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SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Unidad de Auditoría Interna

Santiago, septiembre 05 de 2013

INFORME Nº 28 DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO INGRESO DE FUNCIONARIOS

Nivel Central

Informe de Auditoría Interna

Entre los días 08 de julio al 20 de agosto de 2013, las auditoras internas Susana Mancilla Carrasco y Daniela Sepúlveda Muñoz, en cumplimiento

de requerimiento especial, realizó la Auditoría a las Subunidades de Desarrollo Organizacional y Personal y Remuneraciones, la que comprendió

el proceso “Ingreso de Funcionarios”. El alcance del trabajo de auditoria comprendió la revisión del proceso en todas sus etapas.

El principal objetivo del trabajo realizado fue el examen y evaluación de la efectividad del sistema de control interno, respecto de los riesgos que

afectan los objetivos del proceso auditado y su mitigación a través de los controles, se incluye cuestionario de control interno el cual se encuentra

en Anexo Nº3, del presente informe.

Nuestra auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones, comprobaciones parciales

(muestras) y procedimientos establecidos en nuestros programas de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para

respaldar nuestras observaciones y comentarios.

Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener

como conclusión general que el Sistema de Control interno Requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos.

Las medidas adoptadas y los plazos en que serán implementadas las recomendaciones, se presentan en cada punto del informe.

Deseamos manifestar nuestros agradecimientos por la colaboración recibida durante el desarrollo de nuestro trabajo, por parte de los encargados

de las Subunidades, Pablo Vega y Ricardo Rojas.

Susana Mancilla Daniela Sepúlveda Guillermo Ponce Sandoval

Auditoras Internas Encargado Unidad Auditoría Interna

Santiago, septiembre de 2013

Las observaciones contenidas en el presente

informe fueron evaluadas de acuerdo a su

materialidad y grado de exposición al riesgo,

determinada en función de la Matriz de Riesgos, la

que se encuentra detallada en Anexo 1.

La calificación de las observaciones se muestran

graficadas en Matriz adjunta. Los hallazgos totales

son 4, los que se agrupan de la siguiente manera:

4 Observaciones año actual.

0 Observación del año anterior.

Resumen Ejecutivo

Principales Observaciones

Matriz de Observaciones

Consecuencia

Muy Grave

Grave

Menos

Grave

Leve

Mejora

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

N°

Obs

Evaluación

Observación

Descripción

Observación

Resumen de

Recomendación

Fecha

Implementación

1 Mayor-Menos

Grave

Procedimientos y controles

inexistentes y/o deficientes para

las etapas de Selección e Ingreso

de funcionarios.

La encargada de la Unidad de Recursos Humanos deberá:

a) Elaborar y difundir un procedimiento formalmente

documentado para la contratación de funcionarios, con la

finalidad que se establezcan controles que mitiguen lo

señalado en la observación.

b) Velar por el cumplimiento a cabalidad del procedimiento.

30/11/13

2 Mayor-Menos

Grave

Falta de revisión y respaldo de los

Procesos de Selección.

La encargada de la Unidad de Recursos Humanos deberá:

a) Instruir la revisión exhaustiva de los perfiles indicados

en el portal www.trabajando,.com, así como también

respaldar los cambios solicitados por las Unidades

requirentes.

b) Respaldar la evidencia del proceso de selección, a

modo de minimizar lo observado.

30/10/13

Criticidad Alta

Criticidad Media

Criticidad Baja

1

2

1

Observación 1: Procedimientos y controles inexistentes y/o deficientes para las etapas de Selección e Ingreso de

funcionarios.

Proceso: Cumplimiento

Normativo

Antecedentes Efecto Recomendación

Para las etapas de “Selección y Reclutamiento” e “Ingreso” de personal, no se han definido

controles por parte de la Subunidad de Desarrollo Organización y Subunidad de Personal y

Remuneraciones respectivamente.

Para la etapa de “Reclutamiento y Selección de Personal”, existe un procedimiento

formalmente documentado, el cual no se encuentra actualizado así como tampoco

publicado en la página de intranet del Servicio. Pese a contar con un procedimiento, se

observó el caso de la funcionaria Beatriz Fernandez Cuervo (RUN. 5.459.363-5), en donde

no se evidenció la existencia de un Proceso de selección interna para el ingreso a la

Institución.

