PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y...
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA GUÍA MANTENIMIENTO VEHÍCULO PARQUE AUTOMOTO SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE 2014 GIL-G-002 Versión 01 15/12/2014
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA
GUÍA MANTENIMIENTO VEHÍCULO PARQUE AUTOMOTO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE 2014
GIL-G-002 Versión 01
15/12/2014
GIL-G-002 V.01 1
Contenido
1 INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3
2 OBJETIVO: .................................................................................................................................... 3
3 ALCANCE: ..................................................................................................................................... 3
4 RESPONSABILIDAD ...................................................................................................................... 3
5 GENERALIDADES .......................................................................................................................... 4
5.1. Conformación del Parque Automotor. ..................................................................................... 4
5.2. Clasificación de los Vehículos ................................................................................................... 4
5.3. Utilización de los Vehículos del SENA. ..................................................................................... 4
5.4 Responsabilidad en el Uso y Control de los Vehículos. ............................................................. 5
5.7. Generalidades aplicadas al servicio de suministro de combustible ......................................... 5
6 DEFINICIONES .............................................................................................................................. 5
7 MARCO NORMATIVO .................................................................................................................. 6
8 LINEAMIENTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS
RELACIONADO AL MANTENIMIENTO VEHICULOS: ............................................................................. 6
8.1 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS............................................................ 8
8.1.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO .................................................................................. 9
8.1.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ................................................................................ 10
9. LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN
DEL SERVICIO DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. (GASOLINA Y ACPM) ....................................... 11
9.1. LINEAMIENTOS A TENER EN CUENTA PARA LA CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE
SERVICIOS. ..................................................................................................................................... 11
9.1.1. Especificaciones del Combustible. .................................................................................. 11
9.1.2. Especificaciones para las EDS .......................................................................................... 11
9.1.3. Contratación bajo la modalidad de Acuerdo Marco de Precios: .................................... 11
9.1.4. Lineamientos utilizando el sistema de control chip. ....................................................... 11
9.1.5. Lineamientos a tener en cuenta en las sedes que no manejan el sistema de control
CHIP. .......................................................................................................................................... 12
10. MEDIDAS PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE ........................................... 13
11. SOFTWARE PARQUE AUTOMOTOR ....................................................................................... 13
11.1. ACCESO AL SOFTWARE ......................................................................................................... 14
11.2. VEHICULOS ........................................................................................................................... 15
11.2.1. REGISTRAR VEHÍCULO ................................................................................................... 16
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11.2.2. EDITAR VEHÍCULO ..................................................................................................... 18
11.3. NOVEDADES .................................................................................................................. 21
11.4. TRASPASO ...................................................................................................................... 21
11.5. MULTAS Y COMPARENDOS ........................................................................................... 22
11.6. SINIESTROS .................................................................................................................... 24
11.7. IMPUESTOS .................................................................................................................... 25
11.8. REVISIÓN TECNO MECÁNICA......................................................................................... 26
11.9. PERSONAS ..................................................................................................................... 29
11.9.1. REGISTRO DE RESPONSABLES ................................................................................... 29
11.10. REPORTES ...................................................................................................................... 30
11.11 PERFIL .................................................................................................................................. 32
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1 INTRODUCCION
El SENA considera necesario y oportuno contar con el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo para los vehículos del parque automotor; por esta razón el Grupo de Servicios
Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera del SENA elaboro esta guía,
con el fin de dar lineamientos a nivel nacional.
Por lo anterior y en cumplimiento de las funciones establecidas en la Resolución No.001128 del 8
de junio de 2012, en su artículo 3°, numerales 10 y 11; Numeral 10. Administrar el parque
automotor de la Entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar
la adecuada prestación de los servicios de transporte que requiere la Entidad, y velar por el
aseguramiento de los vehículos. Numeral 11. Administrar y controlar la prestación de los
servicios de mantenimiento del parque automotor y el suministro de combustibles y lubricantes.,
se define los siguientes lineamientos para que sean tenidos en cuenta a nivel nacional.
Adicionalmente, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General y las
Coordinaciones de los Grupos de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro, deberán
garantizar el oportuno suministro de combustible para los vehículos de la Entidad, de acuerdo a
los cupos que se establezcan para el efecto. Esta guía comprende los lineamientos respectivos al
momento de realizar el proceso de contratación y supervisión del servicio de suministro de
combustible, teniendo en cuenta los aspectos definidos tales como las especificaciones del
combustible y las estaciones de servicio, el método aplicable según corresponda del sistema de
suministro de combustible, ya sea por medio de control CHIP, valeras, tarjetas u otro mecanismo,
la guía define también las medidas que se deben tener en cuenta para la supervisión del contrato
de suministro de combustible.
