. En cuanto al préstamo Interbibliotecario se observó, que el 65% de este estrato, no lo conoce; el servicio de base datos lo señalaron en su mayoría como bueno; finalmente en la elaboración de bibliografías el mayor porcentaje fue calificado como regular. En todos los estos servicios se apreció que hay porcentajes elevados que señalan el desconocimiento de los mismos, por parte de este sector.

El acervo bibliográfico se adapta de manera regular a los planes y programas de estudió, señalaron los profesores. Si hacemos la sumatoria de aquellos que consideran como pésima y regular el uso de estantería cerrada podemos ver que son pocos lo que les favorece esta modalidad de estantería, por lo que se percibe, que los maestros difieren con el tipo de acceso a los materiales.

Este estrato aseveró que la biblioteca no toma ampliamente sus sugerencias para la selección y adquisición de material bibliográfico. La disponibilidad del material bibliográfico lo categorizaron en su mayoría, como regular. Consideraron que la atención, orientación y entrevistas por parte del personal para conocer sus necesidades de información es buena. El mobiliario con que cuenta la biblioteca, coincidieron en mayor porcentaje que es regular. Mientras tanto, el porcentaje más elevado en cuanto a la cantidad de material informático, fue denominado como regular. La mayor parte de los maestros consideran que la distribución de las diferentes secciones de la biblioteca, para el estudio e investigación son regulares. Finalmente este sector de la población, al igual que los alumnos, afirmaron que la biblioteca cubre de manera regular sus necesidades de información y sugirieron el incremento de equipo informático, instalaciones, acervo, servicios y personal.

105

3.16 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL

Toda organización sin importar su giro o razón social, tiene un objetivo dentro del cual giran sus actividades, bajo esta idea se considero importante preguntar al personal, si la biblioteca en la cual laboran contaba con objetivos bien definidos, y lo que se obtuvo fue que el 83% de la muestra contesto afirmativamente, mientras que el 17% negativamente, lo que indica que existe una porción del personal que desconoce hacia donde se pretende llegar con las actividades desempeñadas y qué se espera de ellos, lo que se quiere y cómo se va a alcanzar, dentro de la organización.

La falta de personal bibliotecario profesional en las bibliotecas académicas es un problema que ha persistido ya desde hace tiempo, esto ha generado la inmersión de recursos humanos carentes de un perfil para llevar a cabo actividades bibliotecarias, las cuales son aprendidas de manera empírica, razón por la cual en ocasiones se carece de un adecuado funcionamiento dentro de las unidades de información. Ante esta situación fue necesario saber en qué porcentaje el personal que labora en esta biblioteca, presenta conocimiento acerca de la organización bibliotecaria, y se encontró que el 83% si lo tiene, mientras que el 17% contestó no conocerla.

Para llevar a cabo las actividades propias de cada organización se necesita de una división del trabajo bajo ciertas responsabilidades que culminen con el alcance de los objetivos establecidos, por ello se preguntó si las actividades del personal están bien delimitadas, y se obtuvo que el 83% contesto afirmativamente, mientras que el otro 17% contesto que no. Esto representa una barrera para la culminación de los objetivos ya que ese porcentaje que no tiene claras sus actividades forma parte de la organización y si no existe una claridad en sus funciones difícilmente se realizan con acertividad y se puede llegar a la duplicidad de funciones y evasión de responsabilidades.

Sea pequeño, grande o regular el local destinado para fungir como biblioteca debe ser planificado de tal manera que exista una circulación adecuada en las diversas áreas que la compondrán, por ello se preguntó si la distribución de las áreas que conforman la biblioteca habían sido planificadas, a lo cual se respondió en un 67% de manera negativa mientras un 33% señalo que sí; y esto es notorio ya que en el cuestionario aplicado a maestros y alumnos una de las sugerencias que mencionaban ambos grupos, era precisamente ampliar las instalaciones.

Inherente al local, son indispensables las herramientas y actualmente el equipo de cómputo que no solo apoya las actividades de carácter interno del personal sino también se ocupan para poder prestar algunos de los servicios, por ello se cuestionó acerca de si existe un control sobre Los requerimientos y suministros de equipo y se obtuvo que para un 83% si lo hay mientras para el 17% no; sin embargo se hizo una pregunta que va muy de la mano con la anterior y que consistió en saber si el equipo informático (software y hardware), cumplen con las expectativas requeridas por el usuario, y se obtuvo que un 67% contestó negativamente y el 33% positivamente, lo que nos reafirma que existen problemas con el equipo repercutiendo en la ejecución de algunos procesos así como de los servicios.

106

Otra parte que apoya las actividades son el mobiliario la pregunta siete se enfoco a saber sí el mobiliario es funcional para el buen aprovechamiento de los usuarios y un 50% respondió que no; mientras otro 50% manifestó que si es útil.

Otra de las preguntas que se consideró de vital importancia fue, saber si se cuenta con un manual de descripción de tareas para el personal y el 67% manifestó no tenerlo y el 33% restante afirmo que sí. Lo cual viene a refutar la dispersión en las actividades así como la diversidad de criterios al efectuar una actividad, además de la posible duplicidad de funciones.

La capacitación es una herramienta importante para los trabajadores ya que lo actualiza y especializa para desempeñar sus tareas adecuadamente, por esta razón se pregunto si existía una capacitación continua, y se respondió que solo el 67% recibe este beneficio de manera continua mientras que el otro 33% carece del mismo. Es notorio que no se esta tomando en cuenta a un porcentaje del personal que en esta biblioteca labora y que al igual que otro porcentaje también es importante capacitarlos a fin de que desempeñen adecuadamente en su puesto de trabajo.

Ya se habló del personal pero ahora pasaremos a los servicios, la divulgación y difusión de los servicios que es tarea de los bibliotecarios, por ello se pregunto si en esta biblioteca se realizaban dichas actividades que permitiera a su comunidad sabes y conocer que recursos tienen y como hacer uso de ellos, y se obtuvo que el 50% de la muestra respondió negativamente, mientras que el otro 50% de manera afirmativa, es preocupante que los servicios de que ofrecen en esta biblioteca no sean difundidos a su comunidad, ya que esta debe acercarse a sus usuarios para dar a conocer lo que posee y logren así hacer un uso efectivo de los recursos. Una de tantas formas para difundirlos son las visitas guiadas las cuales reditúan conocimiento al usuario sobre la biblioteca, por ello se pregunto si la biblioteca realizaba visitas guiadas, y se obtuvo en un 83% una respuesta negativa y un 17% afirmativa, lo cual indica que el personal carece de conocimiento acerca de qué servicios se ofrecen.

El trabajo intelectual de los bibliotecarios es muy importante ya que es una actividad que permite mantener actualizado el catálogo que presenta al usuario diversos puntos de acceso a la información que se tiene en esa biblioteca, por ello se preguntó sí existen criterios de selección y adquisición de los materiales, y se obtuvo que el 50% respondió de manera afirmativa y el 50% restante aseveró que no; lo cual se ha visto reflejado en la encuesta aplicada a maestros y alumnos quienes manifestaron demanda de mayor número de títulos. En cuanto al uso de las reglas de catalogación y sistemas de clasificación bibliotecarios si se utilizan al 100%.

La parte normativa no se debe dejar pasar, porque respalda el quehacer bibliotecario, por ello se preguntó sí existe un reglamento de biblioteca y se observo que entre el personal no hay un acuerdo ya que el 83% asegura que si existe, mientras que el 17% contestó que no hay tal, lo que ocasiona el desconocimiento total o parcial de la existencia de este y por lo tanto la falta de observancia del mismo.

107

108

Finalmente se pidió la opinión acerca de la biblioteca y se mencionaron problemáticas como la falta de equipo de cómputo así como de su mantenimiento.

El recabar información a través de la aplicación del cuestionario a tres estratos importantes de la comunidad este CECyT fue un punto trascendente, porque se pudo investigar la demanda y oferta de los productos que la biblioteca esta ofreciendo; se pudo tener un acercamiento más directo con nuestros usuarios para verificar que hay una demanda de servicios no saturada al cien por ciento. El análisis de sus opiniones dejo claro que hace falta generar cambios en nuestra forma de hacer las cosas a fin de cubrir los requerimientos institucionales. También fue certero el tener un panorama del conocimiento que tiene el personal sobre su organización ya que es un elemento fundamental para la aplicación de nuevas perspectivas en el quehacer bibliotecario de esta institución.

En este capítulo se realizó el diagnóstico la situación actual que se tiene en la biblioteca del CECyT 2 haciendo énfasis en sus procesos bibliotecarios describiéndolos así como señalando las problemáticas existentes. También se efectúo el análisis de las opiniones que se desprendieron por medio de la aplicación del cuestionario logrando así obtener la opinión de la comunidad acerca de la biblioteca y poder así ofrecer alternativas de solución a dichas problemáticas.

En el siguiente capítulo efectuaremos la propuesta de implementación de la

reingeniería en la biblioteca del CECyT 2 con la finalidad de ofrecer una solución de mejora en su funcionamiento.

CAPÍTULO IV

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE REINGENIERÍA EN LA BIBLIOTECA ACADÉMICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS NO.2 “MIGUEL BERNARD”

En este capítulo se desarrollaran las alternativas de mejora en los procesos, que a través del diagnóstico, abordado en el capítulo anterior, se desprendieron.

El ambiente o escenario en que se desarrollan las actividades de la biblioteca del CECyT 2, así como la forma en que se mueve el personal de la misma, se ha caracterizado por actitudes tradicionales, con una estructura rígida. La biblioteca ha estado realizando labores rutinarias sin el seguimiento de un objetivo que dirija su quehacer y fundamente la importancia de su existencia dentro de la institución educativa a la que pertenece. Describir la situación existente y el entorno en el que se encuentra enmarcada, fue indispensable, para valorar que su organización requiere de una normatividad y políticas bien definidas de manera formal o bien plasmadas en documentos que lo manifiesten. También encontramos que en diversos procesos existe “desperdicio” de tiempo y recursos que impactan en la prestación de los servicios, lo que impide otorgarle un valor satisfactorio a nuestros usuarios.

Debido a está problemática, se consideró que una opción para solucionarlos, es la reingeniería. Se propone la reingeniería porque es una técnica gerencial que no trata de mejorar lo que ya está hecho, sino que permite innovar a través de nuevos enfoques logrando avances decisivos. Esta propuesta se realiza porque es factible y beneficiaría no sólo a la biblioteca del CECyT 2 sino que serviría de modelo para todas las bibliotecas de la Red interbibliotecaria del IPN, pues todas llevan acabo procesos con un fin. A través del uso de está técnica se lograría un examen minucioso de cómo se esta trabajando y cómo se pretende cambiar, se podrían observar qué procesos son susceptibles de rediseñar para lograr insumos a la biblioteca y a sus clientes (usuarios).

Otra ventaja que se lograría es la eliminación de la duplicidad de funciones, colecciones y

procesos, que se han presentado de manera constante; además los tiempos de ejecución y recursos invertidos serían más aprovechados y a un menor costo. También se lograría establecer un perfil para cada área así como el establecimiento de funciones.

El uso de la reingeniería nos daría pauta a la formación de una nueva mentalidad, dirigida

siempre al cambio, porque ese es el primer paso; se debe dejar atrás, las viejas formas de hacer las cosas para ir en busca siempre, de otras que satisfagan las cambiantes necesidades de nuestros usuarios y de la misma sociedad.

Para que la biblioteca del CECyT 2 responda realmente a las necesidades de

informativas de su comunidad, debe estar bien articulada, pues no puede seguir funcionando de manera aislada, ya que a lo largo de capítulo uno, se vio la importancia del trabajo sistémico.

109

Por ello se sugiere:

1. La separación del área de Servicios Bibliotecarios del Departamento de Difusión Cultural, en virtud de las actividades que a cada una le son conferidas, ya que, como su nombre lo indica, la difusión de la cultura implica un universo de actividades encaminadas a la formación integral del alumno y los Servicios Bibliotecarios, son una tarea muy independiente del área cultural, puesto que su objetivo principal es proporcionar a su comunidad la información contenida en diversos formatos de manera oportuna por medio de servicios articulados.

2. Creación del Departamento de Servicios Bibliotecarios que dependerá de la Subdirección de Extensión y apoyo Académico del CECyT.

3. Que los procesos y recursos, se normalicen, que se definan políticas, así como la creación de perfiles y funciones para cada puesto.

4. Aprovechar al máximo los recursos de que se disponen para dar un real soporte a la acción educativa.

5. Dotar a la biblioteca, de una administración más ágil que le permita articularse como un subsistema sin crear más burocracia, facilitándole así, la toma de decisiones de manera oportuna a través de la comunicación entre cada área así como el intercambio de información y la toma de decisiones compartida.

6. Llevar a cabo un plan consistente de capacitación del personal a través de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información para garantizar un mejoramiento continuo del personal.

En este documento se han plasmado diversos aspectos que giran en torno a la utilización de reingeniería en los procesos de la Biblioteca del CECyT, durante el capítulo tres se vislumbraron cada uno de ellos y en el punto siguiente expondremos el rediseño propuesto.

110

4.1 PROCESOS BIBLIOTECARIOS (REDISEÑO)

Con la reingeniería se propone una revisión completa de los procesos y servicios para cambiar radicalmente lo que se hace y como se hace. Para ello en el capítulo tres se revisaron los procesos de la biblioteca y se observó que se carecía de políticas, criterios y diagramas que representaran dichos procesos así como la duplicidad de funciones y tiempo invertido en cada uno de ellos. Con esta percepción se decidió realizar una propuesta de rediseño y la creación de otros procesos que tienen como característica una mayor simplicidad y eficiencia así como el ahorro de recursos. Para tal efecto dividiremos los procesos de la siguiente manera:

a) Procesos de integración de los materiales:

1. Selección de materiales 2. Adquisición de materiales 3. Registro y Control 4. Evaluación de las Colecciones 5. Descarte

b) Organización técnica

1. Catalogación 2. Clasificación 3. Proceso Físico 4. Indización

c) Servicios

1. Préstamos 2. Elaboración de Bibliografías 3. Internet 4. Consulta 5. Base de datos 6. Actualización de Credencial * 7. Adeudos * 8. Ordenación de la Estantería * 9. Elaboración de Estadísticas *

Nota: Todos los procesos que llevan un asterisco (*) al frente son de nueva creación ya que actualmente no se llevan a cabo de manera homogénea. Enseguida abordaremos los procesos que pertenecen al inciso “a” donde se van a señalar el objetivo, alcance, definición, marco legal y personal a quien se dirige. Empezaremos con el proceso para la selección de materiales y continuaremos en el orden enumerado en párrafos anteriores. Cabe mencionar que en cada uno de ellos se colocará el proceso actual y posteriormente el rediseño con la finalidad de observar diferencias y ventajas del nuevo proceso.

111

4.2 PROCESO PARA LA SELECCIÓN DE MATERIALES En la siguiente figura 4.1 se muestra el proceso actual de Selección de materiales en donde existe un excesivo intercambio de documentos para la toma de decisiones entre los bibliotecarios y el Jefe del Departamento de Difusión Cultural y servicios bibliotecarios. Además es un proceso que requiere de dos bibliotecarios de proceso técnico para ser realizado y de la aprobación únicamente del Jefe del Departamento, la participación de la comunidad es poca y las fuentes para la selección reducida. Al ser ejercida la actividad por dos personas en diversos turnos se genera la duplicidad de trabajo por falta de comunicación y aumenta la inversión de tiempo en el proceso.

Diagrama 4.1 Procedimiento Actual de Selección de Material Bibliográfico

BIBLIOTECARIOS

JEFE DEL DEPTO. DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

presupuestal

SI

1

Regresa aencargado de Proceso Técnico

FIN

¿Hubo modificaciones?

Turna lista al Depto. deCompras del CECyT y/oDBySI

Revisa

Envía copia al Jefe deBiblioteca

1

Elabora listado enformato de solicitud

2

Revisa que no seantítulos existentes

Realiza selección detítulos y no. deejemplares

Verifica lista de preciosen editoriales porInternet

NO

SI

2

Realiza selección de materiales bajo su criterio

¿Existen peticiones?

Consulta formatos desolicitud de materialbibliográfico

Reciben y revisanmonto

INICIO

NO

A continuación se presenta la propuesta para el rediseño de este proceso que tiene como objetivo; el minimizar los tiempos y agilizar el proceso a través de la eliminación de tareas dando paso a la toma de decisiones de manera conjunta donde el bibliotecario responsable este más involucrado y la plantilla laboral utilizada disminuya. También el rediseño contempla la participación de la comunidad por medio captación de sugerencias bibliográficas y la formulación de políticas de selección bien definidas que logren obtener duna selección en función de la relevancia y pertinencia que requiere la comunidad a la cual servimos.

112

Diagrama 4.2 Rediseño del Proceso de Selección de Materiales

OBJETIVO: Conformar y desarrollar una colección equilibrada de utilidad para su comunidad. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la selección de las colecciones. DEFINICIÓN: Es una actividad meramente intelectual que consiste en elegir de entre varios soportes de información los que mejor respondan a las necesidades de la comunidad y satisfaga los objetivos institucionales. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.

