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MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS

Manual de Procedimientos

GFI-M-001

Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013

MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Finanzas


Código: GFI-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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GFI-M-001

A P R O B A C I Ó N

ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Administración y Finanzas

Sesión Nº

Punto Cuenta

Fecha

Responsable Responsable Responsable/s

ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI

Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello



Código: GFI-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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TABLA DE CONTENIDO

GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de Bancos .................................................... 4

GFI-P-102 Mantenimiento de Data Maestra de Proveedores .......................................... 10

GFI-P-103 Pago a Proveedores ........................................................................................ 15

GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados ................................................................... 22

GFI-P-201 Mantenimiento de Data Maestra de Deudores ............................................... 29

GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos Propios ............................................... 34


PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P-101

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Tesorería y Finanzas

Responsable: Firma

ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma

ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE PAGOS

Procedimiento:

GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de

Bancos



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de

bancos perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la solicitud de los estados de cuenta

bancarios, la carga manual/automático de los estados de cuenta, la verificación del

cuadre del saldo final y la generación del reporte final de conciliación bancaria.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la data

maestra de bancos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento

expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Contabilidad Fiscal deberá garantizar la creación del auxiliar

contable de la cuenta bancaria abierta una vez que reciba el memorándum emitido

por la Coordinación de Tesorería y Finanzas.

3. Las firmas autorizadas a utilizar en el Facsímil de Firmas para la apertura de

cuentas deben ser de los siguientes cargos:

Coordinador de Tesorería y Finanzas.

Presidente del Instituto Nacional de Estadísticas.

Gerente de Administración y Finanzas.

Jefe Técnico Administrativa (si aplica).

4. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá cumplir con los requisitos exigidos

por la Oficina Nacional del Tesoro para gestionar la solicitud de autorización de

apertura de cuentas bancarias y con los requisitos de la entidad bancaria

seleccionada para la apertura de cuentas bancarias.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA

An

alis

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eso

rerí

a y

Fin

an

zas

Co

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rerí

a y

Fin

an

zas

INICIO

¿De

acuerdo?

Kerux

SI

NO

FIN

1

Solicita

autorización para

la apertura de

cuentas

Recibe

autorización para

apertura de

cuentas

2

Agrupa recaudos

para solicitar la

apertura de la

cuenta bancaria

3

Recibe y verifica

notificación de

apertura de la

cuenta bancaria

4

Solicita registro

contable de la

cuenta bancaria

5

Recibe y revisa

6

Crea el auxiliar

contable y notifica

7



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de Tesorería y Finanzas

1. Solicita autorización para la apertura de cuentas.

1.1. Rellena la forma planilla de Solicitud de Autorización para

Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público

Nacional.

1.2. Gestiona la firma y sello del Gerente de Administración y

Finanzas de la forma.

1.3. Agrupa los siguientes recaudos: Gaceta Oficial donde se

evidencia el nombramiento del Gerente de Administración y

Finanzas y copia de la cédula de identidad del mismo.

1.4. Elabora comunicación dirigida a la Oficina Nacional del Tesoro,

mediante la cual solicita autorización para la apertura de una

cuenta bancaria.

1.5. Envía a la Oficina Nacional del Tesoro la comunicación, mediante

la cual solicita autorización para la apertura de una cuenta

bancaria y adjunta los siguientes recaudos: planilla de Solicitud de

Autorización para Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas

del Sector Público Nacional, Gaceta Oficial donde se evidencia el

nombramiento del Gerente de Administración y Finanzas y la

copia de la cédula de identidad del mismo.


2. Recibe autorización para apertura de cuentas.

2.1. Recibe comunicación emitida por la Oficina Nacional del Tesoro

mediante la cual le es notificado que el Instituto se encuentra

autorizado para realizar la apertura de la cuenta bancaria.


3. Agrupa recaudos para solicitar la apertura de la cuenta

bancaria.

3.1. Elabora comunicación dirigida a la entidad bancaria seleccionada



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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mediante la cual le notifica el objetivo de la cuenta y los firmantes.