2 OBJETIVO:
Dar lineamientos relacionados con la contratación de los proveedores que realicen el
mantenimiento preventivo, correctivo, servicio de suministro de combustible para los vehículos
del parque automotor de la entidad.
3 ALCANCE:
La guía tiene un alcance a nivel nacional, en la Dirección General y en las treinta y tres (33)
Direcciones Regionales, con sus centros y subsedes; inicia desde los lineamientos necesarios a
tener en cuenta en la contratación de los proveedores de servicio que realicen el mantenimiento
preventivo, correctivo, servicio de suministro de combustible del parque automotor y finaliza con
el registro en el software del parque automotor.
4 RESPONSABILIDAD
El Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones en la Dirección General y Los Coordinadores de Grupos de Apoyo Mixto Administrativo de las Regionales y Centros de Formación son los responsables de velar por el mantenimiento, del parque automotor del SENA. Cada vehículo en servicio debe tener asignado un conductor responsable de su cuidado y mantenimiento.
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El conductor asignado y quien lo utilice deben velar por la preservación del automotor y de sus elementos accesorios. En caso de existir vehículos de uso múltiple y conducidos por varios funcionarios, la responsabilidad aquí enunciada es de la persona que designe para tal efecto el respectivo funcionario responsable del Pool.
El supervisor deberá autorizar con el proveedor la realización de los mantenimientos e
inspecciones, dentro de las fechas previamente programadas, y/o reparaciones a que haya lugar,
para el correcto funcionamiento de los vehículos.
El Conductor Deberá Portar las herramientas necesarias para atender las emergencias en el
recorrido, así como los elementos de seguridad vial requeridos. Mantener el automóvil organizado
y en impecable estado de aseo interior y exterior.11. Vigilar y velar permanentemente por el
estado mecánico general, llantas, líquidos de batería, frenos y radiador, mantenerlo abastecido de
combustible y demás aditamentos necesarios para su normal funcionamiento, solicitar con la
debida antelación y siguiendo los procedimientos establecidos, los servicios y elementos que
requieran para mantener en buen estado el vehículo.
Responder por el cuidado y correcta conservación del vehículo, así como de las herramientas y
demás accesorios entregados para su funcionamiento.
5 GENERALIDADES
5.1. Conformación del Parque Automotor.
El Parque Automotor del SENA está conformado por el conjunto de los automóviles, camperos,
autobuses, camionetas, barcos, lanchas, motocicletas y demás vehículos para el transporte.
5.2. Cclasificación de los Vehículos. Los vehículos del Parque Automotor del SENA según el
servicio para el cual se destinan, se clasifican de la siguiente manera:
a) Vehículos de asignación exclusiva: son aquellos vehículos asignados a Directores, Subdirectores y Secretario General de la Entidad de conformidad con el artículo 4o del Decreto 2445 de 2000.
b) Vehículos de Seguridad: Son aquellos destinados a la protección del Director General.
c) Vehículos Operativos: Son aquellos destinados a los centros de formación del SENA, para el cumplimiento de la misión institucional.
d) Vehículos de apoyo: Son aquellos destinados para la atención de las necesidades de servicio de las diferentes dependencias.
PARÁGRAFO. Los vehículos de apoyo en ningún caso pueden tener asignación de carácter permanente a algún servidor público del SENA.
5.3. Utilización de los Vehículos del SENA.Los vehículos del Parque Automotor del SENA sólo podrán utilizarse para el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo administrativo y logístico que la Entidad requiera para el cumplimiento de su misión.
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Los vehículos del SENA no podrán ser conducidos por personas no autorizadas, ni utilizarse para servicios diferentes a los requeridos para el cumplimiento de la misión institucional o de apoyo a la misma
5.4 Responsabilidad en el Uso y Control de los Vehículos.Las actuaciones de los responsables del manejo, uso y control del Parque Automotor del SENA se desarrollarán de acuerdo con las normas de tránsito, el régimen disciplinario, y en las normas que regulan la protección y conservación de los bienes de la Institución.
5.5. Pólizas para Amparar los Riesgos de los Vehículos del Parque Automotor del SENA. Los vehículos del parque automotor del SENA deberán estar amparados por las siguientes pólizas de seguros:
a) Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito -SOAT-,
b) Responsabilidad Civil Extracontractual, la cual debe cubrir los siguientes riesgos;
c) Daños a bienes de terceros.
d) Lesiones o muerte a una o más personas.
e) Pérdida parcial o total por hurto o hurto calificado.
f) Pérdida parcial o total por daños. Accidentes, incendio, asonada, terremoto, temblor, erupción volcánica y cualquier otro evento identificable que pueda ocasionar estos hechos.
