PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CALIDAD

INSTRUCTIVO

Para elaborar el Programa Anual de Auditorías de Calidad, se deberá aplicar el formato R001 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación: 1 Señalar el nombre de la Entidad sujeta a revisión.

2 Se inscribirá el número específico que corresponda a cada una de las auditorías de calidad programadas. 3 Se anotará el nombre del proceso a revisar. 4 Se anotará el nombre de las Áreas que serán objeto de la revisión. 5 Se anotarán las fechas programadas para iniciar y concluir la auditoría. 6 Anotar el ejercicio anual al que corresponde la programación de las auditorías. 7 Marcar con una Gráfica de Gant (barra) el mes o meses del año en que abarcará cada auditoría de calidad.

8 Consignar el nombre y firma del Auditor Líder.

9 Consignar el nombre y firma del Director General de Auditorías.

10 Anotar la fecha en que se elaboró el registro.

R2 CARTA PLANEACIÓN

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Carta Planeación, se deberá aplicar el formato R002 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Asentar el número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Auditorías.

2 Asentar el tipo de auditoría que se practica, en este caso: De primera vez o de Seguimiento 3 Citar la fecha de elaboración de la Carta de Planeación. 4 Citar el nombre de la Entidad sujeta a revisión. 5 Citar los procesos que serán abarcados a través de la auditoría de calidad.

6

En este apartado se hará mención a los antecedentes del área o proceso por revisar, describiendo, entre otros aspectos, su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, resultados más importantes en auditorías anteriores (ejemplo: no conformidades encontradas), así como los demás elementos que permitan al personal revisor tener un conocimiento general del SGC antes de iniciar la auditoría.

7 Describir los objetivos de la auditoría.

8 Citar de manera general cuáles serán los alcances de la auditoría, mismos que pueden referirse a procesos, unidades administrativas, períodos, lineamientos específicos de las áreas y Manual de Calidad de la Entidad sujeta a revisión.

8 Se anotará el nombre completo del personal comisionado a la auditoría de calidad, y las iniciales de su nombre, rúbrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo.

9 Anotar el nombre y firma del Auditor Líder. 10 Anotar el nombre y firma del Director General de Auditorías.

ENTIDAD DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR

CARTA PLANEACIÓN

Número de Auditoría: (1) Tipo de Auditoría: (2) Fecha de elaboración de la carta planeación: (3)

Entidad a revisar: (4)

Procesos a Revisar:

(5)

I. Antecedentes

(6)

II. Objetivo

(7)

III. Alcances

(8)

VI.Personal Auditor

(9)

Nombre Iniciales Firma Rubrica

Elaboró: (10) Aprobó (11)

Auditor Líder

Nombre y firma

Director General de Auditorías

Nombre y firma

R002


PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE: (1)

FECHAS ESTIMADAS (5) AÑO: (6) CLAVE

(2)

PROCESOS A REVISAR

(3)

ÁREAS A REVISAR

(4) INICIO TÉRMINO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

(7)

NOTAS: (1) LAS FECHAS PROPUESTAS PUDIERAN MODIFICARSE, EN FUNCIÓN DE LA SITUACIÓN O FACTIBILIDAD QUE GUARDEN LOS PROCESOS AL MOMENTO DE REALIZARSE LA AUDITORÍA.

ELABORÓ REVISÓ

(8) (9)

AUDITOR LÍDER DIRECTOR GENERAL DE AUDITORÍA FECHA: (10)

R001

AGENDA DE LA AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Agenda de la Auditoría, se deberá aplicar el formato R003 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el número de la auditoría de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditorías. 2 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisión. 3 Señalar los procesos que conformarán el alcance de la auditoría. 4 Señalar el (las) Área (s) que conformarán el alcance de la auditoría. 5 Señalar el nombre del proceso, y marcar con una X si la cláusula será revisada o N/A en caso de

que la cláusula no aplique al proceso que será auditado. De igual forma, señalar los días y horas en que se desarrollará la revisión.

6 Señalar el capítulo de la Norma ISO 9001: 2008, la cláusula y las cláusulas interrelacionadas que serán revisadas.

AGENDA DE LA AUDITORÍA ____(1)____ AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE: (2)

AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE: ___________________(3)________________________

Área: _____(4)_____

R003

PROCESOS A REVISAR: Proceso/Capítulo Norma ISO 9001:2000

Cláusulas a

revisar

Cláusulas complementarias

Proceso (5)

Día y horario(5)

Proceso (5)

Día y horario (5)

Proceso (5)

Día y horario (5)

(6) (6) (6)

DÍA:

HORA:

(5)

DÍA:

HORA:

(5)

DÍA:

HORA:

(5)

1.- Horarios y periodo de la auditoria: La junta apertura de la auditoría se realizará el (día) de (mes) de (año), a las (señalar hora en que se realizará el acto de apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizará el acto de apertura). Los trabajos de la auditoría in situ se realizarán del (citar el periodo de la auditoría de acuerdo a la carta planeación). Se realizarán entrevistas inicialmente con (indicar niveles jerárquicos con los que se desarrollarán las primeras entrevistas), y se abarcará también a personal de nivel (señalar que otros niveles jerárquicos del proceso a auditar serán entrevistados). Se realizarán juntas de cierre parcial diariamente con el Representante de la Dirección, a las (citar horarios de reuniones de cierre parcial), para informar sobre los avances de la revisión. El junta cierre de la auditoría se efectuará el (día) de (mes) de (año) a las (señalar hora en que se realizará el acto de apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizará el acto de cierre).

