PROCESO CÓDIGO GFPD05 - La Registraduría del Siglo XXI

PROCESO

GESTIÓN FINANCIERA CÓDIGO

GFPD05

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE SEGUROS VERSIÓN

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1. OBJETIVO: Contratar las pólizas de seguros, para amparar los créditos de vivienda del Fondo Social de Vivienda, de la Registraduría

Nacional del Estado Civil adjudicados a los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante la Convocatoria que se realiza anualmente

2. ALCANCE: Inicia con el proceso de contratación de la compañía de seguros, continúa la inclusión del amparo de la Póliza de seguros Vida e Incendio deudores, de los créditos otorgados y finaliza con las reclamaciones de los funcionarios, exfuncionarios y pensionados deudores y archivo del soporte de pago del siniestro.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Aplica al beneficiario del crédito de vivienda y al inmueble hipotecado al Fondo Social de Vivienda a nivel desde

el nivel central y desconcentrado de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

4. BASE DOCUMENTAL:

Póliza segura de Vida Grupo Deudores Hipotecarios.

Póliza segura de Incendio Deudores Hipotecarios.

Formato Designación/Actualización/Cambio de beneficiario póliza seguro vida grupo deudores hipotecario GJFT12, debidamente diligenciado.

Formato Autorización para inclusión en la póliza de seguros grupo deudores.

Consignación seguro primer año.

Listado de asegurados lo genera el aplicativo integrado Cartera – contabilidad y tesorería.

Cuenta de cobro del valor de la prima mensual del seguro.

Formato Orden gasto GFFT03.

Obligación contable para efectuar pago.

Orden de Pago no presupuestal por SIIF Nación.

Pago por transferencia bancaria.

Formato paz y salvo de crédito de vivienda GFFT04 .

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5. BASE LEGAL:

Norma (número y fecha) Directriz legal

Decreto 1010 de Junio 6 de 2000 Capítulo II. Título III Artículo 53 al 63

Resolución 11488 de Noviembre de 2016 “Por medio de la cual se adopta el Estatuto del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil”

Capítulo VIII. Artículo 29 – Parágrafo 1, 2 y 3 Aplica todo el Capitulo

Ley 734 de 2000 “Por la cual se expide el Código Único Disciplinario”

Artículo 34, Numeral 4. “Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para lo fines a que están afectos”. Artículo 31 numeral 21. “Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados”. Artículo 48 numeral 63. Es falta gravísima igualmente “No asegurar por su valor real los bienes del estado”.

Decreto 410 de 27 de marzo de 1971 “Por la cual se expide el Código de Comercio”.

Título V - Del Contrato de Seguros. Capítulo I - Artículos 1036 al 1082 “Principios comunes a los seguros terrestres” Capítulo II. Seguros de daños, Sección. I “Principios comunes a los seguros Daños – Artículos 1137 al 1150 Sección II Seguros de Incendio. Sección III. Seguros de Trasportes

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Norma (número y fecha) Directriz legal

Sección IV. Seguros de responsabilidad Capítulo III. Seguros de personas. Sección I Principios comunes a los seguros de personas. Sección II Seguros de Vida Título XIV: De corretaje. Sección 1 Corredores en general. Sección II. Corredores de Seguros.

Decreto Ley 222 de 1983

Artículo 244, Quedará así “Todos los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de las entidades públicas y de los bienes pertenecientes a las mismas, o de las cuales sean legalmente responsables se contratarán con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país”.

6. DEFINICIONES:

Póliza: Documento mediante el cual se perfecciona y prueba el contrato de seguros. Es el documento contentivo del contrato de seguros que sirve como prueba de la existencia del mismo. Este documento, el formato Designación / Actualización / Cambio deberá ser diligenciado y firmado por el beneficiario del crédito para ser incluido en la carpeta del crédito. Contrato de Seguro: Es el acuerdo por el cual una de las partes, el asegurador, obliga a resarcir de un daño o pagar una suma de dinero a la otra parte tomadora, verificarse la eventualidad prevista en el contrato, a cambio del pago de un precio, denominado prima, por el tomador. El contrato de seguro puede tener por objeto toda clase de riegos si existe interés asegurable. Inclusión en la póliza Colectiva: Es el certificado que prueba la existencia de una póliza de seguro colectivo, en el que deben figurar la suma asegurada, la vigencia de la póliza y los datos personales del asegurado, así como los de los beneficiarios.

