Procesos de Odontologia

MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR ELSERVICIO DE ODONTOLOGIA

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________________________________________________________EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTALABREGO, NORTE DE SANTANDER

MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POREL SERVICIO DE ODONTOLOGIA

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADOHOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL

ABREGO, NORTE DE SANTANDER

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I N T R O D U C C I O N

En la asistencia médica la concepción de CALIDAD se ha definido como un

fenómeno multidimensional y complejo que incluye varios y diversos conceptos.

En forma genérica la buena asistencia medica se define como la practica racional

basada en las ciencias medicas y aplicación de todos los servicios de la medicina

moderna a las necesidades de la población; de ellos se desprende que la

asistencia medica de calidad incorpora un método científico que detecta los

problemas mediante diagnostico correctos e instaura la terapia apropiada con el

objeto de satisfacer las necesidades del paciente.

El control de la calidad de la asistencia médica analiza los tres componentes de la

misma; estructura, proceso y resultado, estableciendo una relación funcional: una

buena estructura aumenta las posibilidades de un buen proceso, y un buen

proceso aumenta las posibilidades de un buen resultado.

El montaje del Sistema Obligatorio de Garantía a la Calidad en Salud, consta de

una serie de etapas a través de las cuales se crean condiciones propicias para el

surgimiento de procesos autogestionarios de evaluación y mejoramiento de la

calidad en la organización.


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En primer lugar le corresponde a la Gerencia de la Institución realizar los ajustes

de estructura organizacional para crear la dependencia a la cual asignara la

responsabilidad de los procesos de evolución y mejoramiento de la calidad.

La categoría jerárquica y la planta de cargos de esta repartición dependerán de la

estructura orgánica de la ESE HRNO de su magnitud como organización y de la

disponibilidad de recursos.

Es recomendable que esta dependencia se ubique a nivel de staff con respecto a

la Gerencia, en lugar de depender de ella en forma directa. De esta manera se

asegura la independencia de las actuaciones y se define de entrad, su perfil en la

organización: el ente asesor y no punitivo.

Una vez creada la dependencia y el plan de cargos, se procederá a establecer un

soporte normativo que le otorgue legitimidad administrativa, esto implica que se

deben definir claramente sus objetivos, competencias y funciones dentro de la

organización y en lo posible avalarlos mediante un acto administrativo.

En segundo lugar se deben establecer las condiciones para que el ente creado no

se convierta en una figura de papel. Es preciso movilizar una serie de recursos

(planta física, materiales, equipos, etc.) y definir el talento humano necesario para

emprender el desarrollo del sistema.

En la selección de la persona o personas que integraran este equipo deben

primar los aspectos técnicos por encima de cualquier otra consideración.

La tercera etapa marca inicio de las labores del equipo de calidad. La tarea inicial

de este grupo consiste en asesorar a la organización para diseñar y aplicar un


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Plan de Desarrollo Institucional que responda a la realidad y a las necesidades de

la entidad, lo cual implica desarrollarse a través de un proceso estratégico y

participativo, es decir, un trabajo comprometido que involucre a toda la

organización, incluyendo a los usuarios, en la realización de un diagnostico

primario de calidad, en orden de prioridades.

A partir de este diagnostico primario se definen los objetivos generales y

específicos del mejoramiento de calidad.

El paso siguiente consiste en establecer un conjunto de procesos de auditoria en

salud, los cuales constituyen en lo sucesivo, una de las tareas fundamentales del

equipo de calidad.

El objetivo básico es el realizar el seguimiento de los Planes de Desarrollo

Institucional: Dos de las actividades claves del proceso de auditoria de las

entidades aseguradoras, será la verificaron del cumplimiento de los requisitos

mínimos esenciales en toda la red de servicios y la evaluación del sistema de

referencia y contrarreferencia.

A partir de estas actividades y evaluaciones se procederá a concretar con la alta

gerencia una serie de gestiones tendientes a intervenir los problemas prioritarios

de calidad.

La Auditoria en salud concebida de esta manera deja de ser actividad

desordenada, que quiere decir abarcar todos los frentes, para convertirse en un

proceso planificado y sistematizado orientado por objetivos claros y apoyados en

una información oportuna y confiable, como instrumento básico para el logro de

las metas.


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El resultado de la auditoria no puede ser informes fríos, cargados de resultados

negativos y de propuestas y sanciones; en su lugar los equipos de auditoria deben

ser promotores del cambio, generadores de planes de mejoramientos y asesores

para su cabal implantación.

En la medida en que se van logrando los objetivos iniciales, será necesario cubrir

otras arreas, establecer nuevas prioridades, modificar los instrumentos de

evaluación, aumentar el nivel de exigencia de los estándares, etc.

