ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Importancia de la gestión documental

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener

un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén

controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas

tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún

tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de

documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es

una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que

permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación

eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de

salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo

integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas

de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de

los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la

gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados

de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de

gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde

el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y

cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por

lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra

información archivada.

https://www.youtube.com/watch?v=TusqSR7ow3k

En Colombia las prácticas archivísticas están reguladas por el Archivo General de la

Nación, quien ha trabajado mucho con las entidades de control de diferentes sectores, tanto

del sector público como privado, para obligarlas a implementar el programa de Gestión

Documental

http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental-pgd-0

Las capacitaciones constantes del Archivo General de la Nación, es muy importante, pues

permite la aplicación de sus normas.

https://www.youtube.com/watch?v=BLgHFQBC0Zw

Es importante antes de implementar un sistema de Gestión Documental, contar con las

herramientas archivísticas mínimas que debe tener toda organización, para el óptimo

manejo de la información ya sea física o electrónica.

http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

Programa de Gestión Documental, que conjunto de normas técnicas y prácticas usadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la

recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben

guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de la

información.

Colombia es un país que se ha preocupado constantemente por el acervo documental o

patrimonio documental, a continuación encontraremos documento guía de como crear e

implementar un Programa de Gestión Documental.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE

%202013/PGD2.pdf

Muchas entidades del sector público ya tienen definido e implementado el Programa de

Gestión Documental, basado en las políticas establecidas por el Archivo General de la

Nación, a continuación encontraremos un ejemplo de ello:

https://www.youtube.com/watch?v=oVutaIV0hgw

Para la creación e implementación de un Programa de Gestión Documental se basa entre

otros en los siguientes aspectos:

Planeación: La planeación documental, comprende las actividades encaminadas a la

planeación, generación y valoración de los documentos, en cumplimiento con el

contexto administrativo, legal, funcional y técnico, el cual incluye la creación y diseño

de documentos o formatos, inclusión en los procesos de la organización y su registro

en el sistema de gestión documental.

Producción: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos

conforme al desarrollo de las funciones propias de la organización. Para la

producción de los documentos se han establecido los siguientes aspectos: Creación

y diseño de documentos, medios y reproducción reprográfica e impresión y copiado

de documentos

Gestión y trámite de documentos: actividades que se realizan para la recepción o

producción, consulta y trámite de los documentos en cumplimiento de sus funciones,

se determina en los siguientes aspectos: Recepción y distribución de documentos,

consulta y préstamo documental y trámite de documentos.

Organización: actividades que se requieren para la organización de la

documentación, incluye el procesamiento de los documentos y la ubicación en el

archivo correspondiente (Archivo central o Archivo de Gestión).

Transferencia Documental: acciones orientadas al traslado o remisión de la

documentación de la documentación al Archivo de Gestión o al Archivo Central

se deben efectuar teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental.

Disposición de documentos: Se establece de acuerdo con las Tablas de Retención

Documental y las Tablas de Valoración Documental, con el fin de conservar la

documentación en forma temporal o permanente o eliminarla.

Preservación a largo plazo: Para la preservación de los documentos a largo plazo

se deben establecer estándares aplicados a los documentos durante su gestión para

garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma

de registro o almacenamiento, para lo cual se han determinado los siguientes

aspectos: Conservación; ubicación donde se encuentra la documentación,

almacenamiento, mantenimiento de instalaciones, y plan de emergencias.

Valoración

El proceso permanente y continuo para determinar los valores primarios y secundarios de

los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo

y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva) se

establecen aplicando la valoración y los tiempos de retención a todos los documentos de

acuerdo a las

Ventajas de un Programa de Gestión Documental - Sistema de Gestión Documental

● Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los

documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son

inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

● Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y

documentos dentro del sistema de gestión documental.

● Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se

realizan a los documentos.

● Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma

documentación.

● Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración

en el sistema de gestión documental como metadatos.

● Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas

personalizadas.

● Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás

sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

● Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de

archivado de las copias físicas.

● Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos

permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier

documento que tengamos integrado en el sistema.

● Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento

(como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen

que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

● Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y

facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de

la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra

dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más

rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera

inmediata, etc.

Se debe tener en cuenta que el Programa de Gestión Documental debe tener en cuenta

cada uno de los ciclos de vida del documento. Desde donde se genera o recibe el

documento para su gestión.

https://www.youtube.com/watch?v=rQDzBp6u_k4

Para una implementación y aplicación de un Programa de Gestión Documental, se

recomienda la utilización de un sistema informático que permita controlar tanto física como

electrónica, la gestión de los documentos en una entidad dentro de los cuales se

encuentran gratuitos y adquiridos y diseñados a las necesidades de la entidad.

https://www.youtube.com/watch?v=y-v24yP5Bns

En Colombia uno de los sistemas más utilizados en el sector público es ORFEO, que es un

sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD), licenciado como software

libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación

colectiva.

Orfeo permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier

organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y

recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control

sobre los documentos.

Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sin número de

entidades tanto públicas o como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está

siendo estudiado su uso por parte de entidades y organizaciones en otras partes del mundo,

gracias a su filosofía de Software Libre .

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix,

Windows, ...), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server),

además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener

independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

https://www.youtube.com/watch?v=HtpQ2B9CBbk