Prolibro, SA de CV

Prolibro, SA de CV. Análisis de Caso Seminario de Información Estratégica. 23/02/2011 Universidad Iberoamericana Christine Jabiol Erika Barrios

Prolibro, SA de CV.

Problemas de la empresa

No tienen flujo en efectivo si quieren expandirse

Su cartera vencida es muy grande.

Deben más de lo que les deben.

No están depreciando.

No es un contador quien se hace cargo de llevar las cuentas (contabilidad de la empresa)

Los hijos no se reportan como gastan

Se supone que hay un solo jefe, pero él no está informado

No tienen repartido presupuesto por departamentos.

Presentan estados financieros incompletos (no tiene Edo. De Resultados), el Balance no

presenta el resultado de ejercicio anterior ni el resultado del ejercicio.

No mencionan que se elaboren estados financieros.

No presentan un organigrama, donde se especifiquen las funciones y obligaciones de las

personas.

El IVA no debe ser si solo venden libros, pero quizá lo están registrando porque venden otro tipo

de cosa o están tomando en cuenta lo del curso de inglés.

No especifica a que margen de utilidad se refiere, si es la utilidad bruta, de operación o la neta.

Sugerimos que la comisión sea un porcentaje menor y que se dé ya cuando se haya entregado

un abono de la venta, en el caso de que sea a crédito o que se acabe de cobrar.

Debe existir una organización en las áreas de crédito y cobranza, además de investigar la

antigüedad de los clientes.

Hay un rezago en cuentas por pagar, ya que inventarios presenta aproximadamente un tercio de

proveedores.

Misión:

Somos una empresa dedicada a satisfacer a nuestros clientes en el ámbito cultural fomentando la

lectura de libros, revistas y periódicos y dando cursos de idiomas, con esto contribuimos al desarrollo

intelectual del país. Para esto preparamos a nuestros empleados para lograr los estándares de calidad y

servicio, en todas nuestras tiendas.

Método Adecuado.

Deductivo y Analítico. Primero vamos entendiendo punto por punto para tener la idea completa de los

problemas que tienen en el negocio.

Métodos Inadecuados

Inductivo y Análogo.

El análogo no se me hace adecuado porque aunque puede ser que algunas cosas nos lleven al mismo

resultado no tienen el mismo origen y no deben ser tratadas igual. Y el inductivo uno primero debe de

saber que problemas hay en cada área para después darse una idea de cómo está el todo en este caso y

no al revés.

Aplicación de razones para analizar e interpretar los estados financieros:

Razones de liquidez:

Razón Circulante: la cual nos explica las veces que el activo circulante puede cubrir los pasivos

circulantes. Fórmula es AC/PC: en este caso nos da 1.53, lo cual significaría que debería de tener mayor

capacidad para cubrir sus deudas, pero en la empresa el problema es que el valor de los documentos

por cobrar supera a nuestros pasivos.

Prueba Ácida: muestra si la empresa tiene liquidez. Fórmula: (AC-INV)/PC: lo cual nos resulta 1.23, se

encuentra dentro del parámetro normal, pero no tenemos liquidez ya que traemos atrasos en

proveedores, y una cartera vencida muy grande.

Capital de Trabajo: capacidad de la empresa de enfrentar imprevistos y aprovechar oportunidades.

Fórmula: AC-PC, nos resulta 2’210,623.

Margen de seguridad: mide el tamaño del Capital de trabajo con respecto a su pasivo circulante.

Fórmula: (C. de T. /PC), nos resulta 0.53, lo que significa el límite de crédito que podemos conceder o

solicitar.

Razones de Endeudamiento:

Endeudamiento: proporción de los activos financieros con deuda, su fórmula es PT/AT, nos resulta: 0.43,

tenemos un alto grado de deuda.

Apalancamiento: relación de deuda con el capital, fórmula es PT/C, lo cual es 6.95, es una proporción

alta que indica la comparación de los pasivos con la aportación de los propietarios.

Obligación de la empresa

La empresa tiene la obligación de llevar contabilidad, y se encuentra establecido en lo siguiente:

El Código de Comercio establece (Art. 33) que todo empresario deberá llevar una

contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento

cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e

inventarios.

Código de Comercio (Art. 35). En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo

menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de contabilidad, su saldo

al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito

a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

En la ley del ISR, (Art. 58). Frac. I. Levar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal

de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley y efectuar los registros en la

misma. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, estas deberán registrarse al

tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten.