Finalmente cabe recordar que la búsqueda de la calidad no debe ser

responsabilidad exclusiva de los equipos de auditoria en salud.

La calidad de una institución de salud debe ser una meta y un compromiso de

todos los funcionarios de la institución.


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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CE-O-01

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA(Responsable)

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o Solicitar el carné de seguridad social, documento deidentidad para verificar activación en LA BASE DE DATOSdadas por las diferentes EPS, y así determinar el tipo decontratación sostenida con la ESE HRNO.

o Al no presentar ningún tipo de carné de seguridad social, sele prestara el servicio CON TARIFA PARTICULAR.

o Si el usuario está afiliado a una EPS con contrato porcapitación, se procederá a asignar la cita por Odontólogo.

o Los afiliados a la EPS, que tengan un tipo de contrato porevento, se le solicitara la respectiva autorización parabrindarle una atención oportuna o en defecto se remite a suIPS de referencia.

o Informar de la disponibilidad y oportunidad de citas y losodontólogos que laboran en dicha área para que sea deelección por el usuario.

o Seleccionar el día, la hora y el odontólogo de preferencia.

o Anotar en el LIBRO DE CITAS, registrando el nombre delpaciente, identificación, empresa, día y hora de la cita.

o Informar al usuario el lugar de la atención de acuerdo alodontólogo en la cita asignada.

o Hacer énfasis al usuario de la puntualidad de la cita paraevitarles inconvenientes en su atención.

o Enviar el usuario a pagar su cuota moderadora respectiva enlos contratos con EPS_C.

OFICINA DE CITAS( Auxiliar de Citas)


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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-01

Parte 2….

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Proceder al diligenciamiento de la apertura de la historiaclínica de acuerdo a la norma legal vigente, si el usuario esde primera vez.

Trasladarse al archivo del área y buscar las historiasclínicas correspondientes de los usuarios conocidos o quehan consultado previamente.

Recepcionar, revisar, organizar las historias clínicas y dejartodo preparado en el consultorio del odontólogo que vaatender las citas asignadas.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de Odontología)

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Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacarfotocopia del carne, el documento de identidad y laautorización en los contratos por eventos.

Realizar la respectiva facturación de la consultaodontológica una vez atendidos los pacientes con base alos procedimientos realizados con cargo a laEPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuotamoderadora para los afiliados del régimen contributivo.

OFICINA DEFACTURACION

(Cajera/Facturadora)


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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS PORODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-02


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Solicitar el carné de seguridad social, documento deidentidad para verificar su activación en la base dedatos suministrada por las EPS y así determinar el tipode contratación sostenida con la ESE.

Si el usuario está afiliado a una EPS y tiene contrato porcapitación, se procederá a asignar la cita porodontólogo.

Si el usuario es afiliado a una EPS, cuyo tipo decontrato es por evento, se le solicitara la respectivaautorización para brindarle una atención oportuna o endefecto se remite a su IPS de referencia.

Si el usuario no presenta ningún tipo de carné, seprocederá a brindarle atención si lo desea con TARIFAPARTICULAR.

Solicitar fotocopia del carne, el documento de identidad yla autorización en los contratos por eventos.

Enviarlo al consultorio de odontología que corresponda.

OFICINA DE CITAS(Auxiliar de Citas)

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Diligenciar la parte de identificación de la historia clínicaodontológica, si el usuario consulta por primera vez, deacuerdo a las normas técnicas legales vigentes.

Buscar la historia clínica en el archivo, si el usuario ya haconsultado anteriormente, de acuerdo a las normas querigen el manejo de archivo.

□ Pasar la historia clínica al consultorio odontológicocorrespondiente, donde será atendido.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de Odontología )


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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS PORODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-02

Parte 2….

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Enviar los pacientes a la oficina de facturación con elFormato de Actividades Realizadas, una vez atendidos porel odontólogo.

Recepcionar, revisar, organizar las historias clínicas de lospacientes atendidos para archivarlas.

o Solicitar a los pacientes entregar copia de la facturaciónrealizada

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de Odontología)

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Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacarfotocopia del carne, el documento de identidad y laautorización en los contratos por eventos.

Realizar la respectiva facturación de la consultaodontológica una vez atendidos los pacientes con base alos procedimientos realizados con cargo a laEPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuotamoderadora para los afiliados del régimen contributivo.

Enviar a los pacientes al consultorio de odontología apresentar copia de la facturación realizada.

OFICINA DEFACTURACION

(Cajera/Facturadora)


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NOMBRE DEL PROCESO: ATENCION POR ODONTOLOGIA.

CODIGO: CEO-03


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Recepcionar las historias clínicas y colocarlas en losconsultorios correspondientes.