5.6. Responsabilidades en Caso de Accidente. Las Dependencias responsables del uso y control de los vehículos, deberán reportar, en un término no mayor a veinticuatro (24) horas, a la Coordinación del Grupo de Bienes, Servicios y Logística y Coordinación del Grupos de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro sobre los siniestros que ocurran a los vehículos del Parque Automotor del SENA, para que se proceda a efectuar las reclamaciones del caso ante las compañías de seguros.
Ningún conductor o funcionario que conduzca vehículos del Parque Automotor del SENA está autorizado para efectuar arreglos extrajudiciales ni aceptar culpabilidad cuando se produzca un accidente.
5.7. Generalidades aplicadas al servicio de suministro de combustible
Cada regional y centro de formación tiene la potestad de realizar su proceso de
contratación para el suministro de combustible y designar al responsable de ejercer la
supervisión del contrato.
Los lineamientos definidos en esta guía aplican a nivel nacional, sin embargo para Bogotá
aplican también los establecidos en el acuerdo marco de precios de Combustible por la
Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente.
6 DEFINICIONES
Software Parque Automotor: Es un software que permite el registro y consulta de vehículos de
cada una de las regionales y centros de formación del SENA, a su vez permite la generación de
reportes y el registro de novedades de cada uno de los automotores.
EDS: Estación de Servicios
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7 MARCO NORMATIVO
No.001128 del 8 de junio de 2012, en su artículo 3°, numerales 10 y 11
Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública
Art. 201 del Decreto Ley 019 de 2012
8 LINEAMIENTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS RELACIONADO AL MANTENIMIENTO VEHICULOS:
AMBIENTALES
Garantizar que el proveedor cuente con los permisos ambientales necesarios (concesión
de aguas, permiso de vertimientos) en el caso de Bogotá registro de acopiador primario de
aceite usado.
Asegurar un adecuada, aprovechamiento, tratamiento o disposición final de los residuos
peligrosos generados en el mantenimiento (filtros, aceites, partes impregnadas con
hidrocarburos, baterías, entre otros)
Velar por el manejo adecuado y seguro de las llantas y baterías usadas teniendo en cuenta
las obligaciones de los programas pos consumo. (El manejo de los residuos debe ser sin
costo alguno para la Entidad)
Contar con plan de contingencias para el manejo de derrames de hidrocarburos o
sustancias nocivas.
Debe estar aprobado por la autoridad ambiental competente solicitar certificado al
proveedor.
Utilizar en lo posible productos biodegradables y menos agresivos con el ambiente, por
ejemplo, detergentes y limpiadores biodegradables y no corrosivos, aceites lubricantes sin
tóxicos como PCB ni fenoles.
Cumplir con todas las disposiciones legales y ambientales para el manejo de aceites usados
(envases adecuados, diques de contención, kit anti derrames, rotulado, entre otros) y
solicitar certificado de cumplimiento.
Todos los mantenimientos de aires acondicionados con sustancias isotrópicas deberán
tener en cuenta la reutilización de los refrigerantes a través de la recuperación, reciclaje y
regeneración de estas sustancias siempre y cuando sea técnicamente factible.
Propender por el manejo adecuado de sustancias químicas, lo que incluye uso de
elementos de protección personal, rotulada de productos químicos, uso de hojas de
seguridad, capacitación y almacenamiento.
Identificar los residuos o desechos peligrosos que se generen en la prestación del servicio a contratar y propender por su manejo y correcta disposición final.
Abstenerse de realizar el cambio de aceite motor y/o de transmisión en espacio público o en áreas privadas de uso comunal. Deberá también solicitar la recolección y movilización de los aceites usados en ocasión del servicio a contratar.
Para la fumigación de vehículos se deberá tener en cuenta las siguientes condiciones:
- El proveedor deberá contar con licencia sanitaria de funcionamiento.
- El personal que aplica los plaguicidas debe contar con 60 horas de capacitación
anuales acumulables.
- El proveedor deberá suministrar las hojas de seguridad de los plaguicidas utilizados.
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- Deben asegurar la disposición adecuada de los envases de plaguicidas.
- No pueden utilizarse plaguicidas de categoría toxicológica 1.
OTROS LINEAMIENTOS:
Elaborar por escrito al inicio del contrato un diagnóstico general de cada vehículo y formular su respectivo programa de mantenimiento.
Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, incluyendo mano de obra, taller móvil, suministro de llantas y repuestos originales nuevos a todos los sistemas, dispositivos y apartes que conforman los automotores propiedad de la Dirección General.
Disponer de recurso humano calificado, maquinaria, equipo y herramientas suficientes y necesarias para la prestación del servicio.
Atenderlas solicitudes inmediatamente sea recibido el vehículo en el taller, ejecutar los trabajos una vez sean autorizados hasta su culminación.
Entregar por escrito al supervisor del contrato designado por el SENA, los conceptos técnicos autorizados por taller y la relación de los arreglos que requiera el vehículo, para su aprobación y generación de la orden de trabajo respectiva, antes de su ejecución.
Atender los servicios solicitados mediante órdenes de trabajo elaboradas, diligenciadas y autorizadas mediante la firma del supervisor del contrato designado por el SENA, para talfin.
Coordinar con el supervisor del contrato el respectivo mantenimiento, quien es la persona autorizado para generar las órdenes de prestación del servicio.
Designar un coordinador para la prestación del servicio o responsable del trabajo y entrega de los vehículos contra inventario.
Llevar un consecutivo y el detalle de los trabajos efectuados a cada vehículo, consolidado y en carpeta individual; información que debe estar disponible para consulta en cualquier momento que sea requerida por el SENA, por intermedio del supervisor del contrato, y que debe ser entregada a la liquidación del mismo.
Generar una factura por cada orden de trabajo desarrollado, acompañada por un informe de las reparaciones y cambio de repuestos efectuados en el servicio prestado.
Realizar las reparaciones a los vehículos y suministrar los repuestos originales necesarios para el buen funcionamiento de los mismos, de acuerdo al listado de precios, que conforma la propuesta económica del contratista y que fuera revisada y aprobada por la entidad.
Informar oportunamente al supervisor del contrato sobre los cambios de sitio de mantenimiento, que solo se aceptará si cumple con los requerimientos consignados en los presentes términos de referencia.
Contar con vehículos disponibles para atender la prestación de los servicios de taller móvil.
Responder por la seguridad e integridad de los vehículos mientras se encuentren en el establecimiento del contratista en cumplimiento de servicios solicitados.
Garantizar que los repuestos suministrados en los vehículos cumplan con los plazos de calidad que son ofrecidos por los fabricantes.
Remplazar, en forma inmediata y a sus expensas, sin costo alguno para el SENA, todos los bienes y repuestos que resulten de mala calidad o con defectos de fabricación.
Tramitar y obtener el certificado de la revisión tecno mecánica para los vehículos de acuerdo a la reglamentación y normas vigentes.
Garantizar que los elementos o repuestos cambiados serán originales, de primera calidad
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y no re manufacturados; excepcionalmente se podrán usar repuestos homologados que cumplan con las especificaciones técnicas del repuesto que se requiera y sobre el cual el contratista otorgue garantía, para el evento de instalación de repuesto homologado se requiera visto bueno escrito del supervisor del contrato.
Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General del SENA.
Llevar un control del agotamiento del presupuesto del contrato. En caso de agotamiento del presupuesto antes del término de duración del contrato, el CONTRATISTA se abstendrá de ofrecer los servicios al SENA. En caso contrario la Entidad no pagará ninguna suma que exceda el valor del contrato.
8.1 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS
El contratista deberá realizar los mantenimientos tanto preventivos como correctivos de los
vehículos propiedad del SENA, con suministro de los repuestos a que haya lugar. Dentro de las
actividades a desarrollar se encuentran las siguientes:
Alineación de dirección
Sincronización
Revisión general del sistema de frenos
Balanceo
Diagnóstico y chequeo del sistema eléctrico
Revisión y ajuste de dirección
Cambio de aceite de motor
Cambio de filtro de aceite
Cambio de filtro de aire
Cambio de filtro de combustible
Mantenimiento correctivo y preventivo
Cambio de rodamientos
Revisión sistema eléctrico
Cambio exhosto
Cambio sistema de embrague
Arreglo de motor
Cambio de inyectores
Reposición de guayas
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Cambio de juego de llantas
Otras relativas al mantenimiento correctivo y preventivo
Nota: Los repuestos que se empleen deberán ser originales u homologados cuando el supervisor o
interventor así lo autorice y deberán contar con sus correspondientes garantías de fábrica y su
valor no podrá exceder los precios comerciales que se ofrecen los concesionarios.
A continuación se describe algunas rutinas de mantenimiento a emplear como referencia: A continuación se presentan rutinas de mantenimiento correctivo y preventivo más comunes que
se deben tener en cuenta en las rutinas de mantenimiento de todos los vehículos.
