Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos Serie...

Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos

Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

Difusión y promoción del proyecto

Unidad Regional de Asistencia Técnica - RUTA

22 00 00 33

4

380.1B142d

Difusión y promoción del proyecto / Báez, Linda y Zamora, Eduardo. --San José, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Técnica,2003.

39 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: SerieOrganización para la Ejecución de Proyectos. Fascículo 4)

ISBN: 9968-866-18-0

1. PROMOCIÓN. 2. DIFUSIÓN. 3. COMUNICACIÓN.

Agradecemos a todas las personas, técnicos de los proyectos, consultoresy personal de RUTA que colaboraron en la preparación de este documento

Autores

Eduardo Zamora. NicaraguaLinda Báez. RUTA

Colaboraron en la revisión

Héctor Ortega. PROSOC, HondurasMarlon Mérida. PROCUH, GuatemalaRafael Paredes. PRODAP, El SalvadorMaría del Rocío Díaz. Costa RicaEduardo Zamora. NicaraguaLinda Báez. RUTA

Control de edición

Carmen Eugenia Morales. RUTAMayela Rodríguez. RUTARoxana Romero. RUTA

Diseño y diagramación

Oscar Cuevas

Series de Publicaciones RUTA

i

Siglas___ ii

Presentación___ 1

Conceptos básicos___ 3

Objetivos y productos___ 5

Requisitos___ 6

Principios centrales.__ 7

Participantes y responsabilidades___ 9

Método de trabajo__ 11

Período para realizar las actividades___ 21

Anexo:.... ....25.

Instrumentos de apoyo a la difusión y promoción . ... ..

Indice

Ind

ice

FIDA Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola

IC Innstitución Cooperante

IEEA Informe de Evaluación Ex - Ante

ONG Organización No Gubernamental

POA Plan Operativo Anual

PS&E Planificación, Seguimiento y Evaluación

UP Unidad de Proyecto

Siglas


ii

Sig

las

La organización para la ejecución de proyectos de desarrollo rural requierede un marco orientador en aspectos técnicos, administrativos y financieros,que conduzca a un buen arranque y consolidación de las acciones delproyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan información sobreconceptos básicos, principios para cada acción importante de la organi-zación de proyectos, instrumentos útiles y experiencias relevantes de eje-cución, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones enel área de influencia y la población objetivo.

Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Técnica (RUTA) ha prepara-do la Serie Organización para la Ejecución de Proyectos, que consta de unconjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual oen su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la eje-cución del proyecto.

La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentesfascículos1 preparados en función del orden lógico requerido para ejecutarun proyecto y un glosario de términos para uniformar los conceptosempleados en la ejecución de proyectos. Los fascículos son complemen-tarios entre sí, contienen un formato común que comprende conceptosbásicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia deacciones, período para realizar las actividades y finalmente, el método detrabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.

Propósito del fascículoLa difusión y promoción del proyecto debe seguir un proceso ordenado ensus contenidos, tiempos y formas; así como utilizar diferentes medios deinformación para asegurar que los mensajes clave sobre el proyectolleguen de forma gradual a los diferentes actores.

Este fascículo tiene como propósito explicitar las relaciones y diferenciasentre la difusión y promoción del proyecto. Propone un método de trabajopara realizar la difusión y promoción, partiendo de las experiencias desa-rrolladas por proyectos, con el involucramiento de diferentes actores


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Presentación

1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organización para laEjecución de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.

Presentación

locales. En el fascículo se incluyen las actividades necesarias para elabo-rar una estrategia y plan de difusión y promoción del proyecto, así comopara ejecutarlos y darles seguimiento.

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La difusión y promoción del proyecto son acciones de un procesoeducativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan pro-puestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los actores delproyecto. La difusión y promoción debe ser realizada en forma continua,amplia y masiva, donde los actores trabajan organizadamente en dife-rentes momentos. Es un proceso que en su primer etapa actúa de manerainteractiva con la inducción externa y la organización local para la ejecu-ción.

La difusión se desarrolla por etapas, de acuerdo con el avance en la eje-cución del proyecto. Sirve para apoyar en la consecución de los objetivosespecíficos del proyecto; explicar y promover de manera general la natu-raleza, filosofía, estructura, procedimientos, mecanismos de operación,modalidades y alcances de los servicios prestados por el proyecto.Procura hacer llegar la información más amplia sobre los servicios ofreci-dos. Al inicio del proyecto contribuye a la puesta en marcha del trabajocon los grupos demandantes más organizados.

Hace uso de medios masivos de comunicación social, de fácil acceso, altaaudiencia y cobertura en zonas rurales, en especial en las zonas más ale-jadas y con menor posibilidad de recibir información directa. Al ser masivano debe perder de vista el abordar elementos específicos que interesan yorientan a los diferentes actores, en especial a los posibles usuarios (as)con menos desarrollo organizativo (mujeres y jóvenes) y con limitacionesde acceso a información.

