La Gestin y Direccin de Proyectos

La Gestin y Direccin deProyectosEntidad Pblica Empresarial Red.esMiguel Angel Fernndez

Madrid, 31 de Enero de 2013Red.es es la entidad pblica empresarial adscrita al Ministerio de Industria, Energa y Turismo encargada de impulsar el desarrollo de la Sociedad de la Informacin en Espaa y ejecutar proyectos de acuerdo a las prioridades estratgicas de la Secretara de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informacin (SETSI)

Trabajamos en estrecha relacin con Comunidades Autnomas, Diputaciones, Entidades

Locales y el sector privado en materia TIC.Entre las entidades participadas de red.es, se encuentran principalmente Inteco, Cenatic, Fundetec y Confianza Online

Red.es NuestrasfuncionesGestin de nombres de dominios de Internet bajo el cdigo .esObservatorio de las Telecomunicaciones y laSociedad de la InformacinAsesoramiento a la AGE en el mbito de lasTelecomunicaciones y la SIGestin de programas de fomento y desarrollo de la SIApoyo a la implantacin de la AdministracinElectrnicaRed de comunicaciones para la comunidad cientfica y acadmica: Red IRIS

Acercamiento de la Sociedad de la Informacin a todos los ciudadanos

Tras 10 aos de existencia, nuevaestrategia dirigida a:-La prestacin de servicios compartidos de administracin electrnica

-Desarrollode Programas deServicios

Pblicoselectrnicos, comoAgencia

Digital de la Administracin General del

Estado.

Generacin de empleo y fomento delemprendimiento Aumento de la productividad y de la

competitividad en las empresas

Ahorro y eficiencia en el gasto pblicoDefiniciones del concepto de proyectoRAE: Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado, o para la ejecucin de algo de importancia; Designio o pensamiento de ejecutar algo; Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniera; Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitivaCleland y King (1975): el proyecto es una combinacin de recursos humanos y materiales, reunidos temporalmente en una organizacin para conseguir un propsito determinado.Project Management Institute (PMI): Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.Dos conceptos clavesTemporal Unicidad

Es una iniciativa temporal con un comienzo y un fin, lo cual no presupone que sea de corta duracin.

Ocurre una sola vez, limitado en el tiempo.

Cada proyecto tiene unos objetivos concretos y unos entregables determinados.

Comprende acciones no repetitivas y heterogneas.

Portfolio o cartera de proyectos: grupo de proyectos de inters para una organizacin.

Programa de proyectos: grupo de proyectos que se dirigen de manera coordinada por que comparten objetivos, riesgos, etc

El anteproyecto: fase previa de un proyecto, relacionada con la obtencin de la aprobacin para gestionar el proyecto.

Entregables: cada uno de los resultados importantes del proyecto.

El tringulo del proyecto: relacin entre coste, plazo y alcance, normalmente estas suelen ser las variables claves del proyecto y si se modifica alguna de ellas, implicar modificaciones en el resto.

En todo proyecto, es fundamental que exista una Direccin del proyecto como tal para aplicar todas las tcnicas, herramientas y habilidades para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos.

Normalmente esta tarea recae en la figura del Director del proyecto: persona que ha de integrar los esfuerzos internos y externos de la organizacin, para enfocarlos hacia la realizacin con xito del proyecto.El Director de proyectos, puede realizar labores tanto de direccin como de gestin. En proyectos de pequea envergadura, estar encargado de ambas funciones, mientras que en los proyectos de mayor alcance, las labores de gestin de proyectos pueden estar repartidas o bien desplegadas en un segundo nivel jerrquico.

Caractersticas de un buen director de proyectosDebe de ser un buen lder.

Debe de ser un buen comunicador.

Tener ciertas habilidades para poder manejar comprometidas y poder encontrar soluciones.situacionesdifciles,

Construccin y manejo de equipos.

Debe de poseer ciertas habilidades tcnicas.

Creativo.

Motivador.

Flexible.

Y un gran facilitador

Preguntas que hay que hacerse cuando asumimos un proyectoEstn claras las instrucciones que tengo?

Que resultado se esperan y que expectativas tengo?

Por que se requiere?

Quien hace que?

Cuando se terminar y por que?

Cual es mi papel?

Con que presupuesto cuento?

Que es ms importante el tiempo o el coste?

Ciclo de vida: conjunto de fases o hitos que forman un proyectoPor qu es importante dividir nuestro proyecto en hitos o fases? Nos facilitar conocer el grado de avance del proyecto.

Reducir el nivel de incertidumbre.

y por lo tanto, nos permitir tener un mayor control del proyecto.

Cada fase o hito se debe de caracterizar por la finalizacin o entrega de un producto o servicio tangible.

No existe una manera nica ni estndar para definir el ciclo de vida ideal de un proyecto.

Algunas empresas utilizan un ciclo de vida nico y otras lo modifican segn el proyecto.

