PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

EQUIPO:Corona Palmerin Sthefanie NayeliJuarez Perez Erika YazminMelchor Aragón Carlos AlbertoNieto Barrera Cyntia BereniceRosas Juarez LuceroSalinas Calderón Kathia Estefania

PROCESO DE LA ORGANIZACION

• Conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización.

• Por medio del establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia.

• Motivación

• Comunicación

• Liderazgo.

• Trabajo en equipo.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y

TRAMO ADMINISTRATIVO

NIVELES ORGANIZACIONALES

• Es la cantidad de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficaz y eficiente.

• Si bien el propósito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperación humana, la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de la administración.

• Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, aunque este límite varía según diversas situaciones.

• En gran parte el tramo de control puede determinar el numero de niveles y administradoes que necesita una organización.

ASPECTOS RELACIONADOS: AUTORIDAD Y PODER

• PODER: Concepto mucho más amplio que el de autoridad, es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.

• AUTORIDAD: En una organización es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓNCentralización

Es la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones en una estructura organizacional, por lo general, conservando la autoridad en la cima de la estructura o cerca de ella.

•TIPOS DE CENTRALIZACIÓN:CENTRALIZACIÓN DEL DESEMPENOCorresponde a la concentración geográfica; es característica de, por ejemplo, una compañía que opera en un solo lugar.CENTRALIZACIÓN DEPARTAMENTALSe refiere a la concentración de actividades especializadas, generalmente en un departamento. El mantenimiento de una planta, por ejemplo, puede ser responsabilidad de un solo departamento.CENTRALIZACIÓN COMO ASPECTO DE LA ADMINISTRACIÓNEs la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones. En este caso, los administradores de los niveles mas altos de la jerarquía organizacional ostentan un alto grado de autoridad.

CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION

DescentralizaciónEl grado de descentralización depende de el tamaño de la organización, el tipo de negocio (ramo de act.), tendencias económicas y políticas del país, filosofía de la alta administración y personalidades involucradas, competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa competencia, facilidad de información que permita la toma de decisiones. El cambio de alguno de estos factores puede alterar el grado de centralización o descentralización. El grado de descentralización es mayor cuanto mayor sea el nº de decisiones tomadas en los niveles inferiores, más importantes fueren las decisiones tomadas en los niveles más bajos, mayor fuere el nº de funciones afectadas por las decisiones en los niveles más bajos, y menor fuere la supervisión de la decisión.

Tramo de control

Es el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficiencia y eficacia.

Importancia

Se refleja en que conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor numero de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios.

Aspectos que hay que tener en cuenta para que el tramo de control sea eficaz y eficiente:

• La capacitación del administrador debe estar de acuerdo al tipo de objetivos que se pretendan obtener

• La experiencia es de vital importancia, ya que esta puede asegurar en un momento determinado la aplicación de correctivos inmediatos

• El establecimiento de tareas y responsabilidades deben ser perfectamente expuestos a cada uno de los subordinados

• La complejidad de las tareas debe ser evaluada para la contratación del personal idóneo para su desarrollo

• El administrador debe ser uno de los que este mas familiarizado con los sistemas de información dentro de la empresa

• Objetivos claramente definidas• Debe fijarse el tipo de

administración a la cual se quiere someter la empresa

Tramo de control estrecho:

VENTAJAS:• Se presenta una

supervisión estricta• Se realiza un control

riguroso de las operaciones

• Existe una comunicación rápida entre los subordinados y los superiores

DESVENTAJAS:• Los superiores tienden a

intervenir en el trabajo de los empleados

• Se establecen demasiados niveles de administración

• Se aumentan los costos por la gran cantidad de niveles

• Existe una distancia excesiva entre el nivel inf. Y sup.