2.- Soporte documental que será revisado en el periodo de la auditoría: (Indicar el tipo de soporte documental que será revisado durante la auditoría y el periodo de las operaciones que serán auditadas, de acuerdo a lo establecido en la Carta Planeación). 3.- Aclaración de No Conformidades. Al término de cada día de auditoría, el personal auditor informará sobre la conformidad o No Conformidad en cada proceso revisado. En caso de determinarse alguna No Conformidad, las áreas auditadas contarán con un plazo de 1 día hábil posterior a que se reporte el hallazgo, para presentar información en los casos en que no estén de acuerdo con el mismo, para su análisis y posible aclaración. En caso de que no se presente información aclaratoria en ese periodo o esta no sea suficiente, se determinará la procedencia del hallazgo. El último día de la Agenda que refiere al cierre de la auditoría sólo será para informar los resultados finales, no podrá ser utilizado para discutir sobre los mismos, ya que estos debieron aclararse durante el periodo de la auditoría in situ, conforme a los tiempos establecidos en el párrafo anterior. 4.- Auditores de calidad: (Incluir el nombre de los auditores de calidad.)

ORDEN DE AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Orden de Auditoría, se deberá aplicar el formato R004 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el número de Oficio o comunicado. 2 Anotar el día, mes y año correspondiente. 3 Profesión, nombre y cargo del servidor público a quién es dirigida la orden de auditoría. 4 Consignar nombre de la Entidad sujeta a revisión. 5 Indicar la clave de la auditoría de acuerdo a lo establecido en el formato R001 Programa Anual de

Auditorías. 6 Señalar los procesos que conforman el alcance de la auditoría de calidad, de acuerdo a lo establecido

en el formato R002 Carta Planeación. 7 Señalar las Áreas de la Entidad sujeta a revisión en que se llevará a cabo la auditoría.

8 Indicar el nombre del auditor o auditores líderes de calidad que coordinaran las actividades de la auditoría

9 Citar el objetivo (s) de la auditoría conforme a lo establecido en el formato R002 Carta Planeación. 10 Mencionar el día mes y año del inicio y término, en que se llevarán a cabo los trabajos de auditoría. 11 Citar el nombre completo del Titular de la Entidad de Fiscalización Superior. 12 Anotar los nombres, cargos y adscripción de los servidores públicos de la Entidad sujeta a revisión, a

los que se enviará copia de la orden.


COMUNICADO (1)

LUGAR, FECHA (2) de de (2).

___________(3)____________ P r e s e n t e

Asunto: Se comunica el inicio de la Auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad de: __(4)__.

Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR AUDITORÍAS DE CALIDAD), informo a usted que se llevará a cabo la Auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad del ____________(4)____________, con clave ______(5)______ a los Procesos _______6)_______ Sobre el particular, envío a Usted las agendas que contienen los grupos de trabajo que fueron conformados para la ejecución de la auditoría y la programación detallada de las actividades, en las que se incluyen a las áreas correspondientes a la (s) ___(7)___. Agradeceré que las áreas a su cargo coadyuven con el personal auditor al desarrollo de las actividades programadas en la auditoría, las cuales serán coordinadas y supervisadas por el C. ___________(8)__________, quién fungirá como Auditor Líder. La auditoría tiene como objetivos los siguientes: ______________________________________(9)_______________________________________ _______________________________________________________________________________ Por otra parte, le informo que la revisión se practicará del __(10)__ al __(10) del año en curso. Cabe señalar que los resultados determinados en esta auditoría, serán comentados con el personal auditado, previo a la presentación del Informe de Auditoría.

Titular de la Entidad de Fiscalización Superior _______11)______

c.c. _________________(12)_____________

R004

MINUTA DE INICIO DE AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Minuta de Inicio de Auditoría, se deberá aplicar el formato R005 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Anotar el número de la Auditoría de Calidad de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

2 Anotar el nombre de la Entidad sujeta a revisión.

3 Anotar el año al que corresponde la revisión de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

4 a 7 Anotar la hora (4), día (5), mes (6) y año (7) en que se inicia la reunión de trabajo.

8 Señalar el nombre o denominación del Área o lugar donde se realiza la reunión de inicio de la auditoría.

9 Citar el domicilio completo del lugar donde se realiza la reunión de inicio.

10 Señalar el nombre del Auditor Líder encargado de la Auditoría de Calidad.

11 a 14

Anotar el número de Orden de Auditoría expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalización Superior y fecha de emisión.

15 Anotar el nombre y cargo del servidor público al cual es dirigida la Orden de Auditoría.

16 a 19 Anotar la hora (16), día (17), mes (18) y año (19) en que se concluye la reunión de inicio de auditoría.

