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Programa de Presupuestos OB 2008 Guía Básica

Oficina Técnica OB

OB mobiliario de cocina Guía básica sobre programa de presupuestos

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INDICE

Página

1. Introducción. 2

a. ¿Qué es el programa de Presupuestos? 2

b. ¿Cómo conseguirlo? 3

2. Instalación. 4

a. Requerimientos del sistema. 4 b. Proceso de instalación. 4

3. Funcionamiento. 8

a. Configuración. 8 b. Realizar un pedido/presupuesto. 10 c. Muebles “especiales”. 16 d. Generar un pedido/presupuesto. 19

e. Guardar/Exportar. 25

4. Actualización del programa. 28

a. Completa. 28 b. Parcial. 29


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1. Introducción.

a. ¿Qué es el programa de presupuestos OB?

Básicamente es una solución informática que pretende trasladar toda nuestra tarifa de precios, es decir, nuestro Catálogo Técnico (CT), a un soporte informático de manera que cualquier cliente pueda autogestionar sus propios pedidos o presupuestos de la manera que crea más conveniente. Puede guardarlos para llevar un histórico de ellos, exportarlos a diferentes formatos, calcular presupuestos múltiples sobre un presupuesto base y algunas otras funciones más que más adelante veremos. La filosofía que sigue el programa es bien sencilla, intentar que nuestro CT esté reflejado en él de la manera más precisa posible. Y de aquí surge el primer aspecto importante a tener en cuenta:

Cualquier producto que NO aparece en el CT tampoco va a aparecer en el Programa de presupuestos (PPs). Esto es importante porque muchas veces se tiende a confundir el modelaje que maneja nuestro programa de gestión (Expert) con el que aparece en el PPs y esto no es así. Aquí sólo aparecerá lo que aparece en el CT. Además, la forma en la que se tarifan los distintos productos es exactamente igual que como se tarifan en el CT que a veces puede no coincidir con la forma en la que lo hace Expert. En definitiva se intenta que el proceso de elaboración de un presupuesto con el PPs sea lo más parecido posible ha hacerlo de manera manual con el CT. Esto es fundamental para entender como funciona el PPs, ya que cuando no se sepa como realizar algún proceso hay que plantearse ¿Cómo se haría con el CT? La dificultad estaría en saber donde se encuentra la herramienta que realiza dicho proceso en el PPs.


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b. ¿Cómo conseguir el PPs?

Actualmente hay dos maneras de hacerlo:

- Mediante un Cd que se puede facilitar a cada cliente. - Descargándolo directamente desde la página Web de Muebles OB

www.mueblesob.es. Hay que ir a la sección de clientes de nuestra página Web y entrar en el apartado “programa de presupuestos” y pinchar en el enlace “programa de presupuestos – Versión completa 2008-“.

Es necesario tener un usuario y una clave para poder acceder a éste servicio. En caso de que el cliente no tenga dichos datos hay que seguir el procedimiento establecido para tal caso que, teóricamente, todos debemos conocer.

Ésta segunda opción es la que sería más recomendable utilizar pues tiene la ventaja de asegurarse que la versión que se instala del programa es la más reciente con lo cual se reducen al máximo las posibilidades de error en el mismo.

http://www.mueblesob.es/


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2. Instalación.

a. Requerimientos del sistema.

No hay ningún estudio fiable sobre éste tema. Sólo he encontrado un problema en éste sentido y ha sido que en determinados pc`s con sistema operativo Windows98 NO funciona. Aunque prácticamente hoy día nadie usa ya ese software con lo cual el problema prácticamente no existe. Podríamos decir que casi en un 100% de ordenadores el PPs funciona correctamente y se instala sin complicaciones.

b. Proceso de instalación. Tanto en la versión Cd como en la versión descargable desde la Web el proceso es el mismo. La única diferencia es que el Cd es autoejecutable (siempre y cuando el ordenador esté configurado así, que suele ser lo más habitual) mientras que al descargarlo desde Internet el usuario puede elegir entre ejecutarlo directamente o guardarlo en un lugar que el usuario especifique. Si se elige ésta última opción, una vez descargado habrá que ejecutar el archivo guardado y a partir de aquí el proceso de instalación es idéntico. Primero hay que elegir el idioma del proceso de instalación. No confundir con los idiomas que se le pueden instalar al PPs. Estos se seleccionarán en un proceso posterior. Una vez seleccionado pulsamos el botón aceptar.