RESPONSABLE: COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO

CONECTA CON

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN

INICIO

Revisa políticas de selección

institucionales

Analiza los programas

y planes de estudio por asignatura

Revisa la captación desugerencias dealumnos, maestros ycomunidad en general

Confronta estadísticas de existencia y uso de

materiales por área temática

FIN

Documento dePolíticas

Realiza examen de la colección (uso, obsolescencia, etc.)

Verifica presupuesto asignado

Determina instrumentos para laselección de nuevomaterial (catálogos,material a vistas,etc.

Evalúa el contenido de los libros y materiales

Analiza criterios para determinar la cantidad y tipo de formato del material (libro, revista, Cd, etc.

Formato de sugerencias

Planes y programas

Genera listado dematerial seleccionado Listado

113

Como complemento de este rediseño, se propone que este proceso se guíe bajo las siguientes criterios:

Idioma: Se adquirirán en un 95% material en idioma español, el 5% restante se utilizará para temas que sólo existan en otra lengua y sea de prioridad adquirirlos. Formato.- La biblioteca deberá seleccionar material impreso y en diversos formatos, con la finalidad de potenciar el uso de las nuevas tecnologías. Vigencia.- La selección de material para el caso del áreas básicas (tronco común) y materias técnicas (informática y de cada especialidad) será de diez de antigüedad. Costo.- Verificación de diferentes fuentes que permitan adaptarse al presupuesto otorgado. En el siguiente cuadro se exponen las diferencias que hay entre el proceso de selección actual y el rediseñado.

Cuadro. 4.1 Diferencias entre el proceso actual y el rediseñado del Proceso de Selección de Materiales PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se ocupan 3 personas para su ejecución • No presentaba un orden lógico de las

actividades • Duplicidad del trabajo • Poca participación del bibliotecario en la toma

de decisiones • Mayor intercambio de documentos • Falta de seguimiento de recomendaciones

realizadas por la comunidad • Mayor inversión de tiempo en el proceso • Inexistencia de un documento que describiera el

proceso

• Actividad claramente delegada • Reducción del número de personas en realizarla • Mayor participación del bibliotecario • Orden más controlado de las actividades • Comunicación entre la comunidad y el

bibliotecario por dos vías: a través de formatos impresos y formatos electrónicos, agilizando la captación de sugerencias

• Colaboración de la comunidad en la selección • Claridad en el objetivo del proceso • Establecimiento de un marco normativo para la

ejecución del proceso • Definición de criterios para realizar la actividad • Realización de un procedimiento bien definido

Con el rediseño de este procedimiento se pretende mejorarlo en cuanto a los tiempos de su ejecución, lograr la participación activa de todos elementos que colaboran en la selección (alumnos, maestros y bibliotecarios), asimismo efectuar una selección que:

1. Apoye los planes y programas de estudio del CECyT y la demanda realizada conforme a los patrones de necesidades planteadas por los usuarios.

2. Mantenga un equilibrio entre la bibliografía básica y la bibliografía técnica y/o

complementaria conforme a las carreras que la escuela ofrece y,

3. Logre la participación efectiva de la comunidad (Jefes de Academia, alumnos y Jefatura de biblioteca, etc).

114

4.3 PROCESO DE ADQUISICIÓN El proceso de adquisición es un actividad que merece atención pues a través de ella se podrán actualizar las colecciones de tal manera que satisfagan las demandas informativas de la comunidad. La biblioteca del CECyT 2 la realiza a través de la compra y donación de materiales, cada uno de ellos con ciertos problemas que han generado un crecimiento inadecuado de acervos. Para poder visualizar este proceso daremos inicio con la adquisición por compra directamente del CECyT MBP, posteriormente la adquisición por compra por parte de la DBySI y finalmente por donación. Iniciaremos colocando el proceso que actualmente se realiza en cada uno de estos tipos de adquisición, después expondremos el rediseño propuesto señalando sus diferencias. El diagrama siguiente nos describe la adquisición por vía del CECyT MBP.

Diagrama 4.3Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por parte del CECyT 2

NO

ENCARGADO DE PROCESO TÉCNICO ALMACÉN DEL CECyT

DEPTO. DE COMPRAS

INICIO

Envía listado alDepto de Compras

Recibe Material

NO

11

Verifica que sea correcto

4

3

ENCARGADO DE PROCESO TÉCNICO

En la siguiente págin

Recibe y revisalistado

¿Es correcto? 2

SI

SI

SI ¿Se ajusta a lo presupuestado?

Firma y sella de recibido

¿Es correcto? 2

Realiza cotizaciones

Informa abibliotecarios Autoriza compra

Corri

11

3Avisa a compras

2

a encontraremos el proceso rediseñado.

115

Realiza vale desalida dealmacén

Firma y sella derecibido

FIN

4

ge y reenvía

Compras realizareclamación

Regresa abibliotecarios

Diagrama 4.4 Rediseño Del Proceso de Adquisición por Compra (CECyT)

OBJETIVO: Establecer las políticas y criterios que se seguirán para llevar a cabo dicha actividad. ALCANCE: Dirigido al personal que trabaja en la adquisición de las colecciones. DEFINICIÓN: Es una actividad que permite actualizar las colecciones optimizando el presupuesto. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.

RESPONSABLE: COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO NO

SI

INICIO

Solicita cotizaciones del material previamente seleccionado

Elige la más adecuada

para el presupuesto

Formaliza el pedido

Recibe y verifica material contra factura

Listado

¿Es correcto?

Envía original de factura a Departamento de Compras

Facturas

Archiva copia de

facturas

FIN

Notifica, devuelve y retiene factura al

proveedor hasta que el material sea repuesto

116

A continuación marcaremos la diferencias del proceso actual y la propuesta para su rediseño:

Cuadro 4.2 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado de la Adquisición por Compra PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Limitada participación del personal

bibliotecario • Arbitrariedad en el ejercicio presupuestal • Empleo del Departamento de Compras y

Almacén para el desarrollo del proceso • Desequilibrio en colecciones • Objetivo del proceso sesgado • Captura de información más de una vez • Prolongación en los tiempos de entrega • Recepción de material no acorde con lo

solicitado

• Planeación presupuestal • Toma de decisiones del bibliotecario • Seguimiento de la selección de material

realizada con anterioridad • Concentración de las actividades en solo un

Departamento • Reducción en los tiempos de entrega • Mayor control y registro de entrada de material • Reducción de inversión de tiempo en el proceso • Delimitación de responsabilidades

Como se puede apreciar el rediseño de este proceso pretende actualizar las colecciones a través de la adquisición de material que responda a las necesidades propias del CECyT y la optimización del presupuesto. Enseguida abordaremos el proceso actual de adquisición por compra por parte de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información (DBySI).

Diagrama 4.5 Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por parte de la DbySI

DEPTO DE ADQUISICIONES DE LA DBySI

INICIO

Recibe requisicióndel CECyT 2

Realiza pedido

Recibe material

Recibe Material

4

¿Cubre requerimientos?

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

ALMACÉN DE LA DBYSI

NO

3

Acude a recogermaterial

¿Corresponde a lo solicitado?

BIBLIOTECA CECyT 2

5

Verifica cotizaciones en disco magnético eimpresas

Firma De recibido

FIN

SI

Revisa que todos los campos estén llenos (autor, título, etc.).

¿Es adecuado elpresupuesto?

NO

1

Turna a la Dirección de Recursos Materiales de la DBySI

SI

Informa al Almacén de la DBySI

117

Avisa víatelefónica alCECyT

Informa alDepto. deAdquisiciones

Verifica que cumpla requerimientos

En el diagrama anterior se muestra el procedimiento de adquisición por compra que se realiza a través de la (DBySI) esta caracterizado por su extensión e intercambio de documentos de una unidad a otra. En respuesta a esta problemática se propone el rediseño del proceso como sigue: Al igual que en diagrama de adquisición por compra por parte del CECyT se tienen las siguientes características:

Cuadro 4.3 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado de la Adquisición de Material Bibliográfico por parte de la DBySI

PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Limitada participación del personal bibliotecario

• Arbitrariedad en el ejercicio presupuestal • Empleo de personal de la Biblioteca del CECyT

2 MBP, el Departamento de Compras y Almacén de la DBySI, para el desarrollo del proceso

• Desequilibrio en colecciones • Objetivo del proceso sesgado • Captura de información más de una vez • Prolongación en los tiempos de entrega • Recepción de material no acorde con lo

solicitado

• Planeación presupuestal • Participación más directa del bibliotecario • Toma de decisiones con respecto a la elección

de proveedores de mayor ventaja para ejercer presupuesto

• Seguimiento de la selección de material realizada con anterioridad

• Mayor control y registro de entrada de material • Reducción de inversión de tiempo en el proceso • Delimitación de responsabilidades

118

4.6 Rediseño del Proceso de Adquisición por Compra (DBySI)

OBJETIVO: Establecer las políticas y criterios que se seguirán para llevar a cabo dicha actividad. ALCANCE: Dirigido al personal que trabaja en la adquisición de las colecciones. DEFINICIÓN: Es una actividad que permite actualizar las colecciones optimizando el presupuesto. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.

COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DBYSI

1

Realiza reclamación

Cotizaciones

1/2

NO

SI

Recibe material

Listado

Envía cotizaciones aprobadas al Departamento de Compras de la DBySI

Formaliza la compra

de material

¿Es correcto?

Entrega material y copia de facturas a la Biblioteca del CECyT

MBP Facturas

Elige la más adecuada

para el presupuesto

Solicita cotizaciones del material previamente seleccionado

INICIO

119

COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DBYSI

SI

NO

2

1

No firma de

recibido hasta corregir

Facturas

¿Es correcto?

Firma de recibido

FIN

Finalmente señalaremos el proceso actual de adquisición por donación que no fue la excepción en presentar problemáticas.

Diagrama 4.7 Procedimiento Actual de Adquisición de Material Bibliográfico por Donación

120

Diagrama 4.8 Rediseño del Proceso de Adquisición por Donación

OBJETIVO: Establecer las políticas y criterios que se seguirán para llevar a cabo dicha actividad. ALCANCE: Dirigido al personal que trabaja en la adquisición de las colecciones. DEFINICIÓN: Es una actividad que permite actualizar las colecciones optimizando el presupuesto. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.

RESPONSABLE: COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO

Recibe donación

Informa aceptación al donante

FIN

FIN

Rechaza donación

NO

SI

Realiza carta de agradecimiento

Solicitud

Carta

Informa motivo al donante

¿Reúne criterios?

Recibe solicitud del posible donante

INICIO

A continuación marcaremos la diferencias del proceso actual y la propuesta para su rediseño:

Cuadro 4.4 Diferencias entre el Proceso de Adquisición de Material Bibliográfico por Donación PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Toma de decisión delimitada por el personal

bibliotecario • Falta de políticas de donación bien definidas • Incremento de colecciones obsoletas • Desequilibrio en colecciones • Objetivo del proceso sesgado • Reducción de espacios por acceso de material

no utilizable • Insatisfacción de información requerida de la

comunidad

• Participación directa del bibliotecario • Toma de decisiones del bibliotecario con

respecto a la elección de posibles donadores • Mayor control y registro de entrada de material • Reducción de inversión de tiempo en el proceso • Delimitación de responsabilidades • Exclusión de donaciones que no cubran criterios

de selección

121

4.4 REGISTRO Y CONTROL

En el aspecto de registro y control actualmente no se tiene una homogeneidad en su ejecución, generalmente el control es realizado a través de la ordenación de facturas en forma cronológica y un listado de materiales recibidos. El único formato estadístico que se maneja es el generado por la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información (DBySI).

Diagrama 4.9 Rediseño del Registro y Control

OBJETIVO: Realizar el tratamiento de los nuevos materiales adquiridos por compra y donación recibidos por la Coordinación de Proceso Técnico ALCANCE: Dirigido al personal que trabaja en la adquisición de las colecciones. DEFINICIÓN: Es un proceso que tiene como finalidad mantener de manera ordenada el control de cada obra que ingresa a la biblioteca MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.

RESPONSABLE: COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO

INICIO

Recibe material con copias de facturas

Archiva facturas por proveedor, mes y

fecha de recepción

Anotará el monto de presupuesto ejercido por dicha compra

Revisa que toda factura posea número de adquisición asignado

Efectúa reportes de material adquirido

FIN

Boletín

Facturas

Realiza estadística de adquisiciones de manera mensual

Realiza informe de adquisiciones de

manera mensual y anual

122

Difícilmente se puede mantener un orden de registro y control de entrada de materiales, sí no se lleva a cabo un proceso bien definido, es así que el rediseñar las actividades que se realizan bajo un nuevo procedimiento nos lleva a valorar las siguientes ventajas.

Cuadro 4.5 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Registro y Control de Adquisiciones PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Insuficientes controles de recepción y control de

materiales • Función realizada por dos personas en dos turnos • Duplicidad de trabajo • Mayor tiempo empleado en su ejecución • Dificultad en la recuperación de la información • Reportes estadísticos incompletos • Información aislada • Inexistencia de informes de material adquirido

confiables

• Circuito lógico de actividades • Reducción de una persona para ejecutarlo • Establecimiento de responsabilidad y funciones • Control de los materiales que ingresan a la

biblioteca • Ejecución de formatos estadísticos internos que

reflejen los niveles de adquisición por concepto • Conocimiento exacto de montos presupuéstales

otorgados y ejercidos en un período • Agiliza la recuperación de la información

El proceso rediseñado se enfoca a mantener un orden que facilite la recuperación de la información para la toma de decisiones de la Biblioteca.

123

4.5 PROCESO DE EVALUACIÓN Y DESCARTE DE COLECCIONES La Biblioteca carece de programas y procesos que permitan evaluar la pertinencia de las colecciones lo que ha generado un desequilibrio en el acervo impidiendo resolver las necesidades informativas de la comunidad. Bajo esta circunstancia en el cuadro siguiente se muestra la propuesta del procedimiento rediseño de Evaluación y descarte de las colecciones.

410 Diagrama del Rediseño De Proceso Evaluación y Descarte De Colecciones OBJETIVO GENERAL: Medir el acierto de la selección y verificar si las colecciones responden a las necesidades de los usuarios; además de sistematizar el control de la colección por medio del descarte. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la Coordinación de Procesos Técnicos. DEFINICIÓN: Es el proceso que permite detectar si el acervo de la biblioteca cumple con las metas establecidas y separar aquel material que ya no sea de utilidad. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción. V.

COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DEL CECYT 2MBP

1/1

Libros

Determina el material a descartar

Define tipo de partida al que corresponde

Elige un método para evaluar las colecciones

Evalúa utilidad de los materiales

INICIO

124

COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DEL

CECYT 2MBP

En el capítulo tres se describieron los procedimientos de evaluación y descarte de las colecciones y de detectó que presentan deficiencias que han orillado al desequilibrio del acervo, en el cuadro siguiente observaremos las ventajas de los procedimientos actual en contraste con la propuesta del proceso rediseñado.

Cuadro 4.6 Diferencias entre el procedimiento Actual y Rediseñado de Evaluación de las Colecciones PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Procesos demasiado largos • Falta de mecanismos de evaluación de las

colecciones • Participación de tres áreas para descartar

material (Biblioteca, DBySI, y Depto. de Control Patrimonial

• Mayor tiempo empleado en su ejecución • Dispersión en la asignación de funciones y

responsabilidades

• Creación de un proceso bien definido • Establecimiento de responsabilidades • Reducción del ciclo de intercambio de

documentos entre diversas áreas • Mayor autonomía de la Biblioteca en la

ejecución del descarte • Evaluaciones y revisiones constantes del acervo

Efectúa controles e informes necesarios

Envía Copia al Depto. de Activo Fijo del CECyT 2MBP

FIN

Autoriza descarte

2/2

Promueve el material reutilizable a las ECUS

Envía copias autorizadas de descarte a la DBySI

Copias

FIN

125

4.6 PROCESO FÍSICO A continuación nos enfocaremos a los procesos que enmarcan la organización técnica, empezando con el de Proceso Físico; este proceso se ha caracterizado por la falta de uniformidad para su ejecución, motivo por el cual no se diagramó y en consecuencia se propone el siguiente rediseño del proceso.

Diagrama 4.11 Proceso Físico del Material de Reciente Adquisición (Rediseño) OBJETIVO.- Garantizar la propiedad de los materiales, así como aquellas marcas para su identificación y ordenación en la estantería y mantener un control de todos los materiales que ingresan a la biblioteca. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en el análisis documental. DEFINICIÓN: Es la actividad encaminada a colocar al libro marcas de propiedad e identificación, así como elementos que coadyuven a controlar el préstamo y ordenación de los materiales. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción. II

RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO

INICIO

Sella material en los tres

cantos

Coloca sellos interiores (reversode portada y página clave

Pega etiquetas con signatura topográfica

Coloca papeleta de préstamo

FIN

Archiva copia de lo entregado

Entrega los materiales al área de servicios para su acomodo en estantería

Cubre etiqueta y código de barras con cinta Scotch 845

Coloca código de barras

126

El rediseño de este proceso en comparación con el actual presenta las siguientes particularidades:

Cuadro 4.7 Diferencias entre el Procedimiento Actual y Rediseñado de Proceso Físico de Material PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Falta de uniformidad en la actividad • 2 personas se ocupan de realizarla • Poco cuidado en conservar una estética del

material • Omisión de controles en la entrega de material

al área de servicio

• Implantación de un procedimiento • Delimitación de funciones y responsabilidades • Unificación de criterios en la ejecución del

proceso • Mayor estética en la presentación de marcas de

propiedad en el material • Implantar el uso de código de barras que

agilicen el préstamo y recepción de los materiales

A continuación abordaremos el proceso de catalogación.