3.2. Gestiona la firma del Gerente de Administración y Finanzas, el

Coordinador de Tesorería y Finanzas y del Presidente del Instituto

Nacional de Estadística.

3.3. Agrupa los recaudos exigidos por la entidad bancaria

seleccionada para realizar la apertura de la cuenta bancaria,

anexa la autorización emitida por la Oficina Nacional del Tesoro y

la comunicación mediante la cual le notifica el objetivo de la

cuenta y los firmantes autorizados.

3.4. Envía los documentos a la entidad bancaria para que procedan a

la apertura de la cuenta bancaria.

Coordinador de Tesorería y Finanzas

4. Recibe y verifica notificación de apertura de la cuenta

bancaria.

4.1. Recibe correo electrónico emitido por el ejecutivo de cuentas de la

entidad bancaria, mediante el cual es notificado de la apertura de

la cuenta bancaria solicitada.

4.2. Recibe en físico original y copia de la tarjeta de registro de la

cuenta bancaria enviada por la entidad bancaria.

4.3. Verifica los datos de la Tarjeta de Registro de la cuenta bancaria.

4.4. Confirma que los datos especificados en la Tarjeta de Registro

correspondan con los detallados en la comunicación mediante la

cual le fue notificado el objetivo de la cuenta y los firmantes

autorizados a la entidad bancaria seleccionada.

4.5. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada:

Regresa a la actividad número 3.

Caso contrario continúa en la actividad 5.

Coordinador de Tesorería y

5. Solicita registro contable de la cuenta bancaria.

5.1. Elabora, firma y entrega memorándum dirigido al Coordinador de



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Finanzas Contabilidad Fiscal mediante el cual le es notificado que se realizó

la apertura de una cuenta en la entidad bancaria seleccionada y el

objetivo de la cuenta.

Coordinador de Contabilidad Fiscal

6. Recibe y revisa solicitud.

6.1. Recibe y revisa el memorándum emitido por el Coordinador de

Tesorería y Finanzas mediante el cual le es notificado que se

realizó la apertura de una cuenta en la entidad bancaria

seleccionada y el objetivo de la cuenta.

Coordinador de Contabilidad Fiscal

7. Crea el auxiliar contable y notifica.

7.1. Realiza la creación del auxiliar contable para la cuenta bancaria

en el sistema Kerux y especifica si el banco es privado o banco

público.

7.2. Registra los datos de la cuenta bancaria: Nombre del banco,

número de cuenta, tipo de cuenta, el objetivo y características de

la cuenta bancaria.

7.3. Imprime pantalla de la validación del registro del auxiliar contable

y lo anexa al memorándum. Archiva memorándum.

7.4. Informa al área de Tesorería y Finanzas la creación del auxiliar

contable para la cuenta bancaria en el sistema Kerux.


PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P-102

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma


ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE PAGOS

Procedimiento:


Proveedores



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los

proveedores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de los recaudos, el registro

del proveedor en el sistema Kerux, la generación del número de beneficiario y la

validación del registro y la generación del código del proveedor.



maestra de proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el

procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales deberán

garantizar la entrega de todos los documentos requeridos para realizar el registro de

Proveedores en el sistema Kerux a la Coordinación de Tesorería y Finanzas.

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de

Proveedores en el sistema Kerux una vez recibido los documentos por parte de la

Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1 FLUJOGRAMA

An

alis

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eso

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Fin

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Co

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en

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en

era

les

INICIO

¿Documentos

completos?

NO

SI

1

Recibe y revisa

recaudos

Registra el

proveedor

2

5

Devuelve

recaudos y

solicita soportes

GFI-P-106

Genera número

de beneficiario

y notifica

3

6

Envía los soportes

Kerux

Verifica registro

y genera el código

del proveedor

4

Kerux

Kerux



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1. Recibe y revisa documentos.

1.1. Recibe del Analista de Compras o Analista de Servicios

Generales los siguientes documentos de Proveedores para

realizar el registro:

Pantalla impresa de la Consulta de Rif del Proveedor

obtenida de la página del SENIAT donde se muestre el

nombre del Proveedor y el número de Rif.