Grupo Vida Deudores: Esta póliza protege la cartera con la cobertura a los deudores que contraigan obligaciones con el Fondo Social de Vivienda.

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Siniestro: Ocurrencia de un suceso incierto, amparado en la póliza de seguros, el cual da lugar a la realización del riesgo Asegurado, y origina la obligación condicional del Asegurador. Es la materialización del riesgo asegurado. Riesgo: El artículo 1054 del Código de Comercio, define el riesgo como el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y cuya realización de origen a la obligación del asegurado.

Reclamación: AVISO DE SINIESTRO. Es la noticia que el Asegurado o el Beneficiario deben dar al Asegurador de la ocurrencia de un siniestro a través de la asesoría del Corredor de Seguros, en cumplimiento del artículo 1075 de Código de Comercio, una vez tenga conocimiento del mismo. Es la solicitud de pagos de un acreedor hipotecario a la compañía aseguradora por una calamidad cubierta por una Póliza de seguros. Intermediario de Seguros: Es un tercero en el contrato de seguros, que realiza de manera profesional, actividades de asesoramiento entre las partes encaminadas a la celebración de un contrato de seguros, igualmente, participa de otras actividades asociadas al seguro, como el proceso de reclamación y pago de la indemnización, el pago de primas, evaluación de calidad y servicio, investigación y desarrollo de nuevos productos, entre otros. Es la persona intermediaria entre los aseguradores y los reaseguradores y obtienen su ingreso por las comisiones pagadas por el reasegurador. Aseguradora: Persona jurídica que asume los riesgos, y en caso de materialización de uno de ellos, tendrá la obligación de indemnizar los daños causados. Asegurado: Persona natural o jurídica, cuyo patrimonio puede verse afectado por la ocurrencia de un riesgo y que contrata un seguro y paga una prima para que una aseguradora lo indemnice si el evento sucede. Bien inmuebles: Propiedad o riqueza que pertenece a una persona o grupo, el cual no puede moverse o trasladarse. Ajustador: Persona o entidad independiente cuya función consiste en analizar los siniestros y liquidar las pérdidas para someter su concepto a las partes. Profesional: Persona que estima y evalúa el monto de los daños en siniestro asegurado investiga adicionalmente las posibles causas de la pérdida con el objeto de informar a las aseguradoras para que indemnice a los beneficiarios de las pólizas.

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Prescripción: Fenómeno jurídico mediante el cual, en virtud del transcurso del tiempo sin ejercer acciones y derechos, no es posible el ejercicio de los mismos en las actividades derivadas del contrato de seguros.

El Código de Comercio, indica en el Artículo No. 1081: “La prescripción de las acciones que se derivan del contrato de seguro o de las disposiciones que lo rigen podrá ser ordinaria o extraordinaria. La prescripción ordinaria será de dos años y empezará a correr desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da base a la acción. La prescripción extraordinaria será de cinco años, correrá contra toda clase de personas y empezará a contarse desde el momento en que nace el respectivo derecho. Estos términos no pueden ser modificados por las partes”. Tener presente que de acuerdo al inciso final del artículo 94 del Código General del Proceso, norma vigente “el término de prescripción también se interrumpe por el requerimiento escrito realizado al deudor directamente por el acreedor. Este requerimiento solo podrá hacerse por una vez…” (subrayado fuera de texto) El deudor debe entenderse como el asegurador, el acreedor es quien tiene derecho contractual basado en una póliza de seguro a exigir de el pago de una obligación (la obligación indemnizatoria en caso de siniestro). De acuerdo con la doctrina (Hernán Fabio López)“… es de entender que el requerimiento escrito para que surta sus efectos debe ser preciso, concreto e identificar claramente la obligación cuyo pago se solicita….”

Perdida parcial: Es un daño o deterioro que afecta un bien asegurado, sin causarle un daño absoluto.

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Objeción del siniestro: Acto mediante el cual el asegurador niega al asegurado y/o beneficiario el derecho al pago indemnizatorio reclamado la aseguradora, basado en razones técnicas o jurídicas (discutibles) enmarcadas en el contrato de seguro y la ley.