127

4.7 PROCESO DE CATALOGACIÓN El proceso de catalogación es realizado por dos personas. Es una tarea que se efectúa en reducidas ocasiones de manera original, ya que la mayoría de las veces el material ya existe en alguna de las bibliotecas de la Red Interbibliotecaria del IPN y por lo tanto se omite dicho proceso para solo anexar el material a la ficha localizada; cuando el material no se encuentra en el catálogo de manera local o en la Red Interbibliotecaria del IPN se tiene que ejecutar la catalogación de manera completa. En el siguiente diagrama observaremos el proceso actual y más adelante encontraremos el proceso rediseñado así como la comparación entre ambos señalando las ventajas de su rediseño.

Diagrama 4.12 Proceso de Catalogación ( Actual)

CATALOGADOR

adquisición

físicamente

4

4

Ingresa materialcon clasificaciónencontrada

Realiza búsquedaen otras bibliotecasen Internet

23

Introduce clasificación y no. de adquisición

3

Realiza y captura registro original

1

FIN

Ingresa material a estantería

Coloca no. deadquisición ensellos y páginaclave

Coloca etiquetas

Realiza etiquetas con signatura topográfica

Captura clasificación y

números de adquisición

2

SI

¿Tiene clasificación

L.C?

1

SI

NO

¿Corresponde?

Da de alta el registro

Realiza búsqueda en Catálogo

General

Verifica que el registro encontrado corresponda al que

se tiene

SI

NO

¿Se encontró en catálogo?

Realiza búsqueda de material de manera local

Envía a catalogación

Realiza listado de material de

reciente

Efectúa sellado de material

Organiza material

Recibe material

INICIO

128

4.13 Rediseño del Proceso de Catalogación

OBJETIVO: Describir los materiales que ingresan a la biblioteca siguiendo un código normalizados (RCA2) de tal forma que permita al usuario identificar cada obra de manera exacta sin ambigüedad con el fin de poder recuperar la información con precisión y rapidez. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en el análisis bibliográfico de la colecciones. DEFINICIÓN: Es un conjunto de tareas encaminadas a facilitar el almacenamiento y recuperación de la información en el menor tiempo posible. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción IV.

RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO

INICIO

Recibir el material

Establece y supervisa control de autoridades

Investiga sí el material ya esta catalogado

¿Es material original?

Captura material en el Sistema Administrador de 2

1/2

Verifica y normalizacatalogación de acuerdo a políticas establecidas

Cataloga en hojas decaptura de acuerdo a lasRCA2, 2ª edición en elsegundo nivel dedescripción y MARC 21

NO

SI

Bibliotecas

3

1

Genera listado de material catalogado

129

RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO

1

FIN

1/2

2

Se agrega No. de adquisición

Se da de alta

130

NO

I

3

FIN

¿Hay errores?

Corrige errore

S

s

Enseguida enunciaremos un cuadro comparativo con respecto al proceso actual y al rediseño del mismo.

Cuadro 4. 8 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado del Proceso de Catalogación PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se ocupan 2 personas del proceso • Hay mezcla de otros procesos • Se carece de la supervisión y corrección de

errores • Se carece de una estructura bien definida del

proceso • Carencia de informes de material catalogado

• Normalización para la ejecución del proceso • Delimitación de personal responsable para

ejecutar el proceso • Se reduce a 1 persona para su ejecución • Implantación de controles • Supervisión y corrección de errores • Realización de reportes de materiales

catalogados

Como complemento y con la finalidad de mantener un marco normativo atendiendo así lo estipulado por la DBySI se sugiere que se haga uso de las siguientes herramientas dentro del proceso de catalogación.

1. Reglas de Catalogación Angloamericanas en su 2ª ed. (RCAA2)

2. Tabla de Cutter editada por la Biblioteca del Congreso de Washington

3. Lista de Encabezamientos de Materia para bibliotecas, editada en Colombia por Rojas Eberthard, editores, 1988.

4. Formato Marc (Machine Readable Cataloging)

Y como complemento se utilizarán los Manuales que la misma DBySI ha generado para lograr la uniformidad en el sistema bibliotecario, tales como:

• Políticas y criterios para el proceso técnico y captura de material bibliográfico en

Unicornio.

• Manual de incorporación del Material Bibliográfico al Catálogo General, y

• Manual para el Proceso Técnico de tesis Posterior a este procedimiento, toca el turno a la clasificación de material documental.

131

4.8 PROCESO PARA LA CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL Este procedimiento presenta una problemática muy aguda referente a la carencia de Esquemas de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (L.C) provocando el rezago del material. En consecuencia se propone que sean adquiridos los esquemas de clasificación para poder agilizar dicho proceso. En el siguiente diagrama se describe como se realiza este proceso actualmente.

Diagrama 4.13 Proceso de Clasificación (Actual)

Realiza búsqueda del itemde manera local en el Sistema Unicornio

Realiza búsqueda del item OPCA´S de otras bibliotecas

en Intenet

Revisa que el itemencontrado corresponda

al que se tiene físicamente

Asigna la clasificaciónencontrada

Asigna número de clasificaciónlocalizado

Verifica que el item correponda al que se tiene físicamente

El libro permanece rezagado

¿Se encontró?

¿Se encontró?

¿Sí correponde?

¿Sí corresponde al que se tiene físicamente?

¿Sí corresponde?

BIBLIOTECARIO

En el siguiente cuadro mostraremos el plateo del proceso rediseñado y posteriormente un cuadro donde se plasmaran sus diferencias.

132

Diagrama 4.14 Rediseño del Proceso de Clasificación

OBJETIVO: Agrupar y ordenar bajo un Sistema de Clasificación normalizado (L.C), los materiales a fin de que les sean asignados un lugar en la estantería agilizando su recuperación de manera temática ALCANCE: Dirigido al responsable de proceso técnico DEFINICIÓN: Es el arte de asignar a los libros un lugar exacto, en el cual los distintos asuntos del saber o la descripción de la vida human en sus varios aspectos, están agrupadas de acuerdo a sus semejanzas y relacionados unos con otros. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción IV.

RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO

Se copia la signatura topográfica

Estructura clasificación de acuerdo a los Esquemas L.C.

Genera e imprimelistados

Corrige

I

¿Hay errores?

¿Se encuentra título en Unicornio?

INICIO

NO

De acuerdo al proceso siguientes ventajas:

S

Agrega clasificación

SI

actu

NO

FIN

FIN

al y rediseñado de clasificación de material encontramos las

133

Cuadro 4.9 Diferencias entre el proceso Actual y rediseñado de Clasificación

PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO • Se ocupan 2 personas del proceso • Se carece de la supervisión y corrección de

errores • Carencia de informes de material catalogado • Rezago de material por falta de Esquemas de

Clasificación L.C.

• Normalización para la ejecución del proceso • Delimitación de personal responsable para

ejecutar el proceso • Se reduce a una persona para su ejecución • Implantación de controles • Supervisión y corrección de errores • Se evita el rezago de material

4.9 PROCESO PARA LA INDIZACIÓN DEL MATERIAL En la biblioteca del CECyT 2 no se tiene un procedimiento definido para la indización de los materiales. En el siguiente diagrama observaremos cómo se realiza el proceso actual en este aspecto.

Diagrama 4.14 Proceso de Indización (Actual)

Recepción de MaterialBibliográfico

Búsqueda del materialen el catálogo general

Cataloga

Clasifica

Indiza

si

si

no

no

134

El cuadro siguiente mostrará el proceso rediseñado de la indización.

Diagrama 4.15 Rediseño del Proceso de Indización

OBJETIVO: Permitir el almacenamiento y recuperación rápida y específica de la información. ALCANCE: Dirigido al auxiliar de proceso técnico DEFINICIÓN: Describir el contenido de documentos o demandas documentales para posibilitar la elaboración de estrategias de recuperación mediante concepto o materias. MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción IV.

RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO

FIN

Convierte conceptos seleccionados a un lenguaje controlado

Analiza documento

Utiliza herramientas de conversión

Encabezamientos de materia, y tesauros.

Recibe documentos indizar

Extrae conceptos temáticos

INICIO

135

Sin duda la indización al igual que todos los proceso que se realizan dentro de una biblioteca es de gran relevancia porque a través de ella se puede almacenar y recuperar la información basándose principalmente en la premisa de “cómo solicitaría el usuario alguna información de su interés” es por ello que al rediseñar este proceso se obtienen las ventajas siguientes.

Cuadro 4.10 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Indización PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se ocupan 2 personas del proceso • Se carece de un verdadero análisis de los

documentos • La asignación de temática se realiza sin

visualizar cómo solicita el usuario la información

• La asignación temática se limita al uso de Lista de Encabezamientos de materia.

• Normalización para la ejecución del proceso • Delimitación de personal responsable para

ejecutar el proceso • Se reduce a una persona para su ejecución • Ejecución de un análisis documental para

asignar temas • Mayor cobertura en las solicitudes de los

usuarios • Mayos satisfacción y atención a la demanda de

información El siguiente punto es abordar los procesos relativos a los servicios al público que la biblioteca del CECyT 2 ofrece.

136

4.10 SERVICIOS En páginas anteriores describimos cada uno de los procesos de integración y organización

técnica de los materiales, a continuación corresponde describir todos aquellos procesos que se realizan en los servicios al público.

El análisis diagnóstico determina que esta biblioteca sigue desarrollando servicios

tradicionales, con poca utilización de tecnologías para agilizar la búsqueda de información y control sobre el acervo.

Por esta circunstancia se propone que al Sistema para bibliotecas denominado Unicornio, en el módulo de circulación, le sean instalados lectores de código de barras para facilitar las actividades bibliotecarias, entre ellas los préstamos. Para ello, es necesario la generación de códigos de barras en las credenciales de biblioteca, para agilizar este trámite y reducir el proceso; lo cual no solo reduciría tiempos en la ejecución del servicio, sino también costos porque desaparecería el llenado de papeletas de préstamo.

Se considera necesario, cambiar de estantería cerrada a la abierta, ya que la segunda

representa el libre acceso a las colecciones y elegir las unidades documentales que más se ajusten a sus necesidades de información.

La modalidad de estantería abierta representa la posibilidad de apoyar en mejor medida las

actividades de docencia, investigación y difusión de la información al poner al alcance los usuarios la riqueza contenida en los acervos documentales de una manera más personalizada. Para abordar cada uno de los servicios destacando su proceso actual y el rediseñado seguiremos este orden:

Servicios

• Préstamos Interno: Sala, fotocopias y aulas Domicilio Interbibliotecario

• Elaboración de Bibliografías • Internet • Consulta • Base de datos • Actualización de Credencial * • Adeudos * • Ordenación de la Estantería *

Los procesos con (*) son de nueva creación ya que actualmente no se tiene un proceso homogéneo para realizarlos.

137

4.10.1 PRESTAMO INTERNO Iniciaremos con el proceso actual de préstamo interno en donde el proceso es realizado de manera manual, por medio del llenado de papeleta de préstamo lo que implica mayor inversión de tiempo tanto del usuario como del personal al realizarlo. Por dicha razón es conveniente cambiar el uso de estantería cerrada a la abierta ya que esta opción permitiría eliminar el proceso de préstamo interno, quedando solamente dos procesos: el de préstamo a domicilio e interbibliotecario como a continuación se muestra El siguiente diagrama nos muestra el proceso actual.

Diagrama 4.16 Proceso Préstamo Interno ( Actual )

LECTOR LECTOR

Lena la solicitudde préstamo y

entrega credencial

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECARIO

Recibe solicitud y credencialy revisa Recibe libro, conulta

y devuelve

Regresa credencial

No

si

Para mejorar el proceso se proceso sustituirlo por el siguiente:

138

Diagrama 4.17 Proceso Rediseñado de Préstamo a Domicilio

OBJETIVO : Coordinar, apoyar y normar la prestación de servicios. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Consiste en facultar al usuario a trasladar el material fuera de la biblioteca. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI.

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

INICIO

Recibe solicitud de préstamo

Solicita credencial debiblioteca

¿Tiene credencial?

Lee código debarras

Entrega material

En el siguiente cuadro colocaremos las ventajas del proactual.

Cuadro 4.11 Diferencias entre el proceso Actual y RePROCESO ACTUAL

• Mayor inversión de tiempo en la ejecución

del proceso • Se utiliza mayor número de recursos

humanos, y materiales (papeletas de préstamo)

• No se hace uso de tecnologías para agilizar el proceso

• Se utilizaban tres procesos por tipo de préstamo (en sala, fotocopias y aulas)

139

NO

Rechaza préstamo

Otorga solicitud decredencial

SI

FIN

Archiva credencial

Ejerce controles FIN

cedimiento rediseño en comparación al

diseñado de Préstamo a Domicilio PROCESO REDISEÑADO

• Disminución de tiempo en la ejecución del proceso

• Compactación de varios procesos en uno • Delegación de tareas • Uso de tecnologías que agilicen el proceso

tales como: lectores de código de barras • Implantación de código de barras en los

materiales • Eliminación del llenado de papeletas • Establecimiento de controles estadísticos de

préstamos

4.10.2 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO El siguiente proceso será el de préstamo interbibliotecario que al igual que el anterior emplea mayor inversión de tiempo debido al papeleo que implica y sobre todo que el usuario debe trasladarse por el material a la biblioteca prestataria.

Diagrama 4.18.Procedimiento Servicio de Préstamo Interbibliotecario (Actual)

LECTOR LECTOR

Realiza su búsquedaen catálgo

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECA PRESTATARIA

Llama a la biblioteca correpondiente y solicita

el préstamo

Llena el formato de préstamo Interbiblitoecario

Solicita PréstamoInterbibliotecario

Verifica en que bibliotecade la Red del IPN esta el material

¿Se encontró?

Informa al usuariocondiciones de uso

Archiva copia de formato

Verifica que el usuario entregueoportunamente

material

Entrega al usuario

Archiva formato

Coloca sello de entregadoen formato

Avisa a biblitoeca prestataria

No

si

NO

140

Diagrama 4.19 Proceso Rediseñado de Préstamo Interbibliotecario

OBJETIVO GENERAL: Realizar el trámite de préstamo interbibliotecario a los usuarios. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Es el proceso por el que una biblioteca obtiene de otra un material bibliográfico específico, solicitado por sus usuarios y que no está disponible en su propio fondo. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

141

El siguiente cuadro muestra las ventajas y desventajas del proceso actual y el rediseñado:

Cuadro 4.12 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Préstamo Interbibliotecario PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• No existe una persona bien definida que realice este servicio

• Los trámites van desde llamadas vía telefónica hasta el envío de documentos

• Mayor tiempo invertido en la ejecución del proceso

• Se limita al establecimiento de convenios entre bibliotecas del IPN

• Existencia de una persona responsable del servicio de Préstamo Interbibliotecario

• Se otorga mayor comodidad al usuario ya que el gestor (mensajero) del CECyT recogería el material en calidad de préstamo

• Marca la posibilidad de generar convenios con otras instituciones ajenas al IPN

4.10.3 ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS A continuación describiremos el servicio de elaboración de bibliografías que actualmente es realizado por 2 bibliotecarios uno por turno, esta actividad no se realiza de manera organizada ya que al usuario se le da una fecha tentativa de entrega que a su llegada no es cumplida satisfactoriamente porque aun no se realizaba dicho trabajo. El siguiente diagrama nos mostrará el proceso actual.

Diagrama 4.20 Procedimiento de Servicio de Elaboración de Bibliografías (Actual)

USUARIO BIBLIOTECARIO

Entrega al usuario

142

El proceso rediseñado propuesto para esta actividad es el siguiente:

Diagrama 4.21 Rediseño del Proceso de Elaboración de Bibliografías

OBJETIVO : Dar a conocer al solicitante el tipo y cantidad de material que la biblioteca tiene sobre algún tópico de su interés. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público.

DEFINICIÓN: Consiste en la realización gratuita de investigaciones bibliográficas por parte de a biblioteca, sobre un tema específico para alumnos, docentes y comunidad en general

MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El siguiente cuadro nos remitirá a valorar las cosas positivas y negativas del proceso rediseñado y del proceso actual.

Cuadro 4.13 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Elaboración de Bibliografías

PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO • Asignación de 2 personas para realizar el

proceso • Mayor tiempo invertido en la ejecución de las

actividades • Escasez de controles para la entrega oportuna

del material

• Reducción de 2 a 1 persona para la realización del proceso

• Establecimiento de controles • Entrega oportuna • Rapidez en el servicio

143

4.10.4 INTERNET Otro servicio que presenta una serie de actividades para ser otorgado es el de Internet debido a que el usuario debe trasladarse al Departamento de Recursos Financieros para efectuar el pago y posteriormente regresar a la biblioteca. Por parte del personal no hay controles de uso y orientación del servicio. En el siguiente diagrama los valoraremos.

Diagrama 4.22 Proceso de Internet (Actual)

USUARIO USUARIO

Solicita servicio de internet

BIBLIOTECARIO BIBLIOTECARIO

Entrega coprobante de pago

Asigna equipo

Informa condicionesde uso

Archiva comprobante

En la página siguiente encontraremos el proceso rediseñado.