Tras la pantalla de bienvenida y su posterior aceptación aparecerá una ventana para elegir la ruta de instalación del programa. Es importante que el cliente lo instale en la ruta que aparece


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por defecto C:\QQOB2008 pues a la hora de actualizar el programa (proceso que más adelante veremos) es obligatorio que el programa esté instalado en ésta carpeta sino el programa no podrá actualizarse automáticamente, y tendrá que hacerlo el usuario de manera manual con el consiguiente problema que esto conlleva, como posteriormente veremos.

Pulsamos “siguiente” y nos aparece la ventana de selección de idioma.


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Podemos seleccionar varios idiomas de funcionamiento del PPs. La única precaución que hay que tener en cuenta es que los idiomas elegidos tengan el cuadro de selección activo tal y como aparece en la imagen. Después de seleccionarlos pulsamos en “siguiente” y el proceso continuará. Veremos su progresión hasta llegar al 100%

Una vez alcanzado el 100%, aparecerá la ventana de instalación de catálogos en la que aparecerá sólo el catálogo OB2008. Hay que asegurarse de seleccionarlo pinchando en el cuadro de selección que aparece a su izquierda. Tal como se muestra en la imagen.

NO Seleccionado SI Seleccionado

Es importante éste paso porque si no se selecciona adecuadamente el PPs no funcionará y el usuario deberá volver a realizar el proceso desde el principio. Es uno de los puntos en los que más problemas se suelen tener.


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Por último, después de pulsar en la ventana anterior sobre el botón “OK”, nos aparecerá una ventana en la que se nos confirma que el PPs se ha instalado con éxito.

Después de pinchar en “Finalizar” el proceso habrá concluido totalmente. Se habrá creado un icono en el escritorio del usuario llamado “Presupuestos OB 2008” desde el cual se puede acceder al uso del programa. Éste archivo es un acceso directo al ejecutable del programa kmqq.exe que se encuentra dentro de la ruta de instalación por defecto C:\QQOB2008


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3. Funcionamiento.

a. Configuración

Básicamente hay 2 opciones importantes que se pueden configurar en el PPs. Por un lado están los datos del cliente y por el otro el Valor del punto de nuestra tarifa. Hay más opciones para configurar el programa pero nosotros no vamos a verlas porque básicamente éstas dos anteriores son las que realmente tienen cierta importancia para nuestros clientes. Los datos del cliente sirven “únicamente” para que aparezcan en el membrete de los presupuestos o pedidos. Es importante que los clientes rellenen estos datos pues podría darse la circunstancia de que envíen un fax con un pedido y no sepamos realmente quien nos lo ha mandado. Para acceder a ésta configuración (La primera vez que se usa el programa salta automáticamente) podemos hacerlo entrando en el menú Fichero/Configuración usuario

Rellenamos los datos correspondientes y pulsamos “Aceptar” Para configurar el Valor del punto (Código de Producto en el PPs) es necesario tener un pedido/presupuesto abierto, sino la opción no aparecerá. Suponiendo que tenemos uno abierto hay que ir a Fichero/Configuración.


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Hay dos casillas a rellenar una para el Código de Producto (CD) por defecto y otra sólo para el presupuesto que tenemos abierto independientemente del que ponga en CD por defecto.