Reconsideración del siniestro: Es la solicitud escrita que hace la entidad a la aseguradora, debidamente sustentada en argumentos técnicos y/o jurídicos, con la intensión de buscar el cambio de la decisión adversa para el asegurado y procurar su reconocimiento y pago de la indemnización

Indemnización: Deber de la aseguradora de resarcir en dinero, o mediante la reposición, reparación o reconstrucción de la cosa asegurada, a opción del asegurador, en busca de que las cosas vuelvan a un estado similar al que tenían antes del siniestro, sin llegar a existir lucro por parte del asegurado y/o beneficiario. Valor asegurado: Es el límite del monto de la obligación a cargo del asegurador.

Valor asegurable: Determina la obligación que corresponde al asegurador en caso de producirse el siniestro, en caso de ser menor que el valor asegurado; es decir, que la indemnización a cargo del asegurador estará limitada al valor asegurable, siempre que este se halle dentro del límite del valor asegurado y que jamás el seguro puede ser fuente de lucro para el asegurado. Es el valor que tiene el bien hablando en términos económicos en el momento del siniestro, el cual puede coincidir con el valor asegurado. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Para el desembolso del crédito, el beneficiario debe cancelar el seguro correspondiente al primer año del crédito.

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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

# ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL

REGISTRO Y/O DOCUMENTO

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GESTIONAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS VIDA GRUPO DEUDORES E INCENDIO DEUDORES HIPOTECARIOS.

Se realiza el proceso de invitación a cotizar a las compañías de seguro debidamente inscritas ante la Superintendencia Financiera de Colombia y que cumplan con los requisitos previos establecidos, labor realizada con el apoyo de la empresa corredor de seguros del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Recibir ofertas, presentadas por parte de las compañías aseguradoras, interesadas en el proceso. Se estudia, analiza las ofertas presentadas por la compañía de seguros que presente mayor cobertura, beneficios, mejores precios y condiciones de amparo, para elegir la mejor opción, con la colaboración del Corredor de Seguros. Comunicar a la compañía de seguros la aceptación de la oferta, mediante oficio.

60 días calendario

Jefe de Oficina FSV

Servidor público Responsable del

Manejo de los Seguros

Revisión de propuesta

Cartas de invitación a cotizar

Carpetas presentadas por los oferentes

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SUSCRIBIR CON LA COMPAÑÍA DE SEGUROS LAS PÓLIZAS VIDA GRUPO DEUDORES E INCENDIO DEUDORES HIPOTECARIOS. Recibir de la Compañía de Seguros las pólizas vida Grupo deudores hipotecarios, donde establecen los valores porcentuales de cobros mensuales.

1 día hábil

Jefe de Oficina Compañías de Seguros Servidor púbico Responsable del manejo de los seguros

Verificación de pólizas

Pólizas originales firmadas

3

INCLUIR EL AMPARO A LA PÓLIZA DE SEGUROS El Fondo Social de Vivienda, suscribirá una póliza colectiva de seguros que cubrirá los riegos de Vida Grupo Deudores e Incendio Deudores Hipotecarios. El servidor público adjudicatario de créditos de vivienda, presenta la Fondo Social de Vivienda, formato autorización para inclusión en la Póliza de seguros grupo deudores GJFT20, debidamente diligenciado, firmado y autenticado, con el fin de ser incluido en la póliza colectiva a favor del Fondo. Igualmente se recibe el formato designación/

Permanente

Jefe de Oficina FSV Servidor púbico con funciones de Tesorería y cartera

Revisión del crédito en el

sistema Sapiens

Formato autorización para inclusión en la Póliza de seguros grupo deudores GJFT20 Formato Designación/actualización/cambio de beneficiarios póliza seguro vida deudores hipotecarios GJFT12 Consignación pago de seguros

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Actualización / Cambio de beneficiarios, póliza seguro Vida Grupo Deudores e Incendio Deudores Hipotecarios GJFT12, debidamente diligenciado y firmado por el deudor del crédito. El valor de la prima que corresponda según el monto del crédito adjudicado, será liquidado anualmente y pagado por el servidor o ex servidor beneficiario. Una vez se efectúe el primer giro o el monto total del crédito, se sufragará el valor del seguro a través de depósito bancario de acuerdo con los meses que falten del año que curse. Se liquidará cada año la prima anual de seguro correspondiente al saldo de la deuda, se le comunicará al funcionario deudor o exfuncionario y se descontará por nómina o por consignación, según sea el caso.