Del Código Fiscal de la Federación Art. 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones

fiscales estén obligados a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:

Llevaran los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, los que

deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.

Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos

meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

Esta empresa debe llevar un estado de flujo de efectivo, lo cual se encuentra establecido en la NIF A- 5, la cual establece lo siguiente: El estado de flujo de efectivo o, en su caso el estado de cambios en la situación financiera, es emitido tanto por las entidades lucrativas como por las entidades que tienen propósitos no lucrativos; en este caso se trata de una entidad lucrativa. También la NIF A -5, nos dice todos los elementos necesarios para los estados financieros.

FODA

Fortalezas

Empresa consolidada en la región

Variedad de productos ofrecidos

La accesibilidad, en cuanto a precios

Atención a clientes.

Oportunidades

Costos bajos

El gobierno está promoviendo la

lectura.

Demanda de libros escolares.

Debilidades

No hay organización.

Se estaría iniciando la reestructuración

de la empresa.

Mal manejo del dinero.

Cartera vencida muy amplia.

Falta comunicación entre

departamentos.

Amenazas

La población no tiene la cultura de leer.

Se han abierto librerías importantes en

la región.

La inseguridad que ha permanecido en

los últimos años en la región.

Organigrama

Descripción de Puestos

Puesto: Gerente General

Descripción Genérica: Se encarga de supervisar a todos los puestos de los gerentes.

Responsabilidades:

Que todos los departamentos realicen sus funciones correctamente.

Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y técnicos.

Estructurar los procesos de planeación anuales y de mediano plazo.

Requerimientos:

Sexo: Ambos Sexos

Edad: 30 años en adelante.

Estado Civil: Indiferente

Experiencia: Mínimo 3 años

Escolaridad: Lic. En Administración de Empresas ó Lic. En Contaduría Pública.

Idiomas: inglés

Director General

Compras Ventas

Gerente de Ventas

Caja

Vendedores

Contabilidad

Contador

Crédito y Cobranza

Gerente de Cobranza

Cobradores

Subdirector

Descripción Específica: Dirigir, controlar y coordinar las acciones del personal, vigilando que todo se

realice correctamente para que la empresa pueda crecer.

Puesto: Subgerente General

Descripción Genérica: Se encarga de supervisar los departamentos y coordinarlos.

Responsabilidades: Checar y vigilar que todo esté en orden.

Requerimientos:

Sexo: Ambos Sexos Edad: 25 años en adelante. Estado Civil: Indiferente.

Experiencia: La necesaria

Escolaridad: Lic. En Administración de Empresas.

Idiomas: inglés

Descripción Específica: Se encarga de administrar los recursos monetarios de la empresa con la ayuda

del contador y también coordinar al personal.

Puesto: Contador

Descripción Genérica: Asegurar la recepción y registro de ingresos, supervisar los registros contables de

todo concepto y generar información financiera oportuna y confiable.

Responsabilidades:

Seguimiento y evaluación de presupuesto vigente que opera.

Presentar informes financieros de manera oportuna y confiable.

Proponer y solicitar autorización para la realización de las ministraciones a las instituciones con

proyectos aprobados.

Asegurar el cumplimiento de todas las operaciones fiscales.

Supervisar que las operaciones financieras realizadas estén registradas en el sistema contable

Resguardar documentos contables de toda operación registrada.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 24 a 40 años Estado Civil: Indistinto

Experiencia: Mínimo 3 años

Escolaridad: Lic. En Contaduría Pública.

Idiomas: inglés

Descripción Específica:

Asegurar que las actividades se realicen conforme a los manuales de operación respectivos:

o Seguimiento y Control de movimiento en tarjeta empresarial

o Pago de nómina

o Pago de Incentivos y Comisiones.

o Elaborar conciliaciones bancarias.

o Elaborar recibos (Facturas)

o Pago de proveedores

o Registro y seguimiento de ingresos y pagos

o Transferencia entre cuentas bancarias

o Pago de impuestos federales

o Control de activos fijos

o Elaborar, validar y presentar informes financieros periódicos

o Diseño, elaboración e implementación de políticas contables.

o Generación de Cheques

Puesto: Gerente de Ventas

Descripción Genérica: Verificar estudios de mercado en la compra y venta de productos y coordinación

de la publicidad.