144

Diagrama 4.23 Proceso Rediseñado de Internet

OBJETIVO GENERAL: Proporcionar acceso a la red a fin de apoyar las actividades académicas ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Es un sistema mundial de redes de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede, acceder a diversa información. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

INICIO

Recibe pagodel servicio

Solicita alusuario que seregistre

¿Necesita instrucción?

Asigna equipo

Orienta al usuario

Entrega mensualmente elregistro de uso y montode dinero recabado alDepto. de RecursosFinancieros

Ejecuta estadísticas del servicio

Registra tiempo de uso y cobra servicio

1

Las diferencias entre un y

Cuadro 4.14 DiPROCESO

• 2 Personas se ocupproceso

• Intervención del Dfinancieros y Bibliote

• Falta de asesoría a lo• Escasez de controles• Inversión de mayor t

NO

1

FIN

SI

otro proceso son las siguientes:

ferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Internet ACTUAL PROCESO REDISEÑADO an para la ejecución del

epartamento de Recursos ca

s usuarios de uso del servicio iempo en su ejecución

• Designación de una persona como responsable del proceso

• Participación solo de la Biblioteca • Asesoría a los usuarios sobre el servicio • Implantación de controles de uso del servicio • Disminución en la ejecución del servicio • Control de la asignación de equipo

145

4.10.5 BASE DE DATOS Ahora toca el turno al proceso de servicio de Bases de Datos que no es un recurso propio, la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología del IPN proporciona claves de acceso a sus bases, lamentablemente no existe un programa que difunda el uso y mucho menos una asesoría a los usuarios. El procedimiento actual es el siguiente:

Diagrama 4.24 Proceso del Servicio de Base de Datos (Actual)

USUARIO

Solicita servicio de Base de Datos

en línea

BIBLIOTECARIO

Informa condicionesde uso

En el cuadro siguiente observaremos el proceso rediseñado.

146

Diagrama 4.25 Proceso Rediseñado del Servicio de Base De Datos

OBJETIVO GENERAL: Ofrecer un recurso complementario a los materiales impresos en la búsqueda de información. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El siguiente cuadro ofrece las posibilidades de mejora entre el proceso actual y el rediseñado.

Cuadro 4.15 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Base de Datos PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable

para dar el servicio • Se omite la asesoría a los usuarios • Falta de comunicación entre el usuario y

bibliotecario • La información encontrada a través de las Bases

de Datos solo puede ser guardada en disquette.

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Se logra impartir asesoría sobre las ventajas de

utilizar base de datos. • Orientación e instrucción sobre el uso de base

de datos • Posibilidad de imprimir los resultados

encontrados

147

En la biblioteca del CECyT 2 básicamente lleva a cabo los procesos anteriores; sin embargo existen actividades que se realizan sin uniformidad, con diversidad de criterios, no hay delimitación de funciones y se carece de un documento donde se plasme los pasos a seguir para su ejecución. Debido a ello se consideró necesario diagramar los procesos de: Servicio de consulta, Servicio, de actualización de credencial, ordenación de la estantería, adeudos y elaboración de estadísticas. Es importante resaltar que el diseño de estos procesos están encaminados a generar lineamientos y asignación de funciones para su mejor desarrollo. En los cuadros siguientes mostraremos cada uno de ellos. 4.10.6 SERVICIO DE CONSULTA Este servicio es muy importante dentro de una biblioteca porque a través de él se ayuda a los usuarios sirviéndoles de guía brindándoles métodos efectivos para el mayor aprovechamiento de los recursos. Es por esta razón que se consideró necesario diseñar un esquema del proceso para este servicio.

Diagrama 4.26 Proceso de Servicio de Consulta

OBJETIVO GENERAL: Orientar al usuario en el manejo y búsqueda de la información. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Consiste en proporcionar ayuda directa y personal del bibliotecario a los usuarios que buscan información con cualquier finalidad. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE COORDINADOR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

148

Con el diseño de estos procesos en comparación con la forma de trabajo actual se obtendrá lo siguiente:

Cuadro 4.15 Diferencias entre el proceso actual y rediseñado del Servicio de Consulta PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable

para dar el servicio • Se omite la asesoría a los usuarios • Falta de comunicación entre el usuario y

bibliotecario • Desconocimiento por la comunidad sobre el uso

de recursos

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Se logra impartir asesoría sobre las ventajas de

utilizar los recursos de la biblioteca • Orientación e instrucción sobre el uso de los

recursos • Fomento al usuario sobre el uso de otros

bibliotecas

4.10.7 ACTUALIZACIÓN DE CREDENCIAL Efectuar acciones periódicas que garanticen al vigencia de derecho de los servicios a los usuarios a través de la credencial es trascendental para evitar pérdidas de material, retrazo en la entrega y mantener datos reales de usuarios en la base de usuarios del módulo de circulación. Por lo tanto debido a que no se cuenta actualmente con este proceso, se ha realizado la propuesta del proceso siguiente:

Diagrama 4.27 Proceso de Servicio de Actualización de Credencial

OBJETIVO Mantener actualiza la credencial de la comunidad. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Señala la acción de estar al servicio de otro. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

149

Con el diseño de este proceso al biblioteca obtendrá:

Cuadro 4.16 Diferencias entre el proceso actual y Rediseñado del Servicio de Actualización de Credencial

PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable para dar el servicio

• Desorganización en el control de vigencia de credenciales

• Desactualización de la base de datos de usuarios

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Control sobre vigencia de credenciales

expedidas • Actualización de la Base de datos de usuarios

4.10.8 ADEUDOS Mantener controles internos sobre las sanciones que los usuarios se han hecho acreedores es necesario como medida coercitiva en la violación de las normas estipuladas por la biblioteca; por tal motivo fue imprescindible efectuar el proceso que avale los adeudos de material. Ver el diagrama del proceso rediseñado.

Diagrama 4.28 Proceso de Adeudos

OBJETIVO: Mantener un control sobre los materiales en calidad de préstamo. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Señala la acción de estar al servicio de otro. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

150

Esta es una actividad que no se realiza de manera constante y por lo tanto hay descontrol en la oportuna entrega del material.

Cuadro 4.17 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Adeudos PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable

para dar el servicio • Pérdida de material • Numerosa cantidad de usuarios morosos • Carencia de controles estadísticos de préstamos • Omisión de reportes de usuarios morosos.

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Mayor control sobre los préstamos • Implantación de controles estadísticos • Uso de tecnologías para reportar que el usuario

es moroso • Aplicación de sanciones a usuarios morosos

4.10.9 RENOVACIONES

Hay ocasiones en que el tiempo de préstamo de material bibliográfico para el usuario es insuficiente en respuesta, la biblioteca ha ofrecido la posibilidad de renovar el préstamo por dos ocasiones, sin embargo esta actividad ha resultado incomoda por el llenado de papeletas de préstamo que implica mayor inversión de préstamo por parte del usuario. En respuesta a esta problemática se ha propuesto un nuevo procedimiento que implica el uso de lector de código de barras para agilizar el trámite. Ver el diagrama siguiente.

151

Diagrama 4.29 Proceso de Renovaciones

OBJETIVO GENERAL: Otorgar derecho al usuario de extender el préstamo de materiales . ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Señala la acción de extender el lapso de préstamo a domicilio de un material. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

Con el rediseño de este proceso de tendrá el siguiente beneficio:

Cuadro 4.18 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Renovaciones PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable

para dar el servicio • Renovaciones de manera manual • Utilización del llenado de papeletas de préstamo

para poder renovar • Mayor inversión de tiempo

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Uso de la tecnología para agilizar tareas • Disminución de tiempo invertido en el proceso • Se utilizaran código de barras para agilizar el

servicio

152

4.10.10 ORDENACIÓN DE LA ESTANTERÍA

Diagrama 4.30 Proceso de Ordenación de la Estantería

OBJETIVO GENERAL: Mantener organizadas la colecciones para facilitar la localización de los materiales. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Consiste en mantener ordenadas las colecciones de acuerdo a un sistema de clasificación dentro de la estantería. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

Con el diseño del proceso de un proceso uniforme de la ordenación de la estantería se pueden obtener los siguientes beneficios

Cuadro 4. 19 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del servicio de Ordenación de la Estantería PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable del

proceso • Diversidad de formas empleadas para la

ordenación del material en estantería • Mayor inversión de tiempo en la ordenación de

material • Se carece de bitácoras de material consultado en

sala • Desorganización del acervo

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Uniformar el criterio de ordenación del acervo • Reducción de tiempo empleado a dicho proceso • Control estadístico de material consultado en

sala • Mayor organización del acervo

153

4.10.11 ELABORACIÓN DE ESTADÍSTICAS

Diagrama 4.31 Proceso de Elaboración de Estadísticas OBJETIVO Mantener una interpretación del funcionamiento de la biblioteca a través de datos numéricos generados e interpretados por medio de estadísticas. ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público. DEFINICIÓN: Señala la acción de estar al servicio de otro. MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI

RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO

Los informes numéricos de manera mensual y anual son muy importantes para observar el comportamiento de una organización, la biblioteca al elaborar estadísticas presentará los siguientes beneficios.

154

Cuadro 4. 20 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Elaboración de Estadísticas PROCESO ACTUAL PROCESO REDISEÑADO

• Se carece de una persona como responsable

desarrollar el proceso • Se omite la generación de datos numéricos que

plasmen cuantos usuarios hicieron uso de cada uno de los servicios

• Se carece de una interpretación de datos estadísticos

• No se realizan indicadores • Se omite la entrega de informes sobre las

actividades

• Asignación de una persona como responsable

del proceso • Recolección de datos numéricos por servicio • Elaboración e interpretación de estadísticas • Ejercicio de informes • Generación de indicadores

A través de está propuesta se pudo analizar cómo y porqué se está trabajando, qué podríamos mejorar, qué ventajas obtendríamos y que oportunidades tenemos de llevar a cabo una mejora continúa de nuestro quehacer bibliotecario.

Al realizar el rediseño de cada uno de los procesos pudimos observar que era necesario redefinir los, roles, perfiles, misión, visión; tratando de que la biblioteca pueda por medio de estas acciones, mantener una vinculación mayor, con el proceso de enseñanza aprendizaje dentro del IPN; de otra manera su existencia se tornará carente de importancia para las autoridades y su comunidad. Sin duda, como en las grandes cadenas comerciales, el cliente que no encuentra lo que busca se aísla buscando lo que logre satisfacer sus necesidades; esta es una característica que se pretende edificar, la cual consiste en que el cliente ante todo es lo más importante, pues ellos son la razón de ser de los servicios bibliotecarios. Por ello el siguiente punto abordará un propuesta de rediseño de la estructura orgánica de la biblioteca, se plasmará un nuevo organigrama y perfiles para cada puesto así como las funciones propias para cada uno. Asimismo se propondrá la utilización de indicadores que enmarquen una visión futura de la actividad bibliotecaria.

155

4.11 PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA A través del diagnóstico y del rediseño de los procesos, se consideró necesario realizar la propuesta del rediseño de la estructura actual porqué actualmente se carece de una organización formal en donde se establezcan niveles jerárquicos y líneas de autoridad oficiales representados de manera gráfica.

Se considera que es fundamental la administración del talento humano para que haya un óptimo desempeño de las tareas, a través de la delimitación de cada área garantizando la equidad en los procesos y un adecuado equipo de trabajo.

La “organización” podría designarse como piramidal, donde el Jefe del departamento es

quién esta a la cabeza, y el personal que realiza las operaciones en distintos niveles, por debajo de él, siendo este último quién tome las decisiones. Es entonces que se propone la formación de un Organigrama Matricial esquematizado de manera vertical (de arriba hacia abajo) que ya en su funcionamiento refleje menor rigidez y facilite la comunicación entre los diferentes niveles de la organización. Con la organización matricial se pretende evitar la existencia de una unidad de mando rígida y fomentar la toma de decisiones de manera múltiple y en común acuerdo así como las responsabilidades que de ello resulte.

Esta estructura es justificada en la medida que todos los recursos sean aprovechados

óptimamente, que la información generada por cada área sea compartida y sirva de manera colectiva para la toma de decisiones; también se pretende que las rutinas de trabajo se disminuyan reduciendo así costos y otorgando beneficios a nuestra comunidad.

El siguiente organigrama, tiene la finalidad de identificar cuáles son los elementos que

estarán interrelacionados en la biblioteca para el logro de los objetivos. ver. Fig. 4.1

Fig. 4.1 Propuesta de nueva estructura orgánica

AUXILIARES DE SERVICIOS AL PÚBLICO

AUXILIAR DE ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO

COORDINACIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO COORDINACION DE SERVICIOS TÉCNICOS

SECRETARIA

JEFATURA DE SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS

156

La nueva organización pretende que la biblioteca tenga una Jefatura, una secretaria y dos

Coordinaciones que estarán apoyadas por personal auxiliar. Como se puede apreciar, las dos coordinaciones serán quiénes desprendan otras áreas de

vital importancia para la ejecución de los procesos.

La modificación del organigrama se propuso para :

1. Establecer una organización controlada a través de una jefatura que tendrá a su mando dos coordinaciones que estarán relacionados entre sí y con una mayor participación del personal.

2. Incrementar un mayor control de la información generada 3. Reducir los tiempos en cuanto a procedimientos tales como: selección y

adquisición de materiales, proceso físico, catalogación, clasificación y captura del material; también para agilizar el tiempo de respuesta en la prestación de servicios.

Se propone crear dos coordinaciones, ya que en toda biblioteca debe hacer un control

exacto de la operaciones que se manejan por área. Lo anterior permite a la Jefatura conocer la situación que la biblioteca lleva de manera más ordenada; a través de las dos Coordinaciones se mantendrá un control y organización más específico de los procesos ya que una estará a cargo de aquellos procesos encaminados al tratamiento de los materiales para ponerlos a disposición de los usuarios y la otra se encargará de generar acciones para ofrecer mejores servicios.

Para poder establecer esta propuesta, es necesario poner en claro las funciones que

desempeñará cada uno de sus elementos, así como plasmar el perfil idóneo para cada puesto, para ello se tomó como base las Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario no profesional y Lista de Actividades Profesionales y no Profesionales del Colegio Nacional de Bibliotecarios y la obra titulada Una visión del Quehacer Bibliotecario Profesional en el Marco del Proceso de Revisión Curricular de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía ya que ambos documentos señalan y analizan el quehacer bibliotecario enmarcando las funciones del quehacer bibliotecario.

4.11.1 JEFATURA Lo ideal es tener al frente a un bibliotecario profesional; Alberto Arellano Rodríguez en

su escrito “Modelo para la evaluación integral de las Bibliotecas de Educación Superior de México”, marca como primer nivel de calidad de los recursos humanos en bibliotecas, las siguientes medidas:

1. “Primer Nivel: Responsable: Licenciatura en bibliotecología o en el área de

especialización de la biblioteca y experiencia de tres años.

157

Auxiliares: Bachillerato y experiencia de tres años.”52 Aunado a las medidas anteriores, la experiencia ha dejado ver, que la jefatura debe estar ocupada por un profesional en Bibliotecología o bien que presente una especialización en dicha disciplina debido a que esto permitirá que la persona en el cargo presente conocimientos sobre la teoría bibliotecológica y con base en ello se obtenga un mejor desempeño de sus funciones. El perfil del Jefe de Servicios Bibliotecarios deberá poseer el siguiente perfil: PERFIL DEL PUESTO DE JEFATURA

• Grado de Licenciatura en Bibliotecología o Biblioteconomía • Innovador • Experiencia de tres años en las actividades a realizar • Capacidad de gestión, dirección y toma de decisiones • Aptitudes para establecer relaciones públicas • Actualización constante en el área • Ética profesional • Capacidad para aceptar observaciones por parte de su equipo de trabajo • Conocimiento sobre tecnologías de la información • Dominio de idiomas • Espíritu de servicio • Capacidad de generación de visión

FUNCIONES

• Constituir objetivos, misión y visión de la biblioteca y velar por su

cumplimiento • Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de las actividades en

cumplimiento de los objetivos bibliotecarios e institucionales • Seleccionar el personal que estará a su cargo • Planeación del presupuesto anual • Promover y vigilar la constante capacitación y superación de su personal • Cumplir con los acuerdos que enmarque la Dirección de Bibliotecas y

Servicios de Información del IPN • Figurar como representante de la Biblioteca ante las autoridades del plantel así

como ante la Red de bibliotecas del IPN. • Ejecutará acciones que favorezcan la cooperación bibliotecaria con

instituciones con fines similares al CECyT – IPN • Participar en congresos, conferencias y reuniones de carácter profesional • Mantener comunicación con autoridades del plantel así como de la Dirección

de Bibliotecas y Servicios de Información a fin de informar las necesidades y avances que se susciten.

52 ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Modelo para evaluación integral de las bibliotecas de Educación Superior en México. México : SEP, 2000. p. 53.

158

• Delegar autoridad en las personas que asigne para realizar trabajos específicos relacionados con las actividades bibliotecarias.