8.1.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El mantenimiento preventivo a realizar incluye pero no se limita a las siguientes actividades.
ACTIVIDAD
Revisar los niveles de aceite, refrigerante, aceite hidráulico (si aplica) y líquido de frenos.
Revisar las condiciones externas del vehículo
Revisar el estado y presión de aire en las llantas. Mantener las llantas a la presión indicada por cada fabricante.
Revisión de cableado eléctrico y luces
Revisar nivel y estado de anticongelante (primordial en lugares de bajas temperaturas)
Revisión del sistema de dirección. En dirección hidráulica revisar la bomba y mangueras para detectar fugas. Llenar cuando esté bajo el nivel.
Revisión del sistema de frenos. Llenar con el tipo de líquido apropiado y detectar fugas.
Cambio de aceite y filtros
Revisar los niveles de líquido cada vez que cambie el aceite. Si los niveles de las celdas están bajos, llenar con líquido para batería o agua purificada.
Revisar y cambiar filtro de aire
Revisar el sistema de suspensión. Los amortiguadores gastados o con fugas deben cambiarse. Hágalo siempre en pares
Alineación y Balanceo de llantas
Revisión general de condiciones tecnicomecánicas y de gases (certificado por centro de diagnóstico automotor)
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8.1.1.1 REVISIONES PERIODICAS
La revisión tecnicomecánica y de emisiones contaminantes se debe realizar en centros
diagnósticos automotor legalmente constituidos que posean las condiciones que determinen los
reglamentos emitidos por el Ministerio de Transporte y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible.
Todos los vehículos automotores, deben someterse anualmente a revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes.
La revisión estará destinada a verificar:
El adecuado estado de la carrocería.
Niveles de emisión de gases y elementos contaminantes acordes con la legislación vigente sobre la materia.
El buen funcionamiento del sistema mecánico.
Funcionamiento adecuado del sistema eléctrico y del conjunto óptico.
Eficiencia del sistema de combustión interno.
Elementos de seguridad.
Buen estado del sistema de frenos constatando, especialmente, en el caso en que este opere con aire, que no emita señales acústicas por encima de los niveles permitidos.
Las llantas del vehículo.
Del funcionamiento de los sistemas y elementos de emergencia.
Del buen funcionamiento de los dispositivos utilizados para el cobro en la prestación del servicio público
8.1.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
La necesidad de un mantenimiento correctivo está ligada, además de las fallas que se puedan
presentar por el desgaste normal según las características propias de cada vehículo, a la forma y
condiciones en que se opera. Entre las principales actividades de mantenimiento correctivo de
vehículos se encuentran:
EQUIPO ACTIVIDAD FRECUENCIA ESTIMADA
VEHÍCULOS
Reparación de partes que sufren desgaste continuo (frenos, embrague, neumáticos)
Cuando se presenta falla o alteración del
funcionamiento normal o visual del
vehículo.
Reparación de componentes (alternador, radiador, etc.)
Reparación del tren motriz (motor, caja de velocidades, etc.)
Reparaciones especializadas (aire acondicionado, sistema eléctrico, etc.).
Latonería y pintura
Estas actividades definen los servicios de mantenimiento periódicos necesarios para reponer el potencial de trabajo de las auto partes que con el paso del tiempo y uso (kilometraje) se van desajustando y desgastando.
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9. LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. (GASOLINA Y ACPM)
El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera del
SENA, con el fin de brindar lineamientos con respecto a la contratación de los servicios de
suministro de combustible (gasolina y ACPM) y al control en la supervisión de la prestación de
estos servicios, define:
9.1. LINEAMIENTOS A TENER EN CUENTA PARA LA CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE
SERVICIOS.
Para la contratación del servicio de suministro de combustible se deben tener en cuenta las
siguientes instrucciones:
9.1.1. Especificaciones del Combustible.
El Combustible debe cumplir con las especificaciones técnicas de calidad y la normatividad vigente, para ello el responsable de la contratación, deberá solicitar a las Estaciones de Servicio (EDS) las certificaciones que acrediten que la calidad del combustible suministrado cumple con los estándares legales. Estas certificaciones deberán solicitarse de forma periódica y deberán reposar en el expediente del contrato.
9.1.2. Especificaciones para las EDS
Los seguros, autorizaciones ambientales, controles para el manejo de contingencias y para el funcionamiento y operación requeridas por la EDS, Se deberán mantenerse vigentes durante la ejecución del contrato, acorde con la normatividad aplicable. El suministro de combustible a contratar debe estar determinado por un tope máximo por vehículo, teniendo en cuenta:
Consumo del Vehículo
Tipo del vehículo
Criterios de la utilización del vehículo (para labores misionales o administrativas de la Entidad).
