PROCESO

DE ADQUISICIONES

Q.F. Nilda M Arteaga Revilla

Concepto:

La Adquisición o compra se define como el procesomediante el cual se obtienen los medicamentosesenciales e insumos en cantidades y especificacionesdefinidas en la Programación, y aprobadas en el PlanAnual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de laEntidad.

Son el conjunto de características que debe tener elmedicamento o insumo solicitado, y que constituyenlas especificaciones fundamentales de los productosa adquirir.

Especificaciones:

• Todas las instituciones del sector público nacional, conpersonería jurídica de Derecho Público.

• Unidades Ejecutoras del sector salud.

• Empresas del Estado de Derecho Público o Privado, depropiedad del Gobierno Central, Regional o Local.

• Empresas mixtas en las cuales el control de las decisionesde los órganos de gestión esté en manos del Estado.

Entidad:

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES PACC

• Es un documento de gestión de toda entidad

del Estado, en el que se plasma la

planificación y programación anual de todas

las adquisiciones y contrataciones de bienes y

servicios de la Entidad , para el cumplimiento

de sus funciones y el logro de las metas

institucionales , el mismo que debe reflejar el

presupuesto destinado para ello.

Las adquisiciones en el sector público se rigenpor lo establecido en la Ley de Adquisiciones yContrataciones del Estado y su respectivoReglamento.

¿CUÁL ES LA PRINCIPAL NORMA QUE RIGE

ESTE PROCESO?

La aprobación del expediente está a cargo del titular dela institución (director) o del funcionario a quien delegue,y se realiza a través de Resolución o acuerdo.

En dicha Resolución se debe designar, además, al ComitéEspecial que se encargará de conducir el proceso deselección de adquisición o compra.

Las Adjudicaciones de Menor Cuantía (AMC) seránconducidas por la dependencia encargada de lascontrataciones y adquisiciones, salvo que se designe unComité Especial para tal efecto.

¿QUIÉN APRUEBA EL EXPEDIENTE DE LA

ADQUISICIÓN?

EL ÁREA USUARIA Y SU VINCULACIÓN CON EL COMITÉ ESPECIAL

El Comité Especial también requiere la participación del áreausuaria en el desarrollo del Proceso de selección.Farmacia ………………. Q.F…………..Productos farmacéuticosEnfermería……………..Licenciadas.. Material : gasa, guantes,camillas. Etc.

En efecto, durante la etapa de presentación de consultas yobservaciones los participantes pueden referirse a aspectosque han sido contemplados en las especificaciones técnicas,términos de referencia o en el expediente técnico los cualesbajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por elcomité especial sin la opinión previa del área usuaria.

MEDICAMENTO

Los procesos de selección comprenden siete etapassecuenciales. Pasado el plazo establecido desde elotorgamiento de la Buena Pro, se culmina con elconsentimiento de ésta.

La función del Comité Especial culmina con la etapa deotorgamiento de la Buena Pro o adjudicación de losmedicamentos y/o insumos al postor (es) seleccionado (s).

ETAPAS DE LA ADQUISICIÓN

Pueden presentarse situaciones como la cancelación,suspensión y proceso de selección desierto.

ETAPA 1: Convocatoria

ETAPA 2: Registro de participantes

ETAPA 3: Presentación y absolución de consultas

ETAPA 4: Formulación y absolución de observaciones e integración de las Bases

ETAPA 5: Presentación de propuestas

Etapas de la

Adquisición

ETAPA 6: Evaluación de propuestas

ETAPA 7: Otorgamiento de la Buena Pro

• Oportunidad (Conveniencia de tiempo y de lugar).• Monto (Valor referencial).• Complejidad (Cuando el bien se compone de elementos

diversos y/u ofrece dificultad en su apreciación).• Envergadura (Importancia).• Sofisticación de la adquisición.

ETAPA 1. Convocatoria:

La convocatoria se realiza mediante invitación a uno o más proveedores, dependiendo de:

Estos aspectos determinarán la conveniencia de invitar a uno omás proveedores, de manera que se puedan comparar variaspropuestas o cotizaciones y elegirse la mejor.

Para la convocatoria es necesario contar con las BasesAdministrativas.

Son las reglas que regirán el desarrollo del proceso deselección. Permitirá, tanto a la Entidad como a los postores,conocer de manera clara los criterios de evaluación a tomarseen cuenta.