• Verificar que los procesos se cumplan de acuerdo a las normas establecidas por la biblioteca

• Realizar informes a partir de estadísticas internas que permitan evaluar los servicios

• Vigilará la constante actualización y capacitación del personal a su cargo • Ejecutará la formación de una estructura organizacional sólida acorde a las

necesidades de su comunidad • Mantendrá comunicación con su comunidad a fin de conocer su sentir hacia la

biblioteca • Analizará con su personal la factibilidad de hacer uso de las nuevas

tecnologías a fin de mejorar los procesos de la biblioteca. • Analizará los resultados obtenidos con la automatización de los procesos y

propondrá estrategias de solución • Diseñará de manera conjunta con su personal procedimientos, normas y

políticas y criterios que garanticen los objetivos institucionales • Participar con el personal correspondiente en la actualización o elaboración de

manuales de observancia interna • Controlar y vigilar el manejo y uso de los materiales, así como del equipo,

mobiliario e instalaciones • Debe prever el planeamiento sobre la adquisición de equipo, servicios y

edificios • Aplicará la normatividad bibliotecaria e institucional en las actividades • Realizará la supervisión y evaluación de los recursos humanos, materiales y

financieros • Realizará las gestiones necesarias a fin de establecer programas de

cooperación entre instituciones

4.11.2 SECRETARIA Actualmente es necesario que una secretaria desarrolle mayores habilidades, no vasta ser

capturista o atender las llamadas telefónicas, sino que ahora es muy importante que su desempeño sea de mayor alcance.

PERFIL

• Carrera de Secretaria ejecutiva • Experiencia de tres años en el puesto • Conocimientos de computación • Capacidad para el manejo de relaciones públicas • Capacidad para controlar y organizar • Amable

159

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

• Mantener el control de agenda • Efectuar la correspondencia • Administrar los documentos • Recepción • Control del calendario de eventos • Apoyar las áreas que lo requieran

4.11.3 COORDINADOR DE PROCESOS TÉCNICOS Es un área muy importante ya que de ella, dependerán los proceso vitales para poner en

circulación un material y van desde el: desarrollo de las colecciones hasta el análisis bibliográfico. Por las características descritas en el diagnóstico podemos ver que el Coordinador de Proceso Técnicos, puede realizar también las labores competentes al Desarrollo de colecciones y tener a su cargo a un auxiliar que desempeñe tareas competente al análisis bibliográfico.

PERFIL

• Licenciatura en Biblioteconomía o Bibliotecología • Experiencia de tres años en proceso técnicos • Familiarizado con las tecnología de la información • Cultura general amplia • Criterio amplio • Capacidad de organización y control • Actualización constante del área • Conocimientos de Formato Marc, Sistemas de Clasificación, Reglas de

Catalogación Angloamericanas y Encabezamientos de Materia • Capacidad de trabajar en equipo • Organizado y minucioso

FUNCIONES

• Planeación de las actividades del personal • Promover periódicamente reuniones con su personal • Realizar informes de actividades a la Jefatura • Control y organización de la información que su Coordinación genere • Planeación presupuestal • Velar el cumplimiento de políticas internas para la ejecución de las actividades • Indagará las necesidades de información de su comunidad • Establecerá criterios de selección de materiales • Investigará las fuentes de selección más adecuadas

160

• Procurar el incremento de acervos equilibrados representativos de los diversos contenidos del saber humano acorde a los planes y programas de estudio de investigación y difusión de la cultura

• Efectuara programas de trabajo que garanticen la evaluación de las colecciones

• Efectuará el seguimiento racional del presupuesto para adquisición • Establecerá los periodos de compra de material • Mantendrá una comunicación con editores y distribuidores • Formalizará compras de material eligiendo la de mayor beneficio del CECyT • Verificará que la adquisición de materiales por cualquier vía sea correcta • Efectuará las acciones necesarias para corregir errores dentro del proceso de

adquisición de material • Controlará el ingreso de material por donación y/o canje de manera que

cumpla con las políticas de la Biblioteca • Agilizar el procesamiento de los materiales • Establecerá registros de entrada y salida de material • Procurar la creación de estrategias que mejoren el funcionamiento de su

Coordinación

4.11.4 AUXILIAR DE ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO Está área se encargará de los procesos que se requieren para poner al alance del usuario el

material que ingresa a la biblioteca como son: catalogación analítica y asignación de encabezamientos de materia, clasificación y captura el Sistema para bibliotecas Unicornio. PERFIL

• Licenciatura en Biblioteconomía o Bibliotecología • Experiencia de tres años en proceso técnicos • Familiarizado con las tecnología de la información • Cultura general amplia • Criterio amplio • Capacidad de organización y control • Actualización constante del área • Conocimientos de Formato Marc, Sistemas de Clasificación, Reglas de

Catalogación Angloamericanas y Encabezamientos de Materia • Capacidad de trabajar en equipo

FUNCIONES

• Creará normas de catalogación y clasificación • Mantener un control de ingreso de material • Catalogación del material en todo tipo de soporte • Asignación de encabezamientos de materia y mantener actualizados la

terminología

161

• Clasificación del material • Efectuará la reclasificación del material, si la biblioteca lo requiere • Realizará mecanismos de control que sirvan para detectar y corregir errores de

catalogación y clasificación. • Realizará la capturará del material en el Sistema administrador de Bibliotecas

Unicornio y/o el que la Biblioteca posea • Mantener actualizada el Sistema Administrador de Bibliotecas (Unicornio) • Verificar y corregir los registros que se detecten con errores • Elaborar estadísticas de avance del procesamiento de los materiales • Efectuará el proceso físico de los materiales • Determinará los procedimientos necesarios para la puesta a servicio del

material • Realizará políticas para la conservación física del material • Participará en programas de capacitación referentes a su labor • Contribuir en la generación de programas o estrategias que mejoren

continuamente sus actividades

4.11.5 COORDINACIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO Esta sección estará encargada de los productos que se dan a través de la Coordinación de Servicios Técnicos; como son los servicios de préstamo del material en sus diferentes modalidades, consulta y planeación de eventos de carácter cultural. Esta como la anterior, va a requerir de personal de apoyo para sus actividades. PERFIL

• Licenciatura en Biblioteconomía o Bibliotecología • Experiencia de tres años en las actividades a realizar • Vocación de servicio • Familiarizado con las tecnología de la información • Cultura general amplia • Criterio amplio • Capacidad de organización y control • Actualización constante del área • Capacidad de trabajar en equipo • Ser una persona amable con los usuarios y compañeros de trabajo • Capacidad para resolver problemas • Capacidad para toma de decisiones • Ética profesional

FUNCIONES

• Planear las actividades del personal de la Coordinación de Servicios al Público • Supervisará que los servicios se presten conforme al cumplimiento de la

normatividad establecida por la Biblioteca

162

• Desarrollar programas de difusión que promuevan el conocimiento de normatividad de los servicios bibliotecarios

• Dar solución a reclamos de los usuarios • Elevar la calidad de desempeño del personal que presta los servicios • Orientar e informar a la comunidad sobre el uso adecuado de los servicios

bibliotecarios • Formar a su comunidad en el uso de los recursos documentales • Programación y coordinación de visitas guiadas • Planeación de eventos que muestren la variedad de recursos documentales con

que cuenta la biblioteca • Planear la ordenación de estantes • Supervisar inventario de libros • Ejecutará reporte de inventarios • Compilación de bibliografías • Procurar reuniones periódicas con su personal • Generar estadísticas de los servicios • Informar constantemente a la Jefatura sobre avances o necesidades de su

Coordinación • Mantener canales de evaluación de los servicios

4.11.6 AUXILIARES DE SERVICIOS AL PÚBLICO

Dentro del planteamiento de la nueva organización el personal encargado de esta sección deberá responder oportunamente a las dudas que tengan los usuarios con respecto al uso y exploración de los recursos documentales y de servicios. PERFIL

• Técnico Bibliotecario • Experiencia de tres años en el puesto • Vocación de servicio • Capacidad para las relaciones públicas • Amable y tolerante • Capacidad para trabajar en equipo • Familiarizado con las tecnologías de la información • Actualización constante • Experiencia de tres años en el puesto • Cultura general amplia

163

FUNCIONES

• Colaborará con su Coordinador en la formación de usuarios de manera constante

• Difundir el uso de los servicios bibliotecarios • Orientar a la comunidad sobre el uso y reglamentación de los servicios • Aplicar la normatividad bibliotecaria en los servicios • Expedición de credenciales • Control y actualización de la base de datos de usuarios • Préstamo, recepción y renovación de materiales • Control de los préstamos interbibliotecarios • Carga y descarga de prestamos en el Módulo de Circulación del Sistema

Administrador para bibliotecas Unicornio • Programar en el Módulo de Circulación del Sistema Administrador para

bibliotecas Unicornio recordatorios de vencimiento de préstamo • Supervisar el ordenamiento de la estantería de acuerdo al Sistema de

Clasificación utilizado • Atender, instruir y supervisar el uso de Internet • Atender, instruir y supervisar el uso de Base de Datos • Control sobre sanciones de usuarios • Mantener el control de actualización y reposición de credenciales • Seguimiento de adeudos de material documental • Informar sobre avances y necesidades de su actividad • Elaborar guías de uso de los servicios • Crear formatos de registro para la prestación de servicios bibliotecarios • Llevar controles estadísticos diarios, mensuales y anuales • Reunir e interpretar datos estadísticos • Apoyar el ejercicio de inventarios

El diagnóstico realizado en el capítulo anterior y el conocer la opinión de nuestros

clientes (usuarios), nos permitió situar cómo se estaba trabajando y ver que se necesitaba efectuar un cambio en los procesos a partir de la creación de una nueva organización bien delimitada, con un perfil definido para cada área y funciones bien enmarcadas con el propósito de aprovechar al máximo los recursos; estos reajustes pretenden generar un cambio de actitud y trabajo para satisfacer las demandas de información de nuestros usuarios.

A partir de la propuesta de una nueva organización, podemos continuar con la creación de

un elementos que direccionen y den sentido al trabajo que se realiza cotidianamente en la biblioteca y es precisamente la formulación de una misión, visión y objetivo.

164

4.11.7 PERSONAL En este aspecto, se observó mediante el diagnóstico, que los procesos ejecutados son

realizados por una nómina de 7 personas resultando insuficientes para el desarrollo óptimo de los mismos.

Se considera que para desarrollar las actividades referentes a cada área propuesta es

suficiente tener una plantilla de 11 personas distribuidas de la siguiente manera:

ÁREA CANTIDAD MATUTINO VESPERTINO JEFATURA 1 - -

SECRETARIA 1 - - COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO

1 1 -

AUXILIAR / C. PROCESO TÉCNICO

1 1 -

COORDINACIÓN DE SERVICIOS AL

PÚBLICO

1 - -

AUXILIARES / C. DE SERVICIOS AL

PÚBLICO

6 3 3

TOTAL 11

Cuadro 4.21 Cuadro informativo sobre el personal por área El esquema anterior se efectúa con esa distribución ya por lo regular la Jefatura debe

permanecer con un horario que abarque ambos turnos, lo mismo que la secretaria. Con respecto a la Coordinación de Proceso Técnico y su auxiliar basta con su desempeño durante un turno, ya que se tomo en cuenta que la biblioteca adquiere en promedio 1000 volúmenes anualmente y Gastón Litton sugiere que “un catalogador procesa en promedio 2,500 títulos anuales”53 lo que indica que estamos por debajo de este indicador, lo que presenta una posibilidad de que esta área requiera de un solo turno para desempeñar sus funciones.

En cuanto a los auxiliares de la Coordinación de Servicios al Público se consideró necesario que hubiera mayor número de personas, ya que sus funciones están destinadas al usuario, y por lo tanto, cuando se habla de servicios generalmente estos son más amplios y requieren mayor número de personal, ya que ha y indicadores que citan que: “la biblioteca o sistema bibliotecario debe contar con un profesional de la información por cada 1000 alumnos, un técnico de la información por cada 2000 y uno de apoyo por cada 500.” 54

En este aspecto hay que valorar que la biblioteca presenta una población total de 3760

individuos. En este momento cuenta con una plantilla de 7 elementos, de los cuales 3 presentan estudios profesionales en biblioteconomía, y se ajustan a lo que marca el indicador 1 profesional por cada 1000 alumnos; con respecto al personal técnico se propuso la contratación de uno, respetando el indicador que estipula que por cada 2000 alumnos haya un técnico y finalmente se propuso que hubiera personal de apoyo (secretaria).

53 LITTON, Gastón. Clasificación y catálogos. México : Broker, 1971. p. 131. 54 Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Consejo Regional Centro Oriente. Grupo de Trabajo de Bibliotecas. Guía Metodológica para evaluar las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior de la Región Centro Occidente de ANUIES. México : ANUIES, 2000. p. 19.

165

4.11.8 ACTUALIZACIÓN La división de Operación de Bibliotecas de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de

Información (DBySI), es quien organiza actividades de actualización y capacitación de personal a toda la Red Interbibliotecaria del IPN, en materia de servicios, proceso técnico y temas relacionados con el quehacer bibliotecario.

Por esta razón se considera que le corresponde a esta instancia proporcionar la

capacitación al personal de la biblioteca. Se propone que la capacitación sea por lo menos semestralmente y en forma periódica; deberá estar estructurada e impartida por especialistas en los temas que se impartan. Asimismo se propone que la DBySI, atienda peticiones de capacitación, que las bibliotecas del Red, demanden.

4.11.9 HERRAMIENTAS Y EQUIPO Debido al análisis registrado en el capítulo tres, se pudo observar que para realizar el

cambio en procesos como el análisis bibliográfico y algunos servicios, es indispensable tener herramientas y equipo con ciertas características, si lo que pretendemos es dinamizar e innovar, ya que muchos de nuestras actividades necesitan aprovechar la tecnología para hacer cosas que no se realizan y otras requieren de herramientas básicas como a continuación se enumeran.

Cuadro 4.22 Cuadro informativo sobre el equipo

ÁREA

COMPUTADORAS

PENTIUM IV CANTIDAD

IMPRESORAS

LASER

LINEA TELEFÓNICA

EXTERNA

LECTORES ÓPTICOS

NO BREAKE

JEFATURA

1 1

SECRETARIA 1

1

1

1

COORDINACIÓN

DE PROCESO TÉCNICO

1

AUXILIAR / C.

PROCESO TÉCNICO

1

1

1

1

1

COORDINACIÓN DE SERVICIOS

AL PÚBLICO

1

AUXILIARES / C. DE SERVICIOS AL PÚBLICO

2

1

1

2

4

CONSULTA

DE OPAC

3

SERVICIOS EN

GENERAL

4

TOTAL

14

5

3

3

6

1

166

Cuadro 4.22 Cuadro informativo sobre herramientas requeridas AREA HERRAMIENTAS

Reglas de Catalogación Angloamericanas en su 2ª ed. (RCAA2) Tabla de Cutter editada por la Biblioteca del Congreso de Washington Lista de Encabezamiento de Materia para bibliotecas, editada en Colombia por Rojas Eberthard, editores, 1998 Formato Marc (Machine Readable Catalogin

Coordinación y Auxiliar de Proceso Técnico y

Esquemas de Clasificación L.C. y tesauros

4.11.10 CREACIÓN DEL OBJETIVO, MISIÓN Y VISIÓN Una vez estructurada la nueva organización es necesario formular una imagen a través de la manifestación de una misión, visión y objetivo bien definidos, que como observamos en el diagnóstico no se tiene claro. Se propone que el objetivo que se persiga sea el siguiente: OBJETIVO: Establecer mecanismos que apoyen y estimulen el desarrollo de servicios bibliotecarios de calidad, con la finalidad de apoyar los planes y programas del CECyT, así como las funciones de docencia, investigación y difusión de la cultura dentro de la Red Interbibliotecaria del Instituto Politécnico Nacional. MISIÓN: Somos un subsistema del CECyT Miguel Bernard Perales que fomenta y provee servicios bibliotecarios a fin de apoyar los objetivos institucionales y satisfacer las demandas informativas de nuestra comunidad a través del desarrollo y administración de la información de manera eficiente. VISIÓN: Nuestra perspectiva es ser una de las mejores bibliotecas del Nivel Medio Superior (NMS) en el área Físico Matemáticas en el D.F y área metropolitana que permita crear condiciones necesarias para la generación del conocimiento en las aulas contribuyendo así al fortalecimiento de un sistema bibliotecario comprometido con la educación a través de liderazgo, calidad, responsabilidad y eficiencia. Para lograr nuestra meta contamos con personal profesional formado en el ámbito bibliotecario comprometido con las perspectivas institucionales; además de su sentido de ética y compromiso social y la gestión de un modelo educativo flexible a nuevas propuestas.