Tramo de control amplios

VENTAJAS:• Los superiores se

encuentran obligados a delegar funciones

• Deben planearse y establecerse políticas claras en el manejo administrativo

• Se seleccionan cuidadosamente los subordinados

DESVENTAJAS:• Se tiende a sobrecargar de

trabajo a los administradores

• Se puede presentar perdida temporal del control superior

• Se requiere de una gran calidad y un excepcional manejo de la administración por parte de los gerentes

OUTSOURCINGTambién llamado terciarización y se define como la contratación de terceros para ejecutar parte o la totalidad de determinadas funciones de la organización.

Con la terciarización se consigue:- Reducir costos, ya que las economías de escala reducen los costos unitarios.

- Calidad, las empresas especializadas lo hacen mejor.

REINGENIERIA

Reingeniería en un concepto simple es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso. Reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente.

REINGENIERIAPara que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a ser más productivos

Una definición rápida de reingeniería es "comenzar de nuevo". Reingeniería también significa el abandono de viejos procedimientos y la búsqueda de trabajo que agregue valor hacia el consumidor.

¿Que es Empowerment?

Empowerment, según Yohann Jonson, es "el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo.“

En otras palabras, significa empoderamiento, apoderamiento o potenciación (la palabra empowerment está compuesta por en y power que significa "poder" en inglés, la cual es un antecedente del francés pouvoir). También se puede decir que es "donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados."

CARACTERÍSTICAS DEL EMPOWERMENT: Promueve la innovación y la creatividad Se toman mejores decisiones, las cuales se hacen en equipo. Enriquece los puestos de trabajo. El proceso requiere de manera imprescindible de colaboradores entrenados para asumir las

crecientes responsabilidades. El personal se siente responsable no solamente por su tarea, sino también por hacer que la

organización funcione mejor. El individuo soluciona sus problemas activamente en vez de duplicar órdenes. Los equipos de trabajo mejoran su perforance cuando alcanzan mejores niveles de

productividad y toman iniciativas sobre hechos correctos. La organización se estructura de tal manera que facilitan la tarea de sus integrantes, de modo

que puedan hacer no sólo lo que se les pide, si no también lo que se necesita hacer. La información es procesada y manejada por todos los miembros del equipo de trabajo. El liderazgo propicia la participación. El líder es democrático, crea las condiciones para el conocimiento, no impone sus criterios. Autodisciplina y compromiso por parte de los miembros del equipo. Respeto y reconocimiento de las ideas de todos los miembros del equipo.

TEORÍA DE KOONTZ Y WEICHRICH ACERCA DEL FUNCIONAMIENTO DEL EMPOWERMENT

De acuerdo con Koontz y Weichrich, actúa de esta forma: Poder=Responsabilidad (P=R) Si Poder>Responsabilidad (P>R)=El jefe, quien no se hace responsable

por sus actos, tendría una conducta autocrática. Si Responsabilidad>Poder (R>P)=Los empleados se sentirían frustrados

debido a la falta del poder que se requiere para ejercer las labores de las que son responsables.

TIPOS DE DEARTAMENTALIZACIÓN

CARACTERÍSTICAS• Para empezar, debe subrayarse que no hay una forma más eficaz de

departamentalización que sea aplicable a todas las organizaciones y a todas las situaciones.

• El patrón que se use dependerá de las situaciones y de lo que los gerentes crean que producirá los mejores resultados para ellos en su caso.

• En tal sentido, cabe destacar que cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.

• Este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de las metas organizacionales es lo que Robbins (1996, p.345), denomina "departamentalización".

• En este propósito, los autores clásicos argumentaban que las actividades de la organización deberían ser especializadas y agruparse en departamentos. La división del trabajo crea especialistas que necesitan coordinación.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN:

• Fue promovida por los autores clásicos, haciendo que el método o los métodos utilizados reflejaran el agrupamiento que mejor contribuyera a la consecución de los objetivos de la organización y a las metas de las unidades individuales. Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por la naturaleza del trabajo. Aunque se puede usar distintas terminologías, la mayor parte de las organizaciones tienen tres funciones básicas: Producción, ventas y finanzas.

