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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO:AP-GI-PR-01-02

VERSIÓN : 2

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TICS

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD

GESTIÓN DOCUMENTAL SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD

NORTE E.S.E


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CONTENIDO 1. INTRODUCCION .......................................................................................................................... 3

2. JUSTIFICACION ........................................................................................................................... 3

3. REQUERIMIENTOS DEL PGD ..................................................................................................... 3

4. TAXONOMIA DEL PROGRAMA ................................................................................................... 7

5. OBJETIVOS................................................................................................................................ 10

6. ALCANCE ................................................................................................................................... 10

7. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA- CONTEXTO ORGANIZACIONAL ............................................ 11

8. LINEAS DE INTERVENCION SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ........................................................................................................................................ 15

9. ARTICULACIÓN CON PROGRAMAS ........................................................................................ 41

10. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ........................................................................................... 42

11. INDICADORES - SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PGD: .................................................. 42

12. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 44


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1. INTRODUCCIÓN En el Programa de Gestión Documental PGD, se definen las diferentes estrategias y mecanismos requeridos para realizar la operativización de lo definido en el Plan Institucional de Archivos PINAR, por lo que son complementarios. El PGD es una herramienta archivística en la cual se describen todos los procesos y procedimientos del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE, necesarios para el manejo de documentos en todas las etapas del ciclo de vida del mismo, esto en búsqueda de la Conservación de la Memoria Institucional. Por otro lado se establecen los subprogramas que enmarcan las buenas prácticas en materia de Gestión Documental en la institución.

2. JUSTIFICACION En el marco del Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”, en su capítulo III se establecen las generalidades y características del Sistema de Gestión Documental, para las entidades públicas. Específicamente en su art. 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental, define: Ley General de Archivos 594 de 2000. Ley General de Archivos. Título V: Gestión de Documentos. Artículo 21, Programas de gestión documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.10, Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de instrumentos archivísticos. Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y articulo 17. Sistemas de información. De acuerdo a los lineamientos establecidos en el Decreto 1080 de 2015 y el Manual de implementación del Programa de Gestión Documental - PGD, es fundamental la elaboración de este instrumento archivístico para la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., el cual contribuye en la implementación de una política eficiencia administrativa, administración electrónica, entre otros aspectos relacionados con la gestión documental.

3. REQUERIMIENTOS DEL PGD

3.1. Normativos:

A continuación se relaciona la normativa vigente para la construcción y posterior aplicación del Programa de gestión documental en la Subred norte de salud E.S.E.


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NORMA DESCRIPCIÓN

Ley 514 de 2006

"por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público." (Artículo 1)

Decreto Distrital 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales"

Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos”.

Circular 003 de 2013 Aspectos generales sobre la formulación e implementación del subsistema interno de gestión documental y archivo – SIGA

Ley 1437 de 2011

Capítulo IV “…autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos…”

Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión

Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.(Artículos 24,25 y 26)

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Decreto 109 de 2009 – Alcalde Mayor de Bogotá D.C

"Por el cual se modifica la estructura de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras disposiciones"

Decreto 175 de 2009 - Alcalde Mayor de Bogotá D.C

“Por el cual se modifica el Decreto 109 de Marzo 16 de 2009”.

Decreto 2609 de 2012 -Presidente de la República de Colombia

“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". (Artículo 8)

Decreto 2578 de 2012- Presidente de la República de Colombia.

“Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.

Decreto 103 de 2015 - Presidente de la República de Colombia.

“Por el cual se fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los Archivos en la transparencia del Estado”.

Decreto 2482 de 2012 – Presidente de la República de Colombia.

“Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.

Decreto 2693 de 2012– Presidente de la República de Colombia.

“Por la cual se establecen lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”

Acuerdo 038 de 2002-Archivo General de la Nación.

“Por el cual se desarrolla la responsabilidad del servidor público frente a los documentos“


Acceso A Los Documentos De Archivos, Restricciones Por Razones De Conservación


Condiciones De Edificios Y Locales Destinados A Archivos.

Acuerdo 050 de 2000 -Archivo General de la Nación.

Prevención De Deterioro De Los Documentos De Archivo Y Situaciones De Riesgo

Acuerdo 042 de 2002.-Archivo General de la Nación.

“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. “


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NORMA DESCRIPCIÓN

Acuerdo 04 de 2013.-Archivo General de la Nación.

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

Circular No.001 de 2003 -Archivo General de la Nación.

Organización y conservación de los documentos de archivo

Circular 004 de 2003- Archivo General de la Nación y Departamento de la Función Pública

Organización de las Historias Laborales

Circular No.012 de 2004.Archivo General de la Nación y Departamento de la Función Pública

Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003

Circular No. 001 de 2009-Archivo General de la Nación.

Presentación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación


Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO


Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

Circular Externa No. 001 de 2011-Archivo General de la Nación.

Protección de archivos por ola invernal

Circular Externa No 005 de 2011-Archivo General de la Nación.

Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información

Circular Externa No 003 de 2011-Archivo General de la Nación.

Obligación de Transferir a Los Archivos Generales Los Documentos de Valor Secundario


Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales


Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental


Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel

Circular 030 de 2015-Secretaria General Alcaldía Mayor De Bogotá De Bogotá, D.C

implementación de la ley de transparencia (ley 1712 de 2014 y decreto 103 de 2015)

Circular 043 de 2015- Secretaria General Alcaldía Mayor De Bogotá De Bogotá, D.C

Derecho de acceso y transparencia en la información pública distrital - socialización del decreto103 de 2015 - por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014.

Circular 046 De 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - Archivo de Bogotá

Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en Materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital - Nomograma

Circular 1 de 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - Archivo de Bogotá

"Lineamientos para la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD de las Entidades del Distrito Capital

Circular 2 de 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - Archivo de Bogotá

“Presentación de la Tabla de Valoración Documental. TVD ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisión, Evaluación, convalidación y posterior implementación.

Circular 3 De 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - Archivo de Bogotá

Aspectos generales sobre la formulación e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA

Circular Externa 001 De 2012 Archivo General de la Nación, Competencias del personal del manejo documental y archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo

Guías de Cero Papel en la Administración Pública

Primeros pasos para comenzar un estrategia de cero papel. Documentos electrónicos

ISO 15489:2001 Información y documentación – Gestión de documento

ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos


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3.2. Administrativos:

La Subred diseñará e implementará metodologías y herramientas de gestión documental con base en el trabajo de equipos multidisciplinarios, así:

ROL PERFIL / CARGO FUNCIONES

Líder SIGA Subgerente Administrativo Establecimiento de criterios y estrategias para la gestión de documentos en la entidad y la provisión y asignación de los recursos necesarios

Líder Operativo Profesional Gestión Documental

Proyectar los lineamientos y documentación del SIGA en todas sus fases Ejecutar las actividades que le correspondan las cuales se plasmaran en los planes y programas del SIGA

Profesional De Apoyo

Asesor de Planeación

Participar en la construcción de las diferentes herramientas del SIGA, y en su respectiva aprobación


Jefe OGPA



Jefe Oficina Jurídica



Profesional Calidad



Profesional Sistemas



Profesional Salud Ocupacional



Profesional Gestión Ambiental



Profesional Servicios de Apoyo


Auxiliar De Apoyo Auxiliares Archivo Central Ejecución de labores de organización de archivo central. Consulta de documentos del archivo central

Responsables de la Gestión Documental: Como responsables directos de la implementación y aplicación de todas las disposiciones y obligaciones en materia de Gestión Documental, tanto de carácter interno como externo, se encuentran los líderes, jefes, referentes, coordinadores, o líderes de unidades funcionales, oficinas y/o grupo de trabajo, y de igual manera cada uno de los funcionarios y contratistas del Hospital Engativá, es responsable del manejo y salvaguarda de los documentos a su cargo.

3.3. Económicos:

La Subred garantizará los recursos de tipo financiero necesarios para el desarrollo, mantenimiento y mejoramiento de los procesos de gestión documental, encaminados a la conservación de la memoria institucional, reflejo del cumplimiento de sus funciones, como empresa social del estado.