Respecto a la etapa de “Contratación”, de acuerdo a entrevista con el encargado de la

Subunidad de Personal y Remuneraciones, nos indicó que todas las actividades

relacionadas a éste proceso se rigen de acuerdo al Estatuto Administrativo, y que no se

han documentado procedimientos formales relacionados.

Por otra parte, se pudo constatar la inexistencia de un procedimiento que determine los

parámetros de definición de los Procesos de selección interna, observando que para la

vacante del cargo de “Encargada de la Unidad de Fiscalización”, no hubo un proceso de

selección, designándose para tal efecto a Cynthia Cabello García (RUN. 9.982.298-8) quien

a esa fecha llevaba 6 meses en el Servicio en calidad de honorarios, sin embargo, no se

encontraron antecedentes de la función que desempeñaba.

Lo anterior, deja de manifiesto la falta de control que existe en la Unidad de Recursos

Humanos respecto al proceso de selección e ingreso de los funcionarios al Servicio.

• Falta de

transparencia en la

Selección del

Personal.

•Daño a la imagen

del Servicio.

La encargada de la Unidad

deberá:

a) Elaborar y difundir un

procedimiento formalmente

documentado para la

contratación de funcionarios,

con la finalidad que se

establezcan controles que

mitiguen lo señalado en la

observación.

b) Velar por el cumplimiento a

cabalidad del procedimiento.

Compromiso de la Administración Criticidad del

Hallazgo Evaluación del Riesgo

Comentarios Preliminares:

Se actualizará el procedimiento de Reclutamiento y Selección, incorporando los procesos

de selección y promoción interna.

Se definirán los límites y alcances de cada procesos en dicho procedimiento.

Se confeccionará un procedimiento de formalización de la contratación.

Media Menos Grave-Mayor

Fecha de Implementación y Responsable

30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad

Recursos Humanos

Detalle de la Observación

Observación 2: Falta de revisión y respaldo de los Procesos de Selección. Proceso: Situaciones Generales


De la revisión a la definición de los perfiles utilizado en la publicación de los

Procesos de selección externa de los once funcionarios que ingresaron al Servicio,

se pudo detectar lo siguiente:

a) En dos de los once casos revisados, se evidencio inconsistencia entre el perfil

definido en el “Diseño de Perfiles de Cargos y Competencias” y lo publicado en el

portal www.trabajando.com, es decir, se solicita en el Diseño de Perfiles personal

Profesional con carrera del al menos 8 semestres, y finalmente en el Portal

trabajando.com, se solicita Personal Técnico con carrera de al menos 4 semestres.

Para mayor detalle ver anexo N° 4.

b) En cuatro de los once casos revisados, no se evidenciaron antecedentes que den

cuenta de la convocatoria utilizada para proveer el cargo vacante, producto de que

los respaldos se encontraban el computador del Encargado, el cual fue robado.

• Ingresos de

funcionarios sin el

debido proceso de

selección y

reclutamiento.

• Falta de transparencia

en las convocatorias

para proveer cargos

vacantes.

• Funcionarios que no se

ajusten a los perfiles

requeridos para cada

cargo.

• Posibles sanciones de

parte de entidades

fiscalizadoras.

• Daño a la imagen del

Servicio.

La encargada de la Unidad de

Recursos Humanos deberá:

a) Instruir la revisión exhaustiva de

los perfiles indicados en el portal

www.trabajando,.com, así como

también respaldar los cambios

solicitados por las Unidades

requirentes.

b) Respaldar la evidencia del

proceso de selección, a modo de

minimizar lo observado.

Compromiso de la Administración Criticidad del Hallazgo Evaluación del Riesgo


Chequear que el Manual de Perfil sea coherente con los perfiles establecidos en la

oferta indicada en el portal www.trabajando.com.

Respaldo de la información en Carpetas Compartidas alojadas en servidores del

Servicio, externos a los notebooks de la unidad.

Media Menos Grave-Mayor


30 de octubre de 2013, Encargada de la Unidad de Recursos

humanos


http://www.trabajando.com/










Observación 3: Incumplimiento del control de “Ingreso de Funcionarios” de acuerdo a lo definido en la Matriz

de riesgo institucional.