• La producción se refiere a la creación real de algo de valor, ya sea bienes, servicios o ambos. A la distribución de los bienes o servicios creados se refieren generalmente como ventas o mercadotecnia.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTO:

•  Por lo general, las empresas que adoptan esta forma, anteriormente estaban organizadas funcionalmente. En esta modalidad, todas las actividades necesarias para producir y vender un producto o servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador consideran que la departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad.

• También facilita administrar a cada producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TERRITORIO O GEOGRÁFICA:

•  Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades estén dispersadas física o geográficamente. Se usa con más frecuencia en ventas y en producción; no se usa en finanzas, porque usualmente está concentrada en las oficinas centrales.

• Las firmas comerciales recurren a este método cuando emprenden operaciones similares en diferentes áreas geográficas, como en el montaje de automóviles, detallistas y mayoristas en cadena y refinerías de petróleo.

Utilizada en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.

Es el proceso de producción de los bienes o servicios.

Existiendo así:

Ventajas y Desventajas

PROCESO O EQUIPO

Esta estrategia es utilizada en empresa de gran tamaño, que fabrican productos que exigen gran concentración de recursos y un prolongado tiempo para su producción.

 Representa una estrategia que permite un elevado grado de coordinación.

Existiendo así:

Ventajas y Desventajas

PROYECTO O GRUPO ESPECIAL

O MATRICIAL

Los individuos tienen una visión o meta compartida y un protocolo para la colaboración.

Agrupan actividades de acuerdo a sus “Competencia Central".

Trabajan juntos en equipos con el fin de aportar sus "Competencia Central" a la cadena de valor.

Procesan y distribuyen la información en tiempo real a través de toda la red. Lo que les permite tomar decisiones y coordinar acciones de manera rápida.

Se agregan miembros a la red, según sean necesarias nuevas “Competencia Central".

RED O VIRTUAL

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

CONCEPTOCoordinación en

los elementos que la

conforman

PROPOSITOSCrear una estructura estable de

trabajo. Definir jerarquías y puestos de

trabajo.

Departamentalización por funciones.

Determinar responsabilidad

es.

Definir medios de comunicación

Simplificación del trabajo.

ORGANIGRAMA

“Representaciones gráficas de la estructura formal de

una organización, que muestran las interrelaciones,

las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones

y la autoridad existentes dentro de ésta”

• (Münch Galindo, 2006)

¿QUÉ ES EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN?

Es un documento de control

administrativo

* Orientar al personal de la empresa en la

ejecución de las labores

* Delimitar responsabilidades

Sirve como instrumento de apoyo para el

control, evaluación y

seguimiento de los objetivos

institucionales.

También como medio de

orientación e información al

público en general

Logrando mediante su adecuada

implementación la correspondencia funcional entre

puestos y estructura

FINALIDAD DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN?C

uenta con toda la información del

centro de trabajo

Conocer con precisión y exactitud sus funciones

CONTENIDO DEL MANUAL

Como referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la empresa sea la siguiente:

• Presentación.

• Instrucciones.

• Objetivos.

• Organigramas

• Organización.

• Funciones generales.

• Descripción de funciones

• Anexos.

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Recabación de información.

Análisis de la información.

Integración del manual.

1.-RECABACION DE LA INFORMACION:

INVESTIGACION DOCUMENTAL

INVESTIGACION DE CAMPO

2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.

1.Clasificación de

funciones

2.Ubicación de funciones

3.Análisis estructural

4.Elaboración de

organigramas

5.Revisión y autorización

ANALISIS DE PUESTOSEs un procedimiento

que forma parte de las tareas administrativas

Consiste en la determinación de

las responsabilidades

Y obligaciones de las posiciones

laborales.

• Es posible decidir qué tipos de personas deberían ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia.

Recopilación Organización

Evaluación de la informaciónReferente a un puesto de trabajo

Los datos que deben recopilarse durante el

análisis de puestos

GRACIAS POR SU ATENCIÓN