3.4. Tecnológicos: De igual manera se gestionarán los recursos tecnológicos, que soporte el funcionamiento del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la entidad. A continuación se describen las herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad:

Sistema de Información de Misión Crítica HIPÓCRATES


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Sistema de Información de Misión Crítica DINAMICA GERENCIAL Sistema de Información Historias Clínicas CLINICAL SUITE Sistema de Gestión Documental ORFEO Herramientas Ofimáticas (Excel, Word, Power Point, Acces)

4. TAXONOMIA DEL PROGRAMA

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades ejecutadas.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Asunto: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Copia: Reproducción exacta de un documento.


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Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: información y su medio de soporte.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las unidades administrativas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y deben ser destruidos por el Jefe de unidades administrativas cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas (Acuerdo 042 de 2002).

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Estructura Funcional: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Principio de Procedencia: Proceso de clasificación que permite ubicar correctamente los documentos teniendo en cuenta su productor, creador o autor, los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.


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Principio de Orden Original: Acción de Ordenar los documentos respetando la secuencia de los trámites que los produjo.

Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase Unidad Documental.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad Documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Unidad Administrativa: unidad técnicooperativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.


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Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

5. OBJETIVOS

5.1. Objetivo General

Elaborar el Programa de Gestión Documental donde se formule el desarrollo de los procesos archivísticos, garantizando a su vez el cumplimiento con la normatividad vigente en materia de archivo, con metas a corto, mediano y largo plazo.

5.2. Objetivos específicos

Generar estrategias para llevar a cabo cada uno de los procesos de la gestión documental, asignando recursos financieros, administrativos, tecnológicos y normativos.

Definir criterios de buenas prácticas en gestión documental en la Subred norte de servicios de salud E.S.E.

Establecer herramientas que permitan la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA

Definir mecanismos de seguimiento que garanticen el cumplimiento de los criterios definidos en materia de gestión documental

Diseñar estrategias de mejoramiento basadas en los resultados obtenidos en la implementación del SIGA.

6. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental – PGD, está dirigido a la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte; con ánimo de orientar al personal frente a la gestión documental, a su vez generando una cultura organizacional que arroje resultados encaminados a la implementación de una Gestión Documental Integral. Aplicable a todos los procesos implementados en cada unidad de servicios de salud. El PGD y sus versiones de actualización deben ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo; la implementación del PGD es responsabilidad del Proceso de Gestión Documental, así como el control


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de su implementación en coordinación con la Oficina de Control Interno, y será publicado en la página web institucional. PUBLICO AL QUE VA DIRIGIDO.

El programa de gestión documental, va dirigido a todos los usuarios internos de la Subred integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., conformados por los funcionarios de la entidad, en sus diferentes niveles jerárquicos, de igual manera aplica para las entidades estatales y la ciudadanía en general que requiera el servicio de la Subred.

7. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA- CONTEXTO ORGANIZACIONAL “La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. es Hoy una Realidad Luego de tres meses y medio de la aprobación y sanción del Acuerdo 641 de 2016, inicia la operación formal de las redes integradas de servicios de salud en Bogotá, que reorganiza a los 22 hospitales del Distrito en cuatro Subredes: Norte, Sur, Sur Occidente y Centro Oriente, Esta gran reorganización del sector salud busca que las cuatro Subredes funcionen de manera integrada con las áreas de recursos humanos, financieras y contables, sistemas de información, planeación, jurídica y oferta de servicios de cada Unidad Prestadora de Servicios de Salud (UPSS), lo que dará fin a la competencia entre hospitales y que además permitirá que haya más personal asistencial mejorando la prestación de los servicios a los usuarios. En ese sentido, los usuarios podrán acceder a cualquier USS (hospital), porque ya se encuentran en una sola red, medida que disminuirá los trámites, las autorizaciones y barreras de acceso de los usuarios. A tres meses y medio de la sanción del Acuerdo, se tienen varios logros materializados. El primero de ellos el ahorro de más de $2.000 millones mensuales en gastos de administración en las Subredes, debido a que se unificaron las necesidades y así, se optimizan los recursos y los servicios de salud. Se firmaron los contratos para unificar sistemas de información y montaje de plataforma única digital para historia clínica y citas, lo que permitirá el acceso desde cualquier USS de las subredes a la información médica de los pacientes. Gracias al funcionamiento en red, más de 300 pacientes que tenían afecciones de baja complejidad fueron remitidos a otras Unidades de Servicios de Salud, liberando las áreas más concurridas de urgencias y alta complejidad; con esta medida se logró, además, una reducción del 30% del hacinamiento en los servicios de urgencias en los servicios hospitalarios de la red pública. La aprobación de la reorganización del sector permitió la creación del Instituto Distrital de Ciencia Biotecnología e Innovación en Salud (IDCBIS), que funcionará a partir del 1 de septiembre y que tiene como objetivo ofrecer servicios centralizados, altamente especializados y de referencia en banco de sangre, de tejidos humanos, de sangre de cordón umbilical, terapia celular, medicina transfusional, regenerativa y laboratorio de inmunología de transfusión y trasplantes; igualmente fomentará la cultura ciudadana de donación. ¡Somos un solo equipo!

Nuestro talento humano cuenta con cerca de 5.034 colaboradores trabajando en equipo.

Contamos con 32 sedes en las localidades de Usaquén, Engativá, Chapinero, Barrios Unidos, Teusaquillo y Suba.

Atenderemos una población aproximada de 3´073.479 habitantes de Bogotá.

Contamos con 433 camas de alta complejidad, 406 de mediana complejidad, 65 de baja complejidad, 304 consultorios para atención de medicina general, consulta de especialidades y 9 salas ERA. 213 camillas


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Se centralizan el proceso de compras, permitiendo una reducción de costos y mejores condiciones de calidad y oportunidad.

Descongestionamiento de los servicios de urgencias de la Unidad de Servicios Engativá, Simón Bolívar y Suba.

“Todos somos una red... todos somos Subred Norte”1

7.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICA: Misión: Somos una Empresa Social del Estado innovadora y socialmente responsable, que presta servicios de salud integrales y de calidad, con participación activa en la formación de talento humano y desarrollo de la investigación, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la población Visión: En el año 2020 seremos una entidad con reconocimiento a nivel nacional e internacional por su modelo de atención integral, basado en estándares superiores de calidad, con un proceso dinámico en capacitación y formación de talento humano en salud y con desarrollo sostenible de la investigación. Plataforma estratégica:

(*) Tomado de: SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE. Manual de Procesos y Procedimientos, Bogotá 2017 Principios: Respeto: Para la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE, es la consideración de ver todas las personas como fines en sí mismos y nunca como medios. Implica el reconocimiento y la promoción del ejercicio de la autonomía de las personas. Solidaridad: En la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, la solidaridad nos permite como personas sentirnos unidos como trabajadores y por consiguiente unidos a quienes se les brinda atención y cuidado; es una condición del ser humano, de forma pues que cuando una persona es

1Disponible en línea:

http://www.esesuba.gov.co/joomla/portal/images/stories/Documentos/Noticias/Subred%20Integrada%20de%20Servicios%20de%20Salud%20.pdf

http://www.esesuba.gov.co/joomla/portal/images/stories/Documentos/Noticias/Subred%20Integrada%20de%20Servicios%20de%20Salud%20.pdf