Copia del presupuesto del Proveedor seleccionado.

1.2. Revisa que los documentos estén completos y valida que el

nombre del Proveedor sea exactamente el mismo en el formulario

Consulta de Rif y en el Presupuesto.

En caso de presentar los documentos incompletos, continúa

en la actividad 5.



2. Registra el Proveedor.

2.1. Registra en el sistema Kerux los siguientes datos del Proveedor:

Nombre del Proveedor.

Número de Rif.

Número de teléfono.

Dirección del Proveedor.


3. Genera número de beneficiario y notifica.

3.1. Genera en el sistema Kerux el número de beneficiario que

identifica al Proveedor en el sistema con un número único.

3.2. Verifica el registro del Proveedor y del número de beneficiario

como control de la actividad.

3.3. Notifica por vía telefónica al Analista de Compras o Analista de



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Servicios Generales, según corresponda, que se realizó el

registro del Proveedor en el sistema Kerux y le indica el número

de beneficiario correspondiente.

3.4. Archiva documentos del Proveedor como control de área.

Analista de Compras o Analista de Servicios Generales

4. Verifica registro y genera el código del proveedor.

4.1. Ingresa en el sistema Kerux y verifica el registro del Proveedor

realizado consultando el número de beneficiario indicado por el

Analista de Tesorería y Finanzas.

4.2. Registra el Proveedor en la tabla de proveedores del sistema

Kerux los siguientes datos:

Nombre del Proveedor.

Número de Rif.

4.3. Genera el código del Proveedor en el sistema Kerux.

Continúa en el procedimiento GFIP103 Pago a Proveedores.


5. Devuelve recaudos y solicita soportes.

5.1. Devuelve al Analista de Compras o Analista de Servicios

Generales los documentos y le solicita los documentos faltantes

necesarios para realizar el registro del Proveedor.

Analista de Compras o Analista de Servicios Generales

6. Envía los soportes.

6.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas los documentos del

Proveedor.

6.2. Obtiene documentos faltantes y entrega al Analista de Tesorería y

Finanzas para continuar con el registro.

Regresa a la actividad 1.


PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P-103

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma


ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE PAGOS

Procedimiento:

GFI-P-103 Pago a Proveedores



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago a proveedores

perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de los cheques y las

retenciones correspondientes, la revisión y validación de los cheques y su entrega a los

proveedores.


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del pago a

proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento


2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe garantizar el cálculo exacto de las

retenciones de los pagos a emitir.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1 FLUJOGRAMA

An

alis

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eso

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Fin

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Co

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Te

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Fin

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s

Pago a proveedores Pág. 1 de 1

GCO-P-201

1

Recibe orden de

pago y revisa¿Retenciones

correctas?

NO

SI

Genera Cheque

de Pago y

Comprobante de

Retenciones

2

Kerux

Arma Expediente

del Proveedor y

gestiona firma

3

Recibe el

Expediente del

Proveedor y valida

el pago

4

¿De acuerdo

con el pago?SI

NO

Anula Cheque de

Pago y notifica

inconsistencias

5

9

Entrega Cheque

de Pago y

Retenciones al

Proveedor

Ge

ren

te d

e la

Oficin

a d

e

Ad

min

istr

ació

n y

Fin

an

za

s

Firma Cheque de

Pago y

documentos del

pago

6

Firma el Cheque

de Pago y

devuelve al

Analista

7

Compila Cheques

de Pago y remite

al Cajero

8

Ca

jero

Kerux

GCO-P-101

GCO-P-102

FIN

FIN



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1. Recibe Orden de Pago y revisa.

1.1. Recibe del Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del

Proveedor y la Orden de Pago.

1.2. Revisa que las retenciones correspondan, en montos y

porcentajes, con lo establecido en la Orden de Pago.

1.3. Valida que el monto reflejado en el recibo de pago, sea

exactamente igual al monto a pagar en la Orden de Pago.

