Proceso de planeación y elementos de apoyo a la...
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Proceso de planeación y
elementos de apoyo a la
planeación
Generalidades
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Recuerda:
Llegar temprano a clase.
Uso responsable del teléfono celular, Smart phone, tableta o equipo electrónico digital.
Autocontrol
Centrar la atención en la clase
No hacer tareas de otras asignaturas
El proceso de planeación está en función al nivel y a los objetivos que se pretenden lograr. La planeación en general se puede llevar a cabo en los siguientes pasos:
Establecer un fin a futuro (tomar una decisión)
Definir objetivos (cuantitativo/cualitativo)
Formulación de planes (que, quien, cuando, cuanto, como)
Desarrollo de los planes
Para la formulación y desarrollo de los planes, los procesos básicos de planeación se auxilian en diferentes elementos o herramientas de la administración, principalmente:
Herramientas básicas: Programas de trabajo.
Presupuestos.
Proyectos.
Herramientas de apoyo: Políticas.
Procedimientos.
Programas de trabajo
Es un plan donde se establece la secuencia de
actividades y el tiempo que se requiere para lograr
lo planeado.
Los pasos para elaborar planes de trabajo son:
Identificar actividades.
Asignar tiempos a las actividades.
En su caso, detallar actividades o asignar
responsables.
Una herramienta auxiliar en la elaboración de
programas es la gráfica es la Grafica de Gantt.
Es un método gráfico de planeación y control
en la que un proyecto se divide en distintas
actividades y se realizan estimaciones acerca
de cuánto tiempo requiere cada una de ellas,
así como el total de tiempo necesario para
terminar el proyecto totalmente.
Tiempo
Actividad
3 de
noviembre
4 de
noviembre
5 de
noviembre
6 de
noviembre
7 de
noviembre
8 de
noviembre
9 de
noviembre
10 de
noviembre
11 de
noviembre
12 de
noviembre
13 de
noviembre
1.Establecer los objetivos a
lograr
X
O O
2.Ir a la empresa para
saber la opinión del dueño
X
O
3.Realizar las entrevistas X X
O O O O
4.Visita a la empresa para
realizar la grabación
X X
O O O O
5.Tiempo muerto(la
empresa no abre)
6.Realizar las cédulas X X
O O
7.Hacer el análisis X X
O O O
8.Diagnostico X X
O O
9.Realización de las
conclusiones
X X
O O
Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con una secuencia ordenada.
Pasos para su elaboración:
Listar las actividades.
Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.
Calcular el tiempo para cada actividad.
Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
Ajustar tiempo o secuencia de actividades.
Presupuestos
Es el plan numérico (de carácter monetario)
para asignar recursos a actividades
específicas, se utiliza para optimizar el uso de
todos los recursos económicos de la
organización.
Presupuesto para la compra de equipo de computo para la nueva sucursal:
Concepto Cantidad Costo Total
PC
PROCESADOR AMD QUAD CORE A6-5200 MEMORIA RAM
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Proyecto
Es un plan que se diseña de forma integral
con un propósito especifico en un tiempo
determinado, es de un solo uso ya que
integran actividades especificas para el
logro del propósito que se creó. Los
proyectos pueden ser sencillos o muy
complejos.
Política
Es una guía para orientar la toma de
decisiones, establece los limites dentro de los
cuales tendrá la acción administrativa. Se
establecen para toda la empresa (generales),
para áreas especificas (departamentales) y
para determinadas actividades (específicas).
Ejemplos:
Para elegir al proveedor en las compras de equipo de cómputo se deben de realizar cuando menos tres cotizaciones de diferentes proveedores.
El préstamo de equipo podrá negarse a los clientes que se presenten en estado inconveniente de salud (alcoholizados o drogados).
Procedimientos
Es la descripción narrativa y grafica de la
secuencia detallada de las actividades de
una función o trabajo especifico de uno o
más puestos de trabajo. Ayudan a la
estandarización de las actividades.
