Proceso de Matriculas

Definicin

Metodologa

Organigrama

Actores de Negocio

Trabajadores de Negocio

Inventario de Procesos

Infraestructura Tecnolgica

Conclusiones y Recomendaciones

Contenido

Encargado de llevar a cabo los distintos procesos en la realizacin de la matrcula en la institucin.

Realiza la matrcula presencial con registro en counter y pago en caja, anulacin de inscripcin, cambio de turno, cambio de sede, anulacin de cambio de sede, retiro voluntario, retiro acadmico, retiro tico entre otros.

Definicin

Reuniones de trabajo con el personal de la institucin.

Revisin de toda la documentacin acadmica.

Revisin de los sistemas de informacin existentes.

Revisin de documentacin organizacional.

Revisin y anlisis de los procesos actuales.

Identificar los procesos que no brindan valor agregado.

Rediseo de los procesos existentes.

Aplicar la tecnologa de informacin para automatizar los procesos.

Identificar las actividades de los procesos a ser automatizadas.

Presentacin de los procesos rediseados al personal de la institucin para su aprobacin.

Metodologa

Organigrama

Ministerio Profesor

Alumno

Contacto

Cliente

Empresa

Egresado

Ex Alumno

Graduado

Entidad Pblica

Representan a todas aquellas personas o instituciones que interactan con la institucin.

Actores del Negocio

Representan a todos aquellos trabajadores de la institucin.

Trabajadores del Negocio

Cdigo Proceso

MAT-01 Registrar Inscripcin

- Captacin / secuencial

- Empresa / Cursos externos

- Web secuencial

- Examen de Clasificacin

- Anulacin de Inscripcin

- Emisin y entrega de carnet

MAT-02 Registrar Traslado

- Cambio de sede

- Cambio de seccin

MAT-03 Registrar Retiro

- Voluntario

- tico

- Acadmico

MAT-04 Registrar Descuento

- Becas

- Convenios

Inventario de Procesos


Captacin / Secuencial - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Atiende solicitud y verifica el monto del voucher.

Counter

1. Solicita la Inscripcin (captacin).

Contacto

4. Define la seccin y/o documentos requisitos.

Counter

5. Define el plan de pagos e identifica sus descuentos (becas, convenios).

Counter

6. Registra inscripcin .Counter

[Polticas de vacantes]


3. Registra datos del alumno.

Counter

1. Solicita la inscripcin (secuencial).

Alumno

Cajero7. Registra pago con voucher.

7. Notifica a programacin aumentar numero de vacantes..

Counter

Programacion

0.1. Registra seccin

8. Imprime boleta/factura


Empresas / Cursos externos - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Atiende solicitud y/o verifica el monto del voucher.

Counter

1. Solicita la Inscripcin (Curso externo).

Cliente

4. Define la seccin y/o documentos requisitos.

Counter


Counter

6. Registra participantes.

Counter



3. Registra empresa o cliente.

Counter

1. Solicita la inscripcin (Empresa).

Empresa

Cajero7. Registra pago con voucher.

7. Notifica a programacin aumentar numero de vacantes..

Counter

Programacion


6. Registra inscripcin .Counter



Web secuencial - Diagrama Conceptual Propuesto

Intranet

2. Verifica datos de conexin.

1. Conecta a la intranet desde el link de autorizacin o accediendo con usuario y clave(secuencial).

Alumno Proceso

0.2. Genera autorizaciones de inscripcin y enva correo.

Programacin

0.1. Promueve seccin

3. Selecciona sede y seccin(turno, horario, ritmo, profesor y aula) segn el curso que esta autorizado.

Alumno

4. Proporciona informacin para el pago por Visa.Net.

Alumno

5. Registra inscripcin.Alumno

6. Genera inscripcin.

Proceso

7. Genera orden venta .

Proceso

8. Genera boleta y cancelacin con tarjeta de crdito .

Proceso

Reporte

Imprime, horario de clases.Tesoreria

0.3. Imprime boleta / factura

MAT-01 Generar archivo de cobranza (CXC-10) Diagrama Conceptual

MAT-01 Proceso de conciliacin parcial (CXC-10) Diagrama Conceptual

MAT-01 Reproceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual

MAT-01 Proceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual

MAT-01 Reproceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual


Examen de clasificacin- Diagrama Conceptual Propuesto

2. Atiende solicitud y verifica la cancelacin de boleta por el concepto de categorizacin.

1. Solicita la Inscripcin al examen de categorizacin .

Contacto

1. Solicita examen de categorizacin(dejo de estudiar 4 meses).

Alumno

3. Coordina con programacin la asignacin de aula y profesor.

Unidad AcadmicaUnidad Acadmica

4. Registrar autorizacin segn calificacin.

Unidad Acadmica

Profesor

0.2. Calificar examen.Programacin

0.1. Programar aula y profesor

5. Recepcin de voucher y verifica el monto del voucher.

Counter6. Define la seccin y/o documentos requisitos.