Son elaboradas por el Comité Especial designado para llevara cabo el proceso.

¿QUÉ SON LAS BASES

ADMINISTRATIVAS?

MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL( 3 ó 5 )

a) Mecanismos que fomenten la mayor participación delos postores.

b) Especificaciones técnicas o términos de referencia.c) Cantidad y /o calidad del bien o servicio a requerir.d) Calendario del proceso.a) Plazo de entrega del bien o servicio.b) Valor de referencia o valor referencial (Especificar la

moneda o monedas en que se expresarán laspropuestas).

g) Forma de pago.h) Lugar de entrega.

¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES MÍNIMAS

DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS?

Las Bases deben contener lo siguiente:

i) Garantía o garantías de acuerdo a lo que estipule elreglamento.

j) Definición del sistema y/o modalidad a seguir, de acuerdo alReglamento.

k) Calendario del proceso de selección.l) Método de evaluación y calificación de las propuestas.m) Proforma del contrato en las que se señale las condiciones de

la operación.n) Declaraciones juradas de:

• No estar inhabilitado para contratar con el Estado.• Información del Postor.

i) Puntaje técnico mínimo para que una propuesta acceda a laevaluación económica.

p) Factores de evaluación, de ser el caso.

...Condiciones mínimas de las Bases

Aprobación de las Bases:En las Adjudicaciones, las Bases son aprobadas por el Titular delPliego, por la máxima autoridad administrativa que convoca, opor quien delegue cualquiera de las autoridades anteriores.

Aprobadas las Bases, el Comité Especial dispone el inicio de laconvocatoria (Inicio del proceso de selección).

Para las Adjudicaciones de Menor Cuantía se puede invitar auno o más proveedores a participar en el proceso de selección.

Por Resolución o memorando.

Por otro medio donde se exprese de manera indubitable lavoluntad de aprobación.

En ningún caso, por el Comité Especial.

La aprobación de las Bases debe ser por escrito:

• El registro de participantes se efectuará desdeel día siguiente de la convocatoria y hasta un(1) día después de haber quedado integradaslas Bases.En el caso de propuestas presentadas por unconsorcio, bastará que se registre uno de susintegrantes.Para las Adjudicaciones de Menor Cuantía AMCno es necesario el requisito anterior.

ETAPA 2. Registro de participantes:

• El proveedor tendrá la condición de participante despuésde la cancelación de su derecho de participación, y recibirálas Bases.

El Proveedor tendrá en cuenta los siguientes ……

A través de las consultas, los participantes podrán solicitar laaclaración de lo consignado en las Bases o plantearsolicitudes sobre ellas.

ETAPA 3. Presentación y absolución de consultas:

¿Qué debe hacer el Comité Especial?

El Comité Especial publicará la absolución de las consultas através del Sistema Electrónico de Adquisiciones yContrataciones del Estado (SEACE), mediante un pliegoabsolutorio debidamente fundamentado.

Las respuestas y las consiguientes aclaraciones a las Basesforman parte de ellas y del contrato.

Mediante escrito debidamente fundamentado, los participantes podrán formular

observaciones a las Bases, sobre el incumplimiento de las condiciones minimas.

ETAPA 4. Formulación y absolución de observaciones e integración

de las Bases:

• Las absuelve de manera fundamentada y sustentada, en caso que las acoja total oparcialmente, o que no las acoja.

• Elabora un pliego absolutorio que contenga la identificación de cada observante y larespuesta del Comité Especial para cada observación presentada.

• Notifica, a través del SEACE, en la sede de la Entidad y a los correos electrónicos de losparticipantes, de ser el caso.

• Integra a las Bases el resultado de la absolución de consultas y observacionespresentadas, en los plazos respectivos.

¿Qué debe hacer el Comité Especial?

• Las propuestas se presentan por escrito, en hojas simplesdebidamente foliadas y redactadas por medios mecánicos oelectrónicos, en idioma castellano o acompañados detraducción oficial, salvo el caso de la información técnicacomplementaria. Las propuestas no deben contener hojassueltas, y cada hoja debe llevar el sello y rúbrica del postor o desu representante legal.

• Las propuestas deben presentarse dentro del plazo establecidoen las Bases, teniendo como fecha máxima el día y horaseñalados.