La promoción es complementaria a la difusión, y puede iniciar despuéso en forma paralela a esta. Dirige su esfuerzo a brindar información demanera directa y personalizada a los actores y posibles usuarios (as) sobrelos servicios y oportunidades brindados por el proyecto; así como sobre losmecanismos de acceso a los mismos, procurando crear un mayor interésen dichos servicios. La promoción está dirigida a las comunidades o gru-pos menos desarrollados, apoyándolos en la identificación y formalizaciónde sus demandas. Hace uso de mecanismos directos y puntuales comoson los talleres, reuniones y charlas, auxiliados con medios didácticos yaudiovisuales, seleccionados de acuerdo con las características de la

Conceptosbásicos

Conceptos básicos

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población objetivo. La promoción está muy vinculada a la focalización dela población objetivo .

La difusión y promoción deben provocar que los actores relacionados conla ejecución del proyecto se familiaricen y apropien de sus conceptos. Unavez que se completa la difusión se espera que los grupos más organizadostengan claros los sericios ofrecidos y puedan iniciar la preparación de susdemandas al proyecto. Con los grupos menos desarrollados u organiza-dos será necesario involucrarlos con la focalización e identificación dedemandas.

La difusión y promoción no son actividades propagandísticas, sinoacciones organizadas, que responden a una estrategia que las armonizaen el contenido y el tiempo, haciendo llegar complementariamente los men-sajes desde los distintos medios masivos de comunicación, con el trabajoque de manera directa hace la Unidad de Proyecto con los actores delproyecto.

Algunos conceptos estrechamente relacionados con la difusión y promo-ción son:

La inducción interna es un proceso estructurado y organizado deanálisis de los documentos del proyecto y de actualización de informaciónrelevante para la adecuada ejecución. Como resultado de esta revisióncrítica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar susacciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con losusuarios (as) y actores relacionados.

La inducción externa es un proceso dinámico de análisis, reflexión ydivulgación a los diferentes actores vinculados a la ejecución, sobre la na-turaleza, filosofía, estructura, procedimientos y alcances del proyecto. Serealiza para que los actores interioricen y se apropien de los conceptosseñalados, como resultado de un amplio análisis y conocimiento detalladodel proyecto.

La organización local para la ejecución consiste en la identifi-cación y creación de todas las instancias o estructuras requeridas al nivellocal y del desarrollo de las capacidades necesarias en las mismas, parasu funcionamiento en apoyo del proyecto. Comprende tanto acciones decarácter interno a la Unidad de Proyecto (UP), como de carácter externocon organizaciones y autoridades existentes en el medio local.

El objetivo de la difusión y promoción es dar a conocer el proyecto, paraque los usuarios (as) y actores, conozcan y se familiaricen con su con-tenido, de manera que estén en condiciones de presentar sus demandasy así tengan acceso a los bienes y servicios (beneficios) del proyecto.

Los principales resultados de la difusión y promoción son:

Los actores y en particular los usuarios (as) reciben informaciónsobre el proyecto, su contenido, objetivos, resultados esperados yfinanciamiento, en forma visual y escrita.

Los actores y usuarios (as) se familiarizan con el esquema organi-zativo, los mecanismos para la ejecución, los procedimientosadministrativos, roles de usuarios (as) y actores.

La generación y presentación de propuestas para la demanda deservicios, de parte de los grupos usuarios (as) da inicio.

La comunicación directa y permanente del proyecto hacia losusuarios (as) y organizaciones oferentes de servicios.

Objetivos y productos

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Objetivosyproductos


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q

Para realizar la difusión y promoción del proyecto se requieren esténdados los siguientes requisitos:

La inducción interna se ha desarrollado como antecedente inme-diato y se está llevando a cabo la inducción externa, como partedel proceso de organización para la ejecución. Se parte de que laUP conoce a profundidad el proyecto, domina y aplica su con-tenido, objetivos, esquema de ejecución, como resultado del pro-ceso de inducción interna. Además, los actores locales, líderescomunitarios y autoridades locales conocen el proyecto comoresultado de la inducción externa.

El Estudio de Base se ha elaborado y actualiza la informaciónsobre el área del proyecto, la población objetivo y las necesidadesde las organizaciones, grupos y territorios.

Los principales actores, contactos locales están identificados y surol en la difusión y promoción se ha definido.

Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios pararealizar las actividades están a disposición de la UP, en formaoportuna y suficiente.

Requisitos R

equ

isit

os

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Principios centralesLos principios centrales de la difusión y promoción son:

Principio Descripción

Estrategia clara decomunicación

El proyecto cuenta con una estrategia decomunicación clara y conocida por todo elpersonal. Esta estrategia procurará el usode las tecnologías y los medios disponiblespara dar a conocer los conceptos y filosofíade trabajo del proyecto hacia los usuarios(as) y otros actores.

Participativo

Es importante que los usuarios (as) delproyecto participen en las etapas depreparación, ejecución y seguimiento a losresultados de la difusión y promoción.Estos participantes deberán asumir unpapel protagónico y activo, difundiendo ypromoviendo el proyecto dentro de susmunicipios, comunidades, grupos y organi-zaciones, siendo esto fundamental para lasacciones de promoción. Es necesariotomar en cuenta a instituciones y otrosactores que han mostrado disposición einterés en el proyecto para desarrollaracciones conjuntas de difusión y promo-ción en las diferentes comunidades.

