SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

GUIA DE USO INTERNO PARA COMUNICACIONES OFICIALES Y DIVULGACIÓN DESDE OFICINA DE SISTEMAS –

DIRECCION GENERAL 2015

USO EXCLUSIVO PARA LA OFICINA DE SISTEMAS – DIRECCION GENERAL

Versión 01

09/04/2015

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CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Descripción del Cambio

Revisado por Aprobado por

1 09-Abril-2015

Primera versión del documento ajustada con observaciones del Jefe de Oficina (E)

Rubiela Ferreira – Contratista Sena Rebeca Becerra – Contratista Sena Gustavo A. Murillo – Coordinador Grupo de Servicios e Infraestructura de TIC

Carlos César Jimenez- Jefe Oficina Sistemas (E)

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................. 2

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................................... 2

3. GENERALIDADES ......................................................................................................................................... 2

4. COMUNICACIONES OFICIALES, DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES .................................. 2

4.1 PASOS PARA GESTIONAR COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................................... 3

5. DIVULGACIONES ......................................................................................................................................... 4

5.1 PASOS PARA GESTIONAR UNA DIVULGACION INTERNA o EXTERNA ..................................................... 4

5.2 MEDIOS Y CANALES DE DIVULGACIÓN ................................................................................................... 6

5.3 INDICADORES DE EFICIENCIA ................................................................................................................. 7

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INTRODUCCIÓN

La Oficina de Sistemas en el cumplimiento de su función y objetivos tiene la necesidad de divulgar

información relacionada con los Servicios e infraestructura TIC así como de comunicarse formalmente con

los diferentes interesados internos y externos, por tal razón resulta importante consolidar los lineamientos

establecidos por la Entidad para tal fin desde sus procesos de Gestión de Comunicaciones y Gestión

Documental los cuales serán ejecutados por los integrantes de la dependencia.

1. OBJETIVO

Consolidar y establecer a la luz de las políticas institucionales los lineamientos para la gestión de

comunicaciones desde y dentro de la dependencia con miras a su estandarización y efectividad.

2. ALCANCE

Los lineamientos que se presentan aquí aplican para las comunicaciones oficiales y divulgaciones emitidas

desde la Oficina de Sistemas.

3. GENERALIDADES

Para el éxito y apropiación de las implementaciones y cambios que genera la Oficina de Sistemas de la

Dirección General del SENA, un punto importante es la socialización con los usuarios para mantener una

comunicación fluida y formal generando el impacto y motivación requeridos desde los procesos que se

desarrollan en la Oficina de Sistemas y en función de garantizar la calidad de los Servicios TIC.

Las comunicaciones se pueden clasificar en dos tipos los cuales se detallan a continuación, así como los pasos

que se requieren para su gestión:

4. COMUNICACIONES OFICIALES, DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES

Son comunicaciones que oficializan el quehacer institucional bien sea entre las dependencias o ante

Entidades Externas. La Entidad ha establecido y estandarizado a través del Proceso de Gestión Documental

la guía y plantillas que deben emplearse para surtir tales comunicaciones oficiales y documentos normativos

y contractuales las cuales predominantemente se efectúan a través de medios electrónicos tales como correo

electrónico y la plataforma OnBase.

Se debe consultar el documento GD-G-001 Guía para la Gestión documental en las dependencias del SENA a

través de la plataforma compromISO en el Módulo de Documentos - link de acceso

http://compromiso.sena.edu.co/ accediendo con el usuario y clave asignados.

Link a la Guía GD-G-001 http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=686

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4.1 PASOS PARA GESTIONAR COMUNICACIONES OFICIALES

4.1.1 Producción de la comunicación: Se efectúa empleando, según sea el caso, los tipos de plantillas

disponibles para descarga y uso a través de compromISO cuidando aspectos elementales de lenguaje

institucional, redacción y ortografía:

4.1.2 Revisión de la comunicación: En el caso de comunicaciones oficiales internas y externas, circulares y

resoluciones es importante tener en cuenta que estas deben ser revisadas y/o copiadas al

Coordinador de grupo respectivo antes de hacer su envío oficial al buzón electrónico de la jefatura

de sistemas para radicación a través de OnBase. En el caso de Actas y listas de asistencia no se

requiere aprobación previa por parte del Coordinador o Jefe de Oficina no obstante el

funcionario/contratista debe prever los medios adecuados de indexación y conservación como

soporte oficial de las actividades de la dependencia.