En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del día (5) de (6) del (7), se reunieron _________________________________________(8), sita en ________________________________________(9)__________________________________________________, los servidores públicos del referido Instituto cuyos nombres, cargos y firmas aparecen en la relación de asistencia anexa a esta minuta de trabajo, así como el Grupo de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la relación de asistencia. Esta reunión tiene como finalidad que el Auditor Líder (10), presente a los asistentes el Plan de la Auditoría de Calidad, exponiendo principalmente el objetivo, alcances, procesos a auditar, periodo de revisión y el grupo de auditores que desarrollará estos trabajos, de conformidad a la Orden de Auditoría número ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___, remitida por el Titular de la Entidad de Fiscalización Superior al C. _________________(15)__________________.

No habiendo más asuntos que tratar, se da por concluida la reunión, siendo las __(16)__ horas del día _(17)_ de _(18)_ de _(19)__.-------------------------------------------------------------------------------

R005

CÉDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cédula de Registro de No Conformidades, se deberá aplicar el formato R006 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Señalar el Título y número de auditoría en la que fue determinada la No Conformidad. En caso de que la No Conformidad, no provenga de algún tipo de auditoría señalado en el campo 2, asegúrese de requisitar el campo 1 con las siglas: N/A (No aplicable).

2 Especificar la letra de alguno de los siguientes incisos, según corresponda al origen de la No Conformidad detectada: a) Análisis de datos del Sistema de Gestión de la Calidad. b) Seguimiento y medición de las características y tendencias de los procesos, subprocesos y

productos. c) Probabilidad de ocurrencia de No Conformidades detectadas en procesos y subprocesos. d) Detección e identificación de producto No conforme. e) Análisis de las sugerencias para la mejora de los procesos, subprocesos y productos. f) Quejas de clientes.

3 Asegúrese de anotar el proceso (uno de los señalados en el Manual de Calidad) y subproceso (que refiera también a los señalados en los procesos contenidos en el Manual de Calidad), en el que se detectó la No Conformidad.

4 Asegúrese de anotar el área o áreas en la que se detectó la No Conformidad.

5 Asegúrese de anotar el Código de la No Conformidad, el cual se definirá de la siguiente manera:

NC-AC (Número de la Auditoría)-SIGLAS DEL ÁREA EN DONDE SE DETERMINÓ LA NO CONFORMIDAD-NÚMERO CONSECUTIVO

EJEMPLO: NC-AI0110-DGAM-01 6 y 7 Estos campos se utilizarán de acuerdo a los siguientes criterios:

Término Definición

No conformidad real Es una no conformidad que ya ha ocurrido. No conformidad potencial

Es una no conformidad que aún no ocurre, pero que los datos e información del sistema muestran que es posible que suceda.

Asegúrese de que en caso de no utilizarse alguno de estos campos se requisite con las siglas N/A.

8 y 9 Estos campos se utilizarán de acuerdo a los criterios definidos en el procedimiento de auditorías de calidad. Asegúrese de que en caso de no utilizarse alguno de estos campos se requisite con las siglas N/A.

10 Asegúrese de anotar la fecha de elaboración de la Cédula de Registro de No Conformidades.

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cédula de Registro de No Conformidades, se deberá aplicar el formato R006 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

11 Señalar de manera resumida la No Conformidad detectada. 12 Describir de manera pormenorizada la No Conformidad detectada, señalando la evidencia

observada. De ser posible citar ejemplos. 13 Indicar la cláusula o cláusulas de la Norma ISO 9001:2008 que se están incumpliendo, así

como los numerales, fracciones, cláusulas, incisos o cualquier referencia de la normatividad, lineamientos y/o procedimientos establecidos por Entidad sujeta a revisión, donde se determinó la No Conformidad.

15 Anotar el nombre y cargo del responsable (s) de atender la No Conformidad. 16 Anotar el nombre, cargo y firma del Auditor (es) de Calidad que elaboró, Auditor Líder que

revisó y del Director General de Auditorías que autorizó la Cédula de Registro de No Conformidades.

ENTIDAD DE FISCALIZCIÓN SUPERIOR

CÉDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES Hoja _ de _

NÚMERO DE LA AUDITORÍA : (1)

ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD: (2)

PROCESO Y SUBPROCESO ORIGEN: (3)

AREA (S) EN LA QUE SE ORIGINÓ LA NO CONFORMIDAD:

(4) CÓDIGO DE LA NO

CONFORMIDAD (5)

TIPO DE NO CONFORMIDAD: REAL

(6) POTENCIAL

(7) CATEGORÍA DE LA NO

CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

FECHA DE ELABORACIÓN: (10)

(15) (15) (15)

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

CÓDIGO: R006

NOMBRE Y CARGO DE

RESPONSABLE (S) DE ATENDER LA NO CONFORMIDAD

(14)

Resumen de la No Conformidad: (11) Descripción: (12) Requisito (s) incumplido (s): (13)



A : (1)

RMIDAD: (2)

O ORIGEN: (3)

ORIGINÓ LA NO (4)

CÓDIGO DE LA NO CONFORMIDAD

(5)

D: REAL

(6) POTENCIAL


CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

(10)