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solidaria con los demás, mantiene una naturaleza social en el entorno en el que se desarrolla personalmente. Probidad: La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, en virtud de la integridad en su accionar, está en total disposición para dar cuenta de los actos y decisiones como servidores públicos ante la sociedad y los organismos de control. Vocación del servicio: En la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, trabajamos para ayudar de forma espontánea, es decir adoptar una actitud permanente de colaboración hacia los demás. Lo que nos lleva a dar sin esperar gratificación por nuestro trabajo. Responsabilidad: Los funcionarios de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, reflexionamos antes de tomar cualquier decisión, pensando en los resultados y efectos que pueda tener; sentimos y entendemos las necesidades de los demás; reconocemos los errores cometidos y estamos dispuestos a repararlos; para nosotros la responsabilidad es la conciencia acerca de las consecuencias que tienen con todo lo que hacemos o dejamos de hacer sobre nosotros mismos o sobre los demás. Valores: Tolerancia: En la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, tenemos la capacidad de aceptar la diversidad de opinión, social, étnica, cultural y religiosa escuchamos y sabemos aceptar a los demás, valorando las distintas formas de entender y posicionarse en la vida, siempre que no atenten contra los derechos fundamentales de la personas. Trabajo en equipo: En la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E el trabajo en equipo resulta ser fundamental, radica en saber sumar los talentos individuales, funcionamos como equipo porque todos sus integrantes trabajan en la misma dirección, para conseguir los objetivos y cada miembro del equipo aporta a la entidad todos sus recursos personales para ayudar al logro del objetivo común. Lealtad: Para los funcionarios de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, la lealtad consiste en la obediencia de las normas de fidelidad, honor, gratitud y el respeto por las personas, la lealtad es una virtud que se desenvuelve en nuestras conciencias, en el compromiso de defender y de ser fieles a lo que creemos y en quien creemos. Compromiso: La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., tiene un compromiso con la comunidad de las localidades donde tiene cubrimiento en el cumplimiento de su misión como entidad prestadora de servicios de salud, igualmente debe tener la disposición para colaborar por el beneficio de toda la comunidad de la que forma parte a fin de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos. Excelencia: La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., debe tener la capacidad para lograr la excelencia a través del ejercicio del cumplimiento de su misión, la clave de esto es adaptarse rápidamente a los cambios, el empoderamiento de los empleados y un fuerte interés por los valores corporativos y la cultura organizacional. La Excelencia Organizacional debe medirse en las dimensiones financiera, la satisfacción de los clientes, operacional y de la estructura de los procesos de gestión.


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7.2. ORGANIGRAMA:

Estructura Funcional Subred Norte ESE

(*) Tomado de: SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE. Intranet, Bogotá 2017

7.3. MAPA DE PROCESOS: (*) Tomado de: SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE. Manual de Procesos y Procedimientos, Bogotá 2017


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8. LINEAS DE INTERVENCION SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

8.1. POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, está comprometida con la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental, buscando garantizar la preservación de la memoria institucional, la cual es soporte del desarrollo de su función como organización del estado, todo esto enmarcado en el cumplimiento de la normatividad vigente relacionada y en concordancia con el plan de desarrollo institucional.

8.1.1 Objetivos de la política:

Formulación del SIGA de la Subred Implementar el sistema de información ORFEO en las demás unidades (FASE II) Garantizar la adecuada organización de los Archivos de Gestión Intervenir el Fondo Documental Administrativo Acumulado del Subred Integrada de Servicios de

Salud Norte, según TVD convalidadas Elaboración de Tablas de Valoración Documental para los fondos de Simón Bolívar, Chapinero,

Usaquén y Suba Intervenir el Fondo Documental Acumulado de los Hospitales Engativá, Simón Bolívar, Chapinero,

Usaquén y Suba Administrar el Archivo Central del Subred Integrada de Servicios de Salud Norte Racionalizar la producción documental de la Subred Implementar el sistema integrado de conservación SIC de la Subred. Diseñar el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (SGDEA) de la Subred

Norte


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8.1.2 Despliegue y medición de la política:

NOMBRE POLÍTICA GESTION DOCUMENTAL

POLÍTICA

"La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, está comprometida con la adopción de

buenas prácticas en materia de gestión documental, buscando garantizar la preservación

de la memoria institucional, la cual es soporte del desarrollo de su función como

organización del estado, todo esto enmarcado en el cumplimiento de la normatividad

vigente relacionada y en concordancia con el plan de desarrollo institucional"

JUSTIFICACIÓN

Cada entidad u organización debe realizar ejercicios de planeación estratégica, los cuales

le permitan alcanzar su visión y sus objetivos corporativos a corto, mediano y largo plazo,

definiendo las estrategias, metodologías y herramientas para realizarlo.

De igual forma la función archivística de la entidad debe ser un componente incluido y

alineado con estos elementos de la planeación estratégica de la entidad, con lo que se

convierte en un coadyuvante en la consecución del cumplimiento de la misión de la subred

en la búsqueda de un mejoramiento continuo de los servicios prestados a sus partes

interesadas, siendo un elemento importante, la política de gestión documental, donde se

evidencia el compromiso de la entidad por conservar su memoria institucional.

OBJETIVO GENERAL

Garantizar la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental, buscando

la preservación de la memoria institucional, la cual es soporte del desarrollo de su función

como organización del estado.

LINEAS DE

INTERVENCION

Gestión documental

Gestión de la información en la organización.

Seguridad y confidencialidad de la información.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS

1. Formulación del SIGA de la Subred

2. Implementar el sistema de información ORFEO en las demás unidades (FASE II)

3. Garantizar la adecuada organización de los Archivos de Gestión

4. Intervenir el Fondo Documental Administrativo Acumulado del Subred Integrada de

Servicios de Salud Norte, según TVD convalidadas

5. Elaboración de Tablas de Valoración Documental para los fondos de Simón Bolívar,

Chapinero, Usaquén y Suba

6. Intervenir el Fondo Documental Acumulado de los Hospitales Engativá, Simón Bolívar,

Chapinero, Usaquén y Suba

7. Administrar el Archivo Central del Subred Integrada de Servicios de Salud Norte

8. Racionalizar la producción documental de la Subred

9. Implementar el sistema integrado de conservación SIC de la Subred.

10. Diseñar el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (SGDEA) de la

Subred Norte


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Número de trámites de comunicaciones oficiales tramitadas oportunamente/ número de

trámites de comunicaciones oficiales*100

EFICACIA

3

Nivel de Satisfacción en las Consultas de Documentación

Número de quejas realizadas por clientes internos o externos relacionadas con la consulta

de documentación en el archivo de gestión de historia clínica y del total del archivo central,

causadas por la calidad del servicio/ Rango de quejas establecidas para medición * 100

(ver hoja de porcentajes)

EFECTIVIDAD

INDICADORES

1

Cumplimiento de PINAR

% de cumplimiento de indicadores SIGA

EFECTIVIDAD

2

Cumplimiento del plan de trabajo archvístico

No. De Actividades Realizadas / No de Actividades Programadas * 100

EFECTIVIDAD

Cumplimiento del Subprograma de Capacitación del PGD

No. De unidades funcionales capacitadas / No. De Unidades Funcionales programadas

para capacitación

EFICACIA

RECURSOS

Físicos: Espacios disponibles para las actividadea a realizar

Humanos: Talento humano idóneo para ejecutar cada uno de los proyectos

Infraestructura: Adecuaciones y mantenimiento a las edificaciones destinadas a

almacenamiento de documentación, actividades del plan de saneamiento básico

Tecnológicos: Renovación tecnológica acorde a las necesidades de le Subred Norte

Financieros: Recursos necesarios para la ejecución de cada una de las acciones

RESPONSABLESEGUIMIENTO GESTION DOCUMENTAL

FRECUENCIA

5

Nivel de adherencia en criterios de organización de archivos

No. De Criterios cumplidos en las áreas/ Total de criterios evaluados

EFICACIA

TRIMESTRAL

8

4

Nivel en la disponibilidad de historias clínicas de los archivos a cargo de Gestión

Documental

No. De historias clínicas suminsitradas / No de Historias clínica solicitadas * 100

EFICACIA

7

Nivel en la disponibilidad de documentación del archivo central

No. Solicitudes de Documentación resueltas / No de solicitudes de información que

cumplen con los criterios necesarios para realizar la búsqueda * 100

EFICACIA

6

Cumplimiento de trámites de comunicaciones oficiales


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8.2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

La Subred Integrada de Servicios de Salud E.S.E., mediante la implementación del Programa de Gestión Documental PGD, desarrolla los procesos de planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, los cuales deben estar armonizados con el sistema integrado de gestión de la institución, a través del proceso de gestión documental. En este apartado del Programa de Gestión Documental se pretende mostrar que este, está enmarcado en una serie de políticas y lineamientos de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, dirigidas para que cada uno de los procesos de la gestión documental de la Subred, habitualmente estos procesos se presenten en forma secuencial, pero en algunas ocasiones se dan simultáneamente. Para el desarrollo e implementación del programa de gestión documental, se determinan por cada proceso documental los siguientes lineamientos.