4

REMITIR EL LISTADO DE ASEGURADOS El servidor público con funciones de cartera expide mensualmente al corredor de seguros la relación de los funcionarios beneficiados de créditos de

30 días calendario

Jefe de Oficina Servidor público responsable de

cartera.

Listado de relación de funcionarios beneficiados de

créditos generado por el sistema

integrado cartera, contabilidad y tesorería.

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vivienda, generado por el sistema integrado contabilidad, cartera y tesorería, dentro de los 10 primeros de cada mes. El listado de asegurados se descarga del aplicativo.

5

EMITIR LISTADO DE NOVEDADES El servidor público con funciones de cartera remite al Grupo de Salarios y Prestaciones las novedades con el fin que se realice el descuento de seguro por nómina de cada uno de los beneficiarios activos de créditos de vivienda.

Cada 30 días

calendario

Jefe de Oficina Servidor público responsable de cartera

Listado de novedades generado generado por el sistema

integrado cartera, contabilidad y tesorería

6

LIQUIDAR EL PAGO DE SEGUROS EN EL SISTEMA El servidor público con funciones de cartera Ingresa al Sistema aplicativo de cartera – contabilidad y tesorería, los porcentajes de cobro y aplicar los saldos a cada crédito según corresponda.

2 horas Funcionario responsable de cartera

Trazabilidad en el sistema

integrado cartera, contabilidad y tesorería.

7

RECIBIR CUENTA DE COBRO DE PAGO DE SEGUROS. Obtener de la compañía de seguros la cuenta

Cada 30 días

calendario

Servidor público con funciones de Tesorería servidor público

Aplicativo SIIF Nación

Cuenta de cobro

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mensual de cobro para elaborar la orden de gasto, contabilizarla mediante obligación y generar la orden de pago a través de SIIF Nación y efectuar la transferencia electrónica de pago.

con funciones de cartera.

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GESTIONAR EL PAGO DEL SINIESTRO Informar a la compañía de seguros la ocurrencia del siniestro, recibir oficio por parte del deudor hipotecario informando el siniestro. Según la causa del siniestro se deben allegar los siguientes documentos: Pólizas Vida Grupo Deudores:

Oficio de requerimiento dirigido al jefe de Oficina del FSV, en el cual solicitan el reconocimiento y pago del siniestro, informando la ocurrencia del mismo.

Certificado de defunción y/o Registro civil de defunción.

Copia de la cédula de ciudadanía del fallecido.

Registro civil de matrimonio.

Si el fallecido vivía en unión libre (extrajuicio) que demuestre la unión marital de hecho).

Cuando se presentan

Jefe de Oficina Servidor público encargado del manejo de los

Oficios Documentos

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Copia de la cédula de ciudadanía la cónyuge.

Registro civil de nacimiento de los hijos.

Copia de la cédula de ciudadanía de los hijos. Original del formato de designación de beneficiarios, autenticado, debidamente diligenciado.

No hay formato designación de beneficiarios, Entidad Certificar la no existencia del formato.

Para reclamo de enfermedad catastrófica, adjuntar:

Oficio de requerimiento dirigido al jefe de Oficina del FSV, en el cual solicitan el reconocimiento y pago del siniestro, informando la ocurrencia del mismo.

Copia del resumen de la historia clínica

Copia del diagnóstico.

Copia de la cédula de ciudadanía del reclamante.

Póliza Deudores Hipotecarios:

Oficio de requerimiento dirigido al jefe de Oficina del FSV, en el cual solicitan el reconocimiento y pago del siniestro,

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detallando circunstancia de modo, tiempo y lugar de los hechos presentados.

Copia de la cédula de ciudadanía del reclamante.

Fotos del siniestro.

Copia del certificado de tradición y libertad del bien hipotecado.

Cotización de reparación del daño, firmada por un maestro de obra, discriminando materiales y mano de obra. Adjuntados documentos de identificación.

Informe técnico.

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RECIBIR Y REVISAR LOS DOCUMENTOS DE RECLAMO DE SINIESTRO SI: Vienen completos se adjunta estado de cuenta del crédito (Ir a la actividad 10). NO: Viene completos se requiere al reclamante para que remita la documentación faltante requerida por la aseguradora.