(15) (15) (15)

ABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

CÓDIGO: R006

CÉDULA DE RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cédula de Recopilación de Evidencias, se deberá aplicar el formato R007 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisión y el número de la auditoría de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

1 BIS Señalar el nombre del proceso o procesos que se estén auditando. 2 Anotar el nombre del Área o Áreas revisadas. 3 Anotar nombre (s) y cargo (s) del dueño (s) del proceso y de los participantes en las entrevistas, y antigüedad en

la Institución, durante el proceso de auditoría. 4 Asegurarse de anotar la cláusula de la Norma ISO 9001:2008, verificada. Las cláusulas deberán corresponder a

las establecidas en la Agenda de la Auditoría. Las cláusulas señaladas en la Agenda de Auditoría no son limitativas, por lo que en caso de que durante el proceso de auditoría se requiera la revisión de cláusulas adicionales, estas deberán asentarse en la Cédula de Recopilación de Evidencias.

5 Anotar las entradas del proceso (Documentos, materiales, herramientas, programas, etc.) y su proveedor. Es decir, los principales insumos requeridos en el proceso y quién los aporta, o de donde provienen.

6 Anotar las salidas del proceso (Productos, documentos, software, hardware) y sus clientes o usuarios. 7 Anotar información relacionada con la descripción del proceso que se está revisando, como por ejemplo:

principales actividades; datos de registros como fechas, nombres, cantidades, código del registro, planes, etc. Es decir, información que permita explicar el proceso auditado.

8 Anotar procesos de control vinculados, políticas, procedimientos, lineamientos, instrucciones de trabajo, notas técnicas, instructivos, métodos, registros etc. (documentados o no) Es decir, los principales controles, normatividad interna o externa, e instrucciones de trabajo que aseguran que el proceso se desarrolle en condiciones controladas.

9 Anotar los recursos aplicados en el proceso (Maquinaria, equipo, instrumentos, dispositivos, software etc.). Es decir, la infraestructura utilizada en el proceso.

10 Anotar el personal involucrado, puesto y competencias clave (educación, formación, habilidades y experiencia). Es decir, el personal que realiza trabajos que afecten la conformidad del producto. En su caso, considerar personal externo.

11 Anotar los indicadores que se utilizan para el monitoreo del proceso y los resultados obtenidos al momento de la

entidad de fiscalización superior

AUDITORÍA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE (1) AUDITORÍA No. (1)


INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

revisión. 12 Anotar los indicadores que se utilizan para la medición del producto y los resultados obtenidos al momento de la

revisión. 13 Anotar las principales fuentes de información y conclusiones obtenidas en la revisión.

En este apartado, es importante describir los puntos importantes de la auditoría, así como señalar la conformidad o no conformidad del proceso y detallar no conformidades y/o áreas de oportunidad detectadas.

14 Anotar Puntos pendientes de verificar durante el proceso de auditoría, y señalar si estos fueron desahogados. En caso de que existan puntos pendientes de desahogar al concluir la revisión, estos podrán considerarse para la siguiente auditoría dependiendo de su importancia.

15 y 16

Anotar las iniciales y rúbricas del personal auditor que elaboró y revisó la Cédula de Recopilación de Evidencias, así como las fechas en que se realizaron estas actividades.




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

Nombre del proceso:

(1 BIS) Área (s) revisada (s):

(2) Nombre (s) y cargo (s) del dueño (s) del proceso y de los participantes en la entrevista, y antigüedad en la Institución:

(3)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

1. Anotar las entradas del proceso (Documentos, materiales, herramientas, programas, etc.) y su proveedor.

3. Anotar las salidas del proceso (Productos, documentos, software, hardware) y sus clientes o usuarios.

Cláusula

(4)

(5)

Cláusula

(4)

(6)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

2. Descripción del proceso Cláus

ula

(4)

(7)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

4. Anotar procesos de control vinculados, políticas, procedimientos, lineamientos, instrucciones de trabajo, notas técnicas, instructivos, métodos, registros etc. (documentados o no). Cláusula

(4)

(8)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

5. Anotar los recursos aplicados en el proceso (Maquinaria, equipo, instrumentos, dispositivos, software etc.).

6. Anotar el personal involucrado, puesto y competencias clave (educación, formación, habilidades y experiencia)

Cláusula

(4)

(9)

Cláusula

(4)

(10)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

7. Indicadores del proceso. 7.- Indicadores del producto. Cláusula

(4)

(11)

Cláusula

(4)

(12)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

Fuentes de información: Conclusiones de la revisión (describir puntos importantes de la auditoría, señalar la conformidad o no conformidad del proceso y detallar no conformidades y/o áreas de oportunidad):

(13)

(13)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

Puntos pendientes (anotar puntos pendientes de verificar y si estos fueron desahogados:

Cláusula

(14)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABORÓ (15) (15)

REVISÓ (16) (16)

R007

(4)



(1)

D: (2)

EN: (3)

NÓ LA NO (4)


(5)

REAL (6)

POTENCIAL (7)

CATEGORÍA DE LA NO CONFORMIDAD:

MAYOR (8)

MENOR (9)

(10)

CA11/T008

INFORME DE AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar el Informe de Auditoría, se deberá aplicar el formato R008 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Anotar el nombre del proceso (s) a revisados.