Responsabilidades: Checar la calidad de los productos para su comercialización. Organizar y capacitar a

los vendedores. Llevar el control de las personas a su cargo.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 22 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 3 años en adelante

Idiomas: inglés

Escolaridad: Licenciatura


Verificar los nuevos productos

Capacitar y motivar al personal a su cargo.

Asegurarse que el personal a su cargo siga las reglas y políticas de la compañía.

Llevar Inventario

Puesto: Cajero

Descripción Genérica: El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por las ventas a los clientes, para

ello posee un software cuyos requerimientos son básicamente de rapidez en la atención

Responsabilidades: Controlar caja chica y el dinero en ella. Hacer corte de caja al final del día. Reportar

ventas al gerente.

Requerimientos:


Experiencia: No necesario

Idiomas: inglés

Escolaridad: Preparatoria


Recibir y cobrar dinero

Manejar caja chica.

Hacer corte de caja en el cual figuran todos los ingresos del día incluidos los ingresos en efectivo

y en tarjetas de crédito.

Puesto: Vendedor

Descripción Genérica: El ocupante de este puesto se encargara de dar la venta y promoción de los

productos de acuerdo a lo establecido, tratando de cubrir las expectativas y necesidades del cliente a

través de la atención y servicio directo, persuadiendo a este a realizar la compra del producto para así

hacer el cierre de la venta.

Responsabilidades:

Orientar al cliente sobre el producto

Informar al cliente sobre las facilidades de pago.

Atención y servicio directo al cliente.

Saludo y recibimiento cordial al cliente

Portar la playera de la empresa para dar una buena impresión

Cerrar Ventas.

Requerimientos:



Idiomas: inglés



Informar al cliente sobre ofertas y promociones

Ofrecer producto adicional

Orientar y asesorar al cliente.

Mantener limpio y presentable el local.

Mantener ordenado el inventario.

Puesto: Gerente Crédito y Cobranza

Descripción Genérica: Está encargado de la autorización y control de créditos, control de cobros así

también realizara un chequeo de la documentación y supervisará a los cobradores a que desempeñen

correctamente sus funciones

Responsabilidades:

Autorización de Créditos

Control de cobros

Control de Créditos

Supervisión de Cobradores

Chequeo diario de la documentación

Rendición de cuentas al Gerente General y al Contador.

Requerimientos:



Idiomas: inglés



Elaboración de estrategias de cobranza

Manejo de los cobradores

Motivación y capacitación al personal a su cargo

Puesto: Cobrador

Descripción Genérica: El encargado de este puesto deberá de cargar la ruta del día en cuanto a

cobranza, es decir acudirá a cada una de las casas y negocios que le fueron asignados a realizar

actividades de cobranza, así también se encargara de la investigación de los clientes que acuden a

solicitar créditos.

Responsabilidades:

Cargar la ruta del día en cuanto a cobranzas, en relación a la zona asignada

Llenar zonas de cobranza compactas

Investigación de clientes solicitantes de crédito

Rendición de cuentas al gerente de crédito y cobranza

Usar playera que lo identifique como cobrador de la empresa

Requerimientos:


Experiencia: 1 año en adelante

Idiomas: inglés



Invitación de clientes a adquirir créditos

Revisión de certificación de los costos

Cubrir la cuota de cobranza semanal

Puesto: Gerente de Compras

Descripción Genérica: Coordinar las actividades necesarias para la adquisición y suministros de los

bienes y servicios que se requieren.

Responsabilidades:

Adquirir los bienes y servicios requeridos, al mejor precio y calidad, de acuerdo a las normas,

políticas y lineamientos establecidos.

Requerimientos:



Idiomas: inglés



Elaborar el proyecto de presupuesto por programas de su departamento, presentándolo al

Subgerente y Gerente General para su revisión y autorización.

Verificar el precio y calidad del producto o servicio que el proveedor ofrece, a efecto de aprobar

o rechazar.

Vigilar que los pedidos se surtan oportunamente y de acuerdo a lo establecido con el proveedor.

Coordinar las actividades que tiendan a mantener actualizado el catálogo de precios y

proveedores para la mejor selección de los productos.

Coordinar las acciones que permitan el suministro oportuno de los bienes y servicios a las

dependencias que lo soliciten, de acuerdo a las normas, políticas y lineamientos establecidos.