Representatividad

Debe ser considerada la representatividadgeográfica, por etnia, edad y género degrupos y organizaciones de participantes yotros actores, en todos los eventos localesdonde se realizarán las acciones, para ase-gurar una adecuada distribución de lainformación.

Metodología adecuada a participantes

El proyecto está dirigido a dar respuestas alas demandas de un amplio grupo deusuarios (as) con distintos tipos de intere-ses, con acceso a información diversa yniveles culturales y educativos desiguales,por lo que la difusión y promoción debenser desarrollados considerando cada tipode público, usando herramientas y mediosdidácticos que aseguren que los partici-pantes manejen en forma clara el con-tenido del proyecto. Es importante cuidar ellenguaje y contenidos utilizados en loseventos, mensajes, materiales didácticos yfolletos.

Principioscentrales

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Principio Descripción

Acceso constante a lainformación

Deberá asegurarse un suministro perma-nente y actualizado de información y mate-riales del proyecto a todos los actores yusuarios (as).

Equidad de Género

Es necesario considerar la incorporaciónequitativa de hombres y mujeres en losdiferentes momentos y acciones del proce-so, promoviendo de manera eficiente laigualdad de oportunidades que presenta elproyecto en todas sus fases de ejecución.Deberán hacerse esfuerzos especiales enla realización de acciones particulares conmujeres partiendo de que históricamenteha sido el sector con menos espacios yoportunidades.

Transparencia

Para garantizar la confianza de los usuarios (as) yotros actores las reglas de funcionamiento delproyecto, la UP debe estar dispuesta a suministrarla información contenida en la documentación bási-ca del proyecto aprobada por el gobierno y las insti-tuciones financieras.

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ParticipantesyresponsabilidadesParticipantes y

responsabilidades

Participante Responsabilidades

Autoridades locales(instituciones delEstado y gobiernoslocales)

Son las instancias donde se definen laspolíticas locales de desarrollo que incidenen las actividades de la población del áreadel proyecto. Su participación será rele-vante en la medida en que puedan cono-cer, integrar o complementar las accionesdel proyecto en sus estrategias de traba-jo; así como promover y difundir las opor-tunidades de desarrollo brindadas por elproyecto en el municipio o comunidad.

Líderes y/o represen-tantes de grupos,organizaciones ycomunidades

Están relacionados de manera constantecon los usuarios (as), por lo que es nece-sario que conozcan a plenitud el proyecto,a fin de que puedan promoverlo e inte-grarlo en sus proyectos y planes.

Usuarios (as)

Son los principales actores que reciben,analizan, procesan y difunden la informa-ción. Se convierten en los principales pro-motores directos del proyecto.

Entidades prestadoras deservicios

Pueden ser entes públicos o privados,individuales o asociados locales,regionales o nacionales con presencia enel área del proyecto, quienes pueden sercontratados para promover el proyecto,dándose a conocer a los posibles usua-rios (as).

Otras organizaciones

Comprende a las organizaciones gre-miales, políticas o religiosas con presen-cia e importancia en el área del proyecto,que influyen y pueden desarrollar unalabor informativa entre los usuarios (as)del proyecto.

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Participante Responsabilidades

Unidad de Proyecto

Es responsable de coordinar todo el pro-ceso. Su responsabilidad esencial es darinformación, involucrar e incorporar a lamayor cantidad de actores en cada comu-nidad, municipio, departamento o región.

Entidad ejecutora del gobierno

Acompaña el proceso en su conjunto ysuministra información complementariaconcerniente a la ejecución del proyecto.Facilitar recursos y realizar gestioneságiles y eficientes, para la difusión y pro-moción.

Organismosfinancieros, administradores,institucióncooperante

Acompañan el proceso en su conjunto ysuministran información complementariaa la ejecución del proyecto. Garantizanque los procedimientos diseñados seanconocidos y aplicados de acuerdo con loestablecido.

Programasregionales del FIDA

Analizan, orientan y enriquecen el proce-so, facilitan propuestas, brindan orienta-ciones técnico - administrativas para laejecución. Sirven de vínculo con losorganismos financieros.

Asistencia técnicaexterna

Comprende a asesores especializados,facilitadores o consultores externos queapoyan en la definición de temas, estu-dios, estrategias y metodologías. Para suincorporación se requiere la preparaciónde términos de referencia, que explicitenlos objetivos, actividades y alcances de latarea a realizar.

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El método de trabajo propuesto está basado en experiencias relevantes einstrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTAcomo parte de las actividades de asistencia técnica a los proyectos. Elmétodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servirde referencia a cualquier proyecto que esté por iniciar operaciones o queestando en ejecución desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.

El método de trabajo propuesto consta de tres etapas, que consisten en: i)las actividades de preparación de la estrategia y plan de difusión y promo-ción del proyecto, ii) las acciones necesarias para llevar a cabo dichaestrategia y plan y iii) las acciones de seguimiento y evaluación del plan.

