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PROPUESTA DE CONSULTORIA DE PROCESOS

04 de agosto 2015

INFORMACIÓN GENERAL

Antecedentes

La directiva de Imagem S.A. en su búsqueda de mejora continua de las gestiones realizadas por sus diversas áreas, necesita revisar y formalizar los procesos existentes, implementar posibles mejoras e incorporar medidores de gestión sencillos de obtener, que añadan valor a los distintos usuarios de dicha información, siempre teniendo en consideración el foco en las personas.

Objetivos del proyecto

1. Analizar los procesos que actualmente se llevan a cabo en las áreas de Almacén, Envasado, Picking y Packing.

2. Plantear mejoras a los procesos actuales o caso contrario, justificar la operación.

3. Formalización de los procesos.

4. Incorporar medidores de gestión y medición de los medidores de gestión.

PROPUESTA

Etapas del proyecto y actividades relacionadas

Etapa I: Levantamiento de la información.

Análisis de la estructura de la empresa.

Entrevista con el Subgerente General.

Entrevista con el supervisor y los encargados de cada área (Almacén, Envasado, Picking y Packing).

Literatura de descripción de los procesos de la empresa y descripciones de cargo.

Revisión del estado actual y planteamiento de mejoras.

Entregable:

Documento de texto con la descripción de los macro y micro procesos de cada área.

Etapa II: Propuesta de mejora.

Propuesta de mejora y borrador.

Re-análisis con los entes involucrados, (subgerente, supervisor y encargados).

Formalización en informes y diagramas de flujo.

Entregable:

Documento de texto con la descripción de los macro y micro procesos de cada área.

Documento de imagen con Diagrama de Flujo de los macro y micro procesos de cada área.

Descripciones detalladas de los cargos de las personas involucradas.

Indicadores de gestión que se medirán.

Etapa III: Medición de resultados, correcciones y nuevos metas.

Monitoreo de la ejecución, revisión de indicadores de gestión, basado en la mejora continua (planificar, hacer, verificar, actuar).

Entregable:

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Documento de texto, el cual contenga un reporte de la ejecución de los procesos, las variables no medidas, los inconvenientes encontrados, las medidas correctivas. Además, los indicadores de gestión medidos durante el período y planteamiento de metas para el próximo.

Lugar de trabajo

Las etapas descritas se ejecutarán en períodos de media jornada, mañana o tarde (09 - 13 hrs. / 14 – 18 hrs.) en las oficinas de IMAGEM S.A.

Recursos necesarios

Disponibilidad de tiempo de los involucrados para la realización de entrevistas in-situ.

Espacio físico apto.

Entregables del proyecto

Etapas Descripción de los entregables

Etapa 1 – Levantamiento de la información Documento de texto con la descripción de los macro y micro procesos de cada área.

Etapa 2 – Propuesta de mejora Documento de texto con la descripción de los macro y micro procesos de cada área.

Documento de imagen con Diagrama de Flujo de los macro y micro procesos de cada área.

Descripciones detalladas de los cargos de las personas involucradas.

Indicadores de gestión que se medirán.

Etapa 3 – Medición de resultados y mejora continua.

Documento de texto, el cual contenga un reporte de la ejecución de los procesos, las variables no medidas, los inconvenientes encontrados, las medidas correctivas. Además, los indicadores de gestión medidos durante el período y planteamiento de metas para el próximo.

Material proporcionado

El siguiente material debe ser proporcionado por IMAGEM S.A. para este proyecto:

Material que debe ser proporcionado por IMAGEM S.A. Fecha de entrega

Literatura de descripción de los procesos de la empresa. 06 de agosto

Literatura de la descriciónes de cargos de la empres 06 de agosto

RESULTADOS / BENEFICIOS ESPERADOS

El contar con las descripciones de los procesos que se llevan a cabo, permitirá conocer detalladamente los inputs que recibirá de parte del área antecesora, de manera de poder ejecutar de manera óptima y sin fallas los procesos de los

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cuales son responsables las mismas, teniendo en cuenta el impacto que producen sus respuestas al área que recibe sus productos.

Por otro lado, las descripciones de cargo, permitirán tanto al colaborador, como a su supervisor, tener plena claridad de su misión, contar con las herramientas para evaluar y controlar la ejecución de sus tareas y los recursos necesarios para ello. Además, quién es su superior, cantidad de personas y a quienes supervisa, quién lo reemplaza en caso de ausencia, cuales es el nivel educacional y experiencia requerida, requisitos físicos de acuerdo a las condiciones de trabajo a las cuales esté expuesto, etc.

Con la medición de los indicadores de gestión se abre la posibilidad de una mejora continua real, ya que en la misma se contempla la definición de nuevas metas que involucran nuevas mediciones de manera de definir avances de la ejecución y realizar acciones correctivas.

Finalmente y como parte del resultado total, esto redunda en menores costos a largo plazo, tanto para la contratación de nuevo personal, inducciones más rápidas, supervisión más sencilla y reducción de errores.

Escala de tiempo y costo de la ejecución

Etapas Fecha de

inicio Fecha de

finalización Duración Valor por hora UF 1,5

Etapa 1 – Levantamiento de la información

06 / 08 07 / 08 8 horas UF 12,00

Etapa 2 – Propuesta de mejora *

07 / 08 13 / 08 16 horas UF 24,00

Etapa 3 – Medición de resultados y mejora continua**

02 / 09 03 / 09 8 horas UF 12,00

Total UF 48,00

* La propuesta de mejora se entrega el día lunes 17, a las 10am.

** La medición resultados, correcciones y propuesta de mejora contínua se realiza el día 07 de Septiembre a las 10am.

La propuesta pretende ajustarse a lo expresamente requerido por IMAGEM S.A. en todos los términos.

Felipe Durán L.

Ingeniero Civil Industrial - MBA