• Si se presentan en sobres cerrados, estos deben contenertodos los documentos indicados en las Bases Administrativas,tanto de la propuesta técnica como de la propuestaeconómica.

ETAPA 5. Presentación de propuestas:

La evaluación integral de una propuesta comprendetanto la propuesta técnica como la propuesta económica.

¿Cómo se evalúan las propuestas técnica y económica?

Se evalúan asignándoles puntajes de acuerdo a los factores ycriterios de evaluación y calificación que se establezcan en lasBases del proceso.

Los requisitos imprescindibles se constituyen en factores deevaluación mínimo, por tanto tiene carácter de excluyente:CUMPLE O NO CUMPLE; no hay rangos intermedios. Si el postor osu oferta no cumple algún requerimiento mínimo, es descalificado.

Los factores de evaluación calificables son aquellos requerimientosrelevantes o importantes que reciben una calificación, en la medidade las reglas establecidas en las Bases.

ETAPA 6. Evaluación de propuestas:

ETAPA 7. Otorgamiento de la Buena Pro:

AMC: Adjudicación de Menor Cuantía

La Buena Pro se otorga al postor que obtuvo el mejor puntaje

total, en mérito a la calificación y evaluación realizada a las

propuestas presentadas, salvo que se haya invitado a un solo

proveedor como es el caso de una (AMC*).

En este caso se le otorgará la Buena Pro, siempre

que su propuesta sea válida; que cumpla con los

requerimientos técnicos establecidos en las

Bases y no se exceda de los montos mínimos y

máximos que debe tener toda propuesta

económica respecto del valor referencial.

Una vez que la Buena Pro ha quedado consentida o

administrativamente firme, tanto la Entidad como el o los

postores ganadores están obligados a suscribir el o los

contratos respectivos.

Los Contratos:

Es el documento legal que formaliza la compra

o la adquisición de productos que se regirán por

la legislación vigente. (Ley de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado y normas del Código

Civil).

¿Qué es el contrato?

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS BÁSICOS DEL CONTRATO?

Documentos que forman parte del contrato.

· Requisitos del control de calidad.

· Plazo de entrega.

· Condiciones de entrega.

· Garantías y su oportunidad.

· Causal de caso fortuito o de fuerza mayor….

Incumplimiento del contrato y penalidades. Requisitos para la conformidad de la recepción. Obligaciones del contratista. Compromiso de cumplimiento de obligaciones. Disposiciones sobre Arbitraje. Modificaciones del contrato. Fecha efectiva del contrato. Referencias: Número de acta de otorgamiento de la Buena Pro

Durante la vigencia del contrato los plazos se computarán en

días naturales, excepto en los casos en los que el Reglamento

indique lo contrario.

... Requisitos Básicos del Contrato

COMPRAS CORPORATIVAS PARA EL SECTOR SALUD

Desde el año 2003, con la implementación del SISTEMA INTEGRADO DE SUMINISTRO DE

MEDICAMENTOS el MINSA viene realizando compras corporativas de medicamentos entre las

Unidades Ejecutoras del ámbito del MINSA (134 Unidades Ejecutoras) logrando considerables

ahorros por una lógica de economía de escala y permitiendo agregar controles de calidad por

nuestros laboratorios antes de las entregas, asegurando la calidad de los medicamentos que se

vienen adquiriendo. Esto logró mejorar progresivamente los niveles de disponibilidad de

medicamentos en los establecimientos de salud del MINSA (de 10% al inicio del 2003 a

aproximadamente 80 % para finales del 2007).

El MINSA, lideró el primer proceso de compra corporativa facultativa interinstitucional a fines del

2006, donde participaron además del Ministerio de Salud, (con aproximadamente 6,850

establecimientos correspondiente a 134 unidades ejecutoras dependientes de los 25 Gobiernos

Regionales), ESSALUD, la Sanidades de las Fuerzas Armadas y Policiales, realizándose la Licitación

por Subasta Inversa Presencial adquiriendo 165 medicamentos esenciales, por un monto

aproximado de 150 millones de soles logrando así oportunidad y una reducción del gasto de

aproximadamente 40 millones de soles; estandarizando los parámetros de calidad de los bienes a

través de una Ficha Técnica, de aplicación obligatoria, y la exigencia de controles de calidad

previos a la entrega.