En la Figura 1, al final de esta sección, se presenta un flujo de las etapasy actividades del método propuesto. Además, en el Cuadro 1 se resumenlas etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instru-mentos, participantes, responsabilidades y productos generados en cadaetapa.

Método de trabajo

Método

detrabajo

Etapa 1 Elaboración de estrategia y plan de difusión y promoción

Etapa 2 Ejecución de la estrategia y plan de difusión y promoción

Etapa 3 Seguimiento y evaluación del plan de difusión y promoción

Etapas del proceso de difusión y promoción del proyecto


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Descripción de las etapas y actividades

Etapa 1: Elaboración de la estrategia y plan dedifusión y promoción

Su preparación debe permitir establecer los ejes y términos de ladinámica de información y comunicación a desarrollar por elproyecto con los distintos actores y usuarios (as). El proyecto debecontar con una estrategia clara, la cual debe de responder a lasdiferentes etapas, propósitos y posibilidades de recursos delproyecto, asegurando la ejecución de actividades ordenadas, arti-culadas y lógicas.

Las actividades a realizar incluyen:

1. Definición de los propósitos, alcance, resultados y activi-dades para las diferentes etapas de la difusión y promociónSe establece el qué y cómo, considerando las condiciones socio-culturales y la idiosincrasia de la población objetivo.

2. Definición de los responsables para cada una de las activi-dades a ser desarrolladasEn esta actividad hay que tener claro los momentos en que cadauno de ellos actuarán y sus roles (financiador, ejecutor, asesor,generador y receptor de información, otros).

3. Definición de los contenidos y mensajes en función de losactoresPara responder a la naturaleza y características de los diferentesactores se deben preparar mensajes diferenciados y ser conse-

Actividades a realizar

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cuente con la capacidad de la población objetivo. Hay que recordar que losproyectos nuevos y con temas innovadores tienden a ser comparados conexperiencias buenas y malas de proyectos de anterior ejecución, por loque hay que dejar mensajes claros y precisos de lo que el proyecto pre-tende hacer. Sobre la base de los recursos humanos existentes y de lasestructuras locales disponibles por el proyecto, hay que promover elempleo de organismos o grupos culturales locales con experiencia en lacomunicación con grupos campesinos.

4. Asignación de recursos humanos y monetarios y los medios técni-cos para la realización de las actividades propuestas, quedando clara-mente definidos y programados, para evitar contratiempos en la ejecucióndel plan.

5. Establecimiento de los plazos en la ejecución de las actividadesLa programación de los tiempos tiene que hacerse en forma gradual paragarantizar el mensaje adecuado en el momento oportuno. Por ello, la incor-poración planificada de los recursos y medios serán de mucha importanciaen el desarrollo de la misma.

6. Definición clara de los mecanismos seguimiento y retroali-mentaciónSe incluirán los indicadores que se utilizarán para medir los resultados, asícomo las formas de incorporar las modificaciones propuestas en cada unade las etapas de la difusión y promoción.

7. Programa de uso de medios masivosEn este programa se establece un calendario detallado de la transmisiónde mensajes por medios de comunicación masiva y realización de las dife-rentes actividades contempladas en el mismo. Esto permite la organizacióny seguimiento ordenado de las actividades, en tiempos específicos quepermitan comprobar su ejecución de acuerdo con lo planificado.

El principal resultado de esta etapa es el Plan de Difusión y Promoción delProyecto.

Productos esperados

Para desarrollar las actividades de esta etapa se incluyen en elAnexo los siguientes instrumentos:

Instrumento 1. Documentos básicos y de referencia del proyecto. Lista unconjunto de documentos que deben estar a disposición de todo elpersonal de la UP.

Instrumento 2. Esquema para la elaboración del plan de difusión y promocióny del programa de uso de medios. Incluye una guía para orga-nizar la difusión y promoción, considerando aspectos como obje-tivos, destinatarios, estrategia, medios publicitarios, seguimiento,presupuesto.

Instrumento 3. Modelo de Plan de Difusión y Promoción. Presenta ejemplossobre cómo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-dos con la divulgación utilizando diferentes medios de comuni-cación.

Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquemade programación del uso de diferentes medios de comunicación, enun período determinado.

Instrumento 5. Guía para el diseño metodológico de las actividades de pro-moción. Presenta un formato para organizar un taller de promo-ción del proyecto

Instrumento 6. Recomendaciones para el diseño de materiales escritos conmensajes de interés del proyecto. Lista una serie de recomen-daciones a seguir para la elaboración de materiales escritos.

Instrumentos


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A lo largo de la ejecución del proyecto se deberán mantener accionesde difusión y promoción dirigidas a sectores, grupos y temáticas quehayan presentado vacíos de comprensión o territorios menos desa-rrollados bajo el interés de cada uno de estos procesos. Para estoserá importante usar de referencia el monitoreo o seguimiento.

La ejecución del plan podría ser organizada bajo la contratación deuna entidad especializada, pero involucrando, bajo un concepto par-ticipativo, masivo y eficaz, a organismos locales y personas queconozcan el terreno, permitiendo lograr informar al mayor número dela población, a menor costo. Esto permitiría descargar a la Unidad deProyecto de actividades operativas.

