EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

ÍNDICE

1. Introducción

2. Conceptos

3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración

4. El proceso de planificación como un Sistema

4.1. Formulación del problema

4.2. Identificación y diseño de soluciones

4.3. Control de resultados

5. Conclusiones

Introducción

Ing. Rocío Alejandra Torres Zambrano

1. Introducción

En el mundo capitalista serechazó la idea de planeacióny se alentó, en su lugar, eldesarrollo y difusión deaquellas teorías yprocedimientos que estánmás acordes con su posturaideológica y económica, tal esel caso de los estudiosbeneficio-costo (que derivanen la actual evaluación deproyectos) y de las técnicas ymodelos orientados a haceruna adecuada asignación derecursos.

1. Introducción..

Es hasta finales de los 40 y principios de los50 que la planeación empieza a seraceptada en el mundo occidental. En estecambio de actitud influyó la exitosaexperiencia francesa con sus planes dereconstrucción de la posguerra y laintroducción en las grandes corporacionesde la denominada planeación estratégica.

Ingenieria.unam.mx/sistemas/semblanzas/serie/planeacion_sistemas/Met_Plan_Normat.

2. Conceptos

Proceso:

Es la acción de avanzar, al paso del tiempo y al conjuntode etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural onecesarias para concretar una operación artificial

Diccionario Real Academia Española, Rafael Lapesa.

En la informática, un proceso es un conjunto deprocedimientos o funciones que tienen uno o másobjetivos.

Definición.d

Método de la ruta critica : El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

Ejemplo:

2. Conceptos

Planeación:

Es la aplicación racional de la mente humana en la tomade decisiones anticipatoria, con base en el conocimientoprevio de la realidad, para controlar las accionespresentes y prever sus consecuencias futuras, encausadasal logro de un objetivo plenamente deseado satisfactorio.

• La planeación tiene como propósito organizar el sentido común. Propuestas entendibles, manejables, útiles,...

Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.

Albert Einstein dijo que el sentido común es el conjunto de perjuicios adquiridos hasta la edad de 18 años. También es el resultado de algunas creencias y estúpidas falacias totalmente adquiridas e incrustadas en el cerebro humano a lo largo de las generaciones, por una u otra razón.

Taringa, Eduardo Galeano.

Planeación Características

• Se utiliza la capacidad de la mente humana para plantear fines y objetivos.

• Involucra la toma de decisiones anticipada en su proceso. • Prevé las consecuencias futuras de las acciones a tomar. • Prevé la utilización de los recursos disponibles con el fin de

obtener la máxima satisfacción. • Comprende todo el proceso desde el análisis de las

situaciones hasta llegar a la toma de decisiones. • Incluye metodologías para la recolección de información,

programación, diagnóstico, pronóstico, avances y medidas de resultados.

Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.

Algunos de los conceptos más usados en planeación son:

• Planeación

• Plan

• Programa

• Ideal

• Objetivo

• Meta

• Estrategia

• Táctica

• Políticas

• Diagnóstico

• Pronóstico

• Control

Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.

3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración

En la administración la planeación o planificación es elproceso a través del cual una empresa analiza elambiente externo, analiza su situación interna, elaboraobjetivos de acuerdo a dichos análisis, y diseñaestrategias y cursos de acción destinados a alcanzardichos objetivos.

3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración.

¿Por qué es Importante Planear?

La planeación es importante por que propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo

PROPÓSITOS DE LA PLANEACIÓN

1. Disminuir riesgo al fracaso.

2. Evitar los errores y asegurar el éxito de laorganización.

3. Administrar racionalmente y coneficiencia los recursos de la organización.

4. Incrementar las posibilidades de éxito enel futuro.

Tipo de

planeaciónNiveles Alcance Objetivo

Estratégica Institucional Largo plazo

Elaboración del mapa ambiental

para evaluación. Debilidades,

oportunidades, fortalezas y

amenazas. Incertidumbre.

Táctica Intermedio Mediando plazo

Conversión e interpretación de

estrategias en planes concretos en el

nivel departamental.

Operacional Operacional Corto plazo

Subdivisión de planes tácticos de

cada departamento en planes

operacionales para cada tarea.

Tipos de Planeación

Proceso de la Planeación

Los pasos para realizar una planeación o planificación son los siguientes:

1. Análisis de la situación actual

2. Establecer objetivos

3. Formular estrategias

4. Diseñar planes o programas de acción

1. Análisis de la situación actual

Análisis Externo

Análisis Interno

Fortalezas y Debilidades

El estado o capacidad de la Empresa

Oportunidades y Amenazas

Situación del Entorno

¿Qué papel juega la institución en el entorno económico y social?

¿Qué exigencias y problemas enfrenta la institución?