2 Señalar el número de Auditoría.

3 Anotar el número de hojas del informe.

4 Consignar la Ciudad, día, mes y año de elaboración del informe.

5 Profesión, nombre y cargo del servidor público a quién es dirigido el informe de auditoría.

6 Señalar el nombre de la Entidad sujeta a revisión.

7 Citar el objetivo (s) de la auditoría, tal como se estableció en la Carta Planeación.

8 Mencionar el alcance y periodo que comprendió la auditoría, en cuanto a procesos, áreas y productos verificados.

9 Describir una síntesis de las No Conformidades obtenidas de la auditoría, así como cualquier otro dato que se considere relevante o que agregue valor al informe de auditoría.

10 Señalar las conclusiones sobre la auditoría efectuada.

11 Citar el nombre completo del Auditor Líder y consignar su firma.

12 Citar el nombre completo del Director General de Auditorias y consignar su firma.


INFORME DE AUDITORÍA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCESOS REVISADOS:

(1) N°. DE LA AUDITORÍA:

(2) HOJA 29 DE 49 (3)

Ciudad ______ a (4) de (4) de ___ ___________(5)____________ P r e s e n t e Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR AUDITORÍAS DE CALIDAD), informo que se llevó a cabo la Auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad de ____(6)____, a los procesos de: _______________________________(1)____________________________________. OBJETIVO: (7) ALCANCE: (8) RESULTADOS: (9) CONCLUSIONES: (10)

Elabora el informe: Autoriza el informe

(11)

(12)

Auditor Líder

Director General de Auditorías

R008




(2) HOJA 30 DE 49 (3)

CÉDULA DE REGISTRO DE ACCIONES Y SEGUIMIENTO

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cédula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deberá aplicar el formato R009 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Estos campos serán prellenados por el grupo de auditores de calidad, de acuerdo a los datos consignados en el Formato de Cédula de Registro de No Conformidad (R006)

2 Para el análisis de causas la Entidad sujeta a revisión deberá utilizar invariablemente alguno o varios de los siguientes métodos:

Diagrama de causa y efecto, también conocido como diagrama de

espina de pescado o diagrama de ishikawa Diagrama de influencia o interrelación

Diagramas de árbol

Análisis lógico de causas

5 por qués Diagrama de Tahici Ono.

Señalar con una X el campo o campos correspondientes al método o métodos utilizados.

Deberá realizarse un análisis suficientemente detallado y profundo para identificar las causas de raíz de la No Conformidad detectada. El método aplicado deberá quedar documentado al reverso de la Cédula de Registro de Acciones o en hojas anexas a la referida Cédula. En el análisis de causas deberán incorporarse el nombre, cargo y firma de las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron el análisis, así como la fecha en que se realizó el mismo.

3 Este campo servirá para identificar donde quedó documentado el análisis




(2) HOJA 31 DE 49 (3)


INSTRUCTIVO


de causas, debiendo marcarse alguna o ambas de las opciones “Al reverso de la cédula” o “Anexo a la Cédula”.

4 Asegúrese de anotar la fecha de elaboración de la Cédula de Registro de Acciones.

5 a 8 En estos campos deberán describirse detalladamente las Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora, que se implementarán, conforme a lo siguiente: No. Consec (5).- Señalar el número consecutivo de la acción (1, 2, 3 etc…) Acciones a Implementar (6).- Describir detalladamente la acción a implementar. Responsable, Nombre y Cargo (7).- Anotar el Nombre y cargo del responsable de atender la acción a implementar. Fecha compromiso (8).- Señalar la fecha compromiso en que será implementada la acción, bajo el formato de día/mes/año. Se recomienda incrementar el número de filas en función del número de acciones a implementar y ordenar cronológicamente las acciones, iniciando con la más próxima a vencerse. Es importante verificar que las Acciones Correctivas o Preventivas correspondan al análisis de causas determinado al reverso o en forma anexa a la Cédula de Registro de Acciones.

9 a 12 Estos campos serán exclusivamente requisitados por los auditores de




(2) HOJA 32 DE 49 (3)


INSTRUCTIVO


calidad. Verificación de acciones (9).- Servirá para reportar detalladamente la verificación de las acciones implementadas, previa validación de la evidencia objetiva que aporten los responsables de las mismas, señalando si la acción fue eficaz. Fecha de verificación (10).- Servirá para reportar la fecha en que se realizó la verificación de las acciones implementadas. Verificado por (11).- Se deberá anotar el nombre y firma del auditor de calidad, que realizó el seguimiento a las acciones implementadas. Revisado por (12).- Se deberá anotar el nombre y firma del auditor líder encargado de revisar el seguimiento reportado por el auditor de calidad.

13 y 14 Estos campos serán exclusivamente requisitados por los auditores de calidad. Se deberá señalar el estatus de la No Conformidad, en apego a los siguientes criterios:

Término Definición ABIERTA (13) Una Cédula de Registro de Accion y seguimiento, se considera

ABIERTA, cuando aún no se han concluido de implementar las acciones correctivas o preventivas planeadas, o cuando a través del seguimiento de estas acciones la evidencia requerida por el auditor de calidad no acredite la eficacia de las mismas.