Proceso: Cumplimiento Normativo


De acuerdo a lo establecido en la matriz de riesgos del Servicio para el proceso de

“ingreso de funcionarios”, se encuentra definido el siguiente control: “Funcionarios de la

Unidad de Personal realiza anualmente cruce con la base de datos del sistema Génesis

para verificar la vinculación de funcionarios SENCE con OTEC...”. De acuerdo a

entrevista sostenida con el encargado de la Subunidad de Personal y Remuneraciones,

se constató que el control descrito en la Matriz no se encuentra operativo ya que la

solicitud de verificación de antecedentes se efectúa al momento de confeccionar la

Resolución que contrata al funcionario. Además de lo anterior, se pudo constatar que

no existe evidencia de la respuesta a dicha solicitud por parte de la Subunidad de

Informática.

Lo anterior deja de manifiesto que el control definido no resulta eficaz en la verificación

de vinculación con OTEC.

• Detrimento del

patrimonio

institucional.

• Daño a la imagen

del Servicio.

La encargada de la Unidad de

Recursos Humanos deberá:

a) Revisar, analizar y mejorar los

controles descritos en la Matriz de

Riesgo respecto al Subproceso

“Ingreso de Funcionarios”




Solicitar el acceso a Génesis y compara directamente la vinculación de los funcionarios

con OTEC.

Se notificará el cambio en el control de la matriz, para el año 2014, notificando dicha

acción a la Encargada de la Unidad de Control de Gestión.

Baja Leve - Menor


30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad de

Recursos Humanos


Observación 4: Debilidades de control en la mantención de información completa y actualizada, en las carpetas de

los funcionarios del Servicio.

Proceso: Cumplimiento

Normativo


De acuerdo a nuestra revisión a las carpetas de vida de once funcionarios, se detectó que no

contenían toda la documentación requerida para el ingreso al Servicio, de acuerdo al

siguiente detalle:

a) En cuatro carpetas no obtuvimos la evidencia de la declaración jurada, en donde se

certifique que no se encuentran afectos a la inhabilidad de tener dependencia de

substancias psicotrópicas, o drogas estupefacientes ilegales.

b) En una de las carpetas no se evidencio el Curriculum Vitae del funcionario.

c) En una de las carpetas no se evidencio la carta de aceptación del cargo.

d) En una de las carpetas no se evidencio el Certificado de afiliación de salud.

A continuación se detalla lo mencionado anteriormente:

• Error en la toma de

decisiones por estar

afecto de sustancias

psicotrópica o bajo los

efectos de

estupefacientes.

• Incumplimiento de

procedimientos

internos

institucionales.

La encargada de la Unidad

deberá:

a) Elaborar un procedimiento

formalmente documentado

para la contratación de

funcionarios.

b) Toda vez que se remita

documentación, certificados y

declaraciones a otras

entidades, sacar fotocopia de

estos archivos y solicitar

timbre de recepción de la

contraparte.




Se actualizará el checklist de acuerdo a los requerimientos de la contratación establecido en

los procedimiento de incorporación y contratación. De acuerdo al tipo de contratación que se

esté desarrollando.

En atención a las declaraciones de no consumo de estupefacientes, no son solicitados para

aquellos cargos ADP. Por lo cual no es una obligación su presentación. En tal circunstancia

se realizará una juste a las solicitudes de antecedentes a objeto de no solicitar antecedentes

que la Subunidad de Personal y Remuneraciones no requiere.

En relación a las Cartas de Aceptación de cargo, son necesarias para remitirlas a

contraloría, pero se instruyó al funcionario a cargo dejar una copia de todos los antecedentes

que se remitan a Contraloría a contar de hoy.

Baja Leve-Moderado


30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad

de Recursos Humanos


RUT Nombres No se evidenció

Declaración de Estupefacientes

Curriculum Vitae


Carta de aceptación de cargo.

5.459.363-5 Beatriz Fernandez Cuervo Declaración de Estupefacientes


Certificado de afiliación de salud

Cynthia Cabello Garcia

Jose Sepúlveda Grazioli

Luis Lazo Montaña11.487.606-2

16.019.250-K

9.982.298-8

ANEXO 1

Matriz de Riesgos

Proceso Ingreso de Funcionarios

Impacto

Insignificante Menor Catatrófico Mayor Moderado

1 - 2

N° Riesgo Descripción Proceso

1

Colusión entre trabajadores,

colusión entre trabajadores y

terceros

Situaciones

Generales

2

Selección y contratación de

personal que no cumple con el

perfil requerido

Cumplimiento

Normativo

ANEXO 2

Muestra Revisada

RUN Nombre FuncionarioFecha de

IngresoLugar de Desempeño

15.189.711-8 Cinthia Jara Laggazi 16-04-2012 Región XIV

9.982.298-8 Cynthia Garcia Cabello 01-04-2012 Unidad de Fiscalización

5.666.402-5 Gabriel Arturo Alegria Gamboa 01-08-2012 Región Metropolitana

16.019.250-K Jose Manuel Grazioli Sepulveda 29-10-2012Subunidad de Planificación y