Es importante explicar al cliente la importancia de éste parámetro pues es el que transforma los puntos de la tarifa en euros. La mayoría de los clientes usan el programa para pasarles presupuestos a su clientes finales (independientemente de que luego les sirva también para pasarnos a nosotros el pedido) por lo que si ponen aquí el valor actual del punto estarían calculando lo que les va a costar a ellos, es decir, su coste. Pero a ellos les interesa meter a ese coste su propio margen con lo cual deberían de poner en CD por defecto nuestro valor del punto + su margen. Esto quiere decir que dependiendo del uso que vaya a hacer nuestro cliente del PPs deberá usar un CD u otro. Como norma general hay que tomar ésta: Si el PPs es hacer un presupuesto a un cliente final:

CD = Valor del punto OB + Margen del cliente

Si el PPs es para hacernos a nosotros un pedido

CD = Valor del Punto OB


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b. Realizar un pedido/presupuesto.

Para ello, desde la pantalla inicial nos vamos al menú Fichero/Nuevo o bien pulsamos el icono correspondiente de la barra de herramientas del PPs. La primera ventana que nos aparece tiene distintas opciones pero nosotros sólo nos vamos a detener en la opción más importante que aparece en ella que es la de elección del modelo a presupuestar.


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Nos aparece por defecto un modelo de nuestro catálogo (Andujar 23) pero nosotros podemos modificarlo pulsando el botón “cambiar”, tras lo cual se nos abrirá la siguiente ventana:

En ella podemos ir navegando a través de todos nuestro modelos siempre organizados según la serie a la que pertenecen hasta encontrar el modelo y acabado que buscamos. Una vez encontrado sólo es importante fijarse en la parte baja de la ventana. Ahí aparece el color del

casco.


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Si pulsamos en el botón a la derecha de Carcasa Actual se nos abrirá una ventan en la que podemos elegir entre los distintos colores de casco y una referencia al porcentaje de variación sobre la tarifa estándar.

Una vez aceptado todo podemos empezar a realizar nuestro primer presupuesto/pedido.

nte nos teresa explicar y dejarle a él la investigación de las distintas opciones que el PPs trae.

amos a empezar a introducir muebles en nuestro presupuesto.

Antes de nada identificaremos los principales iconos que vamos a utilizar:

El PPs tiene algunas opciones más de las que hemos visto hasta ahora; algunas funcionan y otras no. Recordemos que el PPs es parte de otro programa más amplio, propiedad de Kitchenmaster, que incluye también la opción de diseño de cocinas y que por lo tanto hereda una serie de menús, ventanas, opciones, etc. que realmente sirven para el programa de diseño pero no para el de PPs con lo cual lo más recomendable es explicar al cliente lo que realmein V


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Guardar: sirve para guardar el presupuesto actual. Nos pide dos datos “referencia” y “fichero”. Lo lógico es poner en “referencia” el nombre del cliente final y en “fichero” el número de presupuesto pues de esa manera se identifican fácilmente los distintos presupuestos entregados.

Introducir artículo: podemos introducir bien por “tipo” de artículo, bien por “referencia” del artículo. La ventana de selección es la misma pero activando la pestaña de arriba pasamos de uno a otro método de introducción.

Si usamos el método de la izquierda, “añadir por tipo” veremos que tenemos exactamente la misma estructura que el CT, con lo cual estamos aplicando la 100% la filosofía del programa: “intentar que nuestro CT esté reflejado en él de la manera más precisa posible”. Es exactamente igual que si lo hiciéramos de manera manual. Con el CT pasamos las hojas manualmente y en el PPs lo hacemos con el ratón, pero el resultado debe ser el mismo.


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Para introducir un artículo por referencia basta con introducir su código en la casilla correspondiente y pinchar en “añadir”. No suele usarse pues es complicado que los clientes se sepan la referencia de los artículos. Presupuesto múltiple: es, en mi opinión, la principal función por la que merece la pena usar el PPs. Consiste simplemente en que a partir de un presupuesto base ya hecho se puede recalcular para un número determinado de modelos (máximo 10) de manera que el PPs calcularía el precio base y el de los demás modelos que el usuario haya elegido con el consiguiente ahorro de tiempo que ello conlleva.

La ventana como podéis ver es muy simple. Basta con elegir un modelo de la columna de la izquierda y pinchar en el botón central correspondiente; arriba para añadir; abajo para eliminar.