En caso de encontrar errores en las retenciones, devuelve el

Expediente del Proveedor y la Orden de Pago al Analista de

Ordenación de Pagos, y le notifica las inconsistencias en el

cálculo de las retenciones. El procedimiento finaliza.



2. Genera Cheque de Pago y Comprobantes de Retención.

2.1. Genera e imprime Cheque de Pago mediante el sistema Kerux y

verifica la exactitud y buen estado del mismo.

En caso de producirse algún deterioro o inexactitud en los

datos del Cheque de Pago, estampa sobre el mismo el sello

de “anulado” y a su lado anota el motivo de la anulación.

Luego procederá a remitirlo al Analista de Contabilidad Fiscal.

Caso contrario continúa.

2.2. Genera e Imprime los Comprobantes de Retención

correspondientes al Cheque de Pago.

2.3. Genera e imprime Reporte de Cheques Emitidos en el sistema

Kerux.

Analista de Tesorería y

3. Arma Expediente del Proveedor y gestiona firma.

3.1. Anexa al Expediente del Proveedor:



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Finanzas Comprobantes de Retención.

Cheque de Pago.

Reporte de Cheques Emitidos.

3.2. Firma la Orden de Pago.

3.3. Entrega al Coordinador de Tesorería y Finanzas el Expediente del

Proveedor contentivo de los documentos anteriores y gestiona la

firma del Coordinador de Tesorería y Finanzas.


4. Recibe el Expediente del Proveedor y valida el pago.

4.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el Expediente del

Proveedor.

4.2. Valida el monto y datos del Cheque de Pago y Comprobantes de

Retención calculados.

En caso de encontrar inconsistencias en el monto y datos del

Cheque de Pago y Comprobantes de Retención, devuelve el

Expediente del Proveedor al Analista de Tesorería y Finanzas.

Continúa en la actividad 5.



5. Anula Cheque de Pago y notifica inconsistencias.

5.1. Anula en el sistema Kerux el Cheque de Pago que presenta las

inconsistencias, para lo cual estampa sobre el mismo el sello de

“anulado” y a su lado anota el motivo de la anulación, también

inutiliza el espacio correspondiente a las firmas autorizadas, bien

sea tachándolo o cortándolo.

5.2. Devuelve al Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del

Proveedor y notifica las inconsistencias.

El procedimiento finaliza.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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6. Firma Cheque de Pago y documentos del pago.

6.1. Firma en señal de conformidad el Cheque de Pago y la Orden de

Pago Interna, además de la Orden Compra u Orden de Servicio,

según corresponda.

6.2. Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas el

Expediente del Proveedor con el cheque firmado y solicita su

aprobación.

Gerente de Administración y Finanzas

7. Firma el Cheque de Pago y devuelve al Analista.

7.1. Recibe del Coordinador de Tesorería y Finanzas el Expediente

del Proveedor con el Cheque de Pago firmado.

7.2. Firma Cheque de Pago en señal de aprobación.

7.3. Entrega al Analista de Tesorería y Finanzas el Expediente del

Proveedor con los documentos firmados y aprobados.


8. Compila Cheques de Pago y remite al Cajero.

8.1. Recibe del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas el

Expediente del Proveedor, contentivo del Cheque de Pago,

Comprobantes de Retención y otros documentos del pago.

8.2. Compila los Cheques de Pago aprobados durante el día.

8.3. Entrega al Cajero el lote de Expedientes de Proveedores con los

Cheques de Pago respectivos.

Cajero 9. Entrega Cheque de Pago y Retenciones al Proveedor.

9.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el lote de

Expedientes de Proveedores con los Cheques de Pago

respectivos.

9.2. Registra la recepción de los Cheques de Pago en el sistema

Kerux.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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9.3. Archiva los Expedientes de Proveedores hasta el momento en

que los proveedores retiren el Cheque de Pago.