Confirmar la asistencia del usuario, verificar su pago de lacuota moderadora en el usuario del régimen contributivo yregistrar su asistencia en el libro de citas.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar Odontología )

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Llamar y recibir al paciente de acuerdo a la hora asignadaen la cita.

Realizar la atención solicitada, de acuerdo a las normastécnicas legales vigentes.

Registrar todos los eventos en la historia clínica y laatención en el RIPS correspondiente, de acuerdo a lasnormas legales vigentes.

Tomar una de las siguientes conductas:

♠ Tratamiento indicado según lo encontrado en su consultade primera vez con sus respectivas recomendaciones ocontroles.

♠ Remisión ambulatoria a un segundo o tercer nivel deatención según el caso.

♠ Remisión al servicio de urgencia de nuestra IPS, para suvaloración y/o hospitalizacion según el caso.

♠ Requiere examen de ayuda diagnóstica.

Según la conducta tomada se procederá a realizar losiguiente:

♠ Si el tratamiento es ambulatorio, se diligenciara la historiaclínica odontológica según las normas técnicasestablecidas, dándole la educación según el caso. Incluyeel odontograma de primera vez.

CONSULTA EXTERNA(Odontólogo General)


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NOMBRE DEL PROCESO: ATENC ION POR ODONTOLOGO GENERAL.

CODIGO: CEO-03

Parte 2….

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♠ Si requiere remisión ambulatoria se diligenciará elFORMATO DE REMISION-CONTRARREMISION, deacuerdo a las normas establecidas en el sistema dereferencia y contrarreferencia y se enviara a la IPS dereferencia.

♠ Si necesita remisión de urgencia y/o hospitalizacion sele informara a la auxiliar de odontología y se notificaraal servicio de urgencia y/o hospitalizacion al medico deturno y lo enviara con las recomendaciones según elcaso.

♠ Si requiere examen de apoyo diagnostico, diligenciar lasolicitud del examen registrando nombre completo delusuario, fecha, diagnostico, empresa y los estudios quesolicita según el caso.

o Enviar al paciente a la oficina de facturación una vez sehaya atendido con el Formato de Actividades realizada.

CONSULTA EXTERNA(Odontólogo General)

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Realizar el respectivo copago a los usuarios delvinculado, si la conducta tomada es tratamientoambulatorio de endodoncia, exodoncia u operatoria, deacuerdo a la afiliación al sistema de seguridad social. Sies particular pagara la tarifa establecida.

Sacar fotocopia del carne correspondiente y deldocumento de identidad y realizar la facturación.

Entregar copia del recibo de caja. Enviar al paciente para odontología.

FACTURACION(Cajera)

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Recibir el paciente con la facturación y corroborar que lofacturado sea el tratamiento ordenado.

Anotar en el formato de inasistencia, si el usuario noasiste a la cita asignada

Remitir a la oficina de Auditoria Medica, la lista deinasistentes para darle el manejo que ello exige.

Retirar las historias clínicas de los consultorios médicospara su revisión, organización y posterior proceso dearchivo una vez terminada completamente la atencióndel usuario.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar Odontología)


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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTAEXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIODE LA IPS.

CODIGO: CEO-04


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Valorar al usuario que asiste al servicio de consultaexterna según la evolución clínica y/o respuesta altratamiento instaurado anteriormente.

Definir la conducta, estableciendo si las condicionesactuales del paciente amerita atención intrahospitalariade baja o mediana complejidad.

Diligenciar el formato de Remisión si amerita atención desegundo nivel de atención.

Registrar toda la información pertinente en la historiaclínica del paciente, dejando claro los motivos por lo cualamerita la atención intrahospitalaria.

Registrar la atención en el RIPS correspondiente Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad

de la atención intrahospitalaria. Informar al paciente y/o familiares, la conducta tomada y

verificar la activación del paciente al Sistema deSeguridad Social.

Realizar en el formato de órdenes médicas lahospitalizacion y enviarla al medico general de turno lasrespectiva ordenes médicas intrahospitalarias delpaciente, según el caso y hacer seguimientos juntos.

Registrar en un recetario con original y copia, cada unode los estudios de apoyo diagnóstico y losmedicamentos e insumos necesarios para el tratamientointrahospitalario.

Entregar a la auxiliar de odontología, la carpeta de lahistoria clínica del paciente, junto con el formato deórdenes médicas, fórmula médica debidamentediligenciada y demás soportes correspondientes para serentregado en el servicio hospitalario.

CONSULTA EXTERNA(Odontólogo )


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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTAEXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIODE LA IPS

CODIGO: CEO-04

Parte 2…

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Recibir la historia clínica completamente diligenciadade acuerdo a la norma legalmente establecida, juntocon el formato de órdenes médicas y fórmula medicadebidamente diligenciada.