Control de Gestión

14.524.235-5 Natali Irene Marchant Medel 01-11-2012 Region VI

13.198.775-7 Catalina Correa Vergara 25-02-2013 Region VI

12.872.834-1 Giovanna Barahona Antognini 25-02-2013 Departamento Jurídico

13.290.198-8 Ricardo Marcelo Vásquez Vásquez 09-04-2012Subunidad de Personal y

Remuneraciones

12.064.275-8 Marlene Isabel Schweitzer Julio 19-02-2013 Region XI

5.459.363-5 Beatriz Maria Isabel Cuervo Fernandez 01-09-2012Unidad de Marketing y

Comunicaciones

11.487.606-2 Luis Pedro Montaña Lazo 03-04-2012 Unidad de Fiscalización

ANEXO 3

Cuestionario de Control Interno N° Preguntas SI NO N/A Respuesta

Integridad, Valores Éticos, Comportamiento y Probidad de los funcionarios claves

1

¿Cuenta con manuales o instrucciones sobre temas valóricos y comportamiento ético del

personal, complementarios a la Ley de Probidad? Si existen, señale si éstos han sido

formalmente difundidos a todos los funcionarios

XExiste una política de RRHH en la cual están comprendidos

dichos valores.

2En el ultimo año, ¿La Unidad ha capacitado o ha solicitado capacitación de sus

funcionarios en temas asociados a la probidad y la ética?X

Pero se efectuará un curso sobre Estatuto Administrativo y

Probidad a nivel nacional, en el cual se incluirán funcionarios de

distintas unidades y regiones, incluídas esta.

3¿La Unidad difunde a los funcionarios las normas de probidad contenidas en la Ley

N°19.653 y promueve su cumplimiento?X En su política de RRHH

4

¿La Unidad tiene implementado un proceso para que los funcionarios puedan comunicar

situaciones impropias de las cuales han tenido conocimiento y que afectan el

cumplimiento de la ley de probidad?

X No existe un proceso formal

Conciencia de Control de la Unidad y Estilo Operativo

5

¿La Unidad ha definido los bienes o activos considerados claves en la operación y que

deban tener acceso o uso restringido? (notebook, data, automóviles, cámara fotográfica,

equipos de audio, unidades de disco externo, llave de acceso a oficina, documentos

valorados, etc.)

XEl acceso a carpetas de funcionarios es restringido, así como a

los equipos (notebooks o pc) el cual es individual.

6El uso o acceso restringido de los bienes o activos claves de la Unidad, ¿Se encuentra

formalmente documentado y autorizado por la autoridad competente?X

7¿Existe resolución o documento formal que individualice a la(s) personas que tiene acceso

a los recursos restringidos y sus responsabilidades?X

8

¿Existe un mecanismo establecido para educar y comunicar regularmente a la Dirección y

a los funcionarios la importancia de los controles internos y elevar el nivel de

entendimiento de los controles?

X

9

¿La Unidad ha adoptado medidas que garanticen el resguardo y uso adecuado de los

bienes de uso restringidos? (Uso caja fondos, acceso restringido a bodegas, uso de disco

externo de respaldo de información, etc.)

X

Existen carpetas compartidas alojadas en servidores externos

a nuestros equipos individuales, en las que solo se puede

acceder al estar conectado en la red del Servicio.

10¿La Unidad ejecuta controles administrativos periódicos y aleatorios sobre los fondos fijos,

documentos en custodia y el uso de los vehiculos? X

11

Los responsables de cada unidad, ¿Diseñan controles relacionados con los planes y

programas de la actividad que desarrollan. Asimismo, se diseñan políticas y controles para

verificar que las actividades cumplan sus objetivos específicos?