9.4. Recibe al proveedor, busca el expediente en el archivo y lo

desglosa en:

El cheque y las retenciones

El resto del expediente

9.5. Entrega al proveedor el Cheque de Pago junto con los

Comprobantes de Retención y solicita firma de la copia de los

Comprobantes de Retención.

9.6. Registra la entrega de los Cheques de Pago a los proveedores en

el sistema Kerux.

9.7. Envía al archivo del INE los Expedientes de Proveedores que

fueron pagados.

Continúa en los procedimientos GCO-P-101 Conciliación

Bancaria y GCO-P-102 Conciliación de Saldos.


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P-104

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma


ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE PAGOS

Procedimiento:

GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar los viáticos a

empleados pertenecientes al Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la Solicitud de Viáticos, el análisis y

distribución del presupuesto, el registro del viático, la solicitud del pago y el pago del

viático.


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de viáticos a

empleados cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento


2. La Oficina de Administración y Finanzas deberá garantizar el uso de la tabla de

viáticos y las tasas establecidas en la Gaceta Oficial vigente.

3. El tiempo estipulado para gestionar la Solicitud de Viáticos a empleados será de

cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de entrega del formulario

“Solicitud y Orden de Viático”.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1 FLUJOGRAMA

Ge

ren

te S

olic

ita

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Gcia

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lista

de

Pre

su

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esto

Trámite de viáticos a empleados Pág. 1 de 1

INICIO

1

Completa Solicitud

y Orden de Viático

Analiza y verifica

disponibilidad

presupuestaria

2

Oficin

a d

e P

lan

ific

ació

n

y P

resu

pu

esto

¿Existe

disponibilidad?NO

SI

Realiza traspaso

presupuestario

3

Notifica

inconsistencias al

Gerente

Solicitante

10

Distribuye

presupuesto

4 5

Gestiona

aprobación de la

Solicitud por parte

del Gerente

Kerux

6

Verifica códigos

contables

An

alis

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RP

A

7

Notifica

inconsistencias

contables

11

Elabora Solicitud

de Pago

8

Registra Solicitud

y Orden de Viático

9

Recibe expediente

del viático y

verifica tarifas y

tasas

FINAn

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Fin

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A

A

Kerux

Kerux Kerux

¿Inconsisten

cias?

NO

SIKerux

¿Inconsisten

cias?

NO

SI

12

Gestiona el pago

del viático



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Gerente Solicitante 1. Completa Solicitud y Orden de Viático.

1.1. Completa, firma y sella el formulario Solicitud y Orden de Viático.

1.2. Elabora memorándum de Solicitud de Viáticos.

1.3. En caso de ser un viático para viaje internacional, elabora punto

de cuenta, anexa el memorándum de Solicitud de Viáticos y el

formulario Solicitud y Orden de Viático, y entrega documentos de

solicitud al Analista de Presupuesto.

1.4. En caso de ser un viático para viaje nacional, anexa al

memorándum de Solicitud de Viáticos el formulario Solicitud y

Orden de Viático.

Analista de Presupuesto

2. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

2.1. Recibe del Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de

Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.

2.2. Verifica que la descripción especificada en el memorándum

corresponda con lo especificado en la Solicitud y Orden de

Viático.

2.3. Verifica en el sistema Kerux la disponibilidad presupuestaria de la

partida relacionada con el proyecto solicitado por la gerencia.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria, continúa

en la actividad 3.



3. Realiza traspaso presupuestario.

3.1. Analiza las partidas presupuestarias genéricas, que poseen

mayor disponibilidad.

3.2. Traspasa en el sistema Kerux presupuesto de la partida que

presenta mayor disponibilidad a la que posee menor



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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disponibilidad.


4. Distribuye presupuesto.

4.1. Codifica la Solicitud y Orden de Viático en el sistema Kerux.

Ingresa número de partida o código presupuestario, proyecto,

código programático y monto.

4.2. Verifica que el monto total arrojado en la codificación de la

solicitud sea exactamente igual al descrito en la Solicitud y Orden

de Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria

diseñado en formato Excel.