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Cabe en éste punto hacer una importante puntualización.

El PPs tiene como ya he mencionado con anterioridad una serie de limitaciones y en éste punto se encuentra una de las que más importancia pueden tener. Por el sistema distinto que nosotros tenemos para tarifar los vistos, costados, lineales, etc., al PPs le resulta, de momento, imposible calcular un mismo artículo en distintos modelos. El problema que se plantea es que a la hora de hacer un presupuesto múltiple todos los lineales, costados y vistos aparecerán siempre con el precio del modelo que hayamos tomado como base (el primero). Un truco que recomiendo a los clientes es el de presupuestar siempre en primer lugar el modelo con mayor precio de manera que el descuadre siempre sea a su favor.

Generar Resumen de Presupuestos. Una vez que hayamos introducido todos los artículos habrá que generar el presupuesto correspondiente. Para ello tendremos que utilizar esta opción. Hay que hacer una puntualización. Si el presupuesto aún no está guardado, éste icono permanecerá inactivo (como muestra la foto correspondiente de los iconos). Una vez guardado el presupuesto el icono se activará y podrá seleccionarse pinchando sobre él. Más tarde dedicaremos un capítulo completo a esta función. Simplemente con el manejo de estas cuatro funciones ya podríamos realizar un gran número de presupuestos. Pero aún nos queda lo más “difícil”. ¿Qué ocurre cuando el artículo no es estándar?, es decir, cuando un artículo no existe como tal en el CT. Pues habría que responder a esta pregunta aplicando la filosofía del programa, es decir, ¿Cómo calculo un artículo especial en el CT? Iríamos a las páginas T.06 y T.07 del CT y calcularíamos manualmente el incremento correspondiente de un artículo. Pues ésta sección, como veremos más adelante, la podemos encontrar dentro de “variantes del mueble”. Pero veámoslo de manera más detallada.


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c. Muebles “especiales”. Suponemos que ya sabemos introducir cualquier mueble estándar dentro del PPs y ahora queremos darle alguna particularidad a dicho mueble. Para ello debemos de pulsar el botón derecho del ratón sobre la referencia del mueble y elegir la opción “información del mueble”.

Se nos abrirá la siguiente ventana.


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En ella podemos ver un resumen de todo lo que contiene actualmente el mueble y podemos realizar distintas funciones en ella. Por ejemplo:

- Cambiar modelo: con ésta opción podemos cambiar el modelo de éste mueble solamente, sin que afecte a todos los demás artículos del presupuesto.

- Costados Vistos Incorporados: aquí podemos seleccionar si el mueble debe llevar ésta opción.

- Editar variantes: aquí es donde están todos los incrementos que se le pueden aplicar al mueble. Lo vemos más delante de manera extensa.

- Editar accesorios: es donde se le pueden añadir extras al mueble, por ejemplo, un cubertero. Básicamente está toda la sección “varios” de nuestro CT.

Nos vamos a centrar en la parte más importante de toda esta sección “editar variantes”. Al hacer clic sobre el botón se no abrirá una nueva ventana totalmente en blanco (lógico porque el mueble aún no tiene ninguna variante) pero si pinchamos en la pestaña de abajo a la izquierda “ver todos” nos aparecerá un listado con todos los incrementos que podemos aplicarle a nuestro mueble. Es cuestión de seleccionar el que necesitamos y listo. El incremento se aplicará al mueble. Para que la variante esté aplicada tiene que estar seleccionada la casilla de la izquierda del incremento correspondiente (tal como muestra la foto).


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Pero… y ¿Cómo saben después en OB como tienen que construir el mueble? Imaginemos que hemos calculado el precio más los incrementos de un bajo rincón en “l” con un corte en costado izquierdo. Con el PPs podemos calcularlo pero, ¿Dónde pongo las medidas de ese corte para que después me sirva para hacer un pedido a OB? En principio hay varias formas de hacerlo pero la que entiendo es más aconsejable es usar el campo “notas” que aparece en la ventana “información del mueble”. Es algo parecido al campo “texto” que aparece en “Expert”.