X

12¿La Unidad monitorea y toma las acciones adecuadas y oportunas para corregir las

deficiencias reportadas por la función de auditoría interna?X

Cuestionario de Control Interno

N° Preguntas SI NO N/A Respuesta

Estructura Organizacional y Asignación de Autoridad y Responsabilidades

13

¿Existe en la Unidad un organigrama actualizado, en el cual se defina los cargos y las

jerarquías de los funcionarios? Si respuesta es afirmativa, señale si se ha difundido este

Organigrama y sus modificaciones a todos los funcionarios

X Ha sido comunicado a todos los funcionarios de la Unidad

14¿Existen descripciones de funciones por escrito y manuales de referencia que describen

las responsabilidades de los funcionarios en la Unidad?X

15¿Existe una apropiada segregación de actividades incompatibles? (separación entre la

autorización, ejecución, registro, recepción, custodia y el control de las operaciones) X

Políticas y Prácticas de Recursos Humanos

16¿La Unidad tiene participación en el proceso de selección de los funcionarios que ingresan

a trabajar a la regional? ¿Cuál es su participación?X UDO controla los procesos de selección.

17¿La Unidad, tiene como norma realizar entrenamiento e inducción para los nuevos

funcionarios y para quienes cambian a una nueva posición?X

18

¿El entrenamiento e inducción realizado por la Unidad, incluye instruir al funcionario sobre

la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades y los controles que debe

ejecutar?

X Aunque no está formalizado.

19¿La Unidad presenta a Nivel Central iniciativas que promuevan y apoyen la capacitación

continua para los funcionarios? ¿Como lo realiza y con que periodicidad? X UDO es la unidad resposable de las capacitaciones.

20¿Las horas extras realizadas por los funcionarios se fundamentan por el jefe directo y se

autorizan formalmente, previa a su ejecución?X

Transparencia

21

¿La Unidad ha tomado las acciones necesarias para cumplir con la normativa de

Transparencia del Estado, en cuanto acceso a la información de la actividad del Servicio a

los interesados, considerando la Ley de Transparencia y las recomendaciones del Consejo

de la Transparencia al efecto?

X

Sistemas de Información

22

¿La Unidad controla que la información critica contenida en planillas excel o word en las

estaciones de trabajo de los funcionarios, sea periódicamente respaldada y guardada

adecuadamente en un lugar seguro?

XDesde el robo de computador de P.Vega se implementaron las

carpetas compartidas como forma de respaldo.

23

¿La Unidad mantiene control sobre el uso de los sistemas informáticos de los programas

en la Unidad? (control de usuario vigente, perfil usuario acorde a la función y

responsabilidad, uso individual de password de acceso, etc.)

X

El encargado de Personal y Remuneraciones controla y otorga

licencias para el uso de PyR (sistema informático transversal a

la Unidad de RRHH)

24¿Los funcionarios de la Unidad tienen conocimiento de la política de seguridad de la

Información de la Institución?X Se difundió la política al igual que en todo el Servicio.

Compromiso de la Dirección Respecto de la Competencia Profesional

25¿El conocimiento y la experiencia de los encargados es el adecuado para cumplir los

objetivos de la Unidad?X

26

¿Cuenta el personal con la capacidad y el entrenamiento necesarios para su nivel de

responsabilidad asignado, considerando la naturaleza, tamaño y complejidad de las

funciones que realiza?

X

ANEXO 3 (Continuación)

CargoManual: "Diseño de Perfiles

de Cargos y Competencias"Publicado en Trabajando.com

Título Profesional de al menos 8

semestres de duración.

Título profesional de al menos 4 semestres de

duración.

Preferencia profesional de las

ciencias sociales o carreras a

fines.

Carreras solicitadas:

1. Administración de empresas.

2. Técnico / Tecnólogo / Técnico superior.

3. Contador general / Contabilidad.

4. Técnico en administración de programas sociales.

5. Técnico en trabajo social.

Título Profesional de al menos 8

semestres de duración.

Título profesional de al menos 10 semestres de

duración.

Preferencia administrador

público, ingeniero civil industrial

o carreras a fines.

Carreras solicitadas:

1. Contador auditor.

2. Ingeniería comercial.

3. Pedagogía.

4. Psicología.

5. Sociología.

6. Trabajo social / Servicio social.

7. Ingeniería de ejecución en administración.

8. Ingeniería ejecución administración de empresas.

Definición de Perfil según:

Analista Unidad de

Capacitación a

Personas

Encargado Regional

Unidad de

Intermediación

Laboral

ANEXO 4

Observación N°2 “Diferencia en los perfiles de cargo”

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