4.3. En caso de encontrar inconsistencias en el monto total verificado:

4.4. Analiza las inconsistencias y corrige.

4.5. Distribuye presupuesto. Agrupa por partida o código

presupuestario los montos descritos en la Solicitud y Orden de

Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria.


5. Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Gerente.

5.1. Solicita revisión, firma y sello del Gerente en el documento

original de la Solicitud y Orden de Viático.

5.2. Entrega al Analista de Contabilidad Fiscal el memorándum de

Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.

Analista de Contabilidad Fiscal

6. Verifica códigos contables.

6.1. Recibe del Analista de Presupuesto el memorándum de Solicitud

de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.

6.2. Verifica en el sistema Kerux que los códigos presupuestarios sean

equivalentes a las cuentas contables asociadas.

En caso de encontrar inconsistencias en la verificación

realizada, continúa en la actividad 7.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 27 DE 40




7. Notifica inconsistencias contables.

7.1. Notifica al Analista de Presupuesto las inconsistencias

encontradas.

7.2. Devuelve al Analista de Presupuesto el memorándum de Solicitud

de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.


8. Registra Solicitud y Orden de Viático.

8.1. Selecciona en el sistema Kerux la Solicitud y Orden de Viático.

8.2. Registra contablemente la Solicitud y Orden de Viático y genera la

Ficha de Asiento Contable correspondiente.

8.3. Remite al Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del

Viático contentivo de:

Formulario de Solicitud y Orden de Viático

Puntos de Cuenta (cuando apliquen)

Ficha de Asiento Contable

Analista de Ordenación de Pagos

9. Recibe expediente del viático y verifica tarifas y tasas.

9.1. Recibe del Analista de Contabilidad Fiscal el Expediente del

Viático y valida el cálculo de las tarifas y las tasas de impuestos

que aplican con respecto a la tabla de viáticos y a las tasas

establecidas en la Gaceta Oficial vigente.

En caso de encontrar inconsistencias en el cálculo, continúa

en la actividad 10.




Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 28 DE 40



10. Notifica inconsistencias al Gerente Solicitante.

10.1. Notifica al Gerente Solicitante las inconsistencias detectadas en

los cálculos para realizar los ajustes necesarios y le devuelve al

Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de Viáticos y el

formulario Solicitud y Orden de Viático.

Regresa a la actividad 1.


11. Elabora Solicitud de Pago.

11.1. Genera e imprime la Solicitud de Pago en el sistema Kerux con

los siguientes datos:

Nombre del beneficiario.

Centro de costo.

Forma de pago.

Descripción del motivo del viático.

11.2. Firma la Solicitud de Pago en señal de conformidad.

11.3. Registra la entrega de la Solicitud de Pago en la carpeta “Control

de envíos” como control del área.

11.4. Entrega al Analista de Tesorería y Finanzas la solicitud de pago y

el Expediente del Viático, y gestiona firma del “Control de envíos”.


12. Gestiona el pago del viático.

12.1. Recibe del Analista de Ordenación de Pagos la Solicitud de Pago

y el Expediente del Viático y firma la carpeta Control de envíos.

12.2. Gestiona el pago del viático de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento GFI-P-103 Pago a Proveedores.



PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P-201

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma


ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS

Procedimiento:


Deudores



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los

deudores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y revisión del contrato del

Deudor, el registro del Deudor en el sistema Facturación y el armado del expediente del

Deudor.



maestra de Deudores cumpliendo con lo establecido en las normas y el

procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de Deudores

en el sistema Facturación una vez recibido la copia del contrato por parte de la

Gerente de Administración y Finanzas o del Representante del Proveedor de

Servicio.

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar la validación del número

de Rif del Deudor en el portal del SENIAT previamente al registro del mismo en el

sistema de Facturación.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 31 DE 40


2.1 FLUJOGRAMA

An

alis

ta d

e T

eso

rerí

a y

Fin

an

za

s

Oficin

a d

e A

dm

inis

tra

ció

n y

Fin

an

za

s

Ge

ren

te d

e A

dm

inis

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ció

n y

Fin

an

za

s

Gestión de data maestra de deudores Pág. 1 de 1

INICIO

¿Datos

completos?