Llevar la historia clínica junto al paciente al serviciohospitalario correspondiente y hacer entrega de ello ala auxiliar de enfermería de turno, quien iniciara elproceso de admisión al servicio de hospitalizacion deacuerdo al manual de proceso normatizado.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de

odontología)

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Entregar al paciente en el servicio hospitalario porparte de la Auxiliar de Odontología y presentárselo alMedico de Turno y/o Auxiliar de enfermería delservicio para su internación.

Realizar la admisión del paciente con base alproceso normatizado en el servicio hospitalario.

SERVICIOHOSPITALARIO

(Auxiliar Enfermería)


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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION AMBULATORIA DEL PRIMER NIVELA NIVELES SUPERIORES DE ATENCION.

CODIGO: CEO-05


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Valorar al usuario que asiste al servicio de consultaexterna según la evolución clínica y/o respuesta altratamiento instaurado.

Definir la conducta, estableciendo si las condiciones delpaciente amerita atención de mediana o alta complejidad.

Diligenciar el formato de Remisión-Contra remisión, segúnlos lineamientos establecidos por la norma (identificacióndel paciente, Resumen de la patología, ImpresiónDiagnóstica, manejo realizado, justificación de la remisión,especialidad a la que se remite), si se determina que elpaciente amerita una atención odontológica de mediana ode alta complejidad.

Registrar toda la información pertinente en la historiaclínica del paciente, dejando claro los motivos por lo cualamerita la atención en niveles superiores de atención.

Registrar la atención en el RIPS correspondiente

Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad dela atención en nivel superior.

Solicitar al especialista consultado en el formato, que através de la valoración que realice, determine si lascondiciones del paciente amerita su atención yseguimiento o en su defecto realizar la respectiva contraremisión de acuerdo a lo establecido en dicho proceso.

Informar al paciente y/o familiares de la red de serviciodisponible de acuerdo a la vinculación del paciente alSistema de Seguridad Social.

Enviarlo a la IPS de referencia y/o a la Coordinación de laEPS de acuerdo a la especialidad solicitada y lavinculación al Sistema de Seguridad Social.

CONSULTA EXTERNA( Odontólogo)


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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIACLINICA.

CODIGO: CEO-06


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Solicitar las historias clínicas de los pacientes deconsultas programadas y las enviadas para consultasprioritarias remitidas del proceso del TRIAGE enurgencias.

Diligenciar la historia clínica, de acuerdo a las normastécnicas legales vigentes, si el usuario consulta porprimera vez.

Solicitar las historias clínicas para responder o adelantarpasos inherentes al proceso de garantía a la calidad,glosas y demás procesos administrativos que requiera suuso.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de Enfermería)

AUDITORIA MEDICA –GERENCIA-

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Buscar la historia clínica en el archivo, si el usuario ya haconsultado anteriormente, de acuerdo a las normas querigen el manejo de archivo.

Localizar las historias clínicas de pacientes que hayanestado recientemente hospitalizado que no seencuentren en el archivo de la IPS, por r parte de laauxiliar de enfermería de servicios hospitalarios, quiense encargara de buscarla y entregarla a la dependenciaque la solicito.

Registrar en el LIBRO DE SALIDA Y ENTRADA dehistorias clínicas, cada una de las historias clínicassolicitadas por los funcionarios que tienen acceso almanejo de la misma. Deben registrar fecha y hora desalida, número de la historia clínica, dependencia adonde va la HC especificando para que medico si esconsulta externa, firma del funcionario de archivo queentrega y firma del funcionario que recibe.

CONSULTA EXTERNA(Auxiliar de Archivo)


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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIACLINICA

CODIGO: CEO-06

Parte 2…

7 Entregar a la auxiliar de enfermería y oficinas quetienen acceso al manejo de la misma, cada una de lashistorias clínicas solicitadas, previamenteenumeradas, contabilizadas y registrada su salida dela dependencia de archivo.

CONSULTAEXTERNA

(Auxiliar de Archivo

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Manejar las historias clínicas, de acuerdo a lanormatividad legal vigente con respecto a la custodia yconservación de la misma.

Entregar las historias clínicas en el término máximo de48 horas, una vez realizada la diligencia por la que fuesolicitada.

AUDITORIA MEDICA-AUXILIAR DEENFERMERIA

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Recibir las historias clínicas, previa verificación de labuena conservación, organización y presentación dela misma.

Registrar en el libro de salida y entrada de historiasclínicas, la fecha de entrega, la dependencia que lohace y la firma del funcionario que recibe la historiaclínica.

Custodiar las historias clínicas según los parámetrosestablecidos para el manejo del archivo.

CONSULTAEXTERNA

(Auxiliar de Archivo)

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