CERRADA (14) Una Cédula de Registro de Accion y Seguimiento, se considera CERRADA, cuando se implementaron las acciones correctivas o preventivas planeadas, y a través de verificar que la evidencia requerida por el auditor de calidad a los responsables de su implementación, acredite la eficacia de las mismas.




(2) HOJA 33 DE 49 (3)


INSTRUCTIVO


15 Anotar el nombre y cargo de los servidores públicos de la Entidad sujeta a revisión que elaboraron, revisaron y autorizaron la Cédula de Registro de Acciones, quienes serán responsables de coordinar su implementación.



(1)

(2)

(3)

(4)


(5)

REAL (6)

POTENCIAL (7)


MAYOR (8)

MENOR (9)

(10)

CA11/T008


CÉDULA DE REGISTRO DE ACCIONES Y SEGUIMIENTO HOJA de

NÚMERO DE LA AUDITORÍA : (1) PROCESO, SUBPROCESO: (1)

ÁREA (S) RESPONSABLE (S): (1)

CÓDIGO DE LA NO CONFORMIDAD: (1)

TIPO DE NO CONFORMIDAD: REAL

(1)

POTENCIAL

(1)


MAYOR

(1)

MENOR

(1)

MÉTODO UTILIZADO PARA DETERMINAR CAUSAS:

ISHIKAWA

(2)

DIAG. DE INFLUENCIA

(2)

DIAGRAMA DE ARBOL

(2)

ANÁLISIS LOG. DE CAUSAS

(2)

5 POR QUE’S DIAGRAMA DE TAHICHI ONO

(2)

UBICACIÓN DE LAS CAUSAS DETERMINADAS:

AL REVERSO DE LA CÉDULA

(3)

ANEXO A LA CÉDULA

(3)

TIPO DE ACCIÓN A IMPLEMENTAR

CORRECTIVA

(1)

PREVENTIVA

(1)

FECHA DE ELABORACIÓN

(4)

No.

CONSEC. ACCIONES A IMPLEMENTAR:

RESPONSABLE (S) NOMBRE Y CARGO

FECHA COMPROMISO

(5) (6) (7) (8)

VERIFICACIÓN DE ACCIONES FECHA DE

VERIFICACIÓNVERIFICADO

POR REVISADO

POR (9) (10) (11) (12)

ESTATUS DE LA NO CONFORMIDAD, ÁREA DE

OPORTUNIDAD O ACCIÓN DE MEJORA


INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA DE CALIDAD

ABIERTA: (13) CERRADA: (14)

(15)

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ CÓDIGO: R009


INSTRUCTIVO

Para elaborar el Informe de Seguimiento, se deberá aplicar el formato R010 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el número de oficio con que se identifica el informe de seguimiento. 2 Consignar la Ciudad, así como el día, mes y año de elaboración del informe. 3 Anotar el número de hojas del informe. 4 Profesión, nombre y cargo del servidor público a quién es dirigido el informe de auditoría

5 Señalar los números de Auditoría relacionados con las No Conformidades que se reportan en el Informe de Seguimiento.

6 Consignar día, mes y año que corresponda al corte del seguimiento.

7 Señalar de manera sintética los principales resultados del seguimiento efectuado a la fecha de corte, destacando las No Conformidades que se hubieran reportado como Cerradas, y las principales causas de aquellas que se reportaron bajo el estatus de Abiertas.

6

Incluir conforme a la tabla que se presenta en esta apartado datos sobre las reprogramaciones para implementar acciones correctivas o preventivas, solicitadas por las Áreas responsables, para conocer la antigüedad y el retraso en la implementación de los planes de acción originalmente registrados para su seguimiento.

7 Describir de manera sintética las principales conclusiones respecto al informe presentado. 8 Citar el nombre completo del Director General de Auditorías.

E

OFICIO (1) Ciudad __________, a (2) de (2) de (2). HOJAS: (3)

___________(4)____________ P r e s e n t e

Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS), se presenta el informe de seguimiento a la implementación de las Acciones Correctivas y Preventivas, para atender las No Conformidades, determinadas por esta Entidad de Fiscalización Superior en la auditoría (s) de calidad (5) realizadas al Sistema de Gestión de la Calidad, con corte al (6) de (6) de (6). RESULTADOS: (7) REPROGRAMACIONES: (8)

Cons. Código Fecha

original Fecha

reprogramada Proceso

Número de reprogramaciones

NO CONFORMIDADES

CONCLUSIONES: (9)

El Director General de Auditorías

(10)

R010

E

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

INSTRUCTIVO

Para elaborar el Cronograma de Actividades, se deberá aplicar el formato R011 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisión y el número de la auditoría de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

2 Señalar los procesos que incluidos en el alcance de la auditoría. 3 Señalar los procesos y Áreas incluidas dentro del alcance de la auditoría. 4 Asignar una letra del alfabeto a cada uno de los equipos de auditoria conformados. 5 Señalar el nombre de los servidores públicos que conformarán el grupo de auditoría. 6 En el espacio identificado con la letra “P” señalar las fechas programadas en que se llevará a cabo

cada una de las etapas de la revisión con el formado día, mes y año. En el espacio identificado con la letra “R”, señalar las fechas en que realmente se llevó a cabo la etapa, con el formato día, mes y año.

7 Incluir una gráfica de gantt en los espacios identificados con las letras “P” y “R”. Las gráficas deberán corresponder a las fechas planificadas y reales en que se llevó a cabo la revisión.

8 Anotar el nombre completo del Auditor Líder, y proceder a su firma.

9 Anotar el nombre completo del Director General de Auditorías, y proceder a su firma. 10 Señalar la fecha de elaboración del cronograma.


AUDITORÍA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE: ______(1)_______ PROCESOS A REVISAR: (2) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERIODO DE LA AUDITORÍA (7)

MES/DÍAS PLANIFICADOS Y REALES:

Procesos y áreas revisadas

(3)

Etapas de la Auditoria Interna

EQUIPO (4)

Auditores designados (5)

P= Prog R=

Real

(6)

P

Revisión de la documentación del SGC

R P

Envío de agendas y solicitud de información

R P Apertura de la auditoría R P Recopilación de evidencias R P Revisión de avances con grupo

auditor R P

Reuniones de cierre

R P

Elaboración del informe de auditoría

R

ELABORÓ AUTORIZÓ

(8) (9)

AUDITOR LÍDER DIRECTOR GENERAL DE AUDITORÍAS

FECHA DE ELABORACIÓN: (10)

RT011



A : (1)

RMIDAD: (2)

O ORIGEN: (3)

ORIGINÓ LA NO (4)


(5)

D: REAL

(6) POTENCIAL


CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

(10)

CA11/T008

CÉDULA DE EVALUACIÓN DE AUDITOR DE CALIDAD Y AUDITOR LÍDER

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cédula de Evaluación de Auditor de Calidad y Auditor Líder, se deberá aplicar el formato R012 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Anotar el nombre, apellido paterno y materno del auditor de calidad o auditor líder que será evaluado.

2 Señalar el cargo del que por estructura le corresponde al auditor de calidad o auditor líder que será evaluado.

3 Señalar el área de adscripción del auditor de calidad o auditor líder que será evaluado. 4 Indicar el número de auditoría de calidad al que corresponde la evaluación. 5 Indicar los procesos que revisó el auditor o auditor líder. 6 Anotar el puntaje correspondiente de acuerdo a los parámetros de calificación definidos en cada factor. 7 Anotar el puntaje total.

8 De acuerdo a la evaluación de los factores calificados, anotar los aspectos que deberá mejorar el auditor o el auditor líder.

9 Anotar el nombre, apellido paterno y materno del evaluador. 10 Señalar la fecha del registro. 11 En el caso específico de la evaluación al auditor líder, además de evaluarlo el Director General de

Auditorías, también lo hará el grupo de auditores que participó en la revisión.

Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditoría

Número de la Auditoría de Calidad: ___(1)___ Fecha de la reunión:___(2)___

R013

Cédula para evaluación de auditores de calidad

Nombre del Auditor de Calidad: (1)

Cargo: (2)

Área de adscripción: (3)

Número de Auditoría: (4)

Procesos en los que participó el auditor: (5)

Criterios de evaluación Puntaje parcial

Puntaje Puntaje parcial

Puntaje

Nivel de comprensión de la Norma ISO DE 0 A 20 (6)

Comprensión de los procesos a auditar DE 0 A 10 (6)

Elaboración de documentos de trabajo para auditar: DE 0 A 10 (6) Cédula de recopilación de evidencias DE 0 A 4 (6)

Lista de Verificación DE 0 A 3 (6)

Criterios de auditoría DE 0 A 3 (6)

Calidad de papeles de trabajo: DE 0 A 20 (6) Registro cláusula (s) auditada (s) en diagramas DE 0 A 10 (6)

Legibles DE 0 A 5 (6)

Identificó el nombre y cargo del personal auditado DE 0 A 2 (6)

Incluyó fecha de elaboración DE 0 A 1 (6)

Incluyó proceso (s) auditado (s) DE 0 A 1 (6)

Identificó el Área (s) auditada (s) DE 0 A 1 (6)

Cumplir con puntos señalados en guía de auditoría o lista de verificación

DE 0 A 6 (6)

Tranquilizar al auditado y explicar objetivos del trabajo DE 0 A 6 (6) Concluir trabajos en tiempo planificado DE 0 A 6 (6) Reportar a tiempo obstáculos para la revisión DE 0 A 6 (6) Atender instrucciones de Auditor Líder DE 0 A 5 (6) Puntualidad para asistir en: DE 0 A 5 (6) Reunión de avances con Auditor Líder DE 0 A 2 (6)

Reunión de apertura DE 0 A 1 (6)



R013

Horarios de inicio de la auditoría in situ DE 0 A 1 (6)

Reunión de cierre DE 0 A 1 (6)

Entendió y aplicó de manera consistente el enfoque de procesos

DE 0 A 6 (6)