2. Establecer objetivos

Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos aestablecer los objetivos de la empresa, de acuerdo alos recursos o la capacidad que ésta posea, y deacuerdo al entorno externo que hemos analizado.

¿Qué es lo que quieres?¿Qué quieres en lugar de lo que tienes?¿Qué preferirías tener? ¿Qué debe cambiar y por que?

3. Formular estrategias

Una vez que hemos establecido los objetivos,pasamos a determinar las estrategias o las accionesque vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichosobjetivos.

¿Qué hacer?

¿Cómo vamos a hacerlo?

4. Diseñar programas o planes de acción

Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar,pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten endocumentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivospropuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias oacciones formuladas.

En dichos programas o planes, debemos especificar:los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementaro ejecutar las estrategias o acciones.la asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van adistribuir.los responsables: quiénes serán los encargados de llevar a cabo,implementar o ejecutar las estrategias o acciones.el cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutaránlas estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.el presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de lasestrategias o acciones.

http://www.crecenegocios.com/la-planeacion/

1. MONITOREO DE

OPORTUNIDADES Y

RIESGOS

2. ESTABLECIMIENTO DE

OBJETIVOS Y METAS

3. CONSIDERACIÓN DE

PREMISAS DE PLANEACIÓN

4. IDENTIFICACIÓN DE

ALTERNATIVAS

5. COMPARACIÓN DE LAS

ALTERNATIVAS CON

RELACIÓN A LOS OBJETIVOS

PROPUESTOS

6. ELECCIÓN DE UNA

ALTERNATIVA

7. FORMULACIÓN DE

PLANES

8. CONVERSIÓN DE PLANES

EN PROGRAMAS Y

PRESUPUESTOS

A LA LUZ DEL MERCADO: COMPETENCIA, DESEOS DE

CLIENTES, NUESTRAS FORTALEZAS Y NUESTRAS

DEBILIDADES

¿DÓNDE QUISIÉRAMOS ESTAR, QUÉ DESEAMOS HACER Y

CUÁNDO?

¿EN QUÉ CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

OPERARÁN NUESTROS PLANES?

¿CUÁLES SON LAS ATERNATIVAS MÁS PROMISORIAS

PARA EL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS

¿QUÉ ALTERNATIVA NOS OFRECE LAS MAYORES

POSIBILIDADES PARA CUMPLIR CON NUESTROS

OBJETIVOS AL MENOR COSTO Y CON LAS MAYORES

UTILIDADES?

SELECCIÓN DEL CURSO DE ACCIÓN QUE MAYORES

VENTAJAS OFRECE

CON PLANEAS PARA: INNOVACIÓN TECNOLÓFGICA,

ADQUISICIÓN DE EQUIPO, AMPLIACIÓN DE MERCADOS,

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS, CONTRATACIÓN

DE PERSONAL, POSICIONAMIENTO, ETC.

DETERMINACIÓN DE TIEMPOS (PROGRAMAS),

DESARROLLO DE PROYECTOS, DETERMINACIÓN DE

MONTO DE GASTOS E INVERSIONES (PRESUPUESTOS)

8 PASOS PARA LA PLANEACIÓN

El proceso de planificación como un Sistema

Ing. Luis Javier Aguilar Cruz

El proceso de planificación como un Sistema

El proceso de planificación es considerado dentro de la ingeniería de sistemases considerado como un sistema de planeación que está integrado por tressubsistemas :

A. SUBSISTEMA “FORMULACIÓN DEL PROBLEMA”Tiene como función el identificar los problemas presentes y los previsibles para

el futuro, además de explicar la razón de su existencia.

B. SUBSISTEMA “IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES”Su propósito es plantear y juzgar las posibles formas de intervención, así como la

elaboración de los programas, presupuestos y diseños requeridos para pasar ala fase de ejecución.

C. SUBSISTEMA “CONTROL DE RESULTADOS”Todo plan, estrategia o programa está sujeto a ajustes o replanteamientos al

detectar errores, omisiones, cambios en el medio ambiente, variaciones en laestructura de valores, etc. Actividades propias de este subsistema.

A.FORMULACIÓN DEL

PROBLEMA

• 1.Planteamiento de la problemática

• 2.Investigación de lo real

• 3.Formulación de lo deseado

• 4.Evaluación y diagnóstico

B. IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES

• 1.Generación y evaluación de alternativas

• 2.Formulación de bases estratégicas

• 3.Desarrollo de la solución

C. CONTROL DE

RESULTADOS

• 1.Planeación del control

• 2.Evaluación de resultados y adaptación

A. SUBSISTEMA “FORMULACIÓN DEL PROBLEMA”

En un principio la planeación no trata propiamente con problemas sino más bien con susmanifestaciones últimas o síntomas -baja productividad, pérdida de mercados, inflación,etc.- y con las reacciones que tal tipo de hechos provocan entre las personasinvolucradas -insatisfacción, apuro, perplejidad, duda, etc.