8.2.1 Planeación Documental

8.2.1.1 Propósito:

La planeación consiste en fijar el curso de acción que debe seguirse en una organización para el logro de los objetivos establecidos, fundamentando los principios que habrán de orientarla y definiendo la secuencia de operaciones a desarrollar, con los recursos y tiempo dispuestos para su ejecución

Según la normativa archivística, más exactamente el decreto 2609 de 2012, la planeación documental se refiere a, realizar la planeación estratégica del SIGA de la Subred, definiendo Políticas, Objetivos, Metas, Procedimientos, Instructivos, Indicadores y demás elementos de planeación, Plasmar dichos elementos en documentos como el Pinar, el Programa de Gestión Documental y el Plan de Trabajo Archivístico, finalmente se realiza el trámite de normalización de dichos documentos para su posterior socialización.

8.2.1.2 Alcance:

La planeación documental inicia desde el planteamiento estratégico del SIGA de la entidad, pasando por el diseño del todas las etapas el ciclo PHVA.

8.2.1.3 Actividades:

Según el procedimiento de GESTION DOCUMENTAL GD-P-02-01, se plantean las siguientes:

Realizar la planeación estratégica del SIGA de la Subred, definiendo Políticas, Objetivos, Metas,

Procedimientos, Instructivos, Indicadores y demás elementos de planeación

Plasmar dichos elementos en documentos como el Pinar, el Programa de Gestión Documental y el Plan de Trabajo Archivístico

Tramitar la normalización de dichos documentos para su posterior socialización


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Las estrategias para la divulgación del PGD, estarán orientadas a todos los funcionarios de la Subred, con el fin de estandarizar los procesos y subprocesos de la gestión documental, para ello se hace necesario en primera instancia, la creación de un comité interno de Archivo, mediante acto administrativo número 319 de 2016, el cual debe estar conformado por:

1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, o quien haga sus veces), o su delegado, quien lo presidirá;

2. El Líder del proceso de Gestión Documental o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.

3. El Líder del proceso Jurídico; 4. El Líder del proceso de Planeación; 5. El líder del proceso de Sistemas o de Tecnologías de la Información. 6. El Líder del proceso de Calidad, bajo cuya responsabilidad se encuentre el Sistema Integrado

De Gestión. 7. Uno de los Jefes de Control Interno de las Unidades de Prestación de Servicios de la Subred,

quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan

hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité. Los integrantes de este comité son responsables de los de los archivos de los hospitales fusionados y los de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E y tendrán como función principal establecer, aprobar, vigilar y controlar los aspectos relacionados con su manejo, custodia y conservación de archivos de los hospitales fusionados y de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E. S. E, teniendo como otras funciones las siguientes,

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la

entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.

4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.


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10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad y demás documentos y herramientas del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la entidad.

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

16. Aprobar y evaluar el plan de trabajo archivístico definido por el Comité Técnico Para La Entrega y/o Transferencia Y Recibo De Archivos, definido para el proceso de fusión de los Hospitales Engativá, Usaquén, Simón Bolívar, Suba y Chapinero.

17. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

18. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

19. Demás funciones necesarias para la realización del proceso de entrega de archivos. 20. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el

desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.

La PLANEACIÓN ESTRATEGICA de la Gestión Documental en la entidad se encuentra en el PINAR, Plan Institucional de Archivos.

8.2.1.4 Documentos:

Para el desarrollo de este proceso se han diseñado los siguientes documentos:

PINAR Mapa de Riesgos Guía para Planes de Mejoramiento Plan de Trabajo Archivístico Tablero de Indicadores de SIGA

8.2.2 Producción Documental.

8.2.2.1 Propósito:

Este lineamiento nace de la necesidad de crear, modificar o retirar un documento del Sistema de Integrado de Gestión de la Subred, posteriormente se proyecta el documento verificando su coherencia con respecto a la Tabla de Retención Documental de la unidad funcional, seguidamente se realiza la aprobación del documento, de acuerdo al Esquema Documental de la entidad, de igual manera se normaliza y publica los documentos de acuerdo al Procedimiento de Control Documental de la Subred, terminando con divulgación, reproducción, distribución de los documentos debidamente normalizados.


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8.2.2.2 Alcance: La operación de producción documental inicia por una parte, desde la creación y diseño de formatos y documentos, atendiendo las directrices de imagen corporativa, técnicas de impresión y selección de soportes para la fijación de la información, hasta la firma por los responsables. De otra parte, inicia desde la identificación de medios de recepción: mensajería, correo tradicional y electrónico, página web y otros canales, hasta el establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos.

8.2.2.3 Actividades: Según el procedimiento de GESTION DOCUMENTAL GD-P-02-01, se plantean las siguientes:

Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento del Sistema de Integrado de Gestión de la Subred

Proyectar el documento verificando su coherencia con res-pecto a la Tabla de Retención Documental de la unidad funcional

Realizar la aprobación del documento, de acuerdo al Esquema Documental de la entidad Normalizar y publicar los documentos de acuerdo al Procedimiento de Control Documental de

la Subred Reproducir y distribuir el documento de acuerdo a lo establecido en programa de reprografía

de la entidad Divulgar y socializar el Documento Normalizado

8.2.2.4 Documentos:


Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Esquema de Publicación de la entidad Instructivo de Control de Documentos, Instructivo Control de Registros Instructivo de Actualización Y Aplicación De Las Tablas De Retención Documental


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8.2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL. 8.2.3.1 Propósito:

Procurar que el trámite de los documentos, cumpla con los requisitos establecidos para el registro, el control, el seguimiento y la disponibilidad, hasta la resolución del asunto.

Conjunto de acciones necesarias para la vinculación de los documentos a un trámite, su distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, así como su descripción (captura de metadatos), disponibilidad para su recuperación y acceso, el control y seguimiento hasta la resolución de los asuntos.

8.2.3.2 Alcance: Inicia con la distribución interna de los documentos a la unidad administrativa competente para el trámite del asunto, la cual en observancia de los procedimientos, realiza las actividades correspondientes, elabora los documentos que sean necesarios y remite para su entrega al destinatario, finalizando así el trámite.

8.2.3.3 Actividades: Según el procedimiento de GESTION DOCUMENTAL GD-P-02-01, se plantean las siguientes: Radicación de entrada de comunicaciones oficiales:

Realizar la recepción de las comunicaciones externas sin importar el medio en el cual se generaron e ingresaron a la entidad

"Si el documento NO es competencia de la entidad, devolver el documento al remitente o redireccionarlo a la entidad competente.

Revisar los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, SI es competencia de la entidad.

Excluir de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas entre otros que no hayan sido remitidos como una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñara formatos de control de entrega. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o de su contenido se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.

Capturar la información básica en la plantilla de radicación de entrada y se asigna un número consecutivo de radicado a través de ORFEO y este a su vez será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Subred.

Asignar la comunicación a la dependencia competente según el asunto del mismo a través del sistema de información

Si el documento asignado NO es competencia de la dependencia, se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su re direccionamiento a través de ORFEO


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Clasificar y organizar los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas (casilleros). El documento físicamente, se hará la entrega en días posteriores a las dependencias que requiere el soporte papel.

Radicación de salida de comunicaciones oficiales:

Recepcionar las comunicaciones de salida con el número de radicado que genera el sistema para su posterior distribución por mensajería externa.

Verificar firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que el área de gestión documental haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental.

Remitir las comunicaciones de salida a la Unidad de Correspondencia para su respectivo envío y cierre, así mismo, los oficios deberán estar debidamente foliados; en el caso de anexar soportes diferentes al papel (CD) deben estar rotulados o marcados para su identificación.