NO

SI

1

Recibe y revisa

contratoRegistra el deudor

2

4

Notifica

inconsistencias

GFI-P-201

Prepara

expediente

del deudor y

archiva

3

5

Gestiona

información

faltante

Facturación Facturación



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 32 DE 40




1. Recibe y revisa contrato.

1.1. Recibe del Gerente de Administración y Finanzas o del

representante del Proveedor de servicio una copia del Contrato

del Deudor.

1.2. Revisa en el contrato del Deudor los siguientes datos:

Nombre.

Dirección Fiscal.

Número de Rif.

Número de contacto.

1.3. Consulta en el portal de SENIAT el número de Rif del Deudor.

1.4. En caso de presentar información faltante necesaria para realizar

el registro del Deudor:



2. Registra el Deudor.

2.1. Registra en el sistema Facturación los siguientes datos del

Deudor:

Nombre.

Número de Rif.

Número de teléfono y Dirección Fiscal.

Monto del Servicio.

2.2. Genera el número correlativo del registro del Deudor en el

sistema.


3. Prepara expediente del deudor y archiva.

3.1. Arma expediente del Deudor con la copia del contrato.

3.2. Archiva el expediente como control del área.

Continúa en el procedimiento GFI-P-202 Facturación y



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 33 DE 40


Cobranza de Ingresos Propios.


4. Notifica inconsistencias.

4.1. Devuelve el contrato al Gerente de Administración y Finanzas y le

solicita la información faltante del Deudor.


5. Gestiona información faltante.

5.1. Gestiona con el Representante del Proveedor de Servicio la

información faltante del Deudor para proceder con el registro del

mismo en el sistema.



PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P-202

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma


ROSMARY BELLO


SUBPROCESO DE

GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS

Procedimiento:

GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos

Propios



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 35 DE 40


1.1 PROPÓSITO

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la facturación del

Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de las facturas, la

revisión y validación de las facturas, la gestión de la cobranza y el registro del pago a

nivel contable.


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la

facturación por diferentes conceptos cumpliendo con lo establecido en las normas y

el procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de los pagos

en el sistema Kerux una vez recibido el comprobante de pago (cheque o

transferencia bancaria) por parte del Cliente.

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el archivo de las copias

(verde) de las facturas como control del proceso y del área.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 36 DE 40


2.1 FLUJOGRAMA

An

alis

ta d

e T

eso

rerí

a y

Fin

an

za

s

Oficin

a d

e A

dm

inis

tra

ció

n y

Fin

an

za

s

Co

ord

ina

do

r d

e T

eso

rerí

a y

Fin

an

za

s

Facturación y Cobranza de Ingresos Propios Pág. 1 de 1

GFI-P-103

2

Recibe y valida las

Facturas del mes

NO

SI

Notifica

inconsistencias

3

4

Firma y solicita

aprobación de las

facturas

Facturación

Ge

ren

te d

e A

dm

inis

tra

ció

n

y F

ina

nza

s

Aprueba las

facturas

7

¿Facturación

conforme?

NO

SIRecibe y revisa

las facturas

5

6

Notifica

inconsistencias

11

Recibe y registra

el pago

8

Prepara Facturas

y remite a los

Clientes

respectivos

Kerux

An

alis

ta d

e C

on

tab

ilid

ad

Fis

ca

l

FINKerux

1

Genera las

Facturas del mes

a facturar

¿Facturación

conforme?

9

Gestiona la

cobranza de las

Facturas

10

Registra el pago y

notifica



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 37 DE 40




1. Genera las Facturas del mes a facturar.

1.1. Genera mediante el sistema de facturación las Facturas de los

deudores correspondientes al mes a facturar.

1.2. Elabora memorándum con la información de las facturas emitidas

dirigido al área de Tesorería.

1.3. Entrega al Coordinador de Tesorería y Finanzas las facturas

emitidas junto con el memorándum.