1. Ejecución del Programa de uso de medios

El Programa de uso de medios sirve para programar la difusión de losmensajes a partir de su formato en los diferentes medios y programas.Debe elaborarse tomando en cuenta los estudios especializados(clasificación del alcance de cada medio y estudios locales de au-diencia), para lograr una mayor audiencia de los actores del proyec-to.

Es muy importante asegurar de parte de los encargados de la ejecu-ción del Programa de Medios el envío de los materiales necesarios alos diferentes medios de comunicación (escritos, spots televisivos,audiovisuales, cuñas radiales, etc.) en el tiempo necesario, lo mismoque la organización de los publireportajes suministrando el materialnecesario para ello y organizando el calendario de trabajo para supublicación.

Para asegurarse de lo establecido en el Programa de uso de medioses importante preparar contratos que definan las responsabilidades y

Etapa 2: Ejecución del plan de difusión y promoción enla fase de inicio del proyecto


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permitan controlar la ejecución con mecanismos legalmente definidos.

La UP es la responsable de la ejecución del Programa de uso de medios ypuede participar a las estructuras locales en el seguimiento del mismo; asícomo solicitar la asesoría de organismos especializados para la rea-lización de esta tarea.

2. Desarrollo de materiales escritosComprende el diseño, diagramación, validación, producción y distribuciónde los materiales escritos.

La UP es la responsable de definir los diferentes materiales a utilizar y sucontenido. Deberá hacer las propuestas de los mensajes clave y definirclaramente al tipo de público a quien se entregará la información escrita.Para el diseño del material es necesario contar con el apoyo de un espe-cialista en comunicación rural que considere el tipo de destinatarios, con elobjetivo de disponer de materiales elaborados con mensajes en lenguajesencillo y a base de gráficos, considerando la presencia de lectores conlimitado vocabulario entre los usuarios (as).

Para asegurar la comprensión de los materiales diseñados, por parte de losdistintos destinatarios, estos deben ser validados previamente con la par-ticipación de los mismos. La validación debe ser realizada por la UP, porejemplo a través de talleres de validación, con el acompañamiento de unespecialista en el tema, y con participación de representantes de diferenteslocalidades.

La producción y distribución de materiales escritos en cantidades y cali-dades suficientes, es el primer elemento para asegurar su accesibilidad porparte de los usuarios (as), por lo que su número debe ser planificado a par-tir de estimaciones de la población objetivo del proyecto. Para su distribu-ción se debe considerar el tamaño y accesibilidad de los municipios, lamayor o menor presencia de instituciones, ONG´s, organizaciones gremia-les, programas y proyectos, los centros públicos y privados donde hay aflu-encia de productores (as) y otros lugares que a nivel local se considerenreferentes usuarios (as) del proyecto.

3. Desarrollo de Materiales Audiovisuales (videos, espacios televi-sivos)Son de gran utilidad para la difusión y promoción del proyecto y tambiénson claves para la capacitación. Para su elaboración es importante dispo-ner de especialistas con quienes la UP construya los guiones de los dife-


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rentes materiales y determine el programa de trabajo de campo identifi-cando los lugares con las experiencias más importantes. En el trabajo deedición es importante la participación de miembros de la UP para asegurarla inclusión de los ejes de mayor interés. Los especialistas en la produc-ción de medios y el manejo de procesos de comunicación rural deberánhacer uso de metodologías adecuadas a la población objetivo, por ejem-plo, no haciendo caso de textos amplios, sobre todo considerando los nive-les de analfabetismo existentes. Además, deberán integrar a los diferentesactores con disposición a participar del proceso.

4. La realización de eventosLos eventos tales como, talleres, asambleas, reuniones, charlas, sesionesde trabajo se deben realizar promoviendo la presencia de todos los miem-bros de la familia y comunidades, tratando de no excluir a ningún grupo. Esimportante la contratación de facilitadores externos para la conducción dealgunos eventos y la elaboración de memorias que aporten al seguimientoy documentación ordenada cronológicamente del proceso. Para ellosdeben tomarse previsiones para presupuestar recursos, elaborar términosde referencia y contratar estos servicios.

El diseño metodológico de las actividades de promoción permite el orde-namiento lógico de los diferentes momentos de las mismas, organizandolos contenidos, participantes, herramientas, técnicas metodológicas, mate-riales y responsables. La metodología deberá ser previamente discutida enla UP en conjunto con el personal facilitador contratado para estos fines.

Es importante que todas las actividades de promoción sean documen-tadas, ya sea con apoyo externo o por los miembros de la UP.

5. Continuidad de la Difusión y PromociónDurante la fase inicial no se logra llegar a todos los posibles usuarios (as)directos del proyecto, por lo que el Plan de Difusión y Promoción debe con-tinuarse en un período posterior. Para su realización, se deberá fortalecersu contenido, a partir del enriquecimiento con las experiencias y resultadosobtenidos por el proyecto.