Recorrido promedio mensual en kilómetros
Valor del galón de gasolina promedio en la zona
9.1.3. Contratación bajo la modalidad de Acuerdo Marco de Precios:
Teniendo en cuenta que la Agencia Nacional para la Contratación – Colombia Compra Eficiente se encuentra adelantando la contratación del servicio de suministro de combustibles bajo la modalidad de Acuerdo Marco de Precios, el Centro de Formación o la Regional, deberá tener presente que es obligatorio contratar este servicio a través del Acuerdo Marco de Precios, siempre y cuando cobije la ciudad o zona en la cual se encuentra ubicado el Centro de Formación.
9.1.4. Lineamientos utilizando el sistema de control chip.
En aquellos municipios en los cuales exista la tecnología de control mediante “chip”, se deberán
atender las siguientes instrucciones:
El Sistema debe contener un control para el vehículo y uno para el surtidor de Combustible
que solamente permita el abastecimiento cuando dichos controles entren en contacto.
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El Sistema de control debe tener un módulo de administración y reportes que permita acceso
en línea a la información de la ejecución de cada orden de compra, indicando:
o Proveedor o Ubicación de la Estación de Servicio (EDS) en las cuales el vehículo ha recibido
Combustible o Placa del vehículo o Tipo de Combustible y cantidad suministrada o Valor del suministro de combustible por el período facturado o Fecha, hora y tiempo del suministro de combustible o Kilometraje del vehículo el cual es tomado manualmente en la EDS o Restricciones particulares para vehículos, en horario, cantidad y valor del suministro o Otros.
Línea de Servicio al Cliente. Los niveles mínimos de servicio de la línea de atención al cliente son los siguientes:
o Servicio veinticuatro (24) horas al día, siete (7) días a la semana o Sistema de grabación de las llamadas o Sistema de seguimiento de los informes y solicitudes efectuadas en las llamadas o Capacidad de recibir avisos de daño, pérdida o hurto del Sistema de Control y atender
el requerimiento o Otros.
Para las EDS cubiertas por el Acuerdo Marco de Precios, deben estar habilitadas en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos de Ministerio de Minas y Energía (SICOM) y contar con: (a) surtidores electrónicos; (b) atención al público los siete (7) días de la semana, veinticuatro (24) horas al día, con personal operativo; y (c) Sistema de Control.
9.1.5. Lineamientos a tener en cuenta en las sedes que no manejan el sistema de control CHIP.
En las ciudades en las cuales el suministro de combustible se realiza a través del sistema de
“Valera” o tarjeta u otro sistema de control del gasto de combustible por la EDS respectiva, se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
El proveedor debe brindar un sistema de control para el manejo del combustible, en
donde se especifique como mínimo lo siguiente:
o Número de consecutivo del sistema de control
o Proveedor
o Ubicación de la Estación de Servicio (EDS) en las cuales el vehículo ha recibido
Combustible
o Placa del vehículo
o Tipo de Combustible y cantidad suministrada
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o Valor del suministro de Combustible por el período de tiempo que requiera la
Entidad Compradora
o Fecha, hora y tiempo del suministro de Combustible.
Establecer los horarios autorizados de actividad y los periodos de inactividad para el suministro de combustible.
Línea de Atención a la Entidad, en los horarios autorizados para el cargue de combustible.
Capacidad de recibir avisos de pérdida o hurto del Sistema de Control y atender el requerimiento de la persona designada y autorizada por la Entidad (Coordinador Administrativo, Supervisor o responsable del control de consumo del contrato).
10. MEDIDAS PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE
El Director, Subdirector o quien este a su vez haya delegado para la supervisión del contrato de
suministro de combustible, además de las funciones contenidas en el manual de supervisión
vigente de la Entidad, deberá garantizar lo siguiente:
El control del cupo de combustible mensual respecto a lo presupuestado para cada
vehículo.
Administración, buen uso y socialización del sistema de control CHIP, Valera u otro.
Suministrar y controlar las valeras, tarjetas u otros sistemas a los responsables del uso de
los vehículos.
Comunicación permanente con el proveedor para llevar el control de la utilización del
CHIP, valera u otro.
Informar el procedimiento cuando se presenten necesidades de sobrecupo.
Conforme al punto anterior, autorizar los sobrecupos por vehículo, previo control
presupuestal del contrato para su periodo de ejecución.