4.1.3 Radicación en OnBase de la comunicación: Esta es efectuada únicamente desde el correo del Jefe

de Sistemas por lo tanto requerirá de su aprobación y en caso de que este no encuentre pertinente

el mensaje podrá solicitar su reproceso. Del proceso de radicación se genera copia al solicitante de

la comunicación con miras a que quede informado de la fecha y hora en que fue efectuada.

4.1.4 Seguimiento a radicación de la comunicación: El solicitante es responsable del seguimiento de la

radicación y respuestas generadas para garantizar la trazabilidad de la comunicación, esto se efectúa

a través del NIS.

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5. DIVULGACIONES

El tipo de divulgación se elige dependiendo del tema que se requiere comunicar, el público objetivo y el

impacto que se desea al emitir el mensaje. El responsable de evaluar el tipo de campaña es el interesado en

realizar la divulgación y para ello se considera pertinente tener en cuenta los siguientes tipos:

Campaña de expectativa: Permite despertar un interés en el usuario, captar la atención de los

usuarios para que estén esperando un resultado final. El objetivo es crear interés, curiosidad y con

base a eso generar una necesidad de conocer más del mensaje.

Campaña de divulgación: Tiene como fin enviar un determinado mensaje a los usuarios después de

interesar al usuario por medio de la campaña de expectativa.

5.1 PASOS PARA GESTIONAR UNA DIVULGACIÓN INTERNA o EXTERNA

5.1.1 Definición de la propuesta del mensaje: La definición del mensaje es la construcción del contexto de

lo que se pretende trasmitir en la pieza comunicativa, y esta propuesta la elabora el interesado en

realizar la comunicación. Las siguientes características deben reunirse siempre en la propuesta de

mensaje:

Claridad: Mensaje expresados con una síntesis y un léxico al alcance del público objetivo. Son

percibidos sin esfuerzo en la mente del receptor.

Sencillez: Emplear palabras y oraciones sencillas, de rápido entendimiento, huir de lo complicado.

Coherencia: Desarrollo ordenado y lógico de las ideas, sin contradicciones. Destacar fuentes.

Destacar opiniones personales. Utilizar expresiones de transición (“Por lo tanto”, “En conclusión”,

“A pesar de esto”).

Concisión: Uso de palabras indispensables, justas y significativas. El extremo de la concisión puede

no resultar conveniente para trasmitir con claridad el mensaje.

Naturalidad: Uso de palabras y expresiones propias, “tuyas”. No lo exime de la elegancia (lo natural

no significa “vulgar”). Mantiene un estilo coloquial adaptado a la audiencia y al lugar que permite

mayor aceptación del mensaje y proximidad entre emisor y receptor.

5.1.2 Elaborar el Plan de Divulgación: Este plan de la divulgación debe definir la estrategia de la campaña

de divulgación y precisar debidamente los propósitos respectivos. Dicho plan es elaborado a criterio

del interesado teniendo en cuenta lo especificado en este documento y como mínimo contener los

siguientes ítems.

o Objetivo final de la comunicación

o Determinar los usuarios a los que se enviaría la comunicación.

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o Piezas y canales de comunicación (correo electrónico, publicación en blog, en portal, boletines

institucionales, videoconferencia, etc.)

o Fechas de despliegue de la campaña, puede ser proyectado por medio de un cronograma con las

actividades a ejecutar Evaluación del impacto de la divulgación.

o Indicadores que permitirán medir efectividad de la comunicación

5.1.3 Verificación de la propuesta del mensaje: El objetivo de verificar la propuesta del mensaje es distinguir

si está acorde con los protocolos de comunicación del SENA y si fuera necesario orientar el mensaje

para cumplir con los lineamientos y objetivo del mismo. Esta verificación será efectuada por el

Coordinador de grupo de Infraestructura y Servicios TIC quien retroalimentará al solicitante en caso de

ser necesario.

5.1.4 Remisión del mensaje definitivo a Oficina de Comunicaciones: Luego de las verificaciones se obtiene

el mensaje definitivo el cual es remitido a la Oficina de Comunicaciones desde el grupo de Servicios e

Infraestructura TIC para la elaboración de la propuesta de pieza comunicacional.