Si la comunicación de salida NO cumple con los requisitos devolver a la dependencia para complementar requisitos.

Realizar las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío a través del servicio de mensajería externa.

Digitalizar y cargar la imagen de la comunicación con el recibido del destinatario a ORFEO.

Verificar el documento con el recibido a través de ORFEO Si el documento fue devuelto por dirección errada u otro motivo, entregar a la dependencia

para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Si el oficio ajustado no regresa a la unidad de correspondencia, dar por concluido el trámite de

entrega. Identificar la necesidad de iniciar trámite de correspondencia y gestión de comunicaciones

oficiales de entrada Realizar el trámite respectivo de radicación de entrada de acuerdo a lo estipulado en el

instructivo de radicación de entrada y salida de comunicaciones oficiales Identificar la necesidad de iniciar trámite de correspondencia y gestión de comunicaciones

oficiales de salida Realizar el trámite respectivo de radicación de salida de acuerdo a lo estipulado en el

instructivo para tal fin Administrar base de datos de comunicaciones oficiales

Consulta De Documentación:

Recibir del usuario interno o externo la solicitud y/o préstamo del o los documentos mediante correo electrónico, especificando la ubicación del mismo con datos como: Numero de unidad de almacenamiento (caja), Numero de unidad de conservación (carpeta) y fechas donde reposa la documentación según el inventario documental FUID que fue enviado en el traslado

Ingresar a la base de datos de los traslados realizados por las áreas y verificar que el documento solicitado se encuentra en los inventarios recibidos en el Archivo central.

Verificar si el documento fue trasladado y se ubica con los datos suministrados


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Ubicar la unidad de almacenamiento (caja) según el inventario FUID y orden cronológico o número consecutivo, luego verificar que la información del documento coincida con la solicitud dejando constancia en la unidad de almacenamiento (caja) mediante la guía de afuera

Se digitaliza el documento y se envía por correo electrónico, en caso en que lo requiera se guarda en una memoria USB o en CD

Se registra el préstamo del documento en la base de datos de préstamos documentales

Si el documento no fue trasladado o transferido o no se tiene la ubicación del mismo se da respuesta al solicitante, e indicarle que debe realizar acompañamiento presencial de la búsqueda

Si el documento requiere de consulta fisica,el área solicitante debe justificar los motivos legales y/o jurídicos, y dirigirse a realizar la consulta en la bodega del archivo central

Dirigirse al depósito para realizar la respectiva consulta de la mano del personal disponible por Archivo Central quien se encargará de disponer del espacio y las herramientas para tal fin

Si el usuario requiere retirar el documento en físico, debe justificar los motivos legales y/o jurídicos, lo cual será aprobado por gestión documental, el área solicitante deberá enviar el transporte correspondiente para recoger los documentos que requieren.

Se registra el préstamo del documento en el formato Ficha Técnica de préstamo con datos como: Nombre del asunto, serie o subserie, No de unidad de almacenamiento (caja) a la cual pertenece, No de carpeta, No de folios, dependencia que hace solicitud, fecha y firma de quien retira el documento. Este préstamo tiene un plazo de 5 días hábiles para ser devuelto por la dependencia solicitante.

8.2.3.4 Documentos:


Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivos De Gestión De Correspondencia Y Mensajería Instructivo de Recolección Y Entrega De Historia Clínica Al Archivo Instructivo de Consulta de Documentos


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8.2.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

8.2.4.1 Propósito: Disponer los documentos de forma estructurada con el fin de facilitar el acceso y el uso de la información por parte de los usuarios, así como reflejar las actuaciones de la administración. Conjunto de operaciones técnicas para clasificar, ordenar y aplicar el nivel de descripción pertinente a la documentación

8.2.4.2 Alcance: Inicia desde el análisis de la documentación para identificar la serie en la que será clasificada, su ubicación física en el expediente, concluyendo con su descripción para facilitar su posterior acceso.

La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el área de Gestión Documental de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen. La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción, para lo cual se da la definición de cada uno de ellos a continuación.

Clasificación Documental: Actividad que consiste en agrupar los documentos según la Tabla de Retención Documental, e identificar las series, subseries, unidades y tipologías documentales definidas para cada unidad administrativa según las funciones estipuladas. Ordenación Documental: Actividad que refleja la ubicación de los documentos dentro de las unidades documentales, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después. Para la ordenación se debe tener en cuenta los siguientes principios archivísticos: Principio de Orden Original: consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la secuencia del trámite que los produjo, el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta, y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Principio de Procedencia: consiste en separar los documentos producidos por cada unidad administrativa de la Subred, lo que indica que no se pueden mezclar. Para los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación, se debe acoger el que más se acomode a la serie y subserie documental.



Definir, aprobar y documentar los criterios para la organización de archivos de gestión tanto en físico como electrónicos, con miras a dar cumplimiento al proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de los hospitales fusionados a la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE


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Diseñar las herramientas necesarias y realizar la socialización y capacitación en dichos criterios y para la posterior verificación de cumplimiento de lo establecido. Se capacitará a los funcionarios de acuerdo al cronograma definido.

Definir las series y subseries documentales que enmarquen la producción de archivos, teniendo en cuenta la función desarrollada por cada una de las áreas de la Subred

Establecer los criterios de conservación, depósito, migración y depuración de archivos, recuperación y ubicación de la información

Elaborar cronograma de capacitación para cada área productora. Esta será publicada para su respectivo cumplimiento

Realizar visita a cada una de las áreas productoras para llevar a cabo la capacitación e identificar el estado de los archivos de gestión, para esto se aplicará la lista de chequeo diseñada para tal fin

Hacer acompañamiento permanente para el proceso dando a los servidores el material correspondiente tanto en normatividad como en suministros como lo son: Carpetas, ganchos y si es necesario cajas, para que se lleve a cabo el empalme.

Supervisar el cumplimiento de los procesos archivísticos, para esto se elaborara de nuevo un cronograma de seguimientos en los cuales se aplicará la lista de chequeo y se verificará la evolución de cada una de las áreas productoras

Realizar los informes , y generar las acciones de mejora correspondientes

8.2.4.4 Documentos: Para el desarrollo de este proceso se han diseñado los siguientes documentos:

Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivo de Control de Documentos Instructivo de Control de Registros Instructivo de Actualización Y Aplicación De Las Tablas De Retención Documental

8.2.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. 8.2.5.1 Propósito:

Entregar o recibir por parte de los responsables, los documentos de archivo, en desarrollo de las etapas por las que atraviesan desde su producción hasta su disposición final, con el fin de descongestionar los espacios de archivo y asumir las responsabilidades en cuanto a su administración y custodia, de acuerdo con los requisitos normativos y procedimentales establecidos.


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Operación técnica, administrativa y legal mediante el cual se entregan a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención o las tablas de valoración documental han cumplido su tiempo de retención en las etapas del archivo de gestión o de archivo central, respectivamente. Implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo, que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos

8.2.5.2 Alcance:

Inicia en la unidad administrativa responsable de la documentación, con la identificación de los expedientes que han cumplido con los tiempos establecidos en la tabla de retención para el archivo de gestión documental, transfiriéndolos al archivo central; posteriormente en el archivo central, se identifica la documentación que ha cumplido los tiempos de retención y cuya disposición final sea de conservación total o selección, procediendo a la transferencia documental secundaria al Archivo de Bogotá.



Definir criterios y herramientas para las transferencias de documentos al archivo central de la Subred

Comunicar y socializar dichos criterios a los usuarios internos de las unidades productoras

Identificar la necesidad de transferir archivo de gestión, dependiendo de los tiempos de retención definidos por la entidad

Prepare los documentos a transferir verificando los expedientes que deben transferirse según las Tabla de Retención de la unidad funcional correspondiente

Depure y organice los archivos a transferir según lo definido en el Pro-grama de Gestión Documental de la entidad

Verifique que el inventario documental corresponda perfectamente a la documentación a entregar

Solicite la transferencia primaria a la oficina de gestión documental mediante correo interno, anexando el inventario documental correspondiente

Verifique que los criterios para la transferencia se cumplan ( Series, Subseries, Tiempos de retención, inventario documental, foliación, marcación de carpetas y demás). Si son demasiadas cajas, la verificación se realiza por muestreo)

Si está correcta la documentación a transferir, emita acta de transferencia primaria.