Presentar informes periódicos de consumo de combustible y demás informes según
requerimientos de la Entidad.
Validar que se cuenten con los registros que demuestren el cumplimiento legal, ambiental
y de pólizas por parte del proveedor.
Confrontar aleatoriamente los registros de consumo de combustible por parte del SENA
vs. la EDS.
Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones como supervisor establecidas
en el Manual de Supervisión.
11. SOFTWARE PARQUE AUTOMOTOR
Parque Automotor es un software que permite el registro y consulta de vehículos de cada una de las regionales y centros de formación del SENA, a su vez permite la generación de reportes y el registro de novedades de cada uno de los automotores. En el aplicativo se manejan dos roles:
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- Administrador General - Administrador Centro-Regional
Es recomendable usar el navegador Google Chrome en su versión más actual.
11.1. ACCESO AL SOFTWARE
Para el acceso al aplicativo se tiene en cuenta que es por intranet, por tanto la, Dirección a digitar es la siguiente http://gestionweb.sena.red/vehiculos/
Una vez se ingrese a la dirección mencionada aparecerá el siguiente pantallazo:
En estos campos, se digita el usuario y contraseña, el cual ha sido asignado por el Administrador
de la Dirección General.Si el usuario olvido la contraseña, debe hacer clic en ¿Olvidó su
contraseña?, y automáticamente saldrá el siguiente menú:
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De esta manera, se establecen las condiciones de recuperación de contraseña de usuario, la cual será enviada al correo digitado por el usuario. Una vez enviada la contraseña se mostrará un mensaje con la confirmación del envío y se podrá acceder a la aplicación nuevamente.
El rol de Administrador de Centro, es el responsable de registrar los vehículos de cada regional o
centro de formación con sus respectivas novedades, en el menú principal aparecerán las
siguientes funcionalidades:
Cada una de ellas con submenús que despliegan más funcionalidades, las cuales serán descritas a
continuación.
11.2. VEHICULOS
En este módulo se deben consignar todos los datos referentes al vehículo y todo lo que conlleva su
uso.
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En el submenú vehículos aparecen dos opciones que son “Registrar Vehículo” y “Editar Vehículo”
11.2.1. REGISTRAR VEHÍCULO
En este formulario, se deben registrar los datos correspondientes al vehículo, con sus respectivas
imágenes y documentos. La información requerida para el diligenciamiento de este formulario, es
la consignada en la TARJETA DE PROPIEDAD:
En la segunda parte, se debe incluir la INFORMACIÓN GENERAL y a la ubicación actual de los
vehículos:
En la tercera parte de este formulario, se deben registrar todos los datos relacionados con el SOAT
(Seguro obligatorio de Accidentes de Tránsito), la placa y valor que refleja el vehículo en ORIONS u
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otro aplicativo que maneje la Oficina de Almacén e Inventarios de la Dirección Administrativa y
Financiera. :
En la última parte, se deben diligenciar los datos referentes a la Nota de Entrada y los Accesorios.
En la casilla de otro accesorio se pueden relacionar los que no están especificados en listado
anexo:
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Para finalizar se debe hacer clic en el botón confirmar. Si falta algún dato por diligenciar,
automáticamente saldrá un aviso en color rojo y no se podrá continuar con el otro módulo.
NOTA: Se recomienda tener a la mano tarjeta de propiedad, SOAT y nota de entrada para
ingresar completamente la información y adjuntar las imágenes.
11.2.2. EDITAR VEHÍCULO
Este menú permite obtener los datos del vehículo y posteriormente editar los campos que por equivocación se hayan diligenciado mal. El primer paso es digitar la placa del vehículo a editar.
GIL-G-002 V.01 19
Una vez sea consultada en la base de datos, traerá la información del vehículo y habilitara el botón
“Editar Campos” para posteriormente empezar con la edición y/o corrección de los campos
correspondientes.
Con el clic en el botón “Editar Campos” se habilitara la edición, de esta manera.
GIL-G-002 V.01 20
De esta manera en el botón “Actualizar Datos” se modifican los datos ya escritos. Nota: Cuando se activa la edición de los datos, los valores de Departamento, Municipio,
Regional y Centro, toman por defecto los ítems del Amazonas, es recomendable tener en cuenta
esto para la edición de los datos a modificar.
GIL-G-002 V.01 21
11.3. NOVEDADES
En el módulo de novedades, se deben registrar dos procesos específicos que se pueden generar y
que afectan el inventario de los vehículos, como lo son Traspaso y Bajas.