167

4.12 USO DE INDICADORES EN LOS PROCESOS Al utilizar la Reingeniería no debemos olvidar que uno de los aspectos que contempla, es que la organización sea capaz de modificarse así misma para adaptarse a las necesidades del cliente (usuario) y de su entorno. Por esta razón el medir el desempeño e impacto de la biblioteca es importante, ya que permite revalorar los objetivos definiendo prioridades y planificando estrategias de mejora. En este sentido se propone realizar la medición de los procesos a través de uso de indicadores. Un indicador se define como un “sistema formal o gráfica usadas para demostrar cambios significativos que ocurren conforme a diversos factores pertinentes que cambian de magnitud, naturaleza o dirección”55; además los indicadores según Guy Serrat, “permiten observar y analizar las variaciones del estado del fenómeno al que se desea estudiar, dependiendo de la sensibilidad del indicador, se logra un seguimiento matizado y detección de las evoluciones.”56 Es decir, que los indicadores nos ayudarían a visualizar las variaciones positivas y negativas que se generan dentro la organización bibliotecaria, para poder establecer soluciones pertinentes y un desarrollo de manera más controlada. Se considera necesario utilizar indicadores en los procesos operativos ya que estos ayudaran a interpretar las áreas problemáticas y entender el porqué de rendimientos bajos, asimismo elimina la subjetividad en las interpretaciones y favorece la toma de decisiones. Para determinar los indicadores de evaluación, de la biblioteca, objeto de esta investigación, se tomaron como marco de referencia los modelos para evaluar bibliotecas: Guía Metodológica para evaluar las bibliotecas de las instituciones de educación superior de la región Centro Occidente de ANUIES y el Modelo para evaluación integral de las Bibliotecas de Educación Superior de México. Se utilizaron porque ambas son propuestas recientes, son en idioma español, una de ellas se enfoca a la realidad mexicana, y además contemplan factores cuantitativos y cualitativos en bibliotecas. Es importante señalar que el siguiente punto abordará a todos aquello indicadores que se desarrollaron con el propósito de observar y analizar el comportamiento de la Biblioteca del CECyT esto fue posible ya que se contó con la información necesaria para desarrollarlos, estos presentan la situación actual de la biblioteca CECyT 2. Para la realización de los indicadores se tomaron como referencia datos estadísticos de ciclo 2001-2003 de tal forma que se puedan visualizar los cambios suscitados durante el periodo de referencia. Posteriormente encontraremos una serie de indicadores que se recomiendan como elementos de evaluación en un futuro y que se consideró importante señalarlos porque actualmente la biblioteca carece de su empleo.

55 CROSS, Wilburg. Diccionario enciclopédico bilingüe de términos de negocios. México : Prentice-Hall Hispanoamericana, 1997. p. 157. 56 SERRAT, Guy. Diccionario metodológico de mercadotecnia. México : Trillas, 1988. p. 153.

168

4.12.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Toda biblioteca debe tener claro y definido su quehacer , sus acciones a corto y largo plazo, los planes de acción que la organización a la que esta adscrita necesita para conseguir los objetivos, puntualizar su función dentro del proceso de enseñanza aprendizaje de tal manera que es importante señalar que la biblioteca hasta ahora carece de los indicadores señalados en el cuadro siguiente, siendo estos una base para desarrollar sus actividades y encausar sus metas.

NOMBRE INDICADOR BIBLIOTECA DEL CECyT 2

Elaboración de plan de desarrollo bibliotecario

Existencia del plan La biblioteca no realiza planes de desarrollo bibliotecario

Evaluación bibliotecaria Periodicidad Se carece de todo tipo de prácticas evaluativas indiquen el funcionamiento de la biblioteca

Planes e informes de trabajo Existencia / Actualizado

Los planes e informes de trabajo son de manera trimestral y anual

Manual de organización Existencia / Actualizado

No se tiene un manual de organización (biblioteca)

Control de los procesos Identificar su utilización

Los procesos se han realizado de manera rutinaria no hay un documento que los describa.

Cuadro 4. 23 Indicadores organizacionales

Los indicadores presentan una tendencia a la desorganización y ejecución del trabajo sin objetivos establecidos, esto significa que se deben emprender acciones que cubran los rezagos planteados en el cuadro anterior.

Sí las condiciones de la organización no varían se prevé que la biblioteca permanecerá careciendo de la evaluación de su rendimiento y por lo tanto no culminará con el cumplimiento de lo programado institucionalmente y su impacto con el entorno se verá afectado.

Ante la situación que presenta la biblioteca del CECyT 2 con respecto a los indicadores de organización se plantean las siguientes metas:

• Contar para el año 2005 con plan de desarrollo bibliotecario que contemple el papel de la biblioteca dentro del Plan de Desarrollo Institucional del CECyT 2

• Contar para finales del 2005 con mecanismos de medición de los procesos bibliotecarios involucrando al personal.

• Efectuar para el 2006 de manera conjunta con el personal un manual de organización que contemple objetivos, políticas generales, estructura orgánica, procedimientos, responsabilidades, funciones y descripción de puestos de la biblioteca, que permitan esquematizar de manera interna y externa los detalles de información de la biblioteca.

169

4.12.2 RECURSOS HUMANOS La evolución tecnológica ha puesto al alcance de las bibliotecas el desarrollo de servicios y

procesos nuevos y mejorados, provocado un cambio profundo en los modos de trabajo, donde los recursos humanos son punta de lanza para efectuar las actividades bibliotecarias y culminar con los objetivos perseguidos.

Los trabajadores de una biblioteca ejecutan diversas funciones que van desde; organizar,

capturar el conocimiento, registrarlo, organizarlo, analizarlo y tornarlo disponible para uso común de una comunidad, en este contexto es necesario dinamizar los procesos bibliotecarios por medio de talento humano adecuado para responder a las necesidades informativas. Es por esta razón que un indicador importante que la biblioteca debe considerar es el humano.

La biblioteca actualmente presenta las siguientes características con respecto al recurso

humano: RECURSOS HUMANOS

TIPO DE RECURSO INDICADOR

HUMANO TOTAL DE PERSONAL

Personal en Jefatura / Tiempo completo 1* Personal en Proceso Técnico 2 Personal en Servicios 4 Personal administrativo 0 Personal técnico auxiliar 0

s

El indicador tiende aconsideramos que mensualmena 3,662 usuarios por persona dde otras actividades totalmente

La tendencia para los por su movilidad constante yfuncionamiento no eficaz y de

Es por esto que se planpara obtener un mejor desempsiguientes metas:

1. Incrementar durante el

2. Realizar durante el 2establecido en el punto

TOTAL 7 PERSONAS Cuadro 4.24 Indicadores sobre Recursos Humano

aumentar el número de personal de biblioteca, ya que si te se atiende a un promedio de 14,651 usuarios, lo que representa ificultando la eficiencia en las actividades ya que se tiene la carga ajenas a las bibliotecarias.

próximos dos años es la falta de vinculación del recurso humano la falta de un nivel académico optimo, lo cual, generará un

sconocimiento de las necesidades de los usuarios.

tea la necesidad de establecer funciones y procesos bien definidos eño de las actividades. Dadas estas circunstancias se propone las

2005 el nivel de formación profesional de los bibliotecarios

006 contrataciones de personal de bibliotecario bajo el perfil 4.1.1

170

4.12.3 COLECCIÓN DOCUMENTAL

Los fondos bibliográficos constituyen uno de los ejes de los servicios, este debe ser, relevante y contar con un equilibrio apropiado entre las colecciones y las áreas o subáreas que atiende la biblioteca a fin de alcanzar las metas de calidad y cantidad previstas como indicadores, que aunque no se han definido deben empezar a plantearse como se sugiere a continuación.

MATERIAL ADQUIRIDO

INDICADOR

BIBLIOTECA DEL BIBLIOTECA

DEL CECyT 2 Compra Total de material adquirido

mensualmente En promedio se adquieren 33 títulos y 69 volúmenes mensuales.

Cuadro 4.25 de Indicadores de Adquisición mensual por Compra Los datos que se tomaron como referencia fue el total de adquisiciones de enero del 2001 a diciembre del 2003. El siguiente gráfico ilustra la cantidad de material adquirido por periodo y se observa que la adquisición por este concepto es inestable en cuanto al número de volúmenes, en lo correspondiente a los títulos se ha dado un crecimiento continúo.

Gráfica de la Adquisición por compra

TOTAL DE AQUISICIONES

0200400600800

1000120014001600

2001 2002 2003

Año

Can

tidad VOLUMENES

TITULOS

De continuar con este crecimiento las adquisiciones por compra seguirán faltas de una buena planeación y ejercicio presupuestal ya que su crecimiento no presenta una continuidad tanto en volúmenes como en títulos. En el aspecto de la adquisición de materiales por donación se presenta lo siguiente:

MATERIAL ADQUIRIDO POR

DONACIÓN

INDICADOR

BIBLIOTECA DEL BIBLIOTECA

DEL CECyT 2 Donación Total de material adquirido

mensualmente En promedio se adquieren 20 títulos mensuales y 30 volúmenes.

Cuadro 4.26 de Indicadores de Adquisición mensual por Donación

171

El comportamiento del periodo representa una tendencia a incrementar el índice de adquisiciones por este concepto, la gráfica muestra estabilidad en la recepción de títulos durante el período 2002-2003, por otro lado el número de volúmenes va en aumento. Esto significa que el índice de donaciones durante los últimos dos años ha ido en aumento en comparación con la adquisición por compra.

Gráfica de la adquisición por donación

MATERIAL ADQUIRIDO POR DONACIÓN

0200400600800

10001200

2001 2002 2003

Año

Can

tidad VOLUMENES

TITULOS

La tendencia ante este comportamiento es que la donación al ser un factor que va en aumento y al carecer de políticas bien definidas para su ejecución, provocará el crecimiento de acervos carentes de equilibrio que no respondan a las necesidades informativas de la comunidad. El análisis muestra que el fondo bibliográfico está compuesto en su mayoría en formato impreso, el formato digital o electrónico es nulo lo que indica que no han tomado en cuenta los nuevos modelos educativos donde el acceso y recuperación de información es a través nuevas tecnologías.

Ahora bien si consideramos el número de volúmenes y títulos adquiridos mensualmente, así como las políticas de selección y adquisición se tiene lo siguiente:

Cuadro 4.27 de Indicadores de Adquisiciones mensuales totales

MATERIAL ADQUIRIDO

INDICADOR

BIBLIOTECA DEL BIBLIOTECA

DEL CECyT 2 Volúmenes adquiridos No. de volúmenes adquiridos al

mes En promedio la biblioteca adquiere en 100 volúmenes mensuales.

Títulos adquiridos No. de títulos adquiridos al mes En promedio la biblioteca adquiere 53 títulos mensuales

Políticas de selección Existencia y vigencia No existen políticas bien definidas por escrito

Políticas de Adquisición Existencia y vigencia No existen políticas bien definidas por escrito

172

El indicador anterior presenta declives principalmente en la adquisición mensual de volúmenes durante el 2003, sin embargo entre 2001 y 2002 hay un ligero crecimiento, los títulos registran crecimiento bajo en comparación con el nivel de volúmenes adquiridos esto significa la falta de planeación en las adquisiciones. El gráfico siguiente lo muestra de manera más ilustrativa.

Gráfica de Material adquirido anualmente

MATERIAL ADQUIRIDO MENSUALMENTE

0

500

1000

1500

2000

2500

2001 2002 2003

AÑO

CA

NTI

DA

D

VOLUMENESTITULOS

Este análisis de las diferentes formas de adquisición y el crecimiento mensual de las mismas prevé que de continuar con este crecimiento las colecciones no cumplirán con la línea estratégica del IPN, referente a la atención a la demanda de la comunidad, ya que sin una planificación definida en este rubro, difícilmente se tendrá una colección de calidad que satisfaga las necesidades de los usuarios y coadyuve a los objetivos institucionales.

La situación que prevalece en esta biblioteca en cuanto al acervo documental, sugiere las metas siguientes:

• Formular para el 2005 una política para el desarrollo de colecciones, bien definida y acorde a los objetivos institucionales,

• Dar seguimiento a la meta establecida en el Programa de Mejora del CECyT 2 que consiste en dotar a la biblioteca durante el periodo 2004-2006 con 250 textos acordes al avance del Nuevo Modelo Educativo.

• Delimitar responsabilidades y funciones para el ejercicio de este proceso durante el ciclo escolar 2005,

• Ejecutar durante el segundo trimestre del 2006 un programa de evaluación de la correspondencia temática de los acervos y los planes y programa de estudio

173

4.12.4 PROCESO TÉCNICO

El objetivo principal de los procesos técnicos es llevar a cabo una serie de actividades encaminadas a poner a disposición de los usuarios la información que ellos requieren. Conocer en que medida se realizan estas actividades nos indicará el comportamiento de este sector. En el cuadro siguiente asentaremos los indicadores que presenta la biblioteca del CECyT 2.

PROCESAMIENTO DE LOS MATERIALES

INDICADOR

BIBLIOTECA DEL BIBLIOTECA

DEL CECyT 2 Catalogación de la colección No. de material catalogados

mensualmente Mensualmente se catalogan 75 materiales.

Ingreso de registros a la Base de Datos No. de registro ingresados mensualmente

Mensualmente se registran 103 materiales en el Módulo de Catalogación del Sistema Administrador de Bibliotecas Unicornio.

Herramientas para catalogación Tipo de herramientas Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed.

Sistema de Clasificación Tipo de Sistema de clasificación

L.C.

Cuadro 28 de Indicadores de Proceso Técnico

Los indicadores anteriores presentan una tendencia hacia una baja productividad, ya que esta actividad se realiza por dos personas. En el siguiente gráfico se observa el material catalogado anualmente en donde es preocupante que este proceso va diminuyendo cada año lo que significa un rezago en el procesamiento de los materiales.

Grafica de Material catalogado anualmente

TOTAL DE MATERIAL CATALOGADOS ANUALMENTE

0

500

1000

1500

2000

2001 2002 2003

Año

Can

tidad

VOLUMENES

Si las condiciones de trabajo persisten como hasta ahora se prevé que existirá un desperdicio de recurso humano para este proceso, insatisfacción de la comunidad en la búsqueda de información, rezago de material procesado y poca colaboración el objetivo principal apoyar los planes y programas de estudio del CECyT.

174

En este aspecto se recomienda las siguientes metas:

• Incrementar durante el 2005 la productividad de libros procesados diariamente • Ejecutar durante el 2005 un Programa de Mejora continúa que garantice la calidad del

suministro de todo tipo de material de manera rápida, evitando rezagos. • Establecer durante el 2005 el uso de indicadores que proporcionen información sobre el

desempeño de las actividades relativas a Proceso Técnico • Desarrollar un medio de difusión de Nuevas Adquisiciones para el 2005 • Para el 2006 no presentar rezago de material por procesar.

175

4.12.5 SERVICIOS

Toda biblioteca orienta sus acciones a la producción de servicios que posibiliten la búsqueda, recuperación y suministro de información de manea rápida a fin de atender las necesidades de la comunidad a la cual sirve. La biblioteca del CECyT 2 ha otorgado servicios tradicionales acompañados el uso de equipo de cómputo deteriorado y subutilizado por el personal; lo que ha provocado inestabilidad a la hora de ofrecer los servicios. En la siguiente tabla observaremos la situación actual que se guarda en este aspecto.

Cuadro 4. 29 de Indicadores de Servicios SERVICIOS INDICADOR

Acceso a los materiales El acceso a los materiales es a través de estantería cerrada

Catálogo El catálogo utilizado es en línea y no se tienen reportes numéricos del total de consultas mensuales.

Préstamos en sala En promedio se tienen registrados 7707 préstamos al mes

Al realizar el cálculo mensual considerando el período 2001-2003 se observó que los préstamos han ido disminuyendo abriendo una brecha entre uno y otro año. En la gráfica siguiente observaremos el comportamiento de este servicio.

Gráfica de Prestamos en Sala

PRESTAMOS EN SALA

80000

85000

90000

95000

100000

2001 2002 2003

Años

Can

tidad

PRESTAMOS EN SALA

La tendencia es que los préstamos disminuirán lo que significa, que un menor número de usuarios harán uso de esta servicio. Se sugiere revisar este servicio a fin de identificar una probable subutilización del mismo. Ante esta situación se proponen las siguientes metas:

• Contará para el 2005 con un Reglamento de Biblioteca aprobado por el H. Consejo Consultivo Escolar del CECyT.

• Cambiar durante el 2005 la modalidad de estantería cerrada a la abierta • Capacitar durante 2004-2006 a los empleados de biblioteca que tienen relación directa

con este servicio a fin de lograr mayor calidad en el ejercicio del mismo • Incrementar para el 2005 el número de solicitudes para este servicio.

176

En cuanto al servicio de prestamos a domicilio se tiene el siguiente indicador:

SERVICIOS INDICADOR Préstamos domiciliarios En promedio se realizan mensualmente 1079 préstamos

a domicilio. Cuadro 4. 30 de Indicadores de Servicio Domiciliario

Al igual que el indicador anterior se presenta una tendencia a disminuir este servicio, esto se nota en la relación que guarda cada período del 2001 al 2003. Sí las condiciones continúan así se prevé que la brecha para los siguientes años ira en disminución. Estos atributos los podemos valorar en el siguiente gráfico.

Gráfica de Préstamos a Domicilio

PRESTAMOS A DOMICILIO

0

5000

10000

15000

20000

25000

2001 2002 2003

Años

Can

tidad

PRESTAMOS A DOMICILIO

Si persiste esta situación la tendencia indica que durante los próximos años la brecha entre el parámetro obtenido se incremente la desviación de manera negativa. Se recomienda que se analice este servicio a fin de identificar la problemática de la disminución en el uso del servicio. Ante esta situación las metas a seguir serán las siguientes:

• Implantar para el 2004-2006 el uso de código de barras y lectores a fin de agilizar el servicio

• Realizar durante el 2004 se una revisión de los períodos y requisitos para el préstamo a domicilio

• Realizar para el 2005 se un Programa de mejora del servicio • Incrementar durante el periodo 2004-2006 el número de solicitudes de este servicio

177

En cuanto al préstamo interbibliotecario, se registra el siguiente comportamiento.