Adquirir bienes y servicios necesarios.

Sueldos y Salarios

Gerente General: $20,000.00 mensuales.

Subgerente General: $10,000.00 mensuales

Gerente de Ventas y Gerente de Crédito y Cobranza: $6,000.00 mensuales más comisiones

del 7% por venta ó cobro de cuenta respectivamente.

Gerente de Compras y Contador: $7,500.00 mensuales.

Cajero: $3,200.00 mensuales.

Vendedor: $ 2,800.00 mensuales, más 5% de comisiones sobre total de la venta.

Cobradores: $2,800.00 mensuales. Más 5% en incentivos sobre cuenta recuperada.

Las comisiones y los incentivos se pagarán a fin de mes junto con su sueldo semanal.

Los pagos de sueldos se harán por tarjeta, se le proporcionará a cada trabajador su

tarjeta.

Registro Patronal al IMSS

ACTIVO CIRCULANTE PASIVOS DE CORTO PLAZO

Caja 716.00$ Proveedores 3,944,973.00$

Bancos 3,729.00$ Acreedores Diversos 389,835.00$

Clientes 30,133.00$ Impuestos por pagar 172,431.00$

Cuentas Incobrables (20,189.11)$ Documentos por pagar 640,952.00$

Documentos por cobrar 4,966,471.00$

Anticipo de proveedores 77,896.00$

Depósito en garantía 10,400.00$

Inventarios 1,214,725.00$ TOTAL DE PASIVOS 5,148,191.00$

Iva acreditable 38,400.00$

Iva a favor 739.31$

Seguro pagado por anticipado 3,982.00$

TOTAL ACTIVO CIRCULANTE 6,327,002.20$ CAPITAL

Capital Social 600,000.00$

ACTIVO NO CIRCULANTE Resultado ejercicio anterior 2,022,929.66$

Edificios 2,800,000.00$ Resultado del ejercicio 1,491,446.84$

Depreciación edificios (140,000.00)$ TOTAL CAPITAL 4,114,376.50$

Equipo de computo 40,861.00$

Depreciación eq. De computo (12,258.30)$

Mobiliario y eq. De oficina 12,967.00$

Depreciación mobiliario y eq. De oficina (1,296.70)$

Equipo de transporte 255,002.00$

Depreciación eq. De transporte (63,750.50)$

Mobiliario y eq. De operación 40,856.00$

Depreciación mobiliario y eq. De operación (8,171.20)$

Gastos de Instalación 11,356.00$

TOTAL ACTIVO NO CIRCULANTE 2,935,565.30$

TOTAL ACTIVOS 9,262,567.50$ SUMA PASIVOS MÁS CAPITAL 9,262,567.50$

PROLIBRO, S.A. de C.V

BALANCE GENERAL DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010

ACTIVOS PASIVOS

Ventas 9,686,273.89$

Costo de Ventas 4,707,348.06$

Utilidad Bruta 4,978,925.83$

Gastos de administración 298,655.17$

Gastos de ventas 2,130,980.25$

Otros Productos 161,931.03$

EBITDA 2,711,221.44$

Depreciación (225,476.70)$

Utilidad antes de impuestos 2,485,744.74$

ISR 745,723.42$

PTU 248,574.47$

Utilidad Neta 1,491,446.84$

PROLIBRO, S.A. de C.V.

ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010

Estados Financieros

Operación

Utilidad del año 1,491,447

Depreciacion año 225,477

Flujo de operación 1,716,924

Clientes 4,996,604-

Inventario 1,214,725-

Pagos anticipados 77,896-

Proveedores 3,944,973

Cuentas y gtos acum. Por pagar 1,030,787

ISR por pagar 172,431

Flujo neto de operación 575,890

activos fijos -

Otros activos -

Flujo antes de financiamientos 575,890

Capital social 600,000-

Efectivo Generado 24,110-

Saldo final de caja 716

Saldo inicial de caja 24,826

PROLIBRO, S.A. de C.V.

Estado de Flujos de Efectivo

del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2010

Puntos a Implementar:

Hacer junta semanal con los vendedores para capacitación.

Hacer juntas diarias con los cobradores.

El lunes se define las rutas de la semana.

Empezar acciones jurídicas para recuperar cuentas vencidas. Se espera recuperar alrededor del

45% sobre estas cuentas.

Tener junta de gerentes a final de mes.

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