Los procedimientos pueden
ser administrativos o
de procesos productivos.
Para la descripción de los procedimientos
administrativos se pueden utilizar las
siguientes preguntas
¿Quién lo hace?
¿Qué hace?
¿Con que lo hace?
No. ¿Quién lo hace?
Responsable
¿Qué hace?
Actividad
¿Con qué se hace?
Documentos/recursos
No. Responsable Actividad Documentos/recursos
1
2
3
4
5
6
Jefe del Café-Internet Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo
Solicita al Supervisor de equipo asigne un numero de inventario al equipo nuevo que se va a instalar. Consulta el “Catalogo de inventario de equipo” y determina el numero que se le va a asignar al equipo nuevo. Elabora una etiqueta con el numero de inventario asignado. Desempaca el equipo nuevo y coloca la etiqueta con el numero de inventario asignado en la parte posterior del equipo. Vuelve a empacar el equipo. Registra en el catalogo de inventario de equipo el numero de asignado al nuevo equipo, el número de serie de fabricación y las características generales del equipo nuevo Fin del procedimiento.
Catalogo de inventario de equipo Etiqueta Etiqueta Catalogo de inventario de equipo
Procedimiento: Asignación de numero de inventario de equipo nuevo
Propósito: Que cada equipo nuevo que ingrese al Café Internet, se le asigne un numero de inventario
para llevar un control de los equipos.
Descripción narrativa
La descripción gráfica de los procedimiento se apoya en los diagramas de flujo. Existen dos principales normas internacionales de símbolos para la diagramación:
- Norma ASME - Norma ANSI
Para realizar los diagramas de flujo se utiliza,
generalmente, la simbología de la American National Standard Institute (ANSI) empleada principalmente en el procesamiento electrónico de datos con el propósito de representar los flujos de información. La simbología se ha adoptado ampliamente para la diagramación de procedimientos administrativos.
Inicio/fin
Actividad/operación
Decisión
Documento
Archivo
Conector
Conector de página
Nota aclaratoria
Disparador de
Procedimiento
Línea de
comunicación
Simbología básica ANSI
Inicio
Solicita que se asigne numero de inventario a equipo nuevo
Vuelve a empacar equipo
Fin
F1n
F1n
Jefe del café Internet Supervisor de equipo
Consulta catalogo y determina
numero que se va a asignar
Elabora etiqueta con número de
inventario
Desempaca equipo y coloca
etiqueta
Registra en el catalogo equipo
La simbología ASME (American Society of
Mechanical Engineer) desarrollo signos
convencionales para la diagramación de
procedimientos en las aéreas de producción,
con el paso del tiempo estos símbolos se han
adaptando también para la diagramación de los
procedimientos administrativos.
Esta simbología es también conocida como
OTIDA por las siglas de sus símbolos
(Operación, Transporte, Inspección, Demora y
Archivo)
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenamiento
Origen de una forma o
documento
Decisión o autorización de
un documento
Entrevista, junta o reunión
Básicos
Complementarios
B I B L I O G R A F Í A :
- FRANKLIN Fincowsky, Enrique Benjamín. Organización de empresas. México, McGraw-Hill Interamericana, 2009, 501 pp.
- KOONTZ, Harold y Heihrich, Heinz, Administración, una perspectiva global, México, Mc Graw Hill, 2008, 13ª edición, 816 pp.
- TERRY, George R. y Stephen G. Franklin, Principios de Administración, 9ª edición, México, Continental, 1993, 747 pp.
- ROBBINS, Stephen P., Coulter Mary, Administración, México, Prentice Hall, 8° edición, 2005, 640 pp.
- STONER, James A. y Freeman, Edward, Administración, México, Prentince Hall Hispanoamericana, 5ª. Edición, 781 pp.
- TERRY, George R., Administración y Control de Oficinas. El manejo administrativo de la información, México, Continental, 1993, 872 pp.
- http://www.cdi.gob.mx/jovenes/data/gestion_de_proyectos.pdf