Ciclo de vida de Proyecto propuesto por el PMI

Ciclo de vida de Proyecto estndarEsfuerzoDefinicin objetivos

Planificacin Ejecucin Cierre EvaluacinTiempo del proyecto

Procesos = Fases del proyectoConcepto de proceso: conjunto de actividades o trmites interrelacionadas entre s, que se llevan a cabo con un determinado fin

Para gestionar adecuadamente un proyecto y alcanzar los objetivos propuestos se deben de seleccionar los procesos apropiados.

No son estancos, pueden interactuar unos con otros.

Deben servir como modelos para adaptarlos a la idiosincrasia particular de cada proyecto.

El director de proyectos debe ser el encargado de decidir cuales deben ser utilizados en cada momento.

Podemos encontrarnos ciclos de vida con muchas fases o hitos de proyectos, en las cuales, se repetirn por norma general, todos los procesos por cada una de las fases o por el contrario, fases donde no se apliquen todos los procesos.

Project Management Institute (PMI) Asociacin profesional sin nimo lucro creada en Estados unidos, concretamente en Pennsylvania (Newton Square) (Filadelfia).

Entre sus principales funciones estn las de formular estndares profesionales, promover la gestin de proyectos y realizar programas de certificacin.

El PMI fue fundado en 1969, por cinco personas, durante la dcada de los 70, se realiz el primer captulo para gestionar proyectos y para finales de esa dcada ya bordeaban los 2000 socios.

En los 80, comenzaron a realizar las primeras evaluaciones para la certificacin del Project management profesional (PMP). En los aos 90 se public la primera gua para la gestin de proyectos, conocida como PMBOK. Actualmente tiene ms de 200.000 afiliados en ms de 150 pases.

La gua del PMBOK ahora mismo se encuentra en su quinta edicin, contiene una descripcin general de los fundamentos de la gestin de proyectos que se pueden entender como buenas prcticas.

Actualmente el PMBOK es el nico estndar ANSI para la gestin de proyectos, reconocido internacionalmente.

En lo que respecta a las Certificaciones, el PMI, tiene instauradas dos tipos para los profesionales que se dedican a la gestin de proyectos, estas son el PMP (Project Management Profesional) y el CAPM (Certified associated in Project Management-asociado como gestin de proyectos).

www.pmi.orgRequisitos y trmites para obtener la certificacin Respecto a la certificacin PMP:Las personas con titulacin universitaria, deben de probar una experiencia superior a 4.500 horas durante los ltimos 3 aos, as como tener justificadas 35 horas de formacin.

Las personas sin titulacin universitaria deben de probar 7.500 horas de experiencia durante los ltimos 5 aos y tambin 35 horas de formacin.

Respecto a la certificacin CAPM:Mnimo de 1.500 horas en gestin de proyectos durante los dos ltimos aos (para los titulados) y 2.500 horas en gestin de proyectos durante los 3 ltimos aos para los nos titulados.

Para ambos casos, se requieren tambin, haber recibido como mnimo

23 horas de formacin en la materia.

Requisitos y trmites para obtener la certificacinLos trmites a seguir consisten en:

Envo al PMI, de nuestra solicitud.

Revisin por su parte, y su posterior aprobacin.

Presentacin al examen oficial. Este examen se compone de 200 preguntas tipo test y que deberemos de contestar en 4 horas. Obtendremos la certificacin si nuestro porcentaje de aciertos llega al 68

%.En el caso de la certificacin CAPM, el examen es menos arduo, puesto que se compone de 150 preguntas, tambin tipo test.

El examen es revisado anualmente para asegurar que cumple con las especificaciones y que cada respuesta hace referencia a una fuente autorizada.

Datos relevantes respecto a la certificacin Para mantener la certificacin hay que aportar anualmente, un nmero determinado de horas en actividades relacionadas con la gestin de proyectos que pueden ser evidencias de experiencia profesional, publicaciones realizadas, cursos realizados, etc

Actualmente hay en el mundo en torno a 65.000 personas con la certificacin

PMP.

En Espaa todava la cifra es baja por lo que los profesionales que poseen dicha certificacin, son muy valorados por las organizaciones especializadas en este mbito.

Por ltimo resaltar que este esquema de certificacin naci en el ao 1984 y en el ao 1999 obtuvo la Certificacin ISO 9001.

La gestin de la calidad, se complementa con la gestin deproyectos, ya que ambas disciplinas, reconocen la importancia de:

La satisfaccin del cliente.

La prevencin antes que la inspeccin.

La responsabilidad de la direccin.

La mejora continua.

La norma ISO 10006:2003 es de Gestin de Calidad de Proyectos (que no

Gestin de Proyectos de Calidad).

Esta norma es una especie de gua sobre la aplicacin de la gestin de calidad en proyectos.

Se aplica a proyectos de diversa complejidad, grandes o pequeos, de larga o corta duracin, en entornos diversos, sin que importe el tipo de producto o de proceso sobre el que se aplica.

Dada su naturaleza de gua, la ISO 10006:2003 no est pensada para certificaciones.

Ofrece buenas prcticas sobre todos aquellos elementos y conceptos que tienen una incidencia en la calidad de la gestin de proyectos.