Traslade la documentación a las Bodegas del Archivo Central; ubicándola geográficamente e incluyendo el inventario en la base de datos de documentos transferidos

8.2.5.4 Documentos:


Cuadro De Clasificación Documental


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Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivo de Aplicación De Las Tablas De Retención Documental, Instructivo de de Transferencias Primarias Instructivo de de Transferencias Secundarias

8.2.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS. 8.2.6.1 Propósito:

Separar de forma sistemática los documentos, de tal forma que se eliminen los que han agotado sus valores primarios y se conserven aquellos que poseen valores secundarios Operación que materializa la decisión de conservación, selección o eliminación de los documentos establecida en directrices, tablas de retención, tablas de valoración u otros instrumentos que consoliden los resultados del estudio de valoración. Siendo estas decisiones aceptadas y aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la Subred.

8.2.6.2 Alcance:

Inicia con la identificación de la documentación enmarcada en una serie (expediente), la aplicación de los procedimientos de disposición final que se definen en la tabla de retención o de valoración documental, concluyendo con la eliminación o la transferencia secundaria para aquella documentación de conservación permanente

Conservación Total: La conservación total se le da a aquellos documentos que tienen valores secundarios o permanentes, que por su contenido dan cuenta del origen, evolución, políticas de la Subred, convirtiéndose en testimonio de sus actividades en años anteriores. Además se deben tener como patrimonio histórico aquellos documentos que por su creación dan fe de un evento cultural importante para el Hospital y la Nación. Eliminación Documental: Debe basarse en lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, para no llegar a eliminar documentación erróneamente. Se eliminan los documentos que pierden los valores primarios y secundarios y que no es necesario conservar para la historia. Selección Documental: Igualmente este procedimiento se establece en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, consiste en dejar una muestra de un porcentaje de una serie o subserie documental, y eliminar el resto de estos documentos.


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Según el procedimiento de GESTION DOCUMENTAL GD-P-02-01, se plantean las siguientes: Eliminación Documental

Identificar la necesidad de eliminar documentación. Verificar tiempos de retención y métodos de disposición final de la documentación a eliminar

Solicitar la eliminación documental, remitiendo inventario documental a la oficina de Gestión

Documental mediante correo interno Revisar que se cumplan los criterios para una posible eliminación de documentos Aprobar la eliminación de los documentos Solicitar al profesional de Gestión Ambiental, para su entrega al gestor externo de este

material. Suscribir acta de entrega de la documentación a eliminar Verificar la

destrucción del material entregado y remitir actas que soporte esta actividad, a la oficina de Gestión Documental, para el expediente de eliminaciones de documentos.

Conservación Total

Prepare los documentos a transferir al Archivo de Bogotá verificando los expedientes según las Tabla de Retención / Valoración de la unidad funcional correspondiente.

Depure y organice los archivos a transferir según lo definido en el Programa de Gestión

Documental PGD de la entidad Verifique que el inventario documental corresponda perfectamente a la documentación a

entregar. Solicite la transferencia secundaria al Archivo de Bogotá mediante oficio escrito, anexando el

inventario documental correspondiente Traslade la documentación a las Bodegas del Archivo de Bogotá; según indicaciones de este

último Verifique que los criterios para la transferencia se cumplan ( Series, Subseries, Tiempos de

retención, inventario documental, foliación, marcación de carpetas y demás.)

Si está correcta la documentación a transferir, emita acta de transferencia secundaria, recibiendo a satisfacción.

Actualice inventarios documentales de la documentación transferida al Archivo de Bogotá

Selección Documental

Identifique la necesidad de seleccionar documentos a conservar de manera total, de acuerdo a lo establecido en la TRD

Realice el proyecto de Selección dependiendo de lo establecido en la Tabla de Retención / Valoración de la unidad funcional correspondiente

Prepare los documentos de acuerdo al proyecto de selección correspondiente Realizar transferencia secundaria de acuerdo a lo definido en el presente procedimiento Realizar eliminación documental de acuerdo a lo definido en el presente procedimiento


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Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivo de Aplicación De Las Tablas De Retención Documental Instructivo de Transferencias Primarias Instructivo de Transferencias Secundarias Instructivo de Eliminación Documental Instructivo de Selección Documental

8.2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE LOS DOCUMENTOS. 8.2.7.1 Propósito:

Evitar el perjuicio o deterioro de los documentos, así como la alteración o pérdida de información, mediante la aplicación de medidas preventivas, correctivas y de control que permitan asegurar su estabilidad física, tecnológica y de contenido a lo largo del tiempo Conjunto de acciones orientadas al cuidado, amparo y defensa de la integridad de los documentos y su información en cualquier soporte o medio de registro y almacenamiento

8.2.7.2 Alcance:

Inicia con la identificación de los factores de riesgo y el diagnóstico del estado de conservación de los documentos, desde el momento de la producción hasta su disposición final, con el fin de establecer las acciones de preservación y/o conservación que se aplicaran durante las diferentes etapas del ciclo vital. Incluye el Sistema Integrado de Conservación.


Conservación de documentos Condiciones de seguridad física Entrega de documentación Preservación a largo plazo Reconstrucción de Expedientes


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Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivo de Aplicación De Las Tablas De Retención Documental Instructivo de Preservación a Largo Plazo

8.2.7 VALORACIÓN DOCUMENTAL.

8.2.8.1 Propósito:

Identificar las cualidades de los documentos a partir del estudio del contexto normativo, funcional, social y cultural, así como los diversos usos que puede llegar a tener la información consignada en estos, para reconocerla potencialidad de la información en diversas prácticas, procesos y como fuentes primarias de investigación. Los criterios de valoración documental de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., se da mediante la valoración documental archivística, para tablas de retención y valoración documental. Se elaboraran las fichas de valoración documental y disposición final, que son los soportes definidos por el distrito para soportar el análisis de la disposición final de los documentos, teniendo en cuenta la definición de los valores primarios (administrativo, legal, jurídico, fiscal, contable) y los valores secundarios (patrimonial, histórico, científico, cultural) y la Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del distrito.

8.2.8.2 Alcance: Inicia con el análisis de contexto de producción de los documentos de la entidad precedido por el reconocimiento de sus valores primarios y secundarios, para registrar los resultados de tiempos de retención y disposición final, en los instrumentos archivísticos correspondientes, concluyendo con su aplicación en las diferentes fases de archivo.



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Identifique el documento que ha sido producido o que ingresa a la institución.

Determine si el documento ya está catalogado en el listado maestro de registros y en la tabla de retención correspondiente

Si se encuentra dentro de estas herramientas del manejo indicado en ellas, de aplicación a la tabla de retención documental.

Si el documento no se encuentra catalogado, defina la serie y subserie a la cual pertenecerán

Realice la respectiva caracterización y clasificación documental en los formatos establecidos para tal fin

Defina la valoración primaria de la serie o subserie a incluir definiendo los valores administrativos, legales, fiscales y contables sustentando esto, con referentes normativos externos o internos.

Defina la valoración secundaria de la serie o subserie a incluir definiendo los valores históricos, científicos y culturales, que posee el documento después de terminar su tiempo de permanencia en la entidad


Cuadro De Clasificación Documental Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario de Activos de Información Esquema de Publicación de la entidad Índice de información clasificada y reservada Flujos documentales Tablas de Control de Acceso Bancos terminológicos Instructivo de Aplicación De Las Tablas de Retención Documental Instructivo de Preservación a Largo Plazo

8.3. SUBPROGRAMAS ESPECIFICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

Con el fin de apoyar los procesos de Gestión Documental se llevará a cabo la formulación de subprogramas específicos para el tratamiento adecuado de diferentes tipos de información y documentos físicos y electrónicos, estos serán elaborados como aliados estratégicos que complementarán el Programa de Gestión Documental.