2. Recibe y valida las Facturas del mes.

2.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas las facturas emitidas

y el memorándum correspondiente.

2.2. Valida que los montos reflejados en las facturas y en el

memorándum sean exactamente iguales a los indicados en los

contratos de servicios de los Deudores.

En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas,


En caso contrario continúa en la Actividad 4.



3.1. Notifica al Analista de Tesorería y Finanzas las inconsistencias

detectadas en las facturas.

3.2. Gestiona los ajustes necesarios en las facturas con el Analista de

Tesorería y Finanzas.

Regresa a la Actividad 1.


4. Firma y solicita aprobación de las Facturas.

4.1. En caso de estar conforme con las Facturas emitidas:



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 38 DE 40


4.2. Firma y sella cada una de las Facturas en señal de conformidad.

4.3. Gestiona la aprobación y firma de las Facturas emitidas por parte

del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas.

4.4. Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas las

facturas y el memorándum.


5. Recibe y revisa las Facturas.

5.1. Recibe del Coordinador de Tesorería y Finanzas las Facturas

emitidas firmadas y el memorándum correspondiente.

5.2. Revisa la siguiente información: la información de los deudores,

los montos reflejados en las Facturas emitidas y el memorándum

correspondiente.

En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas,

continúa en la actividad 6.

En caso contrario continúa en la Actividad 7.



6.1. Notifica al Analista de Tesorería y Finanzas las inconsistencias

detectadas en las facturas.

6.2. Gestiona los ajustes necesarios en las Facturas con el Analista de

Tesorería y Finanzas.

Regresa a la Actividad 1.


7. Aprueba las Facturas.

7.1. En caso de estar conforme con las facturas emitidas:

7.2. Firma el memorándum en señal de aprobación.

7.3. Entrega al Analista de Tesorería las facturas y el memorándum.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 39 DE 40



8. Prepara Facturas y remite a los Clientes respectivos.

8.1. Desglosa cada una de las Facturas en:

Original de la factura destinada para el Cliente.

Una copia (azul) destinada para área de Contabilidad Fiscal.

Una copia (verde) para área de Tesorería y Finanzas, luego

de ser firmada por el Cliente.

8.2. Elabora memorándum y tres (3) copias con la información de las

facturas emitidas.

8.3. Anexa a una copia del memorándum las copias (azules) de las

facturas, gestiona firma del memorándum por parte del Gerente

de la Oficina de Administración y Finanzas y entrega al Analista

de Contabilidad Fiscal.

8.4. Entrega al Mensajero la original y la copia (verde) de cada factura

para realizar la entrega de las mismas a los Clientes y solicitarles

la firma de las copias (verde).

8.5. Entrega segunda copia del memorándum a la Secretaria de la

Oficina de Administración y Finanzas.

8.6. Archiva la tercera copia del memorándum como control del área.

8.7. Recibe del Mensajero las copias (verdes) de las facturas firmadas

por los Clientes en señal de recibidas.


9. Gestiona la cobranza de las Facturas.

9.1. Realiza seguimiento a los Clientes sobre el cobro de las Facturas.

9.2. En caso de recibir cheques de Clientes como forma de pago,

entrega al Mensajero el cheque para gestionar el depósito, y

recibe del Mensajero el comprobante de depósito.

9.3. En caso de recibir transferencia bancaria de Clientes como forma

de pago, recibe estado de cuenta con los registro de las

transferencias recibidas.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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10. Registra el pago y notifica.

10.1. Registra en el sistema Kerux el ingreso por concepto del pago

recibido.

10.2. Elabora memorándum con la información del pago recibido y

anexa el original del comprobante de depósito (en caso de pagos

recibidos con cheque) o estado de cuenta (en caso de pagos

recibidos con transferencia bancaria.

10.3. Entrega al Analista de Contabilidad Fiscal el memorándum y el

original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta

(según el que aplique).


11. Recibe y registra el pago.

11.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el memorándum y el

original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta

(según el que aplique).

11.2. Registra en el sistema Kerux el pago y genera el asiento contable.

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