Counter


Counter

8. Registra inscripcin .Counter Cajero

9. Registra pago con voucher.

Programacin




Anulacin de inscripcin - Diagrama Conceptual Propuesto

3. Genera solicitud de anulacin a tesorera .

Proceso

Unidad Acadmica

1. Enva la relacin de inscripciones a negociar.

2. Anular la inscripcin.

Counter Tesoreria

4. Atiende solicitud de anulacin.


3. Realiza la toma de la fotografa.

Counter

Counter Alumno

4. Imprime la ficha de inscripcin y carn.

1. Solicita Carnet.

Alumno

5. Recepcin de fichas de Inscripcin .

Unidad Acadmica

1. Solicita Carnet y enva fotografa.

Alumno

Counter

3.1. Realiza la carga de la fotografa.

Emisin y entrega de carnet - Diagrama Conceptual Propuesto

Counter

2.Consulta la situacin acadmica y financiera del alumno.

< Enva foto>


Cambio de sede - Diagrama Conceptual Propuesto

Alumno

1. Solicita cambio de sede

Unidad Acadmica

5. Registra solicitud de cambio de sede.

ProcesoUnidad Acadmica

2. Verifica estado acadmico (Poltica de cambio de sede).

9. Genera orden de venta en sede destino

Unidad Acadmica

10. Imprime, horario de clases.

Unidad Acadmica

4. Selecciona seccin destino

Unidad Acadmica

3. Selecciona sede destino.

6. Anular inscripcin en la sede origen

Proceso

8. Registra inscripcin con asistencia y notas en la sede destino.

Proceso

7. Genera solicitud de anulacin a tesorera en sede origen.

Proceso


Cambio de seccin- Diagrama Conceptual Propuesto

Alumno

1. Solicita cambio de seccin

Unidad Acadmica

4. Registra solicitud de cambio de seccin.

ProcesoUnidad Acadmica

2. Verifica estado acadmico (Poltica de cambio de seccin).

8. Genera orden de venta en sede destino

Unidad Acadmica

9. Imprime, horario de clases.

Unidad Acadmica

3. Selecciona seccin destino

5. Anular inscripcin en la sede origen

Proceso

7. Registra inscripcin con asistencia y notas en la sede destino.

Proceso

6. Genera solicitud de anulacin a tesorera en sede origen.

Proceso


Retiro voluntario - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Verifica boleta y estado de cuenta.

3. Verifica situacin acadmica (polticas de retiro).

Alumno

Unidad Acadmica

4. Registra la solicitud de retiro.

Unidad Acadmica

1. Solicita retiro voluntario.

Unidad Acadmica

Alumno

6. Recepciona documento.

5. Retiro de los cursos pendientes de cierre de notas.

Proceso

Tesorera

3. Negociacin de deuda o saldo a favor.


Retiro tico - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Verifica informacin de estado de cuenta.

3. Verifica situacin acadmica.

Unidad Acadmica


Unidad Acadmica

Unidad Acadmica

1. Presenta informesobre el alumno

Profesor


Proceso


Retiro acadmico - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Verifica informacin de estado de cuenta.

3. Verifica situacin acadmica.

Unidad Acadmica


Unidad Acadmica

Unidad Acadmica

1. Realiza seguimiento acadmico.

Unidad Acadmica


Proceso


Becas - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Solicita Beca.

Contacto

3. Evala la solicitud de beca.

Responsable de becas

1. Solicita Beca.

Alumno

2. Recibe solicitud de beca

Unidad Acadmica

Informacin financiera

Informacin acadmica

4. Determina los porcentajes de descuento.


5. Registra la beca.


Notas

0.2. Listado de primeros puestos.

Notas

0.1. Cierre de notas


Convenios - Diagrama Conceptual Propuesto

3. Evala la solicitud del convenio.

Responsable de

convenios

4. Determina los porcentajes de descuento.

Responsable de

convenios5. Registra el convenio.

Responsable de convenios

1. Gestiona un convenio.

Empresa

Infraestructura Tecnolgica

Cmara Fotogrfica:

La cmara permitir tomar la fotografa a los alumnos para la entrega de sus carns.

Conclusiones y Recomendaciones

Definir las polticas necesarias que respalden la implementacin del mdulo de matrcula para la carrera profesional y los programas.

Asignar roles especficos a los usuarios que interactan en los procesos de matrcula de la institucin.

El equipo de trabajo de Edutiva ha realizado el anlisis de los procesos actuales utilizados por la AFL identificando aquellos que pueden ser rediseados y/o automatizados.

El anlisis de cada uno de los procesos nos han permitido proponer en algunos casos el rediseo a nivel funcional y en otros casos se ha propuesto la automatizacin de algunas actividades.

Recomendamos a los Encargados de las reas pedaggicas y coordinadores de sede de la AFL puedan evaluar cada uno de las propuestas de rediseo presentadas en el procesos de matrcula.

Proceso de Matriculas

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