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8.3.1 SUBPROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

8.3.1.1 Control de Documentos

Esta es una de las líneas de acción del proceso, que busca realizar una estandarización y normalización de los documentos producidos y reconocidos por la entidad de Gestión Documental de la Subred Integrado de Servicios de Salud Norte, el cual se desarrolla en coordinación con las oficinas de planeación y calidad, y en el que se han adelantado los siguientes aspectos:

8.3.1.2 Mapa De Codificación

Con el objetivo de realizar una identificación única del documento se define esta herramienta la que los códigos para cada uno de los documentos normalizados.

CODIGO

PROCEDIMIENTO VERSION

CODIGO

COMPLETO

PARTICIPACION SOCIAL Y ATENCION AL

USUARIOPA ES-PA-P 01 ES-PA-P-01

DOCENCIA E INVESTIGACION DI ES-DI-P 01 ES-DI-P-01

GESTION DE CALIDAD GC ES-GC-P 01 ES-GC-P-01

GESTION DEL RIESGO EN SALUD RS MI-RS-P 01 MI-RS-P-01

GESTION AMBULATORIA GA MI-GA-P 01 MI-GA-P-01

GESTION DE URGENCIAS GU MI-GU-P 01 MI-GU-P-01

GESTION DE HOSPITALIZACION Y CIRUGIA GH MI-GH-P 01 MI-GH-P-01

GESTION DE SERVICIOS

COMPLEMENTARIOSSC MI-SC-P 01 MI-SC-P-01

GESTION FINANCIERA GF AP-GF-P 01 AP-GF-P-01

GESTION JURIDICA GJ AP-GJ-P 01 AP-GJ-P-01

GESTION DE LA CONTRATACION CT AP-CT-P 01 AP-CT-P-01

GESTION DE LA INFORMACION Y TICS GI AP-GI-P 01 AP-GI-P-01

GESTION DEL AMBIENTE FISICO Y

TECNOLOGICOAT AP-AT-P 01 AP-AT-P-01

GESTION DEL TALENTO HUMANO TH AP-TH-P 01 AP-TH-P-01

EVALUACION DE GESTION EG EV-EG-P 01 EV-EG-P-01

GESTION DISCIPLINARIA GD EV-GD-P 01 EV-GD-P-01

B O

EJEMPLO

C

A

R

A

C

T

E

R

I

Z

A

C

I

O

N

P

R

O

G

R

A

M

A

M

A

N

U

A

L

01 ES-GE-P-01

APOYO

IN PR

AP

EV

MAPA DE CODIFICACION DOCUMENTAL

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE

F PC T

I

N

D

I

C

A

D

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R

P

R

O

T

O

C

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L

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EVALUACION

C M P G IPR

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ES-GE-P

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I

A

I

N

S

T

U

C

T

I

V

O

CODIGO

PROCESOPROCESOS

CODIGO

MACROPROCESOMACROPROCESO

ES

MI

ESTRATEGICOS

MISIONALES

GESTION ESTRATEGICA


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Como se puede observar el código del documento define elementos básicos como son:

Unidad Productora Tipo de Documento Versión

8.3.1.3 Aprobación Documental

De igual forma se establece el Esquema De Aprobación, garantizando la viabilidad del documento en su aspecto: técnico, de coherencia con la gestión documental de la entidad, de compatibilidad con el Sistema de Gestión y por último de cumplimiento de los criterios definidos en cuanto a manejo de la imagen corporativa de la Subred. Dichos filtros de aprobación documental se reflejan en la siguiente gráfica:

Esquema de aprobación

Trámite Documental


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8.3.1.4 Pirámide documental :

Con el fin de definir una jerarquización de los diferentes tipos de documentos y establecer su importancia dentro del Sistema Integrado de Gestión de la entidad se define la siguiente estructura documental, la cual fue previamente concertados y la Secretaría Distrital de Salud, así:

Pirámide documental

8.3.2 SUBPROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Con el fin de salvaguardar, proteger, conservar y recuperar en determinado momento los documentos vitales para nuestros usuarios y la entidad, se han definido los siguientes mecanismos:

8.3.2.1 Identificación de los documentos vitales

La entidad ha priorizado los documentos que afecten los objetivos misionales de la entidad, los cuales se encuentran en el Sistema de Información HIPOCRATES, como lo son:

Historia Clínica Historia Clínica Actos Administrativos Historias Laborales Historias Clínica Ocupacionales Expedientes Judiciales Expedientes Disciplinarios Estados Financieros y sus soportes

Para el resto de documentos se elaboraron las Fichas de Valoración correspondientes según las series documentales a las que pertenecen.

8.3.1.2 Manejo y conservación de los documentos vitales o esenciales

Para estos documentos que la entidad ha priorizado se garantiza una adecuada conservación de los documentos, definiendo criterios específicos para la gestión de cada uno de ellos. Además se realizan las siguientes actividades:


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Plan De Mantenimiento de Bodegas: La entidad, de manera anual diseña el Plan de Mantenimiento de Infraestructura, en el cual se contemplan los arreglos locativos de los sitios asignados al almacenamiento de archivo de documentos.

Plan De Saneamiento Básico:

Programa De Limpieza y Desinfección: Para las actividades de limpieza y desinfección

de las áreas de archivo se ha definido una periodicidad de estas actividades en cada bodega, se tiene como referente el Protocolo De Limpieza Para Espacios De Archivos Del Grupo Conservación, Restauración Y Reprografía de la Dirección Archivo De Bogotá

Programa De Fumigación, y Desratización: La Subred norte de servicios de salud E.S.E., realiza las actividades de fumigación y desratización, con personal idóneo, productos y protocolos certificados, cada seis meses en las instalaciones, dentro de las cuales se encuentran los depósitos de Archivo.

Plan de Contingencia: Se han definido las actividades a implementar, en casos adversos, con el fin de garantizar la conservación y utilidad de los documentos que reposan en los Archivo Central de la Entidad, los cuales se encuentran descritos en el plan de saneamiento básico y en el mapa de riesgos del proceso de gestión documental.

8.3.3 SUBPROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Con el fin de establecer los criterios para el manejo de los documentos electrónicos la entidad desarrollará el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, en los cuales se abordarán aspectos como:

Características del documento electrónico de archivo Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo. Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de archivo Neutralidad tecnológica Expediente electrónico Administración y transferencia de archivos electrónicos Criterios para la selección de sistemas de gestión de documentos Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo Preservación de documentos en ambientes electrónicos Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental

8.3.4 SUBPROGRAMA DE REPROGRAFÍA

En este, se definen las políticas internas con aspectos relacionados a Fotocopiado, Impresión, Digitalización, Microfilmación, y utilización de material reciclable (papel), así:


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Fotocopiado:

Asignación de claves personalizadas, con delimitación de topes según las necesidades de cada unidad funcional

Autorización de duplicación de documentos con visto bueno de gestión documental y servicios de apoyo

Impresión:

Asignación de claves personalizadas, con delimitación de topes según las necesidades de

cada unidad funcional

Digitalización:

Definición de necesidades, de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención y valoración documental debidamente convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos

Consecución de recursos necesarios para la realización de la actividad

Microfilmación:

Definición de necesidades, de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención y valoración documental debidamente convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos

Consecución de recursos necesarios para la realización de la actividad

Utilización de material reciclable (papel): En esta materia la entidad ha definido varios criterios como:

No podrán ser utilizados los documentos originales, definidos en las tablas de retención y

valoración documental, así hayan cumplido sus tiempos y su disposición final sea la eliminación.

Se podrán reutilizar los documentos de apoyo que NO hayan sido catalogados como: Confidenciales y Reservados.

Cuando se utilicen los documentos permitidos para reciclar, se debe tachar la cara impresa con una x.

8.3.5 SUBPROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

En este aspecto, se dará el manejo definido por las tablas de retención y de valoración documental, por lo que se han identificado los siguientes:

Planos Piezas audiovisuales Libros

En cuanto a los criterios de conservación, se realizarán los estudios necesarios para la determinación y consecución de los recursos necesarios para su tratamiento.