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Como productos se obtendrán: i) un conjunto de materiales publicitarios delproyecto escritos y audiovisuales elaborados, ii) memorias de eventosdesarrollados y iii) eventos de difusión realizados con posibles recursos.

Instrumento 2. Modelo de plan de difusión y promoción. Presenta ejemplossobre cómo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-dos con la divulgación utilizando diferentes medios de comuni-cación.

Instrumento 3. Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquemade programación del uso de diferentes medios de comunicación, enun período determinado.

Instrumento 6. Guía para el diseño metodológico de las actividades de pro-moción. Presenta un formato para organizar un taller de promo-ción del proyecto.

Instrumento 7.Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principaleshechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.

Instrumento 9. Esquemas de informes periódicos de actividades. Comprendeun formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,problemas y lecciones aprendidas. Son base para el seguimientode las actividades.

Instrumentos

Productos esperados

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1. Desarrollo de Instrumentos y mecanismos de seguimiento y eva-luaciónComprende la definición de variables a medir y la formulación de indi-cadores, con el propósito de valorar si la difusión y promoción estánlogrando los objetivos y resultados propuestos. Los indicadores deben serconstruidos por la UP sobre la base del Plan de Difusión y Promoción, losobjetivos del proyecto, los recursos humanos y financieros disponibles,permitiendo la evaluación de eficiencia y eficacia de las actividades,medios y materiales didácticos. Algunas variables a medir son:

La audiencia (si se está llegando a la población objetivo). Apropiación del mensaje (efecto de los contenidos de los mensajes, si estos son claros y entendibles).Participación por representatividad (según género, etnia,edades, ubicación geográfica). Costos.

Los instrumentos deberán responder a estas variables y sus indicadorespara que permita hacer las valoraciones necesarias.

2. Aplicación de instrumentos y mecanismos para el seguimiento yevaluaciónLa aplicación de los instrumentos y mecanismos para el seguimiento yevaluación actúan de manera constante durante la ejecución del Plan deDifusión y Promoción. Para su aplicación deben utilizarse mecanismos einstrumentos, considerando la participación de los diferentes actoreslocales y apoyarse en el conocimiento del proyecto (identificación de expe-riencias, sistematización, análisis y apropiación).

El seguimiento es responsabilidad del área de Planificación, Seguimientoy Evaluación del Proyecto. También puede recibirse asesoramiento con-tratando a organismos especializados.


Etapa 3: Seguimiento y evaluación del plan


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El resultado de esta etapa son los informes de seguimiento de las activi-dades realizadas y los ajustes al Plan de Difusión y Promoción producto delseguimiento.

Productos esperados

Instrumentos

Instrumento 3. Modelo de Plan de Difusión y Promoción. Presenta ejemplossobre cómo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-dos con la divulgación utilizando diferentes medios de comuni-cación.

Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios.Contiene un esquema de programación del uso de diferentesmedios de comunicación, en un período determinado.

Instrumento 7. Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principaleshechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.

Instrumento 8. Sondeos y encuestas para valorar eficiencia de las activi-dades, medios y materiales didácticos. Describe brevemente enqué consisten los sondeos y encuestas.

Instrumento 9. Esquemas de informes periódicos de actividades. Comprendeun formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,problemas y recomendaciones. Son base para realizar elseguimiento de las actividades y el ajuste del Plan cuando searequerido.

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La difusión y promoción es de carácter permanente. Al inicio del proyectoserá intensiva y masiva, con el fin de lograr una mayor divulgación delproyecto a la población participante. Deben asignarse recursos sufi-cientes, tanto financieros como humanos, de manera más concentrada queen el resto de la vida del proyecto, considerando que al inicio de la ejecu-ción es en cuando se quiere posicionar el proyecto en la sociedad rural ybrindar la información pertinente a la población objetivo.

En la fase intermedia de ejecución del proyecto, su intensidad podrá dis-minuir, y se ajustarán sus contenidos a la experiencia generada por elproyecto. Su duración será determinada a partir de las necesidades exis-tentes y de los recursos disponibles.

La difusión y promoción deberá iniciar al concluir la inducción interna. Enalgunos casos, podrá ser realizado en forma paralela a la inducción exter-na y a la organización local para la ejecución. Este período inicial intensoy con una mayor cantidad de acciones, no debe ser mayor de seis meses.

Los tiempos precisos de las actividades podrán determinarse tomando encuenta las particularidades de la población objetivo.

.