Esta norma se rige por los mismos ocho principios de la gestin de la calidad y esta dividida en cuatro grandes bloques:

Responsabilidad de la direccin: donde se resalta la importancia de la involucracin de la direccin y del director del proyecto.

Gestin de los recursos: donde se dan las pautas para planificar, estimar, programar, y asignar los recursos ms importantes.

Realizacin del producto: se dan las pautas para iniciar y desarrollar el plan de proyecto, todos los procesos relacionados con el alcance, con el coste, con el tiempo, con la comunicacin, con el riesgo y con las compras.

Medicin, anlisis y mejora: Incluye los procesos de mejora contina de cara a nuestros clientes y de cara a la propia organizacin del proyecto.

Recientemente se ha publicado la norma UNE 66916 (equivalente, traducida al castellano de la ISO 10006)

Los Procesos en la Gestin de la Calidad del proyecto Planificacin de la calidad: Identificacin de la normativa de calidad aplicable al proyecto y su modo de cumplirla. As como el cumplimiento de las expectativas o requerimientos de clientes y partes interesadas. Por lo general, el resultado de este proceso es el Plan de Calidad.

Aseguramiento de la Calidad: evaluacin peridica del desarrollo del proyecto para asegurar que a lo largo del mismo se cumple con la normativa de calidad aplicable.

Control de la Calidad: seguimiento de los resultados especficos obtenidos en el proyecto para determinar si cumplen con la normativa de calidad aplicable y la posible identificacin de vas para la eliminacin de las causas que producen resultados insatisfactorios.

Cmo terminan los Proyectos? 16% Terminan con xito

32% Slo con xito parcial

52% Fallan

Fuente: Standish GroupPREGUNTAS:1. Cuales son las causas ms comunes de esta situacin?

2. Que se puede hacer?

Cules son nuestros problemas ms comunes?Seguramente son los mismos para todos:

Los Requisitos estn incompletos.

Los usuarios y responsables de proyectos no se involucran.

Falta de recursos.

Cambio de requisitos o especificaciones de forma constante.

No se definen claramente los objetivos.

La organizacin no apoya el proyecto

Hay proyectos que pierden vigencia con el paso del tiempo.

Falta de capacitacin del equipo de proyecto.

No hay software auxiliar de la gestin de proyectos.

No se analizan los riesgos del proyecto.

El personal no est motivado.

Las desviaciones se detectan muy tarde.

No se gestiona la relacin con proveedores.

No se hace gestin del conocimiento.

No se dispone de documentacin estandarizada.

En definitiva: No comprender la complejidad de laDireccin y Gestin de proyectosPROBLEMAS XITOLA SOLUCIN LA PODEMOS ENCONTRAR EN LA IMPLANTACIN DE UNA METODOLOGA DE PROYECTOS, SOPORTADA POR UNA OTP

Implantacin de la OTP1. Creacin de un rea especfica para liderar el proyecto de implantacin de la OTP.

2. Adquisicin de un equipo de trabajo externo como apoyo, experto en metodologas de implantacin de gestin de proyectos.

3. Adquisicin de la Herramienta de Gestin de proyectos asegurndonos que cubriera todas nuestras necesidades.

4. Puesta en marcha de la OTP.

Cules eran nuestros objetivos? Implantar la metodologa de gestin de proyectos, garantizando la uniformidad y el rigor en la ejecucin de los proyectos de la entidad,

Prestar un servicio de soporte a aquellas unidades de la organizacin que tengan proyectos que ejecutar, abarcando la gestin completa del ciclo de vida.

Realizar el seguimiento de hitos y entregas conforme a la planificacin, controlando costes, plazos y alcance previsto.

Centralizar la informacin de proyectos, estableciendo los indicadores pertinentes y manteniendo en tiempo real un cuadro de mando para el control de los proyectos.

Principales FuncionesGESTIN DE RIESGOSSeguimiento

Aseguramiento del Alcance

Aseguramiento de la Planificacin

Aseguramiento de los CostesOFICINAMetodologa

Gestin del CambioMetodolgico

Gestin delConocimiento

EXCELENCIATCNICASoporte

Contratacin Herramienta TIC Ayuda en todo elCiclo de Vida

EFICIENC3I3 A OPERATIVA

PlanificadorGestin de costes

Cuadro de mandoFlujos de trabajo

Beneficios conseguidos Establecimiento de una metodologa homognea para la gestin de proyectos.

Creacin de un entorno TIC de generacin de la informacin centralizado.

Cumplimiento de los hitos y objetivos del proyectos asegurndonos el correcto alcance de los mismos.

Facturar y gestionar los costes a tiempo.

Y todo ello con la calidad esperada de producto y de proceso.

Nada detiene la automatizacin

No hay que dar plazos de entrega demasiado cortosLa fecha de entrega ha de ser respetada!Hay que estar pendiente del mercado

No todas las pruebas y experimentos salen bien

Lo que es bueno para un cliente no es necesariamente bueno para otro

Hay que buscar soluciones eficaces

Traduccin: Ya he tomado mi bao mam!

- Bien. Has sido muy rpido

Adaptar los tiles y herramientas a situaciones variadas

Muchas gracias

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