2 horas Servidor público encargado de

seguros

Oficio firmado por el jefe de Oficina del

FSV

Los señalados en la actividad 8 De acuerdo con la póliza que se

pretende afectar

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REMITIR A LA COMPAÑÍA DE SEGUROS DOCUMENTOS OBJETO DE RECLAMO DE SINIESTRO Se solicita el certificado de deuda al servidor público responsable de cartera, se elabora oficio y se remite al intermediario de seguros la documentación allegada a través de oficio para que inicie el trámite de reclamación ante la compañía de seguros.

1 hora

Jefe de Oficina Servidor público encargado de

seguros.

Documentos que adjuntan en la carpeta del crédito.

Los señalados en la actividad 8 De acuerdo con la póliza que se

pretende afectar.

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APROBAR Y LIQUIDAR EL SINIESTRO POR PARTE DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Recibir respuesta de la compañía Aseguradora quien realiza la liquidación del siniestro teniendo en cuenta los documentos allegados por el reclamante y remite al FSV, formato GFFT08 liquidación del siniestro con el fin de ser transcrita en formatos del Fondo Social de Vivienda. El intermediario de seguros, notifica al Fondo Social de vivienda, la aprobación y liquidación del siniestro solicitado por parte de la compañía de seguros, para que sea transcrito en papelería del Fondo, y posterior devolución a la compañía de Seguros.

2 días hábiles

Jefe de Oficina Servidor púbico

designado Notificaciones

Formato liquidación del siniestro GFFT08

Carta de Notificación

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El servidor público con funciones de trámite de seguros, trascribe el formato liquidación del siniestro GFFT08, enviada por la Compañía de seguros y posteriormente hace devolución de la misma, firmada y aceptada por el representante legal del jefe del Fondo, adjuntado la representación legal.

12

ENVIAR EL SOPORTE DE CANCELACIÓN DEL SINIESTRO

La compañía se seguros consigna en la cuenta del Fondo el pago del siniestro y remite el comprobante de pago o soporte que evidencia la cancelación de la obligación:

SI: el reclamo de siniestro es de la póliza Incendio y Terremoto le cancelan al reclamante.

SI: el reclamo del siniestro es de la póliza vida (fallecimiento) la Aseguradora cancela el saldo insoluto de la deuda, al Fondo Social de Vivienda. Se revisa el ingreso de la consignación a la cuenta del Fondo de vivienda. Se emite formato paz y salvo de crédito de vivienda GFFT04, según formato y se procede a elaborar la minuta de cancelación de hipoteca del bien formato GJFT04.

10 días hábiles

Jefe de Oficina Servidor púbico responsables de las funciones de

trámite de seguros

Servidor público Funcionario

responsable de cartera

Registro de pago en el aplicativo SAPIENS

Formato paz y salvo de crédito de vivienda GFFT04

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9. FLUJOGRAMA:

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10. ANÁLISIS DE GESTIÓN:

Gestionar el proceso de contratación de seguros Vida Grupo Deudores hipotecarios e Incendio deudores Hipotecarios.

60 días calendario

Suscribir con la compañía de Seguros las pólizas Vida Grupo Deudores Incendio póliza deudores Hipotecarios.

1 día hábil

Incluir el amparo a la póliza de seguros. Permanente

Remitir el listado de asegurados. 30 días calendario

Emitir listado de novedades. Cada 30 días calendario

Liquidar el pago de seguros en el sistema SAPIENS 2 horas

Recibir cuenta de cobro de pago de seguros. Cada 30 días calendario

Gestionar el pago del siniestro. Cuando se presenten

Recibir y revisar los documentos de reclamo de siniestro. 2 horas

Remitir a la compañía de Seguros documentos objeto de reclamo de siniestro. 1 hora

Aprobar y liquidar el siniestro por parte de la Compañía de Seguros. 2 días hábiles

Enviar el soporte de cancelación del siniestro. 10 días hábiles

11. ANEXOS:

N.A.

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Nuevo. Jefe de Oficina Fondo

Social de Vivienda 30/06/02019 0

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ELABORÓ: Elizabeth Ruth López Cantero Profesional Universitario

REVISÓ: Miguel Ángel Gómez Carranza Jefe de Oficina Fondo Social de Vivienda

APROBÓ: Miguel Ángel Gómez Carranza Jefe de Oficina Fondo Social de Vivienda

REVISIÓN TÉCNICA: Jose Luciano Torres Cabrera Profesional Especializado

Oficina de Planeación

APROBACIÓN TÉCNICA: Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación

FECHA: 07/03/2019 FECHA: 19/06/2019 FECHA: 30/06/02019

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