Período para realizar las actividades

Períodopararealizarlasactividades


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Plan de Difusión yPromoción,incluyendo:

Programa de Usode Medios

Diseñometodológico delas actividades depromoción

Diseño de mat.escritos y guionesaudiovisualesLista de actores ycontactos locales

Definición de los propósitos, resultados y acciones

Definición de los responsables

Definición de los contenidos ymensajes

Asignación de recursoshumanos, monetarios y tiempos

Definición mecanismos de seguimiento y retroalimentación

Elaboración de Programa de Usode Medios

Materiales publicitarios

Eventos de difusión ypromoción

Memorias de eventos

2. Ejecución delPlan de Difusión y

Promoción

3. Seguimiento yevaluación del Plan

Figura 1. Flujo del proceso de difusión y promoción del proyecto

Desarrollo deinstrumentos ymecanismos de

seguimiento

Aplicación deinstrumentos ymecanismos de

seguimiento

Informes de seguimientode las actividades

Ajuste al Plan con baseenel seguimiento

1. Elaboración de laestrategia y Plan de

Difusión y Promoción

Ejecución del Programa de Usode Medios

Desarrollo de materiales escritos

Desarrollo de materialesaudiovisuales

Realización de actividades depromoción

Continuidad de la difusión y promoción

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25Instrumentos de apoyo al proceso de difusión

y promoción del proyecto

Anexo:

An

ex

o

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Indice del Anexo

Indi

cede

lA

nexo

Instrumento 1..... ....27Documentos básicos y de referencia del proyecto..... ....25

Instrumento 2. .... ....28Esquema para la elaboración del plan de difusión y promoción y .... ....25

del programa de uso de medios. .... ....25

Instrumento 3. .... ....32Modelo de Plan de Difusión y Promoción..... ....25

Instrumento 4. .... ....34Modelo de Programa de Uso de Medios.... ....25

Instrumento 5. .... ....34Guía para el diseño metodológico de las actividades de promoción.... ....25

Instrumento 6..... ....35Guía para el diseño de materiales escritos .... ....25

con los mensajes de interés del proyecto..... ....25

Instrumento 7..... ....36Memorias de eventos.... ....25

Instrumento 8..... ....37Sondeos y encuestas para valorar eficiencia a de las actividades, .... ....25

medios y materiales didácticos.... ....25

Instrumento 9..... ....38Esquemas de Informes Periódicos de la actividad... ....25


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01. Políticas del gobierno en el ámbito rural y económico.

02. Informe de evaluación ex - ante (IEEA) y Anexos.

03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Préstamo.

04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que finan-cian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2

de diciembre de 1998.

05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo.

06. Reglamento de Crédito o de uso de los fondos del proyecto.

07. Ley de Contrataciones del Estado.

08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institución coope-rante o administradora, y los organismos financieros.

09. Guía Práctica de Administración Financiera de proyectos financiados por el FIDA. RUTA. 1999.

10. Estudios recientes sobre la población objetivo y la zona de proyecto (incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones públicas de diferentes sectores.

11. Diagnósticos y planes territoriales, socioeconómicos y ambientales existentes.

12. Documentación sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras aledañas.

13. Mapas topográficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona de proyecto.

Instrumento 1

Documentos básicos y de referencia del proyecto

28


II. Objetivos

- General- Específicos

II. Población objetivo o destinatarios de la campañaPúblico...., con énfasis en......Los generadores de opinión, per-sonas que escuchan los noticieros y programas de radio, leen losperiódicos y ven televisión.

III. Ejes del Plan

1.- 2.-

IV. Fases del PlanLa Fase I comprendida entre ...., hará énfasis en:La II Fase se desarrollara para los meses de ......, hará énfasis en....

V. Estrategia del PlanLa Campaña estará soportada por la transmisión de acciones te-lereportaje y espacios televisos, cuñas radiales, impresión gráficaen el Diario...., la producción de gorras, calendarios, etc. Se considera la necesidad de brindar una atención informativaespecial a los "generadores de opinión", en especial a los perio-distas, organizando para ellos un "paquete personalizado" queincluya....

A. Acciones de televisión

- ProducciónObjetivo.Contenido.Características Técnicas de la Producción.

Instrumento 2

Esquema para la elaboración del plan de difusión y promoción y del programa

de uso de medios


29

Realización Integral.Realizaciones que tendrán como base, la información contenidaen un libreto....Metodología de Trabajo: Trabajo de mesa, guionización, pre-pro-ducción, producción, pre-edición, postproducción, evaluación,equipo humano para la realización Audiovisual.Material a entregar.

- TransmisiónLos espacios televisivos se transmitirán.... en los canales y programas conmayor audiencia de la siguiente manera: (se habla de canal de mayoraudiencia en programa o revista).

El publireportaje será transmitido "X" veces por el Canal de mayor audien-cia y "Y" veces por el Canal de segundo lugar en programas con perfil derevistas, de la siguiente manera:

El Programa de uso de medios detalla el proceso de transmisión de losespacios televisivos y el publireportaje.

B. Radio

- Producción de las cuñas radialesSe crean un total de "X" cuñas radiales, las que tendrán el cuidado de inte-grar el enfoque de género en la misma, con actores y voces de ambossexos. Las cuñas grabadas serán enviadas a las radios involucradas en sutransmisión.

- TransmisiónLa campaña radial se iniciará...... y se prolongará durante ....meses condistribución de las cuñas según el plan de medios. Los criterios para sutransmisión han sido:

Canal Programa o revista Transmisión

Canal Programa o revista Transmisión

30


En las regiones donde tiene presencia el proyecto. ....se realizará transmi-siones de las cuñas radiales en "X" cantidad de radios.En las regiones donde no tiene presencia el proyecto se aprovechara lastransmisiones en las radios de cobertura nacional involucradas en la cam-paña.