5.1.5 Aprobación de la pieza comunicacional: El interesado en realizar la divulgación debe validar el impacto

del cambio o de la pieza propuesta por la Oficina de Comunicaciones y hacer las respectivas

verificaciones con todas las áreas involucradas.

La verificación interna del mensaje y elaboración de la pieza por parte de la Oficina de Comunicaciones

requiere de un tiempo mínimo de 15 días por lo cual la solicitud interna debe prever estos tiempos.

5.1.6 Despliegue de divulgación: Una vez la pieza es aprobada por el solicitante se procede al despliegue y

divulgación según el plan previsto.

Verificación de propuesta

Grupo de Infraestructura y Servicios TIC

Mensaje definitivo

Oficina de Comunicaciones

Sensibilización Impacto

Terceros

Interventoria

SENA

Elaboración de la propuesta

Definición de propuesta

Interesado en enviar el mensaje

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5.2 MEDIOS Y CANALES DE DIVULGACIÓN

5.2.1 PIEZAS COMUNICACIONALES

ECARDS

Pieza creada para información concreta de carácter social: Invitaciones o eventos de funciones, anuncios

generales entre otros, es la pieza más utilizada por la Oficina de Sistemas para realizar las divulgaciones.

El grupo de gestión de Servicios e Infraestructura de TI realiza el envío de las piezas comunicativas por

medio de la cuenta de correo electrónico oficinadesistemas@sena.edu.co.

A continuación se describen otros tipos de piezas que el SENA tiene a disposición para las campañas de

sensibilización o divulgación a usuarios finales.

FLASH INFORMATIVO GENERAL

Utilizada para difundir información concreta de interés para la Comunidad Interna SENA a nivel nacional

o regional.

FLASH INFORMATIVO APRENDIZ

Por medio del cual se puede comunicar información concreta de interés para la Comunidad de aprendices

SENA a nivel nacional o regional.

BOLETIN INSTITUCIONAL

Utilizado para la publicación de información de las regionales al interior de la entidad.

AGENDA SENA

Empleado para divulgar los temas que contienen un cronograma con actividades y fechas a ejecutarse, lo

que se pretende con la pieza es promover las actividades, se utiliza normalmente en actividades

semanales.

COMUNICADO A LA OPINIÓN PÚBLICA

El objetivo es difundir información de opinión pública. Este debe ser realizado de acuerdo con la plantilla.

NOTA: Las plantillas oficiales y descripciones detalladas de estas piezas comunicacionales pueden

consultarse en el documento PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Link de acceso

http://periodico.sena.edu.co/protocolo/1/#/page/1

5.2.2 ENCUESTAS VIRTUALES

En caso de requerirse la aplicación de una encuesta, se valida su diseño con las áreas o actores interesados

y se envía al Coordinador de Grupo de Infraestructura y Servicios de TIC para la revisión y el respectivo

despliegue indicando la población objeto y los tiempos requeridos de despliegue. El tiempo mínimo

requerido para efectuar el despliegue de la encuesta es de 15 días incluyendo la pieza comunicacional para

el lanzamiento de la misma.

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5.2.3 BLOG OFICINA DE SISTEMAS

La Oficina de Sistemas dispone de un blog como medio de comunicación hacia sus partes interesadas internas

y externas al cual se accede desde la intranet de la Entidad http://intranet.sena.edu.co/intranet mediante el

Botón MisTIC o directamente a través del link http://sena-oficina-sistemas.blogspot.com/. Para divulgar

información o alguna pieza comunicacional a través de las diferentes secciones del blog se solicita aval a

través del respectivo Coordinador de grupo.

5.2.4 VIDEOCONFERENCIA

Medio de divulgación o comunicación virtual con que cuenta la Entidad a nivel nacional a través de

herramientas de video conferencia. Para mayor información sobre como solicitar el servicio puede

consultarse en el link: http://sive.sena.edu.co/ y en el instructivo GC-I-002 Sistema Integrado de

Videoconferencia Educativa SIVE link de descarga

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=834

5.3 INDICADORES DE EFICIENCIA

Todas las campañas de divulgación dirigidas a los usuarios finales por parte de la Oficina de Sistemas deben

ser validadas con indicadores para establecer el impacto o efectividad de las mismas. Los indicadores los

define el dueño del proceso que realiza la divulgación al igual que el análisis de los mismos para tomar las

medidas necesarias.