Al conjunto de estas manifestaciones se le denominará problemática y problema alplanteamiento global y debidamente fundado de la serie de deficiencias existentes, susinterrelaciones, la explicación causal, los efectos al futuro, etc.

El actuar sólo con base en el conocimiento de la problemática conlleva el riesgo de noresolver nada al no atacar el problema en su origen o al atacarlo de manera equivocada:equivaldría a querer curar todo dolor de cabeza únicamente con aspirinas.

1. PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMÁTICA

ESTADO DE INSATISFACCIÓN

El proceso de planeación inicia en un estado de insatisfacción y el deseo de actuar por parte delos responsables. La primera visión que se ofrece generalmente es parcial, vaga y a vecesequívoca (principales síntomas, algunos datos aislados, creencias respecto a las causas, etc.),por lo que se debe tener cuidado de no adelantar juicios o crear compromisos prematuros.

DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA

De la misma manera que un médico requiere elaborar un cuadro completo de la sintomatologíapara conjeturar de manera más justa en cuanto a las posibles causas de una enfermedad, en laplaneación también es necesario contar con una visión amplia y ordenada de la situación quese enfrenta, para así orientar de mejor manera las etapas de estudio subsecuentes.

Para ello, entre las distintas personas involucradas se recabará su opinión respecto a lossiguientes puntos:Problema: ¿cuál o cuáles se cree que son los principales problemas? Antecedentes: ¿cómo se gesta el problema, cuáles son las causas y cómo ha evolucionado? Efectos: ¿qué repercusiones existen y qué se espera para el futuro? Soluciones: ¿qué se sugiere hacer y qué debe evitarse? Restricciones: ¿qué limitantes deben tomarse en cuenta?

RESULTADOS ESPERADOS

Por ningún motivo conviene avanzar sin dejar claro la clase de resultados a quese aspira, pues ello es determinante para fijar la profundidad y tipo de estudiospor realizar. Por ejemplo, al tratar un problema de suministros la soluciónpuede ir desde la sola revisión de la lista de proveedores, hasta un análisisintegral de la política de inventarios, del manejo de almacenes y del flujo deinformación en la organización.

2. INVESTIGACIÓN DE LO REAL

ELABORACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL

El modelo conceptual es una representación gráfica o escrita del problema y del objetobajo consideración, cuyo propósito es delimitar el área de interés, fijar la estructura delproblema, definir qué es relevante y qué irrelevante, identificar las principalesrestricciones, etc.

Los modelos conceptuales son importantes porque obligan a ser claros en cuanto a loque se esta tratando de estudiar, observar y medir, y porque permiten unacomunicación más amplia entre los distintos participantes.

Esa representación incluye elementos de estructura (personal, instalaciones, equipo,etc.), elementos de proceso (organización, objetivos, programas, etc.) y factoresambientales (demanda, competidores, política económica, etc.), cuya seleccióndepende de la problemática planteada, las conjeturas en cuanto a sus causas y losresultados esperados.

INVESTIGACIÓN DEL ESTADO ACTUAL

Análisis interno y externo

Dentro del análisis estratégico de una organización, se debe analizar el entorno que rodea aldesarrollo de las actividades y que puede influir, incluso restringir, el logro de los objetivos. Sereconocen de dos tipos de variables: internas y externas.

Internas. Cuando se originan dentro de la institución y pueden influir en el logro de los propósitos(variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientosa huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio delos jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos directivos, etc.)

Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la institución, pero que pueden tenerefecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuentaal planear (aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos etc.).

ANÁLISIS HISTÓRICO

El análisis histórico no consiste en capturar todo antecedente con la sola esperanza deun “hallazgo” que de respuesta a las preguntas que ni siquiera hemos sido capaces deformular.

METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVAESCENARIO DE REFERENCIA

La planeación tiene que ver no sólo con las dificultades o propósitos del presente, sinotambién con las amenazas, oportunidades y aspiraciones para el mediano y largoplazo.

Esa es la razón de esta etapa, que consiste en la proyección de las variables relevantesy en la elaboración de una síntesis que describa el clima que se vivirá en el futuro.

Para la elaboración de los escenarios de referencia se parte de la hipótesis de que nohabrá ninguna intervención para cambiar el curso de las cosas y así poner demanifiesto las dificultades latentes.