Las cuñas radiales serán distribuidas en las regiones entre radios en AM yFM a partir de las emisoras que muestran como líderes en la audiencia. Enlas AM estará pautado hacia los espacios de noticias y de programas dirigi-dos al campo. En las FM a programas de temas variados o revistas quemuestran más audiencia. Esto hará inmediatamente que las regiones quetengan programas reciban muchas mas cuñas radiales.

En los territorios donde solamente se trabajara con una radioemisora sepreferirá sea FM o AM la que tenga mayor audiencia.

La transmisión en las radios nacionales recibirán asignaciones según loestablecido en los términos.

C.- PUBLICACIONES EN PERIODICOS

Se publicará la página entera (21"x6) en el período entre el ......Durante el periodo de la campaña se procurara que se elaboren ypubliquen por periodistas de los periódicos al menos "X" cantidad de repor-tajes periodísticos (a nivel de noticia) sobre .........

D.- OTROS PRODUCTOS PUBLICITARIOS GRAFICAS

Gorras, Calendarios, etc.

Radio FM- AM Región Forma de transmisión


31

VI. Programa de uso de medios - Cronograma detalladopor medio

VII. Seguimiento

VIII. Asesorías(Contenidos de la misma, empresas, personas y experiencias)

En TV se dispondrá de la asesoria de......En radio y el proceso general de la Campaña dispondremos de laasesoría de...... En los asuntos gráficos la asesoría estará de .....

IX. Presupuesto

X. Recomendaciones

XI. Anexos

Lemas o slogans del Plan de Difusión y Promoción.

32


Instrumento 3Modelo de Plan de Promoción y Difusión


33

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Instrumento 4

Modelo de Plan de Medios

35


1. OBJETIVO

2. RESULTADOS ESPERADOS

3. METODOLOGÍA

Desarrollo del taller (Guía de taller)

Desarrollo del taller (Guía de taller)

4. INSUMOS

5. DURACIÓN

6. COSTOS

Instrumento 5

Guía para el diseño metodológico de lasactividades de promoción

Temas Descripción metodológica

Medios y materiales Responsable Duración

PRIMER DÍA

A. Introducción al Taller

B. Parte Conceptual del Proyecto

Concepto Monto US$

Actividad Hora


36

Instrumento 6

Guía para el diseño de materiales escritoscon los mensajes de interés del proyecto

Recomendaciones para la elaboración de materiales escritos

- Realizar un índice de contenido que le apoye a guiar la difusión ypromoción

- Realizar la recolección de información de campo (encuentro, entrevistas, charlas, etc.)

- Ordenar y preparar un primer borrador - Consultar el documento con la Unidad de Proyecto- Editar el material, a cargo de un comité editor- Diagramar e ilustrar el material- Validar el material con la población meta- Realizar la corrección final del material- Reproducir el material

37


El documento de Memoria debe de registrar los principales hechos, com-promisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, porparte de los participantes y el proyecto.

CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. EXPECTATIVAS Y OBJETIVOS

3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDADSe hará una descripción de los acontecimientos delevento sobre la base del diseño metodológico y la evolución del evento mismo

4. EVALUACIÓN

5. PRÓXIMOS PASOS A SEGUIR

6. ANEXOS

Instrumento 7

Memoria de los eventos


38

Instrumento 8Los sondeos y encuestas para valorar la

eficiencia de las actividades, medios y materiales didácticos

Son herramientas que permiten recoger de forma directa laopinión o percepción de los usuarios (as) y/o actores directos eindirectos del proyecto.

Estas se rigen por criterios estadísticos para la determinación yvalidación de las muestras a encuestar, a partir del universo detrabajo del proyecto.

Constituyen un conjunto de preguntas sencillas que pueden serde tipo abierto (permite la expresión de los criterios propios delentrevistado) o de tipo cerradas (determina las opciones derespuesta).

Para evitar sesgos en la recopilación de la información, serecomienda la contratación de empresas u organismos especia-lizados en el uso y aplicación de estas herramientas.

39


Son la base para realizar el seguimiento de las actividades. Permiten o-rientar los cambios en los planes y programas del proyecto. Son prepara-dos en forma periódica (mensuales, bimensuales, trimestrales, semes-trales, anuales o de cierre de año), y facilitan llevar una cronología conti-nua de las actividades desarrolladas.

Generalmente, son formulados por los encargados de los componentescon el apoyo metodológico de la Unidad de Seguimiento y Evaluación.

Existen muchos esquemas de informes para el seguimiento de las activi-dades. Los mismos se preparan de acuerdo con las necesidades de infor-mación del proyecto. Un ejemplo se muestra a continuación

I N F O R M E

Período de Informe: Fecha de entrega: Elaborado por: Cargo:

Descripción del Propósito de las Actividades a Desarrollar

Recomendaciones:

Observaciones

Instrumento 9

Esquemas de informes periódicos de actividades

ActividadProgramada

ActividadEjecutada

Resultadosalcanzados

Principalesproblemasencontrados

Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos Serie...

Documents

Transcript of Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos Serie...