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8.3.6 SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN

De igual forma se ha definido el programa de capacitación el cual tiene como objetivo principal la generación del empoderamiento de los conceptos de gestión documental en los funcionarios y colaboradores de la Subred norte de servicios de salud E.S.E. Capacitaciones masivas: Para garantizar el conocimiento, comprensión y empoderamiento por

parte de los funcionarios y colaboradores de la entidad, de los conceptos y criterios definidos para la Gestión Documental, se participa en las jornadas de inducción y reinducción a los funcionarios de la entidad, y de igual forma, en otros espacios, como en las ULG (unidades locales gerenciales) en los diferentes centros periféricos y en diferentes sensibilizaciones del SIGA.

Capacitaciones personalizadas por unidades funcionales: Para el desarrollo de temas específicos de cada una de las dependencias de la entidad se han venido desarrollando jornadas de capacitación en manejo de archivos de gestión, ordenación, diligenciamiento del formato único de inventario documental (FUID), y a su vez la importancia que tiene el traslado de los archivos del año 2014 hacia atrás, esto con el fin de liberar espacios en las oficinas.

8.3.7 SUBPROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

Con el propósito de detectar desviaciones en el tema de gestión documental y proponer acciones de mejoramiento se establece el programa de auditorías internas; en cual se describe más adelante. Objetivo: Verificar el cumplimiento de los lineamientos definidos para el desarrollo de la Gestión Documental en la entidad, por parte de las unidades funcionales y definir el nivel de desviaciones en los indicadores de gestión del proceso para así establecer las medidas correctivas y preventivas necesarias. Alcance: Este programa se hace extensivo a todos los procesos y unidades funcionales de la entidad, considerando que todos son productores documentales. Herramientas y papeles de trabajo: La entidad tiene definidos los instrumentos tanto para las actividades de auditorías realizadas al interior como para planteamiento y formulación de los planes de mejoramiento derivados de las mismas. Criterios de la Auditoria: Los criterios que se analizarán en el desarrollo de las auditorias serán:

Referentes Normativos aplicables Documentos internos de Gestión Documental Procedimientos e instructivos propios del proceso Herramientas de Gestión Documental

Cronograma: Se realizarán las actividades de capacitación y seguimiento, con una frecuencia mensual, en una dependencia; la cual será definida el primer mes de cada año.


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8.3.8 SUBPROGRAMA DE GESTIÓN DEL CAMBIO

Con el objetivo de conseguir la interiorización, empoderamiento y compromiso de los funcionarios y contratistas de la Subred, con la aplicación e implementación de las buenas prácticas en gestión documental se han establecido las siguientes estrategias:

Posicionamiento de la Gestión Documental Articulación con el Sistema Integrado de Gestión Subprograma de Capacitación Definición de dichas actividades en los manuales de funciones Inclusión de cláusulas en los contratos de OPS


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8.4 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD EN LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E.

Elaboración:

* Equipo interdisciplinario

Revisa:

* Subgerrente administrativo

* Lider de planeación y Calidad

* Lider OGPA

* Lider Sistemas

Ejecutado:


* Áreas competentes

Revisa:



* Lider OGPA

* Lider Sistemas

Aprueba:

* Comite interno de archivo.

Revisa:


* Áreas competentes

* Grupo de gestión documental.

Verifica:

* Subgerrente administrativo * Lider de planeación y Calidad * Lider OGPA

* Lider Sistemas

Aprueba:


Presenta:

* Lider gestión documental

Revisa:



* Lider OGPA

Aprueba:


Implementa:

*Lider gestión documental

FASE ELABORACIÓN

DEL PGD

FASE EJECUCIÓN DEL

PGD

FASE DE SEGUIMIENTO

AL PGD

FASE DE MEJORA PGD


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9. ARTICULACIÓN CON PROGRAMAS La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, tiene como marco de integración y articulación, la NTD NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD-SIG 001:2011, que define SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI). Subsistema Único de Acreditación (SUA)

Por lo anterior este programa se este programa se articulará con los demás definidos por los subsistemas a través del Ciclo PHVA, como elemento común de todos ellos.

1. VISION PINAR

PINAR

PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

TABLERO

3. OBJETIVOS

4 Indicadores del SIGA

5

PGD

4. Procedimientos y subprogramas

P

A V

H

POLITICA

1. LÍNEAMIENTOS Y DESPLIEGUE

AJUSTE PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO 2017

3. AJUSTE OBJETIVOS


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10. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Dentro del mapa de riesgos de la institución, se encuentran identificados, analizados, controlados y gestionados las situaciones que podrían ocurrir y afectar la conservación de los documentos así:

a) Perdida de información y/o unidades documentales

b) Deterioro de la documentación

c) Alteración de la información y documentación

d) Perdida de las cualidades de la documentación en cuanto a la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información

11. INDICADORES - SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PGD:

Este seguimiento se realizara cada tres (3) meses con el fin de realizar las mejoras a las fallas identificadas en el transcurso de la implementación del mismo, por lo que se definen mecanismos de control, con el objetivo de verificar el grado de madurez de la Gestión Documental en la Entidad se diseñaron herramientas como: Indicadores de Gestión – Fichas Técnicas u Hojas de Vida:

Consulta de documentación en archivo central Consulta de historia clínica Cumplimiento programa de capacitación Cumplimiento en la organización de archivos de gestión Cumplimiento de tramites de correspondencia Cumplimiento del plan de trabajo archivístico Cumplimiento del Pinar Nivel de satisfacción consultas de documentación


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Tablero de indicadores SIGA:

Tablero de indicadores – SIGA

ENE-MAR SEMAFORIZACION ABRIL-JUNIO SEMAFORIZACION JUL-SEPT SEMAFORIZACION JUL-SEPT SEMAFORIZACION

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

100-90 % VERDE

89-60% AMARILLO

59-0% ROJO

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

100-70 % VERDE

69-30 % AMARILLO

29-0 % ROJO

Menos de 5 VERDE

6 a 10 AMARILLO

11 o mas ROJO

AÑO

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE

GESTION DOCUMENTAL

TABLERO DE INDICADORES DE SEGUIMIENTO AL SIGA

EFECTIVIDADCUMPLIMIENTO DEL

PINAR

RANGOS SEMAFORIZACIÓN

<

EFICACIA

CUMPLIMIENTO DEL

PLAN DE TRABAJO

ARCHIVISTICO

EFICACIA

CUMPLIMIENTO

PROGRAMA DE

CAPACITACION

CUMPLIMIENTO DE

TRAMITES DE

CORRESPONDENCIA

CUMPLIMIENTO EN LA

ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS DE GESTION

CONSULTA DE HISTORIA

CLINICA

DIMENSION

CONSULTA DE

DOCUMENTACIÓN EN

ARCHIVO CENTRAL

INDICADOR

EFICACIA

EFICACIA

EFICACIA

EFECTIVIDAD

NIVEL DE SATISFACCION

CONSULTAS DE

DOCUMENTACION

EFICACIA


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12. BIBLIOGRAFÍA

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Norma técnica distrital del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales. NTD-SIG 001:2011, Bogotá 2011

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia), Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD, Bogotá 2014

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE. Manual de Procesos y Procedimientos, Bogotá 2017

CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Descripción de la modificación Realizada por

2 15/11/2017 Modificación Nombre: Luisa Fernanda Castillo Rodríguez Cargo: Profesional Gestión Documental

Elaboró: Revisó: Aval técnico de normalización: Aprobó:

Nombre: Luisa Fernanda Castillo Rodríguez

Nombre: María Eugenia Rodríguez

Nombre: Luisa Fernanda Castillo Rodríguez

Nombre: Yidney Isabel García Rodríguez

Cargo: Profesional Gestión Documental

Cargo: Asesor Calidad Cargo: Profesional Gestión Documental

Cargo: Gerente Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE

ORIGINAL FIRMADO

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD GESTIÓN … · Programa de gestión documental en la Subred...

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