Proceso administrativo control
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Proceso Administrativo “Etapa de Control”
Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertas y Gerardo Rodríguez.
Facultad de Ciencias Económicas
INTRODUCCIÓN
• Es la última etapa del proceso administrativo
• Es un eslabón inherente a la planeación
• El control permite establecer los beneficios, riesgos (Cp, Lp).
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Objetivos Mide el
desempeño real
Estándar
Compara el desempeño real con el estándar
Revisa el estándar
Desempeño adecuado
Identifica e origen de la
variación
No hace nada
No hace nada
¿Se cumple el estándar?
¿aceptable la
variación?
¿aceptable el
estándar? SI
NO
NO
NO
SI
SI
EL PROCESO DE CONTROL
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GENERALIDADES ACERCA DEL CONTROL
• Permite la verificación de actividades de acuerdo a lo planeado.
• Permite tomar acciones correctivas.
• En el idealismo administrativo, no existiría el control.
• La realidad presenta situaciones cambiantes
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PASOS DEL PROCESO DEL CONTROL
1. Implantación de normas ó estándares de control.
2. Medición del desempeño real.
3. Comparación del desempeño real con el estándar.
4. Acciones correctivas.
“El diseño del sistema de control, se basa en: Qué se mide, Cómo se mide, y Cuando se hará.”
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Tipos de controles
• Control preventivo: realiza por anticipado. Requiere tiempo e información oportuna.
• Control concurrente: mientras la actividad esta en proceso.
• Control de retroalimentación: se realiza posterior al evento ó inconveniente.
Las áreas principales para realizar el control, son aquellas donde se califica cantidad, calidad, tiempo y costo
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Características de un control eficiente
• Preciso • De aplicación oportuna • Económico • Flexible • Comprensible • Criterio razonable, coherente y alcanzable • De ubicación estratégica, factores críticos • De criterio múltiple, el desempeño se evalúa teniendo
más de 1 indicador • De acción correctiva • El control se aplica cuando la variación sobrepasa el
margen estándar
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Normas para los controles
• Con base en la experiencia, y datos estadísticos.
• Por apreciación y juicio de directivos.
• Análisis objetivo y cuantitativo de una situación específica. Normas desarrolladas para la medición de la producción.
Importante: los controles se aplican a dos tipos de normas, las cuantitativas (objetivos representados en cantidades numéricas), y las cualitativas.
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Situaciones del control
• A mayor nivel de jerarquía, mayor necesidad de controles de criterio múltiple.
• A mayor descentralización, mayor necesidad de retroalimentación.
• Cuando el control es inflexible o el estándar no es razonable, la persona pierde de vista las metas globales.
• Al estar en juego la compensación, los individuos tiendes a manipular la información.
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HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
Principios de la información de control.
• Calidad, relacionada con su exactitud
• Oportunidad, antes del evento y disponible para la persona indicada, en su momento adecuado.
• Cantidad, debe ser suficiente
• Relevancia, importante para el personal, sus funciones y labores.
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Sistema de información administrativa
• Controles de operaciones: permite producir bienes de mayor calidad a menor costo.
• Control de costos: centros de costos por unidad administrativa, incluye los costos directos e indirectos.
• Modelo de cantidad del lote económico: optimiza la orden de compra, equilibra el costo de la orden y el inventario (costos de compra, costos de orden, costos de flete, costos por mercancía agotada).
• Sistemas para ordenar el inventario: sistema de seguimiento y reabastecimiento de existencias. Sistema por intervalos según periodos – factor tiempo -, y Sistema justo a tiempo.
• Control de mantenimiento: preventivo, correctivo, y condicional – inspección-.
• Control de calidad: los que se produce satisface las normas preestablecidas.
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Controles financieros
• Razones de liquidez: (activo circulante entre su pasivo circulante), óptima 2:1, superior se desaprovechan activos, menor a 1:1, dificultad para respaldar obligaciones a corto plazo. Prueba ácida, liquidez real de la empresa.
• Razones de apalancamiento: uso del capital prestado para operar, su objetivo utilizar la deuda correctamente.
• Razones operativas: refiere a la utilización de recursos, rotación de inventarios, rotación de activos (activos necesarios para generar ingresos).
• Razones de rentabilidad: porcentaje de utilidad sobre el ingreso y el rendimiento de inversión.
• Auditorias: verificación formal de cuentas, registros y actividades operativas. La auditoria verifica el mecanismo de control.
• Análisis costo beneficio: beneficios derivados de la actividad. • Costeo basado en la actividad: el costo es asignado por las actividades
desempeñadas el recurso empleado.
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Controles conductuales
Evaluación del desempeño: proceso que califica el desarrollo laboral. • El análisis escrito: el evaluador redacta fortalezas y debilidades
del evaluado, desempeño anterior y potencial, formula sugerencias de mejoramiento.
• El incidente crítico: el evaluador establece comportamientos clave del evaluado entre lo eficiente y no eficiente. Son comportamientos específicos sin incluir rasgos de personalidad.
• Las escalas gráficas de clasificación: señalan factores de desempeño, cantidad, calidad, conocimiento del puesto, cooperación, lealtad, asistencia, honestidad, iniciativa. Estos clasificados según escalas.
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Juan Carlos Leal Céspedes [email protected]
Facultad de Ciencias Económicas
Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertasc