Procesos, flujogramas y procedimientos
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Objetivos Procesos y Procedimientos
Diferenciar los sistemas operativos yadministrativos en la empresa
Identificar los procesos y diagramarlos Definir los procedimientos Comprender la importancia de los procesos
en los sistemas administrativos
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Procesos
Cada sistema plantea requerimientos específicos deconocimientos, recursos, materiales, personal ytecnología, que conforman actividades especializadasy secuenciales en torno a un objetivo constituyendolos procesos.Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en unflujo de trabajo especializado que reciben una serie deinsumos para producir un valor al clienteLa ejecución de un proceso es apoyadaadministrativamente mediante procedimientosnormalizados para su coordinación y control
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Ejemplo: Procesos Sist. de Comercialización y Ventas
Entradas
- Nota de pedido
- Remite conformidad
Procesos
- Verificar existencia- Valorizar pedido- Verificar límite de crédito- Preparar pedido y remitir- Entregar- Emitir factura- Registrar
Salidas
- Remite pedido- Factura- Registro de ventas
Archivos- Nota de pedido- Stock de productos- Cuenta corriente cliente- Remite- Facturas
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Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación
Entradas
- Orden deproducción
Procesos
- Requerir materia prima- Elaborar productos- Controlar calidad- Emitir parte de la producción- Entregar productos a distribuidor- Registrar
Salidas
- Pedido de materiales- Parte de producción- Registro de productos
terminados
Archivos- Stock- Órdenes de producción- Pedido de materiales- Parte de producción
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Diagrama de proceso
• Constituye la forma más elemental de representarlas tareas que siguen un curso, desplazamientode documentos, productos, recursos, etc.
• Construir un cuadro sintético y de fácil lecturadonde se aprecie el funcionamiento de undeterminado proceso
• La representación es una gráfica de símbolos,líneas y anotaciones mínimas mediante lasnormas de simbología (ASME; ANSI; ISO) pararepresentar el proceso (operaciones, transporte,espera, inspección, almacenamiento, etc.)
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OPERACIÓN Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar
INSPECCIÓN Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso
Envío de datos; facturas; OT; NV; OC
Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC
Documentos físicos; materiales; m.p.; PT
TRANSPORTE
DOCUMENTOS
ESPERA
ALMACENAMIENTO
Demora en el desarrollo del método o procedimiento
Verificación o supervisión durante la operaciónOPERACIÓN e INSPECCIÓN
ENTRADA Producto o material que ingresa a la operación
DECISIÓN Decisión antes caminos alternativos del flujosi/no
si/no
SIMBOLOGÍA ISO 9000
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Lista de Precios
1.Atender
al Cliente
4.Registrar Ventas
2.Cobrar Factura 3.
Entregar Mercaderías
Facturas
Clientes
Cupones Tarjeta de
CréditoFacturas
Planillas de Ingreso Contabilidad
Clientes
Factura
Factura
FacturaMercaderías
Solicitud
Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas
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Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador
Ejemplo: Mapa de Procesos
VENDE Y FACTURA
PRESENTA FACTURA
PRESENTA FACTURA
COBRA Y TIMBRA
FACTURA
SUMA FACTURAS Y CONTROLA
ARQUEO
CONTROLA Y EMPACA
VERIFICA PAGO, TIMBRA FACTURAS
Y ENTREGA
SUMA FACTURAS
CONTROLA Y
REGISTRA
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Vende yFactura
Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador
Cobra y Timbra
Suma y Arquea
Suma
Controla yRegistra
Controla, Timbra y Entrega
Ejemplo: Cursograma Proceso Ventas
Controla y Empaca
Factura
Factura
Factura
FacturaFactura
Factura
Factura
Factura
Factura
Solicitud
Factura
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Procedimientos de procesos
• La formalización de los procesos requiereestablecer procedimientos y normas que regirán elsistema administrativo
• Son documentos cuyo propósito es asegurar quelas operaciones se realicen con efectividad,eficiencia, calidad y requisitos de control interno
• Lograr consistencia mecánica para una produccióneficiente
• Asegurar a los clientes y empleados laimparcialidad en los procedimientos
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Manuales de procedimientos
• Son cuerpos integrados de normas con lasinstrucciones necesarias para la realización delas tareas. Proporciona el hilo conductor de lagestión
• Para cada sistema se incluye un resumen de lanormativa vigente y una descripción de los pasosa seguir indicando formularios, archivos yregistros a emplear
• La formalización de los sistemas administrativosemplea “el manual de procedimientos” o “normasy procedimientos”
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Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas
Vendedor
1. Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona facturaen cuadruplicado
2. Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para queefectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con lamercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario
Cajero
3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en eloriginal y el duplicado de la factura
4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, yretiene el duplicado hasta el fin de la jornada
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Empaquetador
5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura yempaca.
6. Contra presentación de la factura original pagada, timbra eloriginal y el triplicado con el timbre de “entregado”
7. Entrega la mercadería al cliente junto con la factura originaly retiene el triplicado hasta el fin de la jornada
Cajero y Empaquetador
8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) yentregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad
Contador
9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas
10.Hace el registro contable y archiva la documentación
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¿Qué aprendiste sobre?
Las diferencias y similitudes entre lossistemas operativos y administrativos
Cómo se relacionan con los procesos
Cuál es la utilidad de los procesos y cómo sepueden representar
Cual es la importancia de los procedimientosen estos sistemas