SERVICIOS INDICADOR Prestamos Interbibliotecario El promedio de préstamos interbibliotecarios por

mes de 0.1 al mes Cuadro 4. 31 de Indicadores de Servicio de Préstamo Interbiblitoecario

El indicador presenta una muy baja utilización de este servicio, según el período, lo cual podremos constatar en el gráfico siguiente:

Gráfica de Préstamos Interbiblliotecarios

PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS

01234567

2001 2002 2003

Años

Can

tidad

PRESTAMOSINTERBIBLIOTECARIOS

Si el servicio de préstamo interbibliotecario continúa con este indicador, lo más probable es que la explotación de dicho servicio se vea seriamente afectada y cada período sea mayor su subutilización. Las metas que se proponen para mejorar este servicio son las siguientes:

• Establecer para el 2004 un directorio de bibliotecas con las que se pueda establecer convenios interbibliotecarios

• Durante el 2005 se formalizaran los convenios de préstamo interbibliotecario con diversas instituciones

• Realizar durante el 2005 un folleto que proporcione información sobre este servicio • Realizar para el 2005 un programa de difusión del servicio de préstamo

interbibliotecario.

178

Otro de los servicios que se analizó bajo un indicador de uso fue el de Internet los datos obtenidos fueron los siguientes:

SERVICIOS INDICADOR Internet En promedio 16 al mes utilizan internet.

Cuadro 4. 32 de Indicadores de Servicio de Internet El servicio de Internet que ha sido un servicio que registra un uso de 16 personas mensualmente lo que significa que hay poca demanda. El promedio mensual se observó que durante cada año el servicio ha ido decreciendo. Ver gráfico.

Gráfica de Servicio de Internet

SERVICIO DE INTERNET

0

50

100

150

200

250

2001 2002 2003

Año

Can

tidad

SERVICIO DE INTERNET

Las condiciones del indicador demuestran la baja explotación del servicio de Internet, lo que sugiere el análisis de estos resultados a fin de consolidar programas de recuperación y captación de usuarios. Ante este panorama las metas serán las siguientes:

• Gestionar durante el 2005 el suministro de equipo de cómputo actualizado y servicio de impresión.

• Implantar durante el 2005 un servicio que proporcione asesoría a los usuarios que carezcan de conocimientos acerca del manejo de Internet

• Efectuar en la biblioteca a partir del 2005 el cobro por este servicio y remitir el informe al Departamento de Recursos Financieros.

• Durante el 2005 se realizará un mecanismo de control para el ejercicio de este servicio.

179

En el servicio de bibliografías se obtuvieron las siguientes características:

SERVICIOS INDICADOR Elaboración de bibliografías 2 solicitudes mensuales de elaboración de

bibliografías. Cuadro 4. 33 de Indicadores de Servicio de Elaboración de Bibliografías

El comportamiento del indicador presenta una tendencia a incrementar su índice por ejemplo durante el último período se ha manifestado mayor demanda. Ver gráfico siguiente:

Gráfica del Servicio de Elaboración de Bibliografías

SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS

0

10

20

30

40

50

2001 2002 2003

Año

Can

tidad SOLICITUD DE

ELABORACIÓN DEBIBLIOGRAFÍAS

Como se puede observar este servicio ha sufrido en los últimos dos años una demanda lo que representa que se deberán considerar las siguientes metas:

• Durante el 2005 se realizará un folleto que proporcione información sobre las ventajas y requisitos de este servicio

• Responder para el 2005 de manera oportuna cada una de las solicitudes de este servicio • Mantener durante el periodo 2004-2006 la demanda del servicio

En el servicio de Base de Datos se obtuvieron las siguientes características:

SERVICIOS INDICADOR Base de Datos 2 solicitudes mensuales del servicio de base de

datos. Cuadro 4. 34 de Indicadores de Servicio de Base de Datos

El comportamiento del indicador presenta una tendencia a incrementar su índice por ejemplo durante el último período se ha manifestado mayor demanda lo que representa la necesidad de ejecutar acciones que mejoren dicho servicio. Ver gráfico siguiente:

180

Gráfica de Solicitudes del Servicio de Base de Datos

SOLICITUD DEL SERVICIO DE BASE DE DATOS

01020304050

2001 2002 2003

Año

Can

tidad

BASE DE DATOS

Este indicador muestra que este servicio durante el año 2002 aumento considerablemente sin embargo durante el 2003 esta disminuyendo, esto hace reflexionar que pueden existir anomalías que han provocado la disminución de solicitudes, ante esta circunstancia se proponen las siguientes metas:

• Durante el 2005 desarrollar un folleto informativo sobre este servicio • Desarrollar durante el 2005 un Programa de Difusión de este servicio • Diseñar para el 2005 un curso de capacitación a usuarios interesados en el uso de Base de

Datos. • Incrementar durante finales del 2005 las solicitudes del servicio de Base de Datos.

El cálculo y desarrollo de los indicadores anteriores fueron posibles ya que se tenía información registrada de los períodos contemplados (2001-2003). Sin embargo la biblioteca carece de muchos otros indicadores en varios aspectos que puedan representar sus avances y retrocesos, por esta razón se considera necesario recomendar como elementos de evaluación en un futuro los indicadores descritos en el siguiente punto.

181

4.13 ELEMENTOS DE EVALUACIÓN FUTUROS Para la ejecución de todo proceso es importante que la Biblioteca valore el estado de los recursos que apoyaran el desarrollo de las actividades, por esto es indispensable que se generen indicadores sobre los recursos financiero y de espacio físico y mobiliario debido a que actualmente no se manejan en la Biblioteca del CECyT 2. En los siguientes cuadros expondremos qué tipo de indicador se propone para ser utilizados en un futuro.

4.13.1 INDICADORES FINANCIEROS INDICADOR

FINANCIEROS PRESUPUESTO Monto asignado Ejecución del presupuesto

% asignado a biblioteca Periodo Anual

4.13.2 EQUIPO

EQUIPO INDICADOR Equipo de cómputo No. de equipos por área y especificaciones de acuerdo al

total de usuarios y trabajadores Impresoras No. por área y especificaciones por trabajador Equipos en red No. por área por usuario y trabajadores Otro tipo de equipo No. por área y especificaciones por total de usuarios Mobiliario No. de muebles por área y especificaciones por trabajador 4.13.3 ESPACIO FÍSICO

ESPACIO FÍSICO INDICADOR Oficinas Espacio total designado en m2 por total de personal y áreas Servicios Espacio total designado en m2 por total de personal Colecciones Espacio total designado en m2 por total de acervo Sala de lectura Espacio total designado en m2 por total de mobiliario y

usuarios

182

4.13.4 PROCESO TÉCNICO Verificar periódicamente el procesamiento del material de reciente adquisición mantendrá un indicador de tiempos y movimientos invertidos en la ejecución de los procesos. Por esta causa es que se consideró necesario plantear el uso de indicadores en este aspecto, ya que actualmente no se realizan y por lo tanto se carece de dichos datos. En el siguiente cuadro colocaremos el tipo de indicador recomendado.

PROCESO TÉCNICO INDICADOR Preparación física del material No. de materiales procesados mensualmente por trabajador Clasificación de los materiales No. de material clasificado mensualmente por trabajador Tiempo del proceso técnico Tiempo en realizar el proceso técnico de un material por

trabajador 4.13.5 ADQUISICIÓN DE MATERIAL La biblioteca debe revisar, que las colecciones en verdad están siendo un apoyo al quehacer educativo de tal manera que satisfagan los planes de estudio de su institución. Con el uso de estos indicadores se pretende que toda la información recabada, sea considerada para la toma de decisiones futuras, con la visión de ser siempre mejores y lograr la efectividad de los acervos. Por esta razón se han recomendado se lleven a cabo los siguientes indicadores de adquisición y evaluación de las colecciones.

ACERVOS INDICADOR Solicitudes expedidas No. de solicitudes mensual por usuario Respuesta a solicitudes Porcentaje de respuesta a solicitudes de acuerdo al

presupuesto Material por tipo de soporte adquiridos No. de material por tipo al mes Material institucional adquirido No. de material institucional adquirido al mes

183

184

4.13.6 EVALUACIÓN DE LAS COLECCIONES

EVALUACIÓN DE LAS COLECCIONES

INDICADOR

Evaluación con métodos Descripción de tipo de métodos Títulos No. de títulos por materia impartida

No. de títulos por alumno

4.13.7 SERVICIOS Medir el desempeño de una organización en cuanto a sus servicios es trascendental, ya que estos son el reflejo de varios procesos para ofrecer un producto, con el establecimiento de indicadores se tiene la posibilidad de codificar la información recabada y conocer el grado de desempeño y productividad de los servicios. Debido a que en la Biblioteca no se tienen datos que nos indiquen de manera profunda su desempeño es que se propone que se lleven en un futuro la aplicación de los siguientes indicadores:

RUBRO SERVICIOS INDICADOR Capacitación de usuarios Número de usuarios capacitados al mes Servicio de consulta Número de usuarios atendidos al mes Servicio de extensión Número de eventos realizados al mes Difusión Existencia de mecanismos Base de datos Número de consultas Atención a alumnos Número de alumnos atendidos Atención a profesores Número de profesores atendidos Atención personal de apoyo Número de personal de apoyo atendido Atención usuarios externos Número de personas externas atendidas Satisfacción de usuarios Existencia de estudios Estadísticas Existencia de estadísticas de uso de servicios Registro de usuarios Número de usuarios registrados mensualmente A través de la obtención de estos indicadores se podrá saber la eficiencia y eficacia que se tiene en el procesamiento de los materiales, identificar sí se esta cumpliendo con lo planificado, sí hay desviaciones y así emprender soluciones. Medir el desempeño de una organización en cuanto a sus servicios es trascendental, ya que estos son el reflejo de varios procesos para ofrecer un producto, con el establecimiento de indicadores, se tiene la posibilidad de codificar la información recabada para saber el grado de desempeño y productividad de los servicios. Disponer de indicadores permitirá interpretar las fortalezas, las debilidades y las oportunidades; las condiciones en que se da respuesta a los requerimientos de los usuarios y lograr de esta manera la efectividad y eficacia de la biblioteca en sus productos (servicios).

GLOSARIO DE TÉRMINOS

CALIDAD: Designa el conjunto de atributos o propiedades de un objeto que nos permite un juicio de valor acerca de él. (Juran, Frank, p. 40) CAMBIO ORGANIZACIONAL: Proceso para modificar una organización, a fin de incrementar su efectividad organizacional. (Colunga Dávila,Carlos, p. 49) DIAGRAMA: Ayuda visual que representa gráficamente los datos estadísticos y otros tipos de datos, como ayudas a la interpretación. (Johannsen, J., p. 70) EFICACIA: Es la virtud, actividad fuerza y poder para alcanzar una meta. (Ortiz, G. Lourdes, p. 69) EFICIENCIA: Es una medición del rendimiento contra los recursos que requiere el logro de tal rendimiento. (Lowenthal, Jefrey, p. 102) EVALUACIÓN: Estimación o determinación del valor de algo; valor estimativo. (Cross, Wilburg, p. 39.) INDICADOR: Sistema formal o gráfica usadas para demostrar cambios significativos que ocurren conforme a diversos factores que cambian de magnitud, naturaleza o dirección. (Cross, Wilburg, p. 157). INNOVACIÓN: Para una empresa es introducir en la realidad cotidiana de su funcionamiento unas realizaciones técnicas nuevas; transformando en actos las ideas y los conocimientos recientemente adquiridos, bien en su seno o bien en el medio exterior. (Drovetta, Mabel Susana, p. 202) INSUMO: Lo que se incorpora a un proceso. Algunos insumos como materiales o partes, se trasforman en rendimientos. Los insumos pueden incluir personas, materiales, equipo, información, procedimientos, políticas, tiempo o dinero. (Harburg, Jerry L., p. 156) MÉTODO: Plan permanente que describe la manera de hacer alguna cosa para obtener un resultado determinado. (Colunga Dávila,Carlos, p. 185) MISIÓN: Explica los negocios en que la organización toma parte, o la función que la organización pretende cumplir en la sociedad o la economía. (Lowenthal, Jefrey, p. 77) ORGANIGRAMA: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ellas. (Munich Galindo, Lourdes, p. 131) ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS: Función especializada, cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos burocráticos, así como el control dentro de la empresa. (Anderson, R.G., p. 17). ORGANIZACIÓN: La acción y efecto de organizar o de organizarse. Factores que influyen en el comportamiento dentro de un sistema social que son comunes a funciones o posiciones esencialmente no relacionadas. 2.Unidad o entidad social, en la cual las personas interactúan entre sí para alcanzar objetivos específicos. (Colunga Dávila,Carlos, p. 211)

193

194

POSICIONAMIENTO: Esfuerzo encaminado a satisfacer requerimientos, fijar metas determinar una nueva infraestructura y en general, reubicar el negocio para las nueva formas de desarrollar el trabajo. (Colunga Dávila,Carlos, p. 223) PROCEDIMIENTO: Plan permanente que contiene lineamientos detallados para manejar las acciones de la organización que se presentan con regularidad. (Colunga Dávila,Carlos, p. 229) PROCESO: Una serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo. (Colunga Dávila,Carlos, p. 230) PRODUCTIVIDAD: Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.2. Relación de los producido, entre lo empleado para producir. (Colunga Dávila,Carlos, p. 235) REDISEÑO: Es el propósito de introducir innovaciones en un proceso dado. (Nereo Parro, p. 137) REINGENIERÍA: Es aquella que busca la revisión fundamental y el rediseño radical de los procesos, para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad y servicio. (Colunga Dávila,Carlos, p. 253) RENTABILIDAD: Característica de los negocios, empresas u organizaciones que operan con utilidades, con beneficios. Se dice que una empresa es rentable cuanto obtiene ganancias. La rentabilidad se puede analizar también como la relación que existe entre los recursos empleados en el proceso productivo y las ganancias obtenidas. (Zorilla Arena, Santiago, p. 202) REORGANIZACIÓN: Esfuerzo encaminado a reformar las líneas de gestión de una empresa acompañad de reformas administrativas. (Rosenberg, J. M., p. 361.) RESISTENCIAL AL CAMBIO: La no aceptación de un cambio, mediante acciones que van desde no estar de acuerdo en él, hasta la oposición abierta al mismo. (Colunga Dávila,Carlos, p. 256) SERVICIO: Sustantivo español que denota la acción y efecto de servir, estar a disposición de una persona, organización, iglesia o estado. Un servicio es un trabajo realizado para otra persona. El servicio también incluye el trabajo que se realiza para otra persona dentro de la empresa, por ejemplo,: preparación de nóminas, contratación de nuevos empleados, mantenimiento de la planta. (Colunga Dávila,Carlos, p. 266) SISTEMA: Conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran interrelacionados. (Arias Galicia, Fernando, p.13) VISIÓN: Articulación de la imagen, los valores, la dirección y las metas que guiaran el fututo de la organización. (Bennis, Warren, p 67).

CONCLUSIONES

La realidad actual en todos los ámbitos exige retos, los cuales deben enfrentarse a través del cambio que permita adaptase a las circunstancias existentes. Las bibliotecas académicas están dentro de esta tempestad de transformaciones pues el sector educativo es un agente que promueve nuevos modelos educativos que cubran los perfiles demandados por la sociedad, y en ese aspecto, las bibliotecas académicas deben colaborar para lograr la culminación de los objetivos institucionales y nacionales.

Por estas razones, a las bibliotecas académicas les corresponde contar con instrumentos administrativos eficientes que permitan obtener mayores beneficios de los recursos que operan; que tal vez para el ámbito bibliotecológico resulten desconocidos; sin embargo se debe hacer uso de todas la posibilidades existentes, a fin de lograr un buen desempeño.

Al inició de esta investigación se partió de la premisa, de que si la biblioteca presentaba

deficiencias en su organización, entonces la metodología de la reingeniería posibilitaría su rediseño, este supuesto fue comprobado, ya que durante el desarrollo pudimos ver la factibilidad de hacer uso de esta técnica al caso de una biblioteca.

El objetivo de la investigación que en una primera fase fue analizar cómo y para qué, se

estaba trabajando, para culminar con una propuesta de cambio; sin duda quedó cubierto; sin embargo la segunda fase es ponerlo a discusión de las autoridades competentes dentro del CECyT para su aprobación.

Se concluyó que las bibliotecas académicas, deben trabajar de tal forma que cumplan con los objetivos institucionales a base de acciones que favorezcan el desarrollo de un buen servicio bibliotecario “a la medida” de quienes lo requieren, y en este caso se consideró que la Reingeniería era una alternativa para lograrlo; pues esta técnica considera el abandono de prácticas obsoletas para la creación de otras que sin duda implicaran un compromiso en toda la organización partiendo del cambio en los procesos.

Se ha visto con esta investigación, que la IPN, tiene la posibilidad a través del CECyT Miguel Bernard y de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información, de apoyar esta propuesta que promueve la filosofía del cambio para beneficio del Instituto.

