UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE FILOSOFÍA LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN

INTEGRANTES:MARGARITA QUILO

MÓNICA HAROARMANDO PALACIOS

BEATRIZ LECHÓNNOEMÍ SANGOLUISA

MSC. KARLITA MUÑOZCURSO: 4to “B”

AÑO LECTIVO: 2013

ETAPA DE LA ORGANIZACÍON EN EL

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN(SEGÚN DIFERENTES AUTORES)

• Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

AGUSTÍN REYES PONCE

• Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que existe entre dichas unidades.

EUGENIO SISTO VELASCO

• Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

ISAAC GUZMÁN VALDIVIA

• La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

JOSEPH L. MASSIE

• Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’DONNELL

LA ORGANIZACIÓN

Es una Función administrativa

Que consiste

En

Definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas

ELEMENTOS BÁSICOS

ELEMENTO HUMANO

LOS ELEMENTOS

FÍSICOS Y MATERIALES

LA EMPRESA O

INSTITUCIÓN

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Estructura

Implica el establecimiento del

marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que

establece la disposición y correlación de

funciones, jerarquías y actividades necesarias

para lograr los objetivos

Sistematización

Todas las actividades y recursos de la

empresa deben de coordinarse

racionalmente a fin de facilitar el

trabajo y la eficiencia

Agrupación y asignación de actividades y

responsabilidades

Organizar implica la necesidad de

agrupar, dividir y asignar funciones a fin fe promover la especialización

Jerarquía

La organización, como estructura,

origina la necesidad de

establecer niveles de

responsabilidad dentro de la

empresa

Simplificación de funciones

Establecer los métodos mas sencillos para

realizar el trabajo de la mejor

manera posible

AUTORIDAD

Se manifiesta a través de órdenes concretas y debe interpretarse como la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido.

Existen la autoridad de:

• Formal (Liderazgo, Carisma) Es la que ha sido consistentemente definida para hacer frente a los objetivos.

• Operativa .- Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.

• Técnica .- Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia.

• Personal.- Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc., que los hacen adquirir un ascendiente indiscutible sobre los demás, aun sin hacer recibido autoridad formal ninguna.

• Informal.- ( se da dentro de los compañeros)

PRIN

CIPI

OS

DE

LA

ORG

ANIZ

ACIÓ

NDE LA ESPECIALIZACION.- Cuando más se divide el trabajo, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.

DE LA UNIDAD DE MANDO.- Para cada función debe existir un solo jefe.

DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD, OBEDIENCIA.- Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente.

DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN, CONTROL.- A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.

DIVISIÓN DE TRABAJO: es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión y el mínimo esfuerzoEs la especialización y el perfeccionamiento del trabajo

JERARQUIZACIÓN: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia

DEPARTAMENTALIZACIÓN: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera

Coordinación:Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social .

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION

Se reconoce tres aspectos por que la organización es importante

La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico,

recoge, complementa y lleva hasta sus

últimos detalles todo lo que

la planificación ha señalado respecto a

cómo debe ser una empresa

2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en

algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores

que no es sino una parte de la administración , dando lugar a

que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y

científico, y la segunda lo práctico y empírico.

3.- Construye el punto de enlace entre los

aspectos teóricos, que Urwick llama

mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor

conoce bajo la denominación

de dinámica: entre lo que debe de ser y lo

que es.

La organización permite:

Alcanzar los objetivos del grupo.Elimina la duplicidad y la lentitud del

trabajo.Crea los canales de comunicación

necesarios.Crea una estructura jerárquica

representada en organigramas.

ES IMPORTANTE PORQUE:

SUS COMPONENTES SON:

ORGANIGRAMAS:Estructura de la

organización

RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES:

Delinear las líneas de enlace para facilitar la coordinación

CUADROS OCUPACIONALES:

Definen obediencia, autoridad,

responsabilidad, atribuciones y

relaciones

NECESIDADES DEL PUESTO:

Políticas generales y conjunto de

cuadros ocupacionales

INSTRUCTIVOS ESPECIALES:

Sobre producción, ventas, finanzas,

otras

TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

LOS ORGANIGRAMAS

• Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

• SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:

Un elemento (figuras)

La estructura de la organización

Los aspectos más importantes de la organización

Las funciones

Las relaciones entre las unidades estructurales

SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

Las comunicaciones y sus vías

Las vías de supervisión

Los niveles y los estratos jerárquicos

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

Las unidades de categoría especial.

UTILIDAD

• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

• La división de funciones. • Los niveles jerárquicos. • Las líneas de autoridad y responsabilidad. • Los canales formales de la comunicación. • La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. • Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. • Las relaciones que existen entre los diversos puestos de

la empresa en cada departamento o sección de la misma.

ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

• Mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas.

• Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel.

• Los cargos auxiliares o de asesoría deberán permanecer aproximados al órgano principal respectivo.

Tipos de Organigramas:

• 1

POR SU FINALIDAD

informativo informalformalanalítico

como información accesible a personas no especializadas

cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

representa el modelo de

funcionamiento planificado o

formal de una organización

análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional

Tipos de Organigramas:

POR SU ÁMBITO

Generales

Contienen información

representativa de una organización hasta determinado nivel

jerárquico

Específicos

Muestran en forma particular la

estructura de un área de la organización.

Ejemplo de Generales

Ejemplo de Específicos

Tipos de Organigramas:Este grupo se divide en tres

tipos de organigramas

POR SU CONTENIDO

Funcionales principales funciones que tienen asignadas

Integrales

Son representaciones gráficas de todas las

unidades administrativas

De puestos, plazas y unidades

ndican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas

existentes

Ejemplo de Integrales

Ejemplo de Funcionales

Ejemplo de : organigrama De puestos, plazas y unidades

Tipos de Organigramas:Este grupo se

divide en cuatro tipos

de organigramas

PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN

GRÁFICA

Verticales

Horizontales

Mixtos

De Bloque

Circulares

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

I. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir de la autoridad, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

II. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas.

III. Mixtos: Este tipo se utiliza en combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de representación gráfica , en organizaciones con un gran número de unidades en la base.

IV. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos

V. Circulares: En este tipo, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

VENTAJAS

Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción

• 1

Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

Muestra quien depende de quién

VENTAJAS

Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles

• 1

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones formales

Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales

No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales

MANUALES: Sirviendo como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

CUADROS OCUPACIONALES: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

DIAGRAMAS DE OPERACIONES O DE PROCESOS: permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya que permite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

ERRORES de ORGANIZACIÓN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO

(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)

EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

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