La ventaja de utilizar éste sistema es que cuando para terminar generemos un resumen de nuestro presupuesto estos datos (A y B en nuestro ejemplo) aparecerán vinculados a nuestro mueble de la manera que aparece en la imagen de abajo.

Por supuesto que hay muchos casos en los que ésta solución no es valida y se requiere inevitablemente que para cursar el pedido se envíe un croquis o dibujo a mano alzada con los cortes o las medidas especiales ya sea por fax o por email adjuntado con el pedido.


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d. Generar un pedido/presupuesto.

Teóricamente ya somos capaces de introducir cualquier mueble en el PPs. Supongamos entonces que lo hemos hecho. Vamos a ver ahora cuales son las distintas opciones que tenemos para generar un presupuesto o un pedido con el PPs. Realmente son distintas opciones de presentación de todos los datos que hemos ido incluyendo en nuestro presupuesto/pedido. Algunas con más o menos importancia tanto para nosotros como para nuestros clientes. Al pinchar en el icono de “Generar Resumen de Presupuestos” se nos van a ir abriendo una serie de ventanas que, como he dicho antes, no dejan de ser distintas opciones de presentación de datos, algunas de las cuales vamos indudablemente a pasar por alto.

La primera nos permite elegir entre presupuestos o pedido. Realmente es lo mismo aunque la cabecera del documento varía levemente. No tiene mayor importancia.


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La siguiente “elegir plantillas”. Son distintos formatos predefinidos para presentar la información del presupuesto/pedido. Cada una tiene sus propias características y lo realmente importante aquí es que nosotros hemos desarrollado una propia plantilla cuyo formato es muy parecido al que usa expert de manera que una vez devuelto el pedido al cliente para su confirmación le resulte sencillo compararlo con el que el envió usando el PPs. Conviene orientar al cliente a usar la plantilla de Muebles OB.

La siguiente “Dirección Cliente”. Nada que comentar


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La siguiente “opciones de grupo” es la más importante de todo el proceso. En ella hay puntos muy interesantes para el cliente:

- IVA. Seleccionando o no esta casilla el presupuesto saldrá de una u otra manera. Estoes importante sólo para los presupuestos que nuestros clientes hagan al cliente final ya que pueden facturarles el IVA o no dependiendo de que esta casilla esté activa.

- Ver Muebles. Puedes ver o no una descripción detallada de cada mueble en el presupuesto final. No tiene mucho sentido desactivarla pero existe esa posibilidad.

- Ver precios. Esta si suele ser muy usada y activa o desactiva el precio individual de cada mueble de manera que el cliente final sólo puede ver el precio final de su cocina sin atender al precio individual de cada mueble.

- Código de producto. Ya vimos antes donde configurarlo, pero si no se ha hecho siempre existe la posibilidad de hacerlo en ésta casilla. La próxima vez que se abra éste presupuesto/pedido se mantendrá el CD que pongamos aquí.


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La siguiente “Opciones incrementos fijos”. No funciona en nuestra plantilla.

La siguiente “Opciones comunes”. Nada importante que comentar.


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La siguiente “Descuentos/Incrementos adicionales”. Pues como su nombre indica se pueden añadir descuentos o incrementos al final del presupuesto. Por ejemplo descuentos por pronto pago o incrementos por montaje o transporte. Nada importante que comentar.

La siguiente “Formas de pago”. Nada importante que comentar.