ANALISIS FODA

3. FORMULACIÓN DE LO DESEADO

METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVA

ELABORACIÓN DEL ESTADO NORMATIVO Esta etapa debe partir de una crítica delo observado o previsible en la realidad, ya que así se evita caer en consideracionesvagas y de poca utilidad para la planeación. Por ejemplo, si se le pregunta a unrector a qué aspira en su universidad, es previsible que se pronuncie por unainstitución al servicio de la sociedad o por cualquier otra generalidad. Estasituación cambia drásticamente si previamente ha sido planteada la problemáticade un severo atraso tecnológico o los altos niveles de deserción.

FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Objetivos

Representan los resultados que la institución espera obtener, son fines por alcanzar,establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido untiempo específico.

Una vez que se han establecido los propósitos, e investigado las premisas quepueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican losresultados o fines que la institución desea lograr en un tiempo determinado.

4. EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVA EVALUACIÓN DEL SISTEMA

La evaluación del sistema tiene por propósito establecer las discrepancias entrelo que se desea y el estado actual o previsto; contando, para el efecto, con loselementos necesarios (el conocimiento del sistema y los objetivos) para dejarde lado las meras opiniones e inquietudes dadas en el planteamiento de laproblemática.

DIAGNOSTICO

Esta es una de las etapas básicas en la formulación del problema, consiste enestablecer las relaciones causa-efecto que permiten explicar el porqué de lasdiferencias detectadas en la fase anterior y por este medio identificar sobre quéactuar para corregir o mejorar la funcionalidad del sistema.

Se define como Gestión Integrada de los Recursos Hídricos(GIRH) al proceso que permite el aprovechamiento de agua,suelo y los recursos asociados, de tal forma que maximice elbienestar de la sociedad con eficiencia y equidad sincomprometer la sustentabilidad ambiental

EL CAMBIO CLIMATICO Y LA GIRH

Proceso de la Planificación*IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES

* CONTROL DE RESULTADOS

Ing. Israel Herrera Ontiveros

B. IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES

• Generación alternativas

• Evaluación de las alternativas y selección de la mejor.

• Desarrollo de la solución

1.Generación y Evaluación de Alternativas

• En la generación de alternativas hay que tener en cuenta las distintas clases de objetivos.

• ¿Con que corto o anulo aquel efecto negativo?

• ¿Cómo hago para cancelar el problema de origen?

2. Evaluación de Alternativas Estratégicas

• Factibilidad

¿Me es rentable? ¿Tengo los recursos?

¿tengo la capacidad técnica?

Para ordenar el trabajo de evaluación es útil tener en cuenta los siguientes lineamientos:

• Hacer explícitos los criterios de evaluación.

• Para cada criterio definir una forma de medición o calificación.

• Definir prioridades y niveles de lo deseable o aceptable.

• Calificar o medir las distintas alternativas.

• Proponer aquellas alternativas que resulten más apropiadas.

Planeación Estratégica como parte de la evaluación de las alternativas

La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

Etapas de la planeación estratégica

• Formulación de las Estrategias

• Evaluación de Estrategias

• Análisis de Contingencias

Formulación de las Estrategias

• Plan estratégico

• Rediseño de la organización

• Plan de contingencias

Plan de contingencias

Plan Estratégico

• Aquí se presentan de manera

ordenada los ideales y objetivos a

que se aspira.

Rediseño de la organización

• La efectividad de un plan está

condicionada por la capacidad de

la organización para llevarlo a la

práctica,

Plan de contingencias

• No es raro ver que un plan fracase al

ocurrir algún evento contrario, a pesar

de que era previsible la posibilidad de su

ocurrencia y que también era factible

haber preparado una respuesta eficaz y

oportuna

Beneficios de la Planeación Estratégica

• Beneficios Financieros

• Beneficios No Financieros

3. Desarrollo de la Solución

• FORMULACIÓN DE PROGRAMAS

• FORMULACIÓN DE PROYECTOS

• PLAN DE ACCIÓN

C. CONTROL DE RESULTADOS

• 1. PLANEACIÓN DEL CONTROL

• 2. EVALUACIÓN Y ADAPTACIÓN

Ejemplo: Cimbra Deslizante

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE

SOLUCIONES

Personal capacitado

Ofrecer un incentivo para asegurar la asistencia , Tener personal extra

Realizar los pedidos de concreto con suficiente tiempo de anticipación e

inclusive utilizar dos plantas premezcladoras

Es un Procedimiento constante 24hr

Falta de personal

Retraso de material

Conclusiones

La planeación deja de ser considerada como un actoúnico y pasa a ser tratada como un proceso continuode aprendizaje y adaptación.El proceso de planeación no se mide por lacapacidad de hacer predicciones correctas, sino porel cuestionamiento de los modelos mentales y latransformación de las personas implicadas.Los resultados que nosotros esperamos de unaplaneación son los mejores, pero en realidad enocasiones no es así ya que existen factores quepueden alterar la planeación proyectada debido aque consume tiempo y recursos