SUMA PUNTAJE 100 (7)

ASPECTOS A MEJORAR POR PARTE DEL AUDITOR:

(8)

Evaluador:

(9) AUDITOR LÍDER

NOMBRE Y FIRMA

FECHA DE EVALUACIÓN: (10) R012

Cédula para evaluación de Auditor Líder

Nombre del Auditor Líder: (1)

Cargo: (2)

Área de adscripción: (3)

Número de Auditoría: (4)

Procesos en los que participó el auditor: (5)

Factores a evaluar Puntaje parcial

Puntaje Puntaje parcial

Puntaje

ASPECTOS A EVALUAR POR EL DIRECTOR GENERAL DE AUDITORÍAS:

Nivel de comprensión de la Norma ISO DE 0 A 20 (6) Concluir oportunamente la integración de documentos de la etapa de planeación:

DE 0 A 10 (6)

Carta Planeación 5 (6)

Agendas 4 (6)

Criterios de auditoría 1 (6)

Efectuar una adecuada supervisión durante el desarrollo de la auditoría

DE 0 A 10 (6)

Cumplir entre al 90 y 100 % del cronograma de supervisión 10 (6)

Cumplir entre el 80 y 89 % con el cronograma de supervisión

6 (6)

Cumplir entre el 60 y 70 % del cronograma de supervisión 4 (6)

Cumplir menos del 59 % del cronograma de supervisión 0 (6)

Integrar el informe de auditoría, con las siguientes características

DE 0 A 20 (6)

Claro De 0 a 10 (6)

Oportuno De 0 a 10 (6)

Cumplir con los objetivos definidos en la auditoría interna

DE 0 A 20 (6)



R013

Evaluador:

(9)

DIRECTOR GENERAL DE AUDITORÍAS

FECHA DE EVALUACIÓN: (10)

ASPECTOS A EVALUAR POR EL GRUPO DE AUDITORES DE CALIDAD: (11)

Claridad en la explicación de los objetivos de auditoría. De 0 a 10 (6) Orientación adecuada del trabajo a realizar durante la auditoría in situ

De 0 a 10 (6)

TOTAL PUNTAJE 100 (7)

ASPECTOS A MEJORAR POR PARTE DEL AUDITOR LÍDER:

(8) R012



R013

LISTA DE ASISTENCIA DE AUDITORES PARA VERIFICAR AVANCES DE AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditoría, se deberá aplicar el formato R013 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Consignar el número de la auditoría interna de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

2 Indicar el día en que se llevó a cabo la reunión de avances. 3 Anotar nombre y apellidos del personal auditor, su cargo y consignar su firma.

NOMBRE CARGO FIRMA

(3)

(3)

(3)

MINUTA DE CIERRE DE AUDITORÍA

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Minuta de Cierre de Auditoría, se deberá aplicar el formato R014 y registrar en los espacios correspondientes la información que de acuerdo a la numeración de referencia se detalla a continuación:

1 Anotar el número de la Auditoría de Calidad de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

2 Anotar el nombre de la Entidad sujeta a revisión.

3 Anotar el año al que corresponde la revisión de conformidad al Programa Anual de Auditorías.

4 a 7 Anotar la hora (4), día (5), mes (6) y año (7) en que se inicia la reunión de cierre.

8 Señalar el nombre o denominación del Área o lugar donde se realiza la reunión de cierre de la auditoría.

9 Citar el domicilio completo del lugar donde se realiza la reunión de cierre.

10 Señalar el nombre del Auditor Líder encargado de la Auditoría de Calidad.

11 a 14

Anotar el número de Orden de Auditoría expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalización Superior y fecha de emisión.

15 Anotar el nombre y cargo del servidor público al cual es dirigida la Orden de Auditoría.

16 a 19 Anotar la hora (16), día (17), mes (18) y año (19) en que se concluye la reunión de cierre de auditoría.

20 Lista para el registro de los asistentes al cierre de la auditoría de calidad.

Minuta de cierre de la Auditoría de Calidad (1) al Sistema de Gestión de la Calidad de (2),

correspondiente al Programa Anual de Auditorías (3) En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del día (5) de (6) del (7), se reunieron _________________________________________(8), sita en ________________________________________(9)__________________________________________________, los servidores públicos de _______cuyos nombres, cargos y firmas aparecen en la relación de asistencia anexa a esta minuta de trabajo, así como el Grupo de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la relación de asistencia. Esta reunión tiene como finalidad que el Auditor Líder (10), exponga los principales resultados de la Auditoría de Calidad (1), la cual se desarrolló, de conformidad a la Orden de Auditoría número ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___, remitida por el Titular de la Entidad de Fiscalización Superior al C. _________________(15)__________________. No habiendo más asuntos que tratar, se da por concluida la reunión, siendo las __(16)__ horas del día _(17)_ de _(18)_ de _(19)__.-------------------------------------------------------------------------------

R014

Lista de asistencia para la reunión de cierre de la auditoría

Número de la Auditoría de Calidad: ___(1)___

Fecha de cierre:___(17 a 19)___

NOMBRE CARGO FIRMA

(20)

(20)

(20)

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

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