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Y la última ·”opciones campos cliente”. No tiene demasiada utilidad. Sirve para poner las características principales de la cocina en la cabecera del presupuesto/pedido. No conozco nadie que la use. Al final tendremos nuestro Presupuesto/pedido generado y tendrá un aspecto parecido a éste:


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Este documento puede ser totalmente modificado ya que pueden editarse todos los aspectos del mismo. Si nos fijamos bien esta incluido en un programa parecido al Word de Office y tiene un funcionamiento muy parecido a éste último. Por último ya sólo nos quedaría guardar el presupuesto.

e. Guardar/Exportar un Presupuesto/Pedido. Aquí hay que explicar un concepto que habitualmente me ha costado tiempo explicárselo a los clientes y que a la mayoría no les ha quedado muy claro. Una cosa es guardar el listado inicial de muebles, es decir, el que hemos ido introduciendo como si de una base de datos se tratase y otra cosa distinta es guardar el presupuesto o el pedido que después hemos generado. Son cuestiones totalmente diferentes. La diferencia principal es que lo que guardamos al final lleva incluidas una serie de modificaciones que hemos ido introduciendo en las distintas ventanas de opciones que hemos ido pasando hasta generar el presupuesto tales como: valor del punto, descuentos, incrementos, IVA, etc. Para guardar éste presupuesto final tenemos que ir a Fichero/Guardar. Tal como muestra la siguiente imagen


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Y en la ventana siguiente asignarle un nombre al presupuesto. Éste se guardará con la extensión .tx y sólo podrá abrirse con éste programa de edición de textos. Para poder abrirlo posteriormente hay que hacerlo desde el PPs en la opción abrir tx.

Otra opción a tener en cuenta para ese presupuesto final es la posibilidad de exportarlo a otros formatos. Entre los más útiles están: .doc, que es formato del Word de Office o .pdf que es un formato estándar de documento que evita su posterior modificación por terceros. Para exportar el presupuesto final tenemos que ir al Menú Fichero/exportar.


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Y en la ventana posterior elegir el tipo de formato que queremos:

Ese archivo creado, sobre todo en pdf, es ideal para mandar el presupuesto por email tanto al cliente final como directamente a fábrica para hacer un pedido.


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4. Actualización del programa.

Hay 2 opciones importantes que pueden darse en relación a éste tema. Según el tipo de actualización que requiera el PPs habrá que seguir uno u otro método.

a. Actualización completa. Debido fundamentalmente a las incorporaciones anuales que hacemos desde Muebles OB, cada año se realiza una versión nueva del programa. Esto supone que cada año, coincidiendo lo máximo posible con la fecha de incorporaciones sacamos una versión nueva y requiere una reinstalación completa del PPs. Éste PPs nuevo se puede descargar e instalar siguiendo las instrucciones que vimos en los puntos 1 y 2 de ésta guía. Normalmente, cuando sucede éste caso, hay que informar al cliente, (hasta ahora se ha hecho por email), de que hay una versión nueva del PPs y necesita descargarla para que le aparezcan todas las incorporaciones nuevas de nuestro catálogo. Esto implica que el cliente tendrá en su ordenador dos versiones distintas del PPs una para abrir los presupuestos antiguos y otra para los nuevos. Es recomendable aconsejarle que durante un tiempo no borre el programa “antiguo”, sino perderá todos los presupuestos que hubiera realizado con él. Hay trucos para evitar estas pérdidas de datos pero no son el objeto de ésta guía. (Se puede ampliar ésta información en caso de ser necesario).


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b. Actualización parcial. Debido a la detección de errores en el PPs (sobre todo de tarifa) se van haciendo actualizaciones al objeto de que este lo más correcta posible. Estas actualizaciones se pueden descargar directamente de la sección correspondiente en nuestra página Web simplemente pinchando en el enlace que aparece en dicha sección.

Para que ésta actualización funcione de manera automática es necesario que el programa se haya instalado en la ruta por defecto del mismo (ya hicimos un apunte previo cuando hablamos de la instalación del PPs). En caso de no ser así (prácticamente no sucede nunca), el cliente deberá posteriormente a la actualización buscar los archivos descargados y moverlos manualmente a la ruta donde haya instalado el PPs. No es un proceso difícil si se tienen unos conocimientos básicos en informática. También, en éste caso, hay que advertir al cliente por email de que el PPs ha tenido una actualización y que puede descargarla de la manera habitual. De ésta forma quedarán los clientes informados de ello. Se suele poner la fecha de actualización en la página Web con el objetivo de tener informado al cliente de la última actualización hecha del programa.

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