11.4. TRASPASO
En este formulario, se digita la placa del vehículo al cual se le quiere hacer el traspaso, bien sea a
otra regional y/o centro de formación; para esto se requiere tener la nota de traspaso con la cual
se va hacer el proceso.
GIL-G-002 V.01 22
BAJAS
En el formulario de bajas se busca la placa del vehículo, que se va a retirar de servicio y los
documentos que soportan este procedimiento. De igual forma, se debe incluir la destinación que
tendrá dicho vehículo, es decir, si va hacer chatarrizado, donado, vendido, etc.
11.5. MULTAS Y COMPARENDOS
En el módulo de Multas y Comparendos, se deben registrar las infracciones de tránsito cometidas
por los conductores de los vehículos.
GIL-G-002 V.01 23
En este formulario se registra la placa y todos los datos de la infracción cometida. De igual forma,
se debe cargar el pago realizado.
GIL-G-002 V.01 24
11.6. SINIESTROS
El menú de siniestros, se deben incluir todas las novedades que afectan la póliza de automóviles y
que son reportados a la aseguradora.
GIL-G-002 V.01 25
En este formulario, se debe registrar la placa y el tipo de siniestro, así como los datos del
conductor. Es opcional cargar la imagen del siniestro reportado.
11.7. IMPUESTOS
En el módulo de impuestos, se debe cagar la información de los impuestos cancelados cada año:
GIL-G-002 V.01 26
Para el registro de la información en este campo, es necesario tener el formulario del impuesto
cancelado.
11.8. REVISIÓN TECNO MECÁNICA
En este módulo, se deben registrar todas las revisiones técnico mecánicas que se hagan a los
vehículos, con sus respectivos costos y las partes que fueron reparadas, bien sea a través de
mantenimiento correctivo y/o preventivo:
GIL-G-002 V.01 27
Una vez registrada la placa y la correspondiente verificación en el formulario de revisión, se da clic
en el botón llamado “Adicionar Detalle”, el cual lo llevará a un nuevo menú:
GIL-G-002 V.01 28
En la parte superior, estarán los datos registrados anteriormente, seguido estará un listado con las
posibles revisiones que se hicieron, la cantidad y el valor unitario del elemento reparado.
Una vez se seleccione la parte revisa, se le asigna una cantidad y un valor, presionando el botón
confirmar se enviaran los datos correspondientes, de esta manera automáticamente en la misma
tabla aparecerá los datos registrados de manera secuencial.
De esta manera se establece una revisión al automotor, si se quiere otra revisión se procede a dar
clic en el botón “Nueva Revisión” que nos llevara al primer formulario.
GIL-G-002 V.01 29
11.9. PERSONAS
En el módulo “Personas” se encuentra lo correspondiente a “Registro de Responsables” y
“Asignación de responsable a Vehículo”
11.9.1. REGISTRO DE RESPONSABLES
El registro de responsables corresponde al registro de personas que están a cargo de manera
momentánea de los vehículos.
En este formulario, el administrador del centro debe registrar la información de los responsables
de los vehículos en cada centro y/o regional, para esto es necesario que conozca los datos básicos
y el tipo de vinculación a la entidad:
GIL-G-002 V.01 30
ASIGNACION DE UN VEHICULO A UN REPONSABLE
Una vez registrados los responsables, en n este campo se asigna un responsable para cada
vehículo, es decir la persona que lo conduce.
En el formulario se digita únicamente el documento de identidad del responsable y
automáticamente nos carga los nombres y apellidos. De igual forma, se digita la placa y la fecha de
asignación inicialmente y posteriormente la designación cuando se dé.
11.10. REPORTES
El módulo de reportes comprende el consolidado de los vehículos registrados por el usuario y los
campos que corresponden al vehículo.
Para obtener el reporte, es necesario hacer clic en “Generar Reportes” y se desplegará de la
siguiente manera:
GIL-G-002 V.01 31
Para exportar el documento, en formato de Excel y/o PDF, es necesario hacer clic derecho sobre el
reporte y seleccionar la opción de formato (Exportar en XLS y/ PDF)
Finalmente se selecciona donde se quiere guardar el documento.
GIL-G-002 V.01 32
11.11 PERFIL
El módulo “Perfil” permite visualizar los datos personales y a su vez poder cambiar campos como
la contraseña, IP y actualizar la contraseña
Para poder modificar el perfil basta con dar clic en el ítem “Actualización de perfil”.
GIL-G-002 V.01 33
Solo se pueden editar los campos Correo y el IP. La contraseña de acceso se puede actualizar con
el botón “Actualizar”, para esto es necesario digitar la contraseña actual, una nueva contraseña y
la confirmación de la nueva contraseña.