Concluimos que sin una buena organización que respalde los procesos vitales en las bibliotecas, difícilmente se alcanzarán los objetivos, el trabajo seguirá siendo subjetivo y no proyectará insumos. Se pudo percatar, que la articulación sólida de una biblioteca es fundamental para su desempeño; ya que esta investigación dejó ver que existen colecciones, procesos y servicios que no deben ser duplicados u olvidados, ya que esto genera desperdicio de tiempo, recursos humanos y materiales.

Ante esta evidencia, se contempló que era necesario establecer niveles de autoridad y funciones así como normalizar procedimientos y definir políticas, de tal suerte que se gestará una articulación bibliotecaria.

185

Dotar a la biblioteca de una administración más horizontal que facilitara la comunicación entre todos sus elementos es indispensable para la toma de decisiones, involucrando más al personal, mediante el compromiso y evaluación de su actividad a través de indicadores con una interpretación de avances y retrocesos, así como alternativas de mejora.

Se concluyó que al implantar esta propuesta de reingeniería, la biblioteca obtendrá los siguientes beneficios:

• Se obtendrá una organización bien articulada , • Se evitará la duplicidad de funciones, ahorrando tiempo y recursos, • Permitirá el intercambio de información entre sus elementos para la mejor toma de

decisiones • Se logrará mantener un mayor control sobre la organización y cada una de sus áreas, • Coadyuvará en el seguimiento y modificación de la parte normativa para la ejecución de

los procesos. • Favorecerá incrementar el grado de satisfacción de las necesidades informativas • Se fomentará el trabajo en equipo y la filosofía participativa • Participará activamente en el seguimiento de los objetivos institucionales • Se creará una nueva imagen a partir de la declaración de misión y visión • Se maximizará el uso y alcance de la tecnología que se posee para agilizar las

actividades, y se contemplaría la adquisición de otras con el mismo fin.

Con el listando anterior de ventajas, abarcamos los objetivos específicos de esta investigación que consistieron en definir, las acciones qué debían realizarse, cuándo realizarse y que medios eran necesarios para su ejecución; dotar a la biblioteca de indicadores y diseñar estrategias que se concretaran en proyectos que servirán de modelo para otras bibliotecas en condiciones similares a las descritas en esta investigación.

Lograr mejoras y eficiencia es una constante que se ha forjado para lograr la satisfacción de la

comunidad, y a través del desarrollo de esta propuesta se apreció que la reingeniería es una técnica muy amplia y basta para lograrlo aunque al inició su práctica implica gastos onerosos.

En general, se puede deducir que la reingeniería favoreció la propuesta de un cambio en la

biblioteca del CECyT Miguel Bernard por medio del análisis minucioso de su organización, propuesta que va encaminada a la mejor utilización de los recursos y satisfacción de las demandas informativas de su comunidad. La reforma académica del IPN, fundamentada en el Plan Nacional de Desarrollo, pretende responder con calidad y pertinencia los requerimientos de los diferentes sectores de la nación; en consecuencia, reconocer y revalorar el escenario que presenta la biblioteca es una acción obligada a fin de proponer alternativas que respondan a este reto, una de ellas es la reingeniería. Fue importante ver que está técnica ha sido poco explorada por el ámbito bibliotecológico, tal vez se debe a la falta de difusión de experiencias en este campo; ya que no ha sido documentada. Sin duda este trabajo fue difícil por lo ambiciosa que resulta la reingeniería, sin embargo explorarla y empezar a realizar este tipo de propuestas se considera que es una etapa importante para que otros la conozcan y la lleven a la práctica.

186

187

La reingeniería se utiliza en instituciones lucrativas y no lucrativas, para incrementar el rendimiento en costos, calidad, servicio y rapidez, para satisfacer los objetivos institucionales y demandas de sus usuarios. Con la reingeniería se pretende hacer las cosas de manera diferente y con mayor efectividad sin perder la formulación constante de una visión clara. Algunas organizaciones realizan cambios, cuando identifican problemáticas que sesgan su actividad; sin embargo la reingeniería no esperara a ver anomalías, sino se adelanta a ellas por medio de la innovación de manera continúa.

OBRAS CONSULTADAS

ANGULO MARCIAL, Noel. Terminología de automatización documental. México : CONPES, 1988, 238 p. ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Modelo para evaluación integral de las bibliotecas de Educación Superior en México. México : SEP, 2000. 97 p. ARGUINZÓNIZ, María de la Luz. Guía de Biblioteca : funciones y actividades. 2ª ed. México : Trillas, c1983. 109 p. ARIAS GALICIA, Fernando. Administración de Recursos Humanos. México : Trillas, 1980. 525 p. ARTILES VISBAL, Sara, et. al. La reingeniería de procesos en lo sistemas de información : el caso de la Universidad de Camagüey. En: Ciencias de la Información. México : Proinfro, vol. 29, no. 4, Diciembre, 1998. p. 27-33. Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI). Normas para el Servicio Bibliotecario en Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación. México : SEP, Subsecretaria de Educación Superior e Investigación Científica, 1984. 12 p. Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Consejo Regional Centro Oriente. Grupo de Trabajo de Bibliotecas. Guía Metodológica para evaluar las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior de la Región Centro Occidente de ANUIES. México : ANUIES, 2000. 34 p. BENNIS, Warren y MISCHE, Michael. La organización del siglo XXI: reinventando la empresa a través de la reingeniería. México : Panorama,1997. 144 p. BOUNOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecología : términos relativos a la bibliotecología, bibliografía, bibliofilia, bibliotecología, archivología, documentología, tipografía y materias afines. Buenos Aires : Marymar, 1976. 465 p. BUSHA, Charles. Métodos de investigación en bibliotecología: técnicas e interpretación. México : UNAM, Centro universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1990. 408 p. CABALLERO VALDÉS, Odalys. Reingeniería, moderna técnica gerencial. En : Revista interamericana de Bibliotecología. Vol. 23, no. 1, Enero –junio, 2000. p. 123 –141. Cámara de Diputados (México). Comité de Biblioteca. Glosario de los términos más usados en bibliotecas : biblioteca del H. Congreso de la Unión. México : Talleres Gráficos de la Cámara de Diputados, 1992. 31 p. CASTAÑÓN, Roberto y SECO, Rosa María. La educación media superior en México : una invitación a la reflexión. México : Limusa, 2000. 268 p. CLAYTON, Peter. Implementation of organizational innovation : studies of academic and a research libraries. San Diego, California : Academic Press, c1997, 208 p. Colegio Nacional de Bibliotecarios. Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario no profesional y lista de actividades profesionales y no profesionales. México : CNB, 1982. [7], 16 h. COLUNGA DÁVILA, Carlos. La administración del tercer milenio : diccionario temático. México Panorama, 1996. 297 p. Comisión Metropolitana de Instituciones Públicas de Educación Media Superior (México). Concurso de Ingreso a la Educación Superior de la zona metropolitana de la Ciudad de México 2001: instructivo. [ México : s. e , s. a]. 108 p.

188

CROSS, Wilburg. Diccionario enciclopédico bilingüe de términos de negocios. México : Prentice-Hall Hispanoamericana, 1997. 222 p. DROBA, Ana. La biblioteca popular pública y escolar : una propuesta para su organización. 2a ed.. Buenos Aires : CICCUS, 1997. 322 p. FEATHER, John. International Enciclopedya of Information and Library Science. New York : Routledge, 1997. 492 p. FERON, Robert. Enciclopedia de la empresa moderna. 3ª ed. España : Deusto., 1969. 248 p. GARCÍA VISO, Manuel. Organización y Métodos. España : Biblioteca para Dirección de Empresas, 1979. 438 p. GIL LEYVA, Isidoro. La automatización de la indización de documentos. Trea : España, 1999. 221 p. GIRADLES RODRÍGUEZ, Rosa. Indización. La Habana : Ministerio de Educación Superior, 1982. 516 p. GRANADOS XOLALPA, Eleazar. Manual de información básica en bibliotecología. México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1986. 249 p. GRAVES, Karen, et. al. Re- engineering the Library for Improved access to Electronic Health information : one Research Library´s Experence. [Web en línea]. http://www.ifla.org/Ivifal63/63grak.htm. [Consultada el 2 de Septiembre del 2003] HEARSTSILL, John. Glosario A.L.A : de Bibliotecología y Ciencias de la Información. Madrid : Díaz de Santos, 1988.473 p. HARBURG, Jerry L. Manual de trabajo de reingeniería de procesos. México : Panorama, 1994. 174 p. Instituto Politécnico Nacional (México) . Guía de carreras nivel medio superior 1991. México : I.P.N , 1999. 150 p. Instituto Politécnico Nacional (México). Acuerdo por el que se crea el Centro Nacional de Información y Documentación Tecnológica dependiente del I.P.N. En : Gaceta Politécnica. Año 1, no. 2, Julio – Agosto, 1986. México : I.P.N.,1986. p.15-16. Instituto Politécnico Nacional (México). Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información. En : Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología , no. 0, junio, 1999. México : I.P.N., 1999. p.4-5. Instituto Politécnico Nacional (México). El I.P.N. computariza sus bibliotecas. En : Gaceta politécnica. México : Dirección General de Bibliotecas y Publicaciones, no. 299, Noviembre ,1989. 6 p. Instituto Politécnico Nacional (México). Informe de actividades 1998 – 2000. México : I.P.N., Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información : I.P.N., [2000]. p.8 Instituto Politécnico Nacional (México). La Biblioteca Nacional Tecnológica. En Gaceta politécnica. México : Dirección General de Bibliotecas y Publicaciones, no.9, año 1, Octubre, 1996. p. 16-17. Instituto Politécnico Nacional (México). Ley Orgánica. México : I.P.N. 1981. [22] p. Instituto Politécnico Nacional (México). Politécnico: historia y perspectivas de su proyecto educativo. México : I.P.N., 1993. 109 p.

189

Instituto Politécnico Nacional (México). Programa de desarrollo institucional 1995-2000. [México] : I.P.N., 1995. 24 p. Instituto Politécnico Nacional, Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos Miguel Bernard Perales (México). Agenda politécnica. México : I.P.N., [2001]. 16 p. Instituto Politécnico Nacional, Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información, Dirección Técnica y de Vinculación (México). Directrices para bibliotecas de Escuelas de Nivel Superior del Instituto Politécnico Nacional. México : I.P.N, 2000. 8 p. International Organization for Standarzation. Iso Standard Handbook 1 : documentation and information. 3rd. Switzerland : International Organization for Standarzation , 1988. [13] p. JIMÉNEZ GUZMÁN, Rodolfo. Bases para la racionalidad del Sistema Bibliotecario Universitario. México : Universidad Nacional Autónoma de México, 1984. 105 p. JOHANNSEN, H. et. al. Diccionario de management : con un vocabulario Castellano – Inglés y un vocabulario Inglés – Castellano. España : Oikos, 1972. 243 p. JOHANSSON, Henry J. et. al. Reingeniería de procesos de negocios. México : Limusa, c1996. 268 p. JURAN, M., et. al. Manual de Control de la Calidad. 2ª. ed. México : Reverté, 1509 p. KHOURI, Anastassia. Reingeniería de los servicios en las bibliotecas universitarias. En : Investigación Bibliotecológica, vol. 11, no. 22, Enero/Junio, 1997. México : UNAM, 1997.p. 65-68. LAFUENTE, Ramiro y PAGAZA, Rafael. Norma para referencias bibliográficas. México : s.l., 1989. 31 p. LEÓN LÓPEZ, Enrique G. El Instituto Politécnico Nacional : Origen y Evolución histórica. 2ª ed. México: I.P.N., 2002. 354 p. LITTON, Gastón. Bibliotecas escolares. Buenos Aires : Bowker, 1974. 207 p. LITTON, Gastón. Clasificación y catálogos. México : Bowker, 1971. 241 p. LITTON, Gastón. La Documentación. México : Bowker, 177 p. LOWENTHAL, Jefrey N. Reingeniería de la organización : enfoque sistemático para la revitalización corporativa. México : Panorama, 1995. 191 p. LOYOZA MEZA, Esperanza. La investigación educativa en el Instituto Politécnico Nacional Frente al siglo XXI : tomos I, II y III. México : I.P.N ., 1999 .448 p. LUNA MORALES, María y COLLAZO, Francisco. El sistema Horizonte como herramienta promotora de procesos de Reingeniería : sección procesos técnicos CSB – CINVESTAV. México : s.e, 1996, p. 9. MARTÍNES de SOUZA, José. Diccionario de bibliología, y ciencias afines. 2ª ed. (corr. aum.). Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. 961 p. MARTÍNEZ ORTEGA, María de Lourdes. Reingeniería ¿estarán preparadas las bibliotecas para ella?. En ANBAGRO Informa : Boletín informativo. México : UNAM, Nueva época, vol. 7, no. 5-7, Marzo – Diciembre, 1995.p. 13-22 MARZAL GARCÍA-QUISMODO, Miguel Ángel. La biblioteca de Centro y la Biblioteca de Aula. Madrid : Castalia : Ministro de Educación y Ciencia, 1991. 103 p.

190

MORALES, José A. et. al.. La reingeniería organizacional y la calidad total de los servicios en el ámbito institucional y bibliotecario de la Universidad ISEC. Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía ( 28° : Cocoyoc, Mor., 1997). Memorias de las XXVIII Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía, Cocoyoc, Morelos, del 30 de abril al 2 de mayo de 1997. México : AMBAC, 1997. p. 341-345. MORENO, V. Manuel. Organización de la Biblioteca escolar. México : Progreso, 1977. 297 p. MORRIS, Daniel y BRANDON, Joel. Reingeniería : cómo aplicarla con éxito en los negocios. México : Mc Graw-Hill, c1994. p. 297 p. MUNCH GALINDO, Lourdes. Fundamentos de Administración. México :Trillas, 1990. 240 p. NEAL, James. Las bibliotecas Académicas : 2000 y el más allá. En : Información : Producción, comunicación y servicios. México : s.e., año 6, no. 28, 1996. p. 6-10. NÚÑEZ, Paula, ADRIÁN Israel. Reingeniería aplicada a sistemas y entidades bibliotecarias y de información. En : ciencias de la información. México: Proinfro, vol 27, no. 2, Junio, 1996. p. 58-73. OLIVEIRA, Silas MARQUES de. Reengenharia e estresse em unidades de informacao. En : Informacao & Informacao. Brasil : Universidad Estadual de Londrina, vol. 2, no. 2, jul.-dez., 1997. p. 59-64. ORTÍZ, Lourdes, et. al. Glosario de términos administrativos : español – inglés, inglés – español, con su significado en español. México : Eduvem, 1985. 270 p. PARRO NEREO, Roberto. Reingeniería : empezar de nuevo. Argentina : Machi, c1996. 228 p. PINTOR ALEJANDRE, Leonor y RUVALCABA VILL, Carlos. Servicios a usuarios I (selección y Adquisición) fascículo I Desarrollo de Colecciones. México: Colegio de Bachilleres, 1995. 95 p. PRYTHERCH, Ray. Harrod`s Librarians Glossary. 8th.ed. Great Britain : Wower, 1995. 692 p. Secretaria de Educación Pública. Dirección General de Bibliotecas. (México). El libro y su preparación física. México : SEP, 1986. 54 p. SERRAT, Guy. Diccionario metodológico de mercadotecnia. México : Trillas, 1988. 264. p. ROJAS SORIANO, Raúl. Guía para realizar investigaciones sociales. México : UNAM, 1989. 286 p. ROSENBERG, J. M. Diccionario de Administración. España : Océano, 1997. 641 p. RUIZ GONZÁLEZ, Carlos. Reingeniería ¿modo o concepto crucial?. En expansión, no. 630, diciembre, 1999. México : Expansión,1999. p. 17. RUIZ GONZÁLEZ, Carlos. Reingeniería ¿moda o concepto crucial?. En expansión. México : Expansión, no. 630, diciembre, 1999. p. 17. STONER. Administración. 6ª ed. México : Pearson Education, 1996. 687 p. TECUATL QUECHOL, Maria Graciela M....et. al. Una Visión del quehacer bibliotecario profesional en el marco del proceso de revisión curricular de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía . México : ENBA, 2000. 56 p. TEJADA, Leonor. Normas para las bibliotecas universitarias. México : ABIESI, 1978. 38 p. (cuadernos ABIESI ; 9).

191

192

UNESCO. La biblioteca escolar en el marco de la enseñanza y del aprendizaje para todos : el manifiesto sobre la biblioteca escolar. s.l. : National Library of Canada, 2000. [4 p.]. Universidad Iberoamericana Plantel Golfo – Centro. Centro de Información Académica. Definición de enfoques, criterio o principios de acuerdo a la nueva organización. [México : Universidad Iberoamericana Plantel Golfo – Centro, 1995]. [30 h.] VALLE BAZÁN, Irene Olga Del. La factibilidad de aplicación de Reingeniería en Unidades de información : un caso práctico en la Biblioteca Pública Municipal “Leopoldo Marechal. [Web en línea]. http://www. [Consultada el 13 de Septiembre del 2003]. WARREN, Bennis. La organización del siglo XXI : reinventando la empresa a través de la reingeniería. México : Panorama, 1996. 144 p. ZORRILLA ARENA, Santiago y SILVESTRE MÉNDEZ, José. Diccionario de Economía. México : Limusa, 1996. 294 p.